Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 26. september 2016, kl. 18.30 i Avedøre Stationsby Nords selskabslokaler, Avedøre Tværvej 95, Hvidovre Til stede: Formand Jan Lemser, næstformand Bitten Dufour, Dorte Keller Bentzen, Bjarne Kristensen, Johannes Pleidrup, Jørgen B. Christensen, Malene Friis Schultz, Per Møller Sørensen, Rauf Hasanzadeh, Thorbjørn Rasmussen, suppleant Birgit Jacobsen Administration: Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Henning Bøgh Holtov, ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen, ejendomsleder Jesper Duus Olsen, ejendomsleder Jan Poulsen Revision: Ikke til stede: Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Alberg v. statsautoriseret revisor Pia Søndergaard deltog ikke Sjoerd Gererd Anton Janssen 1/21
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. maj 2016... 3 3. Revisionsprotokol... 3 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 4 SAGER TIL BESLUTNING... 4 5. Budget 2017 for afdelingerne... 4 6. Bestyrelsesvederlag 2016... 7 7. Afdeling 3503, Store Hus Opsætning af overvågningskameraer i Avedøre Stationsby, Sadelmagerporten 2-4, Center-torv og Centerstriben godkendelse af regnskab... 8 8. Afdeling 3503, Store Hus/ Afsnitsforeningen udskiftning af afløbs og brugsvandsinstallationer godkendelse af projekt... 9 9. Afdeling 3503, Store Hus 40 års jubilæum tilskud til finansiering... 11 10. Afdeling 3505, Ræven Ungekontakten, godkendelse af fortsat anvendelse af lejemålet... 12 11. Nye normalvedtægter... 13 12. KAB s beboerophold 2017... 14 SAGER TIL ORIENTERING... 15 13. Nul-tolerancepolitik... 15 14. Elev til uddannelse som servicetekniker status... 16 15. Matrikulær udskillelse af institutionslejemål... 17 16. Afdeling 3503, Store Hus helhedsplan status... 18 17. Tilbageførsel af indskud i Boligbutikken... 18 18. Frit valg af TV-pakker på vej... 19 19. Udbudsloven og decentrale enheder... 19 20. Mødekalender 2017... 20 21. Fortroligt punkt... 21 22. Eventuelt... 21 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 3 Bilag 2: Budget 2017 for alle afdelinger i... 7 Bilag 3: Afdeling 3503, Store Hus Budget projekt 1... 11 Bilag 4: Afdeling 3503, Store Hus Budget projekt 2... 11 Bilag 5: Vedtægter for... 13 Bilag 6: Normalvedtægter for en almen boligorganisation med ændringer... 13 Bilag 7: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab... 18 2/21
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 27. maj 2009 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Taget til efterretning. 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. maj 2016 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 25. maj 2016 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 8. juni 2016. Der er ikke fremkommet bemærkninger til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Taget til efterretning. 3/21
4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Jan Lemser Avedøre Stationsby Syd 2017 Næstformand Bitten Dufour Avedøre Stationsby Nord 2018 Bestyrelsesmedlem Dorte Keller Bentzen Avedøre Stationsby Syd 2017 Bestyrelsesmedlem Rauf Hazanzadeh Avedøre Stationsby Syd 2018 Bestyrelsesmedlem Bjarne Kristensen Avedøre Stationsby Syd 2017 Bestyrelsesmedlem Thorbjørn Rasmussen Store Hus 2018 Bestyrelsesmedlem Malene Friis Schultz Store Hus 2017 Bestyrelsesmedlem Sjoerd Janssen Store Hus 2018 Bestyrelsesmedlem Per Møller Sørensen Avedøre Stationsby Nord 2018 Bestyrelsesmedlem Johannes Pleidrup Avedøre Stationsby Nord 2017 Bestyrelsesmedlem Jørgen B. Christensen Avedøre Stationsby Nord 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 5. Budget 2017 for afdelingerne Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 22. august 2016. Afdelingsmødet forelægges budgettet til godkendelse den 19. september 2016. Driftsbudgettet for 2017 udviser en huslejestigning på 1.421.000 kr. svarende 1,70 %. Der varsles yderligere en stigning i hjemfald på 2 kr. pr. m². Den gennemsnitlige leje udgør 972,35 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål, 1.348,73 kr. pr. m² for hybler og 1.120,33 kr. pr. m² for ældrevenlige boliger. 4/21
