Referat af 9. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet 21.09.2010 Referat 9. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 21. september 2010 Mødested:, Holsteinsgade 63, 2100 Kbh. Ø, kl. 10-12 Til stede: Mads Ellehammer, KL Allan Schiellerup Bager, Odense Kommune Mette Hall-Andersen, Statens Arkiver Steen Deth, Gentofte Kommune Rita Lützhøft, Ballerup Kommune Kurt E. Nielsen, UNI-C (Undervisningsministeriet) Carsten Rohde, VTU/ITST/næstformand Palle Aagaard, VTU/ITST Agata Przybyszewska, VTU/ITST Joachim Boye, VTU/ITST/sekretær Ikke til stede: Jakob Aagaard Harder, KL/formand Helga Mohr, Frederiksberg Stadsarkiv Karin Termannsen, Region Nordjylland Søren Herget, Region Sjælland Martin Dohn, Finansministeriet Dagsorden: 1. Velkomst Carsten Rohde bød velkommen og meddelte, at Jakob Harder var forhindret i at deltage i dagens møde. 22. september 2010 Holsteinsgade 63 2100 København Ø Telefon 3545 0000 Telefax 3545 0010 E-post itst@itst.dk Netsted www.itst.dk CVR-nr. 26769388 Sagsbehandler Joachim Florentz Boye Telefon 3545 0374 Telefax 3545 0020 E-post jfb@itst.dk Sagsnr. 09-049217 Dok nr. Side 1/1 2. Godkendelse af dagsorden og referat Dagsordenen til 9. møde og referatet fra 8. møde blev godkendt uden bemærkninger. 3. Meddelelser Palle Aagaard orienterede om dokumentet Introduktion til standarderne, som var i udvalgshøring i begyndelsen af september. Det blev efterfølgende foreslået, at lade figuren i afsnit 2.1 ledsage af en forklarende tekst; teksten kunne evt. tages fra Referencearkitekturen, som figuren stammer fra. Det blev også foreslået, at tydeliggøre i dokumentets indledning, at standarderne udover anvendelse i ESDH også kan implementeres i systemer, der producerer sager eller dokumenter eller har brug for sags- og
dokumenthåndtering. Forslagene vil blive indarbejdet, hvorefter dokumentet publiceres elektronisk uden yderligere behandling i udvalget. Palle fortalte herefter, at Introduktion til standarderne har affødt en folder, som kort informerer om standarderne og opridser hovedargumenterne for deres anvendelse. Folderen skal i papirform uddeles på relevante konferencer og lign. og er beregnet til beslutningstagere på forretningsniveau. Når den er redigeret færdig, vil den blive sendt ud til udvalget til kommentering og godkendelse, hvorefter den vil gå i trykken. Carsten meddelte, at det overvejes at lave en business case på den økonomiske værdi af standarderne: Hvilke besparelser kan de medvirke til i form af effektivisering og automatisering? Udvalget bifaldt en sådan business case. Palle orienterede om processen vedrørende optagelse af Sag og Dokumentstandarder på B103-listen (obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige). Sagen har været på direktionsplan i ITST. Der har været omtalt en eventuel ny EU-notificering, da standarderne kan influere på konkurrenceforhold. Vurderingen blev dog, at det skønnes, at den ikke er nødvendig, da den oprindelige notificering af FESD-standarderne som obligatoriske, åbne standarder, alene forholdt sig til arten af og området, som standarderne dækkede. Næste skridt er i samarbejde med Videnskabsministeriets departement et notat, der skal forelægges regeringens Ø-udvalg, samt Folketingets it-ordførere. Notatet vil berøre økonomiske forhold og afventer derfor ovennævnte Business Case. Side 2/2 Det blev i dén forbindelse understreget, hvor vigtigt det er med den business case, som Carsten fortalte om: Det er nødvendigt at kunne dokumentere, at standarderne kan betale sig. Mads Ellehammer orienterede om, at KL har igangsat en proces, der skal udmønte den del af kommunernes digitaliseringsstrategi (som i øjeblikket er i høring i kommunerne), som handler om sags- og dokumentområdet. Afslutningsvis orienterede Mads Ellehammer om, at KOMBIT har forespurgt kommunerne om deres interesse for at indgå i et (kommunalt) ESDHudbudsnetværk. Der er på nuværende tidspunkt cirka 20 kommuner, der her tilkendegivet interesse. Det er endnu ikke afklaret, hvad netværket skal munde ud i, men det kan betyde, at der kommer et ESDH-udbud på det kommunale område. 4. Standarden Person(Part) Standarden har hen over sommeren været i offentlig høring. Der er indkommet 14 høringssvar, heraf 8 med bemærkninger, og høringsbehandlingen er nu påbegyndt i sekretariatet. De enkelte høringssvar er tilgængelige på Høringsportalen. Høringssvarene forholder sig primært til detaljer i standarden og der kan nævnes tre temaer, der går igen: Sikkerhed, terminologi og attributter.
