Spørgsmål og svar vedrørende annoncering på mobiltelefoner til Ikast-Brande Kommune 19.03.2015 Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at nedenstående har juridisk forrang i forhold til det øvrige annonceringsmateriale. Der er indkommet nedenstående spørgsmål til ovenstående annoncering. Nr. Spørgsmål: Svar: Besvaret 1. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 2 Spørgsmål & svar herunder evt. rettelsesdokumenter, der Rammeaftalegrundlag anføres det, "..Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftale mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver -2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar...". Ved at anvende denne prioriterede rækkefølge, vil Rammeaftalen have forrang frem for rettelsesdokumenter. Denne prioritering vil bevirke at rettelsesdokumenter mister deres retsvirkning, da Rammeaftalen så til enhver tid vil have forrang. På den baggrund skal Rammeaftalen rettes inden den underskrives, eller også skal rettelsesdokumenter prioriteres over Rammeaftalen. I fald Ordregiver ikke bekræfter og korrigere dette, bedes Ordregiver venligst beskrivende forklare hvorledes Ordregiver ser at denne udfordring ønskes løst af Ordregiver. ændrer på indholdet af Rammeaftalen, vil blive indført i Rammeaftalen inden kontraktunderskrift og således blive en integreret del af Rammeaftalen. 2. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 11 Priser anføres det, Enhedspriserne i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] er faste i hele Rammeaftalens løbetid. Bilag 1 Rammeaftale, Pkt. 11 priser: Side 1 af 13
Faste priser i en kontraktperiode som denne, er ikke branche konform og vil umiddelbart kunne have en ikke uvæsentlig indvirkning på prissætningen af produkterne. Tilbudsgiver vil have ikke uvæsentlige udfordringer med at fastsætte en fast pris på produkterne til Ordregiver, dette skyldes at produkterne anskaffes i udenlandsk valuta og derved vil der være en stor risiko for påvirkning af kursudsving. Netop kursudsving er ikke noget som tilbudsgiver har kontrol over og på den baggrund vil det være nødvendigt at fastsætte en ikke uvæsentlig risikopræmie da tilbudsgiver ellers vil være udsat for en stor risiko med deraf afledt tab til følge. Vil Ordregiver på baggrund af dette acceptere, at ting ude af Rammeaftalehavers hænder som f.eks. kurssvingninger I indkøbspriserne ikke omfattes af pkt. 11? Enhedspriserne i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] er faste i hele Rammeaftalens løbetid. Priser angives altid med to decimaler. Ændres til: Enhedspriserne i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] kan reguleres på baggrund af dokumenterede prisændringer fra producenten. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: Ikast-Brande Kommune IT-afdelingen Rådhusstrædet 6 DK-7430 Ikast Tlf.: +45 9960 4000 E-mail: itafdeling@ikast-brande.dk Prisreguleringens ikrafttræden er betinget af, at Ordregiver har godkendt prisreguleringen på baggrund af den fremsendte dokumentation Prisreguleringens ikrafttræden er endvidere betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til IT-afdelingen Side 2 af 13
inden ændringens ikrafttræden. Priser angives altid med to decimaler. 3. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 24 Garanti anføres det bl.a., Garantien omfatter udlevering af en ny, tilsvarende fabriksny mobiltelefon uden omkostninger for Ordregiver. Der skelnes I teksten imellem henholdsvis 1 og 2 års garanti på modellerne 1 3 og 4-7. Vil Ordregiver venligst uddybe, hvordan ovenstående tekst omkring garanti med udlevering af fabriksny enhed skal tolkes set i forhold til teksten omkring service og reparation i Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, da det heri anføres, Ved defekt telefon, skønnet af Ordregiver som værende omfattet af garantien, indsendes telefonen for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver skal reparere og tilbagelevere telefonen indenfor 5 arbejdsdage fra modtagelsen af den defekte telefon. Tilbudsgiver ønsker at få klarhed over om der er tale om en ombytnings garanti, hvilket vil medføre ikke uvæsentlige omkostninger for Ordregiver eller en reparations garanti som beskrevet i kravspecifikationen. Umiddelbart anser tilbudsgiver kravene som værende i modstrid med hinanden. Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Bilag 1 - Rammeaftale, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ovenstående ændring fremgår med rødt. For defekt mobiltelefoner, skønnet af Ordregiver som værende omfattet af garantien følger det af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, at Rammeaftalehaver skal reparere og tilbagelevere mobiltelefonen indenfor 5 arbejdsdage fra modtagelsen af den defekte telefon. Såfremt mobiltelefonen ikke kan repareres indenfor de 5 arbejdsdage, skal Rammeaftalehaver i henhold til garantibestemmelsen i Bilag 1- Rammeaftale, pkt. 24, levere en tilsvarende fabriksny mobiltelefon uden omkostning for Ordregiver. Såfremt der sker ombytning til ny mobiltelefon, skal den nye mobiltelefon være Ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen af den defekte mobiltelefon. Det bemærkes at formuleringen vedr. lånetelefon for samtlige modeller udgår, jf. nedenstående rettelsesblad, nr. 1. Side 3 af 13
4. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 29 Ændring af produktsammensætningen anføres det, De nye produkter skal tilbydes til uændret pris. Dette er ifølge udbudsmaterialet gældende for substitution af produkter på aftalen. Normalen blandt producenterne er den, at et nyt substituerende produkt ofte er dyrere end det som det afløser. En fastholdelse af dette krav være for Ordregiver medføre en ikke uvæsentlig højere pris på de tilbudte produkter. Vil Ordregiver lempe kravet til uændret pris, sådan der ved substitution af udgåede produkter kan ske en forhøjelse af pris så længe den kan dokumenteres nødvendig jf. kravspecifikationen? Formuleringen i Rammeaftalens pkt. 29 Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Rammeaftalehaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Rammeaftalehaver ved produktudvikling, teknologiskifte eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal Rammeaftalehaver, efter aftale med Ordregiver, tilbyde Ordregiver disse produkter. De nye produkter skal tilbydes til uændret pris. Modelskifte kan udelukkende foretages én til én, således at Ordregiver til hver tid har 7 modeller på nærværende rammeaftale. Ordregiver skal afprøve nye produkter, i forhold til at disse i alle henseender lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. Rammeaftalehaver skal vederlagsfrit levere en model til test Ændres til: Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i Side 4 af 13
produkternes sammensætning, er Rammeaftalehaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Rammeaftalehaver ved produktudvikling, teknologiskifte eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal Rammeaftalehaver, efter aftale med Ordregiver, tilbyde Ordregiver disse produkter. Ved substitution kan priserne ændres på baggrund af dokumentation fra Rammeaftalehaveren. Dokumentationen skal vise, at avancen på den nye og gamle model er ens. Ordregiver skal godkende substitutionen og prisen. Modelskifte kan udelukkende foretages én til én, således at Ordregiver til hver tid har 7 modeller på nærværende rammeaftale. Ordregiver skal afprøve nye produkter, i forhold til at disse i alle henseender lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. Rammeaftalehaver skal vederlagsfrit levere en model til test. 5. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 29 Ændring af produktsammensætningen anføres det, Rammeaftalehaver Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Bilag 1 - Rammeaftale, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ovenstående ændring fremgår med rødt. Det er Ordregivers forventning, at testen vil vare ca. 1-2 uger. Side 5 af 13
