HR Patientforløb - Planlægning Økonomi Specialkonsulent Louise Aagaard Christiansen Direkte 29 24 96 92 loas@rn.dk 13. marts 2017 STATUSNOTAT Status på initiativer om Forbedret arbejdstidstilrettelæggelse og Værdi for patienten i Budget 2017 Indhold Baggrund... 1 Status - Forbedret arbejdstidstilrettelæggelse... 2 Status Værdi for patienten... 6 Det videre arbejde med indsatsområderne... 7 Baggrund I Region Nordjyllands budgetforlig for 2017 En region i balance er det forudsat, at der gennem optimering og omprioritering skal realiseres et forbedringspotentiale på 70 mio. kr. inden for indsatsen Forbedret arbejdstidstilrettelæggelse og 12 mio. kr. vedrørende indsatsen Værdi for patienten. Omprioriteringen blev udmøntet i første udmøntningsrunde for Budget 2017 d. 25. oktober 2016, og Forretningsudvalget har ved møde d. 12. december 2016 godkendt Administrationens handlingsplan for implementeringen af forbedringsindsatserne. Nærværende statusnotat er første afrapportering på arbejdet med forbedringsindsatserne og har til formål at synliggøre, at det forudsatte forbedringspotentiale kan realiseres i 2017. Endvidere vil notatet understøtte, at potentialet i forbedringsindsatserne ligeledes peger ind i Budget 2018 og de kommende budgetår. Statusnotatet er forelagt Strategisk Sundhedsledelse ved møde d. 7. marts og Hovedudvalget d. 15. marts. D. 28. marts behandles notatet i Regionsrådet. Næste afrapportering på indsatserne vedrørende bedre arbejdstidstilrettelæggelse og værdi for patienten udarbejdes forud for budgetlægningen for 2018. Side 1 af 8
Status - Forbedret arbejdstidstilrettelæggelse Inden for indsatsen Forbedret arbejdstidstilrettelæggelse skal Region Nordjylland i 2017 realisere 70 mio. kr. Siden vedtagelsen af Budgetforlig 2017 er der arbejdet med operationaliseringen af seks fokusområder inden for arbejdstidstilrettelæggelse: Vagtskifte, Øget sammenhæng mellem fremmøde og aktivitet, Lønudvikling og udvikling i lægestillinger, Effektiv normtidsstyring og Koordination mellem faggrupper. Arbejdet med arbejdstidstilrettelæggelse er overordnet forankret i HR, der understøtter hospitalernes forbedringsarbejde med blandt andet afholdelse af workshops og deltagelse i de udvidede hospitalsledelsesmøder. Med udgangs i fokusområderne er der ved disse seancer identificeret en række indsatser både fælles for hospitalerne og lokalt på de enkelte matrikler. I foråret 2017 er status, at flere af forbedringsindsatserne allerede er fuldt implementeret, men at det sker i forskellig takt på hospitalerne. Således er særligt Aalborg Universitetshospital og også Psykiatrien kommet rigtig godt i gang, mens Regionshospital Nordjylland henset til den udfordrede driftssituation i Thisted endnu ikke er nået lige så langt som de øvrige hospitaler. I tillæg til ovenstående skal det næves, at HR d. 16. marts 2017 afholder en seance omkring forbedret arbejdstilrettelæggelse, hvor regionens HR-viceklinikchefer, Forløbs-viceklinikchefer samt Hovedudvalget er inviteret til oplæg og drøftelse. Formålet er at sætte endnu mere fokus på forbedringsinitiativerne samt drøfte initiativernes indvirkning på opnåelse af de ønskede resultater. I det følgende gennemgås status for såvel fælles indsatser i Region Nordjylland som lokale initiativer på regionens hospitaler. Afslutningsvist redegøres der for eksempler på, hvordan der i 2017 arbejdes med IT-understøttelse af arbejdstidstilrettelæggelse. Fælles indsatser i Region Nordjylland Nedenstående er eksempler på fællesindsatser, der skal medvirke til at sikre bedre arbejdstidstilrettelæggelse i Region Nordjylland i 2017. Region Nordjylland har i forlængelse af Rigsrevisionens lønrevision af chefers løn- og ansættelsesvilkår strammet markant op på regionens anvendelse af