Behov for gearskifte Ny generation ESDH Konfigurerbare procesplatforme Løbende tilpasning af systemerne giver stor værdi men er systemerne og myndighederne klar? Der er potentiale i konfigurerbare standardsystemer men Standard ESDH er ikke tilstrækkeligt! Kan Staten lære noget af kommunerne hvad med en Fællesstatslig Rammearkitektur? Læs om Globeteams vurdering af seks systemtyper
Er digitalisering af sagsbehandlingen i Staten klar til et gearskifte? Globeteam har undersøgt, hvilke faktorer der giver værdi for digitaliseringen af sagsbehandlingen i Staten, samt om systemerne - og myndighederne selv - er gearet til at indfri den fulde værdi af yderligere digitalisering. Konfigurerbare procesplatforme med ESDH vinder frem. Dem har vi vurderet sammen med fem andre systemtyper. Forfatterne - Inge Bograd, ibb@globeteam.com, 2290 3193 - Per Andreasen, pan@globeteam.com, 2427 7131 December 2016
Indhold 1 Hvorfor denne rapport... 5 2 Resumé... 9 3 Fire faktorer der har betydning for værdi... 11 Faktor 1: Løbende tilpasning... 12 Faktor 2: Brugervenlighed... 13 Faktor 3: Automatisering... 14 Faktor 4: Forankring hos lederne... 15 4 Systemtyper... 16 Arketyper vores definitioner... 16 Systemtyper i praksis - Globeteams vurdering... 17 Standard ESDH-system Specialtilpasset ESDH... 18... 19 Blandet systemkompleks med ESDH... 20 Specialudviklet sagsbehandlingsløsning... 21 Fagsystem... 22 Konfigurerbar procesplatform med ESDH... 23 5 Hvor er standardsystemerne på vej hen leverandørernes planer... 24 KMD WorkZone (tidligere ScanJour)... 25 Public 360 fra Tieto (tidligere Software Innovation)... 26 Platina fra Formpipe... 27 6 Perspektiver... 28 Globeteam A/S Virumgårdsvej 17 A 2830 Virum T. + 45 70 26 29 70 info@globeteam.com www.globeteam.com
Hvorfor denne rapport Statslige myndigheder arbejder kontinuerligt med at optimere deres sagsbehandling, og om muligt digitalisere den yderligere for at fremme effektiviteten og forbedre servicen, samt ikke mindst leve op til krav og forventninger til den fortsatte digitalisering. I denne rapport stiller Globeteam skarpt på de statslige myndigheders digitalisering af sagsbehandlingen og vurderer, hvilke faktorer der spiller ind på, om myndigheden oplever nytteværdi af sine sagsbehandlingssystemer, samt om valget af systemtype har indflydelse på den oplevede nytteværdi. Spørgsmålene er derfor: 1. Hvad er de afgørende faktorer for, om myndighederne opnår værdi af digitaliseringen af sagsbehandlingen? 2. Er der forskel på myndighedernes Sagsfabrik og digitalisering af de Generelle opgaver? 3. Lever de eksisterende it-systemer op til brugernes forventninger, og hvordan udvikler it-systemerne sig? 4. Hvad er fordele og ulemper ved myndighedernes forskellige systemvalg? Disse spørgsmål har Globeteam søgt svar på gennem en spørgeskemaundersøgelse blandt statslige myndigheder. Vi har fået 50 besvarelser, og har derfor haft et godt grundlag for vurderingerne i rapporten. 5
Vi skelner i rapporten mellem to opgavetyper. Sagsfabrik. Har forholdsvis få sagstyper, men til gengæld mange sager inden for hver sagstype. Ikke alle myndigheder har denne opgavetype. Sagsfabrikker har typisk mulighed for at digitalisere og automatisere sagsprocesserne helt eller delvist og anskaffer ofte it-systemer, der er målrettet de konkrete opgaver. Generelle opgaver. Den anden opgavetype er sværere at navngive entydigt. Alle myndigheder har masser af forskelligartede opgaver, der fx vedrører administrative opgaver, det indre liv i organisationen, mindre myndighedsopgaver, projektopgaver, ad hoc opgaver kort sagt hvad-som-helst-opgaver. Vi vælger at kalde det Generelle opgaver. Disse opgaver er karakteriseret ved mange forskellige sagstyper, og de er derfor sværere at digitalisere og automatisere. De