Referat Udvalget for Kultur & Fritid onsdag den 12. august 2015 Kl. 18:00 i Aktivitetscenter, Lejrevej 15a, Lejre Afbud: Ole Møller (F)
Indholdsfortegnelse 1. KF - Godkendelse af dagsorden...1 2. KF - Temadrøftelse - Hallernes Bestyrelse...2 3. KF - Temadrøftelse - Status på Idrætsanalyse...3 4. KF - Orientering - August...4 5. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Informationsmøde vedr byggeri til udviklingshæmmede...6 6. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Osted Idrætsforening - Loppemarked...8 7. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Kræftens Bekæmpelse...10 8. KF - Kompetenceplan for hallernes brugerråd...12 9. KF - Frigivelse af midler til køb af pavilloner - Osted Idrætsforening...14 10. KF - Eventuelt...16
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 1 1. KF - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Godkendt idet der begyndes med temadrøftelse vedr. idrætsanalyse. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 2 2. KF - Temadrøftelse - Hallernes Bestyrelse Sagsnr.: 15/1580 Resumé: Temadrøftelse med Hallernes Bestyrelse. Bestyrelsen fremsender oplæg til mødet (se bilag) med følgende punkter: Status for bestyrelsens arbejde Status for brugerrådenes arbejde Hallernes økonomi o Budget 2015 o Budget 2016 Bestyrelsens opgaver det kommende år Medlemmer fra Hallernes Bestyrelse deltager under punktet Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Drøftet. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Dialogmøde 2015.pdf
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 3 3. KF - Temadrøftelse - Status på Idrætsanalyse Sagsnr.: 15/1580 Resumé: Præsentation af delresultater på idrætsområdet: Børns og voksnes idrætsvaner i Lejre Kommune o aktiviteter o organisationsform o forskelle mellem lokalområder Brug af naturen som idræts-arena Brug af haller Andre facilitetstyper for både børn og voksne Idrætsforsker fra Syddansk Universitet, Jens Høyer-Kruse deltager under punktet. Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Drøftet. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 4 4. KF - Orientering - August Sagsnr.: 14/20088 Resumé: Orientering til Udvalget for Kultur & Fritid, august 2015 A. Ansøgninger til puljen til andre kulturelle opgaver. Administrationen har modtaget en række ansøgninger til puljen, der er afvist administrativt med henvisning til, at der ikke er flere midler i puljen. Administrationen gør puljen op for evt. tilbageløbne midler fra ikke-afholdte arrangementer eller ikke-forbrugte underskudsmidler. Hvis der løber midler tilbage i puljen orienteres ansøgere, så de har mulighed for at ansøge puljen igen. På hjemmesiden er skrevet under puljen: Tilføjet 4. juni 2015. Der er ikke flere midler i puljen til andre kulturelle opgaver for 2015. Puljen gennemgås ca. hver anden måned for eventuelle tilbageløbsmidler fra ikke-afholdte arrangementer eller ikke-udbetalte underskudsgarantier. Er man interesseret i at vide, om der er kommet midler tilbage i puljen, er man velkommen til at kontakte ckf@lejre.dk B. Kulturarvsfestival: Udstilling og arrangementer den 4.9.- 20.9.2015. Projekt med og for flygtninge og borgere i Lejre Kommune Som en del af Golden Days Kulturarvsfestival viser Lejre Bibliotekerne & Arkiv en udstilling samt tilrettelægger flere arrangementer om syriske flygtninges kulturarv. Vi sætter fokus på de nye syriske borgere, der er kommet til Lejre Kommune. Formålet er at fortælle hver enkel flygtnings historie, så alle borgere kan få et ansigt på de nye naboer. Udover udstilling og et arrangeret nabo-møde, er der café for Avnstrups kvinder samt foredrag med Naser Khader om det (U)lykkelige Arabien. Kulturarvsfestivalen er et led i implementeringen af Biblioteks- og Arkivplan 2015-18, som Kommunalbestyrelsen vedtog i februar 2015. Kulturarvsfestivalen arbejder med fire centrale overskrifter i Biblioteks- og Arkivplanen: - Borgerinddragelse - Samarbejde - Formidling - Sammenlægning af Arkiv & Bibliotek Ad Borgerinddragelse: Med udstillingen er der inviteret 10 syriske flygtninge både med opholdstilladelse og dem fra Avnstrup til at fortælle hver deres historie om, hvad der er vigtigt for dem. Til åbningen af udstillingen er der planlagt et arrangeret te-selskab, hvor de syriske flygtninge er værter for borgerene i Lejre Kommune på bibliotek & Arkiv for et let måltid, fodboldkamp mm. Ad Samarbejde: Flere af arrangementerne sker i samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Siden maj 2015 har Bibliotek & Arkiv lagt lokaler til en månedlig Verdenscafé for kvinder i Avnstrup,i samarbejde med præst Dorte Petersen og frivillige borgere. Til at få kontakt til flygtninge til udstillingen har samarbejde med Anja Frandsen fra Flygtningevennerne været en central kontaktperson.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 5 Ad Formidling: I formidling lægger projektet op til at borgerne selv kan være med til at præge indholdet. Med dette får borgerne den tilsigtede oplevelse, at Bibliotek & Arkiv står til disposition for andre aktiviteter ud over de traditionelle. Ad Sammenlægning af Arkiv & Bibliotek: Hele projektet omkring Grundloven og Kulturarvsfestivalen har styrket samarbejdet mellem Arkiv & Bibliotek og viser potentialet i forhold til udstillinger, arrangementer. Bibliotek & Arkiv betragter projektet som et pilotprojekt, der bla. skal styrke virksomhedens kompetencer til at få fat i folk, der ikke er vant til at bruge biblioteket. Bibliotek & Arkiv planlægger at følge Kulturarvsfestivalen op med lignende projekter, der retter sig mod andre målgrupper, som normalt ikke benytter Bibliotek & Arkvis tilbud. I foråret 2015 tilrettelagde Bibliotek & Arkiv et projekt omkring Grundloven, der udover udstilling også var et samarbejde med skolerne i kommunens udskolingsklasser om et undervisningsforløb i Demokrati og 100-året for kvinders valgret. Dette afsluttes med et debatarrangement i oktober 2015 omkring ytringsfrihed. Se projektplan i bilag. C. Domus Felix sender beretning samt regnskab for 2014. Se bilag D. Kulturkonference 18.-20. sep. 2015 i Skanderborg Der er tilmeldingsfrist den 26. juni til Kulturelle Samråd i Danmarks Kulturkonference 2015 i Skanderborg. Læs mere om konferencen E. Nyhedsbrev fra DIF. Læs nyhedsbrev Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Taget til orientering. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Orientering inkl bilag til udvalget - Projekplan_kulturarv_udstilling_arrangementer_sept 2015.docx 2. Beretning 2014 - Domus Felix 3. Regnskab 2014 - Domus Felix
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 6 5. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Informationsmøde vedr byggeri til udviklingshæmmede Sagsnr.: 15/8523 Resumé: Firmaet Heléns Rør A/S søger om fritagelse for betaling af halleje i forbindelse med et informationsmøde om byggeri til udviklingshæmmede. Mødet blev afholdt den 15. juni 2015 i Hvalsø Hallen. Der søges om fritagelse på 680 kr. Udvalget for Kultur & Fritid skal tage stilling til, hvor vidt udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af halleje til ovennævnte arrangement. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen ikke imødekommes, da det er et privat formål. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Indstillingen godkendt. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Firmaet Heléns Rør A/S, v/thomas Borregaard har lejet multirummet i Hvalsø Hallen i forbindelse med informationsmøde om nybyggeri af hjem til unge udviklingshæmmede på udstykning ved den Grønne Kile i Hvalsø. Mødet blev afholdt mandag den 15. juni fra kl. 18-22. Administrationens vurdering: I henhold til kriterier for Pulje til fritagelse for betaling af lokaleleje støttes kommercielle foreninger/virksomheders private formål ikke. Administrationen vurderer, at ansøgningen ikke opfylder kriterierne for at kunne ansøge om tilskud fra Pulje til betaling af lokaleleje, da det er en kommerciel virksomhed og privat formål. Administrationen oplyser, at dette arrangement ikke vil medføre aflysninger af andre foreningers tildelte tider eller andre arrangementer. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Udgiften til leje af Hvalsø Hallen er 680 kr., som ansøgeren søger om fritagelse for. Administrationen oplyser, at der i budget 2015 for Pulje til fritagelse for betaling af halleje er 50.854 kr., hvoraf der er forbrugt 39.330 kr. Herefter er der 11.524 kr. til rådighed. Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 7 Bilag: 1. Ansøgning 2. Økonomisk oversigt - Pulje 2015
