Brugerguide Brugerguidens formål er at give et overblik og en hurtig instruktion i opgaverne for ledere og medarbejdere i forbindelse med MUS, Lektorkvalificering og Rekruttering Indhold Start... 2 Log på... 2 MUS... 3 Lederen... 3 Invitér til MUS... 3 Forberedelse og afholdelse af MUS... 4 Medarbejderen... 5 Forberedelse til MUS... 5 Konklusioner fra MUS... 5 Lektorkvalificering... 6 Lederen... 6 Invitér til opstartsmøde... 6 Opstartsmøde forbered og gennemfør... 8 1. Adjunktplansskema... 8 2. Aftalte udviklingsforløb... 9 3. Angiv aftalt frist... 11 Daglig vedligeholdelse af kurser... 11 Adjunkten... 12 Opstartsmødet... 12 Adjunktplansskema... 12 Vedligeholdelse/opdatering af kurser... 12 Rekruttering... 13 Kandidater... 13 Ansøgning... 14 Rating... 15 Noter... 15 KEA Brugerguide 2015, v1.1 1
Start Log på Arbejder du via remoten, kommer du automatisk på Medarbejderplan ved at gå på mplan.kea.dk. I så fald kræves der ikke yderligere login. En anden mulighed er at klikke på knappen Medarbejderplan, der ligger i favoritlinjen. Arbejder du ikke via remoten (f.eks. undervisere), går du stadigvæk på mplan.kea.dk. Her taster du din mailadresse i brugernavn, og adgangskode er den, du bruger for at komme på bl.a. mailsystemet. KEA Brugerguide 2015, v1.1 2
MUS Lederen Invitér til MUS For at starte en MUS-proces klikker du på MUS 2015 under Organisation > Medarbejdere, Funktioner > Workflows > MUS 2015. 1. Brug evt. søgefunktionen Find eller klik på Udvid alle for at finde de relevante medarbejdere. 2. Markér herefter den eller de medarbejdere du vil invitere og klik på Næste 3. Vælg skema (skema valget gælder for alle de medarbejdere, du har valgt.) 4. Dato for samtalen angives via knappen og starttid angives efterfølgende. Klik på Næste >. 5. Sted/lokale skrives vær opmærksom på at mødelokaler skal bookes separat i Outlook. Klik på Næste >. 6. Via rullemenuen finder du det relevante skema (underviser, administrative medarbejdere eller leder) og klikker Næste >. 7. Klik på Start workflow, hvorefter du er færdig med at indkalde til MUS. Når MUS-workflowet er startet, oprettes MUS-skemaet og medarbejderen modtager en mail med information om møde sted og tid. Lederen modtager en mødebooking til Outlook, som du skal acceptere ved at klikke på Send opdatering. Fra mødebookingen er der link til medarbejderens forberedelsesmateriale og til lederens afkrydsningsliste. KEA Brugerguide 2015, v1.1 3
Hvis MUS-skemaet ikke er godkendt og afsluttet 14 dage efter mødedato sendes påmindelser til begge. Forberedelse og afholdelse af MUS Som samtaleleder finder du dit materiale til MUS via afkrydsningslister i Medarbejderplan. Du kan finde et direkte link til den relevante medarbejders afkrydsningsliste i din Outlook mødeindkaldelse. Eller gå på Medarbejderplan (mplan.dk) fanebladet Personlige data > Statusoversigt og klik på linket åbne: XX afkrydsningslister: Her har du overblik over udestående opgaver omkring forberedelse og konklusion på MUS. Du kan få afkrydsningslisten op som en menu øverst til højre i skærmen, hvis du holder markøren på trekanten (1) og efterfølgende klikker på Brug som menu (2). Når afkrydsningslisten er valgt som menu, åbnes den automatisk øverst til højre. I menuen har du for hvert punkt et link til det relevante sted i Medarbejderplan. Listen bruges både til din forberedelse og gennemførelse af MUS. Når I har holdt MUS og er færdig med de enkelte punkter, skal du lukke dem. Afkrydsningslistens punkter 1. Portfolio: Her kan du se, hvad der allerede er opsamlet af