Retningslinje for udbud af bygge- og anlægsopgaver 1
Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Overvejelser før en opgave udbydes... 4 Beslutningsprocedure ved udbud af bygge- og anlægsopgaver... 5 Gennemførelse af udbud... 6 Særlige regler og kontraktvilkår... 8 2
Indledning Denne retningslinje indeholder principper og regler, der skal overholdes i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver i Randers Kommune. Retningslinjerne skal altid sammenholdes med principperne i indkøbs- og udbudspolitikken, og skal dermed ses som et bilag til Randers Kommunes indkøbs- og udbudspolitik. Se indkøbs- og udbudspolitikken for Randers Kommune her. Retningslinjen for udbud af bygge- og anlægsopgaver gælder for alle typer af bygge- og anlægsopgaver i Randers Kommune. Det vil sige både indenfor vejområdet, bygningsområdet og naturområdet. Retningslinjen gælder ikke for konsulentopgaver, som fx udarbejdelse af planer og analyser indenfor det anlægstekniske område, da sådanne er defineret som tjenesteydelser. Her henvises til retningslinjen for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. Det skal bemærkes, at denne retningslinje ikke er en konkret vejledning, men indeholder principper og regler, der skal overholdes, når en bygge- og anlægsopgave udbydes. Ud over Randers Kommunes indkøbs- og udbudspolitik og nærværende retningslinje skal følgende love og regler altid respekteres i forbindelse med udbud af anlægsopgaver: EU s udbudsdirektiv Tilbudsloven (Lov nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter) Byggeloven Lov om miljøbeskyttelse AB almindelige betingelser for arbejder og leverancer ABService almindelige betingelser for serviceydelser Bygningsreglementet Derudover vil det altid være nødvendigt at orientere sig i lovgivningen på det pågældende fagområde, hvor udbuddet skal foregå. I tvivlstilfælde skal man altid kontakte indkøbskontoret. 3
Overvejelser før en opgave udbydes Før en bygge- eller anlægsopgave udbydes, er der en række forhold, man skal overveje. Det drejer sig specielt om forhold vedr. konkurrenceudsættelse, indeholdte konsulentydelser og tærskelværdier. Nedenfor er dette uddybet yderligere. Konkurrenceudsættelse For at sikre de bedst mulige priser skal opgaven som hovedregel altid konkurrenceudsættes. Når flere entreprenører kan byde i konkurrence med hinanden opnås alt andet lige de bedste priser. De fleste af de bygge- og anlægsopgaver, der løses i kommunen, varetages af eksterne leverandører. Kommunens driftsafdeling har dog kapacitet til at løse mindre bygge- og anlægs- opgaver, hvorved opgaven kan varetages internt i kommunen. Før en opgave udbydes vurderer forvaltningen i dialog med driftsafdelingen om; opgaven er relevant for driftsafdelingen at byde på, om driftsafdelingen evt. skal have opgaven tildelt uden udbud, eller om opgaven slet ikke er relevant for driftsafdelingen at byde på. Tærskelværdier Såfremt det pga. opgavens karakter skønnes uhensigtsmæssigt at foretage udbud, kan der jf. afsnit 1 i Tilbudsloven, ordres arbejder for op til 300.000 kr. uden, at der foretages udbud. Ved mindre anlægsopgaver udbydes arbejderne dog altid, så den mest fordelagtige pris opnås i forhold til den konkrete opgave. Som regel indhentes mindst 2 underhåndsbud. Ved udbud af anlægsopgaver for et beløb på mere end 3 mio. kr. skal der (jf. Tilbudsloven) altid afholdes licitation. 4
Beslutningsprocedure ved udbud af bygge- og anlægsopgaver Som hovedregel træffes beslutninger om udbud, udbudsform mv. i fagforvaltningen. Fagudvalgene (og i nogle tilfælde byrådet) kan, når det skønnes nødvendigt pga. opgavens størrelse eller politiske forhold, inddrages i forskellige faser af arbejdet med et udbud. Forvaltningen afholder et årligt orienteringsmøde for potentielle entreprenører/håndværkere om muligheden for at byde på kommunale opgaver. 5
