Frederikshavn Kommune Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn Fælles koncept for Tel.: +45 98 45 50 00 post@frederikshavn.dk www.frederikshavn.dk CVR-nr. 29189498 13. oktober 2011 Revideret jan. 2013 Aftale om brug af elektronisk kommunikation mellem praktiserende læger og Frederikshavn kommune, Center for Sundhed og Ældre, Center for Social- og Sundhedsmyndighed samt Center for Handicap og Psykiatri. Sagsnummer: 10/2779 1. Aftalens parter Aftalen indgås af Frederikshavn Kommune og Praksisudvalget, Region Nordjylland. Praktiserende læger, der har patienter i Frederikshavn kommune benytter elektronisk kommunikation. Medarbejderne indenfor de nævnte centre i kommunen benytter ligeledes elektronisk kommunikation. 2. Formål Denne aftale regulerer brug af elektronisk kommunikation med det formål at lette samarbejdet mellem Frederikshavn kommune og praktiserende læger om patienter fra kommunen. Elektronisk kommunikation kan anvendes uafhængigt af telefontider, åbningstider m.m. og kan kommunikeres, når det passer ind i arbejdstilrettelæggelsen for afsender og modtager. 3. Elektronisk kommunikation - indhold og anvendelse generelt Elektronisk kommunikation er elektroniske meddelelser efter MedCom standard, hvor kommunens personale handler på borgerens vegne. En meddelelse skal være entydig, kort, relevant og borgerrelateret. En meddelelse kan kun indeholde et emne pr. meddelelse og kan kun dreje sig om én borger pr. meddelelse. Elektronisk kommunikation kan anvendes ved kommunikation mellem den alment praktiserende læge, der har patienter i Frederikshavn Kommune og kommunens personale (hjemmesygeplejen/plejeboliger m.v.) samt øvrigt relevant personale i de nævnte centre. Elektronisk kommunikation omfatter enkle, konkrete forespørgsler af ikke-hastende karakter, som ikke kræver supplerende spørgsmål. Elektronisk kommunikation omfatter også elektronisk meddelelse til hjemmeplejen/plejeboliger/institutioner med svar på laboratorieprøver eller undersøgelser samt eventuel behandlingsplan. Endvidere omfattes situationer, hvor kommunens personale sender elektronisk
meddelelse med observationer vedrørende borgeren, og lægen svarer med behandlingsplan. Side2/5 Elektronisk kommunikation kan ikke benyttes i akutte eller livstruende situationer, hvor henvendelse altid skal ske telefonisk. Meddelelserne anvendes hos alle samarbejdspartner af fagligt kompetent personale, der er underlagt gældende regler om indhentelse af samtykke og tavshedspligt. Den elektroniske kommunikation skal overholde gældende MedCom-standarder. 4. KORRESPONDANCEMEDDELELSER MedCom standarden Korrespondancebrev anvendes. 4.1 Korrespondancemeddelelser fra lægepraksis Korrespondancemeddelelserne sendes fra lægepraksis til Frederikshavn Kommune, lokationsnummer 5790000122547. Fra praktiserende læger kan korrespondancen anvendes på følgende områder: Prøvesvar Forespørgsler vedrørende indstilling til hjælpemidler, plejebolig/aflastningseller genoptræningspladser Henvendelse vedr. opstart af ikke akut sygepleje Henvendelse vedr. mere hjælp/revisitering Kommunen skal fordele korrespondancemeddelelserne til de rette modtagere i centrene. Derfor skal der være en tydelig emneangivelse. Emne-feltet i korrespondancemeddelelser fra lægepraksis For at lette den interne fordeling af korrespondancemeddelelserne skriver lægerne i emnefeltet hvad henvendelsen drejer sig om, - som minimum: Sygepleje (incl. kontinenshjælpemidler) Visitation Fritekst-feltet i korrespondancemeddelelser fra lægepraksis Da korrespondancemeddelelsen altid oprettes fra en elektronisk lægejournal, er borgers navn og cpr.nr. automatisk registreret på korrespondancen. I fritekstfeltet skrives altid: Beskrivelse af årsag til henvendelsen Eventuel diagnose/symptomer Afsender information (Navn og stilling) Brug af besvar-funktion i lægepraksissystem Lægerne anmodes idet omfang lægesystemet muliggør det - om at bruge besvar-funktionen til besvarelse af en korrespondancemeddelelse sendt fra Frederikshavn Kommune. Således bevares teksten i emne- og fritekstfeltet som afsenderen i Frederikshavn Kommune har anført. Herved minimeres ri-
