Behandling af FTU-ansøgere fra Optagelse.dk Senest opdateret marts 2017 Generelt Optagelse.dk er portalen for administration af ansøgninger til ungdomsuddannelser i Danmark. På Optagelse.dk tilmelder elever sig digitalt til en ungdomsuddannelse. FTU står for Den Fælles Tilmelding til Ungdomsuddannelserne. Ansøgere direkte fra grundskolen Det er obligatorisk for alle grundskoleelever, der søger om optagelse på en ungdomsuddannelse, at søge via Optagelse.dk. Elever, der søger fra grundskolen, kan søge med UNI-login. Den unge skal udfylde én ansøgning, og ansøgningen skal indeholde alle elevens uddannelsesønsker i prioriteret rækkefølge. For elever i grundskolen, indberettes karaktererne i dansk og matematik af skolen. Ansøgere der ikke søger direkte fra grundskolen Unge, der har forladt grundskolen, kan også søge om optagelse på ungdomsuddannelser via Optagelse.dk. Ansøgere med dansk CPR-nummer, bruger NemID til at logge på Optagelse.dk, mens ansøgere uden dansk CPRnummer, skal bruge sin e-mail til at logge på. Når en ansøger uden for grundskolen søger via Optagelse.dk, oprettes alle den pågældendes ansøgninger som prioritet 1. Afhentning af ansøgninger EASY-A henter automatisk ansøgninger fra Optagelse.dk til den uddannelsesinstitution, som ansøgeren har markeret som 1. prioritet. Når ansøgningerne er indlæst i EASY-A, skal de behandles med henblik på at optage ansøgere. Hvis en ansøgers 1. prioritet ikke kan opfyldes, skal uddannelsesinstitutionen sende ansøgningen til ansøgers 2. prioritet. Denne sagsbehandling er ikke undertstøttet i hverken EASY-A eller Optagelse.dk. 1
Arbejdsgange I de følgende afsnit beskrives følgende emner: Afhentning af FTU-ansøgere Overblik Modtagelse af FTU-ansøgere Behandlede FTU-ansøgere Udskrifter Adgang til at afhente FTU-ansøgere Afhentning af FTU-ansøgere FTU-ansøgere afhentes fra Optagelse.dk med jobbet R109 Afhentning af FTUansøgere (2). Jobbet bestilles automatisk flere gange hver dag. Det anbefales, at skolen tjekker A103 Jobovervågning jævnligt, da jobbet skal stå med status færdig. Overblik Et overblik over modtagne, ikke-behandlede ansøgere findes på vinduet B625 Modtagne FTU-ansøgere - Indbakke, hvor også første behandling af ansøgere skal foregå. Af hensyn til statistik og for at skolen kan dokumentere, at ansøger opfylder optagelseskravet må elever ikke oprettes på A580 Elev på fuldtidsuddannel- se. Ansøgere, der ikke kommer fra Optagelse.dk skal oprettes fra vinduet B625. Vælg knappen 5. Opret ansøgning og vinduet R108 Opret FTU- ansøgning åbnes. Et overblik over behandlede ansøgere findes på vindue B855 Behandlede FTU-ansøgere. Da ansøgninger ikke slettes, tjener dette vindue som et arkiv over de FTU-ansøgninger, skolen har modtaget gennem tiden.på såvel B625 Modtagne FTU-ansøgere - Indbakke som på B855 Behandle- de FTU-ansøgere kan detailoplysninger om den enkelte ansøger ses ved at åbne ansøgerens filarkiv, hvor også eventuelle bilag til ansøgningen kan fin- des. Jobbet R111 CSV-udtræk af venteliste for modtagne FTU-ansøgere danner en CSV-fil med de ansøgere skolen har modtaget. R111 kan afgrænses til kun at indeholde ikke behandlede elever. Disse elever ses på B625 Modtagne FTU-ansøgere Indbakke. R111 kan også afgrænses til at medtage både behandlede ansøgere og ikke behandlede ansøgere. Derved får skolen et samlet overblik over alle ansøgere og skolen kan få et samlet overblik over alle ansøgere. Filen skal behandles i regneark. 2
