Resultatkontrakt Vedrørende Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft II 1. marts 2012 28.februar 2014 Journalnummer: 1-33-76-22-10-11 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean-nr: 5 798 002 763 850 Kontaktperson: Bent B. Mikkelsen Kontaktoplysninger: e-mail: bent.mikkelsen@ru.rm.dk tel: 7841 1500 Operatør: Erhverv Aarhus Pakhus 13 Nordhavnsgade 4 8800 Aarhus C Kontaktperson: Bente Steffensen CVR. Nr 10882400 Bankoplysninger: Danske Bank, Kannikegade 4-6, 8000 Aarhus, Konto.nr. 3627544243 Resumé Projektet skal bidrage til at styrke Region Midtjyllands position i en global kontekst i forhold til at øge virksomhedernes konkurrenceevne og optimere virksomhedernes muligheder for vækst. Projektet skal lette modtagelsen og øge fastholdelsen af udenlandsk arbejdskraft gennem integration af arbejdstageren og den medfølgende familie såvel i, som uden for arbejdstiden. Tillige skal samfundet modnes til global åbenhed. Projektet er regionalt og vil have fokus på aktiviteter på såvel lokalt som regionalt niveau. Hovedaktiviteter vil være professionelle og sociale netværk både for virksomheder, arbejdstagere og familien aktivering af medfølgende ægtefæller ægtefællejob, netværksdannelse, karriere og iværksætteri optimering af borgerservice erfaringsudveksling, information og effektivisering af processer integration i lokalsamfundet - formidling af lokale tilbud samt samarbejde med lokale foreninger o.l. markedsføring nyhedsformidling samt profilering af projektet og Region Midtjyllands status som arbejdsdestination for udenlandske arbejdstagere projektet skal sikre koordinering til øvrige relevante projekter; AU Career og VIA University College. Projektet skal sikre en bred geografisk forankret, koordineret indsats for Region Midtjylland med værdi for både virksomheder, offentlige institutioner og samfundet. Desuden skal projektets aktiviteter bidrage til at: Region Midtjylland i 2030 er en international vækstregion i et sammenhængende Danmark; Arbejdsstyrken skal stige fra 665.000 til 700.000 og andelen af udenlandske borgere med opholdsgrundlag til erhverv skal udgøre 1.5 % af befolkningen. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. marts 2013 1. Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektets organisering er på plads og består af flere niveauer for at sikre den endelige forankring af udviklede initiativer. Projektet rummer en følgegruppe, en regional partnergruppe, 15 arbejdsgrupper og derudover lokale former for organisering, såsom Advisory Board, styregruppe mm. Det tværregionale samarbejde gennem arbejdsgrupperne styrker både videndeling og giver forståelse for lokale udfordringer. Jf. møder mellem Leadpartner og lokale partnere, er organisering af projektet med tværregionale arbejdsgrupper, projektets bedste initiativ. Udover at gennemføre en lang række aktiviteter af høj kvalitet målrettet erhvervslivet, offentlige institutioner, internationale medarbejdere, samt danskere med et internationalt mindset indenfor projektets rammer, deltager projektet aktivt i fastsættelse og deltagelse i en ambitiøs dagsorden mht. modtagelse og fastholdelse af international arbejdskraft. Dette gøres gennem deltagelse i en lang række netværksmøder og arbejdsgrupper på lokal, regional og national plan. Her kan bl.a. nævnes en ændring af lovgivning omkring udstedelse af CPR-nummer og sundhedskort, samt lifeindenmark.dk som projekt I og II i flere år har advokeret for. Bortset fra enkelte afvigelser, følger projektet både budget og beskrevne delmål. Projektets største udfordring er det sene tilsagn fra Markedsføringsfonden af Danmark (M-Fonden), hvilket har en betydelig indflydelse på hhv. budget og aktiviteter. Det endelig tilsagnsbrev blev først modtaget d. 28. november 2012, hvorefter en ansættelsesprocedure blev igangsat, således at en projektkoordinator kunne påbegynde arbejdet d. 1. marts 2013. Grundet den sene bevilling, er initiativerne Employer Place Branding og særlig indsats overfor SMV er ikke igangsat. 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Definér mål 1 vedrørende effekter Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 80 % af virksomheder, som har været i kontakt med projektet, skal vurderer, at Undersøgelse evt. i forbindelse med evaluering af indsatsen Der følges op 1. marts 2014. Side 2
