Dato 31. oktober 2013 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 7. november 2013, kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation kl. 17:15 18:45 a. Individuel råderet finansiering og barrierer (B) * b. Praksis for lån af egne midler til fx køkken- og badeværelsesarbejder (B) * c. Økonomisk orientering 3. kvartal (O) * d. Opgørelse over fusionsøkonomi (O) * e. Opfølgning på repræsentantskabsmøde om hjemfaldsklausuler den 3. oktober (O) * f. Opfølgning på bestyrelsesseminar den 27.-28. september (B) * g. Opfølgning på rundtur til udkantsafdelinger den 2. november (D) 2. Afdelinger kl. 18:45 19:15 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Fleksibel udlejning afdeling 31 Rydevænget (B) * c. Regnskab 2012 og budget 2014 for afdeling 72 Rønnevangen (O) * 3. Administration kl. 19:15 19:45 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Udbud af forsikringer (O) * c. Status på boligsociale helhedsplaner (O) * d. Tidsplan og evt. byggeudvalg vedr. renovering af afdeling 23 Nydamsparken (B) * e. Fortrinsret til handicapegnede boliger (B) * 4. Mødeevaluering kl. 19:45 19:50 5. Kommende møder kl. 19:50 20:00 a. Emner til næste møde, der holdes den 5. december 2013 (B) b. Mødeplan 2014 (B) * 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.
Barrierer for beboerne i forhold til at bruge råderetten. 1. Er det den enkeltes økonomiske muligheder der forhindre igangsættelsen af arbejderne? Beboersammensætningen i almene boliger sætter generelt en begrænsning på, hvad den enkelte beboer økonomisk formår. Det er dog mere manglende kendskab til mulighederne som hindrer igangsættelse af arbejderne. I praksis foretages der næsten intet fra de almene boligorganisationer, som kan udbrede kendskabet til råderetten. Meget få organisationer har råderetten som en del af deres image og aktivt formidler kendskabet. Boligkontoret Århus har valgt, at overlade opgaven om formidling og oplysning til afdelingerne og det af repræsentantskabet nedsatte udvalg. Desværre opleves der meget lidt opbakning til udvalgets arbejde. Udvalget kan dog konstatere, at interessen hos beboerne generelt er stor. 2. Forhindrer vores ansatte af råderetsarbejder bliver igangsat? Man kan ikke finde eksempler på, at ansatte har forhindret råderetsarbejde, men kun meget få ansatte tilskynder og støtter op om råderetsarbejder. Den manglende støtte og tilskyndelse gør, at flere afdelingsbestyrelser reelt ikke arbejder med råderetten. 3. Obstruerer afdelingsbestyrelsernes beslutninger arbejderne? Beslutningskompetencen for råderetten ligger hos afdelingsmødet og der er lovgivning på området, så afdelingsbestyrelsen beslutninger på området burde ikke kunne obstruerer igangsættelse af arbejder under råderetten. Men da afdelingsbestyrelserne kun begrænset bliver opfordret og tilskyndet til, at arbejde med råderetten, så bliver mulighederne ikke fremlagt for afdelingsmødet til beslutning. Konkret er der i BKÅ afdelingsbestyrelser, som er mere eller mindre modstander af råderetten. Dette er dog ikke generelt i BKÅ, da enkelte afdelingsbestyrelser, selv kan se fordelene i råderetten og derfor arbejder konkret med området.
4. Er der særlige kendetegn ved de afdelinger som bruger råderetten? Der er ikke særlige bygningsmæssige kendetegn for de afdelinger som benytter råderetten. Fælles for afdelingerne er kendskab, viljen, ønsket og evnen til at gøre det muligt for beboerne, at benytte råderetten. 5. Er der andre ting, vi som bestyrelse skal orienteres om som ikke allerede fremgår af det skrevne? Overordnet mener udvalget, at BKÅ burde opsætte en strategi/politik om, at vi bygger og udlejer gode individuelle præget almene boliger. Udvalget mener, at Boligkontoret Århus burde bruge råderetten aktiv i branding af organisationen og satse på, at muligheden for individuel indretning af beboernes boliger bliver en del af BKÅ s image. Reelt kunne dette ske ved beslutning af en politik, som indebærer mere fokus, oplysning og uddannelse ang. råderetten. Konkret kunne en gennemgang af alle LP-planer for mulig brug af råderetten, give en dialog med afdelingerne på linje med beslutningen, om strategien for vedligeholdelse, som blev vedtaget i maj måned. Erfaringer fra andre organisationer viser, at hvis man vil have implementeret råderetten i afdelingerne skal det primære initiativ ske via administrationen.