Modtagelse af FTU-ansøgere De modtagne FTU-ansøgere kan ses på vinduet B625 Modtagne FTUansøgere - Indbakke (menu: System Dataudveksling med Optagelse.dk). Bemærk, at skolen modtager de ansøgere, der har et prioritet 1- uddannelsesønske med skolens DS-nr. Bemærk desuden, at skolen modtager samtlige uddannelsesønsker for den pågældende ansøger (hvis ansøgeren søger fra grundskolen). Det betyder, at skolen også kan modtage uddannelses- ønsker til uddannelser, som ikke findes på en erhvervsskole (f.eks. HF eller STX). Hvis skolen ikke kan optage en ansøger på prioritet 1-ønsket, skal skolen selv sørge for at videreformidle ansøgerens uddannelsesønsker til den skole, som er angivet som ønsket institution for ansøgerens prioritet 2-ønske. På vinduet ser man se de enkelte ansøgere og deres uddannelsesønsker. Da skolen, som nævnt tidligere, modtager samtlige uddannelsesønsker for en ansøger fra grundskolen, kan samme ansøger optræde flere gange i vinduet en gang pr. uddannelsesønske. Det er muligt at se både ansøgningen og eventuelle bilag i R075 Ansøgerens filarkiv ved at gå via pop-up menuen (F2). Oprettelse af ansøgere i R108 Opret FTU-ansøgning Fra B625 er det muligt at oprette en ansøger, som ikke er indlæst fra optagelse.dk. Klik på 5. Opret ansøgning, så åbner vinduet R108 Opret FTU- ansøgning. Udfyld som minimum alle krævede felter. Vælg 2. Ansøgerens filarkiv for at åbne R075 Ansøgerens filarkiv hvor bilag til ansøgningen kan uploades. Gem med F10 eller klik på 3. Opret ny ansøgning for at oprette flere ansøgere. På B625 vil der står J i feltet "Lokalt oprettet" for ansøgere der er oprettet på R108 Opret FTU-ansøgning. Lokalt oprettede ansøgninger kan redigeres ved at man stiller markøren på ansøger på B625 og klikker på 6. Rediger ansøgning. 3
R121 Elevens tidligere uddannelser Du skal være opmærksom på reglerne om antal påbegyndte uddannelser: En ansøger kan ikke optages på grundforløbets 1. del, hvis ansøgeren tidligere har: - været optaget på grundforløbets 1. del, - modtaget undervisning på en produktionsskole af mindst 1 års varighed rettet mod optagelse til en erhvervsuddannelse eller - gennemført 1 år af en gymnasial uddannelse En ansøger uden en uddannelsesaftale, der omfatter grundforløbets 2. del, kan kun optages på grundforløbets 2. del tre gange. Ansøgere, der på B625 har J i kolonnen Tidl.udd. har tidligere været optaget på en ungdomsuddannelse. For disse elever vil du i vinduet R121 Elevens tidligere uddannelser kunne se de uddannelser, som EASY-A har kendskab til, at ansøger tidligere har været optaget på. Bemærk, at denne funktion ikke er aktiv. Sådan søger du i vinduet B625 Modtagne FTU-ansøgere - Indbakke Det anbefales, kun at fremsøge de ansøgere, man ønsker at arbejde med. Sæt vinduet i søge-mode med F7. Udfyld fx Studiestart %0816 ansøgere med start august 2016 eller Studiestart %16 ansøgere med start 2016 Udd. 329 ansøgere til uddannelse 329 DS-afd. 961851 angiv her betegnelse for DS-afd. Dansk karakt % ansøgere hvor karakter er modtaget Mat karakt Klik på F8. % ansøgere hvor karakter er modtaget TIP: hvis du fx vil finde ansøgere, der mangler karakter i matematik sætter du vinduet i søgetilstand og udfylder: Mat karakt #IS NULL så finde du ansøgere,hvor karakter mangler. Behandling af ansøgere For hver ansøger skal du beslutte, om ansøgeren skal: 1. Optages som elev på skolen og evt. samtidig skoleforløbsplaceres - eller 2. Afvises 4
