Kommunernes Ydelsessystem Høring i kommunerne
Dagens program for KY høring Ankomst og morgenmad Kommunernes Ydelsessystem 10.45-11.15 Introduktion og status 11.15-11.45 Selvbetjening 11.45-12.30 Frokost 12.30-13.00 Brugerrejsen for sagsbehandlere 13.00-14.00 Drejebog for kravhøringsprocessen 14.00-14.15 Pause husk at tjekke, at den korrekte høringsansvarlige står på KOMBIT s liste! 14.15-14.45 Gennemgang af kravmateriale (funktionelle krav og regelkortlægning) 14.45-15.00 Gennemgang af kravmateriale (ikke-funktionelle krav) 15.00-15.15 Pause 15.15-15.45 Organisatorisk implementering 15.45-16.00 Spørgsmål til projektet, afrunding og tak for i dag 2 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Formålet med Kommunernes Ydelsessystem Formålet med Kommunernes Ydelsessystem er at sikre etableringen af en moderne, fælles-kommunal it-løsning til understøttelse af sagsbehandlingen på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder i landets 98 kommuner. 3
Visionen for Kommunernes Ydelsessystem er, at der etableres en sagsbehandlingsløsning, som ressourceeffektivt, tidssvarende og omkostningseffektivt understøtter den kommunale sagsbehandling på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder via beslutningsunderstøttelse, automatisering og selvbetjening. Internt i kommunerne skal løsningen bidrage til at muliggøre hurtigere oplæring af nye medarbejdere, fleksibelt samarbejde mellem faggrupper på tværs af faggrænser og organisatoriske enheder, samt skabe mulighed for en differentieret indsats over for borgerne. For borgerne skal projektet bidrage til selvbetjening og øget adgang til egne oplysninger og lettere kommunikation med kommunen. 4
Kommunernes Ydelsessystem: Målsætninger Prioritet # Målsætning Gevinstejer A B 1. C D 2. E 3. F Understøtte korrekte og rettidige udbetalinger af ydelser på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder Sikre kommunerne 25 % lavere gennemsnitlige it-udgifter på kontanthjælpsområdet, samt afløfte kommunernes udbudspligt på området Sikre brugervenlig og effektiv it-understøttelse af de kommunale arbejdsgange på kontanthjælpsområdet og tilgrænsende områder gennem automatisering og beslutningsunderstøttelse Muliggøre bedre it-mæssig sammenhæng til tilgrænsende kommunale opgaver gennem åbne snitflader, datastandardisering m.v. Bidrage til at skabe momentum for KL s indsats for regelforenkling på beskæftigelsesområdet Oparbejde erfaringer, som smidiggør gennemførslen af øvrige projekter i KOMBIT s og KL s Udbudsplan Referencegruppe KOMBIT Referencegruppe Referencegruppe KL KOMBIT 5
A. Idemodning Eksterne tests og pilot-drift F. Afslutning Tidsplan 2011 2012 2013 2014 2015 2016 C. Krav & kontrakter D. Udvikling & overtagelse (vers. 1.0) E. Udv. & overt. (vers. 2.0) B. Analyse & plan Specificering Udbud Design, udvikling, test Design, udvikling, test Udrulning Vi er i specificeringsfasen 6
A. Idemodning Eksterne tests og pilot-drift F. Afslutning Tidsplan 2011 2012 2013 2014 2015 2016 C. Krav & kontrakter D. Udvikling & overtagelse (vers. 1.0) E. Udv. & overt. (vers. 2.0) B. Analyse & plan Specificering Udbud Design, udvikling, test Design, udvikling, test Udrulning Idriftsættelse af version 1.0 forår 2015 7
Forretningsmæssigt scope Beskæftigelse 1A. Forsørgelsesydelser (kontanthjælp, fleks-, revaliderings-, ledigheds- og ressourceforløbsydelse) 1B. Enkeltydelser Pension 2A. Personlige Personlige tillæg Personlige tillæg tillæg 2B. Helbredstillæg og Helbredstillæg og udvidede udvidede helbredstillæg helbredstillæg 2C. Udv. helbredstillæg Børn og unge 3. Enkeltydelser Social og handicap 4. Enkeltydelser Med - og selvbetjenings løsning Enkeltydelser 1C. Administrationssager 2D. Administrationssager Diverse 5. Enkeltydelser 8
Hvilket system? Et fagsystem med sagsunderstøttelse 9
Potentialer for regelforenkling 10
Kontanthjælpsreformens betydning for KY - indgår ikke i kravmaterialet endnu Kontanthjælpen for unge under 30 år ændres Kontanthjælp afskaffes ny ydelse, uddannelseshjælp, svarende til SU niveau indføres Unge aktivitetsparate skal have tillæg, når de er i et aktiv tilbud eller har tilknyttet en mentor (mentor bliver en ny tilbudstype i LAB) Det betyder, at der skal ændres i snitfalden mellem JC og YC kræver nærmere analyse. 11
Kontanthjælpsreformens betydning for KY - indgår ikke i kravmaterialet endnu Ny type sanktion: Skærpet rådighed Jobparate bliver sanktioneret, hvis de flere gange ikke lever op til de kravene om rådighed Sanktionen indebærer, at personen mister retten til kontanteller uddannelseshjælp i en periode på op til tre måneder Personen modtager i stedet et tilbud og/eller samtaler eller daglig pligt til fremmøde i jobcentret, og der udbetales kun hjælp for de dage, pågældende møder frem (omvendt bevisbyrde) Først når lovteksten kendes, kan betydningen for KY vurderes. 12
