Notat. Referat af 8. møde i HRM-styregruppen under FSU om Human Ressource management i folkekirken.

Transkript

1 Dato: 25. maj 2010 Referat af 8. møde i HRM-styregruppen under FSU om Human Ressource management i folkekirken. Dokument nr /10 Kirkeministeriet Dok: Ansvarligt kontor Sagsbehandler Dok: Sagsbehandler Mødet fandt sted torsdag den 22. april 2010 kl til kl i Kirkeministeriet. Til stede: Charlotte Muus Mogensen, Mette Houlberg, Alice Skovbjerg, Ole Opstrup, Helle Samson, Bettina Ulstrup, Kaj Andersen, Finn Skjoldan, Annemarie Steffensen, Tomas Breddam, Sekretariat: Lisbeth Garnum og Lone Klixbüll (referent). Der var afbud fra Jens Christian Bach Iversen, Den Danske Præsteforening. Som stedfortræder deltog Alice Skovbjerg. Peter Hagedorn-Rasmussen fra konsulentfirmaet Kubix var inviteret til at komme og præsentere resultatet af projekt 2. karriereforløb. Der var udsendt følgende dagsorden til mødet: 1. Projekt 2. karriereforløb. Præsentation af inspirationskatalog og dialogredskab med henblik på godkendelse i styregruppen v/kubix. Udkast til inspirationskatalog og dialogredskab fremsendes mandag den 19. april Godkendelse af referat fra møde den 14. januar Godkendelse af dagsorden 4. Generel orientering 5. Præsentation af udkast til MUS vejledning v/mus arbejdsgruppen Udkast til MUS vejledning fremsendes mandag den 19. april Status fra arbejdsgruppen vedrørende implementering af 3- partsaftalen. Materiale forventes fremsendt mandag den 19. april Orientering fra arbejdsgruppen vedrørende oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads. Udkast til ansøgning til fællesfonden fremsendes mandag den 19. april Kommende emner for styregruppen med henblik på indstilling til FSU 9. Næste møder

2 10. Evt. Side 2 Finn Skjoldan bød velkommen til mødet og gav herefter ordet til konsulent Peter Hagedorn-Rasmussen fra Kubix, som præsenterede inspirationskataloget og dialogredskabet som resultat af projekt 2. karriereforløb. Ad 1. Projekt 2. karriereforløb. Præsentation af inspirationskatalog og dialogredskab med henblik på godkendelse i styregruppen v/kubix. Udkast til inspirationskatalog og dialogredskab fremsendes mandag den 19. april Peter Hagedorn-Rasmussen takkede indledningsvis for styregruppens deltagelse i projektet. Han rettede en særlig tak til provst Hanne Hjørlund og Klaus Frisman, som har støttet og været gode sparringsparter i forbindelse med projektet. Han sagde, at projekt 2. karriereforløb har været en udfordrende og lærerig proces for Kubix. Han introducerede styregruppen for både inspirationskataloget og dialogredskabet og sagde, at titlerne på katalogerne er blevet til Bring kompetencer i spil, idet det jo netop handler om, at ansatte i folkekirken bringer de kompetencer, de har erhvervet fra andre livssammenhænge fx fra fritidsinteresser, via livserfaring mv. med sig videre i folkekirken. Kaj Andersen spurgte, om materialet kan bruges ved MUS eller om der er tale om en samtale udover den lovpligtige MUS. Umiddelbart fremgår det ikke tydeligt af materialet hvornår, og hvordan det skal bruges. Det vil være synd ikke at bringe både inspirationskataloget og dialogredskabet i spil ved MUS, da det er vigtige emner. Finn Skjoldan bemærkede, at der er tale om en selvstændig samtale, men at hele kataloget eller dele heraf, kan smeltes sammen med MUS. Peter Hagedorn-Rasmussen fremførte, at tanken har været, at give emnet Bring kompetencer i spil en særlig opmærksomhed. På sigt kan det så inddrages ved MUS. Det har vigtigt for Kubix at introducere værktøjerne, så det umiddelbart kan tages i brug. Mette Houlberg udtrykte, at Kubix havde udarbejdet et fint stykke arbejde. De menighedsråd som vil bruge det, kan gøre det. I modsætning til MUS er dette et valg, som menighedsrådene kan gøre brug af, hvis de vil. Charlotte Muus Mogensen var bekymret for at drejebogen til gruppesamtale kan være med til at skabe en konflikt de steder, hvor samarbejdet ikke fungere så godt. Hun var af den opfattelse, at materialet er til gavn for de steder, hvor man gerne vil mere end afholde medarbejderudviklingssamtaler, og hvor man har sat sig godt ind i tingene. Finn Skjoldan svarede, at man kan målrette materialet ved at udarbejde et introduktionsbrev i forbindelse med offentliggørelsen.

