Oprettelse af 10. klasses udbud i frie skoler Brugervejledning til Optagelse.dk
Oprettelse af 10. klasses udbud i frie skoler Brugervejledning til Optagelse.dk Version: 1.2 Forfatter: Gunner MacIntyre Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Ændringer på Optagelse.dk i 2015... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1.3 Forskellige typer af 10. klasses udbud... 5 1.4 Bemærkningsfelt... 5 2 Oprettelse og redigering af et udbud.... 6 2.1 Rettigheden Opretter... 6 2.2 I gang med oprettelse og redigering af udbud.... 6 2.3 Udbudsadministration... 7 2.4 Udbuddet... 9 2.5 Bundmenu i Udbud... 16 3 Offentliggørelse af udbud... 17 Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015 3
1 Indledning Denne vejledning gennemgår oprettelse af 10. klasses udbud på Optagelse.dk. Hvert år mellem uge 43 og den 30. november skal skolerne klargøre og indberette de 10. klasses udbud, som de udbyder. Alle frie skoler, der udbyder et 10. klasses udbud, skal hvert år inden den 30. november have gjort samtlige udbud til det kommende skoleår klar til offentliggørelse. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til administrative medarbejdere på frie skoler, der skal oprette og vedligeholde skolens 10. klasses udbud på Optagelse.dk. Frie skoler omfatter: Friskoler, private grundskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler. Der findes på Optagelse.dk en tilsvarende vejledning blot rettet mod folkeskolerne. 1.2 Forskellige typer af 10. klasses udbud Der er forskellige typer af 10. klasses udbud. Du kan læse mere i oversigten over forskellige typer af 10. klasses udbud. Der er forskel på 10. klasse og 10. skoleår. En 10. klasse forbereder eleven til 10. klasses afgangseksamen. Et 10. skoleår leder ikke op til en 10. klasses afgangseksamen. Kun hvis skolen udbyder 10. klasse, skal skolen oprette et 10. klasses udbud på Optagelse.dk. 10. skoleår skal ikke oprettes som et 10. klasses udbud. 1.3 Bemærkningsfelt Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med funktionaliteten. Styrelsen for It og Læring, 05.11.2015 5
2 Oprettelse og redigering af et udbud. 2 Oprettelse og redigering af et udbud. 2.1 Rettigheden Opretter For at kunne oprette eller redigere et eksisterende et 10. klasses udbud, skal medarbejderen der skal udfører dette være oprettet i Optagelse.dk, og have rettigheden Opretter. Hvis der er tvivl om rettigheder kontaktes skolens brugeradministrator på Optagelse.dk. Alternativt findes der en vejledning om brugeroprettelse på en grundskole. 2.2 I gang med oprettelse og redigering af udbud. Alle skoler, der har et 10. klasses udbud, skal hvert år senest den 30. november have gjort alle udbud til det kommende skoleår klar til offentliggørelse. Efter login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside vælges området Dine muligheder knappen Udbudsoplysninger. Derefter kommer nedenstående vindue frem og 10. klasse vælges. 6 UNI C, 05.11.2015
2.3 Udbudsadministration Bemærk: Hvis brugeren er tilknyttet flere skoler, vælges den skole, der ønskes at oprette udbud på, ude på forsiden. Det gøres ved at klikke på pil ned i venstre side. Så vises en liste over alle de skoler og eventuelle afdelinger, der er adgang til. Eksemplet herunder er en skole med tre afdelinger. 2.3 Udbudsadministration På siden Udbudsadministration vises samtlige udbud der findes for det pågældende skoleår uanset deres tilstand i systemet. Se mere om udbudstilstande i 2.4 pkt. 1 Der vil ofte findes udbud kopieret fra det foregående skoleår, det er en automatisk proces systemet kører hvert efterår. Disse udbud vil have tilrettede datoer og være i tilstanden Under redigering men ellers være kopier af foregående år. Det er vigtigt at sikre sig at der arbejdes i det korrekte skoleår. Hvis udbuddet for eksempel har studiestart den 8. august 2016 skal udbuddet oprettes i skoleåret 2016/2017. Ansøgningsperioden kan eksempelvis være 1.1.2016 til 31.7.2016 Når der oprettes et 10. klasses udbud, vælges hvilken institution undervisningen foregår på. Det kommer for ansøger til at se ud som om den foregår på den institution, du opretter udbuddet fra. Det vil sige den institution, der står øverst på siden Udbudsadministration. Det er ikke muligt at rette dette senere på et udbud, så oprettes det på en forkert institution og vil rette dette, skal der startes forfra. UNI C, 05.11.2015 7
