Trivselsundersøgelsen

Trivselsundersøgelsen DREJEBOG [2013] Indholdsfortegnelse FORBEREDELSE... 4 UDSENDELSE OG INDSAMLING... 5 ANALYSE OG PRIORITERING... 7 HANDLEPLAN OG OPFØLGNING... 12 BILAG... 13

Indledning Har du brug for hjælp til arbejdet med trivselsmålingen? I denne drejebog får du en række værktøjer og konkrete anvisninger, som du kan bruge til at sikre en endnu bedre trivsel på arbejdspladsen. Drejebogen arbejder med fire faser i arbejdet: 1) Forberedelse Her får du tips til, hvad det er vigtigt at få styr på inden spørgeskemaerne lander hos medarbejderne. 2) Udsendelse og indsamling Her får du tips til, hvad der er godt at gøre for bl.a. at sikre en høj svarprocent. 3) Analyse og prioritering Her får du værktøjer til, hvordan I prioriterer undersøgelsens resultater og formidler dem til medarbejderne. 4) Handleplan og Opfølgning Her får du værktøjer til, hvordan I kan bruge handleplanerne til at igangsætte aktiviteter, som skaber bedre trivsel. Alle skal være med Det er vigtigt, at ledelsen og alle medarbejdere deltager i trivselsundersøgelsen, så I sammen kan forbedre trivslen og det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen. I Københavns Kommune gennemføres en fælles trivselsundersøgelse på alle arbejdspladser hvert andet år. Det bliver nemmere at gennemføre en trivselsundersøgelse, når I har prøvet det nogle gange. Når først I kender processens faser og de opgaver der knytter sig til dem, kan I måske nøjes med at bruge tjeklisterne i Bilag A og Bilag B. De findes også sidst i denne drejebog. 2

Brug trivselsundersøgelsen i APV-arbejdet Trivselsundersøgelsen giver gode oplysninger om jeres arbejdsmiljø til brug for jeres løbende arbejdsmiljøarbejde. Det er således en del af jeres APV (Arbejdspladsvurdering). Sammenhængen kan ses således: 1. Trivselsundersøgelsen er kortlægningen af trivslen på arbejdspladsen. 2. Beskrivelse og vurdering er det der foregår, når I gennemgår resultaterne og undersøger, hvad der kan ligge bag svarene. 3. Trivselsundersøgelsen belyser også, om der har været arbejdsbetinget fravær og hvad årsagerne var. 4. prioritering og handleplan er de beslutninger I tager om, hvad I vil iværksætte af aktiviteter og tiltag på baggrund af trivselsundersøgelsen. 5. Opfølgning på handlingsplan er jeres vurdering af om de iværksatte initiativer virker efter hensigten. Opfølgningen handler også om at se udviklingen fra sidste trivselsundersøgelse og at bruge de erfaringer, I har fået siden sidst. 3

Forberedelse Organisering Arbejdet med trivselsundersøgelsen sker først og fremmest på det niveau som resultaterne afrapporteres til, dvs. team, afdeling, decentral arbejdsplads mm. Det er her der skal være dialog om resultaterne, prioriteres, laves handleplaner og følges op. Arbejdet med trivselsundersøgelsen skal desuden forankres i jeres arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisation 1. Her arbejdes med de samlede resultater og tværgående problemstillinger. Det kan være praktisk, at MED nedsætter en arbejdsgruppe, der står for at planlægge processen, tager hånd om praktiske forhold, bearbejder resultater og er i dialog med MED i hele processen. Arbejdsgruppen kan bruge forberedelsesfasen til at: Kigge på resultater og handleplan fra forrige undersøgelse og drøfte, hvilken score/hvilket niveau, I tror eller ønsker arbejdspladsen ligger på denne gang. Der er tale om et nyt koncept så resultaterne vil ikke umiddelbart kunne sammenlignes, men nogle temaer går igen. Tænke hele forløbet igennem og lave en klar opgave- og ansvarsfordeling. Overveje, hvordan I som arbejdsplads vil følge op på 0- tolerancespørgsmål som seksuel chikane, vold eller trusler om vold, mobning og mistanke om misbrug. Med 0-tolenace menes spørgsmål der vedrører forhold som ikke tolereres på arbejdspladsen. Drøfte, om der er behov for ekstern bistand til hele eller dele af processen. Planlægge, hvordan og hvornår processen evalueres. 1 Fremover for nemheds skyld benævnt MED. 4