Finansiering af fri individuel råderet Indledning: Råderetsudvalget har udarbejdet dette forslag til procedure for brug i de afdelinger, som har godkendt den frie råderet. Forslaget er udarbejdet for at give alle beboer i BKÅ samme mulighed for finansiering af den frie råderet. Forslaget er endvidere udarbejdet i samråd med udvalgets kontaktperson i administrationen. Den godkendte procedure vil blive præsenteret for afd.best. ved 4 fælles råderetsmøder i maj måned, sammen med beslutningsforslag om den frie råderet til brug på afd.møderne i september 2013. 1: Egen finansiering Beboeren betaler selv den fulde investering, og har ret til godtgørelse 2: Lån af egne afdelingsmidler Beboeren kan låne af afdelingens midler, hvis afdelingsmødet har truffet beslutning om dette. 3: Lån i bank eller kreditforening En gruppe beboere kan via afdelingen låne midler til investering i råderetten. Lånebeløbet skal have en vis størrelse for at låneoptagning i bank eller kreditforening er rentabel. Denne låneform anbefales erstattet af punkt 4. 4: lån i disp. Fonden/arbejdskapitalen Beboeren/afdelingen kan låne i disp.fond til investering i råderetten Evt. fastsættes max. Lånebeløb af disp. Fondens samlede størrelse. 5: maksimale lånebeløb pr. m2. Der fastsættes en maksimal lejestigning pr. m2, til brug for lån i egne midler og disp. fonden til rådetsarbejder. Herudover fastsættes en maksimal husleje pr. m2, for at imødekomme udlejningsproblemer. Den maksimale husleje pr. m2 skal fastsættes under hensynstagen til langtidsplanen. I vejledningen til beboerne fastsættes lejestigning pr. boligtype. Rente: Rente på lån i afdelingens egne midler og disp.fonden/arbejdskapital Rente beregnes som diskontoen + 3 %, minimum 6 %. Ovenstående renteberegning giver både et godt tilbud til beboeren og samtidig kan denne renteberegning bidrage til et økonomisk råderum for afdelingen til fremtidig opdateringer og råderetsarbejder (Denne renteberegning benyttes i Boligkontoret DK)
NOTAT TIL PKT 1.k Finansiering af fri individuel råderet DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Råderetsudvalget/MH PROBLEMSTILLING Råderetsudvalget har udarbejdet dette forslag til procedure for brug i de afdelinger, som har godkendt den frie råderet. Forslaget er udarbejdet for at give alle beboer i BKÅ samme mulighed for finansiering af den frie råderet. Den godkendte procedure vil blive præsenteret for afd.best. ved 4 fælles råderetsmøder i maj måned, sammen med beslutningsforslag om den frie råderet til brug på afd.møderne i september 2013. 1: Egen finansiering Beboeren betaler selv den fulde investering, og har ret til godtgørelse 2: Lån af egne afdelingsmidler Beboeren kan låne af afdelingens midler, hvis afdelingsmødet har truffet beslutning om dette. 3: Lån i bank eller kreditforening En gruppe beboere kan via afdelingen låne midler til investering i råderetten. Lånebeløbet skal have en vis størrelse for at låneoptagning i bank eller kreditforening er rentabel. Denne låneform anbefales erstattet af punkt 4. 4: lån i disp. Fonden/arbejdskapitalen Beboeren/afdelingen kan låne i disp.fond til investering i råderetten Evt. fastsættes max. Lånebeløb af disp. Fondens samlede størrelse. 5: maksimale lånebeløb pr. m2. Der fastsættes en maksimal lejestigning pr. m2, til brug for lån i egne midler og disp. fonden til rådetsarbejder. Herudover fastsættes en maksimal husleje pr. m2, for at imødekomme udlejningsproblemer. Den maksimale husleje pr. m2 skal fastsættes under hensynstagen til langtidsplanen. I vejledningen til beboerne fastsættes lejestigning pr. boligtype. Rente: Rente på lån i afdelingens egne midler og disp.fonden/arbejdskapital Rente beregnes som diskontoen + 3 %, minimum 6 %. Ovenstående renteberegning giver både et godt tilbud til beboeren og samtidig kan denne renteberegning bidrage til et økonomisk råderum for afdelingen til fremtidig opdateringer og råderetsarbejder (Denne renteberegning benyttes i Boligkontoret DK)