Status på udbudsmaterialet Hovedkontrakten (50%) Bilag 1: Tidsplan (80%) Bilag 2: Kundens it-miljø (50%) Bilag 3: Leverancebeskrivelse (90%) Bilag 4 Dokumentation (95%) Bilag 5 Vedligeholdelse og support (95%) Bilag 6 Servicemål (0%) Bilag 7 Driftskontrakt (50%) Bilag 8 Leverandørens procedurer (95%) Bilag 9 Ændringshåndtering (95%) Bilag 10 Samarbejdorganisation (95%) Bilag 11 Kundens deltagelse (95%) Bilag 12 Leverancevederlag og betalingsplan (80%) Bilag 13 Incitamenter (95%) Bilag 14 Prøver (95%) Bilag 15 Licensbetingelser for std. Programmel og open source (90%) Bilag 16 Option på organisatorisk implementeringsbistand (90%) 13
Målgrupper og budskaber Fortvivl L ikke hvis I ikke forstår det hele Ledere Sagsbehandlere It-folk 14 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Historien om KY kan fortælles på mange måder KY? Det handler om at reducere vores udgifter til licenser KY? Det handler om at gi mig et system til at beregne kontanthjælp på et øjeblik! KY? Det handler om øget konkurrence via en åben og standardiseret it-arkitektur 15
Hovedbudskaberne 1. Der er fuld damp på kedlen! 2. Tæt dialog med KMD om udfasning 3. Ud af afhængighederne! Styr på integrationerne 4. Høring af KY-løsningens kravspecifikation 5. Åben dialog med leverandørerne og jer 16 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Selvbetjeningsløsningen 17
Vores proces Research Projekt-dok. (eksisterende) Analyse Co-creation workshop & Design Brugertest Personas/ brugerrejser Krav 18
Aktiviteter Besøg på 3 ydelseskontorer Forstå ansøgningsforløbet i 3 forskellige kommuner og få et billede af de grupper af kontanthjælpsansøgere Output: Oversigt over ansøgningsflow i forskellige kommuner Oversigt over væsentlige grupper at kontakthjælpsmodtagere 19
Centrale grupper af kontanthjælpsmodtagere De mest centrale grupper (antal og tyngde i arbejdstid) Sikre den rette brede i respondenter Unge som er stoppet eller uden for uddannelse Unge med behov for ekstra hjælp/rådgivning Udenfor dagpenge Udenfor sygedagpenge Socialt udsatte 20
Aktiviteter Forstå oplevelsen af at være kontanthjælpsansøger og kontakten med det offentlige Interviews med 3 kontanthjælpsmodtagere Output: nuværende brugerrejse igennem kontanthjælpssystemet 21
Aktiviteter: Forstå oplevelsen af at være kontanthjælpsansøger og kontakten med det offentlige Interview med 3 socialt udsatte kontanthjælpsmodtagere på Kofoeds skole (gruppeinterview) Output: nuværende brugeroplevelse af kontanthjælpssystemet 22
Identificere behov til selvbetjening på tværs af input Output: Ideer til elementer i selvbetjeningsløsningen Workshopmaterialer 23
Workshop med arbejdsgruppen og kontanthjælpsmodtagere Co-creation workshop hvor sagsbehandlere og kontanthjælpsmodtagere udvikler ideer til selvbetjeningsløsningen 24
Skærmbilled-prototyper udvikles på baggrund af workshop input 25
Brugertest Interviews med 3 (nye) kontanthjælpsmodtagere Output: kvalificering af potentiel funktionalitet i selvbetjeningsløsningen ved at gennemløbe prototyperne 26
Personas Personasbeskrivelser: De mest centrale grupper (antal og tyngde i arbejdstid) Sikre fokus på og forståelse af deres behov if. selvbetjening Sikre den rette brede i respondenter 27
Brugerrejsen Service blueprint 28
Resultater fra research omsættes til krav 29
Proces for ansøgningsforløb Ikke bare elektronisk blanket, men et digitalt understøttet ansøgnings- og sagsforløb Kravene er opdelt i 5 delprocesser: Information Ansøgning behandles Løbende sagsbehandling Ansøgning Afgørelse 30
Information Det er væsentligt at guide ansøgere for at få mere valide data og mindre tilbageløb og dermed mindre tidsforbrug i sagsbehandlingen (skærmgrafik er kun til illustration) 31
Nuværende PDF blanketter erstattes og ansøgningen bliver automatisk til en sag i KY I første version af selvbetjeningsløsningen: 3 blanketter Ansøgning om enkeltydelser (KLE 32.21.00) Ansøgning om hjælp til forsørgelse (kontanthjælp) (KLE 32.24.04) Ansøgning om ledighedsydelse ved ferieafholdelse Løsningens arkitektur gør udvidelse med flere blanketter uproblematisk 32
Ansøgning Ansøgning kan kun ske med NemID login 33
Ansøgning - fortsat Alle mulige datafelter skal være udfyldt (data kommer fra KY, integrationer med andre systemer som indeholder data) 34
Ansøgning - fortsat Nem og genkendelig funktionalitet som forbedrer datakvaliteten Ja/nej knapper el. radioknapper og lign Ansøger skal skrive under på sin oplysningspligt. 35
Løbende vedligeholdeholdelse og dokumentation Min Sag som indeholder: ansøgningen (kan gemmes i kladde til fuld dokumenteret og afsendt), korrespondance (kontakt), oversigt over udbetalinger, tilmelding til sms tjeneste 36