Gennemførelse af udbud Ved gennemførelse af et udbud for bygge- og anlægsopgaver, skal der tages stilling til følgende forhold: udbudsformer, kravspecifikation og tildelingskriterier, garantistillelse, gældserklæring og betalingsbetingelser. Disse forhold er gennemgået nedenfor. Udbudsformer Store opgaver over EU s tærskelværdi Ved store anlægsopgaver over EU s tærskelværdi benyttes ofte eksterne rådgivere. En evt. rådgiver vælges efter udbud, hvor rådgivningen udbydes blandt 3-4 firmaer, der gerne må være lokale, hvis muligt. Der skal dog være mindst en ikke-lokal 1. Der kan også indgås aftale med en rådgiver via en SKI-aftale. Store opgaver over EU s tærskelværdi kan enten udbydes som totalentreprise, omvendt totalentreprise, omvendt entreprise, hovedentreprise eller fagentreprise. Tilbudsgivere kan vælges efter prækvalifikation eller ved offentligt udbud. Opgaver med en byggesum på over 10 mio. kr., men under EU s tærskelværdi En eventuel rådgiver vælges efter udbud, hvor rådgivningen udbydes blandt 3-4 firmaer, gerne lokale, hvis det er muligt. Der skal dog være mindst en ikke-lokal. Der kan også indgås aftale med en rådgiver via en SKI-aftale. Arbejderne udbydes som regel i licitation som fagentreprise eller hovedentreprise med kriteriet laveste pris. Alle kan byde på entrepriserne. Opgaver med en byggesum på 3-10 mio. kr. Arbejderne udbydes som regel i licitation som fagentreprise eller hovedentreprise med kriteriet laveste pris. Alle kan byde på entrepriserne. Opgaver med en byggesum på under 3 mio. kr. Arbejderne udbydes som regel i indbudt licitation som fagentreprise eller hovedentreprise med kriteriet laveste pris, eller der indhentes underhåndsbud. Hvis opgavens karakter muliggør det, indhentes alene tilbud fra lokale entreprenører. 1 Rådgivning er en tjenesteydelse. Se evt. Retningslinjen for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. 6
Kravspecifikation og tildelingskriterier Når en opgave skal udbydes, skal udbyder beskrive de centrale krav til den fremtidige opgaveløsning. Når man formulerer kravene vil det oftest være nødvendigt at inddrage faglig ekspertise fra medarbejdere, som har et indgående kendskab til udførelsen af opgaven. Det er derfor vigtigt, at inddragelsen sker tidligt i processen. Det endelige valg af leverandør skal foretages på baggrund af de tildelingskriterier, udbyder har anført i udbudsmaterialet. Entreprenøren udvælges enten ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud eller laveste pris. Randers Kommune fokuserer på at købe den nødvendige kvalitet billigst muligt (tilstrækkelighedsprincippet). For så vidt, at kvaliteten kan beskrives klart nok, vil Randers Kommune derfor vælge at benytte tildelingskriteriet laveste pris. Garantistillelse Randers Kommune forlanger generelt garantistillelse i henhold til bestemmelserne i AB. Dog har vi ingen garantier stående på under 15.000 kr. En entreprisesum på 100.000 kr. udløser krav om garantistillelse på 15 % ved entrepriseoverdragelse. Dette svarer til 15.000 kr., som frigives helt ved aflevering. En entreprisesum på 150.000 kr. udløser krav om garantistilles på 15 % ved entrepriseoverdragelse. Dette svarer til 22.500 kr., som nedskrives til 10 % ved aflevering svarende til 15.000 kr. Beløbet frigives helt 1 år efter aflevering. En entreprisesum på 750.000 kr. udløser krav om garantistilles på 15 % ved entrepriseoverdragelse. Dette svarer til 112.500 kr., som nedskrives til 10 % ved aflevering svarende til 75.000 kr. De 75.000 kr. nedskrives med 2 % 1 år efter aflevering, svarende til 15.000 kr. Dette beløb frigives efter 5 år fra aflevering. Garantistillelsen skal altid være modtaget, inden der indgås kontrakt. Gældserklæring Randers Kommune forlanger i alle udbud, at tilbudsgivere skal afgive en erklæring på tro og love vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Hvis gælden er over 100.000 kr. har Randers Kommune som hovedregel pligt til at afvise tilbuddet. Kun hvis der stilles garanti for beløb over 100.000 kr., eller der er aftalt en afviklingsordning, vil tilbuddet kunne tages i betragtning. Hvis gælden er mindre end 100.000 kr., har Randers Kommune ret til at afvise tilbuddet, men er ikke forpligtet til det. Betalingsbetingelser og fakturagebyrer Randers Kommune sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter leverandørens fakturaudstedelse. Sidste rettidige betalingsdag er således fakturadato plus 30 kalenderdage. Randers Kommune accepterer ikke opkrævning af gebyrer. Med mindre andet er aftalt, vil en faktura, som indeholder faktureringsgebyr, administrationsgebyr eller lignende, blive afvist. 7
