Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Dato: 31. august 2005 Bilag 2. Beskrivelse af forskelligheder, placering af arbejdsopgaver samt forslag til fremtidig procedurer ved oversendelse af krav til inddrivelsesmyndigheden A: Forskelligheder i opgaveløsningen i de 2 kommuner: A1: Kravets opståen/påligning: Generelt sker påligning af krav fra modersystemerne (fagforvaltningerne) i begge kommuner. Dog undtaget påligning af sociale krav: Her sker en manuel påligning på Dronninglund kommunes betalingskontor (uretmæssigt modtagne sygedagpenge, børnebidrag, børnetilskud, pension samt regulering af friplads) Disse krav pålignes på sin egen art 502 95 / 030 92. Fagforvaltningen har dog først skrevet til skyldner og anmodet skyldner om betaling. Betalingskontoret ser herefter kravet, såfremt det ikke bliver betalt. Brønderslev kommune får kravene via regningsdebitor d.v.s. fagforvaltningen påligner selv og betalingskontoret ser først kravet, når der er restance. A2: Behandling af indsigelser mod kravets rigtighed: Begge kommuner behandler indsigelser i samarbejde med fagforvaltning. A3: Udvikling, systempleje og vedligeholdelse af opkrævningssystem: Begge kommuners betalingskontorer vedligeholder debitorsystemet, bidragssystemet (UHB) og fremmed rekvirent. Brønderslev kommune: Betalingskontoret bestiller rykkere én gang om måneden på alle krav og disse udsendes herfra. Herefter behandles kravene via arbejdskort i debitorsystemet (G135). G135 giver sagsbehandler information om de løbende sager er der brud på aftale, er der sket noget, der kan betyde ændringer i skyldners betalingsaftale, er skyldner fraflyttet kommunen m.v. Dronninglund kommune indberetter til debitor én gang årligt (december) der bestilles oprik til boligsikring, boligydelse og boliglån (1.rykker masseudskrives). Oprik (oprindeligt girokort) vedr. daginstitution bestilles af fagforvaltningen. 1. rykker på daginstitution sker som masseudskrivning fra betalingskontoret. Oprik vedr. årskørslen på ejendomsskat bestilles af betalingskontoret 1. rykker masseudskrives af betalingskontoret. Ved den årlige indberetning bestilles samtidigt restancelister på alle krav 1. rykker udsendes manuelt efter disse lister (dog ikke ejendomsskat). Side 1/9
Betalingskontoret bestiller ligeledes masseudskrivning af 1. rykker på 2 af arterne vedr. regningskrav (212/616) øvrige regningskrav rykkes efter restancelister. Herefter styres restancesagerne efter g135 (arbejdskort). Der sker månedlig rykning for de fleste kravs vedkommende. I begge kommuner sker oprydning jfr. årsbogen for debitor i februar/marts måned. I januar/februar indberetter begge kommuner nye arter ligeledes til CFR (det centrale fordringsregister). A4: Rettidige indbetalinger: Brønderslev: Alle krav undtaget regningskrav har sidste rettidige betaling den 10. i måneden. Som nævnt under A3 bestilles masseudskrivning af 1. rykker én gang månedligt. Alle rykkere pakkes og udsendes af betalingskontoret. Brønderslev benytter debitorbrev dvs. at valgfrie skrivelser udskrives samme dag som de er bestilt (udskrives på egen printer). Dronninglund: Daginstitutionskrav og ejendomsskat har sidste rettidige den 10. i måneden. Som nævnt i A3 bestilles masseudskrivning/restancelister én gang årligt i december. Kun masseudskrivning 1. rykker på daginstitution, ejendomsskat, 2 arter regningsdebitor, boligydelse/boliglån og boligsikring. Alle rykkere pakkes og udsendes af betalingskontoret. Dronninglund udskriver debitormateriale via valgfrie skrivelser, men benytter ikke debitorbrev dvs. at vi modtager skrivelserne fra KMD (kommunedata) 2 dage efter bestilling. A5: Afkrævning/inddrivelse af underholdsbidrag: Alle bidragssager styres/inddrives via KMD s bidragssystem (UHB). Afkrævning sker ved udsendelse af afkrævninger, der kommer automatisk fra KMD. Afkrævningerne pakkes og udsendes fra betalingskontorerne. Brønderslev har tidligere informeret alle bidragsbetalere om, at afkrævningerne vedr. bidrag kun udsendes én gang årligt med mindre, bidragspligtig selv anmoder om at få tilsendt afkrævning ved hver påligning. Dronninglund kommune udsender afkrævninger ved hver påligning dvs. månedsvis, kvartalsvis eller halvårsvis. A6: Inddrivelse af kontanthjælpskrav: Brønderslev kommune: Kravene overføres automatisk fra bis-systemet til debitorsystemet. Dronninglund kommune: Betalingskontoret overfører manuelt bis-kravene fra registreringsart til inddrivelsesart. Dronninglund kommune har det automatiske system men det benyttes ikke. Har afventet oprydning i gamle kontanthjælpssager i voksenafdelingen. Side 2/9
A7: Bortfald af kontanthjælpskrav: Brønderslev kommune: Ved forældelse tilbagesendes kravet til socialforvaltningen. Socialforvaltningen afskriver kravet via kontanthjælpssystemet og kravet fjernes automatisk fra debitorsystemet. En gang årligt orienteres Socialudvalget om alle afskrevne bis-krav. Derefter sendes de i Byrådet til orientering. Dronninglund kommune: Betalingskontoret afskriver kravene ved forældelse der sker ikke orientering i fagafdeling eller økonomiudvalg. A8: Afskrivninger i øvrigt: Brønderslev kommune: Betalingskontoret returnerer kravene til fagforvaltning med indstilling om afskrivning. Fagforvaltningen sørger herefter selv for afskrivning, bogføring og afskrivning af kravene i debitorsystemet. Én gang årligt orienteres økonomiudvalg om alle afskrevne krav. Afskrivning af børnebidrag foretages af bidragsafdelingen, derefter sendes de i Socialudvalget til efterretning og orientering i Byrådet. Dronninglund kommune: Betalingskontoret udarbejder én til to gange årligt en indstilling til økonomiudvalget om afskrivning af krav. Økonomiudvalget træffer beslutning. Betalingskontoret sørger herefter for afskrivning, bogføring og afskrivning af kravene i debitorsystemet. Ansøgninger om fritagelse for betaling af underholdsbidrag under afsoning. Afgørelse herom sker på betalingskontoret. A9: Kassefunktion ind- og udbetalinger: Brønderslev kommune har den 1. april 2004 nedlagt sin hovedkasse, men der er stadig mulighed for at modtage indbetalinger. Indbetalinger kan ske på check, kontant, dankort, giro eller via bankoverførsel. Alle check modtages i Fællesssekretariatet og der udarbejdes kvitteringsliste over dagens checkindbetalinger. Checklisten oversendes til betalingskontoret, der indsætter checkene i bank og bogfører indbetalingerne. Indbetalinger der ikke vedrører debitorindbetaling (TP) sendes videre via Web-betaling til de respektive afdelinger. Kontantindbetalinger/dankortbetalinger kan kun ske i specielle situationer (er personen rykket/tilsagt, modtages betaling) betaling modtages, når situationen taler for det. Dankortindbetaling bogføres ligeledes af betalingskontoret. Betalingskontoret udtrækker dagligt giroindbetalinger via internettet disse bogføres og sendes videre via Web-betaling, såfremt betalingerne ikke vedrører debitor. Side 3/9
