Beredskabsplan for Aalborg Svømmeklub Beredskabsplan efteråret 2011. Side 1
December 2011 INDHOLD Alarmerings instruks ved drukneulykke 3 Alarmerings instruks ved personskade 4 Indledning definition og mål 5 Nedsættelse af krisestab 6 Kontaktliste 6 Plan for krisestabens arbejde 8 Evaluering (efter krise-læring) 9 Bilag - Beskrivelse af hændelses forløb 10 Beredskabsplan efteråret 2011. Side 2
Aalborg svømmeklub har to alarmeringsplaner, en ved drukneulykke, og en plan ved personskade. Begge planer hænger i hallerne, samt sidder i alle personalemapper. De er også udleveret til alle medarbejdere. Alarmeringsplanen ved Drukneulykker: Livredders rolle ved og i bassinet: - Stands ulykken og tilkald den anden livredder. - Yd den livreddende førstehjælp. - Alarmer ved at ringe 112, kalder alle op af bassinet og bringer derefter genoplivningsudstyr og/eller hjertestarter hen til personen. - Fortsæt livreddende førstehjælp til ambulancens rednings-mandskab tager over. - Rekvirer Ambulance til indkørsel ved parkeringsplads - Oplys, om hvad der er sket og hvad du har gjort indtil nu. - Oplys, hvor mange er kommet til skade - Oplys dit eget telefonnummer, hold telefonlinjen fri. - Sørg for at få en person til at stå ude ved tilkørselsområdet for at tage imod ambulancen Ambulance rekvireres til: Østre allé: Samsøgade 45, 9000 Aalborg Sofiendal : Lange Müllersvej 18,9200 Aalborg SV Svømmeland: Lerumbakken 9, 9400 Nørresundby Gigantium, Willy Brandts Vej 31, 9220 Aalborg Øst Haraldslund: Kastetvej 83, 9000 Aalborg Ring til forældrene eller andre pårørende. Sørg for at der er nogen der tager sig af resten af svømmerne(eller andre) undervejs Du skal nu kontakte: Formanden/kontor når ambulancen er kørt. Sørg for at øvrige kommer godt ud af hallen og der gives information til svømmere, forældre, og øvrige i hallen. Al pressekontakt skal gå igennem formanden. Se derfor i trænerhåndbogen/medarbejderhåndbogen for det videre forløb. Beredskabsplan efteråret 2011. Side 3
Udfyld skemaet Beskrivelse af hændelses forløb. Alarmeringsplanen ved Personskade: Medarbejders rolle: Stands ulykken og tilkald ekstra hjælp fra din kollega. Yd den livreddende førstehjælp Hvis det er livstruende: - Alarmer ved at ringe 112 - Bring derefter genoplivningsudstyr og/eller hjertestarter hen til medarbejderen, som udfører den livreddende førstehjælp. - Fortsæt livreddende førstehjælp til ambulancens rednings-mandskab tager over. - Rekvirer Ambulance til indkørsel ved parkeringsplads. - Oplys, om hvad der er sket og hvad du har gjort indtil nu. - Oplys, hvor mange er kommet til skade - Oplys dit eget telefonnummer, hold telefonlinjen fri. - Sørg for at få en person til at stå ude ved tilkørselsområdet for at tage imod ambulancen. Ved mindre skader/ulykker: - Ring til forældre/pårørende og sikre at den tilskadekommende kommer på skadestue/til læge til tjek. Ambulance rekvireres til: Østre allé: Samsøgade 45, 9000 Aalborg Sofiendal: Lange Müllersvej 18,9200 Aalborg SV Svømmeland: Lerumbakken 9, 9400 Nørresundby Gigantium, Willy Brandts Vej 31, 9220 Aalborg Øst Gl. Hasseris skole; Mester Eriks vej 57, 9000 Aalborg Ved mindre skader/ulykker: Sørg for at der kommer forældre/pårørende og henter personen. Orienter altid om at Aalborg svømmeklub har en beredskabs plan og de vil evt. blive kontaktet i forbindelse med opfølgning af skaden/ulykken. Beredskabsplan efteråret 2011. Side 4