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 8 6. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Osted Idrætsforening - Loppemarked Sagsnr.: 15/10772 Resumé: Osted Idrætsforenings Støtteudvalg fremsender ansøgning, af den 9. juli 2015 om fritagelse for betaling af halleje, og fritagelse for betaling for leje af gulvtæpper i forbindelse med afholdelse af loppemarked lørdag den 26. september 2015 i Osted Hallen. Der søges om fritagelse på 4.500 kr. Udvalget for Kultur & Fritid skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af ovennævnte. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen om fritagelse for betaling af halleje og leje af gulvtæpper imødekommes. 2. at udgiften finansieres via Pulje til fritagelse for lokaleleje. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Indstillingerne godkendt. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Osted Idrætsforenings Støtteudvalg arrangerer loppemarkedet og overskuddet går ubeskåret til Osted Idrætsforenings ungdomsafdelinger, hvor der gives støtte til børn og unge under 18 år. Støtten gives typisk til rejser i forbindelse med træning, stævner og turneringer, samt til ungdomstræneruddannelse. Osted Idrætsforening har 664 medlemmer hvoraf 207 er under 25 år. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at arrangementet er lokalt forankret og har relevans for Lejre Kommune. Endvidere er tilbuddet ikke kommercielt. Handicappolitik: Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Der søges om fritagelse for betaling af halleje på 1.000 kr. og leje af gulvtæpper på 3.500 kr., i alt 4.500 kr. Foreningen har endvidere udgifter til annoncer, bander, plakater og flyers mm. på ca. 3.500 kr. og indtægter for udlejning af stande på ca. 10.000 kr. Administrationen oplyser, at der i budget 2015 for Pulje for fritagelse for betaling af halleje er 50.854 kr., hvoraf 39.330 kr. er disponeret. Herefter er der 11.524 kr. til rådighed.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 9 OIF Støtte har ingen administrative udgifter, overskuddet fra arrangementerne går direkte til støtte for ungdommen i Osted Idrætsforening. Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid Bilag: 1. Økonomisk oversigt - Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2. Ansøgning
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 10 7. KF - Ansøgning om fritagelse for betaling af halleje - Kræftens Bekæmpelse Sagsnr.: 15/10967 Resumé: Lokalforeningen for Kræftens Bekæmpelse i Lejre fremsender ansøgning af den 15. juli 2015 om fritagelse for betaling af halleje til deres arrangement Lyserød Lørdag den 3. oktober 2015 Hvalsø Hallerne skal i denne forbindelse bruges til omklædnings- og toiletfaciliteter. Der søges om fritagelse på 1.500 kr. Udvalget for Kultur & Fritid skal tage stilling til hvor vidt udvalget vil bevilge fritagelse for betaling af lokaleleje. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at ansøgningen om fritagelse for betaling af halleje på 1.500 kr. imødekommes. 2. at udgiften finansieres via Pulje til fritagelse for betaling af lokaleleje. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Indstillingerne godkendt. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Lyserød Lørdag er en landsdækkende aktivitet, hvor over 160 byer og næsten 2000 frivillige bakker op om brystkræftsagen, og gør hele Danmark lyserød. Lyserød Lørdag har eksisteret siden 2008, som en populær indsamlingsaktivitet i Støt Brysterne kampagnen. Både frivillige kræfter og erhvervslivet samler ind til brystkræftsagen. Den 3. oktober 2015 er Lyserød Lørdag, men hele uge 40 bruges til at lave lyserøde aktiviteter. Arrangementet, hvortil der søges om fritagelse for betaling af halleje, er arrangeret af Lokalforeningen Kræftens Bekæmpelse i Lejre Kommune. I lighed med sidste år arrangerer Lokalforeningen et motionsløb i Hvalsø. Motionsløbet afholdes den 3. oktober 2015 i tidsrummet kl. 10.30 til ca. 13.00. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at ansøgningen opfylder kriterierne for at kunne ansøge om tilskud fra Pulje til fritagelse for betaling af lokaleleje. Ifølge Servicekatalog for lokaleudlån kan der opkræves gebyr ved arrangementer af denne type.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 11 Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser i øvrigt. Økonomi og finansiering: Deltagerne i arrangementet betaler deltagergebyr, som går ubeskåret til Kræftens Bekæmpelse, og alle medhjælpere arbejder gratis. Udgiften til leje af omklædnings- og badefaciliteter i Hvalsø Hallen er 1.500 kr., som arrangøren søger om fritagelse for. Lokalforeningen fik i 2014 bevilget fritagelse for betaling af halleje på 10.000 kr. til et lignende arrangement med efterfølgende foredrag i hallen. Administrationen oplyser, at der i budget for Pulje til betaling af lokaleleje, er 50.854 kr., hvoraf 39.330 kr. er disponeret. Herefter er der 11.524 kr. til rådighed. Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid Bilag: 1. Ansøgning 2. Økonomisk oversigt - puljen
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 12 8. KF - Kompetenceplan for hallernes brugerråd Sagsnr.: 14/3956 Resumé: Den 4. juni 2014 godkendte Udvalget for Kultur & Fritid vedtægter og forretningsorden for Bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller. I overensstemmelse med Lejremodel 2.0, har Bestyrelsen desuden udarbejdet Kompetenceplan for brugerråd, som hermed forelægges til behandling. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kompetenceplan for Brugerråd godkendes. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Indstillingen godkendt. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Lejremodel 2.0 fastlægger, at brugernes indflydelse på driften af Lejre Kommunes Idrætshaller sikres gennem et Brugerråd, der nedsættes for hver af hallerne. Lejremodel 2.0 beskriver Brugerrådets opgave som: At motivere til mest mulig aktivitet i egen hal, bl.a. ved aktivt at deltage i søgningen efter social kapital for at fremme den frivillige ånd At samarbejde konstruktivt og tillidsfuldt med ledende halinspektør og dennes medarbejdere samt med de servicepartnere, som har opgave vedr. åbning, bookingsystem, rengøring, vedligeholdelse mv. At der formuleres mål og input samt evaluering til Bestyrelsen for Lejre-hallerne og til ledende halinspektør og dennes medarbejdere vedr. bl.a. åbnings- og lukketider, kvalitet i service og rengøring, renovering, nye initiativer mv. At fordele timer i egen hal i tæt samarbejde med ledende halinspektør At udleje lokaler og inventar At motivere til og organisere brugere eller borgere til udvikling af den enkelte hal og forøge den sociale kapital. På Kommunalbestyrelsens møde den 15. februar 2010 blev det besluttet, at kompetencen vedrørende godkendelse af kommende drifts- og samarbejdsaftaler samt vedtægter i henhold til Lejremodellen for organisering af idrætshaller delegeres til Udvalget for Kultur & Fritid. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at kompetenceplanen er dækkende.