informationer om medarbejderens uddannelser, tidligere MUS-skemaer m.m.. 2. MUS-skema: a. Forberedelse til MUS: Du kan forberede dig i MUS-skemaet (husk at klikke Gem), således at din medarbejder kan se dine noter. Hvis din medarbejder ligeledes forberede sig online, kan du læse disse noter. Hvis du evt. vil lave noter, som du ikke ønsker din medarbejder skal læse, kan du klikke på Eksportere skemaet til Word, og her foretage dine egne noter. b. Konklusion fra MUS: Konklusionen skrives under samtalen, dels i MUS-skemaet, hvor også handlingsplaner tilføjes, og dels i Aftalte udviklingsforløb (mere om det i punkt 3). Konklusionerne skrives online i MUS-skemaet og du skal klikke på Godkend(din elektroniske underskrift) i bunden af skemaet. Hvis du ikke er klar til at afslutte skemaet, kan du klikke på Gem, for at gemme teksten. c. Handlingsplaner: Anvendes til jeres aftaler, som der senere skal gennemføres eller følges op på. Det omhandler ikke kursus, uddannelser og liggende (Som tilføjes i næste punkt). Klik på Indsæt for hver aftale, der skal indsættes som Handlingsplan: Udfyld de relevante felter og klik på Opdater. KEA Brugerguide 2015, v1.1 4
Når du er klar til at afslutte skemaet, klikker du på Godkend. 3. Aftalte udviklingsforløb: Evt. aftalte eller ønskede udviklingsforløb som f.eks. kursus, uddannelse eller sidemandsoplæring indtastes her. Luk afkrydsningslisten Når du lukker det sidste punkt i afkrydsningslisten, vil du blive spurgt, om du ønsker at afslutte listen, hvilket du klikker Ok til. Hvis dette ikke sker, skal du ved brug af menuen klikke på Afslut afkrydsningslisten. Medarbejderen Forberedelse til MUS Du vil blive inviteret til MUS via en mail og en mødebooking. I mødebookingen indeholder bl.a. link til dit forberedelsesmateriale: Portfolio: Her kan du se, hvilke uddannelser og eventuelle kompetenceudviklingsforløb, der er registreret på dig samt tidligere MUS-skemaer. CV-oplysninger: Her kan du skrive relevante CV-oplysninger ved at klikke på Indsæt. Udfyld de relevante felter og klik på Opdater (for at få vist dine tilføjelserne skal du klikke på Opdater) MUS-skema: Her bedes du forberede dig online i MUS-skemaet(Husk at klikke Gem). Du og din samtaleleder skriver i samme skema og kan læse hinandens noter, hvis I begge skriver online. Hvis du evt. vil lave noter, som du ikke ønsker din leder skal læse, kan du klikke på Eksportere skemaet til Word, og her foretage dine egne noter. Konklusioner fra MUS Konklusionen skrives under samtalen og skal godkendes af både lederen og medarbejderen. KEA Brugerguide 2015, v1.1 5
Lektorkvalificering Lederen Invitér til opstartsmøde Lederen modtager en email om at indbyde adjunkten til opstartsmøde. Ved at klikke på et link i denne email, indbyder du adjunkt og adjunktvejleder til mødet. Samtidig dannes screeningsskema og skema til adjunktplan. Ca. 70 dage inden fristen, hvor der skal foreligge en aftalt adjunktplan, vil du modtage en email om, at du skal indkalde adjunkt og adjunktvejleder til opstartsmøde. Klik på linket i emailen og et workflow startes. Angiv dato og tid og klik Næste >. KEA Brugerguide 2015, v1.1 6
Angiv sted. Klik Næste >. Vælg vejleder i listen over medarbejdere. Du kan begrænse listen ved at begynde at taste navnet. Klik Næste >. Du er nu klar til at start workflowet. Klik Start workflow. Herved startes et workflow, der bl.a. danner et adjunktplanskema. der sendes en mødebooking til dig, som du skal acceptere i Outlook og som derefter distribueres til adjunkt og adjunktvejleder. der sendes besked til adjunkt, adjunktvejleder og dig selv med oplysninger om mødet, links til skemaer o.l. til dit eget brug dannes en afkrydsningsliste. KEA Brugerguide 2015, v1.1 7
