Bilag 1: Teknisk dialogmøde for udformningen af Digital Post Næste generation Digital Post, 2016
Indhold Indledning... 2 Kap. 1 Formelle rammer... 3 Kap. 2 Vision og formål... 3 Kap. 3 Næste generation Digital Post arkitektur v. 0.3.0... 4 Kap. 4 Punkter til drøftelse...10 1
Indledning Digitaliseringsstyrelsen er ansvarlig for drift og udvikling af en national it-løsning til forsendelse af offentlig digital post, jf. Lov om offentlig Digital Post. Kontrakten med den nuværende udbyder/leverandør udløber primo 2018 med mulighed for to gange et års forlængelse. Digitaliseringsstyrelsen er derfor ved at analysere og tilrettelægge retningen for fremtidens kommunikationsløsning. I den sammenhæng vil Digitaliseringsstyrelsen gerne i dialog med markedet omkring fremtidens tekniske muligheder og udfordringer. Digitaliseringsstyrelsen har blandt andet overvejelser omkring ejerskab af løsningen, muligheden for at opdele og udbyde den nuværende løsning i flere komponenter, muligheden for at øge samspil og synergi med andre fællesoffentlige it-løsninger samt muligheder for bedre løbende tilpasninger af kommunikationsløsningen. Med udgangspunkt i analyser, den tekniske dialog og en offentlig høring udarbejder Digitaliseringsstyrelsen de endelige forretningsmæssige målsætninger og en kravspecifikation for fremtidens kommunikationsløsning. Den tekniske dialog bliver afviklet i periode 6.-24. juni 2016 og koncentrerer sig om input til netop det tekniske fundament. Dette dokument opstiller Digitaliseringsstyrelsens grundlag for den tekniske dialog, dvs. foreløbige retning for Næste generation Digital Post og beskriver en arkitektur v.0.3.0 for udformningen af kommunikationsløsningen. Digitaliseringsstyrelsen gør opmærksom på, at materialet alene er et udtryk for en nuværende retning, som over tid kan ændre udtryk i takt med, at beskrivelser og arbejdstegninger modnes, bl.a. gennem dialog med leverandører samt input fra andre interessenter. Dokumentet består af 4 kapitler. Kapitel 1) Gennemgang af de formelle rammer for afholdelsen af tekniske dialogmøder Kapitel 2 Vision og formål for Næste generation Digital Post Kapitel 3 Gennemgang af arkitektur v. 0.3.0 for udformningen af Næste generation Digital Post Kapitel 4 Punkter til drøftelse med de enkelte leverandører. 2
Kap. 1 Formelle rammer Som et led i Digitaliseringsstyrelsens arbejde med at udforme arkitekturen for Næste generation Digital Post, ønsker Digitaliseringsstyrelsen at indgå i en uforpligtende dialog med teknologileverandører. Formålet er at opnå sparring om mulige udformninger ved Næste generation Digital Post. Denne dialog skal bidrage til anskaffelsen og til at afstemme forventninger og muligheder blandt markedets teknologileverandører. Dialogen omfatter en drøftelse af, hvad teknologileverandører, på baggrund af egne erfaringer og perspektiver, anser som muligheder og risici forbundet med Digitaliseringsstyrelsens foreløbige arkitektur, hvor delelementer overvejes offentligt ejet samt tilvejebragt via flere selvstændige offentlige udbud. Digitaliseringsstyrelsen forventer, at de teknologileverandører, som ønsker at indgå dialog, kan bistå med sparring omkring opbygning og anvendelse af specifikke komponenter i en arkitektur v. 0.3.0. Dokumentation og materiale fra Digitaliseringsstyrelsen i forbindelse med disse dialogmøder vil være tilgængeligt på www.digst.dk. Dog vil dele af de bilaterale dialogmøder være undtaget fra offentliggørelse, med henvisning til fortrolighed omkring de enkelte repræsentanters forretningskritiske forhold. De repræsentanter fra teknologimarkedet, der ønsker at indgå i bilateral dialog med Digitaliseringsstyrelsen om mulighederne for udformningen af Næste generation Digital Post kommunikationsløsningen vil ikke være udelukket fra at afgive tilbud på løsningen. Leverandører der ønsker at indgå i teknisk dialog kan sende en mail til; naestedigitalpost@digst.dk. Kap. 2 Vision og formål I vedlagte bilag gennemgår vi vision og formål vedr. Næste generation Digital Post. Bilag 2 - Vision_NgDP forklarer visionen for Næste generation af produktet Digital Post-løsningen. Bilag 3_Formål_NgDP forklarer formålet for det projekt, der har til opgave at tilvejebringe Næste generation af produktet Digital Post-løsningen. 3