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 13 Administrationen vurderer desuden, at der skal være opmærksomhed på, at brugerrådene ikke bliver egentlige bestyrelser for den enkelte hal, da det ikke er intentionen i Lejremodel 2.0. Handicappolitik: Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. De økonomiske konsekvenser af kompetenceplanen kommer til efterfølgende behandling. Beslutningskompetence: Udvalget for Kultur & Fritid Bilag: 1. Kompetenceplan for Brugerråd 2. Lejremodel 2 0
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 14 9. KF - Frigivelse af midler til køb af pavilloner - Osted Idrætsforening Sagsnr.: 14/6040 Resumé: I budgetaftalen 2015-18 er der afsat 65.000 kr. til mødefaciliteter til Osted Idrætsforening. Administrationen søger om frigivelse af midlerne. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der meddeles anlægsbevilling på 65.000 kr. til pavillon i 2015. Bevillingen finansieres af det i budgettet for 2015 afsatte rådighedsbeløb på 65.000 kr. til mødelokaler Osted Idrætsforening 2. at administrationen bemyndiges til at projektere, udbyde og gennemføre de nævnte tiltag i tæt samarbejde med Osted Idrætsforening som hovedaktør. Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Indstillingerne anbefales. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Motionsafdelingen under Osted Idrætsforening holder til i klubhuset på Osted Idrætsanlæg, Engtoften 26, Osted. Afdeling har 250 medlemmer, som dyrker motion i et lokale på 40 m2. Afdelingen er vokset, så der er brug for mere plads. Motionsafdelingen har desuden jævnligt henvendelser fra personer, som gerne vil melde sig ind i afdelingen, hvis der var mere plads. OIF vurderer, at Motionsafdelingen har potentiale til at vokse til det dobbelte, hvis pladsforholdene forbedres. OIF har foreslået, at den ønskede plads til motionsafdelingen findes ved at inddrage et mødelokale, som ligger ved siden af motionslokalet. Mødelokalet er tilsvarende på 40 m2. Mødelokalet bliver på nuværende tidspunkt brugt til møder i hovedafdelingen og de andre afdelinger i OIF. OIF har derfor ansøgt om pavilloner, der skal bruges som mødelokale i stedet. OIF har indhentet tilbud på 2 pavilloner på ca. 4 x 10 meter, transport, opstilling, eltilslutning og flisebelægning. Der er givet byggetilladelse til opsætning af pavillon til brug som mødelokaler på 40m2. Tilladelsen er tidsbegrænset til en periode på ikke mere end 3 år. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at en udvidelse af pladsen til brug for motionsafdelingen vil øge antallet af medlemmer i afdelingen. Handicappolitik:
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 15 Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: I budgetaftalen er der afsat 65.000 kr. med den forudsætning, at Osted Idrætsforening (OIF) bidrager med et tilsvarende beløb. Udgiften til køb og opsætning af 2 pavilloner vil være 130.000 kr., og foreningen bidrager med 65.000 kr. Foreningen modtager et driftstilskud, og det forventes at driftsudgifterne til udvidelse kan holdes inden for dette tilskud. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen
Lejre Kommune Udvalget for Kultur & Fritid 12-08-2015 Side 16 10. KF - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 12-08-2015: Intet. Afbud: Ole Møller (F) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
Bilag: 2.1. Dialogmøde 2015.pdf Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 66916/15
1
2
Kompetenceplan for Brugerråd, Kompetenceplanen er netop gjort færdig i en række møder med administrationen, og den ligger nu til godkendelse i UKF. I forbindelse med kompetenceplanen er det vigtigt at få klarlagt Brugerrådenes økonomi, dvs. deres muligheder for at skabe sig et budget og deres muligheder for at bruge de penge de skaber. Dette emne har været til diskussion i lang tid, dels fordi vi har skulle sikre, at pengene kunne trækkes ud uden at forringe driften, og der fik vi sidste år hjælp af en ekstrabevilling, og dels fordi det skal sikres at pengene fordeles på en retfærdig måde i forhold, hvor pengene tjenes, og endelig fordi der er eksisterende ordninger i dele af kommunen, der gør at en pengene i fremtiden flyttes fra de lokale foreninger, der i dag står for f.eks. salg af reklamer, til Brugerrådene. Driftsplan og Budget Vi har allerede i efteråret 2013 og starten af 2014 hjulpet Ledende Halinspektør med at lave en plan for vedligeholdelsesarbejder i hallerne med henblik på gradvist at overgå fra primært at lave akut-afhjælpninger til fortrinsvis at lave planlagt forebyggende vedligeholdelse. Dette arbejde havde vi håbet kunne starte allerede i 2014, men vi blev af forskellige årsager forsinket, og derfor et arbejdet sat i gang i år. Planen beskriver hvilke arbejder der skal udføres år for år i en 10-årig periode i alle hallerne. 3
Sammen med Halledelsen har vi tilpasset planen for 2015 til budgettet, og på årets B-møder vil der ske en opfølgning på arbejdet udføres i henhold til planen. 3
Udredning af budget Vanskelighederne med at få overblik over økonomien, som vi berettede om på vores dialogmøde sidste år, fortsatte desværre helt hen i starten af 2015, hvor Administrationen tilknyttede en ekstern konsulent fra reflexio og en Jens fra økonomiafdelingen til at udrede hallernes budget. For første gang i tiden med den nuværende organisation har vi nu et overblik over hallernes budget og deraf følgende også over økonomien. Der er mange årsager til den forvirring, der tidligere har været, men primært skyldes den, der ikke tidligere har været den nødvendige ekspertise til rådighed til at skabe dette overblikket. Det skal her siges, at det ikke kun drejer sig om at skabe overblik for Bestyrelsen, men i allerhøjeste grad også for Halledelsen. Vi har stadig nogle mindre uklarheder, som er af en sådan karakter at de om nødvendigt kan klares ved budgetændringer i løbet af året. Vi forventer til B-møde i september tillige med hjælp fra reflexio have en kontoplan klar for haldriften, der er tilpasset vedligeholdelsesplanen, således at Halledelsen og Bestyrelsen fremover kan gennemføre en enkel og effektiv opfølgning i forbruget. 4
5
Ensretning af forholdene i Kommunens Haller Vi lever stadig med en del af arven fra de 3 gamle kommuner. I løbet af året det seneste år har et Bestyrelsesudvalg arbejdet med at få et overblik over forholdene i de enkelte haller med henblik at etablere ensartede forhold omkring udstyrsniveau regler for anvendelse, vedligeholdelse og udleje. Parallelt med dette arbejde har det været aftalt at Ledende Halinspektør skulle udregne forventede realistiske omkostninger for driften for udleje m.m. Dette arbejde blev imidlertid forsinket/udskudt p.gr.a. sygdom. Formålet med al dette arbejde er at etablere et grundlag for udarbejdelse at et oplæg til priskatalog gældende for alle kommunens haller med tilknyttede lokaler, inventar og udstyr. For at effektivisere processen med færdiggørelse er det nu aftalt, at det koordineres med det arbejde der pågår i andet regi med udarbejdelse af Servicekatalog. Renovering af Hallerne Bestyrelsen påtog sig sidste forår at hjælpe med planlægning af renoveringsarbejderne ved at påtage sig en analyse af forholdene i de enkelte haller med en prioriteringsliste for den enkelte hal som resultat. Planen/aftalen med Ledende Halinspektør, som var projektleder, var at en fortsat dialog med brugerrådene skulle lede til en endelig liste over arbejder, der skulle udføres i den enkelte hal. Brugerne er desværre endnu ikke blevet inddraget i den den 6
afsluttende del af processen. Og i dag står vi midt i renoveringsarbejderne og det er kun i Kr. Hyllinge planlægningen har fungeret fornuftigt med inddragelse af brugerrådet. Hovedkonklusionen på analysen som er lavet er, at de 20 mio. kr. der er til rådighed primært rækker til at renovere klimaskærmen, og at der ikke er økonomi til at rette op på forhold inden i hallerne. Vi har imidlertid også et efterslæb på den indendørs vedligeholdelsen, f.eks. har vi lokaler, hvor det meget snart er nødvendigt at skifte gulvet, fordi det har været slebet ned så mange gange, at det ikke længere kan repareres. Da renoveringsmidlerne ikke rækker til dette arbejde, må vi klare det over driftsbudgettet, og det betyder at vi i en periode har behov for at løfte de årlige vedligeholdelsesbudget. Disse ekstraordinære arbejder har vi i vid udstrækning indarbejdet i den driftsplan, som budgettet i dag beregnes efter. Hvis vi får det budget vi har anmodet om for de kommende år, mener vi det vil være muligt at løfte den indvendige vedligeholdelse tilbage på et rimeligt niveau. Udvidelse af kapaciteten Bestyrelsen arbejder med i processen både om den konkrete udvidelse af kapaciteten i Kr. Hyllinge, og i det arbejde der er i gang for at analysere og planlægge den fremtidige kapacitet for kommunens idrætsfaciliteter. 6