Særlige regler og kontraktvilkår Randers Kommune tager et samfundspolitisk ansvar. Derfor tages sociale hensyn samt hensyn til miljø og klima i forbindelse med vores indkøb og udbud. Nedenfor er Randers Kommunes særlige regler og kontraktvilkår uddybet. Sociale klausuler Randers Kommune går ind for, at der anvendes sociale klausuler ved udbud - hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Hvilke sociale klausuler, det er relevant at inddrage, tages der stilling til i det konkrete tilfælde. VVed brug af sociale klausuler skal det fremgå af udbudsmaterialet og udbudsbekendtgørelsen, at den, der vinder udbuddet, påtager sig en nærmer angivet social forpligtelse. En social klausul kan alene anvendes som et kontraktvilkår. Det kan f.eks. være et krav om: at ansætte et antal/ en andel medarbejdere på særlige vilkår at ansætte et antal/ en andel medarbejdere med en vis ledighedsperiode at ansætte et antal/ en andel medarbejdere fra særlige grupper en etnisk ligestillingspolitik, en personalepolitik en arbejdsmiljøpolitik Arbejdsklausuler Der stilles ved ethvert udbud krav om, at den valgte leverandør og dennes underleverandører skal sikre sine medarbejdere løn- og ansættelsesvilkår, der ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til kollektiv overenskomst mv. gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der henvises til ILO konventionen nr. 94. Arbejdsklausulen sikrer Randers Kommune ret til at udbede sig dokumentation for medarbejdernes vilkår og giver mulighed for, at der kan foretages kontrol. Overtrædelse af klausulen giver Randers Kommune ret til at afkræve bod eller hæve kontrakten. Dokumentationskrav og sanktionsmuligheder beror på en konkret vurdering afhængigt af opgavens karakter, art og længde. Der kan søges vejledning hos Udbud og Indkøb. En arbejdsklausul kan alene anvendes som et kontraktvilkår, og klausulen skal både være saglig og proportional i forhold til den opgave, der udbydes. 8
Arbejdsmiljø og socialt ansvar Randers Kommune stiller i ethvert udbud krav om, at leverandøren og dennes underleverandører overholder konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Der stilles endvidere krav om, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Miljø og klima Randers Kommune arbejder til stadighed for at nedsætte miljøbelastningen samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Randers Kommune har som mål at nedsætte CO2 belastningen med 75% inden 2030, i forhold til 1990 niveau. Ved indkøb og udbud af varer og ydelser indgår miljøhensyn i relevant og nødvendigt omfang sammen med øvrige parametre såsom pris, kvalitet mv. Dette kan være i forhold til: Minimering af miljøbelastning ved produktion, distribution og bortskaffelse Miljøvenlig anvendelse af produktet samt muligheder for genanvendelse. Produktets levetid, kvalitet, og om produktet lever op til forskellige miljøstandarder samt minimering af indholdet af uønskede stoffer og energiforbruget. Miljøhensyn kan godt gå hånd i hånd med økonomiske hensyn. For eksempel, hvis en vare har længere levetid eller et lavere energiforbrug. For at sikre energibesparelser skal Indkøbsvejledningen fra Center for Energibesparelser anvendes. Denne dækker bl.a. indkøb af: IT og kontorudstyr Professionelle hvidevarer Belysning Tv og underholdning Varme og ventilation Tropisk træ Tropisk træ, der anvendes i forbindelse med opgaver for Randers Kommune skal altid være certificeret som bæredygtigt træ med en anerkendt certificeringsordning. 9
10
11
Juni 2015 www.randers.dk Randers Kommune Laksetorvet 8900 Randers C www.randers.dk 12