Løbende vedligeholdeholdelse og dokumentation Store besparelser for kommunerne i selvbetjening ift. at borgeren uploader løbende dokumentation og selv tjekker udbetalinger, ser status på sag og fremtidige møder (gerne med integration til Jobcenter) 37
Krav til fleksibilitet Løsningen skal tilpasse sig når der logges på med smartphones og tablets (såkaldt responsive design). Borgeren kan vælge at blive pushet information (sms/pushnotifikation ved ændringer for at forebygge sanktioner etc.) Dokumentation loades direkte op på sagen enten ved vedhæftet fil eller via foto med mobiltelefon (option: muligheden for mobil app, når teknologien tillader det) 38
Generelt Aktindsigt Borgeren skal kunne se alt afsluttet dokumentation fra KY, som er tilknyttet borgerens sag via Min sag Fuldmagt Til hele ansøgningsprocessen og delprocesser Ægtefælle skal ikke kunne se data som ikke vedrører ægtefælle Medbetjening Sagsbehandlere skal kunne se borgerens ansøgningsforløb. Telefonisk vejledning gøres derved nemmere. Brugervenlig information: visuel, auditiv, tekstuel (oplæsning, advarselstrekanter, animation, tegneserier etc) 39
Frokost 40
Brugerrejsen for sagsbehandlere 41
Kommunal inddragelse - Processen har kørt 1½ år - Indsamling af behov - Beskrivelse af processer - Eksperthjælp - Prioriteringer - Kvalitetssikring / review - Indledende workshops (2011) - Landsdækkende idecamps (2011) - Løbende ad-hoc grupper (2012-2013) - Kommunal arbejdsgruppe (2012 - ) - Kommunal referencegruppe (2012 - ) - Indstationerede kommunale medarbejdere (2012 -) 42
Hvad kan Løsningen? Sags- og opgavefordeling Opret sag Oplys sag Fastsæt sats og beregn ydelse Effektuer Træf afgørelse Vedligehold sag Afslut og arkiver Systemadministration, dokumenter, journalnotater, brevskabeloner, tværgående funktioner 5.1.4 Læs og løs opgave Kommunernes Ydelsessystem 5.2.1 Oplys sag 5.2.2 Fastsæt ydelsessats og beregn ydelse 5.2.3 Træf afgørelse 5.2.4 Effektuer 5.2.5 Vedligeholdel se af sag KMD Aktiv 5.2.6 Afslut og arkiver sag KY understøtter hele processen som det primære system frem for de mange usammenhængende systemer, der i dag bruges sammen med KMD Aktiv 43
Brugerrejse et scenarie af en typisk sagsbehandlingsproces -Et scenarie til forståelse af Løsningens omfang og funktionalitet - Benyt brugerrejsen til at slå ned på særlige interesseområder i kravspecifikationen 44
SAGSBEHANDLERREJSE // KONTANTHJÆLP 5.1SAGS- OG OPGAVEFORDELING 5.2.1OPLYS SAG Situation/ Handling: Birgitte er sagsbehandler i en mellemstor dansk kommune. Hun arbejder på ydelseskontoret, hvor hun har sager omkring kontanthjælp og enkeltydelser. Birgitte kan, når hun tænder sin PC, som det første se, at hun har modtaget en række opgaver. I Birgittes kommune fordeler de opgaver efter CPR-nummer. Birgitte har alle borgere med fødselsdag mellem 01.05 og 09.09 Den første opgave på hendes liste er en ansøgning om kontanthjælp fra Aida, som er kommet ind via selvbetjeningsløsningen. Løsningen har automatisk fordelt Aidas ansøgning til Birgitte, da Aidas CPR-nummer starter med 1208. Birgitte åbner opgaven. Da Løsningen allerede har data nok til at vide, hvilken type sag der skal oprettes, har løsningen automatisk oprettet en kontanthjælpssag og Birgitte behøver derfor ikke gøre det manuelt. Alle data fra Aidas ansøgning overføres automatisk til sagen, så Birgitte ikke behøver indtaste ansøgningens oplysninger manuelt. Da sagen allerede er oprettet kan Birgitte gå direkte i gang med at oplyse sagen. Hun kan via løsningen nemt overskue de oplysninger, som Aida har givet, samt oplysninger fra forskellige offentlige registre, som f.eks. e-indkomst. Løsningen gør hende også opmærksom på, hvis der er uoverensstemmelser, mellem data. Birgitte tjekker de opgivne oplysninger. CPR: XX-YY CPR: XX-YY Sag automatisk oprettet Aida - Kontanthjælp Illustration: OPGAVEOVERBLIK: NY! Aida OPGAVEOVERBLIK: NY! Aida Aida NY! Ansøgning LINK e-indkomst Alm. Kontanthjælpssag Krav: Automatisk tildeling af sagsbehandler til opgave (Afsnit 5.1) Automatisk oprettelse af sag (Afsnit 5.1) Visuel markering af uoverensstemmelser i oplysninger (Afsnit 5.5) Opgave fordeling CPR-fordelt (Afsnit 5.1) Automatisk overførsel af data fra ansøgning til sag (Afsnit 5.2.1) 45