Information til medarbejderne kommunikationsplan Medarbejderne skal informeres om trivselsundersøgelsen og involveres i arbejdet. Planlæg, hvordan og hvornår I gør følgende: Orienterer medarbejderne om, at processen er sat i gang. Informerer medarbejderne om trivselsundersøgelsens faser, formål, etc. Informer om ambition vedr. svarprocent, og følg løbende op i undersøgelsesperioden ifh. til svarprocenten. Præsenterer spørgeskemaet. Informerer undervejs i forløbet. Præsenterer resultaterne. Fortæl hvordan der følges op. 5

Udsendelse og indsamling Information og motivation Umiddelbart inden medarbejderne modtager spørgeskemaerne, er det en god idé at informere medarbejderne om, hvorfor det er vigtigt, at de udfylder skemaet: Forklar hvorfor undersøgelsen gennemføres, og hvad den gerne skal resultere i på jeres arbejdsplads. Gør opmærksom på, at trivselsundersøgelsen skal give jer et billede af, hvilke forhold på arbejdspladsen, som fungerer godt hhv. mindre godt. Og at det er i den fælles dialog mellem medarbejdere og ledere, at I skal finde frem til, hvor der skal gøres en indsats. Fremhæv eksempler på, hvad forrige undersøgelse førte til. Fortæl om, hvordan der skal arbejdes med undersøgelsens resultater. Forklar hvordan anonymiteten opretholdes, når spørgeskemaet besvares og indtastes, og når resultaterne vises. Udsendelse og indsamling af spørgeskemaer På arbejdspladser, hvor medarbejderne har mulighed for at besvare spørgeskemaet via e-mail, modtager medarbejderen på en e-mail en invitation til at deltage i undersøgelsen. På arbejdspladser, hvor medarbejderne ikke har mulighed for at besvare spørgeskemaet via e-mail, modtager de i stedet et personligt brev med en invitation og evt. et spørgeskema. For medarbejdere som har mulighed for at besvare via e-mail, men som har adgang til en computer er der mulighed for at besvare ved brug af en personlig login-kode. Til medarbejdere med e-mail invitation udsendes en rykker via e-mail. I kan øge jeres besvarelsesprocent ved at gøre opmærksom på deadlines og gøre det nemt at aflevere papirskemaerne. 6