BEMÆRKNINGER FRA ADMINISTRATIONEN I forhold til nugældende praksis, er der alene ændring på to punkter: Dels pkt. 4, der giver adgang til lån i dispositionsfonden (eller arbejdskapitalen, se dog nedenfor) til råderetsarbejder, dels formuleringen om forrentning af lån til råderetsarbejder. Oplægget til forrentningspolitik er ikke lovligt, da det strider mod driftsbekendtgørelsens 50, stk. 2 og 3. Overordnet fraråder administrationen yderligere lån i dispositionsfonden, da vi faretruende nærmer os grænsen for opkrævning af bidrag, som særligt aktualiseres af Folketingets vedtagelse af lovforslag L 114 C, se under Orientering fra administrationen. En yderligere adgang til udlån vil i sidste ende kunne skade boligorganisationens økonomi, jf. driftsbekendtgørelsens 42. Der er fastsat max. udlån af afdelingens egne midler i næsten alle afdelinger uanset om de har vedtaget finansieret råderet eller ej. Der er også fastsat en maksimal lejeforhøjelse pr. m 2, men ikke et total lejemaksimum. Det hensyn underbygges yderligere af, at der tilsyneladende ikke er foretaget nogen undersøgelser af, om det overhovedet er finansieringen, der er barrieren for at benytte råderet. Der er kun få lejere der har henvendt sig i afdelinger uden finansieret råderet. Skulle bestyrelsen alligevel beslutte at give adgang til optagelse af lån, indstilles det, at der alene lånes af dispositionsfonden, da det ikke er formålet med arbejdskapitalen, og da pengestrømmene til og fra arbejdskapitalen er helt anderledes begrænsede end dispositionsfonden. Hvis der ydes lån vil det gøre det stort set umuligt at yde yderligere tilskud fra dispositionsfonden med mindre vi opkræver bidrag fra afdelingerne. Det betyder en lejeforhøjelse. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om de to punkter, der lægger op til at ændrer praksis vedr. finansiering af individuelle råderetsarbejder. 2/2
NOTAT TIL PKT 1.b Praksis for lån i egne midler til fx køkken- og badeværelsesarbejder DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Mange afdelinger giver beboerne mulighed for at låne i afdelingens egne midler til råderetsarbejder som fx udskiftning af køkken eller badeværelse. Det er dog væsentligt, at der kun kan gives et lån til hver form for arbejde ad gangen. Dvs. at er der allerede ydet et køkkenlån af egne midler til et lejemål, kan der kun ydes et nyt, når det foregående er betalt ud, enten fordi det udløber eller fordi lejeren betaler restgælden i utide. Ønsker lejeren at udskifte et køkken fx 10 år efter, der er optaget et 15-årligt lån til en køkkenudskiftning, må vedkommende således enten først betale restgælden eller finansiere det nye køkken ad andre veje end ved lån i egne midler. Uden en sådan begrænsning vil man kunne opleve, at der i et givet lejemål fx opkræves på to køkkenrenoveringer på samme huslejeopkrævning. Ja, man vil endda kunne forestille sig, at en ny lejer flytter ind og betaler videre for to køkkenrenoveringer, selv om vedkommende kun har glæde af ét køkken. Det er normalvis ikke muligt at låne til både køkken og bad, da den samlede lejeforhøjelse vil overstige den maksimale lejeforhøjelse for lån af egne midler. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der kun kan ydes ét lån i egne midler ad gangen til hver form for arbejde i et givet lejemål.
NOTAT TIL PKT 1.c Budgetkontrol 1/1-30/9 2013 DATO 31.10.2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Boligkontoret - budgetkontrol UDGIFTER 1/1-30/9 2013 Budget 2013 501 Bestyrelsesvederlag 47.200 128.000 502 Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde 81.544 90.000 Bestyrelsesmøder 27.343 60.000 Kurser og møder bestyrelsen 154.642 849.500 Repræsentation, gaver m.v. 34.939 200.000 Diæter og arbejdstab 8.970 30.000 Kørsel bestyrelse 36.012 30.000 Mødeudgifter i alt 343.450 1.259.500 511 Personaleudgifter 13.192.322 16.900.000 513 Kontorholdsudgifter Juridisk assistance 60.431 60.000 Forsikringer 17.126 36.000 Telefon+internet 367.013 265.000 Kontorholdsudgifter 214.158 481.301 Tryksager 150.648 130.000 Mindre nyanskaffelser 172.884 105.000 Kopiservice og kopipapir 59.421 150.000
Service edb 881.145 1.000.000 Porto 199.180 550.000 Bankgebyrer 321.400 580.000 Annoncer 31.244 80.000 Kontorhusholdning 137.588 230.000 Beboerblad 74.610 155.000 Andre udgifter 0 0 Kontorholdsudgifter i alt 2.686.848 3.822.301 514 Lokaleudgifter Lokaleleje 806.462 1.073.000 Ejendomsskat 38.428 38.000 El 42.752 123.000 Alarm 27.841 31.000 Varme 157.945 200.000 Rengøring 252.559 380.000 Vedligeholdelse 75.634 100.000 Mindre nyanskaffelser 2.484 10.000 Fællesudgifter 262.500 290.000 Øvrige driftsudgifter 1.386 0 Lokaleudgifter i alt 1.667.991 2.245.000 515 Afskrivning inventar og edb 0 350.000 521 Revision 17.313 617.000 Bruttoadministrationsudgifter 17.955.124 25.321.801 532 Renteudgifter Afdelinger 0 3.305.000 Pengeinstitutter 2.762 50.000 Kreditorer 2.043 10.000 Kurstab obligationer 1.016.700 3.000.000 Porteføljegebyr 232.032 285.000 Renter trækningsret 230.910 275.000 Renteudgifter i alt 1.484.447 6.925.000 2/4