5.2.1OPLYS SAG Birgitte kan se, at der mangler nødvendig dokumentation fra Aidas a-kasse. Desuden kan hun se at Aidas mand Lasse, som krævet har opgivet informationer om sin økonomiske situation, men ikke meldt sig ledig via jobnet. Da Lasse er deltidsansat er det en forudsætning for Aidas kontanthjælp, at han står til rådighed for arbejdsmarkedet. Birgitte vælger at sende brev til Aida om begge forhold. På baggrund af de centrale brevskabeloner kan Birgitte lave og sende et brev til Aida om både mandens rådighedssamtale og den manglende dokumentation fra a-kassen. Det fællesoffentlige fjernprint finder automatisk ud af om brevet skal sendes via digital post eller almindelig brev. Det registreres i sags-historikken, at der er sendt et brev og en kopi af brevet gemmes. Aida har ti dages frist til at aflevere den manglende dokumentation og Birgitte har derfor behov for at følge op på sagen efter ti dage. Løsningen giver hende mulighed for selv at oprette en standardopgave ift. opfølgning, så hun bliver påmindet om at tjekke om dokumentationen er modtaget efter ti dage. Birgitte opretter en påmindelse (opgave) om at tjekke dokumentationen. Da Aidas mand to dage senere melder sig ledig på jobnet, modtager ydelseskontoret en opgave om dette. ( Kontaktforløb oprettet på ægtefælle ) Det er igen Birgitte der sidder med Aidas sag. Birgitte foretager sig ikke noget, da hun hellere vil vente på, at den manglende dokumentation fra a-kassen også er modtaget.! + Aida - Kontanthjælp Manglende Dokument: A-kasse Lasse: Økonomiske situation Ledig via Jobnet! MANGLER Kære A-kasse! + Ledig via Jobnet!! 10 DAGES FRIST PÅMINDELSE: 18.0 5.13 8 CPR: XX-YY OPGAVEOVERBLIK: NY! Kontaktforløb Indhent supplerende oplysninger + foretag partshøring (Afsnit 5.2.1) Manuelt oprettet opgave (Afsnit 5.1) Modtagelse af beskeder fra eksterne systemer (Afsnit 5.2.5) Centrale brevskabeloner (Afsnit 5.4) Standardopgaver (Afsnit 5.1) Journalisering og lagring af udgående breve (Afsnit 5.4) 46
SAGSBEHANDLERREJSE // KONTANTHJÆLP 5.1SAGS- OG OPGAVEFORDELING 5.2.1OPLYS SAG Situation/ Handling: Birgitte er sagsbehandler i en mellemstor dansk kommune. Hun arbejder på ydelseskontoret, hvor hun har sager omkring kontanthjælp og enkeltydelser. Birgitte kan, når hun tænder sin PC, som det første se, at hun har modtaget en række opgaver. I Birgittes kommune fordeler de opgaver efter CPR-nummer. Birgitte har alle borgere med fødselsdag mellem 01.05 og 09.09 Den første opgave på hendes liste er en ansøgning om kontanthjælp fra Aida, som er kommet ind via selvbetjeningsløsningen. Løsningen har automatisk fordelt Aidas ansøgning til Birgitte, da Aidas CPR-nummer starter med 1208. Birgitte åbner opgaven. Da Løsningen allerede har data nok til at vide, hvilken type sag der skal oprettes, har løsningen automatisk oprettet en kontanthjælpssag og Birgitte behøver derfor ikke gøre det manuelt. Alle data fra Aidas ansøgning overføres automatisk til sagen, så Birgitte ikke behøver indtaste ansøgningens oplysninger manuelt. Da sagen allerede er oprettet kan Birgitte gå direkte i gang med at oplyse sagen. Hun kan via løsningen nemt overskue de oplysninger, som Aida har givet, samt oplysninger fra forskellige offentlige registre, som f.eks. e-indkomst. Løsningen gør hende også opmærksom på, hvis der er uoverensstemmelser, mellem data. Birgitte tjekker de opgivne oplysninger. CPR: XX-YY CPR: XX-YY Sag automatisk oprettet Aida - Kontanthjælp Illustration: OPGAVEOVERBLIK: NY! Aida OPGAVEOVERBLIK: NY! Aida Aida NY! Ansøgning LINK e-indkomst Alm. Kontanthjælpssag Krav: Automatisk tildeling af sagsbehandler til opgave (Afsnit 5.1) Automatisk oprettelse af sag (Afsnit 5.1) Visuel markering af uoverensstemmelser i oplysninger (Afsnit 5.5) Opgave fordeling CPR-fordelt (Afsnit 5.1) Automatisk overførsel af data fra ansøgning til sag (Afsnit 5.2.1) 47
5.2.1OPLYS SAG 5.2.2 FASTSÆT SATS 5.2.3 TRÆF AFGØRELSE Efter 5 dage uploader Aida selv den manglende dokumentation via selvbetjeningsløsningen. Birgitte kan nu behandle begge opgaver og tage stilling til, om der er tilstrækkelig dokumentation og sagen dermed er fuldt oplyst. Birgitte mener at sagen er fuldt oplyst og kan se at Aida er berettiget til kontanthjælp. Derfor er næste skridt at fastsætte ydelsessatsen og beløbet. Løsningen fastsætter selv ydelsessatsen og beregner beløbet på baggrund af de foreliggende oplysninger. Birgitte skal som det sidste afgøre sagen. Birgitte bevilliger kontanthjælp og skriver et journal-notat. Da der er tale om supplerende kontanthjælp krydser hun dette af, så udbetalingen tilbageholdes hver måned, indtil kommunen har modtaget ægtefælles lønseddel. Sammen med afgørelsen skal Aida have besked om at hendes mands lønsedler løbende skal uploades, samt at det kan klares online via selvbetjening. Løsningen giver Birgitte mulighed for at bruge en brevskabelon til at sende afgørelsen og tilføje de nødvendige oplysninger. Birgitte tjekker dog beregningsgrundlaget for at se, om hun har fået det hele med. Birgitte sender brevet, hvilket automatisk registreres i sagshistorikken og en kopi af brevet gemmes. Aida modtager brevet i sin e-boks og kan desuden se afgørelsen i selvbetjeningsløsningen. CPR: XX-YY $ Ydelsessats og Beløb Sags-Historik: AFGØRELSE OPGAVEOVERBLIK: Dokumentation NY! Automatisk fastsættelse: Ansøgning + = Info Info Ydelsessats Journalnotat Gem Afgørelse Supplerende kontanthjælp Alm. kontanthjælp Kære Afgørelse + + Husk at up loade lønsedler Modtagelse af dokumenter (Afsnit 5.2.5) Visning af specifikation af beregningsgrundlag (Afsnit 5.5) Indberet afgørelse (Afsnit 5.2.3) Visning af sagshistorik (Afsnit 5.5) Visning af aktive opgaver samt opgavestatus på sagen/personen (Afsnit 5.5) Ændring af effektueringsplan i sager vedrørende forsørgelsesydelser (Afsnit 5.2.3) 48
