Til Uddannelseslægen Manual til Den Elektroniske Portefølje i Almen Medicin Uddannelseslægens udgave Velkommen til den elektroniske portefølje. Porteføljen bygger på målbeskrivelserne der udgør et søkort der skal hjælpe med overblik og uddannelsesgaranti. Det er ikke en detaljeret køreplan for den praktiske kliniske træning der i sagens natur skal tage udgangspunkt i kliniske situationer. Porteføljen er primært et hjælpemiddel og må ikke få karakter af gene eller uddannelsesforhindring. Logbogsføring fordrer beskyttet arbejdstid i størrelsesorden 10-15 minutter daglig. Kan denne tid ikke frigøres i løbet af en gennemsnits arbejdsdag, må man overveje om balancen mellem kliniske produktivitet og uddannelse er rimelig i den pågældende praksis/sygehus afdeling. Det vil fremgå hvilke kompetencer man bør fokusere på i den aktuelle stilling men det betyder ikke at man ikke må lære andet! Princippet i porteføljen er simpelt, og bygger som nævnt på målbeskrivelserne. Brugeren kan oprette og gemme notater, og knytte disse til specifikke mål i målbeskrivelsen. Tutorlægen kan, som dig, løbende holde sig opdateret med udviklingen i din uddannelse. Når tutorlægen skønner at du behersker et mål, vil han/hun have mulighed for at signere målet digitalt. Data i porteføljen bliver opbevaret på en sikret server som drives af Dansk Telemedicin. Al overførsel af data til og fra serveren foregår krypteret, og kan derfor ikke læses af uvedkommende. De gemte data bliver naturligvis ikke benyttet i andre sammenhænge og bliver ikke udleveret til andre. Den elektroniske portefølje opererer med flere adgangsniveauer. Du bestemmer selv hvilke informationer din tutorlæge og den uddannelsesansvarlige skal have adgang til. Du vælger altid selv om dit notat skal være privat (kan kun læses af dig selv), eller om notatet også skal være tilgængeligt for din tutor. Et privat notat kan senere gøres tilgængeligt for din vejleder, skulle du ønske det. Indtil målet er underskrevet af din vejleder, har du altid mulighed for at redigere og slette dine notater. Porteføljen indeholder også en læringsdagbog hvor ideer, links, vejledninger, private notater med mere kan gemmes. Version 1.3 9. september 2010 1
Alle data er tilgængelige online, og kan via Internettet gemmes og læses af de adgangsberettigede. Du vil således i hele dit uddannelsesforløb have adgang til dine data. Tutorlæge og uddannelsesansvarlig vil kun have adgang til dine data i den periode de er tilknyttet dig. Hvordan skal porteføljen bruges? Porteføljen er et pædagogisk hjælpemiddel der skal skabe overblik, målrette læring og stimulere refleksion. Den er et evalueringsinstrument der skal styrke din egen indsigt, være udgangspunkt for fælles evaluering, registrere uddannelsesaktivitet, godkendte kurser og opnåede kompetencer. Porteføljen kan hjælpe med at give dig et overblik over faktorer der hæmmende og fremmende for din faglige udvikling. Den bør bruges til at registrere uddannelsessignifikante oplevelser og skal altså ikke anvendes til en simpel kvantitativ registrering af al klinisk aktivitet Et udgangspunkt kunne være dagens patient eller dagens undervisningsbegivenhed med gennemtænkning af situationen: Hvad handlede denne sag om? Hvilke mål omhandler sagen? Hvad mangler jeg af viden og færdigheder? Hvordan kan min viden og færdigheder styrkes? Hvad ved jeg allerede? Prøv at inddrage alle 7 roller Selve den praktiske brug af porteføljen er en kombination af praktiske færdigheder, evne til refleksion og holdninger. Dette kan kun læres ved personlig praktisk træning ikke ved katedral undervisning! Man må kaste sig ud og prøve sig frem i brugen af porteføljen; åben, refleksiv og kritisk - præcis som i al anden klinisk træning. Teknisk gennemgang Ved forløbets start skal du oprette en bruger og et password, hvilket vil blive gennemgået senere i denne manual. Ved hjælp af disse kan du fra enhver computer med Internet-adgang komme i forbindelse med porteføljen. Du skal i porteføljen selv angive hvem der er din tutorlæge. Tutorlægen skal herefter acceptere at dette er tilfældet. Først når begge parter har accepteret tilknytningen, vil tutorlægen have adgang til dine data og kunne underskrive dine mål. Version 1.3 9. september 2010 2