7
Brugerråd i 7 haller Alle haller undtagen Bramsnæsvig Hallen har Brugerråd. BIF har hidtil ikke ønsket et Brugerråd for Bramsnæsvig Hallen. Kompetenceplanen nu færdig Brugerrådene har indtil nu arbejdet som de tidligere individuelle bestyrelser arbejdede, fordi der ikke har været en kompetenceplan, der tydeliggør, hvad Brugerrådene kan og skal gøre. Kompetenceplanen lægger opgaverne for Brugerrådene fast i henhold til de intentioner og overordnede retningslinjer, der ligger i Lejremodellen. T kompetenceplanen nu er klar betyder, at nu kan Brugerrådene endelig kan tage fat på planlægning og organisering af deres arbejde i henhold til Lejremodellen. Ingen Budget Ud over de begrænsninger det har givet, at der ikke har ligget en vedtaget Kompetenceplan, har det også begrænset Brugerrådenes muligheder for at igangsætte aktiviteter i og omkring hallerne, at der ikke har været et budget for Brugerrådene. Fra og med nu har Brugerrådene budget. Budgettet for 2015 er fastlagt efter en midlertidig ordning, fordi vi ikke har en opgørelse af, hvad der tjenes i de enkelte haller. Men fra og med 2016 forventer vi, at pengene allokeres til Brugerrådene i de haller, der tjener pengene. 8
Årsmøder for og udpegning af Brugerråd Der er i henhold til reglerne i den nu færdige kompetenceplan gennemført Årsmøder og udpegning af Brugerråd i de 7 haller. Og de nye Brugerråd har udpeget Bestyrelsen for det kommende år. 8
Budgettet vist i denne tabel er uden løn til ledende Halinspektør og desuden reguleret for Drift af Varmtvandsbassin og er i store træk korrekt. Nogle mindre justeringer vil der være behov for i løbet af det sidste halve år 2015. Bestyrelsen har aftalt med Administrationen, at Drift af Varmtvandsbassin, der tidligere er lagt ind i Hallernes Budget uden Bestyrelsens vidende, tages ud igen. Dertil kan der komme nogle justeringer som følge af afklaringer, der stadig mangler Halledelsen er i fuld gang med at gennemføre de vedligeholdelsesarbejder, der er planlagt for 2015 og indehold i budgettet, herunder afslibning og lakering af gulve i flere af hallerne. Bestyrelsen er tilfreds med, at vi langt om længe har fået et troværdigt budget, og tillige at vedligeholdelsen nu gennemføres i henhold tuil den vedligeholdelsesplan, som Ledende Halinspektør og Bestyrelsen fik udarbejdet i 2014. 9
Budgetterne, der vises her, er inklusive Halinspektørens løn, og derfor er lønudgiften godt 500.000 kr. højere end det budget der lige er vist for 2015. I 2015 har vi ca. 1,4 mio. kr. til aktivitetsbaserede udgifter (alt andet end lønudgifter). For 2016 beder vi om at få dette beløb løftet med ca. 0,5 mio. kr. til ca. 1,9 mio. kr. Denne stigning er begrundet i den plan for vedligeholdelse, som er udarbejdet, og den er igen baseret på, at vi over en periode skal overgå til en langt større grad af planlagt og forebyggende vedligeholdelse, fordi det giver større forudsigelighed i arbejdet og i økonomien, og det giver større tilfredshed hos brugerne og dermed også hos driftspersonalet. Som det fremgår vurderer vi, at de 300.000 kr. af den af de 500.000 kr. vi beder om, kan aftrappes gradvist over de kommende 3 år i takt, med at det planlagte vedligeholdelsesprogram bliver gennemført. 10
Renovering Det er Bestyrelsens forventning at planlægningen af brugen af de resterende 12 mio. kr. skal ske med inddragelse af Bestyrelse og Brugerråd, som det oprindeligt blev planlagt. Vi har nu set at der primært vil være penge til renovering af klimaskærmen, men det er alligevel vigtigt at der er forståelse i brugerrådene for den måde pengene bliver anvendt på. Fællesordninger for alle kommunens haller Bestyrelsen vil fortsætte arbejde med at ensrette forholdene i alle kommunens haller, hvilket bl.a. vil ende med et priskatalog som fastlægger priser på leje m.m. Oplægget til priskatalog bliver lavet i tæt sammen med de folk der arbejder med Servicekatalog, og muligvis integreret i Servicekataloget. Brugertilfredshed Brugertilfredsheden ligger os naturligvis meget på sinde. Gennem bedre styring af vedligeholdelsesarbejderne og en større planlægning og forudsigelighed i vedligeholdelsen vil vi uden tvivl øge tilfredsheden. Ligeledes vil et forhold at Brugerråden nu endelig kan komme i gang med deres arbejde, betyde meget. Rationalisering af driften Bestyrelsen har gennem længere tid haft Rationalisering af driften på 11
dagsordenen. Vi er meget interesseret i at se på et tættere samarbejde med skoler og andre kommunale services, med henblik på at sikre at den tid hallen driftspersonale kan udnyttes mest rationelt. En af de ting vi indførte ved sammenlægningen af driften for alle haller for nogle år siden var en hel del kørsel. Vi ser gerne at vi i fremtiden kan bruge mere tid på driftsopgaver og mindre tid på transport. Evaluering af Lejremodellen Vi skal i slutningen af 2015 evaluere Lejremodellen. Vi har endnu ikke aftalt med Administrationen hvordan og hvor omfattende denne evaluering skal være, men vi hører naturligvis gerne Udvalgets mening om dette. Udvidelse af kapaciteten i kommunens idrætsfaciliteter Sidste år i august tog vi hul på diskussionen om den fremtidige kapacitet af kommunens idrætsfaciliteter. Dette møde satte en proces i gang, som har medført at der pt. udføres en omfattende analyse af brugen af de eksisterende faciliteter. Tillige ligger der fra en række af vores haller forslag til udvidelser og udbygninger med det formål at berede hallerne på de fremtidige behov. Bestyrelsen vil indgår i et samarbejde med administrationen og andre om udarbejdelse af en plan for området, der kan lægges som beslutningsgrundlag for fremtidige investeringer på området. 11
Bilag: 4.1. Orientering inkl bilag til udvalget - Projekplan_kulturarv_udstilling_arrangementer_sept 2015.docx Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 74604/15
Projektplan Kulturarvsfestival: udstilling og arrangementer den 4.9.-20.9.2015 Som en del af Golden Days Kulturarvsfestival, samt i forlængelse af det fokus, der har været på Grundloven og 100 året for kvinders valgret, deltager Lejre Bibliotekerne & Arkiv med en udstilling og flere arrangementer om syriske flygtninges kulturarv. Vi sætter fokus på de nye syriske borgere, der er kommet til Lejre Kommune. Formålet er at fortælle hver enkel flygtnings historie, så alle borgere kan få et ansigt på de nye naboer. Bibliotek & Arkiv bliver derved en platform for mødet mellem de oprindelige borgere og de nye borgere. Samtidig kan de nye borgere opleve/lære, hvad de kan bruge bibliotek og arkiv til låne materialer på deres eget sprog eller på dansk, samt få en forståelse for enkelte kulturelle dele (hvad det er for en kultur,) de er flyttet til. Udstillingens gennemgående design bliver store portrætter af hver enkel deltagende syrer i kombination med en tekst, de har fortalt om sig selv. Udstillingen hænger i Hvalsø Bibliotek fra den 4.9.-20.9. Arrangementer Den 4.9.: kl. 15 Åbningsarrangement: et arrangeret te-selskab mellem syrer og andre borgere i Lejre Kommune. Vi håber, at vi kan få mange frivillige involveret i tilrettelæggelse og markedsføring. Den 15.9.: kl. 11-13 Verdenscafé for kvinder fra Avnstrup i samarbejde med præst Dorthe Pedersen. En månedlig café for kvinder og børn fra Avnstrup. Vi har brug for frivillige til at hjælpe til på dagen. Den 17.9.: kl. 19.30-21.00 Naser Khader, foredrag og debat om det ulykkelige Arabien samt om hans seneste bog med blødende hjerte, entre 60 kr. Kort tekst om målgruppen Den primære målgruppe til udstillingen er nuværende borgere i Lejre Kommune, der med dette projekt får mulighed for at møde deres nye naboer. Side 1 af 4
Den sekundære målgruppe er de syriske borgere, der får lejlighed til at stifte bekendtskab med bibliotekets tilbud og forhåbentligvis også får hilst på deres danske naboer. Evt en kort tekst om kontekst, hvis det indgår i en sådan Indgår som en del af Golden Days festival om kulturarv, hvor der bliver sat fokus på værdien, tabet, betydningen af den arv, man har med sig. I dette projekt sætter vi fokus på den arv/historie, som de nye borgere fra Syrien har med. Side 2 af 4