Ny lønsedd el! CPR: 0 10 280 -XXXX 5.2.4 EFFEKTUERING 5.2.5 VEDLIGEHOLDELSE AF SAG Da Aidas mand efter en måned uploader sin lønseddel genererer løsningen en ny opgave. En anden sagsbehandler i kommunen har ansvaret for behandling af lønsedler. Han har lavet en fremsøgning på opgaver, der vedrører lønsedler og ser derfor opgaven med Lasses lønseddel. Sagsbehandleren åbner den indsendte lønseddel og indberetter beløbet i beregningen. Den nye sagsbehandler kan også hurtigt tjekke sags-historikken og journalnotaterne. Han genberegner Aidas ydelse og skriver et journalnotat. Den sidste bankdag i måneden bliver der sendt en udbetalingsspecifikation til Aidas e-boks, som også kan ses i selvbetjeningsløsningen. Løsningen sørger i forbindelse med udbetalingen for, at pengene konteres korrekt ud fra sagens oplysninger. Efter 6 måneder får Aida arbejde og ringer til ydelseskontoret. En sagsbehandler på ydelseskontoret modtager Aidas opkald og fremsøger hendes sag via CPR-nummeret. Sagsbehandleren afslutter sagen og laver et journalnotat om, at Aida selv har ønsket sagen afsluttet pga. ændringer i arbejdsforhold. Aida kan via selvbetjeningsløsningen nu se, at sags-status er afsluttet. Sags-Historik: $ Aida e-boks Aida Aida Sag afsluttet Aida Sag afsluttet Løsning Aida - Selvbetjening Løsning Aida - Selvbetjening Oprettelse af journalnotat (Afsnit 5.4) Udbetalingsspecifikation til person (Afsnit 5.2.4) Fremsøgning af sager (Afsnit 5.1) Oprettelse af journalnotat (Afsnit 5.4) Korrekt kontering (Afsnit 5.2.4) 49
Drejebog for kravhøringsprocessen 50
Høringsprocessen skal sikre, at kvaliteten af den endelige KY-løsning lever op til kommunernes behov, og derfor er det vigtigt, at I er engageret i processen Når høringsrunden slutter, bliver der lukket for kommentarer fra kommunerne. Derfor er høringen en oplagt mulighed for jer for at få indflydelse på indholdet. 51
Læseferie 15 min 52
Projektlederen/koordinatoren i kommunen Hver kommune udpeger en projektleder/koordinator, der skal drive høringsprocessen i den enkelte kommune Efter intromøderne fordeler projektlederen i den enkelte kommune kravmaterialet mellem de forskellige reviewpersoner i kommunen Projektlederen sikre, at der sendes ét skriftligt høringssvar fra kommunen til KOMBIT Under høringsperioden kan I evt. kontakte vores kontaktperson, Corinna Hansen med praktiske spørgsmål til høringen på coh@kombit.dk 53
Tidsplan Høringsperioden varer i 4 uger fra onsdag den 15. maj til tirsdag den 11. juni 2013 (NB. Ny dato!) Som afslutning på processen afholder KY igen to identiske møder, hvor projektet indsamler mundtlig feedback fra alle kommunerne. Feedbackmøderne finder sted den 18. juni (NB. Ny dato): Kl. 10:00 12:00 i Jylland og kl. 14:30 16.30 på Sjælland. 54
Hvor færdigt er kravmaterialet? I modtager fra KOMBIT en kravspecifikation af KY-løsningen, som er ca. 90 % færdig Kravspecifikationen er ikke er hundrede procent færdig, da KOMBIT ønsker at være åben over for de høringssvar, der kommer fra jer i kommunerne. 55
Hvad kan I afgive høringssvar på? Manglende indhold (fx i forhold til krav, introducerende beskrivelser, regler, processer, lovgivning mv.) Overflødigt/irrelevant indhold (fx i forhold til krav, introducerende beskrivelser, regler, processer, lovgivning mv.) Uforståeligt indhold Modstrid med eller faresignaler i forhold til kommunal praksis Strukturelle mangler (fx uhensigtsmæssig afsnitsstruktur) men ikke form, layout, korrektur, referencer eller stawefajl 56
Hvad bruges høringen til? KY-projektet tilretter kravspecifikationen ud fra kommentarerne Kommentarer med behov for uddybning rejses på feedbackmøderne Kommentarer bliver ikke indarbejdet, hvis en kommune eks. rejser et behov, som ingen andre har givet udtryk for 57
Forslag til review-personer i kommunerne KY's udbudsmateriale består af to hoveddele en kravspecifikation og en række øvrige bilag Det er kravspecifikationen, herunder relaterede underbilag, der er i høring Materialet omhandler alle aspekter af løsningen, hvilket betyder, at materialet bør blive reviewet af folk med forskellig baggrund, faglig viden og interesser. 58
Indhold på USB nøgle 59
Det er temmelig kompliceret stof! Fagligt, teknisk, juridisk, økonomisk, politisk -og så handler det endda også om it. 60 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Relevante reviewere i kommunerne kan være: Kommende brugere eksempelvis sagsbehandlere og teamleder, der typisk (men ikke nødvendigvis) bruger KMD aktiv i dag og i fremtiden vil bruge KY-løsningen. Fagchefer eksempelvis ydelseschefer It-generalister og specialister eksempelvis it-projektledere, systemejere, digitaliseringskonsulenter, it-chefer, jurister, arkitekter og lignende, der arbejder med implementering og drift af it-systemer i kommunen. 61