Den elektroniske portefølje skulle meget gerne være den bedst mulige assistance i dit uddannelsesforløb. Selv om både DSAM og Dansk Telemedicin har investeret megen omtanke under udviklingen af systemet, er det vigtigt at brugerne, dvs. uddannelseslæger, vejledere og uddannelsesansvarlige, gør os opmærksom på evt. fejl og mangler de måtte afdække. Vi vil gøre vores bedste for hurtigst muligt at reagere på sådanne henvendelser. Du kan altid kontakte os ved at klikke på Kontakt øverst til højre på forsiden, eller på adressen info@telemed.dk Vi har forsøgt at gøre porteføljen så brugervenlig som muligt. Hvis en bruger skulle finde funktioner der forekommer unødigt besværlige, vil vi også meget gerne have besked. For at kunne benytte porteføljen er der nogle tekniske forudsætninger der skal være opfyldt: Du skal have adgang til Internettet Du skal benytte en nyere version af Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera eller Chrome. JavaScript skal være aktiveret i browseren Hvis du har problemer nogle disse forudsætninger skal du henvende dig til din systemansvarlige. Med venlig hilsen DSAM og Dansk Telemedicin Version 1.3 9. september 2010 3
Indeks Indholdsfortegnelse Indeks...4 Oprettelse af konto... 5 Log ind... 7 Forsiden... 8 Valg af tutorlæge...9 Eksempel på brug... 11 Læringsdagbogen...16 Version 1.3 9. september 2010 4
Oprettelse af konto * Listen over læger med deres fødselsdagsdato ligger offentligt tilgængeligt på Sundhedsstyrelsens hjemmeside. Gå ind på: www.logbog.net Hvis du tidligere har fået tildelt, eller har oprettet, en bruger og et kodeord er det vigtigt at du ikke opretter endnu en konto. Ring i stedet til Dansk Telemedicin på telefonnummer: 49 25 25 65 Hvis du er i tvivl om du tidligere har oprettet en konto, er du ligeledes meget velkommen til at ringe til os. For at oprette en konto skal du klikke på Opret konto i øverste højre hjørne. Du kommer nu frem til siden der er vist på billedet. På denne side skal du udfylde nogle få informationer, men alle felter markeret med * skal udfyldes. Af sikkerhedsmæssige årsager skal du have en gyldig e-mail adresse. Når du har udfyldt alle felter skal du klikke på Opret konto. Version 1.3 9. september 2010 5
Du får nu tildelt et brugernavn og et kodeord. Det er vigtigt at du gemmer kodeordet! Brugernavnet er irrelevant, da du skal bruge din e-mail adresse som brugernavn. Før du kan bruge din konto skal den aktiveres. Dette er indført for at sikre at det kun er eksisterende personer der opretter konti på porteføljen. Aktiveringen kan foretages på to måder: Hvis du opgav en gyldig e-mail adresse vil du nu modtage en e-mail fra os. Denne e-mail vil indeholde et link som du skal klikke på. Når du har klikket på dette link, er din konto aktiveret og du kan logge ind på porteføljen med din e-mail adresse og kodeord. Hvis du ikke opgav en gyldig e-mail, eller hvis du har problemer med at benytte det tilsendte link, skal du ringe til Dansk Telemedicin for at aktivere din konto: 49 25 25 65 Version 1.3 9. september 2010 6
Log ind For at benytte porteføljen skal du starte din browser og gå ind på adressen: www.logbog.net Start med at logge ind med det brugernavn og den adgangskode du tidligere har oprettet. Det er vigtigt at du bruger store og små bogstaver præcis som da du oprettede dig selv tidligere. Tryk herefter på knappen Log ind. De næste sider vil vise dig hvordan du opretter en konto og får tildelt brugernavn og kodeord. Når du senere vil logge ud af systemet skal du trykke på Log ud i øverste højre hjørne eller lukke ned for dine åbne browser-vinduer. NB: Billederne øverst på siderne har kun et dekorativt formål. Version 1.3 9. september 2010 7