Kap. 3 Næste generation Digital Post arkitektur v. 0.3.0 I dette kapitel beskrives Digitaliseringsstyrelsens bud på et niveau 1 opdeling af den nuværende funktionalitet på en række nye komponenter, samt tilføjelsen af ny funktionalitet i Digital Post kommunikationsløsningen. Niveau 1 Løsningen er beskrevet med henblik på at identificere mulige anskaffelsesprojekter, og de vigtigste snitflader til anvendersystemer og andre komponenter i den fællesoffentlige digitale infrastruktur. [fuldoptrukket pile skal læses som gør brug af ] 4
Næste generation Digital Post består af fire overordnede centrale elementer: Postfordeleren, er en fælles offentlig tjeneste, der hjælper afsendere af sikker digital post ved kun at skulle etablere fysisk integration til ét modtagepunkt for fysiske personer og juridiske enheder. Den [skal/kan] anvendes ved afsendelse af sikker digital post fra offentlige myndigheder og etableres med henblik på evt. [senere] anvendelse af private virksomheder. Den er tilgængelig via internettet, etableres med anvendelse af eksisterende tekniske standarder, tilbyder flere forskellige tekniske protokoller og gør brug af den fælles offentlige infrastruktur til identiteter på afsender og modtagere [og systemer og deres certifikater.] Den modtager post i form af beskeder, dokumenter og metadata fra afsenderne i en række forskellige formater og omformer disse til tekniske formater, der er tilpasset den enkelte modtager. Der kan også foregå en berigelse af det modtagne for eksempel med oplysninger fra centrale autoritative registre, oversættelser mellem etablerede terminologier eller automatiske klassifikation af indholdet, dog uden at ændre på indholdet af de konkrete dokumenter. Oplysninger om modtagerens postkasser, ønskede tekniske formater samt eventuelle fritagelse fra obligatoriske tilslutninger hentes fra Kontaktregisteret. Den modtagne og eventuelt berigede post sendes videre til modtagernes arkiv så hurtigt som muligt. Hvis arkivet er utilgængeligt er det postfordelerens ansvar at opbevare posten til denne kan videresendes. Postfordeleren skal opleves som en troværdig og stabil tjeneste, der er nem at etablere forbindelse til både for ældre og nyere it-systemer hos anvenderne. Arkiv, er to forskellige samlinger af postkasser til opbevaring af sikker digital post; borgernes obligatoriske arkiv og virksomheders valgfrie arkiv. Det anskaffes af Digitaliseringsstyrelsen. I arkivet har en fysisk person eller private virksomhed én postkasse. For den enkelte borgeren opbevares digital sikker post afsendt fra myndigheder [og evt. virksomheder]. Virksomheder kan vælge at etablere egne arkiver, hvorved det centrale arkiv anvendes som midlertidigt lager indtil posten afhentes. [Virksomheder der tegnes af én fysisk person, kan evt. vælge at modtage post til virksomheden i ejerens personlige arkiv.] 5
Arkivet indeholder alene digital sikker post modtaget fra Postfordeleren samt tilknyttet information tilføjet af ejeren af postkassen (for eksempel placering i foldere, markering af aktualitet, tilknytning af noter og mærkater). Post og tilknyttet information opbevares som standard email med vedhæftede dokumenter. Indholdet i postkasser indekseres med henblik på effektiv fremsøgning og filtrering. Arkivet forestilles at kunne tilgås gennem enkelt standard e-mail snitflader med henblik på at tillade simpel integration i eksisterende markedsførende post-klienter hos borger, virksomheder og myndigheder. Borgernes arkiv skal opleves som en tryg, simpel og moderne digital tjeneste. Virksomhedens arkiv skal opleves som en tryg, simpel, moderne og