merarbejde til overlæger. De markante opstramninger estimeres til en besparelsen på ca. 4 mio. kr. i 2017. Endvidere har regionen i henhold til beslutning i Danske Regioners bestyrelses d. 15. december 2016 implementeret en fælles regional vejledning for ansættelser i speciallægestillinger. Det betyder i praksis, at en afdelingslæge som udgangspunkt først kan ansættes som overlæge efter fem års ansættelse. Formålet er at styre udviklingsforholdet mellem afdelingslæger og overlæger samt omkostningsminimere. I sammenhæng til den fælles regionale vejledning har Region Nordjylland igangsat en gennemgang af samtlige lægestabe i regionen med henblik på at skabe dybere indsigt i udviklingen i specialelægedækningen samt overblik over udfordringer heri. Det forventes, at arbejdet vil føre til mere hensigtsmæssige arbejdstilrettelæggelser på tværs i regionen. I 2017 vil der ligeledes være fokus på at reducere regionens udgifter til normtimeunder- og overskud for yngre læger. For 2016 kan de estimerede normtimeover og -underskud omregnes til en udgift på henholdsvis ca. 27 mio. kr. og ca. 4 mio. kr. Side 2 af 8
Region Nordjyllands udbetalinger til overarbejde androg ca. 150 mio. kr. i 2016; heraf blev ca. 45 mio. kr. anvendt på direkte udbetalinger af overarbejde. Der er i 2017 iværksat handlinger for at nedbringe udgifterne til det direkte udbetalte overarbejde med ca. 15 mio. kr. svarende til en reduktion på 33 %. Det handler ført og fremmest om at skabe dynamiske overgange mellem vagtholdene (vagtskifterne), således at overarbejde undgås, og dernæst om større anvendelse af muligheden for at afvikle overarbejde i stedet for direkte udbetaling. Yderligere er regionen ved at undersøge muligheden for at indgå i et projekt med et helt nyt vagtplanlægningssystem. Erfaringerne fra England med systemet er meget positive, idet systemunderstøttelsen af vagtplanlægningen sikrer en optimal anvendelse af ressourcerne i vagtøjemed. Endelig skal det nævnes, at der i regi af Danske Regioner er ved at blive lagt sidste hånd på en ny tværregional uddannelse for vagtplanlæggere. Det er forventningen, at den professionelle uddannelse vil styrke de generelle færdigheder, som en vagtplanlægger skal besidde. Dvs. at uddannelsen vil fokusere på den konkrete vagtplanlægningsopgave herunder særligt planlægning på tværs af personalegrupper, integration af data for kapacitet og patientdata samt hensyn til medarbejderønsker. Tillige vil uddannelsen tage hensyn til, hvordan brugen af overenskomster og aftaler, patientflow samt ledelse, arbejdsmiljø og trivsel kan optimeres. Det endelige udspil til en uddannelse for vagtplanlæggere forventes behandlet i HR-direktørkredsen inden sommerferien 2017. Lokale indsatser på hospitalerne I det følgende redegøres for iværksatte forbedringsinitiativer vedrørende arbejdstidstilrettelæggelse på de respektive hospitaler. Aalborg Universitetshospital Aalborg Universitetshospital har iværksat en række initiativer omkring forbedret arbejdstilrettelæggelse på klinik-/specialeniveau. Indsatserne omfatter blandt andet: Mavetarm-kirurgi, radiologi, patologi: Nedbringelse af udgifter til merarbejde og overarbejde ved ansættelse af fast personale og arbejde med fastholdelse i lægegruppen. Klinisk Biokemi: Optimeret vagtplanlægning i Biokemi gennem brug af nyt IT-system (Hosinfo). Børneafdelingen: Gennem en analyse af spidsbelastningstider i børneafdelingens dagafsnit er der mulighed for at flytte visse patientbehandlinger fra formiddag til eftermiddag. Dette vil frigøre personale/plads til andre patienter samt mulighed for at tilpasse åbningstiden. Der er samtidig fortsat mulighed for øget åbningstid i ambulatoriet med henblik på at øge kapaciteten og nedbringe ventelister til gavn for patienterne. Klinik