Bliv indsamlingskoordinator - hvad indebærer det? Hjerteforeningens landsindsamling søndag den 30. april 2017
Indholdsfortegnelse Bliv indsamlingskoordinator Har du spørgsmål? Forberedelse af dagen Hvervning af indsamlere Planlægning af ruter Mødested / indsamlingssted Aftale med bank om optælling Presse og omtale Inddragelse af lokale virksomheder Afholdelse af dagen Gør indsamlingsstedet klar Send indsamlerne godt af sted Når indsamlerne kommer tilbage Optælling og indberetning Lokalt virksomhedssamarbejde og samarbejdsaftaler Optælling, banker og indberetning Gode råd til hvervning 4 4 5 5 6 6 6 7 7 8 8 8 8 9 10 11 13 2
Egne noter 3
Hjerteforeningens landsindsamling 2017 Bliv indsamlingskoordinator Har du lyst til at være indsamlingskoordinator for Hjerteforeningens landsindsamling søndag den 30. april 2017 og koordinere indsamlingen i dit lokalområde i samarbejde med Hjerteforeningen? Hjerteforeningens landsindsamling er en landsdækkende kampagne, hvis formål er at samle midler ind til forskning i hjerte-kar-sygdomme. Dine opgaver som indsamlingskoordinator består af to faser: 1. Forberedelse af indsamlingsdagen: Du er med til at hverve indsamlere lokalt, finde et lokale, bestille og modtage materialer, tjekke lister over indsamlere og ruter til dagen samt andre praktiske opgaver. Du er med til at skabe opmærksomhed om landsindsamlingen i dit nærområde og i de lokale medier. 2. Afholdelse af indsamlingsdagen: Du styrer slagets gang, og sammen med nogle medhjælpere uddeler du materialer, samt tager imod de indsamlede penge. Har du spørgsmål?? Skriv til os på indsamling@hjerteforeningen.dk eller kontakt en af vores frivilligkonsulenter. Find kontaktinformation på www.indsamling.hjerteforeningen. dk. Generel information om landsindsamlingen finder du også på www.indsamling.hjerteforeningen.dk 4
Forberedelse af dagen Når du skal forberede indsamlingen, er der flere ting at tage fat på. Du skal være med til at hverve indsamlere lokalt, sørge for diverse materialer, evt. finde sponsorer til kaffe, vand og frugt og sætte fokus på indsamlingen i dit lokalområde. Som indsamlingskoordinator får du et login til kampagnesitet, hvor du kan hente al den information, du har brug for. Hvervning af indsamlere www.indsamling.hjerteforeningen.dk Det er et mål for Hjerteforeningen, at så mange husstande som overhovedet muligt får besøg af en indsamler denne søndag. Derfor skal vi hjælpes ad med at få besat så mange af indsamlingsruterne som muligt. Indsamlerne definerer vi på to måder: Lokalt hvervede indsamlere du selv har kontakt med Centralt hvervede indsamlere, som har tilmeldt sig online via Hjerteforeningens hjemmeside og www.indsamling.hjerteforeningen.dk Hjerteforeningen holder dig løbende opdateret om nye materialer, og du kan som koordinator selv følge med i, hvor mange indsamlere, der er tilmeldt i dit område. Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte administrationen ved at sende en mail til indsamling@hjerteforeningen.dk Du kan hverve lokalt ved at tage kontakt til sportsforeninger, spejdere, organisationer, politikere og erhvervsfolk, og ved at få omtale i de lokale medier. Find gode råd og materialer til hvervning på sitet www.indsamling.hjerteforeningen.dk Umiddelbart inden indsamlingsdagen er det vigtigt, at alle de tilmeldte indsamlere ved, hvor og hvornår de skal møde op. Proceduren omkring dette finder du på www.indsamling.hjerteforeningen.dk 5