Anonymitet og etiske overvejelser Medarbejderne er sikret fuld anonymitet. Det er kun analysefirmaet, der har adgang til at se hver enkelt medarbejders besvarelse. For at sikre anonymiteten vil der ikke blive udarbejdet trivselsrapporter for arbejdspladser/afdelinger med færre end 5 medarbejderbesvarelser. På hvert skema er påtrykt et nummer. Nummeret sikrer, at man kun kan besvare spørgeskemaet én gang. Det er meget vigtigt, at nummeret ikke fjernes, da skemaet så bliver uanvendeligt, og ikke vil medgå i undersøgelsen. Vær opmærksom på, at anonymiteten også skal bevares, hvis en medarbejder med læsevanskeligheder har ønsket at få hjælp til at udfylde spørgeskemaet. Se i øvrigt bilag. En høj svarprocent Det er vigtigt for undersøgelsens resultat og troværdighed, at svarprocenten er høj. Københavns Kommunes har en målsætning om at nå 80 %. Ledelsen kan gøre det attraktivt for medarbejderne at deltage ved at tydeliggøre hvorfor undersøgelsen har høj prioritet hos ledelsen, hvilke handlinger der kan tænkes på baggrund af undersøgelsen og hvad der skal til for at resultaterne kan bruges. Fremhæv at meningen med undersøgelsen er at identificere, hvad der i særlig grad har betydning for trivslen og at inddrage medarbejderne i dialogen om at fremme trivsel på de enkelte arbejdspladser Arbejdsgruppen kan sørge for At være synlig og aktiv i undersøgelsesfasen. At medarbejderne er tilstrækkeligt informeret om både undersøgelse og svarfrist. At gennemgå spørgeskemaet for medarbejderne, så der ikke er uafklarede spørgsmål. Det er særligt vigtigt, hvis der er medarbejdere med læsevanskeligheder. At sikre, at alle medarbejdere får spørgeskemaet. Vær opmærksom på, fravær pga. barsel, sygdom, skifteholdsarbejde eller andet. At der er informeret om, hvordan anonymiteten overholdes. At medarbejderne kan bruge arbejdstiden til at besvare spørgeskemaet. Aftal fx, at skemaet udfyldes i et bestemt tidsrum. At der er der stillet hjælperedskaber, fx pc er, til rådighed til besvarelse. At oplyse hvem på arbejdspladsen, der kan hjælpe med alt fra at læse spørgeskemaet til at løse tekniske problemer. 7

Analyse og Prioritering Når arbejdspladsrapporterne modtages, fordeles de til teams/afdelinger mm. Arbejdsgruppen kan lave en indledende vurdering og analyse af resultaterne i den samlede arbejdspladsrapport fra analysefirmaet. Alle områderne kan nu gå i gang med at klarlægge, hvilke områder der kræver en nærmere analyse. Brug evt. tjeklisten i bilag A Hvad siger rapporten umiddelbart? Start med at se på svarprocenten. Hvis den er høj er rapporten et godt grundlag for det videre arbejde. Hvis den er lav (under 60 pct.), må I spørge jer selv, hvordan I næste gang kan sikre en højere svarprocent. Hvad kan I forsvare at konkludere på baggrund af resultatet? Skaf et overblik over hvilke resultater, der ser godt ud, og hvad der peger på forhold, som skal forbedres. Er der helt oplagte forklaringer på de gode og mindre gode resultater? Er der noget, der særligt undrer jer eller pirrer jeres nysgerrighed? Hvordan stemmer resultaterne med jeres generelle oplevelse af, hvordan trivslen er? Planlæg en præsentation af resultaterne Medarbejderne skal præsenteres for undersøgelsens resultater. Medarbejderne skal i god tid før præsentationen have en kopi af rapporten, så de har mulighed for at forberede sig på en drøftelse. Drøft også, om der er andet materiale, som medarbejderne kan have brug for i deres forberedelse. Det kan være prioriteringsskemaet og handleplanerne fra forrige måling, sygefraværsstatistik, brugerundersøgelser, arbejdspladsens udviklingsplan, pjecer om trivsel og lignende. Det er vigtigt at forberede præsentationen, så I ved, hvad I vil fokusere på.. Ønsker I på forhånd at udpege de udviklingsområder, som I synes, skal have fokus under mødet, eller skal diskussionen tage udgangspunkt i det samlede datagrundlag? Rapporterne vil indeholde et prioritetskort der hjælper med at finde de indsatsområder hvor man kan få størst effekt af forbedringer. Det kan være tidskrævende at gennemgå samtlige spørgsmål sammen med alle medarbejderne. Hvis det er den metode, I har valgt, er det vigtigt at nå hele vejen rundt. Afsæt derfor den fornødne tid og de fornødne resurser til det. 8