Kvinde Barn og Urinvejskirurgi: Forbedret udnyttelse af kapaciteten på operationsstuerne blandt andet med fokus på skiftetider samt øget flow ved at afsætte faste tider til samme type af indgreb. Akut og Traumecenter: Nedbringelse af forbruget til fjernskrivere ved at udvide fremmødet af sekretærer om natten og hjemtage opgaven fra privat aktør. Journalerne bliver skrevet for de patienter, der skal opereres akut, og patienterne bliver rettidigt indført i det patientadministrative system (PAS) til gavn for de andre specialer. Endvidere bliver journalerne skrevet færdigt inden morgenkonferencerne, så næste skridt kan tages i patienternes videre forløb på hospitalet. Hjerte-Lungekirurgi: Optimeret arbejdstidstilrettelæggelse med reducerede udgifter til plejevikarer. Der er med initiativet skabt luft i tjenestetidsplanlægningen til omlægning af dagarbejde ved sygdom, samt afspadsering af overarbejde i langt højere grad end tidligere. Initiativet har bidraget til øget trivsel i personalegruppen samt fastholdelse af samme. Side 3 af 8
Kardiologien: Ændret arbejdstidstilrettelæggelse i Kardiologisk Laboratorium, så der fremover planlægges med lange tirsdage, hvor der køres to elektive spor frem til kl. 20. Ligeledes optimeres afviklingen af frokost, så der planlægges med en ekstra patient mere på alle hverdage. Den ændrede arbejdstilrettelæggelse medfører et bedre patientflow, færre elektive patienter som undersøges i vagten og deraf færre omkostninger til særydelser (overarbejde, opkald mv.). Reumatologisk ambulatorium/dagsnit: Bedre koordinering af arbejdstilrettelæggelse for læger og sygeplejersker, således at sygeplejerskernes fremmøde bliver tilpasset lægernes. Herved undgås tomgang i plejegruppen på dage, hvor der er få læger til stede på grund af blandt andet kurser. Udover de allerede iværksatte initiativer er følgende nye initiativer ved at blive implementeret: Nedbringelse af overarbejdet for fuldtidsansatte i skiftet mellem dag- og aftenvagt for blandt andet sygeplejersker og SOSU-personale. Nedbringelse af yngre lægers normtime over- og underskud. Nedbringelse af merarbejdet blandt overlæger. Analyser af fremmødet i en given klinik. Dette skal forbedre planlægningskvaliteten. Professionalisering af vagtplanlægningen for læger (hensigten er, at det kan udbredes til andre faggrupper). Iværksættelse af en kritisk gennemgang af eksisterende vagtplaner på hospitalet med henblik på en kortlægning og eventuel ændring af vagtstrukturerne og omkostningsminimering. Regionshospital Nordjylland Regionshospital Nordjylland har iværksat initiativer omkring forbedret arbejdstilrettelæggelse, som blandt andet omfatter: Udarbejdelse af konkret plan for gennemførelse af dialogprocessen vedrørende Tjenestetid (i Silkeborg Data) i Hjørring, Frederikshavn, Brønderslev og Skagen. På samme vis som gennemført i 2016 på matriklen i Thisted. Udarbejdelse af normeringsoversigter med udgangspunkt i fremmødeprofiler. Kvalitetsgennemgang af lægevikarer. Fortsat fokus på sygefravær og nedbringelse heraf (mål er fastsat i Virksomheds-MED den 14. juni 2016 til 9,9 %). Opgaveglidning. Nedbringelse af udbetalinger af overarbejde. Regionshospitalet vil fortsætte fokuseringen med at nedbringe udgifterne til eksterne vikarbureauer. Udover de allerede iværksatte initiativer skal det nævnes, at der er planlagt møde mellem Regionshospital Nordjylland og regionens HR med henblik på at prioritere og koordinere yderligere indsatser, som giver mest mulig effekt målt på økonomisk potentiale og implementeringspotentiale. Psykiatrien Psykiatrien har iværksat initiativer omkring forbedret arbejdstilrettelæggelse, som blandt andet omfatter: Reduktion af udgifterne til eksterne vikarbureauer. Nedbringelse af merarbejde til overlæger. Fokus på nedbringelse af udbetalt overarbejde. Udover de allerede iværksatte initiativer er følgende nye initiativer ved at blive implementeret: Side 4 af 8