Sikkerhed Den anvendte sikkerhedsmodel anses ikke for at være tilstrækkeligt eksplicit udtrykt. I Person(Part) håndteres sikkerhedsspørgsmålet med en henvisning til, at dataudbyder og -aftager er ansvarlige for at overholde sikkerheden ift. lovgivningen. Dét budskab er øjensynlig ikke tilstrækkeligt tydeliggjort i udkastet til standard. Det kan også påtænkes, at tilrette Generelle egenskaber vedrørende sikkerhedsmæssige forhold. Terminologi Blandt høringsparterne har navnlig KL og Sundhedsstyrelsen kommenteret standardens terminologi, formålsbeskrivelser, indholdsmæssig konsistens etc.. Sekretariatet accepterer kommentarerne og retter til i standarden. Attributter Flere høringsparter har foreslået hhv. fjernelse og ændringer af enkelte attributter samt tilføjelse af andre. Derudover har KL anbefalet kompatibilitet med SEMIC (Semantic Interoperability Centre Europe) og deres Person Core standard, som rummer otte centrale elementer, bl.a. navn og fødselsdato. Der er intet til hinder for at Person(Part) kan gøres kompatibel med Person Core, hvilket sekretariatet derfor vil gå i gang med. Elementerne i Person Core er tilgængelige på SEMIC s hjemmeside (se link). Side 3/3 På baggrund af høringsbehandlingen blev det diskuteret, hvad formålet med udkastet til standarden er at standardisere Person eller Part. Navnet på standarden blev også diskuteret, er det mere relevant at kalde det Person frem for Person(part). På mødet blev der ikke draget en konklusion på disse spørgsmål. De må tages op i forbindelse med den endelige behandling. Ovenstående vil blive behandlet i samarbejde med arbejdsgruppen for Person(Part). Carsten orienterede om forløbet ifm. implementering og test af standarden i CPR Brokeren (det er tanken, at CPR brookeren skal have monteret personstandarden og vil således fungere som en praktisk test af standarden og derfor tæt knyttet til standardiseringen af person). Gentofte Kommune har ikke de fornødne ressourcer til at gennemføre projektet, så det håndteres i ITST. Da det vil koste over 500.000 kr. skal det i mini-udbud og vil ikke være afsluttet før februar 2011, hvorefter Gentofte Kommune også vil teste brokeren. Sekretariatet forventer at have den høringsbehandlede version af standarden klar til implementeringsfasen. Der blev spurgt til eventuelle risici ifm. at udskyde godkendelse af Person(Part) til et tidspunkt, hvor bevillingen fra STS er udløbet og OIOudvalgets fremtid ikke er afgjort. Sekretariatet skønner, at der næppe vil opstå problemer i den forbindelse, da det i sig selv kun er en mindre opgave at få foretaget godkendelse hos OIO-komiteen (som er hvad der vil være udeståendet til den tid). På den baggrund besluttede OIO-udvalget, at udskyde den endelige behandling og godkendelse i udvalget (arbejdsgruppen indkaldes og behandler de indkomne høringssvar)
5. Proof of Concept og Proof of Business Agata Przybyszewska orienterede om arbejdet i 2009 med at lave en Proof of Concept på standarden Dokument (læs mere på digitaliser.dk) og det igangværende arbejde med en Proof of Business på standarden Organisation i Odense Kommune. Der blev tidligere på året produceret et antal OIOXML-skemaer (over 1700) til brug for implementering af standarderne. På grund af det store antal blev der derudover lavet et såkaldt produktionsskema, som samler de enkelte skemaer i et enkelt skema. Dette blev gjort for at lette arbejdet med implementering af standarderne, men ifm. implementeringen af Organisation i Odense Kommunes system APOS gjorde den ansvarlige udvikler opmærksom på, at dette ikke var tilfældet. Samtidig blev man klar over, at det var nødvendigt med fejlrettelser i de enkelte skemaer. I ITST er man derfor nu i færd med at udarbejde nye produktionsskemaer et for hver standard; ud fra disse fremstiller man så nye skemaer. Det sidste sker for at leve op til navngivnings- og designreglerne for OIOXML (NDR 3.2). Agata opsummerede to hovedproblemer vedr. arbejdet med XML-skemaerne: Side 4/4 1. Produktionsskemaerne må ikke være så omfattende, at de vanskeliggør implementering og dataudveksling. 