det er blevet lettere at modtage og fastholde udenlandsk arbejdskraft som følge af gode rammevilkår Resultatkrav 1.2 80 % af alle adspurgte virksomheder i Region Midtjylland skal vurdere, at rammevilkårene for at ansætte udenlandsk arbejdskraft er gode, og at disse rammevilkår er afgørende for at virksomhedens udenlandske medarbejdere kan fastholdes Undersøgelse evt. i forbindelse med evaluering af indsatsen Der følges op 1. marts 2014. Mål 2 Definér mål 2 vedrørende ydelser Resultatkrav 2.1 Resultatkrav Målemetode Opfølgning Der skal gennemføres en midtvejsevaluering inden marts 2013 Evalueringen fremsendes Midtvejsevaluering er vedhæftet kontraktopfølgning. Der er taget udgangspunkt i en meget resultatorienteret tilgang, hvor opnåede resultater holdes op mod de beskrevne indsatser og milepæle i ansøgningen. Resultatkrav 2.2 Der skal gennemføres en slutevaluering inden marts 2014 Resultatkrav 2.3 Der skal udarbejdes en implementeringsplan inden marts 2013 Evalueringen fremsendes Fremsendes pr. 1.marts 2014 Implementeringsplan fremsendes Implementeringsplan er udarbejdet og vedtaget på regionalt partnergruppemøde. Implementeringsstrategien er vedhæftet kontraktopfølgning. Resultatkrav 2.4 Der skal gennemføres minimum2 partnermøder pr. halvår (i alt 8) Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Inden projektstart er der afholdt en række bilaterale møder samt telefonmøder. Derudover er der Side 3
Resultatkrav 2.5 Der skal afholdes 100 møder for udenlandsk arbejdstagere og deres familier om skat, faglig organisering, banker samt diverse fritids- og kultur institutioner m.fl. Indbydelser og deltagerlister skal foreligge afholdt en lang række forberedende møder. Siden projektstart, er der afholdt 6 møder i den regionale partnergruppe - d. 14. Marts 2012 - d. 16. April 2012 - d. 6. Juni 2012 - d. 5. september 2012 - d. 19. november 2012 - d. 5. december 2012 Indbydelser, deltagerlister og referater foreligger. Der er gennemført en lang række aktiviteter af høj kvalitet. Siden projektstart er der i alt er afholdt 141 faglige og sociale infomøder med knap 2.400 deltagere. Resultatkrav 2.6 Der skal afvikles 70 mentorforløb Kopi af godkendte aftaler skal foreligge, samt en kort beskrivelse af formål med, og resultaterne af de enkelte forløb skal opsamles Der er afholdt en lang række uformaliserede mentorforløb, særligt på det sociale plan. Pt. arbejdes der på udvikling af en endelig model for hhv. professionelt og socialt mentorforløb. Derudover undersøges mulighed for udvikling af mentorforløb virksomheder imellem, således at store virksomheder kan agere mentor for SMVer, som ønsker at rekruttere international arbejdskraft. I alt er der afholdt 9 arrangementer med 87 deltagere. Mentorforløbene har ikke kun eksisteret af 1-til-1, men også af 1-til-flere. Resultatkrav 2.7 Der skal afvikles 80 åbent hus arrangementer i samarbejde med forskellige foreninger, kulturliv m.fl. Annoncering og deltagerliste Der er afholdt 27 arrangementer med fokus på foreningsliv med i alt 245 deltagere. I ansøgning har Side 4