Nedbringelse af overarbejdet for fuldtidsansatte i skiftet mellem dag- og aftenvagt for blandt andet sygeplejersker og SOSU-personale. Nedbringelse af yngre lægers normtime over- og underskud. Psykiatrien vil gennem oversigter over ansatte, der tjener mere end 1 mio. kr./år, analysere, om der er muligheder for gennem ændret arbejdstilrettelæggelse at omkostningsminimere. Analyser af det planlagte fremmøde og det faktiske fremmøde - det skal skabe grundlag for at forbedre planlægningskvaliteten. Planlægningskoordination mellem faggrupper med henblik på forbedret planlægningskvalitet samt optimeringer. IT-understøttelse af forbedret arbejdstilrettelæggelse I 2017 er der sat særligt fokus på, hvorledes IT kan understøtte hospitalernes arbejde med forbedret arbejdstidstilrettelæggelse. Der er således udarbejdet en plan for implementering af en række forbedringer i den elektroniske patientjournal (EPJ), der skal forbedre de kliniske afdelingers overblik over egne patienter og patientforløb samt forbedre arbejdsgange for både læger, lægesekretærer og sygeplejersker markant. Konkret er der blandt andet tale følgende forbedringer. Forbedret overblik og forløbsunderstøttelse i EPJ Efter ønske fra de kliniske afdelinger justeres Opgavelisten i EPJ til udelukkende at vise igangværende patientkontakter (og ikke også afsluttede kontakter). Dette vil forbedre patientoverblikket for særligt akutområdet. Endvidere etableres der i EPJ et samlet overblik over laboratorieundersøgelser- og svar lige fra ordination til rekvirering og forelæggelse af endeligt prøvesvar. Tillige oprettes en ny funktionalitet i EPJ, der skal samle registreringer/kontakter i samme sygdomsforløb på tværs af specialer. For både læger, sygeplejersker og lægesekretærer betyder dette, at man fremover kan tilgå data på samme sygdomsforløb på tværs af kontakter, hvilket vil give en mere helhedsorienteret indsigt i patientens tilstand. Skrivning af epikriser flyttes til EPJ I forhold til udarbejdelse af epikriser arbejdes der på systemintegration mellem EPJ og PAS således, at lægesekretærerne fremover vil opleve, at skrive-, dokumentations- og afsendelsesprocessen sker i ét og samme system. Dette vil både mindske risikoen for fejl samt effektivisere arbejdsgangene markant. Ligeledes vil alle epikriser fremover kunne lægges til elektronisk godkendelse ved lægen i EPJ inden udsendelse, hvilket vil effektivisere arbejdet for både lægesekretærer og læger i forhold til de epikriser, der i dag printes og lægges til fysisk godkendelse. Mobilløsning til registreringer (Patienten i lommen) Region Nordjylland har udviklet en løsning til smartphones - målrettet somatikken der muliggør, at sygeplejerskerne pt. kan registrere 80 % af deres registreringer direkte ved patientens seng. Dette sikrer tidstro registreringer, og at vigtige noter ikke forsvinder. Løsningen understøtter således arbejdet med at sikre øget sikkerhed i patientforløbene og dermed minimering af utilsigtede hændelser. Løsningen understøtter ligeledes effektive patientforløb i forhold til, at alle relevante fagpersoner kan se registreringerne realtime i EPJ, samtidig med sygeplejerskerne sparer tid ved hurtigere registreringer/lettere arbejdsgange og oplever et bedre arbejdsmiljø. Der gøres en særlig indsats for at re-implementere mobilløsningen i 2017. Side 5 af 8