Inddrag arbejdspladsen i en dialog om resultaterne Når I inddrager medarbejderne og drøfter undersøgelsens resultater i fællesskab, opnår I en fælles forståelse af, hvordan arbejdsforholdene opleves. Det giver mulighed for sammen at skabe rammer for, hvordan I vil sikre arbejdspladsens trivsel. Det er vigtigt, at alle medarbejdere får mulighed for at komme til orde. Sørg for, at der er gode rammer for dialogen i form af et godt mødelokale. Mødeledelsen skal også være på plads, så I får et effektivt møde, hvor I også sikrer, at I kommer i dybden med emnerne i diskussionen, og at alle bliver hørt. Overvej om I har brug for en ekstern mødeleder fx fra forvaltningens HR-stab eller Arbejdsmiljø København, AMK. På hjemmesiderne Personaleweb.dk og Etsundtarbejdsliv.dk kan I hente inspiration til dialogmetoder og alternative måder at holde møder på. Meld klart ud På mødet skal lederen gøre det klart, hvilke aktuelle grundvilkår der kendetegner arbejdspladsen, og som spiller ind på trivslen og udviklingen af den. Hvis der er vilkår, som ledelsen ikke vil ændre på, eller vilkår som arbejdspladsen ikke kan ændre på, skal det frem nu. Find ind til årsagerne Når hele medarbejdergruppen er samlet er det et godt forum til at få afdækket de oplevelser og årsager, der kan ligge bag resultaterne. Det er ikke altid det første, man kommer i tanke om, der er den egentlige årsag, så det gælder om at komme grundigt omkring og være udforskende og nysgerrige. Stil åbne spørgsmål som hvorfor, hvad og hvem. Læg vægt på både positive og negative resultater begge dele hører med til det samlede billede og de positive resultater kan give inspiration til den videre proces. Positive resultater Der er tre indikatorer på det positive resultat: 1. Resultatet ligger højere end forventet. 2. Resultatet ligger højere end andre arbejdspladser I kan sammeligne jer med. 2 3. Resultatet lever op til arbejdspladsens opstillede mål i øvrigt. I dialogen om de positive resultater bør arbejdsgruppen eller hele arbejdspladsen: Finde ud af, hvad det gode resultat skyldes, så I kan fastholde resultatet ved en senere måling. 2 Trivselsundersøgelsen i 2013 er ikke direkte sammenlignelig med undersøgelserne i 2008 og 2010, idet der er ændret i spørgsmålene og temaerne. 9

Drøfte, om det er muligt at overføre de gode erfaringer til andre områder. Drøfte, om I ønsker at være endnu bedre og dermed fortsat vil have det som udviklingsområde. Negative resultater Der er tre indikatorer på det negative resultat: 1. Resultatet ligger lavere end forventet/ønsket. 2. Resultatet ligger under niveauet for andre arbejdspladser, som I kan sammenligne jer med. Oplevelsen lever ikke op til de opstillede mål. I dialogen om de negative resultater bør arbejdsgruppen eller hele arbejdspladsen: Tage stilling til om det resultat, der umiddelbart ser negativt ud, reelt er et problem. Afdække hvilke mulige årsager, der kan ligge til grund for resultatet. Drøfte, hvad der skal til for at forbedre resultatet input til den senere handleplan. Drøfte, om der findes barrierer for at opnå ønskede forbedringer. Vurdere, om det er muligt for jer at gøre noget ved det selv. Drøfte, hvem og hvad der kan hjælpe arbejdspladsen til at nå bedre resultater. Drøfte, hvorfor arbejdspladsen ligger lavere end andre, som I sammenligner jer med og kan I lære noget af dem? Et resultat, der er negativt ud fra ovenstående punkter, kan godt samtidig være positivt, hvis det vurderes bedre end forrige måling. Hvilke områder vil I fokusere på? I jeres rapport vil der være nogle prioriteringskort der hjælper jer til at finde de indsatsområder der har størst effekt på Tilfredshed, Motivation og Engagement. Kortet vil udpege hvilke områder der bør prioriteres, holdes under observation, vedligeholdes eller tilpasses. I rapporten findes der en uddybende forklaring på hvad de 4 felter betyder og hvordan man bruger prioriteringskortene. Prioriteringskortene er en hjælp til at prioritere, men når man skal videre til handling er der også lokale forhold at tage med i vurderingen. Fx skal der være vilje, resurser og motivation til at gøre noget ved indsatserne og de skal harmonere med de øvrige udviklingstiltag der er lokalt. 10