skal vederlagsfrit levere en model til test. Dette gælder ved modelskifte på aftalen. Hvor længe og hvordan skal en sådan test foregå? Har Ordregiver et krav om at beholde test enheden eller kan Rammeaftalehaver forvente denne tilbageleveres i samme stand som da modellen blev udleveret? 6. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 26 Ophævelse anføres det, "...Hæves aftalen helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning..". Dækningskøb er en yderst utraditionel sanktion inden for den relevante branche, på den baggrund vil dette tiltag have en ikke uvæsentlig indvirkning på prisen for produkterne. På den baggrund skal tilbudsgiver anmode Ordregiver om at fjerne dækningskøb fra aftalen, I fald Ordregiver vælger ikke at fjerne dækningskøb skal Ordregiver således blot være opmærksom på at det vil bevirke at prisen på produkterne som anført ikke bliver konkurrencedygtige. Dernæst må det fastslås at det er forholdsvis utraditionelt at Ordregiver efter at have hævet aftalen, skulle kunne kræve dækningskøb, da en aftale der er hævet ikke længere er eksisterende og derved vil den ikke have retsvirkning hvorfor Ordregiver ikke længere vil kunne støtte ret på aftalen. I fald Ordregiver ikke fjerner dækningskøb fra aftalen, bedes Ordregiver uddybende beskrive på hvilken baggrund Ordregiver finder det relevant at fastholde dækningskøb, samt vedrørende andet led af spørgsmålet hvorledes Ordregiver finder det muligt at støtte ret på en aftale der er hævet. Testenheden tilbageleveres til Rammeaftalehaver i samme stand som ved levering. Formuleringen i Bilag 1 Rammeaftale, Pkt. 26, Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiver, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Rammeaftalehavers side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Rammeaftalehaveren samt omstændighederne i øvrigt. Følgende forhold anses imidlertid altid for væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt i rammeaftaleperioden. Såfremt Rammeaftalehaver ændrer produkterne uden meddelelse til Ordregiver Gentagne svigtende leverancer eller udførelse af opgaver i henhold til rammeaftalen. Insolvens, konkurs og likvidation. Side 6 af 13
Hæves aftalen helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. Ændres til: Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiver, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Rammeaftalehavers side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Rammeaftalehaveren samt omstændighederne i øvrigt. Følgende forhold anses imidlertid altid for væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt i rammeaftaleperioden. Såfremt Rammeaftalehaver ændrer produkterne uden meddelelse til Ordregiver Gentagne svigtende leverancer eller udførelse af opgaver i henhold til rammeaftalen. Insolvens, konkurs og likvidation. Side 7 af 13
Rammeaftalehaver er erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 7. I Ordregivers forslag til Rammeaftale, pkt. 30 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen anføres det, "...Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt..". Det må antages at Ordregiver følger samtlige regler vedrørende aktindsigt i henhold til gældende lovgivning, og derved også foretager en høring af tilbudsgiver inden materiale hele eller delvis offentliggøres. 8. I Ordregivers Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, Mindstekrav til model 1: Smartphone 3,5 skærm anføres følgende krav: ios 8 eller tilsvarende, min. 16 GB intern hukommelse & 3,5 skærm. Det er tilbudsgivers opfattelse at Ordregiver ønsker en model der er gået EOL (End of life). På den baggrund ønsker tilbudsgiver afklaret om Ordregiver ønsker tilbud på modellen der officielt er gået end of life hos producenten, det vil sige modellen ikke vil kunne leveres. Dette skyldes at der efter tilbudsgivers opfattelse ikke længere eksisterer en model på det danske marked som den i Rammeaftalebilag A kravspecificerede. Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Bilag 1 - Rammeaftale, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ovenstående ændring fremgår med rødt. Antagelsen er korrekt. Model 1 udgår af annonceringen jf. nedenstående rettelsesblad, nr. 2, og der skal således alene tilbydes 6 forskellige modeller (model 2-7). Side 8 af 13
