Budget og Regnskab Notat Til: Økonomiudvalget Sagsnr.: 2011/03208 Dato: 08-03-2011 Sag: Sagsbehandler: Administrationens redegørelse revisionsberetning 11 af 25. februar 2011 Bjørn Tell Økonomisk konsulent Halsnæs Kommune modtog den 25. februar 2011 revisionens løbende beretning nr. 11 for regnskabsåret 2010. Afsnittene i beretningen er som følger: 1 Indledning, 2 Regnskabsføring og interne kontroller, 3 Løn og personaleområdet, 4 Løn og vederlag m.v. til politikere, 5 Revision af de sociale områder med statsrefusion, 6 Fokusrevision, 7 Projekttilskud fra forebyggelsesfonden, 8 Forvaltningsrevision og 9 Revisionens bemærkninger. Afsnit 9 er altså en opsamling af de væsentligste bemærkninger fra de andre afsnit. Derfor kan der i denne redegørelse forekomme gentagelser i administrationens bemærkninger. I nedenstående er revisionens konklusioner på de enkelte afsnit gengivet i citationstegn og administrationens bemærkninger er efterfølgende skrevet i kursiv. 2.1 Kasse- og regnskabsregulativet Ud fra den foretagne gennemgang er det vores vurdering, at regnskabsføringen foretages i overensstemmelse med gældende regler og danner et korrekt grundlag for den løbende økonomirapportering og den senere regnskabsaflæggelse. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 2.2 Uanmeldte eftersyn på institutioner mv. Det vores overordnede opfattelse, at administrationen af området generelt er betryggende. Vi har kun haft kommentarer, af mindre væsentlig karakter, til enkelte institutioner. 2.4 Centralt beholdningseftersyn Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af beholdningskontiene samt konti i tilknytning hertil. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter..
2.4 Tilsyn med bilagsbehandlingen Vi skal derfor anbefale, at kontrolbestemmelserne i bilag 7.2 revurderes i forhold til de indhøstede erfaringer, samt at eventuelle centrale kontroller rettes mod de udbetalinger, hvor personale har oprettet eller ændret betalingsstrømmen. Administrationens bemærkninger: Kasse og Regnskabsregulativet vil blive revideret i næste version. 3 Løn og personaleområdet Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 4 Løn og vederlag m.v. til politikere Gennemgangen af udbetalt løn og vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne generel er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.2 Forretningsgange m.v. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne aktivlovens 34, beboerindskud, boligydelse, børnefamilieydelse, underholdsbidrag, fleksjob, fleksydelse, introduktionsprogram, introduktionsydelse, servicelovens 41 og 100, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. På personsagsområderne kontanthjælp, aktivering, revalidering, forrevalidering, sygedagpenge, ledighedsydelse og forsikrede ledige er det vores vurdering, at der ikke i fuldt omfang er administreret i overensstemmelse med gældende forretningsgange. Manglerne i sagsadministrationen vedrører fortrinsvis: Beskæftigelsesministeriets ressortområde Manglende rettidighed i opfølgning på det individuelle kontaktforløb Mangler i registreringen i AM-portalen ved opfølgninger Fejl i kontering ved skift mellem aktiv og passiv forsørgelse Mangler omkring sygeopfølgningsplaner 5.3 Personsager 5.3.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 6 antal personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 3 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden I 1 sag mangler dokumentation for foretagen behovsvurdering ved hjælp i særlige tilfælde Side 2 af 7
i 1 sag mangler dokumentation i sagen for ydede enkeltudgifter i 1 sag forekommer mangelfuld beskrivelse af bevilget enkeltudgift På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Administrationens bemærkninger: De tre fejl kan henføres til én og samme sag. Området for Job og Arbejdsmarked tager naturligvis allerede nu den viden til efterretning og handler på den. 5.3.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og bidrag samt børnefamilieydelse) Vi har foretaget test af kontroller i 28 antal personsager. Beskæftigelsesministeriets ressortområde Der er ved gennemgangen konstateret 6 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med i 2 sager forekommer fejlkontering ved skift mellem deltagelse i tilbud og passiv forsørgelse i 2 sager forekommer fortsat udbetaling af godtgørelse efter overgang til passiv forsørgelse i 2 sager mangler stillingtagen og/eller opfølgning på sygeopfølgningsplaner Der er ved gennemgangen konstateret 20 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden i 5 sager forekommer manglende rettidighed/mangelfuld registrering i arbejdsmarkedsportalen i 15 sager forekommer manglende rettidighed i opfølgning på det individuelle kontaktforløb Det er vores indtryk, at fejlene er af generel karakter, hvorfor disse anses for væsentlige. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområderne kontanthjælp, aktivering, forrevalidering og sygedagpenge ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. Administrationens bemærkninger: Se administrationens bemærkninger under afsnit 9.1 5.3.3 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 10 antal personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 3 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med i 1 sag forekommer fejlkontering ved skift mellem deltagelse i tilbud og passiv forsørgelse i 2 sager forekommer fortsat udbetaling af godtgørelse efter overgang til passiv forsørgelse Der er ved gennemgangen konstateret 8 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden i 6 sager forekommer manglende rettidighed i opfølgning på det individuelle kontaktforløb i 2 sager mangler stillingtagen og/eller opfølgning på sygeopfølgningsplaner På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne revalidering og ledighedsydelse ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Der henvises til afsnit 9, Revisionens bemærkninger. Side 3 af 7
Administrationens bemærkninger: Se administrationens bemærkninger under afsnit 9.1 5.3.4 Forsikrede ledige Vi har foretaget test af kontroller i 5 antal personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 8 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden i 4 sager forekommer manglende rettidighed/mangelfuld registrering i arbejdsmarkedsportalen i 4 sager forekommer manglende rettidighed i opfølgning på det individuelle kontakt-forløb På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at området ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Administrationens bemærkninger: Se administrationens bemærkninger under afsnit 9.1 5.3.5 Særlig revision på fleksjobområdet Med udgangspunkt i resultatet af den særlige gennemgang af området for regnskabsåret 2008, har Arbejdsmarkedsdirektoratet den 29. marts 2010 anmodet kommunen om at sørge for, at revisor gennemgår alle kommunens resterende sager fra perioden den 1. januar til den 31. december 2008 vedrørende revurderinger på fleksjobområdet, og at statsrefusion vedrørende sagerne berigtiges, således at loven overholdes. Der er i den forbindelse foretaget gennemgang af 29 sager. Der er konstateret fejl i 18 af de gennemgåede sager. I 11 sager er der ikke foretaget en rettidig revurdering, og i 7 sager er der fejl og mangler i forbindelse med den udarbejdede revurdering. Det skal dog oplyses, at en del af de konstaterede fejl hidrører fra en prioritering, hvor revurderingen i sager uden statsrefusion har haft 2. prioritet i forhold til nyere sager. 8 af de fejlbehæftede sager har således ikke medført tab af yderligere statsrefusion. Administrationens bemærkninger: Jobcentret er i gang med at gennemgå fleksjobsagerne og berigtige de fejlbehæftede sager. 6 Fokusrevision Arbejdsdirektoratet har, på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 3. maj 2010 til samtlige kommunalbestyrelser/byråd og de kommunale revisorer, meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige revisionsberetning i 2010 gennemfører en fokusrevision vedrørende aktive tilbud samt økonomistyring og hjemtagelse af refusion på kontanthjælps- og starthjælpsområdet. Vi har foretaget denne fokusrevision, jf. de fremsendte spørgeskemaer, og har afgivet en erklæring til Arbejdsdirektoratet/Beskæftigelsesministeriet til Deres brug. Administrationens bemærkninger: Jobcentret har berigtiget de fejlbehæftede sager. 7 Projekt fra Forebyggelsesfonden Vi har under revisionsbesøget afgivet erklæring til følgende projektregnskab: TIP-Projektet (Tværinstitutionel, integration og psykisk arbejdsmiljø) Der er til ovennævnte projekt tillige afgivet protokollat, der ikke har givet anledning til bemærkninger. Side 4 af 7
8 Forvaltningsrevision 8.1 Natur og Vej Gennemgang er foretaget med henblik på at vurdere hensigtsmæssigheden i de tilrettelagte forretningsgange omkring registreringen i regnskabet af udførte renholdelses- og vedligeholdelsesarbejder, herunder anvendte beregningsmodeller samt anvendelsen af oplysningerne i ressourcesystemet Convoy. Vor gennemgang af området er sket via interview med særligt fokus på afdelingens beregningsprincipper for omkostningsregistreringen samt anvendelsen af oplysningerne i ressource-styringssystemet. 8.1.2 Ressourcestyringssystem Vi har anbefalet administrationen, at de drifts- og sikkerhedsmæssige forhold vurderes nærmere i samarbejde med kommunens it-afdeling. 