Du skal nu kontakte: Kontakt formanden/kontor når ambulancen er kørt. Al pressekontakt skal gå igennem formanden. Krisebehandling vil om nødvendigt omgående blive iværksat jævnfør Svømmeklubbens beredskabsplan. Se derfor i trænerhåndbogen/medarbejderhåndbogen for det videre forløb. Udfyld skemaet Beskrivelse af hændelses forløb. Indledning definition og mål Definition på krise I Aalborg Svømmeklub (herefter benævnt AS) taler vi om krise, når der i AS-regi sker en ulykke enten fysisk eller psykisk med vores medlemmer og medarbejdere. Eksempler på krise kan være fald-, kørsels- eller drukneulykker i trænings- eller stævneregi. Det er i sådanne situationer at alarmeringsplanerne træder i kraft. Der bør altid foretages en vurdering af situationens omfang af hvor alvorligt det er. Denne plan gælder ikke ved helt små personskader. Klubbens dykkere har udarbejdet egen beredskabsplan og der henvises til denne i evt. krisesituation. Mål ved krise Når en krise er identificeret i forhold til definitionen, så er målet at krisestaben mødes og hurtigst muligt behandler den viden, som de løbende får. Nedsæt en krisestab hurtigst muligt, og senest indenfor 24 timer efter krisens opståen Medlemmer fra krisestaben skal hurtigst muligt tilegne sig fakta i sagen Kommunikationen skal tilstræbes at ske hurtigt, ærligt og objektivt til alle relevante eksterne og interne interessenter. Sidstnævnte i form af berørte medlemmer og ledelsen i AS. Henvendelser fra interessenter besvares så hurtigt som muligt, og evt. korrespondance gemmes. Kriseforløbet og håndteringen heraf evalueres hurtigst muligt efter krisens aftagen Plan for krisestabens arbejde er beskrevet i de næste afsnit Beredskabsplan efteråret 2011. Side 5
Nedsættelse af krisestab Krisestaben består af følgende personer: Formanden for Aalborg Svømmeklub Formanden for den berørte afdeling Holdledere/ ansvarlige for det berørte hold/gruppe. Kontaktliste Formand for Aalborg Svømmeklub E-mail: Denise@aalborgsvommeklub.dk Mobil: 20 88 14 39 Konkurrenceafdelingen, formand John Larsen E-mail: john@aalborgsvommeklub.dk Mobil: 40 41 28 23 Vandpoloafdelingen, formand Jesper Graungård E-mail: vandpolo@aalborgsvommeklub.dk Mobil: 40 29 76 33 Dykkerafdelingen, formand Torben Olsen E-mail: ass@aalborgsvommeklub.dk Mobil: 22 53 73 95 Undervisningsafdelingen, formand Jan Byskov E-mail: jan@aalborgsvommeklub.dk Mobil: 22 15 95 60 Beredskabsplan efteråret 2011. Side 6
Praktiske oplysninger og telefonnumre, hvor anden information kan findes: Klubhuset: 9810 3877 Falck: 7010 2031 Trygfonden: 7070 1911 Svøm: 4439 4450 Sifa:, 8888 7850 Vedr. Forsikringer: www.idraettensforsikringer.dk https://disk1.hosteddisk.nu/hd00289/idraettensforsikringer/kontaktliste_ny2.pdf Plan for krisestabens arbejde Krisestaben udpeger som noget af det første en talsmand og udarbejder en klar ansvars- og opgavefordeling. Brug tid på at få overblik det er tilladt at tage en timeout. Krisestabens opgaver Vurder omfangen af hændelsen, som berettet via skemaet Beskrivelse af hændelses forløb eller mundtlig forklaring. Hvori består krisen? Hvem er omfattet af krisen? Udarbejd en prioriteret interessentliste (intern og ekstern) Vurder de forskellige berørte personer(interessenter) opfattelse af situationen? Vurder hvordan interessenterne tænkes at vil/kan handle? Vurder det kommunikative niveau Tag stilling til hvad der omgående skal kommunikeres videre Tag stilling til om nogle informationer kan vente Vurder om der er nogle, som mangler at blive orienteret Beslut hvilke handlinger der skal udføres her og nu, eksempelvis Aflyse træningen Kalde tekniske folk, ind med ekspertviden Lukke svømmehaller Vurder om der er behov for psykologhjælp, både til de berørte i krisen, de eller den som er kommet til skade, forældre, trænere og til øvrige. Beslut om der skal indkaldes til fælles info møder med f.eks. forældre og svømmere Tag stilling til hvilke handlinger der skal ske på sigt Evaluering, giver den anledning til ændringer i praksis (arbejdsgange) Beredskabsplan efteråret 2011. Side 7