projektet beskrevet åbent hus arrangementer, hvor lokale foreninger inviterer udenlandsk arbejdskraft. Det har vist sig at den udenlandske arbejdskraft ikke deltager i denne type af arrangementer. Særligt fordi målgruppen ikke har en indegående forståelse af det danske foreningslivs status som hjørnesten i det danske samfund. For ikke at miste lokale foreningers interesse i et samarbejde, er antallet af åbent hus arrangementer tilpasset. Der er dog kompenseret for gennem en mere håndholdt indsats, hvor en 1-til-1 vejledning har vist større succes. Indbydelser og deltagerlister foreligger. Resultatkrav 2.8 Der skal afholdes 8 regionale netværksmøder for borgerservice med deltagelse fra samtlige kommuner Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er afholdt et kick-off møde, samfaldende med midtvejskonferencen i det regionale borgerservicenetværk. Forud for dette møde blev der afholdt bilatereale møder mellem Aarhus Kommunes Borgerserviceenhed, som er tovholder på initiativet, og regionens øvrige borgerserviceenheder. Dermed er der totalt blevet afholdt 11 møder. Der er indledningsvis afholdt lokale møder. Ligeledes er analysearbejdet påbegyndt for at indsamle viden om udviklede services og produkter af de enkelte borgerservice-enheder. Proces- og mødeplan for det fremtidige samarbejde foreligger. Side 5
Resultatkrav 2.9 Der skal afholdes 24 møder med fokus på sprogudveksling og sproglige kompetencer Resultatkrav 2.10 Der skal afvikles 28 virksomhedsnetværksmøder herunder formidling om mulighederne ved ansættelse af internationale kompetencer Resultatkrav 2.11 Der skal laves minimum fire beskrivelser hvert halve år (min. 16 i alt) med eksempler på udenlandske arbejdstagere / familie /myndighed/ virksomhed, der har haft gavn af projektet som del af projektets markedsføringstiltag Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Case historier skal fremsendes Hovedbiblioteket i Aarhus tilbyder hver mandag en sprogcafe - eller gensidig sprogudveksling, som det også kaldes. Der har været afholdt 29 sprogcaféer med i alt 160 deltagere.. Der er oprettet et regionalt virksomhedsnetværk, ligeledes et lokalt netværk i Østjylland. I alt er der er afholdt 13 mødet på med 180 deltagere.. Derudover afholdes en lang række bilaterale møder mellem projektet og virksomheder i regionen. På disse møder fremhæves mulighederne ved ansættelse af internationale kompetencer. Se venligst vedhæftede case stories: Case 1: artikel Netværk med klapsammen i JP Aarhus, sept. 2012 Case 2: artikel Danskerne morakker efter arbejdstid i Dagbladet Ringkøbing- Skjern, dec. 2012 Case 3: artikel Yippie kaiyay! Here is hope for internationals seeking to network i Copenhagen Post, jan. 2013 Case 4: artikel *Vi vil så gerne have, at du bliver lidt længere i Focus Ikast-Brande, feb. 2013 Side 6
Mål 3 Definér mål 3 vedrørende organisering Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Der skal inden 1. september 2012 nedsættes en følgegruppe og udarbejdes et kommissorium Et godkendt kommissorium fremsendes i forbindelse med kontraktopfølgningen Der er nedsat en følgegruppe bestående af: - Bent Mikkelsen, Region Midtjylland (repræsentant for Region Midtjylland) - Peer H. Kristensen, Visit Aarhus (repræsentant for Vækstforum) - Maria Nørby, Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering (repræsentant for offentlig myndighed på national niveau) - Peter Kjær, A/S Schouw & Co. (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Karina Boldsen, Vestas Wind Systems A/S (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Tine Horwitz, Consortium for Global Talent (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Gert Nielsen, DJØF (repræsentant for arbejdstagere) - Birger Mortensen, KL (repræsentant for kommuner) - Henrik Hansen, VIBORGegnens Erhvervsråd (repræsentant for erhvervsserviceenheder) - Carsten Hother Jensen, Infocenter Struer (repræsentant for borgerserviceenheder) - Bente H. Steffensen, Erhverv Aarhus (repræsentant for Erhverv Aarhus som værende projektansvarlig) Side 7