Sådan kan I prioritere: Prioritér forhold, som medarbejderne genkender som problemer. Tag udgangspunkt i analysen og især i de problematiske områder. Nå til enighed om, hvilke områder, det er vigtigst for jer at arbejde videre med. Kig i krystalkuglen og tag højde for, hvad fremtiden bringer for arbejdspladsen er der forhold, der kan påvirke arbejdsmiljøet i negativ retning, hvis ikke I forebygger? Vær bevidste om, i hvor høj grad arbejdspladsen selv har mulighed for at påvirke forholdene på området. Vær bevidste om, hvor I med mindst indsats kan forbedre trivslen mest. Udvælg de områder og aktiviteter, som arbejdspladsens medarbejdere og leder har lyst til at arbejde med og føler sig motiverede til at gøre en indsats for. Forhold som vold og chikane skal tages alvorligt uanset, om medarbejderne mener, det er et problem. Ud fra analysen og drøftelserne har I nu kortlagt, hvor de potentielle udviklingsområder er. Brug jeres resurser rigtigt Vi anbefaler, at I koncentrerer jer om relativt få udviklingsområder, som I beslutter jer for at gøre noget ved. Hvis I udvælger for mange områder, risikerer I, at indsatsen bliver for resursekrævende, og resultaterne udebliver måske. Da I med dette værktøj arbejder systematisk med at forbedre trivslen, er der mulighed for at tage flere eller nye områder med efter næste undersøgelse. Det er vigtigt, at de opstillede mål er realistiske. Overvej også at prioritere områder, hvor I vurderer, at I med få resurser kan forbedre nogle forhold forholdsvis meget eller hurtigt med andre ord: Pluk de lavthængende frugter. Udvælg områder, som I finder vigtige, og som I har indflydelse på at ændre. Hvis der er områder, I synes, er vigtige at ændre, men som I ikke har indflydelse på, kan I måske bede andre om at ændre forholdene. I næste fase skal I arbejde med handleplanerne. I har sikkert allerede nu fået mange input til elementer i planerne. Arbejd videre med aktiviteterne Når I har udfyldt prioriteringsskemaet, skal I finde ud af, hvem der skal fortsætte arbejdet med at udarbejde de konkrete handleplaner. Det gælder om at fastholde den energi og motivation, der forhåbentligt er opbygget under dialogmødet og tage en snak om, hvem der har lyst til at arbejde med handleplanerne og konkret udføre aktiviteterne. 11

Handleplan og Opfølgning Få styr på handleplanen Hvis I følger denne drejebog, har I en systematisk og vedvarende indsats for at forbedre trivslen. Hver gang I har gennemført undersøgelsen, opstiller I mål for de udvalgte udviklingsområder. Målene er jeres målestok for hele udviklingsarbejdet. Det kan også være, at I har opstillet mål for arbejdsmiljøet i arbejdspladsens overordnede udviklingsplan, kontrakt eller lignende. Så skal I sørge for at koble resultaterne og målene fra trivselsundersøgelsen til de overordnede planer. Det vil typisk ske i MED. I kan færdiggøre handleplanen med udgangspunkt i prioriteringsskemaet Bilag D. Handleplanen skal vise: hvorfor og hvornår I sætter aktiviteterne i gang, hvem der har ansvaret for aktiviteterne, hvornår og hvordan, I følger op og evaluerer aktiviteterne. I skal være opmærksomme på, om I har de resurser, der skal til for at gennemføre aktiviteterne er der behov for kompetenceudvikling eller brug for hjælp udefra? Det kan fx være forvaltningens HR-stab eller arbejdsmiljøkonsulenter, Arbejdsmiljø København eller Center for Økonomi og HR i Økonomiforvaltningen. Hvis det er muligt, så opstil mål for udviklingsområderne, som I kan følge op på ved den næste trivselsundersøgelse. Det kan fx være mål for den konkrete score på oplevelsen af en kategori eller et konkret spørgsmål. Inddrag medarbejderne Det er vigtigt, at I informerer medarbejderne om handleplanen og inddrager dem, når aktiviteterne skal gennemføres. Lederen har det overordnede ansvar for, at der bliver fulgt op på aktiviteterne, men hele arbejdspladsen har et fælles ansvar for at udvikle den attraktive arbejdsplads. Derfor kan det være en god idé at lade medarbejderne have ansvaret for at gennemføre de enkelte aktiviteter. 12

