Referat af ordinær generalforsamling 26. sep.2016 Den 26. september 2016 afholdtes generalforsamling i Værløse Gymnastikforening. Generalforsamlingen afholdtes i tennislokalet i Værløsehallerne. Dagsordenen var som følger i overensstemmelse med vedtægternes 5: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Bestyrelsens orientering om årets gang 4. Diskussion af det kommende års arbejdet 5. Godkendelse af foreningens regnskab 6. Fastsættelse af medlemskontingent, herunder forelæggelse af budget for det kommende år 7. Behandling af forslag fra medlemmer 8. Valg af bestyrelse og suppleanter, herunder valg af kasserer (i lige år) 9. Valg af revisor og revisorsuppleant 10. Evt. Formand Gitte Dahl bød velkommen. 1. Valg af dirigent Bjørn Strange 2. Valg af referent Tina Hjuler-Lehmann 3. Formandens beretning: Beretning sæson 2015/2016 Som jeg nævnte tidligere, er det første gang jeg aflægger beretning for generalforsamlingen. Jeg har i samarbejde med resten af bestyrelsen valgt følgende struktur for beretningen. Jeg vil starte med at redegøre for foreningens almindelige daglige drift, herefter vil jeg fortælle om, hvilket andre projekter, der har optaget bestyrelsen tidsmæssigt og på anden måde ressourcemæssigt i løbet af sæsonen. Sæsonen 2015/16 startede helt som vanligt med at der blev åbnet for tilmelding for foreningens eksisterende medlemmer. Allerede mens det kun var eksisterende medlemmer, der kunne tilmelde sig, blev flere hold overbooket, og foreningen oplevede således venteliste fra meget tidligt af. Senere blev der åbnet for tilmelding for nye medlemmer, og igen blev der afholdt indskrivningsdag, hvor både nye og gamle medlemmer kunne møde op og få råd og vejledning om hvilke hold, man skal vælge og så selvfølgelig en snak med bestyrelsen. Arrangementet tiltrækker ikke mange, men
vi holder fast ved det, fordi det er en god anledning, hvor medlemmerne helt uforpligtende kan møde bestyrelsen. Inden sæsonstart deltog foreningen i Furesø Sommerlege, som er et arrangement for skolerne i Furesø kommune, hvor eleverne mødes på Farum Park og prøver kræfter med en masse forskellige idrætsgrene, herunder altså også gymnastik. Sæsonen startede uden nævneværdige problemer med lokalerne, de kom først senere. I september samlede vi de unge instruktører til instruktørmøde. Det var en hyggelig eftermiddag/aften, hvor vi fik talt sammen, forventningsafstemt og spist noget god mad. I november holdt vi den traditionsrige Familiedag, som Anne Sofie Laustsen sørgede for at planlægge. Det er vigtigt for bestyrelsen, at vi har engagerede instruktører, der har lyst til at deltage i planlægningen og afholdelsen af de arrangementer, som vi holder i løbet af sæsonen, så der skal lyde en stor tak til Anne Sofie. I december blev der holdt juleafslutning på alle holdene, og det er en glædelig begivenhed rundt omkring i hallerne. I januar startede udfordringerne med lokalerne, da gymnastiksalen i Søndersøhallen var ubrugelig i 4 uger pga. nødvendig renovering. Dette medførte, at sæsonen blev forlænget til og med maj måned for de hold, der trænede i Søndersøhallen. De mange aflysninger medførte megen mailkorrespondance, og som bestyrelse forsøgte vi som altid at finde alternative løsninger det er bare svært, for alle haller og sale i kommunen bliver jo brugt. Vi er klar over, at kommunikationen i forbindelse med aflysningerne var sen, men bestyrelsen fik også meget sen eller ingen besked fra kommunen i forbindelse med aflysningerne. Vi har talt med kommunen om dette, og vi forventer klart en bedre kommunikation omkring sådanne projekter fremover. I januar deltog det meste af bestyrelsen i FIR s nytårskur, og en meget overrasket Anne Honore fik en af de 8 priser for Det Gode Livs pris. Med prisen fulgte en check på kr. 5.000. Vi er meget stolte over Anne. Så igen stort tillykke. I januar afholdtes også den traditionsrige Aktivdag. Arrangementet blev afholdt i Festsalen på Syvstjerneskolen, og