Langtidsplanens aktiviteter og finansiering De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør pr. den 1. januar 2017 21.838.000 kr. svarende til 240,23 kr. pr. m². Der skal fortsat gøres opmærksom på, at der ikke er tilstrækkelige henlæggelser til at dække alle planlagte aktiviteter i fremtiden, hvorfor ekstern finansiering af aktiviteterne må forudsættes. Der skal endvidere gøres opmærksom på, at afdelingens langtidsplan ikke nødvendigvis er fyldestgørende. Afdeling 3503, Store Hus Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 31. august 2016. Afdelingsmødet forelægges budgettet til godkendelse den 29. september 2016. Driftsbudgettet for 2017 viser en uændret husleje. Der varsles dog en stigning i hjemfald på 2 kr. pr. m². Den gennemsnitlige leje udgør derefter 924,69 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør pr. den 1. januar 2017, 4.590.000 kr., hvilket svarer til 134,40 kr. pr. m². Administrationen er i samarbejde med afdelingsbestyrelsen i Store Hus i gang med at udarbejde en helhedsplan for afdelingen. Der skal gøres opmærksom på, at der i den kommende periode ikke er tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte aktiviteter, som helhedsplanen kommer til at vise, hvorfor ekstern finansiering af aktiviteterne må forudsættes. Afdeling 3504, Avedøre Stationsby Nord Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 28. juni 2016. Afdelingsmødet forelægges budgettet til godkendelse den 20. september 2016. Driftsbudgettet for 2017 viser en uændret husleje. Der varsles dog en stigning i hjemfald på 2 kr. pr. m². 5/21
Den gennemsnitlige leje udgør 952,58 kr. pr. m² for almindelige boliglejemål og for ungdomsboliger 1.009,54 kr. pr. m². Langtidsplanens aktiviteter og finansiering De årlige henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør pr. den 1. januar 2017, 18.050.000 kr., hvilket svarer til 219,53 kr. pr. m². Der skal gøres opmærksom på, at der i den kommende 16-års periode ikke er tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte aktiviteter, hvorfor ekstern finansiering af aktiviteterne må forudsættes. Afdeling 3505, Børneinstitutionen Ræven Driftsbudgettet pr. 1. januar 2017 udviser en lejenedsættelse på 12,79 %, som primært skyldes en nedsættelse af det afsatte beløb til uforudsete udgiftsstigninger. Lejen udgør herefter 779,70 kr. pr. m². Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto 119-8999 afsat 10.000 kr. Afdeling 3506, Børneinstitutionen Haren Driftsbudgettet pr. 1. januar 2017 udviser en lejeforhøjelse på 3,18 %. Lejen udgør herefter 919,24 kr. pr. m². Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto 119-8999 afsat 0 kr. Afdeling 3507, Børneinstitutionen Pindsvinet Driftsbudgettet pr. den 1. januar 2017 udviser en lejenedsættelse på 2,67 %, som primært skyldes færre udgifter til almindelig vedligeholdelse. Lejen udgør herefter 1.058,53 kr. pr. m². Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto 119-8999 afsat 0 kr. Langtidsplanens aktiviteter og finansiering For alle institutioner gælder det, at der fortsat arbejdes med udviklingen af langtidsplanerne. Således vil der, i takt med stigende behov for istandsættelse, blive arbejdet på at tilvejebringe en opdateret langtidsplan, som på sigt tager hånd om de krævende vedligeholdelsesarbejder, der begynder at vise sig i disse institutioner. Dette sker blandt andet i samarbejde med Hvidovre Kommune. 6/21
Bilag 2: Budget 2017 for alle afdelinger i Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for 2017 for afdelingerne under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse. Godkendt. 6. Bestyrelsesvederlag 2016 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2016 kan maksimalt udgøre 123.809,93 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 76,97 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 46,17 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Organisationsbestyrelsen har på mødet den 26. september 2012 truffet beslutning om følgende fordeling af bestyrelsesvederlag: Vederlag til formanden udbetales med tre gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Vederlag til næstformanden udbetales med to gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Vederlag til øvrige afdelingsbestyrelsesformænd udbetales med to gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. På mødet den 26. september 2013 besluttede organisationsbestyrelsen, at der kan ske udbetaling for tabt arbejdsfortjeneste mod behørig dokumentation. 7/21
Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at bestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. Organisationsbestyrelsen besluttede, at den nuværende fordeling fortsat skal være gældende, at vederlag beregnes efter de forhøjede satser gældende for 2016, og at der ikke udbetales vederlag i forbindelse med skemasager. 7. Afdeling 3503, Store Hus Opsætning af overvågningskameraer i Avedøre Stationsby, Sadelmagerporten 2-4, Center-torv og Centerstriben godkendelse af regnskab Den 7. december 2015 var der opstartsmøde og gennemgang af kameraplaceringer, hvor rådgiveren, leverandøren, By & Bolig samt driftspersonale fra afdeling Store Hus var til stede. Efter en revideret plan gik firmaet Elstrøm i gang med arbejdet, hvor tilbuddet lød på i alt 33 kameraer til en pris på 677.500,- kr. inkl. moms. 10 kameraer tilhører Ocean Management (OCM), 15 kameraer er fælles anliggende og otte kameraer tilhører afdeling Store Hus. Den 31. marts 2016 var der afleveringsforretning, hvor opsætningen og kameravinklerne blev gennemgået og godkendt. Fordeling af udgifterne ved slutfakturering ser således ud: ITV Store Hus 25 % 169.375 kr. Afsnitsforeningen 25 % 169.375 kr. OCM 50 % 338.750 kr. I alt 677.500 kr. Store Hus andel af Afsnitsforeningen 85 % 143.969 kr. Store Hus andel (25 %) 169.375 kr. I alt ITV Store Hus 313.344 kr. 8/21
Rådgiver Store Hus 25 % 14.063 kr. Afsnitsforeningen 25 % 14.063 kr. OCM 50 % 28.126 kr. I alt 56.252 kr. Store Hus andel af Afsnitsforeningen 85 % 11.953 kr. Store Hus andel (25%) 14.063 kr. I alt rådgiver Store Hus 26.016 kr. Store Hus i alt ITV Rådgiver I alt 313.344 kr. 26.016 kr. 339.360 kr. På mødet den 24. september 2014 besluttede organisationsbestyrelsen at dække en andel af udgiften svarende til 250.000 kr. ved tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling Store Hus afholder den resterende udgift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet. Godkendt med tilskud på 250.000 kr. fra dispositionsfonden. 8. Afdeling 3503, Store Hus/ Afsnitsforeningen udskiftning af afløbs og brugsvandsinstallationer godkendelse af projekt Projektet har været, og er fortsat, under nærmere planlægning i det til lejligheden nedsatte byggeudvalg med repræsentanter fra afdelingen, ejendommens erhvervslejemål (OCM), ejendomskontoret og KAB. I november 2015 blev rådgiverteamet Pålsson Arkitekter og Danakon, efter forudgående miniudbud, knyttet til projektet. De har bistået byggeudvalget i arbejdet med at beslutte et egentligt projektomfang med henblik på vedtagelse på et beboermøde. I september 2014 bevilgede organisationsbestyrelsen et udlæg på 700.000 kr. fra dispositionsfonden til brug for projekteringskredit, således at rådgiverteamet og KAB kan honoreres frem mod afdelingsmødet. 9/21
Byggeudvalget har brugt en del tid på at drøfte omfanget af de arbejder, som man ønsker at få gennemført. Flere mulige arbejder har været forelagt og diskuteret, men det ligger nu fast, at vedtagelsen på afdelingsmødet kommer til at stå mellem følgende to projektscenarier, som er blevet prissat af rådgiverne med henblik på klarlægning af en præcis og forventelig huslejekonsekvens. Projekter vil blive præsenteret på et beboerinformationsmøde den 7. september 2016, samt et ekstraordinært afdelingsmøde den 21. september 2016 med endelig afstemning om projektets gennemførelse. OCM som også er en del af projektet vedr. erhvervsmålene orienterer deres erhvervsdrivende omkring renoveringen i september 2016. Selve projektets forventede omfang, økonomi og tid er opstillet nedenfor. Projekt 1 Projekt 2 Udskiftning af afløbsinstallationer Udskiftning af afløbsinstallationer inkl. ny sanitet inkl. ny sanitet. Udskiftning af brugsvandsinstallationer med 2 trykforøgeranlæg inkl. nye armaturer Målere på koldt og varmt vand Nye varmtvandsbeholdere i varmecentral Udskiftning af brugsvandsinstallationer med 2 trykforøgeranlæg inkl. nye armaturer Målere på koldt og varmt vand Nye varmtvandsbeholdere i varmecentral Udskiftning af hovedspildevands-ledninger under kældergulv Nye regnvandsledninger fra tag til nederste bolig Udskiftning af gulvfliser i bruseområdet inkl. sokkelklinker i forbindelse med udskiftning af afløbsstuds i gulv. Udskiftning af hovedspildevandsledninger under kældergulv Nye regnvandsledninger fra tag til nederste bolig Udskiftning af hele badeværelsesgulvet inkl. sokkelklinker i forbindelse med udskiftning af afløbsstuds i gulv. Det samlede budget for projekt 1 lyder på 45.779.558 kr. og projekt 2 på 50.810.278 kr. Store Hus andel er tiltænkt finansieret med et 30-årigt realkreditlån samt henlæggelser og driftsbesparelser på 17.125.000 kr., hvilket vil medføre en forventelig lejestigning på mellem 6 og 7,05 % afhængigt af, hvilket af projekterne som bliver vedtaget. Projektets vedtagelse på afdelingsmødet er forudsat, at organisationen godkender det endelige projekt, at der opnås godkendelse af finansieringen hos kommunen, samt at kommunen er villig til at stille 100 % sikkerhed for låneoptagelsen. 10/21
