Referat af møde i aktivgruppen mandag d. 8. november 2010 Tilstedeværende: 16 medlemmer af Gl. Egå Forsamlingshus Samt den nye bestyrelse; Den nye bestyrelse og suppleant leif: Siden generalforsamlingen har den nyvalgte bestyrelse konstitueret sig selv således: Formand: Charlotte Degn, Solkrogen 4, 8250 Egå Kasserer: Lene Aggerholm, Eghøjvej 15, 8250 Egå Sekrætær: Lisbeth Møller Poulsen, Mejlbyvej 28, 8250 Egå Hjemeside og IT: Milla Angel, Solkrogen 2, 8250 Egå Udlejning: Jakob Heuch, Virup Skovvej 19, 8530 Hjortshøj Følgende personer blev valgt som suppleanter: Pernille Lindkvist Malloul, Solkrogen 5, 8250 Egå Leif Lindeberg Nielsen, Eghøjvej 1B, 8250 Egå Formål Formålet med mødet var at fortælle medlemmerne om det arbejde, den nye bestyrelse har sat i gang siden valget i september 2010, samt at præsentere en række forslag til aktivgrupper som sammen med bestyrelsen skal bidrage til foreningen. Mødets agenda 1. Velkomst - kaffe og kage 2. Orientering fra bestyrelsen (status, visioner og mål) 3. Nedsættelse af aktivgrupper (se vedlagte liste) 4. Evt. Orientering fra bestyrelsen Charlotte Degn, fremlagde som lovet en hurtig gennemgang af, hvad der blev arbejdet med i bestyrelsen samt den økonomiske situation. 1
Vi h ar brug for, at så mange medlemmer som muligt vil bakke op om foreningen og sikre at foreningens indtægter bliver større og gældsposterne mindre. Bestyrelsen femlage tre store overordnede ønsker for medlemsforeningen Gl. Egå forsamlingshus. 1. Vi vil igangsætte aktiviteter, som kan medvirke til, at vores økonomi bliver bedre. 2. Vi vil igangsætte aktiviteter, som kan bidrage til gode oplevelser i forsamlingshuset. 3. Vi vil sikre, at der er ressourcer og økonomi til at vedligeholde huset. Nedsættelse af aktivgrupper Bestyrelsen præsenterede de enkelte aktivgrupper og samtidig blev kommissorium for de enkelte grupper drøftet. Medlemmerne meldte ind med idéer og meldte sig ind i de grupper som deltagerne havde interesse i. Der var mange gode råd til bestyrelsen og aktivgrupperne, som vil indgå i det videre arbejde. Før mødet var der omdelt en liste over de aktivgrupper som bestyrelsen fandt relevante p.t. Det er stadig muligt for medlemmer, at melde sig til en eller flere af aktivgrupperne. Ud fra hver gruppe står hvem i bestyrelsen, der er kontaktperson for den enkelte aktivgruppe. Omdeling af flyers: Sponsoraftale: Milla kan kontaktes på millaangel@gmail.com Renovering og vedligehold: Charlotte kan kontaktes på byg@pdconsult.dk Loppemarked: Eventgruppe: Rengøring: Udlejning: Fundraising: Lisbeth kan kontaktes på mejlbyvej28@hotmail.com Lene kan kontaktes på mail@risskov-blomster.dk Charlotte kan kontaktes på byg@pdconsult.dk Nedenstående præsenteres kort de enkelte aktivgrupper med navne på de personer som har meldt sig samt navn på kontaktperson. Der henvises til vedlagte oversigt over de enkelte aktivgrupper, som også var sendt med indkaldelsen til aktivmødet. 2
Omdeling af flyers: ansvarlig Milla Tilmeldte: Birgitte Rud, Lotte Nielsen, Heidi Skjeldmose, Helle Zwergius, Lisbeth Poulsen. Omdeling blev fastsat til første weekend i januar 2011. Det kunne være en mulighed, at mødes efter omdelingen til fælles kaffe i forsamlingshuset. Herudover blev flyeren diskuteret. Nogle medlemmer forstod det som, at den allerede fortrykte og omdelte brochure fra forsamlingshuset med datoer for kommende arrangementer skulle kasseres. Dette skabte en del forvirring, da den pågældende flyer intet har med dette at gøre, men udelukkende omhandler tilgang af nye betalende medlemmer samt medlemmer til aktivgruppen. Det gjorde det yderligere kompliceret at drøfte emnet, da vi ikke havde mulighed for at fremvise den pågældende flyer. Herudover blev sponsorannoncerne diskuteret, da de på nuværende tidspunkt ikke er sat på flyeren. Dette mente mange medlemmer, at vi er nødt til at gøre, fordi sponsorerne er lovet et års reklame. Brochuren er fra juni 2010. Brochuren ændres derfor ikke før juni 2011 