vi havde fået et par handelsdrivende til at stille op, så der blev kredset om deltagerne, når de ikke deltog i timerne fræk fitness og most dance. Det var en rigtig fin dag. Vi har allerede engageret Peter Friis til at komme til næste Aktivdag i januar. I februar afholdt Susanne Andersen fastelavn på tirsdagsfamilieholdene billederne fra dagen fortæller os, at alle både børn og voksne havde en fest. Der skal lyde en tak til Susanne for at sørge for dette ekstraordinære arrangement, der gør det til noget helt særligt at gå til gymnastik. I marts måned deltog hele 4 af foreningens hold i Landsdelsopvisningen i Farum, og vores øvede springere blev helt fortjent udtaget til Gallaopvisning, der blev afholdt i april måned. I april måned afholdt vi også vores egen hjemmeopvisning. Det var en rigtig god dag, hvor Kirsten Hilding og Kirsten Antonsen blev udnævnt til nye æresmedlemmer i foreningen. Selvom det var en god dag, må vi dog konstatere, at vi som forening er vokset ud af Søndersøhallen, så bestyrelsen forsøger at finde nye lokaler til næste hjemmeopvisning. Jeg vil også lige benytte lejligheden til at takke Charlotte Juul Kring for at stå for morgenmaden til instruktørerne og bestyrelse og for kagesalget på vegne af de øvede springere. Bestyrelsen værdsætter virkelig dette arbejde, og vi må blot konstatere, at foreningens arrangementer bliver bedre, når der er opbakning af hente hele vejen rundt.
Sommergymnastikken startede i maj måned dog kun på Syvstjerneskolen, da Søndersøhallen jo som nævnt blev brugt til sæsonforlængelsen. Holdene var godt booket op, og det er jo altid herligt, når det sker, for så har vi ramt rigtig med tilbuddet til medlemmerne. I juni måned deltog vores øvede springe i gymnastikfestivalen i Riccione. I løbet af året blev der også holdt 4 workshops for rytmepiger 15-20 år. Det vil være synd at sige, at det var en udpræget succes, men vi fik faktisk besøg af piger fra Valby, så budskabet er kommet ud over bygrænsen, og det var et af succesparametrene. Så helt overordnet har det været en travl og begivenhedsrig sæson. Hertil kommer så alle de andre ting. Bestyrelsen har i den forgangne sæson brugt ekstraordinært mange kræfter i forbindelse med bygningen af den nye springhal ved Søndersøhallen. Der har været holdt mange møder, både omkring indretning og senest omkring fordeling af haltiderne. Det har været en ganske væsentlig arbejdsbyrde for bestyrelsen. Hertil kommer, at kommunens bookingsystem langt fra fungerer optimalt. Booking af tider til ny sæson har således taget ikke under 3 fulde arbejdsdage, og det er ganske meget tid. Dette skal sammenholdes med, at foreningen ikke fik de ønskede timer, hvorfor der også efter haltiderne var fordelt skulle bruges ekstraordinært mange timer på at få timer nok til sæson 2016/17- programmet. Men det lykkedes til sidst med fælles hjælp og godt lobby-arbejde. For det skal den øvrige bestyrelse have stor tak. Yderligere har bestyrelsen brugt rigtig meget tid og rigtig mange kræfter på foreningens konkurrence-sjippehold. Da jeg tiltrådte som formand var jeg klar over, at der skulle ske noget med dette hold holdet havde allerede på det tidspunkt været på bestyrelsens agenda gennem flere år. Bestyrelsen kiggede ekstra grundigt på regnskabet bag holdet, og det kunne konstateres, at holdet gennem flere år havde genereret et ikke ubetydeligt underskud til foreningen. På denne baggrund blev der indkaldt til forældremøde med holdets forældre. Det var et par hårde timer, men der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af forældre, der skulle kigge særligt økonomien igennem. Sideløbende med dette arbejde, fulgte vi som bestyrelse naturligvis med i de fortsatte økonomiske udfordringer for holdet. Arbejdsgruppen kom i løbet af foråret med et forslag til halvering af underskuddet, hvilket bestyrelsen ikke fandt tilstrækkeligt. Bestyrelsen vægtede i den forbindelse hensynet til foreningens 980 andre medlemmer