Indsamlere og ruter Alle indsamlere, der møder op på indsamlingsdagen, har fået tildelt en rute ved tilmelding. Med vores online tilmeldingssystem LIS, har du adgang til ruterne i dit nærområde. Gennem dette system kan du printe kort og sikre, at alle husstande har mulighed for at få besøg i løbet af dagen. Vi sørger for, at du er godt klædt på til denne opgave. Hjerteforeningen har på forhånd lavet alle ruter for dit lokalområde, så det er let at gå til. Er der ruter eller områder, der skal rettes, hjælper administrationen med dette. Som udgangspunkt anbefaler vi, at du bruger de ruter, som allerede er oprettet. Læs mere om LIS på www.indsamling.hjerteforeningen. dk (koordinatorlogin). Har du spørgsmål i forbindelse med LIS og eventuel tilretning, er du velkommen til at kontakte administrationen på indsamling@hjerteforeningen.dk. Mødested / indsamlingssted Du har ansvar for at finde et fælles mødested for indsamlingsdagen. Mødestedet er det sted, hvor alle dine indsamlere mødes og får udleveret deres indsamlingsbøtte samt andet materiale. Det er også her, dagen slutter. Mødestedet kan være et forsamlingshus, en bankfilial, en idrætsforening eller en anden form for lokale, som egner sig til formålet. Husk at tage højde for vejrforhold på dagen. Aftale med bank om optælling Der skal meget gerne laves en aftale med en bank i dit nærområde om optælling/indlevering af penge. Du har som indsamlingskoordinator ansvaret for at tage kontakt til en bankfilial i dit lokalområde. Inden du kontakter en bank, skal du forhøre dig hos Hjerteforeningen (indsamling@hjerteforeningen.dk) om, hvilke aftaler der evt. måtte ligge for dagen specifikt for dit indsamlingsområde. Læs mere på www.indsamling.hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) Har du ikke mulighed for at lave en aftale lokalt, er du velkommen til at kontakte den regionale frivilligkonsulent eller administrationen for hjælp til denne opgave. Find kontaktinformation på www.indsamling.hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) 6
Presse og omtale Det er vigtigt at skabe opmærksomhed om Hjerteforeningens indsamling i dit lokalområde. Skab omtale i de lokale medier, lokale organisationers nyhedsbreve og andre medier, som er aktive i dit nærområde. Hjerteforeningens administration står altid til rådighed med forslag, gode råd, illustrationer og historier. Hjerteforeningen bakker naturligvis centralt op om landsindsamlingen gennem landsdækkende kampagner. Du kan finde forslag til artikler, billeder og pressemeddelelser til brug i det lokale pressearbejde på www.indsamling.hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) Inddragelse af lokale virksomheder Mange distriktskoordinatorer har gode erfaringer med at invitere lokale virksomheder med i indsamlingen. F.eks. kan de give sponsorater i form af forplejning på indsamlingsdagen, give en donation eller være med til at hverve indsamlere. Læs mere om lokalt virksomhedssamarbejde på www.indsamling.hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) Hvad samler vi ind til? Forskning Hvert år giver Hjerteforeningen over 25 mio. til forskning i hjerte-kar-sygdomme. Det gør os til en af de største bidragydere i Danmark. Patientstøtte og rådgivning Hjerteforeningen støtter patienter og pårørende og giver gode råd om forebyggelse af hjerte- og kredsløbssygdomme. Vi kæmper for patienterne, når sundhedsvæsenet giver slip. Forebyggelse Hjerteforeningen arbejder for at forebygge hjerte-karsygdomme gennem sundhedsfremmende aktiviteter og oplysning. Fokusområderne omfatter bl.a. rygning, kost og stress samt undervisning i livreddende førstehjælp. 7