Kommunikationsplan: Nedenfor er listet en række, som løbende opdateres Presse/aviser/ web/lokalt Format Deadline kontaktdata Hvem gør det: Presse/aviser: Sjællandske medier Dagbladet Roskilde Lejre lokalavis Andre medier Vi kører to forskellige kampagner med aviserne: 1) individuelle aftaler om interviews/historier om flygtninge 2) Løbende PM om kommende arrangementer PM PM PM PM Bente står for kontakt til pressen om de enkelte historier Kari står for pressemedd elser WEB: Billeder og tekster Kari og Mette/Maria nne Oplev Lejre Lejre Bibl.hjemmeside Facebook Annoncering af arr Annoncering af arr Annoncering af arr og efterfølgende billeder fra arr Lokalt: Plakater op Kari og Poul skoler ungdomsskoler Andre afdelinger af Lejre bib Andre institutioner, herunder asylcenter, virksomheder, dagpleje, børnehaver mm Invitationer til politikere, institutioner møder med frivillige Kari og Bente Side 3 af 4
Budget tekst enhedspris i alt inkl. moms Fotograf 3000 kr 4000 kr. Åbningsarrangement 1000 kr. 1000 kr. Der skal ansøges om det samlede beløb Da bibliotek og arkiv ikke har pengene selvi alt Kr. 5.000 kr. Side 4 af 4
Bilag: 4.2. Beretning 2014 - Domus Felix Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51760/15
Felix beretning 2014 Felix bliver heldigvis til stadighed benyttet meget, af mange og til mange forskellige formål. Og vi forsøger at følge trit med behovene gennem forbedrede muligheder og rammer. I 2014 blev huset benyttet til over 700 enkeltaktiviteter af over 60 forskellige lånere. Som det fremgår af statistikken i tabellen er LOF Lejre den suverænt største enkeltbruger med næsten 150 enkeltaktiviteter. Som noget nyt er Lejre Kommune i højere grad begyndt at bruge huset til Lejre Musikskole, Lejre Ungdomsskole og Lejre Kommune med tilsammen 100 enkeltlån. Det er dejligt med liv og gang i huset, som fx Zumba. Men det er samtidig en udfordring fordi lokalerne i Hovedbygningen ikke er lydtætte. Så, når der er Zumba i Salen, kan der ikke foregå andet i Hovedbygningen. Felix har selv stået for en række aktiviteter. Ud over de sædvanlige (Sankt Hans, Spil Dansk og Julemarked) har vi i 2014 stået for 7 meget vellykkede familie Spis-i-Felix arrangementer for fulde huse og en dejlig masse børn. Derudover har der været 5 forskellige kunstudstillinger på væggene i Hovedbygningen i løbet af 2014 se tabellen. Vi er glade for at de lokale kunstnere har lyst til på denne måde at pynte rummene. Det er gratis at udstille i Felix men det er på udstillernes eget ansvar. Bruger Antal LOF Lejre 145 Lejre Billedskolen 69 Lejre Musikskole 67 Yogatræet 61 Lejre Zumba 31 FOF Midtsjælland 30 AUM Genesis 22 Lejre Ungdomsskole 20 Lejre Danseforening 18 Fantasiværkstedet 17 Lejre Kommune 15 Kreativskolen 14 Allerslev Skole 13 Flittige lånere 201 4 Huset Vi har i 2014 fortsat arbejdet med at forbedre forholdene i Fløjen. Vi har revet nogle vægge ned, ordnet gulvene og malet væggene, så vi nu har ét større lokale i stueetagen med integreret køkken i det ene hjørne, samt et større og et mindre lokale på 1. sal kaldet hhv Fløjen 1 (45 m2 / 25 personer), Fløjen 2 (25 m2 / 10 personer) og Fløjen 3 (10 m2 / 5 personer). Der mangler dog stadig nogle detaljer. Vi havde planlagt at hovedrenovere gulvbelægningen i hovedbygningen, men arbejdet blev sat på standby, da der viste sig at være for meget fugt i gulvet. Det hidrører sandsynligvis fra regnvand på terræn nord for bygningen. Kommunen har i vinter etableret et dræn. Men vi vil være sikre på at det har hjulpet, inden vi går videre med at renovere gulvbelægningen. Belysningerne i Salen og i flere af de øvrige lokaler skal erstattes af tidssvarende belysninger. Vi skal i den forbindelse overveje mere fleksible belysningsløsninger, som giver muligheder for velegnede belysninger ved forskellige anvendelser. Lyssætningen er i høj grad med til at skabe rummet, og godt lys støtter anvendelserne af lokalerne. Du kan være med til at beslutte de nye belysninger. Vi vil gerne have gjort noget ved arealerne rundt om bygningen, men da det er Kommunens ansvar, kan vi kun ønske. Vi er dog i god dialog, og vi håber at der snart sker noget. Maj Juni Sep Okt Nov/dec Lejre Fotoklub MEKITA Lejre Kunstforening Bente Kure Lejre Fotoklub Udstillinger 201 4
Felix beretning 2014 Økonomi Renovering af Fløjen. (Foto: Per Nørgård) Høstmarked 2014. (Foto: Per Nørgård) Felix meldte sig for et par år siden ind i foreningen Kulturhusene i Danmark. Foreningen er dog mest rettet mod kulturhuse hvor hovedopgaven for bestyrelserne og personalet er at putte indhold i rammerne. Vi tror dog at vores koncept passer bedre til Felix og Lejre, hvor bestyrelsen sørger for rammerne i tæt samarbejde med brugerne, mens brugerne udfylder rammerne med indhold. Hvis det ikke lykkes os at påvirke foreningen i denne retning, melder vi os ud af foreningen. Vi kunne i stedet overveje at satse på at etablere et netværk mellem ligesindede kulturhuse - fx på Sjælland. Felix havde i 2014 en omsætning på kr 230 000 og en indtægt på kr 170 000, hvilket gav et underskud på kr 60 000. De kr 140 000 af indtægterne stammer fra hhv kontingenter (30 000), låneafgifter (45 000) og driftstilskud (65 000), mens de resterende kr 30 000 stammer fra indtægterne i forbindelse med Felix egne arrangementer, som i øvrigt samlet set balancerer mellem udgifter og indtægter. Vi har derudover brugt kr 85 000 til indvendige bygningsrenoveringer. Vores rådighedsbeløb ved årsskiftet var på kr 205 000. Der henvises i øvrigt til Regnskab 2014. På vegne af bestyrelsen Per Nørgård Udgifter Indtægter Kontingenter 30 000 Låneafgifter 45 000 Driftstilskud 65 000 Arrangementer 30 000 30 000 Drift 20 000 Rengøring 35 000 Forbrug 20 000 Anskaffelser 30 000 Ombygninger 85 000 Andet 10 000 I alt 230 000 170 000 Overskud 60 000 Per Nørgård Marianne Witzel Kirsten Ludvigsen Henrik Svanholm Hanne Rasmussen Mette Dahm Pia Wehner Kit Terpet Johanne Schimming Ingolf Christiansen Elise Sørensen Ingelise Skov Formand Næstformand Kasserer, sekretær Bygning Udstillinger Aktiviteter Aktiviteter Udstillinger Suppleant Suppleant Suppleant Suppleant Driftsregnskab 201 4 i runde tal (kr) Bestyrelsen 201 4/1 5
Bilag: 4.3. Regnskab 2014 - Domus Felix Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 51757/15
Bilag: 5.1. Ansøgning Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 56331/15
From:Thomas.Borregaard@Helens.dk To:Ina Frederiksen Subject:ansøgning vedr. fritagelse af betaling af leje for multihallen i Hvalsø hej Vi vil gerne ansøge om fritagelse for leje af multirummet i hvalsø hallen mandag d. 15/6 fra kl 18-22 Prisen er iflg Steen kr. 170/time Vi skal bruge det til et møde ang. information/brainstorming om nybygning af hjem til unge udviklingshæmmede på udstykning Vallø i Hvalsø. Dette er et privat hjem, men bliver en ny arbejdsplads for ca. 40 skatteborgere i Lejre kommue. ser frem til at høre fra dig Med venlig hilsen / Kind regards / Saludos cordiales Thomas Borregaard Salgschef Heléns Rør A/S Herstedøstervej 27-29 DK-2620 Albertslund Danmark Tel.: +45 45 96 01 55 Fax: +45 43 43 09 50 Mobil: +45 40 50 86 35 mail: Thomas.borregaard@helens.dk www.helens.dk A Benteler Distribution Company
Bilag: 5.2. Økonomisk oversigt - Pulje 2015 Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 74341/15
Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2015 Forbrug/bevilget tilskud til fritagelse for betaling af byggesagsbehandlingsgebyrer, afgifter mm. Budgettet udgør netto kr 50.854 Ansøger Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb Nettoudgift Dato for bevilling Ompostering fra hallen LAN Party i Hvalsøhallen 15/553 kr 20.000,00 kr 20.000,00 kr 18.400,00 4.feb. 15 Foredrag med Peter Lund Madsen - 15/1402 kr 6.750,00 kr 6.750,00 kr 6.210,00 4.feb. 15 Sjov Skovløberen Motion 2015 15/438 kr 10.000,00 kr 10.000,00 kr 9.200,00 4.marts 15 Såby Gymnastikforening 15/2575 kr 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.300,00 4.marts 15 OIF Gymnastik 15/4842 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.300,00 15.april. 2015 OIF indsamlingsarrangement 15/4123 kr 1.000,00 kr 1.000,00 kr 920,00 15. april 2015 kr - kr - Udbetalt til Hallerne kr 42.750,00 kr 42.750,00 kr 39.330,00 kr - Saldo, Netto 11.524,00 konto 59513000 XG-30322-1?? xg-30327-1
Saldo, Brutto 8.104,00
Ompostering fra hallen - netto kr - kr - kr -
Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2014 Forbrug/bevilget tilskud til fritagelse for betaling af byggesagsbehandlingsgebyrer, afgifter mm. Budgettet udgør netto kr 50.398 Ansøger Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb Nettoudgift Dato for bevilling Nettoudgift/ Dags dato Skovløberen, Hvalsø 14/5535 kr 10.000,00 kr 10.000,00 07.05.2014 Bramsnæs Floorball 14/5521 kr 6.500,00 kr 6.500,00 07.05.2014 Osted IF - 100 års jub.fest 14/6724 kr 4.500,00 kr 4.500,00 04.06.2014 Kræftens Bekæmpelse 14/6169 kr 10.000,00 kr 10.000,00 04.06.2014 Sofiehøj Friskole 14/11003 kr 2.250,00 kr 2.250,00 13.08.2014 Teatergruppe 14/15190 1.250,00 kr 1.250,00 08.10.2014 OIF Loppemarked 14/13770 kr 4.500,00 kr 4.500,00 08.10.2014 Pensionistforening 14/16317 kr 6.000,00 kr 6.000,00 Mariehuse-byggesagsgebyr kr 3.995,00 kr 3.995,00 kr 3.675,40 Udbetalt til Hallerne kr 29.670,00 kr 32.250,00 kr 10.810,00 kr 11.750,00 kr 48.995,00 kr 48.995,00 kr 44.155,40 kr 44.000,00 Saldo den 24.11.2014 1.403,00 konto 59513000 XG-30322-1?? xg-30327-1
* *
Bilag: 6.1. Økonomisk oversigt - Pulje til fritagelse for betaling af halleje Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 73417/15
Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2015 Forbrug/bevilget tilskud til fritagelse for betaling af byggesagsbehandlingsgebyrer, afgifter mm. Budgettet udgør netto kr 50.854 Ansøger Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb Nettoudgift Dato for bevilling Ompostering fra hallen LAN Party i Hvalsøhallen 15/553 kr 20.000,00 kr 20.000,00 kr 18.400,00 4.feb. 15 Foredrag med Peter Lund Madsen - 15/1402 kr 6.750,00 kr 6.750,00 kr 6.210,00 4.feb. 15 Sjov Skovløberen Motion 2015 15/438 kr 10.000,00 kr 10.000,00 kr 9.200,00 4.marts 15 Såby Gymnastikforening 15/2575 kr 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.300,00 4.marts 15 OIF Gymnastik 15/4842 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.300,00 15. april 2015 OIF indsamlingsarrangement 15/4123 kr 1.000,00 kr 1.000,00 kr 920,00 15. april 2015 kr - kr - Udbetalt til Hallerne kr 42.750,00 kr 42.750,00 kr 39.330,00 kr - Saldo, Netto 11.524,00 konto 59513000 XG-30322-1?? xg-30327-1
Saldo, Brutto 8.104,00
Ompostering fra hallen - netto kr - kr - kr -
Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2014 Forbrug/bevilget tilskud til fritagelse for betaling af byggesagsbehandlingsgebyrer, afgifter mm. Budgettet udgør netto kr 50.398 Ansøger Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb Nettoudgift Dato for bevilling Nettoudgift/ Dags dato Skovløberen, Hvalsø 14/5535 kr 10.000,00 kr 10.000,00 07.05.2014 Bramsnæs Floorball 14/5521 kr 6.500,00 kr 6.500,00 07.05.2014 Osted IF - 100 års jub.fest 14/6724 kr 4.500,00 kr 4.500,00 04.06.2014 Kræftens Bekæmpelse 14/6169 kr 10.000,00 kr 10.000,00 04.06.2014 Sofiehøj Friskole 14/11003 kr 2.250,00 kr 2.250,00 13.08.2014 Teatergruppe 14/15190 1.250,00 kr 1.250,00 08.10.2014 OIF Loppemarked 14/13770 kr 4.500,00 kr 4.500,00 08.10.2014 Pensionistforening 14/16317 kr 6.000,00 kr 6.000,00 Mariehuse-byggesagsgebyr kr 3.995,00 kr 3.995,00 kr 3.675,40 Udbetalt til Hallerne kr 29.670,00 kr 32.250,00 kr 10.810,00 kr 11.750,00 kr 48.995,00 kr 48.995,00 kr 44.155,40 kr 44.000,00 Saldo den 24.11.2014 1.403,00 konto 59513000 XG-30322-1?? xg-30327-1
* *
Bilag: 6.2. Ansøgning Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 68599/15
Osted Idrætsforening X Hovedafdelingen Badmintonafdelingen Billardafdelingen Fodboldafdelingen Håndboldafdelingen Motionsafdelingen Petanqueafdelingen Tennisafdelingen Udvalget for Kultur og Fritid Osted d. 9. juli 2015 Fritagelse for halleje m.m. Osted Idrætsforening søger hermed om fritagelse for halleje og leje af gulvtæpper m.m. i forbindelse med Loppemarked lørdag d. 26. september 2015 i Ostedhallen. Det er Osted Idrætsforening s Støtte udvalg, der arrangerer loppemarkedet. Overskuddet går ubeskåret til støtte i OIF s ungdomsafdelinger, hvor der gives støtte til børn og unge under 18 år. Støtten gives typisk til rejser i forbindelse med træning, stævner og turneringer samt ungtræneruddannelse m.m. OIF Støtte har ingen administrative udgifter, overskuddet fra arrangementerne går direkte til støtte for ungdommen i Osted Idrætsforening. Indtægter: Udlejning af stande kr. 10.000,-, hvor vi har plads til 100 stande, som vi kan se alle bliver udlejet. Udgifter: Halleje kr. 1.000,- Leje af gulvtæpper m.m. k. 3.500,-. Udover udgifter til halleje m.m. har vi også udgifter til annoncer, bander, plakater, flyers m.m. Her har vi et budget på kr. 3.500,- Vi søger derfor Lejre Kommune om at få dækket udgifterne til halleje m.m. på kr. 4.500,00, da det er en meget stor del af vores omsætning/overskud, der går til dette. Vi håber på forståelse og ser frem til et godt loppemarked i Ostedhallen. Med venlig hilsen Osted Idrætsforening Jens P. Andersen Hovedformand Osted Idrætsforening Hovedformand Jens P. Andersen Rønnens Kvarter 2, Osted, 4320 Lejre Telefon 46 49 81 58 Mobil 40 34 02 21 E-mail jenspandersen@mail.dk Hjemmeside www.oif.dk
Bilag: 7.1. Ansøgning Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 70015/15
Lotte Mikkelsen From:Lotte Mikkelsen To:Ina Frederiksen Subject:Kræftens Bekæmpelse - Lyserød Lørdag 3. okt. 2015 Kære Ina Kræftens Bekæmpelse i Lejre deltager igen i år i kampagnen "Lyserød Lørdag", og lige som sidste år arrangerer vi motionsløb i Hvalsø i tidsrummet 10.30 - ca. 13. Vi søger derfor om tilladelse til at anvende omklædnings- og badefaciliteter i Hvalsø Hallen i ovennævnte tidsrum til vores løbere, og søger samtidig om fritagelse for at betale leje i den gode sags tjeneste. Deltagerne i arrangementet betaler deltagergebyr, som går ubeskåret til Kræftens Bekæmpelse, og alle medhjælpere arbejder gratis. Venlig hilsen Lokalforeningen for Kræftens Bekæmpelse i Lejre Lotte Mikkelsen M: 30703482
Bilag: 7.2. Økonomisk oversigt - puljen Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 73418/15
Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2015 Forbrug/bevilget tilskud til fritagelse for betaling af byggesagsbehandlingsgebyrer, afgifter mm. Budgettet udgør netto kr 50.854 Ansøger Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb Nettoudgift Dato for bevilling Ompostering fra hallen LAN Party i Hvalsøhallen 15/553 kr 20.000,00 kr 20.000,00 kr 18.400,00 4.feb. 15 Foredrag med Peter Lund Madsen - 15/1402 kr 6.750,00 kr 6.750,00 kr 6.210,00 4.feb. 15 Sjov Skovløberen Motion 2015 15/438 kr 10.000,00 kr 10.000,00 kr 9.200,00 4.marts 15 Såby Gymnastikforening 15/2575 kr 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.300,00 4.marts 15 OIF Gymnastik 15/4842 2.500,00 kr 2.500,00 kr 2.300,00 15.april. 2015 OIF indsamlingsarrangement 15/4123 kr 1.000,00 kr 1.000,00 kr 920,00 15. april 2015 kr - kr - Udbetalt til Hallerne kr 42.750,00 kr 42.750,00 kr 39.330,00 kr - Saldo, Netto 11.524,00 konto 59513000 XG-30322-1?? xg-30327-1
Saldo, Brutto 8.104,00
Ompostering fra hallen - netto kr - kr - kr -
Pulje til fritagelse for betaling af halleje 2014 Forbrug/bevilget tilskud til fritagelse for betaling af byggesagsbehandlingsgebyrer, afgifter mm. Budgettet udgør netto kr 50.398 Ansøger Acadrenr. Ansøgt beløb Bevilget beløb Nettoudgift Dato for bevilling Nettoudgift/ Dags dato Skovløberen, Hvalsø 14/5535 kr 10.000,00 kr 10.000,00 07.05.2014 Bramsnæs Floorball 14/5521 kr 6.500,00 kr 6.500,00 07.05.2014 Osted IF - 100 års jub.fest 14/6724 kr 4.500,00 kr 4.500,00 04.06.2014 Kræftens Bekæmpelse 14/6169 kr 10.000,00 kr 10.000,00 04.06.2014 Sofiehøj Friskole 14/11003 kr 2.250,00 kr 2.250,00 13.08.2014 Teatergruppe 14/15190 1.250,00 kr 1.250,00 08.10.2014 OIF Loppemarked 14/13770 kr 4.500,00 kr 4.500,00 08.10.2014 Pensionistforening 14/16317 kr 6.000,00 kr 6.000,00 Mariehuse-byggesagsgebyr kr 3.995,00 kr 3.995,00 kr 3.675,40 Udbetalt til Hallerne kr 29.670,00 kr 32.250,00 kr 10.810,00 kr 11.750,00 kr 48.995,00 kr 48.995,00 kr 44.155,40 kr 44.000,00 Saldo den 24.11.2014 1.403,00 konto 59513000 XG-30322-1?? xg-30327-1
* *
Bilag: 8.1. Kompetenceplan for Brugerråd Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 66730/15