Opfølgning af egne sikkerhedspolitikker i AS Er AS politikker overholdt, og skal vi have ændret noget. Beredskabsplan efteråret 2011. Side 8
Kommunikation i AS / Krisestaben Når krisen er i gang er det vigtigt at huske, at kommunikationen skal være strategisk og i henhold til kriseplanens mål, også selvom tiden er knap og presset stort. Intern kommunikation Vær opmærksom på kommunikation i AS: Tag hensyn til krisetypen og situationen hvori krisen er opstået. Glem aldrig den personlige kontakt undlad at sende mail til berørte personer Krisestaben skal vise synlig kriseledelse, men situationsbestemt i forhold håndtering af krisen. Dvs. afvent ikke nødvendigvis interessenternes næste skridt. Hav fokus på dialog, proces og empati, og ikke konfrontation, overfor interessenter og andre parter i krisen. Ligeværdighed og legitimitet i forhold til interessenterne er centralt. Fasthold fokus på hvordan de berørte /informationsmodtager opfatter situationen under krisens tre overordnede faser. (før, under og efter krisen) Ekstern kommunikation Kommunikationen med øvrige uden for AS: Det er væsentligt, at der i forhold til valg af medie og kommunikationskanal ikke kun tænkes på at målrette kommunikationen mod journalisterne, men også overfor øvrige interessenter hvad enten de er interne eller eksterne. Bemærk Husk den personlige kontakt til journalister og andre interessenter. Beredskabsplan efteråret 2011. Side 9
Evaluering (efter krise-læring) Krisestaben skal efter at krisen er stilnet af foretage en evaluering af krisens forløb set fra AS synspunkt. Evalueringen skal blandt andet inddrage interne og eksterne interessenter og Beskrivelse af hændelses forløb Indhold i evaluering En evaluering skal som minimum indeholde følgende hovedpunkter: Hvilke faktorer udløste krisen? Hvad skete der, hvornår og hvordan? Hvilke budskaber var der succes med at få igennem? Hvorfor? Hvilke budskaber var der ikke succes med at få igennem? Hvorfor? Hvilke interessenter reagerede, og hvordan reagerede de? Hvilke læringspunkter kan der uddrages fra håndtering af krisen og krisens forløb før og under? Skal der som følge af krisen og evalueringen igangsættes organisatoriske forandringsprocesser? Skal kriseplanen revideres på grundlag af krisens forløb? Beredskabsplan efteråret 2011. Side 10
Formidling og ajourføring af AS- Beredskabsplan Formidling Beredskabsplanen skal årligt gennemgås på sæsonopstartsmødet (august måned) for såvel Bestyrelse, SU-medlemmer som alle ansatte. Ajourføring af Beredskabsplan Den Skriftlige ajourføring: Beredskabsplanen gennemgås og ajourføres en gang årligt. AS bestyrelsen er ansvarlig herfor. Kontrol af udstyr i hallerne: Afdelingerne har hver især ansvaret for en gang om året at følge op på, om udstyret, som bruges i dagligdagen er sikkerhedsmæssigt i orden. Vi skal ikke selv gøre det, men sikre at udlejer gør det. Alle ansatte er ansvarlige for information til medlemmerne om brug af udstyret og at medlemmerne aldrig er alene i f.eks. motionsrum og idrætshaller. Beredskabsplan efteråret 2011. Side 11
Bilag 1 Beskrivelse af hændelses forløb Dato: Tid: Beskriv hændelsen i detaljer? (Benyt evt. bagsiden) På hvilket tidspunkt / Hvornår blev krisen udløst? Hvornår blev forskellige personer og organisationer kontaktet om krisen? Hvilke handlinger blev foretaget, af hvem og med hvilket resultat Hvem har du kontaktet og hvordan har du kontaktet dem? Telefonisk: Mail: Udfyldt af: Beredskabsplan efteråret 2011. Side 12
Aalborg Svømmeklub Skydebanevej 1 9000 Aalborg 9810 3877. Beredskabsplan efteråret 2011. Side 13