Resultatkrav 3.2 Der skal inden 1. september 2012 udarbejdes et kommissorium for projektets partnergruppe Resultatkrav 3.3 Der skal indgås kontrakter med alle partnere i projektet Et godkendt kommissorium fremsendes i forbindelse med kontraktopfølgningen Samlet opfølgning fra alle partnere indsendes af leadpartner samlet hvert halve år. Kommissorium for følgegruppen foreligger og et følgegruppemøde blev afholdt d. 26. november 2012. Referat foreligger. Kommissorium for den regionale partnergruppe foreligger. Der er indgået partnerkontrakt med tilhørende standardvilkår med projektets partnere. Alle partnere har modtaget en identisk kontakt. Kontrakter og tilhørende standardvilkår foreligger. Mål 4 Definér mål 4 vedrørende ressourcer Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Forbruget skal følge det budgetterede jf. punkt 6 Der fremsendes en oversigt over det procentuelle forbrug i forhold til det budgetterede Der afrapporteres på 20% mod de budgetterede 30% i projektperiode II. Dermed ligger forbrug for år et på 31,5% frem for 45%. Se venligst redegørelse for afvigelse under pkt. 3 opfølgning på økonomi. 3. Opfølgning på Økonomi Jf. ansøgning har projektet budgetteret med udgifter svarende til 30% af totalbudget i periode 01-09-2012 til 01-03-2013, eller DKK 9 mio. Projektet afrapporterer et forbrug på DKK 6,048 mio. for projektperiode II. Dermed er der et underforbrug på DKK 2,952 mio. Side 8
Grunden til at projektet har et forbrug på 20% frem for 30% kan tilskrives en sen bevilling fra Markedsføringsfonden af Danmark (M-Fonden). Se venligst nedenstående redegørelse omkring proces for ansøgning af midler hos M-Fonden. Ved budgetlægning ifm. ansøgning i efterår 2011, blev der taget udgangspunkt i at bevillingen fra M- Fonden ville foreligge, således at initiativer under dette delprojekt kunne igangsættes pr. 01-03- 2012. Der var budgetteret med DKK 6 mio. til indsatser under M-Fonden, specifik for Region Midt. Beregnes der 45% heraf, svarerende til det samlede budgetterede forbrug i hhv. projektperiode I og II, svarer det til DKK 2,7 mio., eller hhv. DKK 0,9 mio. i periode I og DKK 1,8 mio. i periode II. Underforbrug i indeværende projektperiode på DKK 2,952 mio. består af DKK 2,7 mio., bestående af 1,8 mio. manglende forbrug til indsatser under M-Fonden, samt et efterslæb på manglende udgifter til initiativer under M-Fonden på DKK 0,9 mio. fra periode I. Dermed svarer det resterende underforbrug til DKK 0,25 mio. Det resterende underforbrug på DKK 0,25 mio. tilskrives en manglende dokumentation på udgifter indrapporteret af projektpartnere. Leadpartner følger op på det indsendte materiale og medtager kun udgifter som kan dokumenteres fuldt ud jf. retningslinier fra ERST. Grundet en manglende dokumentation fra projektets partnere, er en række udgifter ikke medtaget i indeværende periodes afrapportering. Dette har indflydelse på projektets budget, som viser et underforbrug ud fra de indrapporterede udgifter, som dermed er misvisende. Disse udgifter afrapporteres ved tredje regnskab i september 2013. Dette skal tages i betragtning, når projektet vurderes og der overvejes om budgettet skal nedskrives. Redegørelse for midler fra Fonden til Markedsføring af Danmark I ansøgning blev projekt 'Markedsføring af Danmark med henblik på tiltrækning af højtuddannet udenlandsk arbejdskraft' under Fonden til Markedsføring af Danmark (M-Fonden) beskrevet som en samarbejdspartner, samt kilde til medfinansiering i form af kontante statslige tilskud. Dette delprojekt, som tilknyttes ESFM 11-0040, har en særlig indsats ifm. employer place branding og tiltrækning, modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft i SMV'er. M-fondens ansøgere er ESFM-projektpartner Aarhus Kommune ism. Copenhagen Capacity, som er leadpartner. Aarhus Kommune har valgt at Erhverv Aarhus/International Community er den udførende part af selve de praktiske opgaver som Aarhus Kommune har påtaget sig. I den forbindelse er der indgået en skriftlig aftale mellem parterne, som foreligger. Ansøgning blev sendt ind d. 20. september 2011 med en forventning om en endelig bevilling i november 2011. Ansøgningsprocessen har været langvarende, hvor M-Fonden løbende har stillet nye krav til ansøgning, samt budget. På trods af mange henvendelser til fonden blev det endelig Side 9