2. NDR 3.2 har været en hæmsko for udviklingen af OIOXML til standarderne. Hun tilføjede, at arbejdet har været meget lærerigt og frugtbart for anvendelsen af standarderne. Der var i den efterfølgende diskussion enighed om, at regelsættet vedr. OIOXML ikke må bremse anvendelsen og udbredelsen af standarderne. 6. Vejledning til kravspecificering af Sag og Dokument standarder Punktet blev taget op på foranledning af KL, som mener, at de mål for standarderne, der udtrykkes i vejledningen, burde have været drøftet i udvalget før vejledningen blev publiceret. Navnlig de sidste to mål kan ikke gælde for selve standarderne, men for standardiseringen. På baggrund af punkt 5 foreslog Rita Lützhøft, at det i vejledningen præciseres med en anbefaling om anvendelse af de ovennævnte produktionsskemaer, hvilket udvalget bifaldt. Efter en drøftelse af punktet blev det konkluderet, at erstatte de mål, der er nævnt i vejledningen med målene i Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet. De nuværende mål vil blive bibeholdt i vejledningen, men vil ikke optræde som egentlige mål; de vil i stedet blive indflettet relevante steder i dokumentet. Den reviderede vejledning vil blive sendt til udvalget til fornyet kommentering og godkendelse.
7. Business case på aflevering til offentligt arkiv Mette Hall-Andersen gav udtryk for, at Statens Arkiver er klar til at gå i dialog om en mulig formulering af metadata for aflevering til offentligt arkiv på baggrund af Sag og Dokument standarderne. Da mange myndigheder opererer med særlige metadata vil det dog være med det forbehold, at et sådant sæt af metadata vil være et minimumssæt. Udvalget besluttede, at sekretariatet i samarbejde med Statens Arkiver og evt. en eller flere repræsentanter for 7 arkiver (evt. udvalgets egen, Helga Mohr) laver en opgaveformulering vedrørende punktet og forelægger det for udvalget. Det kan så indstilles til at være et punkt på udvalgets arbejdsplan for 2011. 8. Emner til næste møde i OIO-udvalget Opgaveformuleringen vedr. aflevering til offentligt arkiv, status på behandlingen af Person(Part) og orientering om Odense Kommunes implementering af standardinterfacet for Organisation i deres system APOS. Side 5/5 9. Eventuelt Allan Bager fortalte, at kildekode til borger.dk-specifikke komponenter ifølge Økonomistyrelsen ikke må offentliggøres på Softwarebørsen og at Softwarebørsen ikke er omfattet af følg-eller-forklar reglerne i B103. Dette er uhensigtsmæssigt, da der er et stort genbrugspotentiale i kode til disse komponenter. Sekretariatet vil forhøre sig hos de medarbejdere i Center for Digitalisering, som arbejder med Softwarebørsen og borger.dk og forsøge at opklare problemstillingen. På baggrund af punkt 5 på dagsordenen besluttede udvalget, at udarbejde en indstilling til OIO-komitéen om at igangsætte et arbejde om vurdering af NDR 3.2 med henblik på at fjerne de uhensigtsmæssigheder NDR 3.2 indeholder. En ændring kunne omfatte anbefalinger af produktionsskemaer som en delleverance. Det skulle så tydeliggøres, at det er de enkelte skemaer, der er selve standarden, ikke produktionsskemaerne disse kunne til det formål evt. betegnes som referenceproduktionsskemaer. Software til validering af de producerede skemaer kunne også indgå som en anbefaling. Sekretariatet udarbejder et udkast til en henvendelse til OIO-komitéen og sender til kommentering og godkendelse i OIO-udvalget. Carsten spurgte til behovet for præsentationer af standarderne i medlemmernes respektive organisationer. Udvalget var positivt stemt, men foreslog at afvente den føromtalte business case på værdien af standarderne. Det blev desuden foreslået ved sådanne præsentationer at være opmærksom på modenheds- og kompetenceniveauet hos målgruppen. Carsten takkede for et godt møde.