Alle bankoverførsler tilgår betalingskontoret, der bogfører og videresender via Web til de relevante afdelinger. Afstemninger sker i budget/regnskabsafd. og Økonomisk forvaltning. Betalingskontoret afstemmer følgende konti én gang om måneden: Mediekonti vedr. indbetalinger af gebyr, kasse, giro, betalingsservice, debitorindbetalinger (TP), modersystem og fælles indbetalingskort (FIK). Mellemregningskonto for ej placerede indbetalinger. Desuden afstemmes Rekvirent-net (system der styrer restancer, der inddrives for andre kommuner eller restancer andre kommuner inddriver for os systemet skal fortsat styre restancer, der inddrives i statens inddrivelsesmyndighed efter 1/11-05). Endelig afstemmes børnebidragssystemet (UHB). Dronninglund kommune har en hovedkasse, der er organiseret under administrativ afdeling (er placeret i informationen). Kontantkassen modtager alle daglige indbetalinger (kontanter/dankort). Kontantkassen bogfører indbetalingerne og sørger for, at betalingskontoret modtager de indbetalinger, der skal indberettes til debitor (TP). Alle checkindbetalinger føres på kvitteringsliste i sekretariatet. Checkene oversendes til bogholderiet, der bogfører ind på banken. Bogholderiet sørger for at betalingskontoret modtager besked om indbetaling vedr. debitor således, at der kan ske bogføring og indberetning på TP. Giroindbetalinger og kontooverførsler bogføres i bogholderiet, dog sendes indbetalinger, der vedrører debitor, på betalingskontoret, hvor indbetalingerne bogføres og TP-indberettes. Betalingskontoret har en selvstændig bankkonto i Spar-Nord. Fik-kort til denne konto benyttes udelukkende til indbetalinger vedrørende debitorsystemet og til indbetaling af huslejer. Der udtrækkes kontooversigt dagligt og betalingskontoret bogfører. Afstemninger: Afstemning af restancekonti/mellemregningskonti vedr. debitor sker i betalingskontoret én gang årligt i februar måned. Betalingskontoret afstemmer ligeledes mediekonti én gang ugenligt (Fælles lønindeholdelsessystem (FLS), fælles indbetalingskort (FIK), girokort vedr. regningsdebitor, PBS, debitorindbetalinger (TP), interne afregninger via trækadministration og KMD-aktiv). Endelig afstemmer betalingskontoret børnebidrag ( UHB), pantebreve og ejendomsskatter. A10.Øvrige opgaver: Ud over ovenstående opgaver er der på de 2 betalingskontorer placeret andre opgaver: Brønderslev: Opkrævning af forbrugsafgifter (kommunale værker). Side 4/9
Opkrævning af huslejer for fortrinsvis erhvervslejemål og bofællesskaber (psykisk/fysisk handicappede). Dronninglund: Opkrævning af terminer på pantebreve + bogføring/afstemning. Opkrævning/afkrævning af frigørelsesafgifter + bogføring Opkrævning af honorar for hegnsyn + bogføring Opkrævning af huslejer/forpagtningsafgifter + bogføring. Afstemning af kommunens hovedbankkonto. B: Forslag til omplacering/overflytning af opgaver til andre afdelinger: B1: Kontanthjælp: Opkrævningsreglerne vedr. tilbagebetalingspligtige sociale ydelser forenkles, så tilbagebetalingskravet kan gennemføres efter skematiske regler, der med nettoindkomsten opstiller grænser for, hvordan opkrævningen kan ske. Hvis nettoindkomsten ligger under kontanthjælpsniveauet efter skat, vil der som udgangspunkt ikke blive iværksat opkrævning. Hvis nettoindkomsten derimod overstiger indkomstgrænserne, udarbejder opkrævningsmyndigheden på baggrund af de skematiske regler et forslag til betalingsaftale. Derfor foreslås det, at socialrådgiverne selv fastsætter tilbagebetalingsordning til tilbagebetalingspligtig hjælp allerede ved udbetaling af hjælpen. Ved udbetaling af hjælpen har socialrådgiveren allerede klientens økonomiske oplysninger og har derfor overblikket over, hvilke betalingsmuligheder der er. Opgaven kan således løses i forlængelse af eksisterende arbejdsgang. Når sagen herefter sendes til opkrævning, skal tilbagebetalingsordning fremgå af