Bidrag til nyt fra HRO til HSU-mødet den 17. april 2013 Implementering af samtidighedsferie på KU Efter ønske fra blandt andre KU blev der ved den seneste ændring af ferieloven indført mulighed for, at arbejdsgivere kan indgå aftale om samtidighedsferie med udenlandske medarbejdere omfattet af forskerskatteordningen. Samtidighedsferie betyder, at ferie kan afholdes samtidig med, at den optjenes. Samtidighedsferie adskiller sig navnlig fra reglerne om forskudt ferie ved, at der ikke opereres med et optjeningsår og et efterfølgende ferieår at der ikke sondres mellem hoved - og restferie at tilgodehavende ferie udbetales direkte til medarbejderen ved fratræden, og at retten til afvikling af ferie/udbetaling af ferie fortabes efter 3 år. Ved brev af 12. september 2012 har Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering givet tilladelse til, at der kan indgås aftale om samtidighedsferie med følgende grupper af udenlandske medarbejdere, selv om disse ikke er omfattet af forskerskatteordningen: Ph.d.-studerende Videnskabelige assistenter Post.doc./adjunkter, forskere, lektorer, seniorforskere, professorer samt professorer med særlige opgaver i stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter Institutledere På den baggrund har HR Personalejura i samarbejde med ISM og efter forelæggelse for de decentrale HR-enheder udarbejdet vejledning om samtidighedsferie. (se de næste sider). KU vil iværksætte samtidighedsferie fra den 1. maj 2013, således at udenlandske medarbejdere, der ansættes fra denne dato og fremefter, vil få tilbud om at indgå aftale om samtidighedsferie. ScanPas er udviklet, således at systemet vil kunne håndtere de nye regler om samtidighedsferie. Vejledningen om samtidighedsferie vil blive lagt i Medarbejderguiden, ligesom reglerne vil blive kommunikeret ud via HR-netværkene, i ScanPas nyhedsbrevet, HRapporten mv.
Til alle tjenestesteder på Københavns Universitet 22. MARTS 2013 Vejledning om samtidighedsferie for medarbejdere omfattet af forskerskatteordningen m.fl. Baggrunden for vejledningen Efter 2 a, stk. 8, i ferieloven kan arbejdsgivere indgå aftale om samtidighedsferie med udenlandske medarbejdere omfattet af forskerskatteordningen. Samtidighedsferie betyder, at ferie kan afholdes samtidig med, at den optjenes. Den 12. september 2012 har Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering givet tilladelse til, at der endvidere kan aftales samtidighedsferie med følgende grupper af udenlandske medarbejdere, selv om disse ikke er omfattet af forskerskatteordningen: Ph.d.-studerende Videnskabelige assistenter Post.doc./adjunkter, forskere, lektorer, seniorforskere, professorer samt professorer med særlige opgaver i stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter Institutledere Tilladelsen gælder både for udenlandske medarbejdere, der ansættes tidsbegrænset og udenlandske medarbejdere, der ansættes i en varig stilling. Tilladelsen er givet på betingelse af, at de omhandlede persongrupper kun kan være omfattet af reglerne om samtidighedsferie i op til 5 år (60 måneder). Af administrative grunde har KU besluttet, at ordningen om samtidighedsferie alene kan tilbydes medarbejdere, der ansættes fra den 1. maj 2013 og frem. Medarbejdere ansat før denne dato vil således ikke få tilbud om at blive omfattet af reglerne om samtidighedsferie.
Den enkelte medarbejder skal ved ansættelsen tage stilling til, om pågældende ønsker at indgå aftale med KU om samtidighedsferie, eller om medarbejderen foretrækker at være omfattet af de generelle regler i ferieloven om forskudt ferie. Samtidighedsferie adskiller sig navnlig fra reglerne om forskudt ferie ved, at der ikke opereres med et optjeningsår og et efterfølgende ferieår at der ikke sondres mellem hoved - og restferie at tilgodehavende ferie udbetales direkte til medarbejderen ved fratræden, og at retten til afvikling af ferie/udbetaling af ferie fortabes efter 3 år. På den baggrund har KU udarbejdet denne vejledning om samtidighedsferie. Det bemærkes, at vejledningen i tvivlstilfælde (om f.eks. optjening af ferie og påbegyndelse af ferietidspunktet) vil blive fortolket i overensstemmelse med de generelle regler i ferieloven og statens ferieaftale. Administration af ordningen Optjening af samtidighedsferie Medarbejdere, der er omfattet af reglerne om samtidighedsferie, optjener 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse, svarende til 25 dages ferie om året, præcis som medarbejdere omfattet af reglerne om forskudt ferie. Afholdelse af samtidighedsferie Ferien kan afholdes i takt med, at den optjenes. Al optjent ferie skal afholdes senest 3 år efter udløbet af den måned, hvori den er optjent. I modsat fald fortaber medarbejderen retten til den