Afholdelse af dagen Selve indsamlingsdagen skal gerne være en hyggelig og god dag, og som indsamlingskoordinator er du vært på dagen. Vi anbefaler, at du samler et team til at hjælpe dig fra start til slut. På indsamlingsdagen kan det være rart at have nogle hjælpende hænder til de mange praktiske opgaver, der vil dukke op i løbet af dagen, men det vil også være en stor hjælp at have ekstra hænder under forberedelsen. Gør indsamlingsstedet klar Sørg for at have indsamlingsmaterialer og ekstra ruter klar til at dele ud, når indsamlerne møder op. Det er altid en god idé, at afhentningsstedet ser lidt festligt ud, så alle får en god start. I samarbejde med din lokale indsamlingsleder sørger du for, at materialer bliver bestilt. Find information på www.indsamling.hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) Send indsamlerne godt af sted Forbered dine indsamlere, så de kender til indsamlingstemaet og indsamlingsvejledningen,inden de skal samle ind på dagen. Vejledningen kan du sende til dine indsamlere dagen før, men du kan også have den klar på selve dagen. Byd velkommen, sig tak for at de er kommet og ønsk god tur. Tilbyd evt. at alle kan få en flaske vand og en snack med på ruten. Der er flere måder at arrangere dette på. Husk at bede indsamlerne om at bruge alle tre timer, når de går fra dør til dør på indsamlingsruterne. Det betyder nemlig flere penge i indsamlingsbøsserne og dermed flere penge til vigtig forskning i hjerte-kar-sygdomme. Husk også at fortælle indsamlerne, hvornår de senest skal være tilbage fra deres rute.som koordinator skal du huske at registrere numre på uddelte indsamlingsbøtter og navne på indsamlerne. - Læs mere på www.indsamling. hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) Når indsamlerne kommer tilbage Når indsamlerne kommer tilbage, skal du tage imod pengene og evt. overskydende materialer. Det er en god ide at tilbyde indsamlerne en kop kaffe/te og lidt forfriskninger. Tag 8
også gerne en snak med indsamlerne om, hvordan det gik på ruten. Læs mere på www.indsamling.hjerteforeningen.dk Til de indsamlere, der kommer hurtigt tilbage fra deres rute, anbefales det, at du har et par ekstra-ruter liggende klar, som du kan tilbyde, hvis de skulle være friske på en lille ekstra tur. Man kan blot tage en del af en rute. Når indsamlerne har gennemført deres rute og afleveret deres materiale, siger du tak for indsatsen. Lokalt kan man vælge at uddele diplomer som tak for indsatsen. Det er ofte populært blandt børn og unge. Optælling og indberetning Når alle indsamlere er kommet hjem, skal det indsamlede beløb tælles op og afleveres i en bank. Kan du ikke aflevere pengene på dagen, kan du vente til mandag. Dette skal i så fald aftales med Hjerteforeningens administration i forvejen. Læs mere om optælling, banker og indberetningen på www.indsamling.hjerteforeningen. dk (koordinatorlogin). Den gode historie Har du en god historie fra indsamlingsdagen? Så send os en mail med billeder til indsamling@hjerteforeningen.dk. Tag også gerne kontakt til den lokale avis og lokalradio for at få fokus på dagen. Husk at sprede opfordring til at blive indsamler og skønne billeder af indsamlere på de sociale medier. Du kan evt. bruge følgende hashtags på de sociale medier: #hjerteforeningen 9
Lokalt virksomhedssamarbejde og samarbejdsaftaler Kender du en lokal virksomhed, som du ønsker at involvere i landsindsamlingen? Så tag endelig kontakt til virksomheden. Samarbejdet kan f.eks. ske gennem sponsorater, donationer eller lignende. Virksomhederne kan også bidrage med at hverve indsamlere. Det er vigtigt, at du informerer Hjerteforeningen om, hvilke virksomheder du indgår et samarbejde med. Kontakt Hjerteforeningen på indsamling@hjerteforeningen.dk Vi hjælper gerne med gode råd og vejledning i forbindelse med en donation / et sponsorat. Butikstilladelser Hjerteforeningen ønsker at indgå aftaler med større indkøbscentre og butikker, så du kan opfordre indsamlere til at samle ind foran butikkerne. Læs mere om dette på www.indsamling.hjerteforeningen.dk 1 ud af 4 dør af en hjerte-kar-sygdom Hjerte-kar-sygdomme påvirker hele familien - både børn og voksne. Det vil vi gerne ændre på. Danmark banker for hjertet den 30. april 2017, når Hjerteforeningen afholder landsindsamling til fordel for forskning i hjerte-karsygdomme samt forebyggelse, patientstøtte og rådgivning. 10