Evaluer aktiviteterne I skal vurdere og følge op på de aktiviteter, I har valgt at sætte i værk. I skal vurdere, om aktiviteterne virker, eller om det er noget andet, der skal til. I kan gøre evalueringen til et punkt på jeres personalemøder, eller I kan holde en større samlet opfølgning. I må arbejde systematisk med trivslen for at finde ud af, om aktiviteterne har båret frugt. Derfor er det vigtigt, at så mange som muligt besvarer spørgeskemaet, når trivselsundersøgelsen gennemføres hvert andet år. På den måde får I mulighed for at sammenholde resultaterne med hinanden. Bilagsfortegnelse Bilag A Bilag B Bilag C Bilag D Bilag E Tjekliste Analyse og Prioritering Tjekliste Handleplan og Opfølgning Skema Prioritering af udviklingsområder Skema Handleplan og Opfølgning Beskrivelse af håndteringen af anonymitetskravene 13

Bilag A Tjekliste - Analyse og Prioritering Inddrag sygefravær Overvej, om der er viden på arbejdspladsen - fx sygefraværsstatistik, I ønsker at bruge Overvej, hvordan denne viden kan formidles til medarbejderne Stil spørgsmålet: Er der forhold i arbejdsmiljøet, der påvirker sygefraværet? Arbejdsgruppens analyse Analysér rapporten i arbejdsgruppen Evaluér processen indtil nu skriv ned, hvad der kan gøres bedre næste gang Forberedelse af dialogmøde med medarbejderne om resultaterne Planlæg dialogprocessen med medarbejderne skal der holdes et eller flere møder Vælg mødeform, -struktur og -ledelse Overvej, om der skal bruges ekstern mødeleder/proces facilitator Afklar rollefordeling i arbejdsgruppen hvem holder oplæg, er ordstyrer osv. Udvælg principper for den konstruktive dialog og forbered spilleregler for mødet Afklar rammer for dialogen hvad kan drøftes, hvad kan ikke Uddel i god tid en kopi af rapporten til medarbejderne, så de kan forberede sig Overvej, om der er andet relevant materiale, der skal uddeles fx prioriteringsplanen fra forrige måling, sygefraværsstatistik, pjecer om trivsel Beslut, om det er hele rapporten eller udvalgte udviklingsområder, der skal drøftes på mødet 14

Grundlaget for analysen og prioriteringen Skab rum på selve mødet for den konstruktive dialog og aftal spilleregler Afstem forventningerne - gør det klart, hvad rammen for dialogen er, hvilke grundvilkår eksisterer Redegør for forskellen ml. vilkår og belastning Redegør for forskellen ml. årsag og virkning Definér hhv. et positivt og et negativt resultat Aftal at bruge energien på de væsentligste resultater Analysen Gennemgå hele rapporten eller udvalgte områder Observér hhv. positive og negative resultater Læs om analysemodellen i rapporten - og vurder, om det giver mening for jer. Prioritering Brug evt. de opstillede kriterier fra drejebogen Udpeg de udviklingsområder, arbejdspladsen vil arbejde videre med. Vurder om I kan bruge prioriteringskortene i rapporten Foretag en prioritering ml. de valgte områder Input til elementer i handleplanerne Input til konkrete aktiviteter Organisering af det videre arbejde Organisér det videre arbejde med udvikling af handleplanerne 15

