Møde -referat Sted Start 29. april 2014 Hans Fugls Vej Kl. 16:15 Deltagere Deltog ikke Referent Dirigent Niels Kruse, Karl Jørgensen, Lotte Pluzek, Per Carstens, Palle Rasmussen, Kjeld Kjeldsen og Lars Olsen. Endvidere deltog suppleant Hanne Abildgaard og direktør Ingen afbud Niels Kruse Mødet blev indledt med en besigtigelse af reklametavle ved Uno-X, Løjtoftevej 24, i Nakskov. Punkter 042/14 Godkendelse referat... 2 043/14 Nyt fra formanden... 2 044/14 Nyt fra direktøren... 3 045/14 Status på tomme boliger... 3 046/14 Nye vedtæger... 4 047/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Magrethevænget... 4 048/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1... 5 049/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2... 5 050/14 Status på byggesager... 6 051/14 Markedsføringsforslag... 6 052/14 Boligforeningens målsætninger... 6 053/14 Boligforeningens strategi... 7 054/14 Manglende ansøgning for Torvevænget og Holmeager... 7 055/14 Administration af 8 boliger, for Saxenhøj... 8 056/14 Sammenlægning af afdelinger... 8 057/14 Betaling af forbrugsudgifter ved flyttesager... 9 058/14 Eventuelt... 9 2014-04-29 Org bst ref., Side 1 / 10
042/14 Godkendelse referat Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 30. marts 2014. Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: Referatet blev godkendt, med bemærkning fra Lars Olsen om, han tidligere har bemærket, at ordet investorer om boligforeningens kapitalforvaltere, kan virke misvisende. 043/14 Nyt fra formanden Niels Kruse orienterer bl.a. om: Nyt om fissionen? Det afsluttende regnskab, dog uden betaling af likvidatorer. Afventes forsat ministeriets afgørelse om anvendelsen af de resterende midler. Generalforsamlingen den 22. maj d.å. Valg af medlemmer og suppleanter. Lars Olsen er villig til at opstille til genvalg, således at valgproceduren blive normaliseret, med valg af næstformand og yderligere 2 bestyrelsesmedlemmer på lige år. Niels Kruse fremkommer med forslag til suppleanter. Bestyrelsens beretning skal indeholde oplysninger om de boligsøgendes ønsker om husdyrhold. Ekstraordinær generalforsamling den 4. juni 2014. kl. 17:00. Almene Boligdage den 5-6. september 2014. Ønsker om deltagelse skal meddeles. Investeringsudvalget den 2. maj d.å. holde møde med. Alm. Brand Bank På næste bestyrelsesmøde vil udvalget indstille forslag om, hvem der skal forvalte boligforeningens kapital. Der har været afholdt møde med øvrige organisationer i Lolland Kommune. Niels Kruse orienterede om mødet. Der afholdes en personaledag den 2. juni d.å., udgifterne dækkes delvis af driftsregnskabet og af arbejdskapitalen. Boligforeningens kontor er lukket denne dag. Formanden og Næstformanden har været på besøg i bebyggelsen Aaparken og holdt hyggemøde med beboerne. Disse møder er velkomne hos beboerne og vil forsat blive afholdt i forskellige afdelinger. 2014-04-29 Org bst ref., Side 2 / 10
Der skal afholdes kursus om råderet, for interesserede beboere, efter afholdelsen af afdelingsmøderne. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. 044/14 Nyt fra direktøren orienterer om: Styringsdialogmøde m. Guldborgsund Kommune og ansøgning om ansøgning om fritagelse for dispositionsfondens forpligtelse til betaling af lejetab. Referatet fra mødet var utilfredsstillende. Personalesager. Else-Marie Køldal ansat på boligforeningens kontor pr. 1. maj 2014 Hanne Kristiansen ophører den 5. maj d.å. Næste fællesmøde for afdelingsbestyrelser. Hvor og hvordan? Det forslås at det ene af de to årlige fællesmøder, efterårsmødet, gøres ekstraordinært interessant. Kan f.eks. afholdes på Knuthenlund, Frederiksdal eller tilsvarende sted. Nye aftale med SEAS-NVE om levering af Tv-signaler, internet og telefoni. Skal besluttes på afdelingsmøderne. Afdelingsmøder i August og September. Plan er under udarbejdelse. Afdeling 51 og 53, skal holde møde hver for sig. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. 045/14 Status på tomme boliger orienterer om antallet af boliger der ikke har været mulige at udleje. Antallet var pt. 28 bolig. En stigning på 4 boliger og der er pt. 8 boliger i tomgang på J.C. Pedersensvej. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. Samtidig blev det vedtaget, at afholde åbenthus-arrangement i Dannemare. 2014-04-29 Org bst ref., Side 3 / 10