Status Værdi for patienten I henhold til intensionen i budgetforliget for 2017 skal der gennem hensigtsmæssige arbejdsgange, gode processer og meningsfuld kommunikation realiseres 12 mio. kr. i 2017. Der er i forbindelse med konkretiseringen af Værdi for patienten identificeret seks indsatsområder, som hospitalerne understøttet af Administrationen vil arbejde videre med i 2017. Indsatsområderne indgår i handlingsplanen for arbejdet med værdi for patienten og omfatter: Udeblivelse Unødvendige kontroller, undersøgelser, prøver og analyser. Dobbeltundersøgelser Praksis for henvisning og visitation Kassation af medicin Ensrettede rutiner og procedurer i patientgrupper. Administrationen og hospitalerne vil ultimo marts have færdiggjort konkretiseringen af ovenstående indsatsområder, således det er afstemt, hvilke regionale og lokale initiativer, der igangsættes under de enkelte indsatsområder. Som en del af dette arbejde vil der blive fastsat indikatorer og målsætninger for indsatsområderne vedrørende aflysninger, dobbeltundersøgelser og unødvendige kontroller, undersøgelser, prøver og analyser. De tre indsatsområder, hvor der fastsættes målsætninger, er udvalgt ud fra en væsentlighedsbetragtning samt ud fra, hvor det på kort sigt vurderes at være muligt at indhente valide data. I det følgende afrapporteres der enkeltvis på de seks indsatsområder. Udeblivelser Der er identificeret et indsatsområde med fokus på at nedbringe antallet af udeblivelser på regionens hospitaler. I 2016 var der ca. 30.000 patienter, der udeblev fra aftaler på hospitalerne svarende til 12,5 % af alle planlagte besøg. Med en nedbringelse på to procentpoint til 10,5 %, hvilket svarer til ca. 6.000 færre udeblivelser, vil regionen kunne frigøre ressourcer svarende til ca. 8 mio. kr. For at nå dette mål er det aftalt at sætte gange i en række initiativer. Det inkluderer øget brug af nem-sms, informationskampagne rettet mod almen praksis, gennemgang af konkrete specialer samt kampagne vedrørende påmindelsesbreve. For at sikre bedre kvalitet i data igangsættes der ligeledes et arbejde fokuseret på korrekt registrering. Unødvendige kontroller, undersøgelser, prøver og analyser På indsatsområdet vedrørende unødvendige kontroller, undersøgelser, prøver og analyser arbejdes der på nuværende tidspunkt på en benchmark-analyse med de øvrige regioner omkring blandt andet antallet af besøg og kontroller i et patientforløb. Baggrunden er, at blandt andet Region Midtjylland har haft stor succes med at omlægge aktivitet fra kontroller til udredning og behandling, uden at den kliniske kvalitet er svækket. Gennem denne benchmark-analyse vil det derfor være muligt at identificere specialer og diagnoser, hvor der er basis for at strømline patientforløbet. Den endelige udvælgelse vil ske i samarbejde mellem hospitaler og Administration. Det endelige potentiale er endnu ikke fastlagt, men hver gang der i 2017 spares 100 ambulante besøg, vil det frigøre ressourcer svarende til 0,15 mio. kr. Der arbejdes på nuværende tidspunkt på at fastsætte en indikator og en målsætning på dette indsatsområder. Dette arbejde er afsluttet ultimo marts 2017. Dobbeltundersøgelser I nogle patientforløb oplever patienterne at blive scannet flere gange i det samme udredningsforløb. Dette kaldes også en dobbeltundersøgelse. Det er særligt i forbindelse med overgange mellem hospi- Side 6 af 8
talerne, hvor klinikerne på den modtagende enhed kan have et ønske om at foretage deres egen scanning. Ofte vil en ny scanning være lægefagligt begrundet, men der er også situationer, hvor det ikke er tilfældet. En sådan praksis er dårlig ressourceudnyttelse, ligesom der også er et sikkerhedsaspekt for patienten. Gennem en afdækning af omfanget af dobbeltundersøgelser identificeres der afdelinger og specialer, hvor der skal igangsættes en særlig indsats med henblik på at realisere et potentiale. Dette potentiale kan eksempelvis realiseres ved, at der på alle regionens billeddiagnostiske afdelinger indføres ensartede protokoller. Dette