9. Ordregivers Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, Mindstekrav til model 2: Smartphone 4 skærm anføres følgende krav: ios 8 eller tilsvarende, min. 16 GB intern hukommelse og 4 skærm. Det er tilbudsgivers opfattelse at Ordregiver ønsker en model der er gået EOL (End of life). På den baggrund ønsker tilbudsgiver afklaret om Ordregiver ønsker tilbud på modellen der officielt er gået end of life hos producenten, det vil sige modellen ikke vil kunne leveres. Dette skyldes at der efter tilbudsgivers opfattelse ikke længere eksisterer en model på det danske marked som den i Rammeaftalebilag A kravspecificerede. 10. I Ordregivers Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, Mindstekrav til model 7: Robust mobiltelefon uden touch screen søges en robust mobiltelefon med basale krav ud fra udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers opfattelse at Ordregiver ønsker en model der er gået EOL (End of life). På den baggrund ønsker tilbudsgiver afklaret om Ordregiver ønsker tilbud på modellen der officielt er gået end of life hos producenten, det vil sige modellen ikke vil kunne leveres. Dette skyldes at der efter tilbudsgivers opfattelse ikke længere eksisterer en model på det danske marked som den i Rammeaftalebilag A kravspecificerede. 11. I Ordregivers Rammeaftalebilag A Kravspecifikation anføres det, at der søges i alt 7 telefoner i samme antal kategorier. Må enkelte kategorier indeholde samme telefon (model og størrelse)? Ordregiver ændrer kravet til lagringshukommelse for model 2 fra 16 GB til 8 GB. Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ovenstående ændring fremgår med rødt. Ordregiver har ændret mindstekravene til model 7 og har som følge heraf uploadet en opdateret Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ovenstående ændringer fremgår med rødt. Ordregiver efterspørger en robust håndværker mobiltelefon. Efter ovenstående ændring af mindstekravene er Ordregiver bekendt med, at der findes modeller der opfylder de stillede mindstekrav, herunder eksempelvis en model Samsung Galaxy X-cover 271, CAT B25 eller tilsvarende. Der henvises til rettelsesblad, nr. 2, hvor det fremgår at der skal tilbydes 6 forskellige modeller (model 2-7). Side 9 af 13
Hvis ikke, er Ordregiver så sikker på, at der findes officielt tilgængelige modeller på det danske marked, som kan leve op til kravene i alle kategorier? 12. I Ordregivers Annonceringsbetingelser anføres det, at der i alt skal anskaffes ca. 400 stk. Mobiltelefoner i rammeaftaleperioden. Kan Ordregiver ud fra historisk data oplyse, hvor mange mobiler der forventes indkøbt i de enkelte kategorier? 13. I Ordregivers spørgsmål og svar bilag spg. 3 anføres det, at at Rammeaftalehaver skal reparere og tilbagelevere mobiltelefonen indenfor 5 arbejdsdage fra modtagelsen af den defekte telefon. 5 arbejdsdage som TAT (turn around time) er ikke mulig at efterkomme gennem autoriserede værksteder. Det kan muligvis gennemsnitlig efterkommes, men det kan ikke garanteres for alle servicesager. Hvordan ser Ordregiver det muligt at efterleve kravet i sin nuværende form? Ordregiver henvises til nedenstående rettelsesblad, nr. 2, hvor følgende forventede volumen pr. model fremgår: Model Antal Model 2 120 Model 3 40 Model 4 100 Model 5 40 Model 6 80 Model 7 25 Formuleringen i Rammeaftalebilag A Kravspecifikation (gældende for alle modeller) Ved defekt telefon, skønnet af Ordregiver som værende omfattet af garantien, indsendes telefonen for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver skal reparere og tilbagelevere telefonen indenfor 5 arbejdsdage fra modtagelsen af den defekte telefon. Ændres til: Ved defekt telefon, skønnet af Ordregiver som værende omfattet af garantien, indsendes telefonen for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver skal reparere og tilbagelevere telefonen indenfor 10 arbejdsdage 19.03.2015 Side 10 af 13