tilbagebetalingserklæring således, at opkrævningsafd. kan udsende girokort. Sagerne skal stadig styres i debitorsystemet. Ved brud på aftalen oversendes sagen til inddrivelse i inddrivelsesmyndigheden (Ny lov undervejs, som ikke er vedtaget endnu). Alternativt skal afkrævningsafdelingen først gennemgå de økonomiske oplysninger og udarbejde en betalingsevnevurdering, før der kan udsendes girokort og aftalekort. Afkrævningsafd. fører betalingskontrol og ved brud oversender afkrævningsafd. sagen til inddrivelse. De sager, hvor socialrådgiveren ikke har mulighed for at fastsætte betalingsaftale, oversendes fortsat til betalingskontoret, der holder øje med eventuel betalingsevne hos skyldner. B2: Opkrævning af huslejer/fopagtningsafg.: I Brønderslev kommune ser betalingskontoret kun huslejer, når der er restance. Betalingskontoret i Dronninglund afkræver og bogfører huslejer/forpagtninger. Opgaven kan placeres i kommunens ejendomsafdeling. Ejendomsafdelingen indgår lejeaftalerne og sender herefter afkrævningsopgaven til betalingskontoret. Side 5/9
Betalingskontoret afkræver p.t. leje for 21 lejemål/forpagtninger. Betalingskontoret udsender girokort og kontrollerer, at lejen betales rettidigt. Ved manglende betaling udsendes rykker jfr. lejeloven. Arbejdsopgaven løses gennemsnitligt på max. en halv time pr. uge. B3: Opkrævning af terminer på pantebreve: I Brønderslev kommune er administration af pantebreve placeret i bogholderiet. I Dronninglund kommune opkræves terminerne på de fleste pantebreve af Nordea bank. Det er således kun bogføring af indbetalingerne, der sker i betalingskontoret. Dog har kommunen to pantebreve, hvor terminerne inddrives som træk i pension jfr. aftale med skyldnere. Opgaven løses på max. 1 time pr. måned. Opgaven foreslås overført til bogholderiet. B4: Opkrævning af honorar for hegnsyn opkrævning og afregning af frigørelsesafgifter. I Brønderslev inddriver betalingskontoret honorar for hegnsyn, hvis kravet kommer i restance opkrævning varetages af hegnsynsformand. Betalingskontoret har intet med frigørelsesafgifter at gøre. I Dronninglund kommune opkræves honorar for hegnsyn i betalingskontoret kendelse vedr. hegnsyn oversendes fra ejendomskontoret til betalingskontoret, der opkræver kravet. Indenfor det sidste halve år har betalingskontoret opkrævet 3 hegnsynsforretninger. Selve opkrævningen foreslås flyttet til ejendomskontoret. Reglerne omkring frigørelsesafgifter er ændret således, at der ikke ved nye udstykninger efter 1. januar 2005 skal betales frigørelsesafgifter. Vi har således kun nogle få udstykninger tilbage, hvor der stadig skal betales og afregnes frigørelsesafgifter. Betalingskontoret afregner og afstemmer en gang årligt i januar/februar måned. Opgaven med opkrævning og afregning af frigørelsesafgifter foreslås placeret i ejendomskontoret. B5: Afstemninger: Betalingskontorerne har en del afstemningsopgaver. Vi foreslår, at man vurderer, hvorvidt flere af disse eventuelt burde flyttes til bogholderiet. C: Placering af restopgaverne: Den væsentlige del af restopgaven består i: Opkrævning af alle kommunale krav + opkrævning af underholdsbidrag (statskrav). Vurdering af kravets rigtighed. Betalingskontrol udsendelse af 1. rykker. Telefonbetjening/personlig betjening i opkrævningsfasen. Indgåelse af kortere betalingsaftaler og henstandsordninger. Afskrivning af krav jfr. forældelsesreglerne. Behandle indsigelser mod kravets rigtighed. Oversendelse af kravet til inddrivelsesmyndighed advisering af skyldner om kravets oversendelse. Side 6/9