højere end hensynet til ca 20 sjippere, op derfor blev det besluttet at lukke konkurrencesjippeholdet fra sæson 2016/17. Dette harmonerer også fuldt ud med foreningens målsætning om at være en breddeforening. Foreningen er ikke gearet til konkurrencedeltagelse. Bestyrelsen er naturligvis ærgerlig over beslutningen, men som ansvarlig bestyrelse kan vi ikke sidde og se på, at så få medlemmer koster resten af foreningen så mange penge dette ville i løbet få år medføre foreningens død. Dette uanset, at enkelte sjippere har deltaget i VM. Sjipperne er tilbudt plads i Farum Gymnastikforening, som er en langt stærkere forening, når det komme til konkurrencegymnastik. Bestyrelsen er klar over, at beslutningen langt fra er populær blandt sjipperne, hvilket tonen på indgående mails desværre også har båret præg af. Men bestyrelsen er ikke sat i verden for at træffe populære beslutninger, bestyrelsen er sat i verden for at lede foreningen på en økonomisk forsvarlig måde. I løbet af foråret er der også blevet brugt en del kræfter på at få et samarbejde op at køre med Farum Gymnastikforening. De to foreninger komplementerer hinanden rigtig fint, og som formand
forventer jeg mig rigtig meget af samarbejdet fremover. Vi er allerede begyndt at holde fælles formandsmøder vi skulle jo helst ikke gå hen at have tid til overs. Og i løbet af den kommende sæson holder vi Åbent hus -arrangementer sammen Farum, ligesom der er arrangeret kurser på tværs af de to foreninger. De to foreninger er stærke hver for sig, men sammen skaber vi nogle andre muligheder for vores medlemmer og instruktører ikke at jeg på nogen måde står her og tale om en fusion af de 2 foreninger, det er på ingen måde på tale, det er begge foreninger helt enige om. I løbet af foråret har bestyrelsen også haft en tæt dialog med DGI Nordsjælland, således har medlemmer af DGI Nordsjælland deltaget på et enkelt bestyrelsesmøde. Dialogen har også medført, at DGI Nordsjælland i samarbejde med foreningen har etableret et yndlinge rytmepigehold det bliver spændende at følge holdet. Ligeledes er det blevet besluttet, at samtlige børneholdsinstruktører skal have tilbudt vejledning fra DGI det er en rigtig god måde, hvorpå instruktørerne får feedback på lige netop deres træningstimer fra yderste velkvalificerede gamle ræve i faget. Sæsonplanlægningen for sæson 2016/17 har også taget en del tid. Dels har vi skulle finde nye instruktører, dels har vi startet op med minihjælpere, hvilket jeg personligt glæder mig meget til udbyttet af. Jeg tror jo på, at foreningen ved at engagere de unge mennesker sikrer sig et stort instruktørgrundlag fremover, således at vi kan møde de udfordringer fremtiden bringer med forvisning om, at vi nok skal klare det. Så alt i alt, har det været en rigtig travlt år for bestyrelsen vi håber på en mere normal sæson i 2016/17. 4. Diskussion af det kommende års arbejde ingen kommentarer 5. Godkendelse af foreningens regnskab Regnskab vedhæftet separat. Og ingen kommentarer. Regnskab godkendt. 6. Fastsættelse af medlemskontingent herunder forelæggelse af budget for det kommende år Budget vedhæftet separat. Kontingent hævet lidt ift. Sidste sæson og kassereren understregede, at beløbet til indkøb af udstyr var hævet til 100.000,- kr. Der skal være penge til fornyelse af materialerne. Budget godkendt. 7. Behandling af forslag fra medlemmer Ingen indkomne forslag 8. Valg af bestyrelse og suppleanter Peder modtager genvalgt som kasserer Kate modtager genvalg Valg af 1. suppleant Anne Sofie Laustsen Valg af 2. suppleant, det blev vedtaget at bestyrelsen bemyndiges til at finde en ekstra suppleant i løbet af sæsonen.
9. Valg af revisor og revisorsuppleant Anne Marie Munk og Hanne Flyger modtog begge genvalg som revisorer, mens Annie Due Gråbirk modtog genvalg som revisorsuppleant. 10. Evt. Vi takkede Gitte for hendes periode i bestyrelsen, som desværre stopper. Formanden erklærede generalforsamlingen for afsluttet.