Tidsplanen for den videre del af projektet tager sig således ud: på beboermøde 21. september 2016 Forprojekt og myndighedsandragende Oktober-november 2016 Hovedprojekt December-marts 2017 Udbud April 2017 Kontrahering Maj 2017 Opstilling af byggeplads Juni 2017 (efter 10. juni - Jubilæum) Opstart af byggearbejder Juli / August 2017 Aflevering November 2018 1-års eftersyn November 2019 Bilag 3: Afdeling 3503, Store Hus Budget projekt 1 Bilag 4: Afdeling 3503, Store Hus Budget projekt 2 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projekt 1 og 2 med tilhørende budgetter, forudsat at afdelingen den 21. september 2016 vedtager et af projekternes gennemførelse. Organisationsbestyrelsen godkendte projektet. Afdeling Store Hus godkendte på afdelingsmødet den 21. september 2016 projekt 2 med en lejestigning på ca. 7,05 %. 9. Afdeling 3503, Store Hus 40 års jubilæum tilskud til finansiering Afdelingsbestyrelsen i afdeling Store Hus er godt i gang med tilrettelæggelsen af arrangement til markering af afdelingens 40 års jubilæum. Arrangementet er planlagt afholdt den 10. juni 2017. Rækken af jubilæumsarrangementer skal kunne fastholde og udvikle en positiv fortælling om Stationsbyen samlet set, og kan ses som et led i en løbende markedsføring og imagepleje. Afdelingsformand Thorbjørn Rasmussen vil på mødet kunne orientere yderligere om afdelingsbestyrelsens overvejelser. Der søges om tilskud på op til 500.000 kr. fra organisationen til finansiering af arrangementet. Tilskud afholdes af organisationens arbejdskapital. 11/21
Det kan oplyses, at organisationens arbejdskapital ultimo 2015 udgjorde 4.176.688 kr. Organisationsbestyrelsen besluttede på organisationsbestyrelsesmødet den 3. december 2013 en foreløbig budgetramme på 500.000 kr. til hvert jubilæum i de kommende år. Udgifter afholdes af organisationens arbejdskapital. På organisationsbestyrelsesmødet den 27. maj 2014 aftaltes det, efter evaluering af det afholdte jubilæumsarrangement i afdeling Syd, at træffe nærmere beslutning om budgetramme for de øvrige jubilæumsarrangementer. Afdeling Syd fremlagde på organisationsbestyrelsesmødet den 24. september 2014 regnskab for afdelingens 40 års jubilæum. Regnskabet udviste en samlet udgift på 215.623 kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter arrangement for afdeling Store Hus, og træffer beslutning om tilskud til finansieringen fra organisationens arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen besluttede at yde et tilskud til finansieringen på op til 250.000 kr. som dækkes af boligorganisationens arbejdskapital. 10. Afdeling 3505, Ræven Ungekontakten, godkendelse af fortsat anvendelse af lejemålet På organisationsbestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 blev det besluttet at godkende en ændret anvendelse af institutionslejemålet Ræven til aktiviteter for Hvidovre Kommunes Ungekontakten. Det har været en forudsætning, at aktiviteten kun dækker Hvidovre Kommunes unge, og at aktivitet kun foregår i lejemålet og ikke efter kl. 22.00. Det har endvidere været en forudsætning, at Ungekontaktens ledelse og afdelingsbestyrelsen for afdeling Nord i fællesskab har aftalt et sæt husordensregler. Godkendelsen af en anden benyttelse af lejemålet har været foreløbigt gældende i to år, og vil kunne forlænges såfremt en evaluering ikke har påvist problemer. Det er oplyst fra afdeling Nord, at anvendelsen af lejemålet ikke har medført gener eller problemer af nogen art, hverken for beboere, ejendomskontor og ansatte eller afdelingsbestyrelse. 12/21