Generelle opgaver bliver typisk understøttet af mere generelle systemer fx klassiske ESDH-systemer. Ny type standardsystem er under udbredelse De fleste myndigheder har en drøm om at anvende standardsystemer og så vidt muligt undgå specialudvikling. Det har hidtil været svært at opfylde denne drøm, især fordi de tilgængelige standardsystemer ikke er fleksible nok til at kunne tilpasses til myndighedens forskellige opgaver. Resultatet har været, at mange myndigheder har valgt at anvende et standardsystem (oftest ESDH) og accepteret, at myndighedens opgaver ikke bliver tilfredsstillende understøttet. Alternativt har myndigheden valgt mellem forskellige former for specialtilpasning eller specialudvikling. Dette kan fx være at specialtilpasse et standard ESDH-system, få udviklet sin egen løsning eller forsøge at koble forskellige standardsystemer sammen til det vi kalder et Blandet systemkompleks. For mange myndigheder har valget af specialtilpasning betydet, at selv om opgaverne er blevet bedre understøttet, har det medført en række uhensigtsmæssigheder herunder: - Høje omkostninger til etablering og den fortsatte udvikling - Binding til den valgte teknologiplatform - Kompleks løsning, der stiller store krav til egne kompetencer Endelig vælger nogle myndigheder at anskaffe et fagsystem til Sagsfabrikkens opgaver. Figur 1 illustrerer, i hvilket omfang de forskellige systemtyper understøtter myndighedernes Generelle opgaver og eventuelle Sagsfabrik. Den lodrette akse viser graden af specialudvikling for systemtyperne. 6
Specialudvikling Høj Specialudviklet løsning Specialtilpasset ESDH Blandet systemkompleks med ESDH Fagsystem PRIS Konfigurerbar procesplatform med ESDH ESDH Generelle opgaver (Forskelligartede sager) Standard OPGAVETYPE Figur 1 Lav Sagsfabrik (Mange ensartede sager) De fleste myndigheder ønsker at anskaffe systemer, som ligger i det nedre område, og helst ét system der dækker både de Generelle opgaver og Sagsfabrikken. I dag er det reelt kun ESDH-systemer, der ligger i dette område. Men ESDH-systemerne er ikke velegnet til at understøtte Sagsfabrikken og faktisk heller ikke alle de Generelle opgaver, da ESDH-systemet oftest ikke kan konfigureres tilstrækkeligt fleksibelt. Man mangler således en systemtype, der, inden for et standardsystems ramme, fleksibelt både kan rumme en stor del af Sagsfabrikkens opgaver og understøtte de Generelle opgaver bedre end de nuværende ESDH-systemer. Vi kalder denne systemtype for Konfigurerbar procesplatform med ESDH. Denne systemtype er endnu ikke videre udbredt i Danmark, og Globeteam ser i denne rapport bl.a. på, om systemtypen er et realistisk alternativ til de nuværende systemtyper. Se side 16 for introduktion af systemtypen Konfigurerbar procesplatform med ESDH. 7
Resumé En ny systemtype med fleksible konfigurationsmuligheder kombineret med standard ESDH-funktionalitet er under fremmarch på det danske marked. Disse Konfigurerbare procesplatforme med ESDH er realistiske alternativer til store dele af den nuværende systemunderstøttelse af den statslige sagsbehandling. Der er stort behov for sådan en systemtype hos myndighederne, og både leverandører af nuværende ESDH-systemer og nye spillere på markedet tilkendegiver, at konfigurerbarhed og procesunderstøttelse inden for standardsystemets rammer har meget høj prioritet for den videre udvikling af deres løsninger. Leverandørerne har således et fælles målbillede. Til gengæld har de forskellige tilgange til at opnå det - nogle ved at tilbyde tilkøbsmoduler til deres ESDH-system, mens andre tilbyder løsninger med konfigurerbar procesunderstøttelse indbygget i løsningens DNA. Globeteams analyse viser, at en Konfigurerbar procesplatform kan have en positiv effekt på den statslige digitalisering på fire vigtige områder. 