Optælling, banker og indberetning Når indsamlerne er kommet hjem fra ruterne, skal de indsamlede penge tælles op, og resultatet meddeles til Hjerteforeningen. Procedure for aflevering og optælling af indsamlede midler finder du på www.indsamlings.hjerteforeningen.dk Det er vigtigt, at du som koordinator læser den information du finder på www. indsamling.hjerteforeningen.dk. Administrationen fortæller dig, når der er ny information. Optælling I kan enten selv tælle pengene op eller lave en aftale med en bank i lokalområdet om hjælp til optællingen. Som indsamlingskoordinator har du ansvar for at undersøge muligheden for, om en lokal bank har mulighed for at holde åbent på indsamlingsdagen i dit lokalområde. Vil I først aflevere pengene om mandagen, så husk at advisere banken om, at I kommer. Hjerteforeningens administration skal også være informeret om dette. Til hjælp på indsamlingsdagen kan I bruge det optællingsskema, der findes på LIS (koordinatorlogin), hvor hver indsamlingsbøtte opgøres enkeltvis og automatisk lægges sammen. Vær opmærksom på, at donationer via MobilePay/Swipp kun kommer til at figurere under Hjerteforeningens samlede indsamlingsresultat og altså ikke lokalt. Det er vigtigt, at du løbende holder dig opdateret på www.indsamling. hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) for eventuelle ændringer og ny information. 11
Indberetning af det indsamlede beløb Senest to dage efter indsamlingen (mandag-tirsdag) skal de indsamlede penge være optalt og indtastet i LIS (koordinatorsystem). Det indsamlede beløb pr indsamlingshjerte samt indsamlere som er fremmødt/ikke fremmødt meddeles til Hjerteforeningen via LIS. Du har som koordinator ansvaret for at taste oplysningerne ind. Vi sørger for, at du er godt klædt på til opgaven. Det er vigtigt, at du søger information om proceduren på www.indsamling. hjerteforeningen.dk (koordinatorlogin) Du vil kunne se en samlet oversigt over alle resultater fra 2016 på kampagnesitet. Det går pengene til FORSKNING Vi gennemfører egne forskningsprojekter og støtter den vigtige forskning i forebyggelse og behandling af hjerte-kar-sygdomme. OPLYSNING OG KOMMUNIKATION Hjerteforeningen forebygger hjerte-karsygdomme gennem oplysning. Vi bruger både egne og landsdækkende, regionale og lokale medier til oplysning og fremme af foreningens budskaber. PATIENTSTØTTE SAMT FOREBYGGELSE OG LOKALT ARBEJDE Vi forebygger hjerte-kar-sygdom gennem sundhedspædagogiske aktiviteter og støtter patienter med hjerte-kar-sygdomme og deres pårørende gennem rådgivning, information og aktiviteter. Af de samlede indtægter går 7 procent til administration mv. Kilde: Hjerteforeningens Årsberetning 2015 12
Gode råd til hvervning Nogle grupper og personer er lettere at engagere end andre. Personer med gode relationer til enten dig, Hjerteforeningen, lokale aktiviteter eller hjertesagen generelt, er de bedste at tage udgangspunkt i. Brug jeres netværk. Den personlige opfordring er vigtig og motiverende. Kontakt de frivillige, som allerede er aktive i lokalkomiteens bestyrelse eller i hjertemotionsholdet. Mange vil gerne samle ind og hjælpe med indsamlingen. Lav personlige opfordringer til jeres eget netværk - familie, venner, kolleger og samarbejdspartnere. Giv tilmeldte indsamlere en opfordring til at hverve 1-2 nye indsamlere blandt venner og familie. Udforsk lokalområdet og