533 Udamortiseret ydelse disp. fond 3.723.864 5.796.303 Udamortiseret ydelse - LBF 5.704.873 11.756.552 Pligtmæssige bidrag 5.773.031 12.500.000 I alt 15.201.768 30.052.855 541 Ekstraordinære udgifter 0 0 551 Overskud henlagt arbejdskapitalen 0 0 Udgifter i alt 34.641.339 62.299.656 Indtægter 601 Administrationsbidrag 17.552.731 23.531.801 602 Gebyrer Påkrav leje 228.258 370.000 Ventelistegebyr 0 0 Antenneregnskab 205.632 330.000 Øvrige 57.919 40.000 Gebyrer i alt 491.809 740.000 603 Renteindtægter Udlån afdelinger 0 20.000 Pengeinstitutter 0 30.000 Obligationer 4.713.475 6.600.000 Kursgevinster obligationer 29.936 0 Udbytte 1.308 0 Trækningsret 230.910 275.000 Renter i alt 4.975.629 6.925.000 604 Udamortiseret ydelse disp.fond 3.723.864 5.796.303 Udamortiseret ydelse LBF 5.704.873 11.756.552 Pligtmæssige bidrag 5.773.031 12.500.000 I alt 15.201.768 30.052.855 3/4
605 Byggesagshonorar nybyggeri 0 300.000 606 Byggesagshonorar forb. arb. 261.011 350.000 607 Rabatter, bonus m.v. 1.049.640 400.000 611 Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt 39.532.588 62.299.656 Der er medtaget obligationsrenter frem til 30/9 inkl. dem vi modtog 1/10 2013 Realiserede kurstab og gevinst ved udtrækning 1/10 er medtaget. Der var urealiseret kurstab på ikke udtrukne obligationer på 2.184.137 kr. Afkast obl.: Nordea 0,75 %, Sydbank 0,51 %, Danske Bank 0,41 %. INDSTILLING Det indstilles budgetkontrollen tages til efterretning. 4/4
NOTAT TIL PKT 1.d Opgørelse over fusionsøkonomi PROBLEMSTILLING Der er afholdt udgifter på i alt 318.006,25 kr. i forbindelse med fusionen. De fordeler sig således: Advokat ændring adkomst 170.750,00 Ændring vaskekort Vesterbo 90.506,25 EG DataInform konvertering 44.250,00 HM Consult ændring lønsystem 12.500,00 Ændring af vaskekort er finansieret via dispositionsfonden i Vesterbo pr. 31/12 2011. Udgifter til EG DataInform og HM Consult er finansieret via konto 513520 EDB-udgifter i Boligkontoret Århus i 2011 og 2012. Udgifter til advokat er finansieret via dispositionsfonden i Boligkontoret Århus i 2013. I forbindelse med fusionen var der skønnet en udgift på 650.000,00 kr. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
NOTAT TIL PKT 1.e Opfølgning på repræsentantskabsmøde om hjemfaldsklausuler den 3. oktober DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Som bekendt tilsluttede repræsentantskabet på mødet den 3. oktober 2013 sig aftalen mellem BL s 5. kreds og Aarhus Kommune om frikøb af hjemfaldsklausuler. Der er indgået aftale om optagelse af de ni lån med Nykredit, der var den mest fordelagtige af de tre adspurgte udbydere, og lånene er nu kurssikrede med henblik på hjemtagning til den 1. december. Kommunen har godkendt låneoptagelsen og skal stille garanti i afdeling 28 Lindholmparken, 60 Paludan-Müllers Vej og 61 Chokoladen (100 %) samt afdeling 29 Kalmargade (90,5 %). Huslejestigning er varslet pr. 1. januar 2014 med 10,83 kr. pr. m 2 i de otte afdelinger og med 2,17 kr. pr. m 2 i afdeling 29 Kalmargade. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter evt. evaluering af forberedelsen og afviklingen af repræsentantskabsmødet.
NOTAT TIL PKT 1.f Opfølgning på bestyrelsesseminar 27.-28. september DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Bestyrelsen holdt sit seminar den 27.-28. september på Sabro Kro. Samarbejde og bestyrelsens arbejdsform Du kender vores visioner, vores mission og vores måde at arbejde på. For at udfylde dem bedst muligt skal vi kunne bruge vores kompetencer på den bedste måde. Derfor bedes bestyrelsens medlemmer til bestyrelsesmødet den 7. november medbringe svar på følgende: Hvilken kompetence er din stærkeste? Hvordan bringer du den i spil i bestyrelsesarbejdet? På baggrund af disse indmeldinger, vil vi bede dig komme med oplæg til din egen efteruddannelsesplan til bestyrelsens decembermøde. Udfordringer i Boligkontoret Århus afdelinger Du har været deltager på adskillige afdelingsmøder. De fleste gik godt og som sådanne møder skal gå. Nogle enkelte viste sig at kunne kritiseres. Vi vil bede dig kort at beskrive de udfordringer du mødte på afdelingsmøderne både ift. afdelingsmøderne, afdelingernes fysiske udfordringer, udlejning, beboerdemokratiet osv. Du må meget gerne være kort og præcis i dine besvarelser. Du behøver kun at beskrive fra afdelinger, hvor der er noget at bemærke. Send svarene til Mette på mkl@bk-aarhus.dk senest den 21. november. På baggrund af indmeldingerne vil forretningsudvalget komme med oplæg til oversigt over udfordringer i afdelinger samt handleplan herpå.
INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsens medlemmer medbringer oversigt over kompetencer til bestyrelsesmødet. Det indstilles, at bestyrelsens medlemmer sender oversigt over udfordringer fra afdelingerne til Mette senest den 21. november. Det indstilles derudover, at bestyrelsen evaluerer bestyrelsesseminaret. 2/2
NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 Pal. Müllersvej/ J. Baggesensvej Afdeling 4 Chr. Molbechsvej/ H.V. Kaalundsvej Afdeling 6 Risvang Allé/ Bethesdavej Afdeling 8 V. Bergsøesvej/ Peter Fabersvej Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 10 Opdalsvej/Dalstien/ Sæterstien Afd 12-19 Majdalen/ Tamperdalsvej 1. års eftersyn på vinduesudskiftningen er afsluttet, dog mangler nogle mangler at blive udbedret. Projektering af ny varmesystem udskiftning af 1 streng system. Forventet opstart til april 2014. Undersøgelse af muligheder for forbedring af afdelingens isoleringsforhold. Renoveringsprojekt er i gang forventer at fortsætte arbejdet gennem vinteren. Afgøres på afdelingsmøde mandag i uge 44. Der har været opstartsproblemer. Vinduesudskiftningen er opstartet. Vinduerne skiftes først på gadesiden og derefter på havesiden. Arbejdet er ca. en uge efter tidsplanen, men tømreren har mandet op til 4 mand, og mener at kunne indhente det tabte, så der opstartes til tiden på havesiden. Der skal sættes kantsten og laves fortov. Træværk på garager gennemgås og rådne dele skiftes. Projekterne afventer tidsplan fra entreprenører Ny opbygning og isolering af stuegulve hvor der manglede et gulv er nu udført og sagen kan afsluttes. Nedgravede containere igangsat.
Afd 13/16 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 28 Lindholmvej 2 strengsanlæg under projektering Udskiftning af varmesystem forventes afsluttet primo december. Arbejdet har kørt problemfrit. Ros til håndværkerene og byggeledelsen samt ejendomsfunktionærerne Projekt varmehal er i gang, og næste step er udskiftning af indgangspartiet. Rensning og indregulering af ventilationssystem. Etablering af nyt haveanlæg foran blok 1 Høgevej samt etablering af nedgravede affalds beholdere i afdelingen. Der er nu tag på den nye velfærdsbygning, og tømrer arbejder på at få bygningen lukket. Når bygningen er lukket udføres alt det udvendige arbejde i terræn, så man kan færdes omkring bygningen igen. Forsøg med flytning af energi fra ventilationsafkast til kold krybekælder via varmeveksler forventet opstart primo november. Renovering af facader på sidebygninger næsten afsluttet. Etablering af adgangskontrol pågår. Renovering og oprydning i cykelrum og kældre pågår. Afdeling 29 Kalmargade Afd 30 Nørreskovvej Afd 32 Nørreskovvej Afdeling 30 32 Nørreskovvej Afdeling 35 Skelagervej Køkkenudskiftningen er nu afsluttet, og der er udført mangelgennemgang i den sidste opgang og udbedring af mangler er i fuld gang. Dog mangler isoleringen af ventilationskanalerne på nogle af lofterne, på grund af forkert isolering på de første kanaler. Der er aftalt afleveringsforretning torsdag den 14. november 2013. Brand i lejlighed. Forventes færdig 1. december Beklædning af skure 1. gård færdig Der er aftalt opstartsmøde fredag den 25 oktober 2013, og byggeriet af den nye velfærdsbygning forventes opstartet i uge 44. Afslutning af arbejdet forventes at holde tidsplanen. Udskiftning af betalingssystem i vaskeri er afsluttet. 2/3
Afdeling 41 Virupvej Udvendig maling er afsluttet. Indvendig maling i opgange og fællesrum er i gang. Renovering af fællesrum forventes afsluttet i denne måned. Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 58 Ranunkelvej Afdeling 72 Rønnevangen Afdeling 73 Virup Skovvej Rørene til det kolde brugsvand skal skiftes som følge af for meget kobber i vandet. Handlingsplan skal sendes til kommunen. Tætning af et etages boliger efter trykprøvning pågår løbende. Der udføres 1. års eftersyn i januar 2014 og efterfølgende udbedring af mangler vedr. udskiftning af tagbelægningen og isolering af lofterne. Vi påregner at komme ind til alle beboerne. Bekæmpelse af rotter snart udført. Etablering af nyt sokkelpuds pågår. Etablering af udspyderkasser ved tagnedløb er etableret.. Alle beboerne er nu flyttet ind i boligerne og mangeludbedringen pågår. Der udføres 1. års eftersyn på boligerne i januar og efterfølgende udbedring. Beplantningen opstarter uge 44 med bøgehæk ved haverne, samt alt den beplantning der kan udføres på fællesarealerne. Arbejdet med kantsten, P- pladser og fortov er i fuld gang. Det ser ikke ud til at byggemodningen kan afsluttet i år, der er håb om at der kun kommer til at mangle slidlag på veje og stier. Slidlaget vil blive udført i foråret når varmen i luften er tilstrækkelig, der kræves 15 grader til håndudlægning af stier og fortov. Der kan også komme til at mangle en del beplantning, da der er lidt usikkerhed om hvad kommunen udfører omkring storparcellen, men dette undersøges på nuværende tidspunkt. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3