Opstartsmøde forbered og gennemfør Du har et overblik over de uafsluttede opstartsmøder, du har inviteret til på siden Personlige data > Statusoversigt. Dem finder du øverst i højre side under Afkrydsningslister, som ansvarlig. Fra listen over åbne afkrydsningslister for Opstartsmøde forbered og gennemfør, har du 2 muligheder: Du kan navigere rundt mellem punkterne. Når du peger på et punkt giver en menu dig muligheden for at gå til den pågældende side. Du kan vælge at bruge en enkelt afkrydsningsliste som menu. Herved får du mulighed for at navigere rundt på de relevante sider fra en menu, øverst til højre. I det følgende benytter vi sidste metode. 1. Adjunktplansskema Udfyldes af adjunkten efter opstartsmødet og i overensstemmelse med de aftaler i har indgået. Når adjunkten har udfyldt (og godkendt) skemaet, giver vedkommende dig besked herom. Brug eksempelvis afkrydsningslisten til at åbne skemaet. Læs det igennem og hvis du er enig, klikker du på knappen Godkend KEA Brugerguide 2015, v1.1 8
nederst i skemaet. Når du klikker på Godkend (og din medarbejder allerede har godkendt), bliver du spurgt om du også vil afslutte skemaet. Det svarer du OK til, hvorefter skemaet låses og der ikke længere kan skrives i det. Adjunktplanskemaet vil herefter være tilgængeligt fra adjunktens Portfolio. 2. Aftalte udviklingsforløb På siden Aftalte udviklingsforløb, er det din opgave at skrive aftalerne om kompetenceudvikling ind. Du vælger at klikke på Indsæt øverst til venstre. KEA Brugerguide 2015, v1.1 9
Herved åbner et zoom-vindue sig, hvor du fra øverste felt vælger en aktivitet fra de foruddefinerede aktiviteter, der starter med lek** (hvor ** står for et fortløbende nummer). Herefter autoudfyldes flere af de øvrige felter. Brug Lek99 hvis det ikke er et forud defineret kursus. Se illustrationen neden for. Her er med en grøn stjerne angivet valgfrie felter. angivet de obligatoriske felter og med gul Anden aktivitet kan anvendes til at specificere emnet/titlen på aktiviteten Anden udbyder kan anvendes, hvis det er relevant. Type. Der kan vælges mellem bl.a. Blended Learning, Ikke-formel kompetencegivende uddannelser og kurser og Konferencer. Start og Slut dato skrives ind, hvis de er kendte. Status er den vigtigste information. Her angives om forløbet er 0 - Ønsket (men ikke aftalt), 1 KEA Brugerguide 2015, v1.1 10
Aftalt, ikke i gang, 2 I gang, 3 Manglende godkendelse, 4 Annulleret, 5 Ikke gennemført, 6 Ikke gyldig, 7 Gennemført og 8 Bestået. Statusangivelse styrer såvel kompetenceudviklingen for den enkelte adjunkt som for KEA som helhed. Det er med disse vi sammen med de øvrige data - skaber os overblikket over, hvad der er i aftalt, i gang eller planlagt, og som gør det muligt for os at dimensionere udbuddet af kompetenceudvikling. Vigtighed. Anvendes ikke. Afsluttes senest. Dato for hvornår forløbet seneste skal være gennemført. Note. Her er der mulighed for at uddybe aftalen. Overblikket over aftalte forløb kan også ses af adjunktens portfolio. 3. Angiv aftalt frist Du har mulighed for på opstartsmødet, at aftale en alternativ frist til for, hvornår lektorgodkendelsen skal foreligge. I afkrydsningslisten er der et link til at starte et workflow med angivelse af en aftalt frist. Følg instruktionerne i workflowet. Angiv den dato og klik på Start workflow. Daglig vedligeholdelse af kurser Som leder forventes du løbende at vedligeholde data, således adjunktens plan altid er opdateret. Du har mulighed for at gøre det fra Organisation > Udviklingsforløb. Her kan du klikke på zoom-ikonet ud for det forløb, du vil redigere. KEA Brugerguide 2015, v1.1 11