Uden jeres hjælp lykkes vi ikke! Arbejdsgruppe: Erfarne sagsbehandlere, fagkonsulenter m.fl. fra 10 kommuner Mødes månedsvis Referencegruppe: Ydelseschefer fra 10 kommuner Mødes kvartalsvis Indstationeringer: Kommunale medarbejdere i KOMBIT i 1-5 dage om ugen Netværksmøder : Information og dialog ang. Kommunernes Ydelsessystem og Sygedagpenge Alle kommuner inviteres til ½-årlige møder Styregruppe: Direktører fra 3 kommuner (Rebild, Vordingborg og København) Mødes kvartalsvis efter behov 62 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Pause 63
Gennemgang af kravmateriale - funktionelle krav 64
Høringsversionen indeholder I relation til de funktionelle krav - Bilag 3 Kravspecifikationen - Underbilag 3.3 Processer - Underbilag 3.7 Lovgivning og beregningsregler - Underbilag 3.10 Eksempler på skærmbilleder - Underbilag 3.13 Oversigt over hændelser - Underbilag 3.15 Oversigt over ydelsesarter 65
Kravspecifikationen hvad er det? Kravspecifikationen er det centrale bilag i kontrakten og beskriver kravene til den leverance, der skal leveres. Kundens kravspecifikation skal indeholde alle kundens krav til leverancen. Kort sagt: -Hvad skal Løsningen kunne (funktionelle) -Hvordan skal løsningen kunne det (non-funktionelle) 66
Kravspecifikationens indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Baggrund, formål, målgruppe og succeskriterier 3. Introduktion til områdets processer, begreber og aktører 4. Overordnede krav 5. Funktionelle krav 6. Ikke-funktionelle krav 67
Hvem er det skrevet til - Målgruppen for kravspecifikationen er it-leverandører - Det kan være svært at læse, hvis man ikke er vant til at læse sådanne dokumenter (formen, formuleringer, struktur etc.) - I bør forsøge at fokusere på opfyldelse af behov og ikke så meget form 68
Hvordan er den struktureret (1) 5.1 5.2 5.3 5.4 Sags- og opgavefordeling Behandling af ydelsessager Administration af persons økonomi Tværgående funktionalitet 5.5 5.6 5.7 5.8 Visninger Håndter opgave vedrørende sag Systemadministration Rapporter og udtræk 5.9 Selvbetjening 5.10 Andre funktionelle krav 5.11 Krav til dataudveksling 69
Hvordan er den struktureret (2) 5.1.4 Læs og løs opgave Kommunernes Ydelsessystem 5.2.1 Oplys sag 5.2.2 Fastsæt ydelsessats og beregn ydelse 5.2.3 Træf afgørelse 5.2.4 Effektuer 5.2.5 Vedligeholdel se af sag 5.2.6 Afslut og arkiver sag 70
Hvordan er den struktureret (1) 5.1 5.2 5.3 5.4 Sags- og opgavefordeling Behandling af ydelsessager Administration af persons økonomi Tværgående funktionalitet 5.5 5.6 5.7 5.8 Visninger Håndter opgave vedrørende sag Systemadministration Rapporter og udtræk 5.9 Selvbetjening 5.10 Andre funktionelle krav 5.11 Krav til dataudveksling 71
Afsnitsstruktur Afsnittet starter med noget prosatekst der forklarer behovet Efterfulgt af en række krav (formuleret i en kravtabel ) Ofte vil en bruger benytte de samme opgaver mange gange. For at undgå at brugeren skal indtaste alle data på opgaven hver gang, kan brugeren vælge mellem en række forskellige standard-opgaver, hvor den kommunale administrator har forudfyldt en række felter. Krav# 10: Standardopgaver Kategori: K Type: Funktionelt Beskrivels e: Ved oprettelse af en opgave (jf. Krav# 9) er det muligt for brugeren at tage udgangspunkt i en række af standardopgaver. Hvilke standard-opgaver brugeren kan vælge, kan konfigureres af den kommunale administrator jf. Krav# 184 72
Lovgivning og beregningsregler 73
Høringsversionenen indeholder Underbilag 3.7 Kontanthjælp, herunder særlig støtte (LAS 34) Revalideringsydelse Ledighedsydelse Underbilag 3.14 Fleksydelse, opkrævning af bidrag og udbetaling af ydelse Underbilag 3.14 henviser til KL regneark med beregningsregler for beregning af anciennitet, fleksydelse og eventuelt tilbagebetalt bidrag 74
Indholdet i underbilag 3.7 Hver ydelse er beskrevet i et særskilt kapitel med følgende indhold: Indledning, der kort beskriver koblingen mellem processen for ydelsen (underbilag 3.3) og de paragraffer i aktivloven, som primært regulerer ydelsen Eksempel Beskrivelse af de trin, som gennemgås for at fastsætte beløbet til udbetaling, fra fastsættelse af ydelsessatsen til skatteberegning Afgrænsninger og antagelser mv. Detaljerede regler, herunder De beløb, som indgår i beregningen af beløb til udbetaling Detaljerede noter til de enkelte beløb Beslutningsmodeller med detaljerede regler for beslutninger, der indgår i ovennævnte. Eksempel 75