NOTAT TIL PKT 2.b Fleksibel udlejning afdeling 31 Rydevænget PROBLEMSTILLING Boligorganisationerne i Herredsvang har indgået aftale med Aarhus Kommune om at indføre fleksibel udlejning i afdelingerne i bydelen. Den kombinerede udlejning opretholdes, men gøres inaktiv, så længe ventelisten til afdelingerne er tilstrækkelig til, at fleksibel udlejning er effektiv. Boligerne i afdeling 31 Rydevænget er på linje med de øvrige familieboliger i Herredsvang i en årrække blevet udlejet efter reglerne om kombineret udlejning. Det betyder, at boligerne ikke må udlejes til modtagere af en række overførselsindkomster. I praksis sker der det, at kommunen spørges, inden boligen tildeles, om den konkrete ansøger falder uden for personkategorien. Udover at det er en tung arbejdsgang, som forsinker genudlejning, gør det det også vanskeligt at markedsføre udlejning i afdelingen positivt, når det principielt er en negativliste over beboere, der ikke kan få bolig i afdelingen. Fleksibel udlejning er derimod både administrativt smidig og en positivliste over ansøgere, der kan komme foran i køen. Afdelingsbestyrelsen er ligeledes hørt om ordningen og havde ingen indvendinger. Derfor er det meget positivt, at vi nu kan anvende den fleksible udlejning i afdeling 31 Rydevænget i stedet. Der planlægges en fælles markedsføring af alle de fleksible udlejningsaftaler i regi af AARHUSbolig. Det vurderes en gang om året, om der er tilstrækkeligt med ansøgere på ventelisten, som er i arbejde/uddannelse eller falder ind under de øvrige kategorier i den fleksible udlejning. Der etableres i øvrigt efter kommunens ønske en ordning med kombineret udlejning for afdelingerne i Frydenlund, herunder afdeling 27 Frydenlund, som ligeledes gøres inaktiv, så længe ventelisten og den fleksible udlejning er tilstrækkelig. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender den fleksible udlejning i afdeling 31 Rydevænget samt den inaktive kombinerede udlejning i afdeling 27 Frydenlund.
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Boligkontoret Århus gennemførte i 2009 et rammeudbud af ingeniørrådgivningsydelser og indgik aftale med fire virksomheder til reducerede timepriser. Det forventes inden årets udgang at gennemføre et nyt udbud. Boligkontoret Århus er ikke forpligtet til at benytte sig af de indgåede rammeaftaler, og rådgiverydelsen er da også udbudt eller indkøbt særskilt på større byggeprojekter, men rammeaftalerne kan være en praktisk og økonomisk fordel særligt på mindre renoveringssager. B. Boligkontoret Århus har i samarbejde med SPJ Rådgivning søgt Den almene forsøgspulje i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om 690.000 kr. til et projekt om Benchmarking af håndværker- og renholdelsesudgifter i almene boligafdelinger. Det overordnede formål med projektet er at bidrage til boligorganisationens værditilførsel gennem optimering af styring og koordinering af eksterne og interne leverancer. Uanset om en opgave løses internt eller eksternt er benchmarking af udgifterne til renholdelse og håndværksopgaver et vigtigt værktøj til driftsoptimering som alternativ til et udbud af opgaverne. Projektet fokuserer på intern benchmarking mellem en boligorganisations afdelinger og skal udvikle metoder til at identificere standardopgaver på tværs af afdelingerne og isolere omkostningerne herpå. Projektet forventes gennemført fra marts 2014 til februar 2015. Bevilges pengene ikke, kan projektet gennemføres i en reduceret udgave. C. Som et led i processen med stadig bedre service og i forlængelse af ønsket om en fælles markedsføring af afdelinger med fleksibel udlejning, er registreringen af fortrin lagt sammen i AARHUSbolig. Tidligere har en beboer, der fx ønskede fortrin pga. beskæftigelse registrere dette hos alle de boligorganisationer, vedkommende ønskede bolig hos. Ønskede man fx en bolig i Frydenlund, skulle man således kontakte AAB, Ringgården, AlmenBo og Boligkontoret Århus og alle steder få registreret sit fortrin. Efter sammenlægningen registreret fortrinet kun én gang, og man skal således kun henvende sig til én boligorganisation. Det er en stor forenkling for den boligsøgende.