8.1.3 Principper for beregning af løn og maskintimer Vi anser principperne for beregning af løntimepriser for hensigtsmæssige. Omkring omkostningerne til drift og vedligeholdelse af materiel skal vi foreslå, at der foretages undersøgelse af, om: indregningen af udgifter til anskaffelser i stedet for afskrivninger medfører væsentlige forskelle i forhold til en omkostningsægte maskintimepris anvendelsen af fællestakst for maskintimepriser i tilstrækkelig grad tilgodeser kravet om korrekt fordeling af udgifterne, herunder indvirkning på institutionstakster 8.1.4 Ledelse og styring Vi anser systemets registreringer for velegnede til den løbende registrering af udførte arbejder. Endvidere danner disse et godt grundlag for: efterkalkulationer af vedligeholdelsesaftaler vurderinger af kapacitetsudnyttelse prioriteringer omkring nyanskaffelser for kommende budgetår prioriteringer omkring udskiftning contra reparation beregning af timepriser for større maskiner og materiel (herunder udgift til vedligehold). 8.1.5 Vedligeholdelsesaftaler Vedligeholdelsesstandarden anses for et godt redskab, der kan anvendes i forbindelse med arbejdet omkring udmøntningen af effektivitetsmålene frem til 2013, og ved fremtidige behov/muligheder for ændringer i serviceniveauet. Side 5 af 7
8.1.6 Samlet vurdering Vi anser de tilrettelagte rutiner omkring registreringen af virksomhedens ressourceanvendelse for tilstrækkelig i forhold til registreringen i kommunens regnskab. Vi skal dog foreslå, at der foretages en revurdering af principperne for beregning af maskin-timepriser samt anvendelsen af fællestakst for anvendt materiel. Endvidere kan dataene i ressourcestyringssystemet anvendes mere aktivt i ledelsen og styringen af virksomheden. Vi anser det tillige for hensigtsmæssigt, at ovenstående konklusioner inddrages i det forestående projekt omkring en detaljeret beskrivelse af virksomhedens kerneydelser samt i arbejdet omkring udmøntningen af virksomhedens effektivitetsmål frem til 2013. Administrationens bemærkninger: Der er ved at blive etableret en rådhus-server-løsning af Convoysystemet i samarbejde med kommunens IT-afdeling. I forbindelse med effektiviseringsprojektet i Natur og Vej regner man på konsekvensen af anvendelse af fællestakst i forhold til institutionstaksterne. Endelig er der udarbejdet vedligeholdelsesaftaler med alle skoler, institutioner og andre kommunale ejendomme. 9 Revisionens bemærkninger 9.1 Områder med statsrefusion, personsager Resultatet af den foretagne sagsrevision på Beskæftigelsesministeriets område viser, at sagsadministrationen ikke fuldt ud har levet op til lovgivningens bestemmelser indenfor områderne kontanthjælp, aktivering, forrevalidering, revalidering, ledighedsydelse, sygedagpenge og forsikrede ledige. Manglerne i sagsadministrationen vedrører fortrinsvis: Mangler i registreringen i am-portalen ved opfølgninger Manglende rettidighed i opfølgning på det individuelle kontaktforløb Manglende stillingtagen og/eller opfølgning på sygeopfølgningsplaner Fejl i kontering ved skift mellem deltagelse i tilbud og passiv forsørgelse Det er vores indtryk, at manglerne på ovenstående områder er af generel karakter, hvorfor disse anses for væsentlige. Vi har drøftet de enkelte forhold med lederne af de relevante områder, og udleveret detaljeret oversigt over de konstaterede fejl og mangler. Vi har løbende modtaget områdernes besvarelse herpå, hvorefter der er enighed om konklusionerne. Administrationens bemærkninger: Mangler i registreringen i am-portalen ved opfølgning De it-systemer der understøtter beskæftigelsesindsatsen havde adskillige udfald i løbet af 2010. Der er således med stor sandsynlighed tale om systemgenererede fejl, som senere rettes op igen. Administrationen følger problemstillingen nøje. Manglende rettidighed i opfølgning på det individuelle kontaktforløb Jobcenter Halsnæs kom ind i 2010 med mange ledige stillinger efter ansættelsesstop ultimo 2009. Der var først nye medarbejdere på plads i disse stillinger omkring april måned 2010. Ledigheden steg markant i 2009 og 2010, hvilket medførte et gab mellem ressourceallokeringen og opgavemængden. Derudover er der igennem 2010 udskiftet personale p.g.a. pensionering m.v., hvilket også medførte yderligere stillingsledighed og oplæringsperiode af Side 6 af 7
nye medarbejdere. Byrådet besluttede derfor i.f.b.m. budgetlægningen for 2011 at tilføre flere ressourcer til opgaven. Manglende stillingtagen og/eller opfølgning på sygeopfølgningsplaner Administrationen har arbejdet aktivt med at rette op på problemstillingen i løbet af 2010. Fejl i kontering ved skift mellem deltagelse i tilbud og passiv forsørgelse Administrationen har arbejdet aktivt med at rette op på den problemstilling i løbet af 2010. For så vidt angår A-dagpengemodtagere sker omkontering til konto uden refusion nu automatisk via it-systemerne. Side 7 af 7