Nedenfor beskrives disse situationer. 1. Optag ansøger som elev på skolen og placer evt. på skoleforløb En del oplysninger følger med fra Optagelse.dk, men du skal selv sørge for at udfylde nedenstående oplysninger, før du optager ansøgeren som elev. Alle felter er beskrevet i on-linehjælpen til B625! Opt (Optages): J Feltet skal først udfyldes med J, når ansøger er klar til optagelse. Feltet Opt. kan kun sættes til J, når mindst én af nedenstående betingelser for optagelse er opfyldt: Seks mulige betingelser for optagelse af ansøger: 1 Opfylder karakterkrav fra grundskolen Dansk karakter >= 2 Matematik karakter >=2 2 Opfylder karakterkravet i Dansk fra grundskolen og har bestået optagelsesprøve i Matematik 3 Opfylder karakterkravet i Matematik fra grundskolen og har bestået optagelsesprøve i Dansk Dansk karakter >= 2 Matematik resultat = Bestået Matematik karakter >= 2 Dansk resultat = Bestået 4 Har bestået optagelsesprøve i både Matematik og Dansk Dansk resultat = Bestået Matematik resultat = Bestået 5 Er blevet vurderet egnet til optagelse på baggrund af samtale* Optaget via samtale = J 6 Er blevet vurderet egnet til optagelse på andet grundlag* Optaget på andet grundlag = J * Se kriterier for at optage ansøger enten via samtale eller på andet grundlag på side 7. Den tidligere anvendte fremgangsmåde for SOSU-skoler, hvor Opt. = A overfører ansøgeren til vinduet C581 skal ikke anvendes. Ansøgere til SOSU-uddannelserne optages på samme måde som andre ansøgere. Sommerskoleforløb for ansøgere, der ikke bestod første optagelsesprøve, var en toårig forsøgsordning som betød, at ansøgere kunne blive betinget optaget. Forsøgsordningen er nu afsluttet og feltet betinget optag må derfor ikke længere anvendes. 5
Elevafd.: Udd: Her angives elevafdelingen som ansøgeren optages på. Skal angives hvis ansøger skal optages på skoleforløb. Angiv hvilken uddannelse (cøsa-formål) ansøger skal optages på. Systemet forsøger at udfylde feltet ud fra værdien i Indgang udd., men det er vigtigt at du kontrollerer at Udd. er udfyldt korrekt. Studieretning fagretning: Her angives studieretningen som eleven optages på (bruges på HTX og HHX). Feltet kan være udfyldt for ansøgere til Grundforløb 1 med den fagretning skolen har angivet på optagelse.dk. Ved behandling/indlæsning af disse ansøgere vil der stå en advarsel i loggen B626 Optag FTU-elever fra optagelse.dk. Advarsel kan ignoreres og ansøger bliver optaget alligevel. Elevtype: Skoleforløb: Shj: Shj-årselev: Rate: Særl forhold: Dansk karakt: Dansk opt.pr.: Angiv hvilken elevtype ansøgeren skal have vælges fra værdilisten. Systemet forsøger at udfylde elevtype, men det er skolens ansvar, at elevtypen er udfyldt korrekt. Her kan angives det skoleforløb, ansøger skal placeres på. Kræver at der er oprettet et skoleforløb, der passer til ansøgeren; altså samme uddannelse og startdato. Her kan du angive med J/N om ansøger ønsker skolehjem. Oplysningen følger med over på skoleforløbet, hvis ansøger bliver optaget. Har du angivet en værdi i Shj-årselev skal Shj også udfyldes. Her angiver du med J/N om ansøger er berettiget til at udløse skolehjemsårselevbidrag. Du kan ikke angive J i dette felt, hvis der er N til Shj. Sæt rate til 1 for at angive, at ansøgeren (hvis han/hun optages) på uddannelsen, skal arve eventuelle gebyrer. Viser med J/N om ansøgeren har behov for hjælpemidler eller har andre særlige behov. Karakteren i dansk. Hentes fra optagelse.dk eller kan udfyldes af skolen. Karakter kan angives med én decimal. Angiv med J/N om ansøger skal indkaldes til optagelsesprøve i dansk. Ansøger skal indkaldes til optagelsesprøve, hvis adgangskravet til dansk ikke er opfyldt. Feltet skal udfyldes. Hvis feltet først er blevet udfyldt med J, men det efterfølgende viser sig, at det ikke er relevant, at ansøger gennemfører prøven (fx hvis ansøgeren fremskaffer anden dokumentation) skal dette rettes til N og indholdet fra dokumentationen registreres i de relevante felter. 6
