Klargøring af og adgang til studerende i Talent Denne vejledning er til arbejdet i Talent Management efter at ansøgere er blevet vippet over fra Recruitment. Inden den studerende får adgang til PhD Planneren, skal de tildeles kontaktpersoner (vejleder, co vejleder) og have tildelt en planskabelon, som de kan udfylde. Det er en fordel at gennemgå faneblad for faneblad på den enkelte studerende for at sikre, at alle opgaver er udført. Indholdsfortegnelse Medarbejderfanebladet... 2 Planerfanebladet... 3 Kontaktpersonerfanebladet... 9 Selvbetjeningsfanebladet... 12 Opgaverfanebladet... 13 Dokumenterfanebladet... 14 Statusfanebladet... 15 De studerende, der skal aktiveres i Talent Management udsøges under Medarbejdere med filteret *Admin Enrolment preparation. Vær opmærksom på at Last workflow status kan være både Admitted og Enrolment preparation. Side 1 af 15
Medarbejderfanebladet Det er vigtigt, at det er den korrekte mailadresse, der er registreret i E mail feltet. Det skal være en AU mail, altså enten en post.au.dk mailadresse eller en institut adresse. (Vær opmærksom på at mailadresse 1 i øjeblikket overskrives til post.au.dk adresse ved vipning. Dette forventes ændret på et senere tidspunkt.) Hvis den studerende ikke har en AU mail, skal der inde fra fanen Dokumenter sendes en e mail til den studerendes private e mail adresse, om at vedkommende bedes sende en AU mail adresse, når det er muligt. Brug evt. mailskabelonen Admin* Department e mail Der skal ikke gives adgang til Student Portal, før der er registreret en AU mailadresse. Hvis den private mail adresse ikke står i et af mailfelterne, må du tilbage i rekrutteringsarkivet, hvor du kan finde den studerende. Her vil e mail adressen være at finde, hvis ikke under e mail feltet, så under fanen Dokumenter. Hvis den studerende starter på deltid, skal timetallet opdateres under medarbejderfanen, og der skal oprettes en anmodning med angivelse af tiden for at få beregnet den rigtige gennemførselstid. Se evt. vejledningen Anmodning deltidsstudium : Side 2 af 15
Planerfanebladet Her tildeles ph.d. plan til den studerende: 1. Sæt type til PhD Plan (forvalgt) og klik <Næste> 2. Vælg en skabelon, der ligger tættest op ad den længde, PhD forløbet skal have. 3. Navngiv planen således: PhD plan + studerendes navn, f.eks. PhD Plan Hans Hansen. Den studerende kan selv ændre navnet senere. 4. Sæt startdato for planen til indskrivningsdatoen Side 3 af 15
5. Klik på <Tilføj> og du præsenteres for skærmsiden Plan elementer: Klik på Profil og kontroller, at Start date og End date svarer til indskrivningsdatoerne. Hvis planens slutdato skal ændres, skal det gøres både i profilbladet og i tre elementer under fanen Plan elementer: Phd project Supervision agreement Financing plan Side 4 af 15
For visse skoler og/eller programmer gælder at der er faste datoer for evalueringer. Denne funktionalitet er ikke helt slået igennem endnu, men ventes asap. For at styre disse datoer skal en kode lægges ind i profilbilledet: FREQ=YEARLY;BYMONTH=3,9;BYMONTHDAY=1 BSS: 2, 8 (februar, august) ST: Geoscience, Animal og Food: 4, 10 (april, oktober) ST: Agro: 3, 9 (marts, september) Koden kopieres fra én eksisterende studerende eller fra vejledningen og sættes ind i feltet Due date RRULE : 6. Hvis der er rettet i oplysningerne, skal du klikke på <Gem>, ellers på <Annuller> 7. Klik tilbage på Plan elementer 8. Kik i oversigten under Plan elementer og kontrollér for hvert af elementerne PhD project, Supervision agreement og Financing plan, at det er den rigtige start og slutdato. De svarer typisk til hele ph.d. forløbet. Hvis datoerne ikke er korrekte, klik på Rediger og ændr datoerne. Kontroller også at rullemenuen for Fremskridt er i status In progress for disse elementer og afslut med knappen <Gem>. Side 5 af 15
9. Under Opgaver står planen i status Admin adjustable. Side 6 af 15
10. Klik på Opgaveopdatering og klik <Skip> Ved at køre musen hen over de enkelte felter inden du klikker skip eller gem kan du se hvilke muigheder der er for at ændre betingelserne i de enkelte condition felter. 11. Du er nu under fanen Opgaver. I højre panel sættes status til Send to student. Opgavelokation sættes automatisk, så den må du ikke ændre, men kontroller forfaldsdatoen. Den er som standard sat til 65 dage efter indskrivning. Det kan rettes her, så det sikres, at den studerende bliver bedt om at lave sin plan rettidigt, hvis fx sagsbehandlingen har trukket ud. Side 7 af 15
12. Klik <Gem og tilføj> Den færdige planskabelon vil nu være synlig for den ph.d. studerende, når denne får adgang til Student portalen. Side 8 af 15