1. Mulighed for løbende tilpasning af it-systemerne til sagsprocesserne har stor betydning for værdien af it-systemerne. Det er der bred enighed blandt de deltagende myndigheder om, og en Konfigurerbar procesplatform med ESDH vil have stor positiv effekt på både Sagsfabrikken og for de Generelle opgaver. 2. Brugervenlighed er afgørende for værdien af it-systemerne. Mange myndigheder oplever en utilfredsstillende brugervenlighed i dag, og det er derfor i toppen af ønskelisten. Også her kan en Konfigurerbar procesplatform med ESDH spille en positiv rolle, idet de enkelte processer kan blive understøttet mere præcist end med de nuværende Standard ESDH-systemer. 3. Myndighederne har et bredt ønske om yderligere automatisering. Det er dog ikke alle Generelle opgaver, der er egnede til fuld automatisering, men med en Konfigurerbar procesplatform med ESDH er der bedre mulighed for automatisering af hele eller dele af processerne. Det stiller dog store krav til, at myndigheden tager ejerskab til sine processer. 4. Forankringen hos lederne er afgørende for, om man opnår værdi af digitaliseringen især for de Generelle opgaver, hvor det kræver en stor indsats at få medarbejderne til at anvende systemerne korrekt. Her kan en Konfigurerbar procesplatform med ESDH spille en positiv rolle. Dette skyldes, at med denne platform bliver det muligt lettere at konfigurere systemet til de konkrete behov, og lederne oplever, at der er kortere vej fra en idé opstår, til den er realiseret i systemet. Senere i rapporten vurderer vi seks systemtyper på fire parametre: Pris, Kompleksitet samt Evne til at understøtte Sagsfabrikken og Generelle opgaver. Konklusionen er, at de Konfigurerbare procesplatforme med ESDH har potentiale til at udkonkurrere de eksisterende systemtyper. 9
Er digitalisering af sagsbehandlingen i Staten klar til et gearskifte? Globeteam har gennem en spørgeskemaundersøgelse blandt statslige myndigheder undersøgt, hvilke faktorer der giver værdi for digitaliseringen af sagsbehandlingen i Staten, samt om systemerne - og myndighederne selv - er gearet til at indfri den fulde værdi af yderligere digitalisering. De væsentligste budskaber fra analysen er: Løbende tilpasning af systemerne gennem primært konfigurering vil give stor værdi for mange myndigheder, men de nuværende udbredte systemtyper opfylder dog ikke til fulde behovene. En ny systemtype, som vi kalder Konfigurerbar procesplatform med ESDH, ser ud til at brede sig i Staten de kommende år. Globeteam ser gode perspektiver i denne type systemer fordi: - Den giver reelt en mulighed for løbende tilpasning af den enkelte myndigheds konfigurering - Konfigurering kan gøres mere målrettet den enkelte myndighed, og systemet vil blive opfattet mere brugervenligt - Det vil blive muligt at automatisere en større del af myndighedernes processer - helt eller delvist - Det vil blive lettere at forankre systemet hos både ledere og medarbejdere, da der vil være kort vej, fra et behov opstår, til det er realiseret i systemet Læs om Globeteams vurdering af seks systemtyper på parametrene - Pris - Kompleksitet/risiko - Understøttelse af Sagsfabrikkens opgaver - Understøttelse af myndighedens Generelle opgaver Om forfatterne Undersøgelsen og rapporten er udført af Inge Bograd og Per Andreasen, der er specialister inden for digitalisering af offentlig sagsbehandling. Inge Bograd: ibb@globeteam.com, 2290 3193 Per Andreasen: pan@globeteam.com, 2427 7131 Om Globeteam Globeteam er 80 konsulenter og rådgivere inden for den offentlige digitalisering fra forretningskonsulenter til specialister med dyb teknisk viden inden for udvikling af løsninger og it-infrastruktur. Globeteam A/S Virumgårdsvej 17 A 2830 Virum T. + 45 70 26 29 70 info@globeteam.com www.globeteam.com