3 Peter Hagedorn-Rasmussen svarede, at det er et vigtigt fokuspunkt idet det netop fra deres side har været vigtigt at få formuleret det på en måde, så man støtter og tilgodeser dem, som gerne vil vide lidt mere. Drejebogen til gruppesamtaler er en nytækning. Side 3 Mette Houlberg mente, at det eneste sted hvor der pt. kan være et problem i at offentliggøre det, er afsnittet om gruppesamtaler. Her skal der måske være en anden formulering hvor det tydeliggøres, at kontaktpersonen skal være godt klædt på til opgaven. Der var enighed i styregruppen om, at der i præsentationsbrevet/præamblen som skal sendes med ud sammen med dialogredskabet og inspirationskataloget skal stå, at de konkrete eksempler i materialet ikke nødvendigvis passer på alle arbejdspladser, og at det i modsætning til MUS ikke er obligatorisk at anvende værktøjerne. Desuden bør det nævnes, at man bør overveje, ikke at anvende materialet de steder, hvor der fx er konflikter. Desuden var der enighed om, drejebogen til gruppesamtaler bør formuleres anderledes. Kubix vil omskrive afsnittet og herefter sendes dialogredskabet på ny til styregruppen. Charlotte Muus Mogensen gjorde opmærksom på, at værktøjerne nævnes i MUS konceptet. Finn Skjoldan opsummerede, at der sammen med værktøjerne skal medsendes en præsentation, hvor der er fokus på de punkter, der har været nævnt på mødet. Det bør overvejes, om udmeldingen skal ske via organisationerne, for på den måde at øge fokus på produktet. Kubix tilretter dialogredskabet og herefter sendes det på ny til styregruppen, der får en frist på 14 dage til at svare. Herefter skal der udarbejdes en indtroduktionsbrev. Punktet vil blive taget op på næste møde i HRM-styregruppen den 2. juni 2010 med henblik på en endelig godkendelse. Lanceringen af både inspirationskatalog og dialogredskabet vil forhåbentlig sammen med introduktionsbrevet kunne sendes ud inden sommerferien. Han afsluttede punktet og sagde, at der er aftalt et evalueringsmøde med Kubix mandag den 7. juni 2010 i Kirkeministeriet. Her vil også styregruppens medlemmer blive inviteret sammen med provst Hanne Hjørlund og provst Klaus Frisman. Ad 2. Godkendelse af referat fra møde den 14. januar 2010 Der var ingen bemærkninger til referatet, som blev godkendt. Ad 3. Godkendelse af dagsorden Der var ingen bemærkninger til dagsordenen. Ad 4. Generel orientering Finn Skjoldan orienterede om, at FLØS i dag udelukkende fungerer som et lønsystem. Multidata som er leverandør på FLØS har, i forbindelse med im-