Kontaktpersonerfanebladet Nu skal den studerende have tildelt kontaktpersoner. Under fanebladet Medarbejder under den phdstuderende står der i Changelog felterne navnene på vejlederne, der er kopieret med fra Rekruttering. I de fleste tilfælde findes vejlederne allerede i listen over kontaktpersoner. Klik på fanen Kontaktpersoner. 1. Klik på knappen <Add existing contact> og klik på knappen til højre for tekstfeltet for at få listen over registrerede kontaktpersoner. Side 9 af 15
2. Klik på navnet på kontaktpersonen i listen, så det bliver markeret med en prik og klik på <Vælg>: 3. Vælg en rolle for kontakpersonen og klik <Gem> 4. I boksen til venstre i billedet klikkes på <Vælg> for at kontaktpersonen/vejlederen bliver hovedvejleder. Det tjekkes ved at se, om vejleder står som Contact øverst i oversigtsbilledet på den studerende. Side 10 af 15
Det skal se ca. sådan her ud: Hvis en kontaktperson ikke findes i listen, skal vedkommende oprettes. 5. Klik på <Add new contact> og indtast persondata. Som minimum skal alle felter med * være udfyldt. Se vejledningen Kontaktpersoner, oprettelse og programmer for detaljer. Når du har klikket på <Gem>, er kontaktpersonen oprettet, men endnu ikke tildelt den ph.d. studerende. Det forventes, at dette sker automatisk, men er pt. (pr. 15/10/2012) ikke implementeret. 6. Indtil tildelingen sker automatisk, er det desværre nødvendigt at begynde forfra med punkt 2 i denne del af vejledningen. Side 11 af 15
Selvbetjeningsfanebladet Hvis den studerende har en AU e mail adresse, tildeles adgangen nu, ellers gøres dette når adressen modtages. Vælg ny dato for Gyldig indtil så langt ud i fremtiden som systemet tillader, så vi ikke risikerer at den studerende mister adgang før afsluttet uddannelse. Sæt derefter flueben ved Student portal. (Den vil hedde SPHD/APHD/BPHD/HPHD Student Portal alt efter hvilken skole det drejer sig om.) Tryk Opret konto. Der bliver nu sendt to e mails til den studerende. Den ene med brugernavnet, som er identisk med mailadressen, og den anden med et foreløbigt password. Når den studerende aktiverer sin konto, vil vedkommende blive bedt om at ændre passwordet. Hvis den studerende glemmer sin adgangskode eller af anden grund skal have oplysningerne gensendt, er det også her, det gøres. Klik på Send e mail (igen) Du kan finde de to emails under den fanen Dokumenter på den studerende. Her kan du desuden få et overblik over, hvor mange gange en bruger har været inde i PhD planner, og hvornår bruger havde sidste login. Side 12 af 15
Opgaverfanebladet Det valgte filter skal som her være Medarbejdere. Tryk Opgaveopdatering. Tryk Skip ved første vindue. Du skal arbejde i vinduet Næste status. Status: Hvis der er tale om en studerende på et 3+5 eller et 4+4 ph.d. program eller andet program, hvor der skal være en kvalifikationseksamen, sættes status til Enrolled, Part A. Hvis der er tale om en studerende på et 5+3 ph.d program eller et andet program, hvor der ikke skal være en kvalifikationseksamen, sættes status til Enrolled. Vær opmærksom på, at på ST sættes alle til Enrolled Part A, da alle ST studerende skal bestå en kvalifikationseksamen. Lokation: Sættes til den fysiske placering på institutionen, eksempelvis AU, Aarhus, AU Emdrup og AU Foulum, men kan også være en anden lokation såsom Cooperating institution eller University Agreement institution. Forfaldsdato: Ved status Enrolled, Part A sættes forfaldsdatoen automatisk til kvalifikationsdatoen. Ved status Enrolled sættes forfaldsdatoen til Enrolment end datoen (der er pt. problemer med automatisk indsættelse af denne dato det er fejlmeldt/15.10.2012 hvorfor man selv bør skrive datoen). Side 13 af 15
Dokumenterfanebladet Her gemmer du dokumenter, der vedrører den studerende. Gem optagelsesbrev i kategorien Admission letter. Gem ansættelsesbrev i kategorien Employment letter. Hermed bliver brevene tilgængelige for den studerende og vejleder i Manager og Student Portal. Hvis der er breve, der vedrører samarbejdsaftaler, gemmes disse i kategorien Uni agreement eller Coop inst agr, alt efter hvad det drejer sig om. Hermed bliver brevene tilgængelige for den studerende og vejleder i Manager og Student Portal. Generelt er det vigtigt, at du er opmærksom på at få valgt den rette kategori til de enkelte breve: Når du gemmer breve i de fire nederste kategorier i drop down menuen, bliver dokumenterne tilgængelige for studerende og vejleder på henholdsvis Manager og Student Portal. Det drejer sig om følgende kategorier: Admission letter Employment letter Uni agreement Coop inst agr Vær opmærksom på at det altid kun er det senest gemte brev, der vil være tilgængeligt for studerende og vejleder. Dokumenter, der gemmes i øvrige kategorier, bliver ikke tilgængelige for studerende og vejleder. Side 14 af 15
Statusfanebladet Her skal ejeren (= owner) skiftes til den relevante PhD administrator. Vælg ejeren og tryk skift ejer. Nu er den studerende korrekt opstartet. Side 15 af 15