Tilbagekaldelse af krav. Vedligeholdelse af debitor, UHB (bidrag), fremmed rekvirent. Modregning i børnefamilieydelse + modregning i kontanthjælp til løbende bidrag/daginstitution. Kontering af alle indbetalinger fra staten (afregning af inddrevne restancer). Ovenstående opgaver bør holdes samlet således, at kommunen bevarer overblikket over de kommunale restancer samtidig med, at borgeren kun skal henvende sig ét sted for at indgå aftale vedr. de kommunale krav. Borgeren kan have flere forskellige krav således, at det er nødvendigt, at indgå en samlet aftale. Det kan man kun, hvis alle krav er samlet ét sted én sagsbehandler uanset kravets art. Samtidigt sikrer man også, at borgerne behandles ens ved indgåelse af betalingsaftaler/henstandsordninger m.v. Det er ikke muligt, at vurdere tidsforbruget på mange af restopgaverne, da de fremtidige arbejdsrutiner samt arbejdsfordeling mellem f.eks. stat og kommune endnu ikke kendes. D: Fremtidig procedure i forbindelse med oversendelse af krav til inddrivelsesmyndigheden: Kommunen har 2 muligheder i tilrettelæggelsen af den kommunale opkrævning: D1. Den skrabede model: Kommunen vælger at oversende restancen til inddrivelsesmyndigheden umiddelbart efter 1. rykkerskrivelse eller efter misligholdt aftale. Denne model må forventes, at kræve mindre ressourcer end den udvidede model. Man skal dog være opmærksom på, at henvendelser om kortere betalingsaftaler fortsat skal kunne løses i kommunerne samtidigt med, at betalingsfastsættelser/oprettelse af betalingsaftale vedr. sociale krav også fortsat skal ske i kommunen. D2. Den udvidede model: I den udvidede model forsøger kommunen, ad dialogens vej, at få flere af de kommunale restancer opkrævet. Det betyder, at kommunen hurtigere kan få pengene i kassen. Endelig handler det også om, hvilken grad af service man vil tilbyde borgeren med gæld til det offentlige. Hvis borgeren får en god service, bliver viljen til betaling måske også større. Konklusion: Henset til de ressourcemæssige aspekter, anbefaler gruppen, at opkrævningsopgaven løses jfr. den skrabede model, hvilket betyder, at restancen oversendes til inddrivelsesmyndigheden umiddelbart efter 1. rykker eller efter misligholdt aftale. Som tidligere nævnt under punkt D 1 er det stadig kommunerne, der skal fastsætte tilbagebetalingsordninger vedr. sociale krav og dermed oprette betalingsaftalen i debitorsystemet først ved brud på disse betalingsordninger kan kravet fremsendes til inddrivelsesmyndigheden. Side 7/9
Samtidig anbefales det, at der i kommunerne fortsat er mulighed for at indgå kortere betalingsaftaler. I overgangsperioden 1/11-05 til den 1/1-07 skal de manuelle arbejdsgange ændres til overgang i debitorsystemet. Så man herved udnytter debitorsystemet optimalt. Side 8/9
Ordforklaring/forkortelser: BFY: BIS: CA: CH: Børnefamilieydelse Kontanthjælp Betalingsaftale i debitor Henlagt sag i debitor CFR: Det centrale fordringsregister her er alle skyldnere registreret, når de har restancer til en offentlig myndighed. FIK: FLS: Fælles indbetalingskort Fælles lønindeholdelsessystem. Fremmed rekvirent: Systemet, der styrer inddrivelse af krav mellem kommunerne og fremover kravene, der sendes til inddrivelse i staten. G135: Arbejdskort i debitorsystemet giver sagsbehandler information om, hvad der er sket i sagen er der sket flytning, ny arbejdsgiver, er der brud på aftalen m.v. KMD: Kommunedata KMD-Aktiv Kontanthjælpssystemet (bis) LIK: Sag med lønindeholdelse. Mediekonti: Indbetalingskonti. OPRIK: PBS: TP: UHB: Oprindeligt girokort Betalingsservice (BS) Indbetaling til debitor (indbetaling på restance) Bidragssystemet underholdsbidrag Side 9/9