4 plementering af Kirkeministeriets udviklingsønsker til FLØS, præsenteret en ny personaleportal til FLØS, hvor opgaver i forbindelse med både løn- og personaleadministration kan få en bedre sammenhæng. Der er i starten af juni planlagt en workshop hvor det skal drøftes, hvorvidt det er muligt og hensigtsmæssigt, at implementere en sådan personaleportal. Landsforeningen, stifterne og nogle af de faglige organisationer samt Kirkeministeriet er inviteret til at deltage i workshoppen. Side 4 Ad 5. Præsentation af udkast til MUS vejledning v/mus arbejdsgruppen Udkast til MUS vejledning fremsendes mandag den 19. april 2010 Annemarie Steffensen gav en kort introduktion til det nye MUS koncept. De bemærkninger, der kom frem på sidste møde, er forsøgt indarbejdet i det nye udkast. Dertil er der udarbejdet et nyt evalueringsskema og en udviklingsplan. Når materialet er godkendt i HRM-styregruppen sendes det i skriftlig høring i FSU. Kaj Andersen roste MUS arbejdsgruppen for et gennemarbejdet materiale. Han havde dog nogle overordnede bemærkninger til konceptet. Bl.a mente han ikke, at skal drøftes løn på MUS. Desuden mente han ikke, at Plustid kan drøftes i forbindelse med MUS. Mette Houlberg gjorde opmærksom på, at sådan som det er beskrevet kan Plustid indgå. Charlotte Muus Mogensen redegjorde for, at det nu er blevet legitimt at tale om løn på MUS. Det er et emne man kan tage op, men der er ikke tale om en forhandling. Finn Skjoldan spurgte, om man i konceptet kunne tydeliggøre, at der på MUS ikke er tale om forhandling, men at emnet løn kan tages op, hvis parterne ønsker det. Kaj Andersen var uenig med Finn Skjoldan. Kaj Andersen henviste til cirkulære om kompetenceudvikling, hvor der opfordres til at tage en MUS, når en medarbejder har været væk på grund af længerevarende sygdom. Han mente, at det bør fremgå af MUS konceptet. Efter en drøftelse blev det besluttet, at Kaj Andersen fremsender sine bemærkninger til MUS konceptet til MUS arbejdsgruppen med henblik på at det indarbejdes i materialet, såfremt arbejdsgruppen kan tilslutte sig bemærkningerne. Desuden vil han fremsende dokumentation for der bør afholdes MUS ved fravær på grund af længerevarende sygdom. Der blev blandt styregruppes medlemmer udtrykt ros til MUS arbejdsgruppen og et fint materiale. Finn Skjoldan konkluderede, at MUS konceptet redigeres i forhold til drøftelserne og at punktet vendes igen på næste møde i HRM-styregruppen. Ad 6. Status fra arbejdsgruppen vedrørende implementering af 3- partsaftalen. Materiale forventes fremsendt mandag den 19. april 2010

5 Finn Skjoldan redegjorde for, at implementering af 3-partsaftalen, som er en udmøntning af et CFU forlig, har været drøftet i arbejdsgruppen om implementering af 3-partsaftalen. Arbejdsgruppens medlemmer har arbejdet med punkterne i detaljen. Arbejdsgruppen lægger op til, at de enkelte punkter i 3- partsaftalen indskrives i del 1. i Personalepolitikken. Side 5 Han bemærkede, at Landsforeningen af Menighedsråd har sendt et brev, hvori der lægges op til, at punkterne indskrives i del 2. i Personalepolitikken og ikke i del 1. Landsforeningen har bemærket, at det i forhold til del 2. i Personalepolitikken vil være en gennemgribende forandring, at lægge 3- partsaftalen ind dér. Mette Houlberg fremførte, at del 1. i Personalepolitikken er en generel del, som berører alle. Del 2. er til lokal fordybelse. Hvis 3-partsaftalens punkter skal indskrives i del 2. skal det være en anden beskrivelse end den, som arbejdsgruppen har udarbejdet. Charlotte Muus Mogensen pointerede, at 3-partsaftalen indeholder lovpligtige områder, men måske skal det omskrives, så det passer til del 1. Finn Skjoldan sagde, at man kunne præcisere generelt om seniorpolitik i del 1. og derefter beskrive eksempler i del 2. Der var generel tilslutning til dette blandt styregruppens medlemmer og aftalen blev, at Kirkeministeriet til mødet den 2. juni kommer med et nyt oplæg, som tilgodeser styregruppens ønsker. Når styregruppen har godkendt oplægget, skal det forelægges for FSU. Det vil formentlig kunne nås til mødet i FSU den 3. september Ad 7. Orientering fra arbejdsgruppen vedrørende oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads. Udkast til ansøgning til fællesfonden fremsendes mandag den 19. april Finn Skjoldan orienterede om, at første møde i arbejdsgruppen vedrørende oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads fandt sted den 13. april På mødet var der bl.a. en drøftelse af hvorvidt stillingsopslag skal være en del af oplysningstiltaget. Det blev tilkendegivet, at oplysningstiltag i folkekirken ikke må undergrave det arbejde, som de enkelte faglige organisationerne har omkring udarbejdelse af stillingsopslag. Han orienterede endvidere om, at der på mødet blev drøftet muligheden for at fremsende en ansøgning til fællesfonden (omprioriteringspuljen) om mider til projektets gennemførelse. Tomas Breddam fortalte, at der på mødet ikke var tid til at gå konkret ind i en projektansøgning, men at der var generel tilslutning til, at der blev udformet en rammesøgning til fællesfonden, som nu foreligger. Finn Skjoldan supplerede, at det er vigtigt at få styregruppens godkendelse af hensyn til ansøgningsfristen til fællesfonden, som er den 1. maj Rammeansøgningen vil også skulle godkendes i FSU. Hvis projektet bevilges