siko for fejl (patientsikkerhed) og kommunens interne fordeling af korrespondancemeddelelserne lettes. Side3/5 Er korrespondancemeddelelsen et svar på et tidligere fremsendt spørgsmål er det vigtigt, af hensyn til patientsikkerheden, at spørgsmålet er indeholdt i besvarelsen, således det tydeligt fremgår hvad der svares på. 4.2 Korrespondancemeddelelser fra Frederikshavn Kommune Korrespondancemeddelelserne sendes fra Frederikshavn Kommunes lokationsnummer 5790000122547 til lægepraksis. Fra Frederikshavn kommune kan korrespondancen anvendes på følgende områder: Evaluering af igangværende behandling Forespørgsler til lægen Emne-feltet i korrespondancemeddelelser fra Frederikshavn Kommune I emnefeltet skriver Kommunens personale hvad henvendelsen drejer sig om. F.eks. Svar på prøver, medicin m.v. For at lette sorteringen af indkomne korrespondancer i lægehuse med flere læger, anføres navnet på borgerens læge også i emnefeltet. Fritekst-feltet i korrespondancemeddelelser fra Frederikshavn Kommune Da korrespondancemeddelelsen altid oprettes fra en elektronisk omsorgsjournal, er borgers navn og cpr.nr. samt afsenderinformation (Navn, stilling, tlf.nr. og træffetid) automatisk registeret på korrespondancen. Fritekstfeltet udfyldes på baggrund af 1 ISBAR-tjeklisten, dvs: Beskrivelse af årsag til henvendelsen Borgeres situation (evt. diagnose/symptomer) Analyse (vurdering af problemet) Bed om råd om den videre pleje/behandling 5. HENVISNINGER MedCom standarden Sygehushenvisning anvendes fra lægepraksis til Frederikshavn Kommunes lokationsnummer 5790000122547. 5.1 Elektroniske Henvisninger fra lægepraksis til Frederikshavn Kommune Elektronisk henvisning kan anvendes til henvisning til lægevisiterede kommunale tilbud om kronikerrehabilitering (KOL, Hjerte-kar, Diabetes 2) samt henvisning til genoptræning efter SEL 86 For at lette kommunens interne fordeling af henvisningerne, skriver lægerne i diagnosefeltet hvad henvisningen drejer sig om, som minimum: Diabetes Rehab KOL Rehab 1 http://patientsikkerhed.dk/indsatsomraader/primaersektoren/laeringssaet/
Hjerte Rehab Genoptræning Side4/5 Hvis der sendes korrespondancer vedrørende borgere i igangværende forløb i Sundhedscentre, skriver lægen om det drejer sig om KOL, Diabetes eller Hjerte-Kar rehabilitering. 6. RECEPTFORNYELSER (ordinationsfornyelse) MedCom standarden System-receptfornyelse benyttes ved bestilling af fast/varig medicin. Standarden sørger for at bestillingen fra Frederikshavn Kommunes omsorgssystem indeholder de nødvendige oplysninger og at disse oplysninger tilgår lægesystemerne på en sådan måde, at de umiddelbart kan genbruges ved bestilling hos apotek. Det er kun muligt at skrive tekstbesked vedrørende fx udleveringssted eller leveringsadresse. Der kan kun bestilles medicin som findes i Lægemiddelstyrelsens medicinfortegnelse. Hvis der er behov for akut medicin, kontakter Frederikshavn Kommune lægepraksis telefonisk. 7. Aftaler om tidsfrister I Frederikshavn Kommune læses indkommet elektronisk kommunikation som hovedregel løbende på hverdage indenfor almindelig åbningstid og videreformidles til dem, der skal handle på dem. Svartiden for alle parter kan sædvanligvis være maksimalt 3 hverdage, men det tilstræbes, at der handles hurtigere. 8. Teknisk systemnedbrud / systemvedligehold Ved teknisk nedbrud eller i forbindelse med systemvedligehold af varighed på mere end en arbejdsdag informeres parterne via mail eller telefonisk. Frederikshavn Kommune, Vitae@frederikshavn.dk eller tlf. 9845 5302 Ved længerevarende teknisk nedbrud eller vedligehold aftales overgang til tidligere praksis parterne imellem. 9. Afregning Afregning af korrespondancemeddelelser sker i henhold til gældende overenskomst. 10. Kvalitetssikring af samarbejdet om elektronisk kommunikation Ændringer til aftalen om den elektroniske kommunikation bringes op med repræsentanter fra Frederikshavn kommune og praktiserende læger i Lægeligt kontaktudvalg. 11. Udviklingsområder Parterne er enige om: at elektronisk kommunikation i første omgang anvendes til korrespondancemeddelelser, receptfornyelse og henvisning til de kommunale tilbud om kronikerrehabilitering samt genoptræning efter serviceloven
at parterne samarbejder om at tage MedCom s dynamiske LÆ-blanket i anvendelse snarest at det tilstræbes at tage MedCom standarder i brug efterhånden som de udvikles Side5/5 12. Ikrafttræden Aftalen træder i kraft den 21. november 2011.Revideret januar 2013 Aftalen bortfalder, såfremt der i en ny landsoverenskomst aftales en løsning, der dækker aftalens område. Aftalen tilrettes efter den til enhver tid gældende overenskomst. For Praksisudvalget Dato og underskrift For Frederikshavn Kommune Dato og underskrift