Haderslev Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 6. september 2016, kl. 17.00 på Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, 6100 Haderslev. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 3.4 Fuldmagt vedr. sager om ejendomsbeskatning... 3 3.5 Personaleforhold Generel orientering... 4 3.6 Domea.dks Landskonference 2017... 4 3.7 Forberedelse af repræsentantskabsmøde... 4 3.8 Jomfrustien 27, 6100 Haderslev punktet behandles kl. 17.00 på adressen... 4 3.9 Kommende fælles Boligsocial Helhedsplan for perioden 2016-2020... 4 3.10 Ansættelse af fælles gældsrådgiver via LBF-midler for perioden 2016-2019... 4 3.11 Fælles arbejdsdag i afd. 16/51... 5 3.12 Frivillige hjælpere afd. 16/25... 5 3.13 Opfølgning på LBF-besigtigelse, afd. 16/51.... 5 3.14 Bestyrelsesudviklingsdag.... 6 3.15 Stafet for livet... 6 4 Nybyggeri og renovering... 7 4.1 X-house mulig byggesag... 7 4.2 Stade helhedsplan afd. 16/25... 7 4.3 Stade helhedsplan afd. 16/26 og afd. 16/27... 8 5 Boligorganisationens afdelinger... 9 5.1 Orientering om driftsforhold... 9 6 Mødeplanlægning... 9 7 Eventuelt... 10 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Erik Knutzen Kim Andersen Lone Birch - afbud Uffe Steiner Jensen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Øvrige deltagere: Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Allan Emiliussen, Chef for Boligsocial Helhedsplan (pkt. 3.9 og 3.10) Torkild Hansen, A78 Arkitekter (pkt. 4.1 og 4.2) Udsendt den 26. september 2016
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 30. maj 2016 samt af den 28. juni 2016. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referaterne blev godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Org. formand Kaj Ringsted oplyste om følgende: Positiv udvikling pt. mht. antallet af tomgangsboliger der aktuelt er nede på 38 stk. Formandshvervet bruges pt. fortrinsvis til møder i forbindelse med kommende Helhedsplan for Skovvænget/Brombærvej. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Uffe Steiner Jensen oplyste om følgende: Domea.dk har indgået aftale omkring inddrivelse af fordringer - dvs. inddrivelse af nuværende beboeres ubetalte husleje fremover vil blive varetaget af vores samarbejdspartner Collectia i partnerskab med advokatfirmaet Burmeister. Domea.dks image undersøgelse pågår pt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 10
3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Der var intet fra nyt at berette fra de kommunale repræsentanter. 3.4 Fuldmagt vedr. sager om ejendomsbeskatning På boligorganisationernes vegne har Domea.dk i 2005 indgået en aftale med firmaet Rafn & Søn om at gennemgå og overvåge afdelingernes ejendomsbeskatning og at føre sager imod SKAT med henblik på nedsættelse af ejendomsskatten. Pr. 31. marts 2016 har samarbejdet med Rafn & Søn resulteret i samlede årlige besparelser på kr. 79 mio. fordelt på en række boligafdelinger. Rafn & Søn honoreres efter et såkaldt no-cure-no-pay princip. Hvis de opnår at få nedsat ejendomsskatten for en boligafdeling, så tilfalder første års besparelse Rafn & Søn som honorar. Hvis der opnås besparelser med tilbagevirkende kraft, så tilfalder desuden 25 % af besparelsen i de foregående år Rafn & Søn som honorar. Herefter tilfalder den fulde besparelse boligafdelingen. I praksis gennemgår og analyserer Rafn & Søn afdelingernes ejendomsbeskatning. Hvis der efter deres opfattelse er baggrund for at føre en sag, så ovedrages sagen til advokatfirmaet Aducco, som herefter fører sagen overfor SKAT. Hvis Aducco vinder sagen, så dækkes 50 % af deres honorar af Rafn & Søn, mens SKAT udbetaler en såkaldt omkostningsgodtgørelse, der dækker de resterende 50 % af Aduccos honorar. Hvis Aducco taber sagen, så dækker Rafn & Søn deres honorar fuldt ud, idet der ikke udbetales omkostningsgodtgørelse fra SKAT. Boligafdelingerne berøres altså ikke af Aduccos honorar, uanset om sagen bliver tabt eller vundet. På det seneste har SKAT afvist at udbetale omkostningsgodtgørelse til Aducco, medmindre der i de konkrete sager foreligger en erklæring, som er underskrevet af boligorganisationen. For at sikre, at der kan udbetales omkostningsgodtgørelse i de aktuelle sager er det derfor nødvendigt, at organisationsbestyrelsen underskriver de vedlagte erklæringer. For at sikre imod indsigelser fra SKAT i fremtidige sager er det desuden nødvendigt, at organisationsbestyrelsen underskriver den vedlagte fuldmagt. Ved underskrift af erklæring og fuldmagt forpligter boligorganisationen sig også til at dække Aduccos honorar, såfremt Rafn & søn skulle gå konkurs. I sager, der vindes, vil det dreje sig om 50 % af honoraret og i sager, der tabes, vil det dreje sig om det fulde honorar til Aducco. Fuldmagt og erklæring vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen stadfæster allerede underskrevet erklæring og fuldmagt. Referat: Allerede underskrevet erklæring og fuldmagt af Kaj Ringsted, Lars Kruse og Finn Wohlert blev stadfæstet. Side 3 af 10
3.5 Personaleforhold Generel orientering Ikke offentligt punkt. 3.6 Domea.dks Landskonference 2017 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 9. og 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.7 Forberedelse af repræsentantskabsmøde Efter anmodning fra næstformand Lars Kruse, ønskes drøftelse om bestyrelsens indstilling af formandskandidat ved kommende repræsentantskabsmøde som følge af Kaj Ringsteds annoncerede fratræden. Det indstilles at bestyrelsen optager drøftelse om emnet samt evt. beslutter indstilling af kandidat. Referat: Erik Knutzen indstilles - af en enig bestyrelse - som organisationens ny formand i forbindelse med valg på kommende ordinære repræsentantskabsmøde d. 28. november 2016. 3.8 Jomfrustien 27, 6100 Haderslev punktet behandles kl. 17.00 på adressen Ikke offentligt punkt. 3.9 Kommende fælles Boligsocial Helhedsplan for perioden 2016-2020 Orientering gives på mødet af Allan Emiliussen, Chef for Boligsocial Helhedsplan med udgangspunkt i vedlagte budgetark. For Haderslev Boligselskab gælder, at der anmodes om et årligt tilskud på kr. 280.000. Det indstilles, at Haderslev Boligselskab via. dispositionsfonden giver årligt tilskud på kr. 280.000 i projektperioden. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen fra Allan Emiliussen til efterretning og godkendte samtidig årligt tilskud på kr. 280.000 via. dispositionsfonden i projektperioden. 3.10 Ansættelse af fælles gældsrådgiver via LBF-midler for perioden 2016-2019 Orientering gives på mødet af Allan Emiliussen, Chef for Boligsocial Helhedsplan. Tilsagn fra Landsbyggefonden inkl. budgetark vedlagt. Side 4 af 10
For Haderslev Boligselskab gælder, at der samarbejde med HAB skal ydes et samlet tilskud på kr. 153.000 som påtænkes fordelt ift. antal boliger i de 2 organisationer. Det indstilles, at Haderslev Boligselskab via. dispositionsfonden giver tilskud som præsenteret i budgetark med fordeling ift. antal boliger mellem HAB og Haderslev Boligselskab. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen fra Allan Emiliussen til efterretning. Fsv. økonomien kunne Allan Emiliussen oplyse, at denne havde ændret sig, således det IKKE vil være nødvendigt med lokalt bidrag fra hhv. HAB og Haderslev Boligselskab. 3.11 Fælles arbejdsdag i afd. 16/51 Der er af organisationsbestyrelsen tidligere - pr. mail - godkendt et tilskud på kr. 100 pr. person - dog maks. kr. 2.000,- til den fælles arbejdsdag i afd. 16/51. Afdelingsbestyrelsesformand Fedaa Al-Ajab har afleveret dokumentation for afholdte udgifter på i alt kr. 1.139,89. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender tilskud til arbejdsdagen via dispositionsfonden på i alt kr. 1.139,87. Referat: Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud til arbejdsdagen via dispositionsfonden på i alt kr. 1.139,87. 3.12 Frivillige hjælpere afd. 16/25 Afdelingsbestyrelsesformand Kurt Blohm har modtaget en forespørgsel fra Den Sociale Helhedsplan, om Haderslev Boligselskab vil yde et tilskud på kr. 3.500,- til de frivilliges dag, som holdes for alle de frivillige hjælpere i Den Sociale Helhedsplan, i samarbejde med HAB og Haderslev Boligselskab. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender tilskud til de frivilliges dag via dispositionsfonden på i alt kr. 3.500,-. Referat: Organisationsbestyrelsen godkendte tilskud til de frivilliges dag via dispositionsfonden på i alt kr. 3.500,-. 3.13 Opfølgning på LBF-besigtigelse, afd. 16/51. I forbindelse med LBFs genbesøg i afd. 16/51 onsdag d. 29. juni 2016 er kortfattet referat vedlagt fra mødet - referatet er godkendt af såvel kommune samt LBF. Der er fra bygherrerådgiver Jens Overgaard, Domea.dk BYG fremsendt nedenstående 3 punkter, som bestyrelsen skal forholde sig til i forhold til opfølgning på sagen: 1. Organisationsbestyrelsen skal beslutte og vedtage, at det hidtidige tilskud fra dispositionsfonden fortsætter, indtil der er udarbejdet og gennemført en helhedsplan. 2. Organisationsbestyrelsen skal beslutte og vedtage, at der søges om kapitaltilførsel for aflastning af dispositionsfonden. 3. Organisationsbestyrelsen skal beslutte og vedtage, at der skal udarbejdes en helhedsplan for Fælles Fårehave samt afsætte midler hertil. Side 5 af 10
Det indstilles at beslutning om huslejetilskud ved udlejningsvanskeligheder genoptages med tilskud de første 24 måneder med et beløb på kr. 1.000 pr. måned for 2-vær. og kr. 1.500 pr. måned for 3- og 4-vær. Ordningen bortfalder ved 4 eller færre tomgangsboliger i afdelingen. Ordningen genoptages løbende såfremt minimumskriteriet ikke er opfyldt. Endvidere indstilles, at ansøgning af den 19. marts 2015 om kapitaltilførsel til afdelingen fastholdes samt at der besluttes udfærdiget endelig helhedsplan for afdelingen renoveringsstøtteansøgning fremsendt til LBF den 24. april 2014. Midler til udfærdigelse af helhedsplan afholdes via dispositionsfonden. Referat: Huslejetilskud genoptages med tilskud de første 24 måneder med et beløb på kr. 1.000 pr. måned for 2-vær. og kr. 1.500 pr. måned for 3- og 4-vær. Ordningen bortfalder ved 4 eller færre tomgangsboliger i afdelingen. Ordningen genoptages løbende såfremt minimumskriteriet ikke er opfyldt. Endvidere blev tidligere ansøgning til LBF vedr. kapitaltilførsel samt renoveringsstøtte stadfæstet herunder godkendelse af økonomi til udfærdigelse af helhedsplan via dispositionsfondsmidler. Efterskrift: Tilsynet ved Haderslev Kommune samt Jan Bojsen har på telefonmøde torsdag d. 8. september 2016 aftalt, at afdelingens økonomiske situation følges nøje med afholdelse af statusmøde vedr. økonomi, udlejning mv. (evt. pr. tlf.) minimum 1 gang pr. kvartal. 3.14 Bestyrelsesudviklingsdag. Som følge af indkommende afbud til planlagt organisationsbestyrelsesdag, skal der fastsættes ny dato. Fra Servicecenter Haderslev opfordres til, at også Domea Vojens, Futura Fredericia og Haderslev Ældreboligselskab inviteres med på dagen. Det indstilles, at ny dato fastsættes og om deltagerkredsen evt. udvides. Referat: Ny dato fastsat til lørdag d. 21. januar 2017, kl. 9.00 der vil ikke være deltagelse udover bestyrelsen for Haderslev Boligselskab. I forhold til allerede udsendte program ønskes yderligere fokusering på mål og handleplan. 3.15 Stafet for livet Orientering gives på mødet af Erik Knutzen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt evt. optager drøftelse om processen. Referat: Erik Knutzen orienterede om forløbet med planlægningen af Stafet for livet det gode og det mindre gode. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Efterskrift: Indsatte mail efter Stafet for livet er afholdt er modtaget fra Erik Knutzen: Side 6 af 10