Det anbefales derfor, at lade anvendelsen af lejemålet fortsætte. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at lade anvendelsen af lejemålet for Ungekontakten fortsætte. Organisationsbestyrelsen traf beslutning om en fortsættelse på yderligere to år. Herefter foretages evaluering på ny. 11. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. De væsentligste ændringer omfatter: Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde Efter aftale med en lejer kan denne indkaldes elektronisk til afdelingsmødet. Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen, der er flere muligheder for delegation - se bilaget kapitel 3 stk. 5 og 6. Derudover er der foretaget en række mindre ændringer. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, hvor meget det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Bilag 5: Vedtægter for Bilag 6: Normalvedtægter for en almen boligorganisation med ændringer 13/21
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager vedtægtsændringerne til efterretning, og indstiller til repræsentantskabet at træffe beslutning om delegation af beslutningskompetencen til organisationsbestyrelsen ved repræsentantskabsmødet i maj 2017. Organisationsbestyrelsen tog vedtægtsændringerne til efterretning, og indstiller til repræsentantskabet at delegere kompetensen på alle områder, der er nævnt i stk. 5, nr. 1-8, til organisationsbestyrelsen. 12. KAB s beboerophold 2017 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2016 havde i alt 201 deltagere. Heraf deltog 153 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2017 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond og eventuelt andre fonde om midler hertil. For nuværende forventes senioropholdet fastholdt, men det besluttes først endeligt i efteråret 2016 efter evalueringen. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby i hytter fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført i 2017. Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling 5.050 kr. 1.050 kr. 4.000 kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt 4.700 kr. 2.900 kr. Tilskud fra organisation 1.050 kr. 1.050 kr. Egenbetaling 3.650 kr. 1.850 kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på et handicapvenligt hotel eller højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. 14/21
Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan reservere et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til 1.050 kr. pr. plads i 2017, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. I 2016 deltog 10 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil 1.050 kr. pr. plads og hvor mange familiepladser og seniorpladser, de ønsker at råde over, og at eventuelle yderligere pladser kan bevilges af kundechefen. I 2016 rådede over 20 pladser. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i får tilbudt 20 pladser á 1.050 kr. på beboerferierne i 2017, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af kundechefen. SAGER TIL ORIENTERING 13. Nul-tolerancepolitik På det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 26. februar 2015 godkendte organisationsbestyrelsen en revideret nul-tolerancepolitik. Denne politik og informationsbrev blev herefter, primo marts 2015, udsendt til alle beboere i. Organisationsbestyrelsen drøftede den aktuelle situation, og besluttede, at der ikke aktuelt var behov for yderligere tiltag. I forbindelse med den indførte nul-tolerancepolitik er der afholdt flere møder med deltagelse fra kommune og politi, ligesom der løbende, og med fast interval, holdes møder mellem afdelingernes driftspersonale og personale fra kommune og politi. Der er herudover anlagt tre boligretssager. Første retssag er afsluttet i december 2015, hvor Østre Landsret stadfæstede Byretsdommen hvorefter lejer blev frikendt. 15/21
Anden retssag er anlagt i oktober 2014, og dom anket ved Østre Landsret i oktober 2015. Østre Landsret stadfæstede Byretsdommen ultimo maj 2016 hvorefter lejer blev frikendt. Boligorganisationens advokat har ultimo juni 2016 indgivet ansøgning til procesbevillingsnævnet ansøgning om tilladelse til anke til Højesteret af Østre Landsrets dom. Ansøgningen er primo august 2016 under ekspedition. Tredje sag er overbragt advokat medio april 2016 med henblik på anlæggelse af retssag. Sagen er indbragt for retten og under forberedelse primo august 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 14. Elev til uddannelse som servicetekniker status På organisationsbestyrelsesmødet den 