Bilag B Tjekliste - Handleplan og Opfølgning Færdiggørelse af handleplan Udarbejd handleplaner for udviklingsområderne Redegør for, hvad formålet med indsatsen er Redegør for de konkrete aktiviteter indenfor hvert udviklingsområde Sørg for allokering af resurser økonomi, er der behov for at kompetenceudvikle involverede medarbejdere, skal der bruges ekstern hjælp osv. Opstil evt. mål for udviklingsområderne Redegør for, hvem der har ansvaret for aktiviteterne Redegør for, hvornår og hvordan der vil blive fulgt op på handleplanen og de enkelte aktiviteter Sørg for ledelsens fortsatte opbakning og prioritering af udviklingsområdet Igangsættelse af aktiviteter Informér løbende arbejdspladsen om arbejdets forløb Forhold jer til, hvordan hele eller dele af arbejdspladsen kan inddrages i aktiviteterne Opfølgning og evaluering af aktiviteterne Hvilke aktiviteter er gode, hvilke virker og hvorfor? Kan de gode eksempler bruges i andre sammenhænge? Hvilke aktiviteter virkede mindre godt og hvorfor? Nåede I de opstillede mål for udviklingsområdet? Er der noget, der skal gøres anderledes? Evaluering af hele processen I arbejdsgruppen foretages en samlet evaluering af alle de igangsatte handleplaner 16

Bilag C Prioritering af udviklingsområderne Opfølgning på Trivselsundersøgelsen [måned] [år] Arbejdspladsens navn Forvaltning Københavns Kommune 17

Bilag C: Skema til prioritering af udviklingsområder Dette skema giver jer et overblik over prioriterede udviklingsområder. Kategorierne er eksemplificeret. Fyld selv de relevante ind. Skemaet går ikke i dybden med det enkelte område. Når I udfylder den enkelte kategori, skal I prioritere indsatsen på en skala fra 1-3. I kan herefter koncentrere jeres udviklingsindsats på de punkter, som er vigtigst for jer. For hvert prioriteret udviklingsområde skal der udarbejdes en mere detaljeret handleplan (se Bilag D). Kategori Udviklingsområde Hvilke områder vil vi arbejde med at forbedre? Uddybning Hvad er det præcist, vi vil ændre? Prioritering (1 3) Igangsættelse a) Hvornår er handleplanen færdig? b) Hvornår går vi i gang? Ansvarlig Tilfredshed Motivation Job og organisering Vold og trusler 18

Bilag D Skema Handleplan og opfølgning Udviklingsområde: Kategori: Dato (Udarbejdet/godkendt den ) Formål Hvorfor vil vi gerne arbejde med dette område? Hvad ligger bag scoren på oplevelsen? Mål/succeskriterier Hvad regner vi med at opnå? Hvilket mål har vi for scoren i næste trivselsundersøgelse? Målgruppe Hvem er indsatsen rettet mod? (Hele arbejdspladsen, grupper, ledelsen oa.) 19

Organisering og rollefordeling Hvem er ansvarlig for hvad? Resurser Er der behov for at tilføre kompetencer til medarbejderne, som skal udføre aktiviteterne? Er der behov for ekstern hjælp? Tid og økonomi Formidling og inddragelse Hvordan informeres og inddrages øvrige medarbejdere undervejs? Evaluering og opfølgning Hvornår og hvordan evaluerer vi? Hvordan og hvornår undersøger vi, om vi nåede de opstillede mål/succeskriterier? 20

Trivselsundersøgelsen 2013 Hvordan sikrer vi din anonymitet?