Kompetenceplan for Brugerråd for Lejre Kommunes Idrætshaller 1. Lejre Kommunes Idrætshaller Lejre Kommunes Idrætshaller omfatter alle kommunalt ejede idrætshaller i Lejre Kommune 1. For alle kommunalt ejede idrætshaller i Lejre Kommune udpeges et Brugerråd af den enkelte hals brugere. Hallernes brugere er: Foreninger, klubber o. lign. der opfylder betingelserne i Folkeoplysningsloven og er hjemmehørende i Lejre Kommune; Lejre Kommunes Skoler/SFO; Firmaer, organisationer eller privatpersoner, der gør regelmæssig brug af lokaler eller faciliteter i hallerne. 2. Formålet med Brugerrådene Brugerrådet varetager den enkelte hals interesser i overensstemmelse med nærværende kompetenceplan. Formålet med Brugerrådene er fastlagt i Lejremodellen 2.0. Formålet er: - at sikre en tydelig brugerindflydelse i form af et tæt samarbejde mellem Brugerne, Bestyrelsen og Ledende Halinspektør og hans personale om den løbende drift og vedligeholdelse af hallerne; - at medvirke til formulering af mål og input samt evaluering til Bestyrelsen for Lejrehallerne og til ledende halinspektør og dennes medarbejdere vedr. bl.a. åbnings- og lukketider, kvalitet i service og rengøring, renovering, nye initiativer mv. - at motivere til mest mulig aktivitet i egen hal, bl.a. ved aktivt at deltage i søgningen efter social kapital. For at fremme den frivillige ånd; - at medvirke til at der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne; - at medvirke til at der iværksættes initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur; - at medvirke til at det frivillige foreningsliv styrkes gennem positivt at støtte nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer mv.; - at medvirke til at sikre en høj brugertilfredshed; - at medvirke til at sikre gennemskuelighed i beslutninger og økonomiske forhold. 3. Brugerrådets sammensætning og udpegning/valg Brugerrådet for den enkelte hal udpeges af og blandt hallens brugere. Hvert år i januar inviterer Brugerrådet brugerne til et årsmøde. Dagsorden for Årsmødet skal som minimum indeholde følgende punkter: Beretning for året der gik i Brugerrådet Fremlæggelse af regnskab og budget for Brugerrådet Drøftelse af arbejde i det forestående år på grundlag af oplæg fra det siddende Brugerråd Udpegning af det kommende års Brugerråd Invitationen til årsmøde skal annonceres på en sådan måde, at det sikres, at alle Brugere får invitationen. Det skal tilstræbes, at brugerrådene har minimum 5 medlemmer. Årsmødet kan beslutte, at der skal være flere medlemmer af Brugerrådet. Brugerrådsmedlemmer udpeges for en periode på 2 år. 1 Undtaget er dog gymnastiksalen i Kirke Sonnerup Lejrehallerne, kompetenceplan for Brugerråd 1
Det tilstræbes at sikre kontinuitet i Brugerrådene ved, at halvdelen af brugerrådets pladser besættes hvert år. Brugerrådet skal have følgende sammensætning: 1 plads er reserveret til en repræsentant for skole/sfo 1 plads er reserveret til aftenskoler, kulturforeninger og private brugere af hallen, der er hjemmehørende i Lejre Kommune De øvrige pladser udpeges af idrætsforeninger/sportsklubber, der opfylder betingelserne i Folkeoplysningsloven og er hjemmehørende i Lejre Kommune; Hvis én eller begge de reserverede pladser det enkelte år ikke besættes, kan de besættes af idrætsforeninger/sportsklubber således, at Brugerrådet får de 5 tilstræbte medlemmer. I forbindelse med Årsmødets udpegning af Brugerrådsmedlemmer til de pladser, der besættes af idrætsforeninger/sportsklubber indstiller de enkelte foreninger/klubber/afdelinger kandidater til det nye Brugerråd. 4 Konstituering Konstituering finder sted hvert år på første møde efter udpegning af Brugerrådet. Brugerrådet konstituerer sig med: Formand eller kontaktperson En repræsentant til Bestyrelsen (hvert 2. år) En suppleant til Bestyrelsen (hvert 2. år) Eventuelt andre funktioner tilpasses lokale forhold For at sikre kontinuiteten i Brugerrådets repræsentation i Bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller udpeges repræsentant til Bestyrelsen og suppleant til Bestyrelsen ikke samme år. Resultatet af konstitueringen meddeles Bestyrelsen samt administrationen for Kultur og Fritid. Brugerrådet fastsætter selv sin forretningsorden. 5. Brugerrådets opgaver og ansvar Løbende Drift og Vedligeholdelse Brugerrådet skal samarbejde med Ledende Halinspektør og hans personale om den løbende drift og vedligeholdelse af haller. Brugerrådet skal give input til Ledende Halinspektør i forbindelse med dennes planlægning af den løbende drift og vedligeholdelse. Dette kan bl.a. omfatte input til: Plan for opsyn/tilsyn med hallen; Plan for vedligeholdelsesopgaver; Plan for arrangementer og opgaver, der er vigtige for hallens daglige funktion og drift. Efter at have givet input til Ledende Halinspektørs planer for den løbende drift og vedligeholdelse deltager alle Brugerråd i et eller flere årlige fællesmøder med Ledende Halinspektør og medlemmer af Bestyrelsen, hvor det kommende års planer for drift og vedligeholdelse præsenteres, og hvor Brugerrådene får mulighed for at kommentere planerne. Proceduren for udarbejdelse af planer for den løbende drift og vedligeholdelse udarbejdes af Ledende Halinspektør og meddeles Brugerrådene i god tid forud for arbejdets begyndelse. I den løbende drift er der et tæt samarbejde mellem Brugerrådet og Ledende Halinspektør således, at Brugerrådet i videst muligt omfang hjælper Ledende Halinspektør og hans personale med oplysninger, viden m.m. der kan bidrage til en effektiv drift og til brugernes tilfredshed. Dette samarbejde sker i en løbende dialog med Ledende Halinspektør og hans personale via servicetelefon og regelmæssige driftsmøder. Lejrehallerne, kompetenceplan for Brugerråd 2
Timefordeling Brugerrådet forestår den årlige timefordeling for hallen og andre tilknyttede lokaler. Timefordelingen gennemføres på et møde, der afholdes hvert år inden udgangen af marts måned. Timefordelingsmødet annonceres, så alle, der ønsker at bruge hallen, får information om mødets afholdelse. Brugerrådet fastsætter procedure for gennemførelse af timefordelingen i overensstemmelse med servicekatalog for lokaleudlån i Lejre kommune. Proceduren for timefordelingen oplyses i forbindelse med annoncering af timefordelingsmødet. Brugerrådet skal i forbindelse med timefordelingen sikre, at den selvorganiserede idræt på lige fod med andre brugere har mulighed for at komme ind i hallen og andre tilknyttede lokaler. Brugerrådet skal tilstræbe enighed med brugerne om fordelingen af tiden i hallen og de tilknyttede lokaler. Såfremt der ikke er muligt for Brugerrådet at opnå enighed med alle Brugere om timefordelingen, kan parterne bede Bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller mægle i sagen. Kan der ikke opnås enighed om en løsning kan stridsspørgsmålet ankes til Folkeoplysningsudvalget til endelig afgørelse. Når der er opnået enighed om timefordelingen, skal resultatet hurtigst muligt meddeles direkte til Brugerne, der har deltaget i timefordelingsmødet. Brugerne indfører tiderne i Lejre Kommunes bookingsystem for hallerne. Resultatet kan desuden offentliggøres ved opslag i hallen og på hallens hjemmeside. Andre aktiviteter Brugerrådet har mulighed for at gennemføre/iværksætte lokale arrangementer, initiativer og tiltag for opfyldelse af formålsparagraffen. Med aktiviteter skal i denne sammenhæng forstås aktiviteter, der støtter idræt eller kultur. Brugerrådene kan selv forestå disse aktiviteter/arrangementer eller de kan gennemføres i samarbejde med brugerne. Cafeteria og Kiosk Ved indgåelse af eventuel aftale vedr. forpagtning/drift af cafe, kiosk eller cafeteria i hallen, indstiller Brugerrådet café/ cafeteriaforpagter til Ledende Halinspektør, der herefter indgår den formelle aftale. Reklamer Brugerrådet er ansvarlig for salg af alle reklamer, der hænges op i hallen eller på hallens inventar og rekvisitter e.l. jævnfør kommunens retningslinjer på området. Omfanget og placeringen af reklamer aftales med Ledende Halinspektør for at sikre, at reklamerne ikke vanskeliggør driftsopgaver. Ledende Halinspektør varetager opsættelse af reklamer i hallerne. Lokaleudleje Brugerrådet tager initiativ og understøtter udlejning af lokaler i ledige tider, formelt set indgås aftalen om udleje af den Ledende Halinspektør. Hallens inventar, rekvisitter, udstyr m.m. Brugerrådet er ansvarlig for, at alle ny indkøb af inventar, rekvisitter, udstyr og andet til hallen koordineres med såvel brugerne som med den Ledende Halinspektør. Dette gælder både når Lejrehallerne, kompetenceplan for Brugerråd 3
inventar, rekvisitter, udstyr m.m. indkøbes for hallens budget, og når det indkøbes af brugerne eller Brugerrådet. Som udgangspunkt kan inventar, rekvisitter, udstyr m.m. ikke placeres i hallen uden en forudgående accept fra Brugerrådet. 6. Brugerrådets møder Brugerrådet mødes efter behov. Brugerrådets mødeplan aftales på første møde efter årsmødet og meddeles den Ledende Halinspektør. Brugerrådet deltager i et årligt møde med Bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller, hvor hallernes budget for det kommende år, og hallernes plan for drift og vedligeholdelse gennemgås. 7. Økonomi Særskilt bilag. 8. Tvister Enhver uenighed eller tvist imellem Brugerrådet og anden part relateret til brugen af lokaler og tildeling af tider kan forelægges Folkeoplysningsudvalget. Tvister vedr. drift og vedligeholdelse af hallen, åbningstider med videre kan forlægges Bestyrelsen for Lejre Kommunes Idrætshaller, der herefter tager en dialog med Lejre Kommune. Dato Underskrift, for kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune Dato Underskrift, for bestyrelsen i Lejre Kommunes Idrætshaller Lejrehallerne, kompetenceplan for Brugerråd 4