optjente ferie. Det bemærkes i den forbindelse, at det er forudsat i ferielovens bestemmelser om samtidighedsferie, at medarbejderne løbende afholder den optjente ferie, og at medarbejdere, der har optjent 25 dages ferie inden for et år, holder mindst 20 dages betalt ferie om året. Det er således ikke tanken, at ferien spares op til afholdelse inden for 3 år. Der kan indgås aftale mellem medarbejderen og ledelsen om, at medarbejderen afholder samtidighedsferie på forskud, således at medarbejderen har mulighed for at holde op til 15 dages ferie i sammenhæng i hovedferieperioden, selv om medarbejderen på dette tidspunkt endnu ikke har optjent 15 dages ferie med løn. Det er tjenestestedets risiko, hvis medarbejderen fratræder, inden ferien er optjent. Det betyder, at der ikke kan kræves tilbagebetaling eller foretages løntræk vedrørende den afholdte ferie, hvis medarbejderen fratræder, før medarbejderen har optjent den afholdte ferie. Som ved forskudt ferie holdes samtidighedsferie i hele dage med 5 dage om ugen, således at arbejdsfrie dage indgår i ferien med et forholdsmæssigt antal. Ferien holdes i øvrigt på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt, jfr. 12, stk. 2, i ferieloven. Ligeledes som ved forskudt ferie kan samtidighedsferie ikke holdes på det ugentlige fridøgn, på søgnehelligdage, overenskomstmæssigt eller sædvanemæssigt fastsatte fridage eller erstatningsdage herfor, eller hvis medarbejderen er afskåret fra at holde ferie på grund af en feriehindring, jfr. 12, stk. 3, i ferieloven.
Fastlæggelse af ferietidspunktet Ferien skal tilrettelægges så tidligt som muligt, og ferien fastlægges som udgangspunkt efter forhandling mellem ledelsen og den enkelte medarbejder. Ledelsen skal i videst muligt omfang under hensyn til institutionens drift imødekomme medarbejderens ønske om, hvornår ferien skal holdes, herunder ønsker om placering af ferien i egne børns skoleferie. Det er ledelsen, der træffer den endelige beslutning om feriens placering. Ferielovens almindelige varslingsregler (3 måneders varsel for hovedferie og 1 måneds varsel for restferie) gælder ikke for medarbejdere omfattet af reglerne om samtidighedsferie. Ferie skal for disse medarbejdere varsles til afholdelse med et rimeligt varsel. KU vil sædvanligvis anse et varsel på 2 måneder som rimeligt. Ledelsen skal drage omsorg for, at ferien afholdes i takt med, at den optjenes, og således at ferien i videst muligt omfang er afviklet ved medarbejderens fratræden. Virksomhedslukning Såfremt tjenestestedet holder lukket under ferie, kan en medarbejder, der ikke er berettiget til at afholde optjent ferie i alle de dage, hvor tjenestestedet holder lukket, ikke i den anledning rejse krav mod KU. Særligt i forhold til medarbejdere omfattet af samtidighedsferie kan det dog aftales mellem ledelsen og medarbejderen, at medarbejderen holder endnu ikke optjent ferie på forskud under virksomhedslukningen. Feriehindringer For så vidt angår sygdom i forbindelse med ferie og øvrige feriehindringer som f.eks. barsel gælder de generelle regler herom i ferieloven og statens ferieaftale. Betaling for ferie Medarbejderen får løn under den optjente ferie. Lønnen er medarbejderens sædvanlige løn på det tidspunkt, hvor ferien afholdes. Forældelse Den optjente ferie skal afholdes senest 3 år efter udløbet af den måned, hvori den er optjent. I modsat fald fortaber medarbejderen retten til ferien. Forældede feriepenge skal ikke overføres til KU s feriefond men tilfalder den enhed, der afholder lønudgiften. Betaling ved fratræden Ved ansættelsesforholdets ophør udbetales eventuelle tilgodehavende feriepenge direkte til medarbejderen. Det bør derfor tilstræbes, at al optjent ferie er afholdt ved medarbejderens fratræden. Overgang til forskudt ferie efter reglerne i ferieloven Personer, der efter aftale er omfattet af reglerne om samtidighedsferie, kan højest være omfattet af reglerne om samtidighedsferie i 5 år. De 5 år regnes i måneder, det vil sige i alt 60 måneder. Hvis
den udenlandske medarbejder ansættes f.eks. den 1. juli, medregnes for det første kalenderår alene 6 måneders forbrug af samtidighedsferie. Ved overgangen fra samtidighedsferie til forskudt ferie efter ferielovens almindelige regler opgør KU de optjente feriepenge og udbetaler dem direkte til medarbejderen, medmindre der indgås aftale mellem medarbejderen og KU om, at de optjente feriepenge ikke udbetales men konverteres til feriedage med løn. Opsigelse af aftalen om samtidighedsferie Såvel KU som medarbejderen kan opsige en aftale om samtidighedsferie med 3 måneders varsel til udløb pr. 30. april. Særlige feriedage Særlige feriedage skal indtil videre håndteres i overensstemmelse med de generelle regler i statens ferieaftale.