Forsiden Når du har logget ind, kommer du ind på en oversigtsside med følgende ikoner: Logbog, Læringsforløb, Læringsdagbog, Læringskontrakt, Signifikant hændelse, Indbakke. Nogle af ikonerne er grå og vil først blive aktiveret på et senere tidspunkt. Øverst på siden er tre knapper: Forside, Læs data, og Skriv data. Du kan altid komme tilbage til oversigtssiden ved at klikke på knappen Forside. Vi har prøvet at sørge for at du fra forsiden har adgang til alle funktioner med kun ét klik. Når du klikker på en af knapperne, kommer der en rullemenu frem. Menuerne benyttes til at manøvrere rundt i systemet. Prøv dig gerne frem ved at klikke på disse, og bliv fortrolig med dem. Hvis du endnu ikke er tilknyttet en tutorlæge, skal du som det første udvælge din tutorlæge fra en liste. Dette gøres ved at klikke på Jeg vil redigere profil nederst i højre hjørne. Version 1.3 9. september 2010 8
Valg af tutorlæge Du kommer nu ind på en side hvor du kan redigere dine brugeroplysninger, udvælge din tutorlæge samt ændre dit kodeord. For at få adgang til uddannelseslægens data skal du gøre følgende: Først søger du på uddannelseslægens navn i søgefeltet Tilføj Læge. Herefter klikker du på uddannelseslægens navn. Hvis navnet ikke findes på listen, har tutorlægen ikke en konto på den elektroniske portefølje. Du skal i så fald bede vedkommende om at oprette en konto på porteføljen. Vi vælger i vores eksempel Tom Tutorsen. Version 1.3 9. september 2010 9
Vi kan nu se Tom Tutorsen stå på listen over tutorlæger. Ud for navnet står der Afventer godkendelse fra Tutorlægen. Når Tom Tutorsen har godkendt tilknytningen har han som tutorlæge adgang til dine data. Du har mulighed for at oprette tilknytninger til flere tutorlæger. Dette vil ofte være relevant, f.eks. hvis der er flere tutorlæger i den praksis du opholder dig i. Det er muligt at fortryde en tilknytningen der venter på godkendelse, f.eks. hvis du ved en fejl har valgt en forkert tutorlæge på listen. Dette gøres ved at sætte kryds i kassen Fortryd. Hvis du vil ophæve en eksisterende tilknytningen sættes kryds i kassen Afslut. Dette skal du gøre når du afslutter et uddannelsesforløb hos en tutorlæge. Det er vigtigt at bemærke at du ikke sletter data i porteføljen når du afslutter en tilknytning til en tutorlæge. Du vil altid have adgang til både de notater du selv har skrevet i din portefølje og de notater som dine tidligere tutorlæger har skrevet. Hvis du ved en fejltagelse ophæver en tilknytning til din tutorlæge, kan du altså blot oprette en ny tilknytning til tutorlægen. Version 1.3 9. september 2010 10
Eksempel på brug For at illustrerer hvordan man bruger porteføljen gennemgår vi nu et hurtigt eksempel. Du har haft et sygt barn i konsultationen, og vil gerne lave et notat om dette i din portefølje. Du undersøger, diagnosticerer, forklarer forældrene gennem tolk, og behandler: 3-årig pige, datter af asylansøgere uden fast arbejde og uden egen bolig. Pigen syg i 10 dage, opkastning, fint prikket hududslæt, moder virker bekymret Du skriver nu barn i søgekassen øverst til højre, og klikker på den lille pil til højre for søgekassen. Hvis du ved præcis under hvilke mål du vil anføre dine notater, kan du i stedet for at søge klikke på ikonet Signifikant hændelse eller klikke på bjælken Skriv data og vælge Signifikant hændelse. Her kan du vælge de relevante mål ved at krydse dem af i boksen til venstre. Når alle målene er valgt klikker du bare på en af de valgte, og du kan derefter skrive dit notat. Et notat behøver ikke bygge på en konsultation, men kan være alle typer information med tilknytning til målet, f.eks. notater fra foredrag, forelæsninger, uddrag af artikler, links til hjemmesider o.l. Version 1.3 9. september 2010 11
Når du søger på barn, vises en liste med alle mål der indeholder ordet barn. Du afkrydser nu de bokse du finder relevant. Det anbefales kun at vælge de mål som passer umiddelbart og utvivlsomt til notatet. I vores eksempel har vi valgt følgende mål som relevante: Det blege og trætte barn Det febrile barn Det socialt utilpassede barn Kommunikation med børnefamilier Når du har afkrydset de relevante mål, klikker du bare på et af dem for at komme videre (se billedet). Version 1.3 9. september 2010 12