konkurrencedygtig tjeneste. Kontaktregisteret, er en fælles national tjeneste, der hjælper myndigheder, virksomheder og borgere med at etablere kontakt med hinanden. Den giver borgere mulighed for at registrere telefonnumre, e-mail [ og evt. fysiske postadresser, sociale medier, videotelefon adresser] samt begrænsninger i hvem der må se disse, og hvad de må anvendes til. Den giver virksomheder og myndigheder mulighed for at registrere yderligere adresseringsoplysninger til forskellige formål, som kan anvendes af myndigheder og borgere for at opnå hurtigere og direkte kontakt med den rette organisatoriske enhed. Registeret udstilles både med brugergrænseflader på de offentlige portaler samt en opslagsservice egnet til integration i afsendersystemer. Opslagsservices implementeres ved brug af eksisterende webstandarder. Tjenesten skal af borgene opleves som en lettelse i kommunikation med offentlige myndigheder, idet man som borger nemt kan sende post til den rette modtager [og gøre det mere brugercentrisk ]. For myndighederne skal det oplevelse som en lettelse i kommunikationen med borger og virksomheder, idet kommunikationen med virksomheder smidiggøres og samtidigt løser problemer med ikke-aktuelle kontaktoplysninger på borgere. For virksomheder skal det ligeledes opleves som en lettelse af kommunikationen med borgere, idet man som virksomhed får adgang til opdaterede kontaktoplysninger på borgere. Yderligere strømlines kommunikationen til myndigheder, idet man som virksomhed også får adgang til opdaterede kontaktoplysninger på et organisatorisk niveau hos de enkelte myndigheder. 6
Portaler, er fælles offentlige brugergrænseflader, der tilbyder borger og virksomheder adgang til deres postkasse i arkivet i tæt samspil med offentlige selvbetjeningsløsninger. Brugergrænsefladerne drives og udvikles løbende af Digitaliseringsstyrelsen og Erhvervsstyrelsen. Kontraktformen skal understøtte løbende forbedringer og videreudvikling af funktionalitet. Borger, virksomheder og myndigheder anvender portalerne til at læse digital sikker post, besvare henvendelser, gennemfører selvbetjeningsløsninger, videresende dokumenter og tilknytte yderligere information til post. Funktionalitet knyttet til visning af arkivet udvikles ensartet til borger og virksomheder med henblik på, at borgerens erfaringer med grænsefladen kan genbruges i rollen som medarbejder. Portalerne tilbyder funktionalitet til at vedligeholde borgeres og virksomhederes oplysninger i kontaktregisteret. Niveau 2 Nedenstående tegning på side 8 er Digitaliseringsstyrelsens nuværende bud på et niveau 2 nedbrydning af de mulige anskaffelsesprojekter, med de vigtigste tekniske kapabiliteter og anvendelsesmuligheder i Digital Post kommunikationsløsningen. 7
[fuldoptrukket pile skal læses som gør brug af ] [stiplede pile skal læses som læser fra ] 8
Hovedkomponent Portaler Skriv til det offentlige Visning af Digital Post Postfordeler Berigelse af post fra myndigheder Kontaktregister Borgerens kontaktoplysninger Borgere tilmeldt digital post Virksomhedens kontaktoplysninger Myndigheders kontaktoplysninger Niveau 2 Kapabiliteter Komponenten er nedbrudt i de to fællesoffentlige portaler borger.dk og virk.dk. Yderligere tilføjes der 2 komponenter Skriv til det offentlige og Visning af Digital post Komponenten udgør en generisk kontaktformular, hvorfra brugere kan skrive til myndigheder. Komponenten gør brug af komponenterne Postfordeler samt Myndigheders Kontaktoplysninger. Komponenten viser brugernes post og henter data fra komponenterne Borgerens arkiv samt Virksomhedens arkiv. Komponenten er nedbrudt i to hovedområder; 1) Myndigheder og 2) Virksomheder. Hvert hovedområde består af et Modtagerpunkt for digital post samt et Hentepunkt for digital post. Postfordeler-komponenten læser data fra komponenten Borgere tilmeldt digital post Postfordeler-komponenten gør yderligere brug af komponenten Berigelse af post fra myndigheder. Komponenten