Adjunkten Opstartsmødet Du vil blive inviteret til opstartsmøde af din leder. Her vil du modtage: 1. En email med beskrivelse af, hvad der skal foregår med link til skemaer m.m. 2. En mødebooking til Outlook, hvor der også er relevante links. Adjunktplansskema Efter opstartsmødet udfylder du Adjunktplansskemaet med det I har aftalt på opstartsmødet indenfor 14 dage. Når det er gjort, skal du sende det til din vejleder, som skal godkende det I har aftalt, du skal herefter skrive eventuelle rettelser ind og godkende i Mplan. Hvorefter du giver din leder besked om at tjekke og godkende adjunktplansskemaet. Du får besked, når skemaet er afsluttet (og både du og din leder har godkendt). Giv efterfølgende din vejleder en kopi. Til næste møde årsopfølgningen, arbejder du videre i et tillægsskema, som fungerer på samme måde som adjunktplanskemaet. Vedligeholdelse/opdatering af kurser Når du tilmelder dig et kursus og når du har gennemført det, giver du din leder besked om at registrere det i Medarbejderplan. I har et fælles ansvar for at din Portfolio er opdateret. KEA Brugerguide 2015, v1.1 12
Rekruttering Hvis du er involveret i en rekrutteringssag, bliver du i systemet tilknyttet et såkaldt Rekrutteringsteam. Hermed får du mulighed for at følge med i de ansøgninger, der modtages elektronisk i systemet. Og du har mulighed for at læse de vedhæftede filer, kommentere ansøgningen (til eget brug og til at dele med andre medlemmer af rekrutteringsteamet) samt angive en rating. Gå ind under Personlige data > Jobopslag. Her har du en oversigt over det eller de jobopslag, hvor du indgår i rekrutteringsteamet. Som vist på billede klikker du på ikonet for Administration ud for det jobopslag, du ønsker at arbejder med. Kandidater Når du har valgt et jobopslag, vises en oversigt over de kandidater, der har indsendt ansøgning. Du kan klikke på en kolonneoverskrift for at sortere kolonnen. Klik på ikonet for Detail til venstre for den kandidat, du vil behandle. KEA Brugerguide 2015, v1.1 13
Af oversigten fremgår bl.a. yderst til højre, både den gennemsnitlige rating og din rating. Ved at sortere listen efter Min rating og samtidig altid anvende rating, når du har gennemset en ansøgning, kan du nemt overskue, hvor langt du er nået. Et lille tip: Du kan gemme din sortering og bruge den som standard: Vælg Funktioner > eem sortering: Ansøgning Når du har valgt at kigge nærmere på en kandidat, åbnes en side med informationer om ansøgningen. Scroll ned på siden til afsnittet Vedhæftede filer Du kan vælge at åbne alle filer på én gang ved at klikke på Download alle over tabellen eller enkeltvis på Download ikonet ud for de enkelte dokumenter. KEA Brugerguide 2015, v1.1 14
De følgende to afsnit på siden er vigtige at udfylde. Rating Du skal angive en rating for ansøgningen ved at vælge fra dropdown-boksen. Når du har valgt din rating, klikker du på knappen Tilføj rating. Du kan senere fortryde og ændre din rating. Noter Skriv dine noter i tekstfeltet og klik på knappen Tilføj nederst til højre. Du har mulighed for at tilføje flere noter og samtidig læse, hvad dine kolleger i rekrutteringsteamet har noteret. Vær opmærksom på, at du ikke kan slette dine noter igen. Når du har været de aftalte ansøgninger igennem, er du færdig med arbejdet. KEA Brugerguide 2015, v1.1 15