6 midler skal arbejdsgruppen vedrørende oplysningstiltag om folkekirken som arbejdsplads relativt hurtigt udforme noget mere konkret om ansøgningen. Side 6 Charlotte Muus Mogensen var ikke tilhænger af, at der søges om midler fra fællesfonden førend der foreligger noget mere konkret fra arbejdsgruppen. Hun savnede substans i ansøgningen og mente, at arbejdsgruppen pt. ikke er klar til at søge. Helle Samson forstod det sådan, at der er tale om, at der afsættes penge til formålet og at ansøgningen er en tilkendegivelse af, at man ønsker at komme i betragtning ved uddeling af midlerne, så projektet kan gennemføres. Det er en rammeansøgning, som der efterfølgende skal følges op på. Ole Opstrup var af den opfattelse, at det ikke kan skade, at foretage en ansøgning. Mette Houlberg mente ikke, at man på forhånd kan søge om et bestemt beløb, så længe man ikke ved hvad projektet skal munde ud i. Man bør gøre et ordentligt fodarbejde, før der søges om midler til projektet. Bettina Ulstrup tilkendegav, at man måske bør give arbejdet den tid det tager. Finn Skjoldan konkluderede, at arbejdsgruppens om oplysningstiltag arbejder videre med processen, men at man afventer at søge om midler til projektets gennemførelse. Om Kirkeministeriet vil gøre noget ensidigt, vil han vende tilbage med. Ad 8. Kommende emner for styrgruppen med henblik på indstilling til FSU Finn Skjoldan fremførte i forhold til styregruppens eksistens, at der er behov for at få klarlagt, hvad gruppen fremadrettet skal beskæftige sig med. Arbejdet i MUS arbejdsgruppen, arbejdsgruppen vedrørende implementering af 3- partsaftalen og projekt 2. karriereforløb forventes at være afsluttet i starten af efteråret. Det har tidligere været tilkendegivet fra styregruppens medlemmer, at processen i styregruppen har været god, men at der er behov for at se konkret på, hvad det er styregruppen skal beskæftige sig med, når vi når hen efter sommerferien. Formentlig vil OK11 udmønte nogle tiltag, som HRMstyregruppen skal beskæftige sig med. Kirkeministeriet vil udarbejde en formålsbeskrivelse for Styregruppen, som skal belyse, hvad den kan beskæftige sig med fremadrettet. Formålsbeskrivelsen vil blive forelagt på næste møde i HRM-styregruppen. Det blev aftalt, at der skal afsættes god tid på dagsordenen til næste møde i HRM-styregruppen til behandling af dette punkt. Efter godkendelse i HRM-styregruppen, skal foremålsbeskrivelsen forelægges for FSU. Ad 9. Næste møder Mandag den 7. juni 2010 afholdes et evalueringsmøde med Kubix om Projekt 2. karriereforløb, hvor styregruppens medlemmer samt provst Hanne

7 Hjørlund og provst Klaus Frisman er inviteret. Mødet afholdes i Kirkeministeriet fra kl til kl Side 7 9. møde i HRM-styregruppen finder sted onsdag den 2. juni 2010 kl til kl i Kirkeministeriet. Derudover blev der aftalt et 10. møde i HRM-styregruppen onsdag den 1. september 2010 kl til kl i Kirkeministeriet. Ad 10. Evt. Der var ingen bemærkninger under eventuelt.