Dansk resul: Mat karakt: Mat opt.pr.: Mat resul: Her angiver du resultat af optagelsesprøve i dansk. BE = bestået IB = ikke bestået EJ = ej mødt Dette felt skal udfyldes hvis Dansk opt pr. er udfyldt med J. Bemærk, hvis ansøger ikke møder op til optagelsesprøven i Dansk eller at det har vist sig, at det ikke er relevant, at ansøgeren går op til optagelsesprøven (fx hvis ansøgeren trækker sin ansøgning) skal feltet udfyldes EJ. Karakteren i matematik. Hentes fra optagelse.dk eller kan udfyldes af skolen. Karakter kan angives med én decimal. Angiv med J/N om ansøger skal indkaldes til optagelsesprøve i matematik. Ansøger skal indkaldes til optagelsesprøve, hvis adgangskravet til matematik ikke er opfyldt. Feltet skal udfyldes. Hvis feltet først er blevet udfyldt med J, men det efterfølgende viser sig, at det ikke er relevant, at ansøger gennemfører prøven (fx hvis ansøgeren fremskaffer anden dokumentation) skal dette rettes til N og indholdet fra dokumentationen registreres i de relevante felter. Her angiver du resultat af optagelsesprøve i matematik. BE = bestået IB = ikke bestået EJ = ej mødt Dette felt skal udfyldes hvis Matematik opt pr. er udfyldt med J. Bemærk, hvis ansøger ikke møder op til optagelsesprøven i Matematik eller at det har vist sig, at det ikke er relevant, at ansøgeren går op til optagelsesprøven (fx hvis ansøgeren trækker sin ansøgning) skal feltet udfyldes EJ. Optaget via samtale: Her angiver du med J/N om skolen efter en samtale med ansøgeren og en helhedsvurdering vælger at optage ansøgeren. Dette felt skal anvendes, hvis ansøgeren f.eks. ikke består optagelsesprøverne eller ikke kan fremvise relevant adgangsgivende dokumentation (se nedenfor), men at det alligevel vurderes, at ansøgeren er egnet til optagelse. Optaget på andet grundlag: Her angiver du med J/N om ansøger er optaget på et andet adgangsgivende grundlag. F.eks. hvis ansøger kan fremvise anden form for dokumentation for, at de lever op til adgangskravene som eksempelvis tidligere bestået adgangsprøver. J i dette felt kræver, at feltet begrundelse udfyldes. Beting. Optag: Ansøgere kan ikke længere blive betinget optaget, da det ikke længere er muligt for ansøgere at deltage i et sommerskoleforløb. Sommerskoleforløbene var en 2-årig forsøgsordning. Feltet Beting. Optag må derfor heller 7
ikke længere anvendes. Bemærk, at det dog stadig er muligt for en skole at lade en ansøger gå op til flere optagelsesprøver, selvom eleven ikke kan blive betinget optaget. Ansøgere, der ikke kommer direkte fra grundskolen og som søger via Optagelse.dk, får alle ansøgninger oprettet som prioritet 1. Ved behandling i EASY-A af disse ansøgninger gælder: Når man angiver Ja til én ansøgning, skal der samtidig angives Nej til alle åbne ansøgninger på skolen fra samme ansøger. Systemet giver derfor en advarsel, hvis du forsøger at sige J til en ansøgning, mens der stadig er ansøgninger med i Opt. For ansøgere, der kommer direkte fra grundskolen, skal alle ansøgninger fra samme ansøger behandles samtidig, da der i dette tilfælde er tale om én samlet ansøgning med flere prioriteter. Det er muligt at indsætte skoleforløb, elevafdeling og uddannelse på mange ansøgere på én gang ved at udfylde felterne nederst i vinduet og derefter trykke på knappen 4. Opdater. Dette vil udfylde felterne for alle de ansøgere, hvor Medtag er sat til J. Masseopdatering skal bruges med omtanke og kan let føre til uønskede