Ulempen er, at fremstod man før fx i afdeling 27 Frydenlund som nr. fire på ventelisten pga. fortrinet, vil man nu være rykket ned af listen, fordi der kan være kommet ansøgere fra de øvrige boligorganisationer, ligeledes med fortrin, foran i køen. Det er dog ikke nogen reel forskel, da de pågældende i forvejen blot kunne have registreret deres fortrin hos Boligkontoret Århus og ville være kommet foran i køen på denne måde. D. Boligkontoret Århus er blevet omtalt i pressen i forskellige sammenhænge siden sidste bestyrelsesmøde. 2/7
3/7
4/7
5/7
6/7
INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7/7
NOTAT TIL PKT 3.c Status på helhedsplaner DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Alex Vejby Nielsen PROBLEMSTILLING Status på sagsbehandlingen De boligsociale helhedsplaner i Vandtårnsområdet og Frydenlund er nu sagsbehandlet i Århus Kommune og uden ændringsforslag godkendt af kommunen (hvilket er en forudsætning for, at de også kan sagsbehandles i Landsbyggefonden). Vi afventer i skrivende stund det kommunale anbefalingsbrev, som skal sendes til Landsbyggefonden sammen med helhedsplanerne. Vores sagsbehandler i Landsbyggefonden har løbende gennemlæst og kommenteret de forskellige udkast til helhedsplanerne, og hun har givet udtryk for, at vi ikke skal bekymre os om den endelige godkendelse i Landsbyggefonden, som dog først vil finde sted på et indstillingsmøde primo december. Økonomi Vi har indgået en lang række samarbejdsaftaler med primært kommunale aktører (skoler, klubområdet, Jobcenteret m.v.), hvilket betyder, at der, på vores præmisser, bliver et stort kommunalt engagement i de to helhedsplaner. I Vandtårnsområdet er den kommunale medfinansiering (timer + kontanter) således mere end dobbelt så stor som boligorganisationernes medfinansiering. I Frydenlund er den kommunale medfinansiering omkring halvanden gange så stor som boligorganisationernes medfinansiering. Til begge helhedsplaner har vi af vores sagsbehandler i Landsbyggefonden fået godkendelse til at øge det støttebeløb, vi modtager fra Landsbyggefonden, med lidt mere end 500.000 kroner. Samlet set påregner vi altså at modtage mere end én million kroner ekstra i støtte fra Landsbyggefonden (i begge helhedsplaner i omegnen af 7.500.000 kroner fordelt på fire år) set i forhold til det beløb de to områder var prækvalificeret til at modtage. Boligorganisationerne medfinansierer samlet med i omegnen af 1.600.000 kroner til hvert område fordelt på fire år. Følgegrupperne Jeg har være glad for forløbet med beboerrepræsentanterne i følgegrupperne i de to områder. Jeg har også været glad for hovedbestyrelsens repræsentation i følgegruppe-arbejdet. Når vi efter nytår går i gang, vil vi arbejde på at engagere en større og mere bredt repræsenteret gruppe beboere til følgegrupperne. Vi har aftalt at samle de eksisterende følgegrupper igen, når de ansatte er på plads, i løbet af januar.
Vi har i øvrigt også aftalt i følgegrupperne, at vi fremadrettet vil bruge begrebet boligsocialt så lidt som muligt og i stedet fokusere mere på naboskab og fællesskab al den stund, at boligsocialt kan give forestillinger om, at helhedsplanens aktiviteter kun er noget for beboere med sociale problemer. Hvilket ikke er tilfældet. (Foreløbig kalder vi således det boligsociale arbejde i Vandtårnsområdet for Byens bedste naboskab og det boligsociale arbejde i Frydenlund for Fælles om Frydenlund.) Ansættelser og lokaler Sideløbende med færdiggørelsen og sagsbehandlingen af helhedsplanerne har vi sat gang i ansættelsesforløbene, og vi er ved at finde gode lokaler til ansatte og aktiviteter. I Frydenlund får vi gode lokaler på Fuglebakkevej 70. I Vandtårnsområde får de ansatte kontorplads i Kalmargade, men vi vil også være synlige i Reginehøj (her arbejdes med en kombination af kælderlokaler, den nedlagte varmecentral og lokaler ved SFO en) og Vorrevangs-området (kiosklokalet i Nydamsparken og Christianskirkens hus på Skrydstrupvej). Vi har fået mere end 200 ansøgninger til de opslåede stillinger. Deriblandt mange kvalificerede. Job- og uddannelsesstillingerne køres særskilt i et forløb med Jobcenter Aarhus, som er samarbejdspartner på denne del. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2
NOTAT TIL PKT 3.d Tidsplan og evt. byggeudvalg vedr. renovering af afdeling 23 Nydamsparken DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Vedlagt er tidsplan for renovering af afdeling 23 Nydamsparken. Der er indgået aftale med DAI om totalrådgivning og med Kærsgaard & Andersen om arkitektopgaven. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager tidsplanen til efterretning og beslutter, om den ønsker repræsentation i byggeudvalget vedr. renoveringen.