14. I Ordregivers spørgsmål og svar bilag spg. 3 anføres det, at såfremt mobiltelefonen ikke kan repareres indenfor de 5 arbejdsdage, skal Rammeaftalehaver i henhold til garantibestemmelsen i Bilag 1 Rammeaftale, pkt. 24, levere en tilsvarende fabriksny mobiltelefon uden omkostning for Ordregiver. Såfremt der sker en ombytning til en ny mobiltelefon, skal den nye mobiltelefon være Ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen af den defekte mobiltelefon. Kan Ordregiver præcisere, hvordan det skal være muligt at have en ombytnings enhed fremme efter 5 arbejdsdage fra modtagelsen af den defekte, når Tilbudsgiver har op til 5 arbejdsdage til at reparere den indsendte enhed? 15. I Ordregivers spørgsmål og svar bilag spg. 3 anføres det, at såfremt mobiltelefonen ikke kan repareres indenfor de 5 arbejdsdage, skal Rammeaftalehaver i henhold til garantibestemmelsen i Bilag 1 Rammeaftale, pkt. 24, levere en tilsvarende fabriksny mobiltelefon uden omkostning for Ordregiver. Ombytning til fabriksny enhed efter 5 arbejdsdage ligger langt fra markeds standarden, og vil for Ordregiver medføre en ikke uvæsentlig indvirkning på prissætning af produkterne. Vil Ordregiver lempe kravet til ombytning, sådan at der f.eks. med en lånetelefon kan kompenseres for en længere TAT tid end det ønskede? Alternativt kan Ordregiver fra modtagelsen af den defekte telefon. Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, dateret den 19.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ovenstående ændring fremgår med rødt. Ordregiver ændrer i formuleringen på svaret til spørgsmål 3. Såfremt der sker ombytning til ny mobiltelefon, skal den nye mobiltelefon være Ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen af den defekte mobiltelefon Ændres til: Såfremt der sker ombytning til ny mobiltelefon, skal den nye mobiltelefon være Ordregiver i hænde senest 15 arbejdsdage efter modtagelsen af den defekte mobiltelefon Ordregiver henviser indledningsvis til svaret på spørgsmål 13 og 14. Levering af fabriksny tilsvarende mobiltelefon er betinget af, at Leverandøren ikke kan reparere den indleverede model indenfor den krævede tidsfrist. Det bemærkes, at det jf. nedenstående rettelsesblad nr. 1 fremgår, at formuleringen vedr. lånetelefon er udgået af annonceringsmaterialet. 19.03.2015 19.03.2015 Side 11 af 13
også vælge at lade udbuddet følge købelovens bestemmelser om reparation/ombytning? Hvordan stiller Ordregiver sig til nævnte? Rettelsesblad Foruden ovenstående spørgsmål og svar har Ordregiver følgende tilføjelser til annonceringsmaterialet. Nr. Afsnit: Tilføjelse Besvaret 1. Rammeaftalebilag A Kravspecifikation Formuleringen vedr. lånetelefon udgår for samtlige modeller udgår. (Vedr. lånetelefon gældende for alle modeller) Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Rammeaftalebilag A Kravspecifikation, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside, hvor ændringen fremgår med rødt. 2. Model 1 Model 1 udgår af annonceringen og skal ikke længere tilbydes. Der skal således kun tilbydes 6 forskellige modeller (model 2 7) Som følge heraf ændrer Ordregiver volumen på de efterspurgte modeller i Bilag 3 Tilbudsliste til følgende: Model Antal Model 2 120 Model 3 40 Model 4 100 Model 5 40 Model 6 80 Model 7 25 Side 12 af 13
Ordregiver har som følge heraf uploadet en opdateret Bilag 3 Tilbudsliste, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside. Tilbudsgiver bedes anvende den opdaterede tilbudsliste i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 3. Annonceringsbetingelser, afsnit 4 og 7 Som følge af at model 1 udgår af annonceringen, har Ordregiver tilrettet annonceringsbetingelser på baggrund heraf. Tekst der er ændret i dokumentet, er markeret med rødt i afsnit 4 og 7. 4. Tilbudsfristen Ordregiver har ændret tilbudsfristen til den 26.03.2015, kl. 10.00. 19.03.2015 Ordregiver har tilrettet annonceringsbetingelser på baggrund heraf og uploadet en opdateret udgave af annonceringsbetingelserne, dateret den 18.03.2014, på Ordregivers hjemmeside. Tekst der er ændret i dokumentet, er markeret med rødt i afsnit 5.1 og 8.1. Evt. revideret annonceringsmateriale er udarbejdet og datomarkeret. Side 13 af 13