Kobling til forretningsprocessen 76 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Fastsættelse af beløb til udbetaling Bestem kontanthjælpsbeløb til udbetaling Note Ansøger Person 2 Kontanthjælpssats (25, 25f) 1 + Tillæg (25.4) 2 - Fradrag for sanktioner (36-38) 8 - Nedsættelse pga. sanktioner (39, 40) 9 - Nedsættelse pga. sanktioner (42) 10 - Indtægter (30) 3 - Arbejdsindtægter (31) 4 = Beløb efter arbejdsindtægter - Afholdt ferie (32) 6 - Fradrag for fri kost efter 3 mdr.s indlæggelse (33.1.6) 7 = Beløb efter fradrag - Overført fradrag for ægtefælles indtægter (30.1) 5.1 - Overført fradrag for ægtefælles indtægter (30.2) 5.2 = Beløb efter overført fradrag (grundlag for ATP) - ATP (79, 80) 13 = Beløb til beskatning - Skat + Særlig støtte (34) 14 - Fradrag for forskudsvis udbetalt børnebidrag (25.4) 15 - Fradrag for forskudsvis udbetalt børnebidrag (96a) 16 = Beløb til udbetaling 77 Tilbagebetalingspligt pga. sanktioner (42, 43) 11 - Ophør pga. sanktioner (41) 12
Noter til de enkelte beløb Note Tekst 1 Den bevilgede kontanthjælpssats fastsættes med beslutningsmodel "Fastsæt kontanthjælpssats" og beløb slås op i sats-registret. Beløbet udgør hjælpen for en hel udbetalingsperiode. Hvis personen fylder 25 år i udbetalingsperioden, fastsættes kontanthjælpssatsen for personen før og efter fødselsdagen og de to beløb slås op i sats-registret. Der beregnes et del-beløb for hver af de to delperioder (1. fra og med den 1. til og med dagen før fødselsdagen og 2. fra og med fødselsdagen til og med den sidste i udbetalingsperioden) således: Beløb fra sats-registret * Antal kalenderdage i del-perioden / Antal kalenderdage i udbetalingsperioden. Samlet beløb = Delbeløb 1 + Delbeløb 2. Bemærkninger Der udbetales ikke nødvendigvis kontanthjælp for alle kalenderdage i udbetalingsperioden, fx fordi personen startede den 7. og kom i arbejde den 17., fyldte 25 år den 21. og kom på hjælp igen den 25. Hvis udbetalingsperioden afkortes nedsættes beløbet forholdsmæssigt: Beløb * Antal kalenderdage med hjælp / Antal kalenderdage i udbetalingsperioden. Det kan eventuelt gavne at tænke i at have en kalender med en markering pr. dag om kontanthjælp Ja/Nej og hvilken sats. Bemærk, at personen kan være uberettiget til hjælp i et antal dage pga. sanktioner. 2 Beløb fastsættes med beslutningsmodel "Fastsæt 25.4 tillæg-beløb". Hvis personen fylder 25 år i udbetalingsperioden skal 25 stk. 4 tillægget bortfalde fra og med fødselsdagen: Beløb * Antal kalenderdage fra og med den 1. i udbetalingsperioden til og med dagen før fødselsdagen / Antal kalenderdage i udbetalingsperioden. Der udbetales kun et eventuelt 25.4 tillæg for de dage, hvor der udbetales kontanthjælp (jf. note 1). 78
Regler for Fastsæt kontanthjælpssats - 1 Detaljerede regler på næste side 79
Regler for Fastsæt kontanthjælpssats - 2 Persons alder Betegnelse efterlønsalder = Ja = Ja = DK = 25.1.1 Forsørger efterlønsalder = Ja = Ja = EU/EØS = Ja = 25.1.1 Forsørger efterlønsalder = Ja = Ja = EU/EØS = Nej = 25.1.2 Ej forsørger efterlønsalder 3. stats- = Ja = Ja = land = 25.1.2 Ej forsørger efterlønsalder = Ja = Nej = 25.1.2 Ej forsørger efterlønsalder = Nej = Ja = Ja = 27.1 27-satsen efterlønsalder = Nej = Ja = Nej = [27.1, 27.2] 27-satsen efterlønsalder = Nej = Nej = 27.1 27-satsen Er i [25, intervaalder efterløns- - 1] = Ja = DK = 25.1.1 Forsørger Er i [25, intervaalder efterløns- - 1] = Ja = EU/EØS = Ja = 25.1.1 Forsørger Er i [25, intervaalder efterløns- - 1] = Ja = EU/EØS = Nej = 25.1.2 Ej forsørger Er i [25, intervaalder efterløns- 3. stats- - 1] = Ja = land = 25.1.2 Ej forsørger Er i [25, intervaalder efterløns- - 1] = Nej = 25.1.2 Ej forsørger < 25 = Ja 1 = 25.2.1 Forsørger < 25 = Ja = 0 = Ja = 25.2.2 Forsørger < 25 = Ja = Ja = 0 = Nej = 25.3 Ej forsørger < 25 = Nej = Udeboende = Nej = Ja = 25.2.3 Ej forsørger < 25 = Nej = Udeboende = Ja = Ja = 25.2.3 Ej forsørger Person har optjent pensionsret Forsørgerpligt for børn u. 18 år Person berettiget til børnetilskud Børns opholdsland Betingelser Person omfattet af EU-ret < 25 = Nej = 80 < 25 = Nej = Person ude/hjemmeboende Person gravid efter 12. uge Antal af personens egne børn i hjemmet Person har psykiatrisk diagnose Nedsat unge-ydelse ("SU niv.") Konklusion Kontanthjælpssats Hjemmeboende = Nej = Ja = Nej = 25.1.4 Hjemmeboende Hjemmeboende Hjemmeboende = Nej = Ja = Ja = 25f.2.2 nedsat Hjemme- Info Udeståen
Regler for Fastsæt kontanthjælpssats - 3 Betingelser Konklusion Antal børn i DK Antal børn i EU/EØS Antal børn i 3. statslande Børns opholdsland 1 = DK = 0 1 = EU/EØS = 0 = 0 1 = 3. statsland Er i periode < < < < < < < Betingelser Antal kalendermd. i de 6 foregående kalendermd. med kontanthjælpsudbetaling Sats ved seneste kontanthjælpsudbetaling Konklusion Nedsat ungeydelse Startdato for tilbud [Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr.; Udbetalingsdato] = Nej Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. = 6 = Ja Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. < 6 = 25.1.3 = Nej Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. < 6 = 25.1.4 = Nej Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. = 0 = 25f.2.1 = Nej Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. 1 = 25f.2.1 = Ja Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. = 0 = 25f.2.2 = Nej Udbetalings-periodens startdato - 6 mdr. 1 = 25f.2.2 = Ja 81