foretager en præ-scanning af metadata og indhold i den afsendte digitale post med henblik på, at berige den digitale post med en autoklassifikation. Komponenten er nedbrudt i de tre hovedpunkter 1) Borgerens kontaktoplysninger, 2) Virksomhedens kontaktoplysninger og 3) Myndigheders kontaktoplysninger. Komponenten indeholder borgerens foretrukne kontaktoplysninger for telefonnummer(e) samt e-mail(s) Komponenten indeholder en fritagelsesliste over de borgere, som er fritaget fra Offentlig Digital Post. Komponenten indeholder virksomheders primære e-mail kontaktoplysninger samt virksomheder valg for brug af centralt arkiv. Komponenten indeholder Myndigheders Ids, Offentlige kontaktpunkter samt kontaktpunkter myndigheder imellem. 9
Kap. 4 Punkter til drøftelse Digitaliseringsstyrelsen ønsker at sparre med leverandøren om udformning og indhold af kommunikationsløsningen og de vigtigste snitflader til anvendersystemer og andre komponenter i den fælles offentlige digitale infrastruktur. Nr. Emner til drøftelse Beskrivelse 1. 2. Opdeling af kommunikationsløsningen i komponentbaserede udbud Cost drivere ift. kommunikationsløsningens sammensætning 3. Identificerede barrierer for leverandøren 4. 5. Anvendelse af central broker-funktionalitet (komponent: Postfordeler) samt autoklassifikation i forbindelse med Digital Post enkeltforsendelser samt masseforsendelser Håndtering af sikkerhed og logning mellem kommunikationsløsningens komponenter ift. fortrolighed og integritet 6. Anvendelse af standard-løsninger 7. Tilvejebringelse af kommunikationsløsningen gennem licenseret software eller open source Punktet lægger op til en drøftelse omkring, hvorvidt Digital Post kan opdeles og udbydes i mindre dele, der muliggør at det offentlige opnår ejerskab til de dele af løsningen, som er afgørende for at løsningen får en blivende karakter for brugere af løsningen, selvom løsningens leverandører udskiftes løbende. Punktet lægger op til en drøftelse omkring hvorvidt kommunikationsløsningens sammensætning, og udbud kan være unødvendigt fordyrende ift. Kommunikationsløsningens tilvejebringelse. Punktet lægger op til en drøftelse omkring, hvorvidt leverandøren vurderer, at kommunikationsløsningens anskaffelse indeholder uhensigtsmæssige elementer, som kan være en barriere for leverandørens interesse for Digital Post. Punktet lægger op til en drøftelse om, hvordan udformningen af arkitekturen i stigende grad kan sikre, at det er enkelt for afsender at sende meddelelser til rette modtager og skal give bedre mulighed for at store organisationer (både myndigheder og virksomheder), nemt kan fordele og behandle indgående Digital Post meddelelser. Punktet lægger op til en drøftelse omkring, hvordan roller og rettigheder overholdes og respekteres, når informationer udveksles mellem flere del-komponenter i en evt. opdelt kommunikationsløsning. Punktet lægger op til en drøftelse omkring hvilke dele af kommunikationsløsningen der kan anskaffes som en standard-løsning. Punktet lægger op til en drøftelse omkring hvilke dele af kommunikationsløsningen der med fordel kan anskaffes som open source. 10
8. 9. 10. Opmærksomhedspunkter ift. performance og skalerbarhed Mulighed og risici forbundet med agil udvikling som foretrukket udviklingsforløb Opdelte udbudskontrakter for applikationsudvikling og drift af kommunikationsløsningens Punktet lægger op til en drøftelse omkring hvilke dele af kommunikationsløsningen der stiller særlige høje krav til performance og skalerbarhed. Punktet lægger op til en drøftelse omkring hvilke dele af kommunikationsløsningen der med fordel kan tilvejebringes gennem agile udviklingsforløb. Punktet lægger op til en drøftelse omkring hvorvidt leverandøren anser det relevant og hensigtsmæssigt, at udbyde tilvejebringelsen af kommunikationsløsningen gennem en eller flere kontrakter for applikationsudvikling og selve driften af løsningen gennem en decideret driftskontrakt. 11