arbejde er allerede igangsat. Hver gang der i 2017 spares 100 MRscanninger, vil det frigøre ressourcer svarende til 0,2 mio. kr. Der arbejdes på nuværende tidspunkt på at fastsætte en indikator og en målsætning på dette indsatsområde. Det forventes, at dette arbejde er afsluttet ultimo marts 2017. Praksis for henvisning og visitation Det opleves ofte på hospitalerne, at henvisninger afsendt fra praktiserende læge eller praktiserende speciallæger må returneres. Dette kan blandt andet skyldes, at henvisningen er ufuldstændig, eller at den er uden for afdelingens målgruppe. Arbejdet med at håndtere henvisninger, der returneres eller afvises, er ressourcekrævende for både personalet på hospitalerne og for almen praksis. I tillæg dertil forsinker det patientens forløb. Omfanget af returnerede henvisninger er på nuværende tidspunkt ved at blive afdækket. Når dette er sket, udvælges konkrete afdelinger, hvor der kan arbejdes videre med hospitalsnære spor. Blandt de initiativer, som overvejes, er øget dialog med almen praksis omkring problemstillingen, lettere adgang til specialistrådgivning på hospitalet samt på længere sigt muligheder for at lette visitationsproceduren. Kassation af medicin På indsatsområdet vedrørende kassation af medicin er det aftalt, at initiativerne i første omgang håndteres lokalt på hospitalerne. Der er således ikke aftalt regionale initiativer på nuværende tidspunkt. Sygehusapoteket udarbejdede i 2015 en analyse af potentialet i at reducere mængden af medicin, der kasseres. Analysen viste, at der blev indsamlet medicin svarende til ca. 1,3 % af omsætningen, hvilket svarer til et årligt beløb på ca. 4,5 mio. kr. Det vil i 2017 ikke være realistisk, at realisere det fulde potentiale, men gennem øget fokus på eksempelvis lagerstyring samt ensretning af reglerne for, hvornår patienterne får medicin med hjem, kan mængden reduceres. Ensrettede rutiner og procedurer i patientgrupper. Det sidste indsatsområde vedrører ensretning af rutiner og procedurer. Der kan i ensartede sygdomsgrupper være individuelle forhold, som gør, at visse patienter skal udredes eller behandles anderledes end hovedparten af patienterne med den konkrete diagnose. Et eksempel kan være, at ikke alle patienter vil have behov for faste kontroller, og for nogen vil det i stedet være tilstrækkeligt at kunne kontakte den behandlende afdeling ved spørgsmål eller mistanke om tilbagefald. Indsatsområdet skal derfor ses i sammenhæng med særligt indsatsområdet omkring unødvendige kontroller, undersøgelser, prøver og analyser. Det er aftalt, at dette indsatsområde løftes, når indsatserne i de øvrige indsatsområde er implementeret. Det videre arbejde med indsatsområderne Indsatserne vedrørende forbedret arbejdstidstilrettelæggelse og værdi for patienten er overordnet forankret i henholdsvis HR og Patientforløb- Planlægning, der faciliterer arbejdsprocesserne. Administrationen understøtter således hospitalernes forbedringsarbejde, men det er fortsat hospitalernes ansvar, at indsatserne implementeres, og at effektiviseringspotentialet realiseres. Side 7 af 8
Der vil fremadrettet være særligt fokus på at sikre, at de forandringer, som skabes med henblik på at effektivisere arbejdstidstilrettelæggelsen og skabe øget værdi for patienten, også omsættes til ændrede arbejdsgange og adfærd. For det er igennem den ændrede adfærd, at gevinsterne kan realiseres. Arbejdet følges fortsat tæt i Strategisk Sundhedsledelse, der har udvalgt områderne som strategisk fokuspunkt i 2017. Næste afrapportering til politisk niveau vedrørende forbedringsindsatserne sker forud for budgetlægningen for 2018 (medio 2017). I lighed med første afrapportering vil anden afrapportering ligeledes blive forelagt for Hovedudvalget. Side 8 af 8