Den Selvejende Institution, Johan Riis Minde afd. 417-01 centerejendom og 424-01 boligafdeling Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 26. juni 2014 kl. 13.00 i stillestuen Refshammersvej 1, 7900 Nykøbing Mors. 1 Godkendelse af referat... 2 2 DSI Institution Johan Riis Minde... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2 2.3 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.4 Godkendelse af årsregnskab... 3 2.5 Godkendelse af revisionsprotokol... 3 2.6 Godkendelse af budgetter... 3 2.7 Bestyrelseshonorar... 3 2.8 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 3 2.9 Udlejningsforhold... 4 2.10 Orientering om ny servicestruktur... 4 2.11 SSG... 5 2.12 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 5 2.13 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab... 5 2.14 Domeas Landskonference 2014... 6 2.15 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn... 6 3 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder:... 10 3.1 Valg af formand for 2 år... 10 3.2 Valg af næstformand for 1 år... 10 4 Valg af revisor... 10 5 Behandling af indkomne forslag... 11 6 Markedsføring og synlighed... 11 7 Boligselskabets afdelinger... 11 7.1 Orientering fra afdelingerne... 11 8 Mødeplanlægning... 11 9 Eventuelt... 11 I mødet deltog fra bestyrelsen: Henning Sørensen, formand Michael Dahlgaard Medarbejderrepræsentant Petrea Poulsen Anni Thomsen i stedet for Karin Thomsen Øvrige deltagere: Ejendomsmester Lars Kjeldgaard Jensen. Fra Domea, kundechef Frank Hansen. Der var afbud fra Michael Dahlgaard Institutionsleder Anne Marie Pedersen
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 21. november 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 DSI Institution Johan Riis Minde 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives af Henning Sørensen på mødet. Referat: Henning Sørensen kunne meddele, at Morsø kommune har udfordringer omkring demensafsnittet, da man kører på dispensation i forhold til arbejdsforholdene. Morsø Kommune arbejder på en plan for 2020 for ældreområdet. Der er tidligere lavet et skitseforslag omkring Johan Riis Minde, som er lavet af en lokal arkitekt. I forbindelse med langtidsplanen for 2020 og hvad der skal ske for Johan Riis Minde, er der planlagt møde den 18. august 2014, hvor Domeas Byggechef Carsten Pedersen og Frank Hansen deltager. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Se punkt 2.1. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Anni Thomsen gav en præsentation af sig selv. Hun fortalte kort, at hun var udpeget til at sidde i bestyrelsen i stedet for Karin Thomsen. Det var der tilfredshed med og Henning Sørensen bød hende velkommen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. de 2 af 12
2.4 Godkendelse af årsregnskab Årsregnskab for selskab og afdelinger for regnskabsåret 1.1.2013 31.12.2013 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet. Referat: Frank Hansen gennemgik kort regnskabet og bestyrelsen godkendte regnskabet. 2.5 Godkendelse af revisionsprotokol Var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollen. 2.6 Godkendelse af budgetter Budgetter for selskab og afdelinger for 1.1.2015 31.12.2015 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetterne. Referat: Frank Hansen gennemgik budgetterne og der er en 0 % stigning i begge selskaber. Bestyrelsen godkendte budgetterne. 2.7 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. P.t. udbetales der ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte, om der skal udbetales honorar. Referat: Bestyrelsen besluttede, at der fortsat ikke skal udbetales honorar. 2.8 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt de 3 af 12
efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Bestyrelsen ønskede at udpege deltagere efter behov. 2.9 Udlejningsforhold Der foreligger ingen venteliste. Kommunen betaler for tomgangsperioder. Der er ingen lejemål som betales af kommunen. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste 424/01 ældreboliger 2 30 - - 0 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Referat: Der er i øjeblikket ingen ledige boliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.10 Orientering om ny servicestruktur Orientering gives på mødet. Referat: Frank Hansen gennemgik kort tankerne bag Domea 2015 og forklarede omkring den nye servicestruktur, der træder i kraft pr. 1. juli 2014. Frank Hansen gennemgik beboernes tilgængelighed til Domea og udlejningen og serviceområdet. Frank Hansen orienterede om 60 timers åbningstid i Kundeservice og omkring de nye digitale løsninger, herunder lejekontrakter og 24 timers tilgængelighed på Domeas hjemmeside. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. de 4 af 12
2.11 SSG Domea har på landsplan lavet en aftale med skadeservicefirmaet SSG om at alle afdelinger under Domea, uden beregning, kan blive tilsluttet SSG s alarmcentral. Dette sikrer, at alle beboere, på alle tider af døgnet, hele året rundt, kan få assistance, hvis der er behov herfor. SSG har samtidig en samarbejdsaftale med forsikringsselskabet. Det indstilles til bestyrelsen at beslutte om selskabets afdelinger skal tilslutte sig alarmcentralen med akutnummer hos SSG. Referat: Frank Hansen orienterede omkring samarbejdet med SSG og at man gratis kan tilslutte sig deres alarmcentral. Bestyrelsen besluttede, at selskabets afdelinger skal tilslutte sig alarmcentralen med akutnummer hos SSG. 2.12 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Dette punkt er ikke relevant. 2.13 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 316 kr. pr lejemålsenhed (2014-niveau). Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 316 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. de 5 af 12
Pr. 1.4. 2013 budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: Punktet er ikke relevant i selskabet. 2.14 Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.15 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Det følger af samarbejdsaftalen fra 2009 mellem LO og Kooperationen, at der i kooperative virksomheder, som beskæftiger mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har overordnet til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. I virksomheder med geografisk adskilte afdelinger og datterselskaber skal der ifølge samarbejdsaftalen etableres en samarbejdsstruktur, der tilgodeser samarbejdsaftalens mål, midler og intentioner. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligselskaberne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter (inklusive regionsledelserne og Kundeservice Vest). Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. de 6 af 12
Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 2 tillidsrepræsentanter for ejendomsfunktionærerne (ESL), som indbyrdes afgør, hvem af dem der er næstformand i VN 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder (udpeget af markedschefen) 1 kundechef (udpeget af markedschefen) Regionsledelsen er sekretariat. Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant (næstformand) 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsessekretariatet er sekretariat. de 7 af 12
Domeas fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Ledelsessekretariatet er sekretariat. Møder og dagsordener i VN Møder i hvert VN afholdes 3 gange årligt medmindre andet aftales lokalt. Møderne indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsorden til møder i VN skal indeholde: Gensidig orientering om overordnede personalemæssige forhold herunder overenskomstmæssige forhold. Gensidig orientering om driftsforhold og initiativer af overordnet interesse. Planlægning af møder og aktiviteter. I øvrigt tilpasses og udvikles dagsordenen efter lokal aftale. Dagsordener og referater offentliggøres på intranettet. Opstilling og valg af kandidater Opstilling samt valg af medarbejdere til VN sker digital opstilling/afstemning blandt de stemmeberettigede. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Valg/udpegning af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sker ikke i VN-regi, men ved særskilte procedurer i de relevante fora. For hvert valgt medlem vælges så vidt muligt også en suppleant, som indtræder i VN ved den valgte repræsentants udtræden eller længerevarende forfald. Suppleantens valgperiode følger valgperioden for det medlem, som vedkommende er suppleant for. Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. de 8 af 12
Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt/udpeget til VN. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i VN-regi. Beløbet overføres direkte til boligafdelingerne og reguleres i øvrigt hvert år med udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings konjunkturstatistik. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til kompensationer og godtgørelser for medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige administrerede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Nedlæggelse af eksisterende VN Vi nedlægger det tidligere VN for de administrative medarbejdere i Domea med etableringen af det fælles VN. Tilsvarende nedlægges de regionale VN for medarbejdere i de af Domea administrerede boligselskaber. Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligselskaber, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Gennemført høringsproces og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af: Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen 25-03-2014 ESL-tillidsrepræsentanter: 18-11-2013 Domeas VN: 14-11-2013 Domeas chefgruppe: 13-11-2013 Strukturen træder i kraft 25-03-2014. Nødvendige valg og udpegninger foretages snarest muligt herefter. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. de 9 af 12
3 Organisationsbestyrelsens sammensætning, herunder: Bestyrelsen består af 6 medlemmer, 2 kommunalt udpegede, en institutionsleder, em medarbejderrepræsentant en beboerrepræsentant samt en fra Domea. Navn Post Valg af Afgangsår Henning Sørensen Formand Kommunen 2014 Anne Marie Pedersen Medlem Institutionsleder 20xx Bente Møller Medlem Medarbejderrep. 20xx Michael Dahlgaard Medlem Kommunen 2017 Karin Thomsen Medlem Domea 2015 Vakant Medlem Beboerrepræsent. 2014 Afgangsorden indebærer, at Henning Sørensen er på valg. 3.1 Valg af formand for 2 år Henning Sørensen er på valg. Det indstilles, at bestyrelsen vælger en formand for 2 år. Referat: Der var genvalg til Henning Sørensen for 2 år. 3.2 Valg af næstformand for 1 år Da Tore Müller ikke længere er udpeget af Morsø Kommune, skal der vælges en ny næstformand for 1 år. Det indstilles, at bestyrelsen vælger en næstformand for 1 år. Referat: Michael Dahlgaard blev valgt som næstformand. Efter bestyrelsesmødet, ser bestyrelsen således ud: Navn Post Valg af Afgangsår Henning Sørensen Formand Kommunen 2016 Michael Dahlgaard Næstformand Kommune 2015 Anne Marie Pedersen Medlem Institutionsleder 2015 Petrea Poulsen Medlem Medarbejderrep. 2015 Anni Thomsen Medlem Domea 2015 Vakant Medlem Beboerrepræsent. 2014 Med Domea som forretningsfører. 4 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. Selskabets revisor er p.t. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. Det indstilles, at repræsentantskabet genvælger revisor for indeværende regnskabsår. Referat: der var genvalg til BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab. de 10 af 12
5 Behandling af indkomne forslag Forslag der ønskes behandlet på mødet, bedes sendt til formanden Henning Sørensen, Feggesundvej 14, 7900 Nykøbing Mors, senest 14 dage før mødet. Eventuelt indkomne forslag, udsendes senest en uge forud for mødets afholdelse. Referat: Der ikke indkommet nogen forslag til behandling. 6 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på www.domea.dk, annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Dette er i øjeblikket ikke relevant for afdelingerne. 7 Boligselskabets afdelinger 7.1 Orientering fra afdelingerne Referat: Lars Kjeldgaard kunne meddele, at der var bevilget hegn til demensafsnittets have og herunder flisebelægning. Lars Kjeldgaard gjorde opmærksom på, at selskabet havde 40 års jubilæum til næste år. Det blev aftalt, at Lars skulle tage kontakt til plejehjemsledelsen for at finde ud af, hvordan dette skulle fejres. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8 Mødeplanlægning Næste møde aftales på mødet. Referat: Samme tid og sted næste år. 9 Eventuelt de 11 af 12
Referat: Der blev talt om gulvene i transportgangene og vinduerne, som trænger til udskiftning. Der var en snak om at fjerne buskene langs dagligstuens facade, så der kom mere lys ind. Det blev aftalt, at udskiftning af cykelskure blev udsat til næste år. Domea Boligcenter Hjørring, den 7. juli 2014. Trine Bomholt/Frank Hansen de 12 af 12