opdateringer. Hvis ansøger udelukkende har et Optag.dk CPR-nummer, skal skolen selv tilføje et gyldigt cpr. nr. inden behandling af ansøger. Når du har udfyldt felterne på B625 og trykker på knappen 1. Behandl ansøgere, bestiller systemet batchjobbet B626 Optag FTU-elever fra Optagelse.dk. De ansøgere, som har J til Optages, og som ikke allerede findes i EASY-A, vil blive oprettet som elever på de ønskede uddannelser og vil herefter også fremgå af vinduet A580 Elever på Fuldtid (menu: Elever Elever på fuldtidsuddannelser). B626 kan også bestilles fra jobbestillingsvinduet. Når der trykkes 1. Behandl ansøgere, kommer der et pop-up vindue, der viser hvor mange ansøgere, der er behandlet. De behandlede ansøgere er derefter fjernet fra vindue B625 Modtagne FTUansøgere - Indbakke og kan nu ses i B855 Behandlede FTU-ansøgere. Det er muligt at bestille en lang skærmkopi fra vinduet (svarende til udskriften B630 Modtagne FTU-ansøgere). 8
2. Afvis ansøger Hvis en ansøger skal afvises, vælges der en afslagsårsag med F9 i feltet Opt. (Optages). Årsagen udfyldes derefter automatisk i feltet Begrundelse. Alle ansøgere, der afvises, overføres til B855 Behandlede FTU-ansøgere. Behandlede FTU-ansøgere Når ansøgerne er behandlet på vindue B625 findes ansøgerne på vindue B855 Behandlede FTU-ansøgere (menu: System Dataudveksling med Optagelse.dk). Bemærk, at da ansøgninger ikke slettes, fungerer vindue B855 Behandlede FTU-ansøgere som et arkiv over alle de FTU-ansøgninger, skolen har modtaget gennem tiden, hvorved man her har en form for revisionsspor. Det er muligt at åbne ansøgerens filarkiv fra pop-up menuen (højreklik). Udskrifter Til at understøtte processen med at modtage og behandle FTU-ansøgere findes et CSV-udtræk og en udskrift: R111 CSV-udtræk af venteliste for modtagne FTU-ansøgere Jobbet danner en CSV-fil med de ansøgere der findes på B625 Venteliste for modtagne FTU-ansøgere. Filen indeholder de oplysninger om ansøgerne, der kan ses på vinduet B625 samt kontaktoplysninger på ansøger og eventuel værge/værger. Det er muligt at afgrænse udtrækket til også at vise ansøgninger der allerede er behandlet i B625. 9
B630 Modtagne FTU-ansøgere Udskriften bestilles fra jobbestillingsvinduet A104 Jobbestilling med specifikke afgrænsninger. F.eks. kan man vælge kun at få udskrevet ansøgninger til skolen selv og de til skolen knyttede DS-afdelinger, eller man kan vælge at få udskrevet ansøgere til en specifik uddannelse etc. Bestilles udskriften med afgrænsningen Vis behandlede = N svarer udskriften til lang skærmkopi af vinduet B625 Modtagne FTU-ansøgere venteliste. Bestilles udskriften med afgrænsningen Vis behandlede = J svarer udskriften til lang skærmkopi af vinduet B855 Behandlede FTUansøgere. Adgang til at afhente FTU-ansøgere Afhentningen af FTU-ansøgere fra Optagelse.dk kræver, at skolen har angivet et brugernavn og password for udvekslingstypen FTU på vinduet A527 Login for udvekslingstyper. Oplysninger om afhentningsjobbene kan overvåges ved hjælp af vinduet B627 Datamodtagelse (FTU-ansøgere) fra Optagelse.dk (menu: System Dataudveksling med Optagelse.dk). På vinduet ser man de afhentninger af ansøgere, der er foretaget. Det er muligt at se, hvornår oplysningerne er hentet fra Optagelse.dk, afhentningstids- punkt skole, hvilken DS-afdeling afhentningen er sket til, selve jobnummeret, antal ansøgere som jobbet har hentet, og endelig om der er fejl i forbindelse med afhentningen (vil fremgå af feltet Fejlkode). Dette vindue er således et udtryk for, hvilke overførsler der er sket og hvad status er på dem. 10