Boligkontoret Århus, afd. 23, Nydamsparken renovering ering med delvis tilgængelighed/ombygning /ombygning-sammenlægning Aktivitetsplan for den Landsbyggefondstøttede de renovering - med forbehold for sagsbehandlingstiderne hos henholdsvis Landsbyggefonden (LBF) og Aarhus Kommune (AK) i forbindelse med diverse godkendelsesprocedurer. Projektet forventes efterfølgende gennemført som en hovedentreprisekonkurrence i EU-udbud efter forudgående prækvalifikation. 2013 1. Planlægningsmøde ved BKÅ 1. juli 2013 2. Møde med afdelingsbestyrelsen Aug. 2013 3. Opdatering af det foreliggende projektforslag Aug. 2013 4. Møde med afdelingsbestyrelsen Aug. 2013 5. Enighed for Aarhus Kommune og LBF om projektets hovedbudget Aug. 2013 6. Skema A indberettes til Aarhus Kommune og LBF Sep. 2013 7. Forhandlinger, vedr. honoraraftale Sep. 2013 8. Totalrådgivningsaftale med d.a.i. baseret på gældende Rammeaftale Okt. 2013 9. Klargøring af informationsmateriale til brug ved de kommende møder Nov. 2013 10. Udarbejdelse af huslejekonsekvenser i samarbejde med LBF Nov. 2013 11. Godkendelse af Skema A i Aarhus Kommune og LBF Dec. 2013 2014 12. Afholdelse af Infomøde 1 med hele afdelingen Medio jan. 2014 13. Afholdelse af Infomøde 2 med hele afdelingen Ultimo jan. 2014 14. Åbent hus arrangement, hvor beboere kan komme enkeltvis Ultimo ja. 2014 15. Ekstraordinært afdelingsmøde med afstemning Feb. 2014 16. Hovedprojektering, start Mar. 2014 17. Hovedentreprise, annoncering i EU regi Aug. 2014 18. Sidste frist for anmodning om deltagelse Sep. 2014 19. Hovedentreprise, prækvalificering af 5-7 bydende Okt. 2014 20. Hovedprojektering, slut Dec. 2014 2015 21. Udsende projektet til de 5-7 prækval. hovedentreprenører Jan. 2015 22. Licitation Mar. 2015 23. Forhandlinger med vinder Mar. 2015 24. Skriftlig besked til alle om vinder Mar. 2015 25. Skema B godkendt i Aarhus Kommune og LBF Apr. 2015 26. Kontrahering med vinder Apr. 2015 27. Byggesagsbehandling, AK + gennemgang hos bygherre Maj 2015 28. Renoveringen starter Maj 2015 2016 29. Renoveringen er i gang Hele 2016 2017 30. Renoveringen slutter Juni 2017 31. Skema C godkendt i Aarhus Kommune og LBF Okt. 2017 2018 32. 1-års gennemgang Okt. 2018 2022 33. 5-års gennemgang Okt. 2022
Tidsfrister i h. t. Udbudsdirektiv samt Lov nr. 492 af 12. maj 2010 : Mellem 17/18: Krav min. 37 kalenderdage (aktuelt 40) Mellem 21/22: Krav min. 40 kalenderdage (aktuelt 50) Mellem 24/26: (stand-still-periode) Krav min. 15 kalenderdage (aktuelt 30) Vedr. IKT-bekendtgørelse: Sager med tilsagn efter den 1. april 2013 og med en totalsum på > kr. 20 mio. ekskl. moms, skal udbydes i h. t. den nye IKT bekendtgørelse for alment byggeri. Aarhus, den 1. juli 201 013 d.a.i. arkitekter ingeniører as Jannik Madsen Ingeniør/bygherrerådgiver
NOTAT TIL PKT 3.e Fortrinsret til handicapegnede boliger PROBLEMSTILLING I dag har beboere med handicap fortrinsret til evt. handicapegnede boliger indenfor samme afdeling. Imidlertid er der flere ting, der taler for, at fortrinsretten udvides til at gælde alle handicapegnede boliger inden for hele boligorganisationen: Det er langt fra alle afdelinger, der har handicapegnede boliger endsige boliger, der passer til et konkret handicap. Fortrinsretten indenfor egen afdeling har derfor for de flestes vedkommende ikke noget reelt indhold i dag. I flere af de øvrige boligorganisationer i AARHUSbolig administrerer denne fortrinsret således, og det er tilmed sådan, at administrationssystemet e-bolig er ved at blive indrettet til at omfatte ansøgere i hele organisationen.. Der gives kun fortrin til en tilsvarende bolig det vil sige med hensynstagen til antal rum Den almindelige karenstid for beboerfortrin er et år karenstiden giver ikke mening i forhold til tildeling af handicapfortrin, men der er ikke direkte hjemmel i bekendtgørelsen, der gør vi kan ændre perioden kun for en personkreds. Administrationen er pt. i færd med at kortlægge alle handicapegnede boliger i Boligkontoret Århus. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender udvidelse af fortrinsretten til handicapegnede boliger fra egen afdeling til hele boligorganisationen.
NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 31. oktober 2013 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2013. Dato Arrangement Indhold 9. november 2013 Organisationskonference 5. december 2013 Bestyrelsesmøde Evaluering af bestyrelsens arbejde 9. januar 2014 Bestyrelsesmøde 21. januar 2014 Dialogmøde 23. januar 2014 Bestyrelsesmøde Børnereglen 6. februar 2014 Bestyrelsesmøde Prioritering af tilskud fra arbejdskapital, trækningsret og dispositionsfond 6. marts 2014 Bestyrelsesmøde 3. april 2014 Bestyrelsesmøde 15. april 2014 Dialogmøde 8. maj 2014 Bestyrelsesmøde 22. maj 2014 Repræsentantskabsmøde 13-14. juni 2014 Bestyrelsesseminar Konstituering XXX 19. august 2014 Dialogmøde 21. oktober 2014 Dialogmøde
INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2