Efter at du har trykket på knappen videre, vises en side der indeholder de konkretiserede mål (kun det nederste af siden er synlig her). Du skal nu afkrydse de relevante konkretiserede mål. Skulle du komme til at afkrydse en forkert boks, klikker du bare på boksen igen, så forvinder fluebenet. I det blanke felt helt nederst skriver du dit notat, præcis som i ethvert tekstbehandlingsprogram. Du kan understrege, ændre tekstfarve og anvende fed skrift efter behov. Du vælger selv om notatet skal være privat (kan kun læses af dig), eller om notatet også skal være tilgængelig for din vejleder. Dette gøres ved at afkrydse den relevante boks. Et privat notat kan senere gøres tilgængeligt for din vejleder, skulle du ønske det. Indtil målet er underskrevet af din vejleder, har du altid mulighed for at redigere eller slette dine notater. Når du har skrevet notatet, trykker du på knappen Gem notat. Version 1.3 9. september 2010 13
Når du har gemt notatet, vises din statusside. Her kan du se hvor mange notater du har under hvert mål, og hvilke mål er godkendt af din vejleder (når den røde farve skifter til grønt). På status listen kan du også se hvornår du sidst har lavet et notat på de pågældende mål. Bemærk at et enkelt notat kan gå igen under flere mål. I vort eksempel vil notatet således findes under følgende mål: Det blege og trætte barn Det febrile barn Det socialt utilpassede barn Kommunikation med børnefamilier For at se alle notater under et mål, eksempelvis Det febrile barn, klikker du på målet. Du kan altid komme tilbage til din statusliste ved at vælge Logbog på rullemenuen under bjælken Læs data. Under bjælken Vis kan du vælge hvilke mål du vil se. Version 1.3 9. september 2010 14
Ved at klikke på Det febrile barn som nævnt ovenfor, kommer du ind på en side der viser alle notater du har lavet under dette mål. Felter med en blå fane er udfyldt af uddannelseslægen, dvs. af dig selv. Du kan redigere og/eller slette de notater du selv har skrevet. Dette gøres ved at trykke på hhv. det lille e eller det lille x i fanen. Felter med en rød fane indeholder notater skrevet af din tutorlæge. Felter med en gul fane er dine private notater som ikke kan læses af andre end dig selv. Du har mulighed for at vise et privat notat til din tutorlæge. Dette gøres ved at trykke på den lille i fanen. Hermed bliver notatet offentligt og forsynet med en blå fane. Et offentligt notat kan ikke laves om til et privat notat igen. Når et mål er godkendt kan hverken du eller din tutorlæge redigere i tidligere notater. I fanen er angivet hvilke specifikke mål notatet vedrører. Står der f.eks. 1 5 i fanen, vedrører notatet specifikt mål nummer 1 og nummer 5. Version 1.3 9. september 2010 15
Læringsdagbogen Den elektroniske portefølje indeholder også en læringsdagbog. Læringsdagbogen er oprettet efter ønske fra flere af de første brugere af porteføljen og er tænkt som en helt privat del af porteføljen. Her kan du skrive frie notater der ikke nødvendigvis kan relateres til mål i målbeskrivelsen. Du kan også registrere aktiviteter du foretager dig i og uden for din kliniske hverdag, f.eks. besøg hos samarbejdspartnere, deltagelse i kongresser, deltagelse i supplerende kurser, mødedeltagelse, læst litteratur m.m. Ønsker du at skrive et frit notat eller registrere en aktivitet, klikker du på ikonet Læringsdagbog. Du kan også vælge Læringsdagbog på rullemenuen under bjælken Skriv data. Version 1.3 9. september 2010 16
Nu er du inde i læringsdagbogen. I menulinien ses knappen Skriv notat, klik på denne. Du kan ændre datoen i feltet Dato. Notater i læringsdagbogen er som nævnt ikke knyttet til målene i målbeskrivelsen. Når du kommer ind i læringsdagbogen kan du i stedet vælge en kategori og skrive et emne i kassen Emne. I det blanke felt helt nederst skriver du dit notat, præcis som i ethvert tekstbehandlingsprogram. Du kan understrege, ændre tekstfarve og anvende fed skrift efter behov. Når du har skrevet notatet, trykker du på knappen Gem notat. Version 1.3 9. september 2010 17
Læringsdagbogen er opbygget i kasser, hver kasse har sin egen måned med alle dagene og ugerne i venstre side. De dage hvor der er skrevet notater bliver markeret med gult. Du kan klikke på dagene og se notaterne. Endelig kan du også bruge søgefunktionen i øverste højre hjørne til at søge i dagbogen. Version 1.3 9. september 2010 18