Bilag: 8.2. Lejremodel 2 0 Udvalg: Udvalget for Kultur & Fritid Mødedato: 12. august 2015 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 66731/15
Lejremodel 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller 1. Tydeligere brugerindflydelse og engagement Lejremodel 2.0 for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller ( Lejre-hallerne ) fastlægger via den overordnede bestyrelse for alle haller i kommunen Bestyrelsen en tydeligere og markant indflydelse til brugere og aktive borgere, samtidig med at der er rum for det lokale engagement omkring den enkelte hal (via brugerrådet for den enkelte hal). Der er tale om tydelig brugerindflydelse. Dvs. samarbejdet mellem hovedbestyrelse, brugerråd og ledende halinspektør og dennes medarbejdere forgår med gensidig respekt. Derudover baseres modellen på et velfungerende og professionelt samarbejde mellem Bestyrelsen og den ledende halinspektør, bl.a. ved at den ledende halinspektør for hovedbestyrelse forelægger til godkendelse alle større og vigtige sager, herunder alle sager som har økonomisk konsekvens for hallernes budget, samt at den ledende halinspektør overfor Bestyrelsen sikrer, at samarbejdet ude i hallerne, mellem medarbejderne og brugerrådene, kører tilfredsstillende og smidigt. Bestyrelsen og ledende halinspektør udvikler i fællesskab en kort forretningsorden for bestyrelsesarbejdet. Lejremodel 2.0 sendes til høring hos relevante partnere, f.eks. Kommunernes Landsforening, Halinspektørforeningen, hallernes medarbejdere mv. Lejremodel 2.0 evalueres efter 1 år i forbindelse med dialogmøde med UKF. Der afholdes et fast årligt dialogmøde med UKT og ellers efter behov. Det årlige dialogmøde med UKF placeres strategisk i forhold til vedtagelse af kommende års budget. 2. Mere helhed og bedre udnyttelse af midlerne Idrætshallerne i Lejre Kommune står overfor store forandringer, dels fortsat udvikling af borgernes og gæsters idrætslige udfoldelser, herunder nye bevægelsesformer, dels renovering af nedslidte anlæg. Begge udfordringer kalder på markant bruger- og borgerindflydelse. Denne store opgave skal Bestyrelsen være drivende og samlende kraft i. Det er et mål, at der opnås en vis lighed mellem hallerne, men begrundet i de enkelte hallers forskellighed skal der i særlige tilfælde gives mulighed for særaftaler på enkelte områder og indenfor folkeoplysningsloven, der understøtter netop kulturen i den enkelte hal. Lejremodel 2.0
Lejre Kommunes Idrætshaller Dispensationsansøgninger sendes til Hovedbestyrelsen, som behandler disse og indstiller til Udvalget til Kultur & Fritid. 3. Vision og mål for Lejre-hallerne (alle idrætshaller i Lejre Kommune) Lejre-hallerne i front for mere sundhed, bevægelse, fællesskab og kulturliv et nytænkende bidrag til Lejre Kommunes strategi og bosætning. Med målene - at der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne - at der iværksættes flere initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur - at det frivillige foreningsliv styrkes. Nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer mv. skal støttes positivt - at alle brugere føler at der lyttes til deres interesser, og at der er mulighed for, at de der har beslutningskompetencen kan handle på disse ønsker - at der er gennemskuelighed i beslutninger og økonomiske forhold. 4. Lejremodel 2.0 skaber incitamenter og ressourcer til optimering og udvikling af Lejre-hallerne Lejremodel 2.0 udgør et stort skridt i modernisering af borger- og brugerindflydelse på en ambitiøs udvikling af idrætshallerne i Lejre Kommune. Modellen skaber et fremadrettet og dynamiske udviklingsperspektiv bestyrelsen for Lejrehallerne samt brugerrådene skal arbejde med udvikling snarere end daglig drift understøtter en bevidst tænkning om, at fremtidens borger- og brugerindflydelse kræver en veldefineret og klar indflydelseskompetence (til vedtagelse af mål, planer og budgetter) og at optimal ledelse og udvikling af daglig drift kun kan lykkes, når ledende halinspektør har et klart og selvstændigt ledelsesrum forankres i decentralt og gensidigt ejerskab hos brugere, bestyrelse, brugerråd og ledende halinspektør og dennes medarbejdere samt administration og politikere. 5. Rolle- og kompetencefordeling Der er to væsentlige udfordringer for Lejremodel 2.0: dels at få tydelig og markant brugerindflydelse til at klikke (formelt og samarbejdsmæssigt) med udføredelen (ledende halinspektør og dennes medarbejdere) i lyset af at der er skabt én udføreorganisation i og omkring idrætshaller i Lejre Kommune Lejremodel 2.0 side. 2 af 7
Lejre Kommunes Idrætshaller dels er det en udfordring at få styrket motivation og engagement til udvikling og at få flere ressourcer ind i drift og udvikling Med Lejremodel 2.0 som ramme etableres tydelig brugerindflydelse ved at Bestyrelsen og ledende halinspektør indgår i en professionel arbejdsdeling med overordnet beslutningskompetence lagt hos Bestyrelsen. Samtidig med at ledende halinspektør og dennes medarbejdere varetager den daglige service og herunder kan trække på kommunens forvaltninger, herunder kommunens økonomiske, ejendomsmæssige og praktiske administration. Bærende for brugerindflydelsen og samarbejdet er den årlige drifts- og udviklingsplan for idrætshallerne i Lejre Kommune som Bestyrelsen og ledende halinspektør udarbejder i fællesskab og som godkendes af Bestyrelsen (første gang drifts- og udviklingsplan for 2013, incl. sigtepunkter for to følgende år). Bestyrelsen og ledende halinspektør afholder dialogmøde med Lejre Kommunes Udvalg for Kultur og Fritid om den årlige drifts- og udviklingsplan. Bestyrelsen for Lejre-hallerne består af en repræsentant fra hver idrætshals brugerråd samt en medarbejderrepræsentant. Brugerne omkring den enkelte hal vælger ved gennemskuelig og åben proces eget brugerråd. Desuden indgår én skoleleder i Bestyrelsen som repræsentant for Lejre Kommunes skoler. Ledende halinspektør og dennes medarbejdere er ansat af Lejre Kommune. Ledende halinspektør eller dennes souschef deltager i alle bestyrelsesmøder for Lejre-hallerne, med taleret og uden stemmeret. Fordelingen af kompetencer og motivation til stærkt samarbejde hviler på princippet om tydelig brugerindflydelse og stærkt gensidigt samarbejde via betinget delegation. Lejre Kommune delegerer ansvar for drift og udvikling af Lejre Kommunes haller til ledende halinspektør netop således og betinget af, at ledende halinspektør i årlig aftale og i løbende samarbejde opnår enighed om mål, rammer og principper med Bestyrelsen for Lejrehallerne. Dette kræver, at hovedbestyrelse og ledende halinspektør udvikler et stærkt og tillidsfuldt samarbejde. Lejremodel 2.0 side. 3 af 7
Lejre Kommunes Idrætshaller Bestyrelsen Bestyrelsen for Lejrehallerne udøver sin virksomhed i overensstemmelse med gode og professionelle normer for beslutningstagning og samarbejde inden for de mål og rammer, som kommunalbestyrelsen fastsætter. Bestyrelsen samler i samarbejde med ledende halinspektør årligt feedback fra brugerrådene samt fra samarbejdspartnere og evaluerer årligt hallernes udvikling og betjening af brugerne. Bestyrelsen lægger en kort rapport herom på hallernes hjemmeside. Bestyrelsen indkalder mindst en gang årligt brugere og lokalbestyrelser/brugerråd samt evt. samarbejdspartnere til et fælles møde til drøftelse af Lejre-hallernes udvikling og drift. Bestyrelsen udvikler og beslutter visioner, mål og principper samt overordnede planer for hallernes udvikling og bygger disse ind i de årlige aftaler med ledende halinspektør. Dvs. bestyrelsen beslutter i tæt samspil med og efter oplæg fra ledende halinspektør: Udvikling og markedsføring af Lejre-hallerne Samordning og godkendelse af udviklingsplaner for de enkelte haller i lyset af Bestyrelsens egen vision og strategi for Lejre-hallernes og i lyset af Lejre Kommunes mål for bevægelse, sundhed og kulturliv til borgere og gæster Fundraising og etablering af partnerskaber til eksisterende og nye satsninger i Lejrehallerne Lejremodel 2.0 side. 4 af 7