Gennemgang af kravmateriale ikke funktionelle krav 82
Struktur 6.1 Arkitekturstrategier og principper 6.2 Målarkitektur 6.3 Rammearkitektur 6.4 Integrationer 6.5 Brugervenlighed og Look & Feel 6.6 Lovmæssige krav 6.7 Sikkerhed 6.8 Logning 6.9 Bitemporalitet 6.10 Selvbetjening 6.11 Transitionsarkitektur 6.12 Data 6.13 Ledelsesinformation 83
Målarkitektur for Løsningen 84
Rammearkitektur 85
KY i kontekst 86
Integrationer 87
Sammenhæng mellem funktionelle og ikke funktionelle krav Krav# 263: Modtag besked om aktivitet fra jobcenterløsning Kategori: Type: Funktionelt Beskrivelse: Løsningen skal via snitfladen til Jobcenter (6.4.1.2 Jobcenter) kunne modtage en besked fra jobcenterløsningen om en Persons deltagelse i en aktivitet eller ændring af aktiviteten (se eventuelt informationsmodellen (KYkontaktforløb) i underbilag 3.5). Løsningen skal vise oplysningerne om aktivitet på sagen (jf. bl.a. Krav# 145). Løsningen skal registrere en hændelse om aktiviteten (jf. bl.a. Krav# 93. Se hændelseslisten i underbilag 3.13). Krav# 442: Integration til jobcenterløsningerne Kategori: (MK) Type: Ikke funktionelt Beskrivelse: Løsningen skal have integration til jobcentersnitfladen. Formålet med snitfladen er at understøtte centrale arbejdsgange mellem kommunens Jobcentre og Ydelseskontoret. Herunder overførsel af oplysninger om kontaktforløb, aktiviteter, godtgørelser, fravær og sanktionsanmodninger fra Jobcenterløsninger til ny løsning. Vis snitfladen skal der være mulighed for at læse, skrive og opdatere. Følgende krav skal have mulighed for de enkelte funktionaliteter: Krav: Krav# 256, Krav# 257, Krav# 258, Krav# 259, Krav# 260, Krav# 261, Krav# 262, Krav# 263, Krav# 264, Krav# 265, Krav# 266, Krav# 267, Krav# 268, Krav# 269, Krav# 270. Se nærmere detaljer, samt teknisk specifikation i beskrivelsen nedenfor. 88
Tilbagemelding Tilgængelighed Navigation Usability Browsere og skærme Dokumentation & Hjælp Prototype 89
Sikkerhed 90
Rollemodel 91
Systemroller i KY Central Administrator Kommunal Administrator (Grænse: Kommune) Sagsbehandler (Grænse: Ydelse, Kommune) Sagslæser (Grænse: Ydelse, Kommune) Rapportredaktør (Grænse: Kommune) Rapportlæser (Grænse: Kommune) Anvendersystem Sag og Dokument (Grænse: Kommune) Anvendersystem Jobcenter Anvendersystem Faktura Borger (Grænse: Egne data) Økonomi (Grænse: Kommune) 92
Selvbetjening 93
Transitionsarkitektur 94
Organisatorisk implementering 95
Organisatorisk implementering (1) Baggrund Ét samlet sagsbehandlings- og beregningssystem Beslutningsunderstøttelsen hjælper sagsbehandleren Automatisering hvor muligt Øget selvbetjening Ikke kun it og monopolbrud også kommunal forandring! Systemet giver nye muligheder for kvalitet og effektivisering, men systemet vil kræve tilpasning af arbejdsgange systemet betyder øget brug af it systemet kan betyde modstand blandt medarbejderne i en overgangsperiode 96 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Organisatorisk implementering (2) KOMBIT og systemleverandøren yder bistand til den kommunale forandring: Undervisning i nyt system Organisatorisk implementering og forandring Kommunens gevinstrealisering i forbindelse med nyt system Bistanden påbegyndes ca. et år før systemet implementeres Reference- og arbejdsgruppe drøfter og kvalitetssikrer løbende implementeringsbistanden 97 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Organisatorisk implementering (3) Rolle-fordeling: Leverandør varetager undervisning og undervisningsmateriale efter train-the-trainer -princippet Kommunen varetager selv undervisning af egne slutbrugere KOMBIT s leverandør og KOMBIT udarbejder skabeloner m.v. til brug for f.eks. kommunens arbejde med organisationsforandring og gevinstrealisering. Skabeloner m.v. introduceres gennem løbende netværksmøder for alle kommuner. Muliggør tilpasning til lokale forhold og erfaringsdeling fra kommune til kommune Fælles Kommunen har ansvar for konkrete aktiviteter og Lokalt egen gevinstrealisering Kommunen kan tilkøbe undervisning af slutbrugere og ekstra bistand 98 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Organisatorisk implementering (4) Kan vi gøre noget nu? Reflekter over opgaven med organisatorisk implementering Husk opgaven, når I langtidsplanlægger derhjemme Overvej egne succeskriterier for det nye system til senere brug Overvej bemanding: Projektleder Superbrugere og trænere 99 14.-15. maj 13 Kommunernes Ydelsessystem
Evaluering og afrunding 100