2 Oprettelse og redigering af et udbud. I udbuds administrationen er der øverst 4 funktionsknapper og mulighed for at markere enkelte eller alle udbud ved hjælp af checkbokse. Tilføj 10. klasse udbud Oprettelse af nyt udbud. Se pkt. 2.4 Klar til godkendelse Her gøres de markerede udbud klar til godkendelse. Se pkt. 2.6 Eksporter Mulighed for at eksportere de markerede udbud til PDF, CSV eller XML. Udskriv Udskriver siden Udbudsadministration som den vises på skærmen. 8 UNI C, 05.11.2015
2.4 Udbuddet 2.4 Udbuddet Når der trykkes på knappen Tilføj 10. klasses udbud kommer siden udbud frem. Det samme vindue vises for et eksisterende udbud ved at trykke på studieretningsnavnet for det pågældende udbud. Siden Udbud indeholder to faneblade: Udbud og Historik og noter UNI C, 05.11.2015 9
2 Oprettelse og redigering af et udbud. Der er 11 punkter til et udbud. Disse gennemgås i detaljer herunder. 1. Tilstand Dette viser udbuddets aktuelle status. Der findes 5 tilstande et vist udbud kan være i. 1. Afvist - Hvis et udbud har været Godkendt til offentliggørelse eller Klar til godkendelse, men der findes fejl eller behov for rettelser, kan det af Styrelsen for IT og Læring afvises således at skolen kan tilrette udbuddet. 2. Godkendt til offentliggørelse Når et udbud er blevet godkendt vil det være i denne tilstand. Det er ikke muligt at redigere et udbud så længe det er godkendt. 3. Inaktiv Et udbud der kun udbydes engang imellem. For eksempel et udbud, der tilbydes hvert andet år, kan med fordel inaktiveres de perioder det er lukket. Et inaktivt udbud kan ikke fremsøges af kommende studerende. Der skal være opmærksomhed omkring, at et udbud der har været godkendt i året og af en eller anden grund bliver inaktiveret, godt kan have ansøgere. Disse skal i så tilfælde kontaktes og informeres om ændringen af udbuddet. 4. Klar til godkendelse Når redigering af et nyt eller åbent udbud er færdiggjort, sættes det i denne tilstand ved et tryk på knappen Klar til godkendelse. Er det efter 30. november deadline kontaktes Optagelse.dk derefter så udbuddet kan godkendes. Et udbud i denne tilstand kan ikke længere redigeres. 5. Under redigering Et nyt udbud eller et afvist udbud der er ændret, vil stå i denne tilstand. Når det er færdigredigeret sættes det i tilstanden klar til godkendelse. 2. 10. klassetype Dette viser 10. klasse udbuddets type. Der findes 4 typer et udbud kan være i, der skal vælges en type i drop-down menuen. Det er vigtigt at angive den korrekte type, da ansøgerne skal angive hvilken type 10. klasses udbud de søger 1. 10. klasse. - Frie fagskoler skal også bruge denne klassetype. 2. 10. klasse, efterskoler. 3. Erhvervsrettet 10. klasse 10. klasse med valgfag rettet mod EUD (Eud10). 4. 20/20 model 10. klasse efter 20/20 modellen. Der kan læses om de forskellige typer i oversigten over forskellige typer af 10. klasses udbud. 10 UNI C, 05.11.2015
2.4 Udbuddet 3. Retning Feltet retning er et fritekstfelt hvori navnet på 10. klasse udbuddet anføres. I eksemplet er retningen navngivet Natur & fritid. Studieretningen behøver ikke at have et navn, der fortæller om indholdsretning. Mange vælger blot at kalde studieretningen for 10. klasse, hvis der for eksempel kun er et 10. klasses udbud på skolen. Redigeres der på et eksisterende udbud, vil der allerede stå et navn her. Nogle skoler har pladsbegrænsning, og eleverne skal have en aftale for at blive optaget. I de tilfælde sættes der et flueben ud for Udbuddet har et begrænset antal pladser. Hvis der er sat et flueben, bliver ansøgeren i ansøgningsøjeblikket gjort opmærksom på, at de skal have en aftale om optagelse. Funktionen bruges oftest af efterskoler og private skoler. Fluebenet udløser dette spørgsmål til ansøgeren: UNI C, 05.11.2015 11
2 Oprettelse og redigering af et udbud. 4. Tilbudsfag Friskoler, private grundskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler skal ikke nødvendigvis udbyde tilbudsfag, men kan vælge enten at udbyde alle tilbudsfagene eller ingen af tilbudsfagene. Tilbudsfag er ikke de fag, som skolen udbyder, og som alle elever skal have undervisning i. Det er kun, hvis I har ekstra frivillig undervisning i dette, at du skal markere, at I har tilbudsfagene. Hvis skolen fravælger tilbudsfagene, men alligevel ønsker at udbyde for eksempel Dansk, så kan skolen tilføje Dansk under Andre fag. 12 UNI C, 05.11.2015
2.4 Udbuddet 5. Andre fag Her tilføjes eventuelle andre fag, som skolen vil udbyde. Det er også her enkelte tilbudsfag tilføjes, hvis skolen udbyder ekstra timer i nogle af disse fag. Ansøgere kan kun vælge mellem de markerede fag. Hvis skolen ønsker at udbyde et fag, som ikke er på listen, kan du bruge tekstfeltet til at oprette faget. I nedenstående eksempel har vi allerede tilføjet Biologi og Webteknologi og skal til at tilføje Geografi. Alle fag tilføjet på denne måde kommer med i udbuddet. UNI C, 05.11.2015 13