og vil fortsat være tilgængelig på hjemmesiden. Det blev forslået, at sponsorerne dog godt kunne få plads som bundtekst på al materiale, som udsendes af forsamlingshuset. Dette er taget til efterretning, og påsættes flyeren idet vi dermed har endnu et salgsargument, når vi skal have fornyet sponsoraterne. Sponsoraftale: ansvarlig Jacob Udover Jacob, meldte Leif sig også til denne opgave. Der bør udarbejdes en liste over de firmaer, der har bidraget med gaver til jul i Egå og anden støtte. Det kunne desuden være en idé at melde tilbage til sponsorerne med hvordan vi har draget nytte af deres støtte. Husk også at fortælle nye sponsorere, at vi nævner dem i alt materiale der udsendes fra foreningen Egå forsamlingshus jf. førnævnt under omdeling af brochurer /flyers. Renovering og vedligehold: ansvarlig Charlotte Vi har i forvejen en række personer, som har tilmeldt sig denne aktivgruppe og på mødet meldte Milla og Lisbeth sig på opgaven til at male forsamlingshuset, men der må meget gerne komme endnu flere. Der er dels brug for personer til enkelte håndværksmæssige opgaver, oprydning og vedligehold, men også personer der kan trækkes på ved pludselig opståede driftsproblemer med installationer eller andet. Loppemarked: ansvarlig Jacob Der var ikke behov for flere tilmeldte. Men der blev fremsat et ønske om et stort lokale, hvor lopperne kunne samles hen over året. Både for at folk kan aflevere dem i løbet af året, i stedet for at kassere dem. Men også da erfaring har vist, at hvis man kan tilbyde at afhente lopper, kan man fremskaffe endnu flere. Der tænkes over, hvordan dette kan løses. 3
Eventgruppe: ansvarlig Lene og Lisbeth Birgitte Rud har idéer til forskellige events. ex. småkagebagning med bedstemor, fastelavnsfest for børn. Desuden blev der nævnt blomsterbinding, sumba, banko og kvindeaften som mulige arrangementer. Erik Vestergaard og Lotte Nielsen vil gerne arrangere et tilbagevendende velkommen til Gl. Egå arrangement til nye borgere i Gl. Egå. Milla er evt. også en del af dette, da hun har idé til brunch i forsamlingshuset, som kunne kombineres med velkommen arrangementet. Herudover skal der udarbejdes en plan for arbejdsgangen ved events. Rengøring: ansvarlig Lene Lidt uvist hvor mange der kunne tænke sig dette, da alle er nervøse for at hænge for meget på rengøring, hvis der ikke er nok tilmeldt. Men interesserede kunne være Helle Zwergius og Charlotte Degn ligesom der tidligere er en række personer som har meddelt bestyrelsen, at de gerne vil deltage i rengøring i en eller anden grad. Udlejning: ansvarlig Jacob Vi manglede en person/familie mere til udlejningsgruppen. Her meldte Leif og Lotte Nielsen sig. Gruppen består således også af Lone og Niels Aggerholm Jensen og Lene Aggerholm. De tidligere udlejere forslog den nye udlejningsgruppe, at gennemgå kontrakten med lejerne for at sikre at de ved hvad der står. Desuden bør det overvejes om depositum skal være større. Det blev ligeledes drøftet om man kunne gøre noget ved det faktum at folk tit står på stolene til festerne med det resultat at mange af dem bliver ødelagt. Det er selvfølgelig træls og en pæn udgift for forsamlingshuset når stolene skal udskiftes men det bliver nok svært at forbyde folk at stå på stolene idet der jo f.eks. til bryllupper er tradition for at man står på stolene. Det er desuden svært at opdage defekter fordi stolene er stablet i depotet ved afleveringen. Fundraising: ansvarlig Lotte Lisbeth Poulsen og Leif Nielsen har meldt sig hertil. De ansvarlige for de enkelte aktivgrupper vil indkalde grupperne til møde og sikre koordinering af det videre arbejde. Dem der har meldt sig til grupperne må dog godt lige sende en mail til den ansvarlige fra bestyrelsen, idet vi ikke har kunnet finde alle navne på medlemslisten og dermed ikke har folks mailadresser. 4
Tak for et godt møde det var godt at se, så mange aktive og glade medlemmer på en regnfuld, kold og mørk mandag aften. Mange hilsner Bestyrelsen 5