Fra: Erik Knutzen [mailto:knutzenerik@gmail.com] Sendt: 11. september 2016 18:37 Til: Kirsten Grauholm <k.grauholm@live.dk>; Kim Martin Andersen <0killa0@gmail.com>; Kurt Blohm 'Brombær/Skovv' <kurtblohm@webspeed.dk>; Lars Kruse <lars.haderslev@gmail.com>; lone birch <smilla58@gmail.com>; Uffe Steiner Jensen(forwarding address) <uffesteinerjensen@gmail.com>; wohlertfinn@gmail.com; Jan Bojsen <jbo@domea.dk>; Erik Lønne Gottfredsen <ELG@domea.dk> Emne: Stafet for Livet Kære Alle Vi er nu færdige med Stafetten for i år, og det har været en fantastisk oplevelse at være en del af. Som medlem af styregruppen i vores fælles holddeltagelse med HAB har der været op og nedture hvor jeg nok har syntes at overliggeren var blevet sat højt, her tænker jeg mest på budgettet, men jeg må indrømme at det hele har spillet som en stor hyggelig familie på skovtur og det sociale sammenrend af alle mulige kulturer har været en stor oplevelse at overvære. Jeg ser dette samspil som et resultat af indsatsen med den sociale helhedsplan, der var kvinder af ikke dansk herkomst der deltog meget aktivt i madlavningen, nogle skulle tolkes for forståelsens skyld, og de unge drenge som var headhuntet til at hjælpe med opstilling og oprydning skulle alle tolkes da de ikke forstod og talte dansk, men de var samarbejdsvillige og dygtige. Der var under stafetten 2 unge mænd der som holddeltagere havde sat sig for at løbe hver 100 km, og det nåede de. Det totale antal deltagere nåede 162 så det var flot. Holdet blev ved afslutningsceremonien kåret som det hold med det bedste samarbejde og sociale engagement. Når vi har modtaget afregningen vil jeg meget gerne have Stafetten på dagsorden til 1 møde derefter for at vi kan få afklaret om vi er med igen eller hvordan. Med venlig hilsen Erik Knutzen 4 Nybyggeri og renovering 4.1 X-house mulig byggesag Ikke offentligt punkt. 4.2 Stade helhedsplan afd. 16/25 Orientering gives på mødet af bygherreudvalget v/ Finn Wohlert herunder opfølgning fra mødet den 29. juni 2016. Endvidere vil Torkild Hansen, A78 Arkitekter præsenterer virtuel Referat: Torkil Hansen, A78 Arkitekter præsenterede virtuel løsning for præsentation af boligerne det planlægges, at hver enkelt boligtype (rækkehusene, tilgængelige og renoverede) skal kunne præsenteres virtuel. Finn Wohlert orienterede om afholdte bygherremøder og stade her fsv. de mest væsentlige punkter: Side 7 af 10
Info.stander i afdelingen hvad skal vises? Stade, nyheder, mødeaktivitet ol. Beslutning omkring valg af mursten ved rækkehusene byggeudvalget beslutter. P-pladser der skal ikke nedlægges pladser. Risikobehæftet forhold omkring vinduer i badevær. er underskrevet. Drøftelser omkring fortsat anvendelse af kælderrum på Brombærvej til billard, walkierum samt børnefødselsdage. LBF har i forb. med tilsagnet krævet, at der løbende udarbejdes film for projektstade. Nedrivningsgodkendelse fra ministerieriet afventer forsat. Underskrift på byggeforretningsføreraftalen afventer forsat. Derudover en orientering om accept af BYG's ønske om at ændre fra besluttede 4 workshops til de oprindeligt 2 planlagte workshops. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.3 Stade helhedsplan afd. 16/26 og afd. 16/27 Orientering gives på mødet af Jan Bojsen på vegne af Domea.dk Byg. Referat: Jan Bojsen kunne oplyse, at der fra tiden siden LBFbesigtigelserne i maj måned og til dags dato ikke er sket yderligere i sagerne i forhold til lokal involvering. Jan Bojsen rykker Domea.dk BYG for proces i sagerne. Fsv. tidl. drøftelser omkring salg/støtte fra Realdania By & Byg til Catharinaheim følger Finn Wohlert op på allerede optaget kontakt herom. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Efterskrift: Indsatte mail er efterfølgende modtaget fra Domea.dk BYG og tænkes behandlet på førstkommende organisationsmøde. Fra: Lars Faber Sendt: 23. september 2016 11:44 Til: Jan Bojsen <jbo@domea.dk>; Kaj Ringsted <eina@webspeed.dk> Emne: helhedsplanerne 16.26 Brejneparken og 16.27 Byhusene. Kære Boligselskab og Drift Boligselskabet har i samarbejde med Rambøll (Totalrådgiver iht. Rammeaftale) og Domea BYG de seneste år haft gang i udarbejdelse af den foreløbige helhedsplan for 16.26 Brejneparken og 16.27 Byhusene. BYG har nu fået en pejling fra LBF om at vi skal genoptage processen således vi kan tage næste skridt mod et SKEMA A (Brejneparken har bevilling 2017, BYHUSENE 2019). Det videre forløb indeholder en videre-bearbejdning af de tekniske arbejde Totalrådgiveren har udarbejdet og som er indsendt til behandling i LBF. I forbindelse med ovenstående vil BYG bede Boligselskabet om at udpege en person som iht. 3 organisation - betingelser, Bilag 1 til byggeforretningsføreraftalen kan varetage kommunikation/bindeled mellem BYG og Boligselskabet i faserne fremad. Side 8 af 10
BYG vil ligeledes bede boligselskabet om at nedsætte et beslutningsdygtig byggeudvalg og bygherreudvalg som sammen med BYG kan varetage projektet fremad. Et forslag fra BYG kunne være at benytte samme struktur/konstellation som er nedsat på helhedsplan 16.25 Skovvænget/Brombærvej. Bygge/Bygherreudvalget skal bla. bruges til at få indskrevet Boligselskabets fysiske ønsker/behov samt Domea.dk s byggepolitik i tegningsmaterialet. NB: Venligst bemærk at byggemøder/bygherremøder er arbejdsudvalg og afholdes i arbejdstiden 8-16 mandag-torsdag, 8-12 fredag. Så snart BYG har kontaktinformation på person vil vi fremsende et udkast til byggeforretningsføreraftale mellem BYG og Boligselskabet. Når aftalen er underskrevet starter BYG processen vedr. færdiggørelse af foreløbig helhedsplan op Herunder behandles bla. inputs fra Boligselskabet og arbejder omhandlende Økonomi/budget, Tegninger, Finansiering osv. udarbejdes i tæt samarbejde LBF. Spørgsmål rettes til Lars Faber, Domea.dk BYG vest På forhånd tak Med venlig hilsen Lars Faber Bygherrerådgiver 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Orientering om driftsforhold Ikke offentligt punkt. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2016. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl. 17.00 sted er endnu ikke planlagt (standardpunkter undtagen regnskab og budget). Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2016, kl. 16.00 sted er endnu ikke planlagt (regnskab og budget). Ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 28. november 2016, kl. 19.00 - sted er endnu ikke planlagt (startende med spisning). Referat: Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2016. Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. oktober 2016, kl. 17.00 sted er endnu ikke planlagt. Side 9 af 10
Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl. 17.00 sted er endnu ikke planlagt (standardpunkter undtagen regnskab og budget). Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2016, kl. 16.00 sted er endnu ikke planlagt (regnskab og budget). Ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 28. november 2016, kl. 19.00 - sted er endnu ikke planlagt (startende med spisning). 7 Eventuelt Der var intet at behandle under dette punkt. For referatets godkendelse: den - 2016 Kaj Ringsted, formand Side 10 af 10