Ledelse af frivillige

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Grundlægger af RETRO og Yogafaith Danmark giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke kun overfor nærmeste familie

3 Teamledelse - hvordan? Begrebet ledelse er ikke altid populært Udfører primært arbejdet - fx med børn, besøgstjeneste, babysalmesang osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

4 Ledelsesruten Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er på ledelsesruten Det er vigtigt, at alle er enige om hvordan vi involverer frivillige for at skabe et godt arbejdsmiljø Menighedsråd Typisk: Ansatte, frivillig koordinator

5 Ledelse - definition: At fremme motivation til at arbejde for organisationens formål og værdier gennem 4 opgave-områder en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

6 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Støt de eventuelle frivillige ledere Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl kirkens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/ viden om kirken (fx god introduktion) Klargør forventningerne til indsatsen (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Udvikle en struktur der gavner arbejdet (ansatte og frivillige, lave teams, kontaktpersoner, sikre økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere

7 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. (Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil eller har lyst til.)

8 Motivationsmodellen Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

9 Motivationsdræbere Manglende kommunikation (man ved ikke hvad der sker og hvorfor) Uhensigtsmæssige strukturer (tidsspilde) For travle ledere Dårlig teametik (kritik, dårlig stemning på møder mm.) Manglende mulighed for indflydelse på arbejdsområdet Beslutninger som tages hen over hovedet på en Skuffelse over andres manglende indsats Uudtalte forventninger (fx opgaver som man ikke forventede)

10 Motivation Kanal Afsender Modtager Rammer din motivation som forventet? Kommunikation har fundet sted, når modtageren har forstået budskabet sådan som afsenderen har intenderet det Modtageren er styret af sin egen indre verden, hvor filtrering af budskaber sker

11 Motivationsmodellen Hvad fremmer motivation, begejstring og ejerskab? Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Hvad gør frivillige uengagerede, skuffede og måske vrede?

12 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, tjene Gud, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle sig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

13 Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At jeg kan udvikle mig som person

14 Forventningsafstemning Forklar: Hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: Hvad forventer du? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: Hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: Kirken, dine eller teamets forventninger fx: Forventet tidsforbrug Forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? Praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige? Skriv forventningerne til den frivillige ned, så I har det på skrift!

15 Typer af frivillige De trofaste frivillige. (De, som er med længe og har ejerskab. Har ofte ledelsesansvar) De projektorienterede frivillige. (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige. (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis. Løser ofte konkrete praktiske opgaver) Nogle frivillige vil gerne hjælpe til, men de siger kun ja hvis opgaven har en udløbsdato

16 Hvervningstrappen Ekstern hvervning Intern hvervning 6 5 Frivillige med ejerskab 4 Den motiverede frivillige 3 Den engagerede frivillige Den interesserede frivillige 2 Den potentielle frivillige 1 Den fremmede frivillige

17 Hvervning Indirekte Aktiv (og direkte) Intern hvervning blandt eksisterende frivillige Attraktiv intern kultur / miljø. Hvervning foregår naturligt Prik på skulderen Headhunting Jobopslag Intranet Frivillige finder egne afløsere Ekstern hvervning Positiv branding Events, der fortæller om kirken Frivillige som ambassadører Prik på skulderen Headhunting Jobopslag Kirkens website Samarbejde med foreninger Hverveevents PR (artikler) Sociale medier Plakater, foldere

18 Ansatte og frivillige Den frivillige organisation er kompleks. Ofte har man: Ansatte som leder frivillige Frivillige som leder frivillige Frivillige (MR) som leder ansatte Ansatte kan være leder for en frivillige, som man samtidig ledes af

19 Gode råd til ansatte Formidel dit engagement for kirkens sag/formål. Du er her ikke kun for pengenes skyld (?) Klar besked / forventningsafstem om din rolle som ansat i forhold til de frivillige (Fx leder i opstarten, tager sig af økonomi, facilitator) Stil krav til frivillige Giv frivillige mange af de samme rettigheder som ansatte (fx adgang til kontor, printer, et budget mm.) Vis tillid og afgiv kontrol - lad være med altid at tage opgaver, som frivillige taber Skab ejerskab til opgaverne - frem og brug de frivilliges idéer og hold igen med egne idéer. Også i en opstartesfase Deltag i (nogle af) de frivilliges sociale arrangementer Kvalificer frivillige til at tage vigtige beslutninger - lederudvikling Led også op ad

20 Arbejdsspørgsmål? 1)Ledelse i praksis: Hvilke opgaver vil være godt for dig eller din kirke, at bruge mere tid (opmærksomhed) på? Hvad skal du / I holde op med at gøre? 2)Forventningsafstemning: Hvilke forventninger har du til de frivillige? Hvilke forventninger kan de have til dig? Hvordan kan I implementere forventningsafstemning hos jer? 3)Motivation: Hvad hæmmer motivtationen hos jer? Hvad kan du gøre for at fremme motivation blandt de frivillige? 4)Hvervning: Hvordan tydeliggør du / I, at der er brug for frivillige? Hvilke hvervemetoder skal I bruge mere tid på? 5)Ansatte og frivillige: Hvordan kan du / I skabe tydelige rammer for et godt samarbejdet mellem ansatte og frivillige?