Sådan sikrer vi data og anonymitet Lovgivning på området Københavns Kommune gennemfører Trivselsundersøgelsen 2013 i samarbejde med Ennova A/S. Ennova lever op til alle lovgivningsmæssige krav til en virksomhed der fungerer som databehandler. Det betyder blandt andet at Ennova skal leve op til følgende krav i Persondataloven: 41, stk. 3 skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. 5, stk. 5 Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Hvem deltager i undersøgelsen og hvordan? Ennova modtager lister med alle medarbejderes unikke medarbejdernr., mailadresse, navn på nærmeste leder og afdeling. På baggrund af denne liste vil du modtage en e-mail med et unikt link til spørgeskemaet. Hvis du ikke har adgang til en computer, vil du modtage et papirskema eller brev med login-oplysninger, der har en unik og tilfældig genereret kode. Fuld anonymitet i dataindsamlingen og rapporteringen generelt samt vedrørende sygefravær På to aftalte tidspunkter udsendes der automatisk elektroniske påmindelser til de personer, som endnu ikke har svaret. Det er kun Ennova som ved hvem, der har svaret, og hvem der ikke har. Det er væsentligt at understrege, at ingen personer i Københavns Kommune har adgang til enkeltbesvarelser. Ennova holder data om medarbejderne adskilt fra de indkomne svar, så Københavns Kommune udelukkende vil modtage anonymiserede data. Ennova udarbejder ikke rapporter med resultater, hvis de modtager færre end 5 besvarelser fra en arbejdsplads. Ennova sikrer også, at ingen besvarelser kan udregnes ved at sammenligne forskellige resultater. Resultater vil kun blive inddelt i baggrundsinformationer (eks. alder, anciennitet, køn), hvis der er besvarelser nok til, at sikre din anonymitet. Reglen er, at der som minimum skal være 100 besvarelser. På baggrund af resultaterne fra Trivselsundersøgelsen 2013, vil der blive gennemført en undersøgelse af sammenhængene mellem trivsel og sygefravær. Analyserne vil blive udført af Ennova, og rapporteringer, hvor sygefravær indgår vil indeholde minimum 100 besvarelser. Opbevaring af data Når rapporteringen er afsluttet sendes alle papirskemaer til makulering. Svardata opbevares typisk indtil næste undersøgelse er gennemført, hvorefter de slettes efter aftale med Københavns Kommune.

Således sikres anonymitet og datasikkerhed Medarbejderlister gennemgås og kvalitetssikres af Københavns Kommune før undersøgelsen går i gang. Alle medarbejdere som skal deltage i undersøgelsen modtager enten en e-mail, et papirspørgeskema eller et brev med en unik og ikkeidentificerbar kode. To elektroniske påmindelser sendes til de medarbejdere, som kort før deadline endnu ikke har besvaret spørgeskemaet. Oplysningerne gemmes i en database hos Ennova. Alle svar gemmes i en database. Papirskemaer scannes og lægges ind i databasen. Deltagernes baggrundsinformationer og svardata holdes adskilte. Ennova analyserer og samler resultaterne. Ennova udarbejder rapporter med resultater fra undersøgelsen, under nøje hensyntagen til at bevare anonymiteten for den enkelte medarbejder. Alle data om deltagerne gemmes indtil næste undersøgelse. Papirskemaer makuleres to måneder efter, at alle rapporter er afleveret. De færdige rapporter afleveres elektronisk til de enkelte arbejdspladser.

ISO Certificering Certificering Ennova er certificeret efter ISO standarden 9001:2008, som er en standard, der dækker kvalitetsledelse. Gennem arbejdet for at opnå denne udmærkelse har vi på meget konstruktiv vis fået beskrevet vores processer og metoder på en måde, der har resulteret i flere forbedringer til gavn for os selv og vores kunder. Videre er Ennova i 2012 blevet certificeret i forhold til standarden ISO 27001, som omhandler informationssikkerhed. Standarden stiller meget strenge krav til virksomhedens styring af data. Konsekvenser af certificeringen Faste og dokumenterede procedurer og arbejdsgange i alle projektfaser Fortrolig håndtering, opbevaring og forsendelse af alle persondata samt resultatdata modtaget på projektet Alle medarbejdere og leverandører er underlagt Ennovas Data Protection Policy Løbende intern auditering af at ovenstående overholdes