2 Oprettelse og redigering af et udbud. 6. Ekstra felter Ekstra felter indeholder en liste af felter, som kan indsættes på skolens udbud. Felterne bliver kun vist for ansøgere, der er gået ud af skolen. Da næsten alle ansøgere til 10. klasse går i 9. klasse, er denne funktionalitet derfor ikke relevant for næsten alle 10. klasses udbud. Hvis du på trods af dette alligevel er interesseret i, hvordan ekstra felter oprettes, kan der læses om denne funktionalitet i vejledningen til oprettelse af et uddannelsesudbud for Erhvervsuddannelserne. 7. Udbydende institution Her står, hvilken institution der udbyder udbuddet. Den vil altid være sat til den juridiske hovedinstitution. Det vil sige oprettes der et udbud på en underafdeling, vil der her stå hovedskolen. 8. Ansøgningen sendes til Her angives, hvilken afdeling der kommer til at stå, at ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud og sendes med post. Der kan i drop-down menuen kun vælges mellem de afdelinger, der er tilknyttet samme skole. 14 UNI C, 05.11.2015
2.4 Udbuddet 9. Ansøgningsperiode I feltet Fra angiv ansøgningsperiodens startdato og i feltet Til angiv ansøgningsperiodens slutdato, begge dage er inkl. For at ændre datoen trykkes enten på Kalenderikonet og vælges måned, år og dato i pop-up vinduet. Alternativt skrives datoen direkte ind i formen dd-mm-åååå. Ved nye udbud er ansøgningsperioden angivet til at være fra den 1.1.2016 til 31.7.2016. 10. Studiestart Her angives studiestartsdatoen. Denne ændres på samme måde som ansøgningsperioden. Ved nye udbud er studiestartsdatoen angivet til 1.8.2016. Det er muligt at rette denne dato, så den passer til skolens udbud. 11. Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens interne brug. Noterne kan ikke ses af ansøgere. Der er adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. UNI C, 05.11.2015 15
2 Oprettelse og redigering af et udbud. 2.5 Bundmenu i Udbud Når der oprettes et nyt udbud er det ikke alle knapper i bundmenuen der er aktive. Når der efterfølgende redigeres et eksisterende udbud er samtlige knapper aktive. Annullér Vælges der under oprettelse eller redigering ikke at oprette udbuddet alligevel eller gemme nogle ændringer til et eksisterende udbud, vil et tryk på Annullér knappen bringe en tilbage til Udbudsadministration uden at ændringerne gemmes. Gem Ændringerne gemmes hvorefter der omdirigeres til Udbudsadministration. Klar til godkendelse - Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det gøres klar til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra bundmenu eller fra siden Udbudsadministration. Læs mere om dette i afsnit 3. Slet Sletter det aktuelle udbud. Dette kan dog ikke foretages hvis udbuddet er klar til godkendelse, godkendt til offentliggørelse, eller har modtaget ansøgere. Der vil blive spurgt om bekræftelse på denne handeling. En sletning kan ikke fortrydes. Inaktivér - Knappen Inaktivér gør udbuddet inaktivt. Læs mere om dette i pkt. 2.4 Vis Viser udbuddet som ansøger vil se det. Vær opmærksom på at Ekstra felter vises her, men de vil kun kunne ses af ansøgere der allerede har forladt grundskolen. 16 UNI C, 05.11.2015
2.5 Bundmenu i Udbud 3 Offentliggørelse af udbud Når et udbud er klar til offentliggørelse, skal det igennem en godkendelsesproces i Undervisningsministeriet. For at få udbuddet i gang med denne proces, skal det sættes i tilstanden Klar til godkendelse. Et udbud kan gøres klar til godkendelse fra det enkelte udbuds bundmenu, eller fra knappen Klar til godkendelse på Udbudsadministrationssiden. Når et udbud er sat i tilstanden Klar til godkendelse kører processen automatisk herfra, og skolen skal ikke foretage sig mere. Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet fra 30. november frem til primo januar. Sættes et udbud i tilstanden Klar til godkendelse efter denne periode tages kontakt til Optagelse.dk for at gøre opmærksom på at udbuddet er klar til godkendelse. Et udbud der er Klar til godkendelse kan ikke ses i uddannelsesoversigten på Optagelse.dk før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. Udbuddet vil kunne ses i uddannelsesoversigten så snart det er i tilstanden Godkendt til offentliggørelse og så længe det er inden for den ansøgningsperiode der er angivet i det enkelte udbud. Se pkt. 2.4 for mere information om ansøgningsperiode. Bemærk Når et udbud er i tilstanden klar til godkendelse, kan det ikke længerer redigeres. UNI C, 05.11.2015 17