tænk kreativt Vær synlig i lokalavisen og få omtale af indsamlingen i lokalradioen eller via den lokale tv-station. Opsæt plakater, f.eks. hos din lokale købmand, på skolen, i idrætshallen, ved kirken m.m. Kontakt de lokale foreninger og børne- og ungdomsorganisationer, der er tilknyttet dit lokalområde. Få en aftale med virksomheder i lokalmiljøet om, at de opfordrer deres medarbejdere til at være med. Stil jer foran indkøbscenteret lørdagen før og spørg folk, om de vil hjælpe med at samle ind. Du er altid velkommen til at kontakte Hjerteforeningens administration for gode råd på indsamling@hjerteforeningen.dk 13
Kontakt til frivillige tilknyttet lokalkomiteen I har lokalt ansvaret for at kontakte de frivillige, som er tilknyttet jeres lokalkomité. Erfaringen viser, at det giver bedst resultat, hvis en frivillig fra lokalområdet spørger, frem for at det er Hjerteforeningen som forening, der gør det. Administrationen sørger for at kontakte Hjerteforeningensmedlemmer. Du skal koncentrere dig om det lokale arbejde. Du kan via dit koordinatorlogin let skrive til alle de indsamlere, som melder sig i dit lokalområde. Som koordinator er det din opgave at byde din indsamlere velkommen for fortælle dem, at du glæder dig til at møde dem på dagen. De unge Mange unge sportsudøvere, konfirmander, spejdere, efterskoler og andre grupper af unge melder sig traditionelt som indsamlere. Det er vigtigt, at de unge får en god indsamlingsoplevelse. Forud for indsamlingen kan de støttes ved, at en voksen snakker med dem og fortæller om dagen, og hvad pengene går til. Brug bl.a. Hjerteforeningens fakta-ark, som kort og præcist fortæller, hvilken forskel de gør (fakta-arket kan hentes på www.hjerteforeningen.dk). Som indsamlere er de ambassadører for hjertesagen, som berører os alle, og det må gerne stråle ud af dem, når de opfordrer folk til at støtte indsamlingen. Lad gerne de unge sætte et mål for hvor meget, de kan samle ind. Det kan hjælpe dem, når de står i døråbningen. Indsamlervejledningen er også et godt redskab, Hjerteforeningen dækker hele landet De frivillige, som hver dag kæmper for hjertet, er en vigtig del af Hjerteforeningens fundament. Hjerteforeningen har lokalkomitéer over det meste af landet, som repræsenterer Hjerteforeningen i lokalsamfundet og sikrer Hjerteforeningens landsdækkende arbejde med oplysning, forebyggelse og patientstøtte. 14
som kan støtte de unge i deres samtale med de mennesker, de møder på deres rute. Lokale foreninger kan hjælpe til med indsamlingen Tag kontakt til de lokale foreninger og børne- og ungdomsorganisationer og tag en snak med dem om at deltage i indsamlingen. Måske har du en eller flere af følgende muligheder i dit lokalområde. Det kunne f.eks. være spejdere, musikskoler, lokale idrætsforeninger, efterskoler og produktionsskoler m.v. Husk at koordinere hvem I kontakter, hvis I er flere distriktskoordinatorer i kommunen, så de samme ikke kontaktes to gange. Hvor gammel skal man være for at samle ind? Børn under 11 år må kun samle ind, hvis de følges med en voksen. Børn mellem 11 og 18 år må gerne samle ind, hvis de går to og to eller følges med en voksen. Må man samle ind sammen med en anden? Det er intet problem at samle ind sammen. Husk dog, at alle indsamlere skal være tilmeldt. Selvom man samler ind sammen, må man meget gerne få flere ruter. Man kan eventuelt tage hver sin side af vejen eller tage opgangen oppe- og nedefra. Vi takker på forhånd for din indsats, og vi ser frem til et godt samarbejde. Med venlig hilsen Hjerteforeningen 15
Hjerteforeningen Vognmagergade 7, 3.sal 1120 København K Tlf. 70 25 00 00 indsamling@hjerteforeningen.dk www.indsamling.hjerteforeningen.dk hjerteforeningen.dk