25. maj 2016 drøftede organisationsbestyrelsen om der var behov for at ændre den tidligere beslutning, om ansættelse af én elev under 25 år, eller om administrationen skal gøre et nyt forsøg, og igangsætte ansættelsesproceduren på ny. Organisationsbestyrelsen besluttede, at administrationen skal gøre et nyt forsøg med ansættelse af en serviceteknikerelev under 25 år. Første skridt, forud for selve annonceringsprocessen, er etablering af det egentlige ansættelsesudvalg, som består af en repræsentant for hver af de 3 boligafdelinger. På grund af den aktuelle personalemæssige situation i afdelingerne er det besluttet, at udskyde hele processen omkring elevstillingen til foråret 2017. Dette på baggrund af ønsket om, at en kommende elev skal have den bedst mulige start i, og dette sammenholdt med at skolen i Glostrup optager nye elever i henholdsvis januar og august måned. Der arbejdes nu på at få en elev klar til holdet i august måned 2017. 16/21
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 15. Matrikulær udskillelse af institutionslejemål I forbindelse med frikøbet af hjemfaldspligt på s boligafdelinger skal Hvidovre Kommune i henhold til aftalen efterfølgende sørge for aflysning af alle hjemfaldsklausuler. Enkelte institutionslejemål er i henhold til aftalen ikke frikøbt det omfatter tre lejemål i afdeling Syd og to lejemål i afdeling Nord. Der skal ske matrikulær udskillelse af disse lejemål fra afdelingerne, og først derefter kan aflysningen af hjemfaldsklausuler ske. Der blev ultimo juni måned 2015 afholdt møde med landinspektør Svend Smedegaard fra firmaet Land & Plan A/S. Landinspektørfirmaet har fremsendt matrikulære dokumenter til Hvidovre Kommune den 1. februar 2016 for videre behandling. Der er løbende kontakt med landinspektørfirmaet, og Hvidovre Kommune er rykket flere gange. Kommunens sagsbehandling afventes fortsat, og der er foreløbig aftalt et møde i sagen medio september 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17/21
16. Afdeling 3503, Store Hus helhedsplan status I forlængelse af sidste organisationsbestyrelsesmøde den 25. maj 2016, hvor det blev orienteret, at Meik Bille Keller har fået overdraget sagen fra Carsten Bjørneboe, kan det meddeles, at Landsbyggefonden har afsat 20. mio. kr. med forventet tilsagn i 2019. Derudover ligger der ca. 6 mio. kr. på reguleringskontoen som tiltænkte midler til Helhedsplanen. Renoveringsprojektet vedrørende afløb og installationer er taget ud af helhedsplanen. Selve helhedsplanen skal revideres og tilrettes ud fra supplerende undersøgelser foretaget af White Arkitekter, og der skal genoptages dialog med Landsbyggefonden med henblik på at få forøget de støttede midler, hvis helhedsplanen skal realiseres, da afdelingen ikke har flere henlagte midler til egenfinansiering, fordi disse er allokeret på installationsprojektet. Der arbejdes aktuelt på at få aftalt nyt møde med Landsbyggefonden. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 17. Tilbageførsel af indskud i Boligbutikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af Boligbutikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sit oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr. den 31.december 1996. har indskudt 78.030 kr. og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. Bilag 7: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18/21
Taget til efterretning. 18. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 19. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. 19/21
Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 20. Mødekalender 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i 2017. Det blev aftalt at afholde følgende møder i 2017: Tirsdag den 30. maj 2017 Kl. 18.30 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i Avedøre Syds selskabslokaler, Trædrejerporten 4. Hvidovre. Onsdag den 31. maj 2017 Kl. 18.30 repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i Avedøre Syds selskabslokaler, Trædrejerporten 4. Hvidovre. Tirsdag den 27. september 2017 Kl. 18.30 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i Avedøre Nords Selskabslokaler, Avedøre tværvej 95, Hvidovre. 20/21
21. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 22. Eventuelt Næstformand Bitten Dufour orienterede om, at der nu er etableret en tøjbytte central i afdeling Nord. 21/21