046/14 Nye vedtæger orienterer om rettelserne i de udsendte udkast til nye vedtægter. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender udkastet. Beslutning: Bestyrelsen godkendte udkastet. 047/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Magrethevænget Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden, hvor det foreløbige udkast til en ny indsatsplan er blevet drøftet og lederen af fællessekretariatet er blevet pålagt at foretage en række rettelser og præciseringer. Der vil snarest blive afholdt et styregruppemøde. Indstilling: Det indstilles at orienteringen godkendes. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning. 2014-04-29 Org bst ref., Side 4 / 10
048/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 Fase 1 omfatter følgende sager: 22-53 Holmeager. Der gennemføres besigtigelse med Landsbyggefonden den 20. maj 2014 22-61 Horslunde m.v. Der gennemføres besigtigelse med Landsbyggefonden den 20. maj 2014 22-63 Sandby-Provstelunden. Der gennemføres besigtigelse med Landsbyggefonden den 20. maj 2014 22-91 Vestenskov, Langøparken og J.C. Pedersensvej. Driftsstøtte, reduktion- samt renovering af boliger. Fonden skal ikke foretages yderligere besigtigelse af denne afdeling. Pt. intet nyt i denne sag. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning 049/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2 I forbindelse med styringsdialogmødet, har Boligforeningen orienteret Guldborgsund Kommune om de periodiske udlejningsproblemer i bebyggelserne i Nysted og Øster Ulslev. Kommunen vil overveje disse bebyggelsers anvendelse i fremtiden. Der afventes forsat et møde med Lolland Kommune om bebyggelserne i Rødby og på Fejø. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: oplyse på mødet, at han samme dag havde rykket kommunen for en aftale om møde, men kommunen ønsker at vente til juni dette år. Orienteringen blev taget til efterretning. 2014-04-29 Org bst ref., Side 5 / 10
050/14 Status på byggesager 22-04 Østre Park. Arbejdet udføres i henhold til tidsplanen. Arbejderne i boligerne forventes nu at kunne gennemføres på 6 uger mod 7 uger i starten. Sørens deltagelse i byggemøder -rengøring på byggemøder 22-34 Nørregade 14. Ministeriets godkendelse af nedrivningen afventes forsat. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Lars Olsen bemærkede, at insp. Søren Erichsen havde været fraværende fra nogle af byggemøderne i Østre Park. oplyste at Søren kunne være forhindret og ikke altid ville deltage, men kritikken blev taget til efterretning. oplyste at der nu var modtaget meddelelse fra Statens Forvaltning om, at staten ville eftergive deres tilgodehavende i ejendommen Nørregade 14. Orienteringen blev taget til efterretning. 051/14 Markedsføringsforslag Boligforeningen har indhentet pris på annoncer i Lollands Nyt. Endvidere er priser på biografreklamer blevet fornyet. Priserne bliver fremlagt på mødet. Indstilling: Bestyrelsen bedes tage stilling til udgifter til markedsføring. Beslutning: Det blev besluttet, at der ikke skal igangsættes yderligere reklamekampanger pt.. 052/14 Boligforeningens målsætninger Gennemgang af boligforeningens målsætning. Forslag til formulering af målsætninger udsendes inden mødet. Indstilling: De indstilles at bestyrelsen godkender de formulerede målsætninger. 2014-04-29 Org bst ref., Side 6 / 10
Beslutning: Efter oplæsning af forslag til målsætninger, blev det besluttet at udsende disse skriftligt til bestyrelsen og endelig godkendelse på næste bestyrelsesmøde. 053/14 Boligforeningens strategi Skilte ved bebyggelserne: Der er indhentet priser på skilte kr. 4.400,- pr. stk. som vil blive opsat ved diverse bebyggelser, hvor der ikke er afdelingsbestyrelser. Afdelinger med afdelingsbestyrelser opfordres til, at opstille tilsvarende skilte. Reklame i Nakskov: Det skal drøftes og vurderes om der skal reklameres på den elektroniske reklamesøjle på Løjtoftevej i Nakskov, som indledningsvis er besigtiget før mødet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager stilling til de nævnte forslag om tiltag. Beslutning: Bestyrelsen besluttede opfordre til de nævnte skilte ved bebyggelserne men kasserede forslaget om at reklamere på reklameskiltet på Løjtoftevej. 