tilsagnsbrev først modtaget d. 28. november 2012. Heri fremgår det at der er bevilliget DKK 4,7 mio, frem for DKK 6 mio., til indsatser specifik for Region Midt. Grundet den lange sagsbehandling, er initiativer omkring Employer Place Branding, samt særskilte initiativer overfor SMV er ikke blevet gennemført indtil videre. Indeværende afrapportering indeholder et timeforbrug knyttet til forberedelse af projektet, herunder bl.a. møder, tilrettelse af projektbeskrivelser og milepæle, samt budgetrevidering. Pr. 1. marts 2013 er en projektkoordinator ansat. Der gøres opmærksom på, at fuld dokumentation for hele ansøgningsprocessen foreligger. Grundet et års forsinket start på delprojekt Employer Place Branding søges der om en forlængelse af projektet, således at de beskrevne mål og dertilhørende finansiering og udgifter kan realiseres. Der vil blive fremsendt en anmodning om godkendelse af en forlængelse af projektet med seks måneder, således at projektet afsluttes 31-08-2014 frem for 28-02-2014. I den forbindelse oprettes der et forslag til nyt budget i ERSTs PRV værktøj, hvilket ligeledes vil blive fremsendt Region Midt. TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget 2012 2013 2014 Total 1010 0,00 0,00 0,00-1020 904.297,51 1.867.344,22 339.881,46 3.111.523 1030 0,00 0 0,00-1040 5.963.531,85 10.804.371,26 1.908.120,39 18.676.024 1050 1.402.171,26 2.703.053,27 471.046,66 4.576.271 1060 901.422,96 2.292.168,48 357.590,70 3.551.182 1070 20.588,00 53.078,67 11.333,33 85.000 1160 9.192.011,58 17.720.015,90 3.087.972,54 30.000.000 Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget 2012 2013 2014 Total 891 4.596.005,78 8.860.007,95 1.543.986,27 15.000.000 941 490.429,89 1.844.090,02 402.730,08 2.737.250 943 158.670,29 0,00 0,00 158.670 944 1.228.119,05 1.249.231,34 182.649,63 2.660.000 945 60.000,00 233.333,33 56.666,67 350.000 963 2.404.417,11 5.070.486,34 825.175,26 8.300.079 964 52.720,84 2.279,16 0,00 55.000 965 201.648,62 460.587,76 76.764,63 739.001 998 9.192.011,58 17.720.015,90 3.087.972,54 30.000.000 Side 10
TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. marts 2013 Udbetalinger År 2012 År 2013 År 2014 Total 1020 589.389 117.878-707.267 1040 5.895.098 1.179.020-7.074.117 1050 1.207.388 241.478-1.448.866 1060 207.686 41.537-249.224 1070 15.541 3.108 18.649 Total 7.915.102 1.583.020-9.498.123 Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. marts 2013 Indbetalinger År 2012 År 2013 År 2014 Total 891 3.957.551 791.510-4.749.061 943 1.004.554 200.911-1.205.465 944 928.975 185.797-1.114.771 945 56.661 11.332-67.994 963 1.694.370 338.874-2.033.244 964 13.742 2.748-16.491 965 259.249 51.850-311.098 Total 7.915.102 1.583.022-9.498.124 TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Der vil blive fremsendt en anmodning om godkendelse af en forlængelse af projektet med seks måneder, således at projektet afsluttes 31-08-2014 frem for 28-02-2014. I den forbindelse oprettes der et forslag til nyt budget i ERSTs PRV værktøj, hvilket ligeledes vil blive fremsendt Region Midt. År 2012 År 2013 År 2014 Total 1020 571.494 1.066.121 746.667 2.384.282 1040 5.551.295 10.230.047 4.225.757 20.007.099 1050 1.141.346 2.416.197 1.018.729 4.576.271 1060 201.998 2.096.876 648.473 2.947.347 1070 16.021 30.270 38.709 85.000 - Total 7.482.154 15.839.511 6.678.335 30.000.000 Side 11
945 61.995,71 86.836,55 201.167,74 350.000 963 1.565.311,19 4.750.884,42 975.597,85 7.291.793 964 28.567,31-12.076,76 0,00 16.491 965 223.438,71 444.245,36 71.316,94 739.001 Total 7.482.154 15.839.511 6.678.335 30.000.000 Side 12