054/14 Manglende ansøgning for Torvevænget og Holmeager I den tidligere gennemførte renoveringssager i Torvevænget og på Holmeager, var det betinget fra Landsbyggefonden, at afdelingerne skulle søge om fritagelse for betaling til boligforeningens dispositionsfond, så længe de betaler på andre lån i afdelingerne. Dette er ikke sket og derfor har afdelinger betalt både på lån og til dispositionsfonden i 2013, hvilket har medført underskud i afdelingerne. På mødet vil blive redegjort for konsekvenserne. Indstilling: Bestyrelsen bedes tage orienteringen til efterretning og træffe eventuelle beslutninger i denne forbindelse. Beslutning: Torvevænget har ikke betalt til boligforeningens dispositionsfond og underskuddet i 2014 er forårsaget af lejeledighed og tab ved fraflytninger. Holmeager: Bestyrelsen besluttede, at der skulle søges tilbagebetaling af afdragene til hhv. Realkredit Danmark, Landsbyggefonden og Lolland Kommune. Endvidere godkendte bestyrelsen, at Landsbyggefonden skal ansøges om fritagelse for afdelingens betaling til boligforeningens dispositionsfond, indtil særstøttelånene er fuldt afdraget. 2014-04-29 Org bst ref., Side 7 / 10
055/14 Administration af 8 boliger, for Saxenhøj På opfordring for Saxenhøj, har boligforeningens udarbejdet forslag til administrationsaftale. Aftalen er udsendt til bestyrelsen, sammen med denne dagsorden. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender aftalen om administration af de nævnte boliger. Beslutning: Det blev besluttet at godkende administration af boliger for Saxenhøj. Administrationsaftalen bedes dog gennemgået med en af boligforeningens rådgivere Advokat eller revisor. 056/14 Sammenlægning af afdelinger Efter opfordringen på fællesmødet for afdelingsbestyrelser, har følgende afdelingsrepræsentanter meldt sig til deltagelse i udvalgsarbejdet: Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen vælger repræsentanter til udvalget og planlægge første udvalgsmøde. Beslutning: Det blev besluttet at opstarte og afholde første møde efter generalforsamlingen d.å. Afholde Fra organisationsbestyrelsen deltager: Niels Kruse, Lars Olsen og Karl Jørgensen. Fra afdelingerne har følgende tilmeldt sig: Leif Petersen Holmeager, Per Carstens - Syrenvænget Rinda Faurskov Dampmølleparken afd. 17 Mogens Nielsen Dampmølleparken afd. 18 2014-04-29 Org bst ref., Side 8 / 10
057/14 Betaling af forbrugsudgifter ved flyttesager På mødet i januar d.å. blev det besluttet at man forsat vil kræve fraflyttere for de forbrugsudgifter der er i boligerne i opsigelsesperioden, ligegyldigt om beboeren er fraflyttet eller ej. Det blev også besluttet at dette skulle være gældende til bestyrelsesmødet i april d.å. med mindre der fremkom nye vejledninger fra Boligselskabernes Landsforening. Indstilling: Der er ikke fremkommet nye vejledninger fra Boligselskabernes Landsforening og der afventes en ny lovgivning for området, gældende fra 1. oktober 2015. På denne baggrund indstilles det at den nævnte praksis forsat benyttes. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. 058/14 Eventuelt Næste møde afholdes i Mariebo-Møllen den 20. maj d.å., kl. 17:00 Bestyrelsesmødet den 3. juni d.å. holdes i Østre Park kl. 16:15 Der afholdes snarest kursus for afdelingsbestyrelsesmedlemmer i brugen af hjertestartere. 2014-04-29 Org bst ref., Side 9 / 10
Orientering om kommende møder og arrangementer: 13. maj Mariebo-Møllen Kl. 8:00 13. maj Mariebo-Møllen Kl. 10:00 20. maj Holmeager Kl. 9:00 Dagsordenmøde Niels Kruse Karl Jørgensen SVAR Niels Kruse Karl Jørgensen Lars Olsen Kjeld Kjeldsen Besigtigelse med Landsbyggefonden Niels Kruse 20. maj Mariebo-Møllen Kl. 17:00 Bestyrelsesmøde Org. Bestyrelsen 22. maj Bangs Have Generalforsamling Org. Bestyrelsen 26. maj Hotel Scandic Ringsted Kl. 17:00 28. maj Blomsterparken Kl. 19:00 Kreds 11. Repræsentantskabsmøde Niels Kruse Afdelingsmøde Kjeld Kjeldsen 3. juni Hotel Nyborg Strand BL - Landsrepræsentantskab Niels Kruse 3. juni Østre Park Kl. 16:15 4. juni Mariebo-Møllen Kl. 17:00 Bestyrelsesmøde Ekstraordinært Generalforsamling Org. Bestyrelsen Org. Bestyrelsen 24. juni Østre Park 34 Byggeudvalgsmøde Niels Kruse Kjeld Kjeldsen Lars Olsen 2014-04-29 Org bst ref., Side 10 / 10