Frokost- og madordninger i dagtilbud efter 1. januar 2011. Vejledende materiale

Frokost- og madordninger i dagtilbud efter 1. januar 2011 Vejledende materiale Revideret udgave: Efterår 2014

Indhold Det kommunale tilbud om et sundt frokostmåltid... 3 Baggrund... 3 Frokostmåltidet... 3 Prisen for den kommunale frokostordning... 4 Beslutning omkring hvilken type frokost, der skal tilbydes i dagtilbuddet.... 5 Valg af den kommunale frokostordning Afstemning for forældre... 6 Fravalg af frokostordningen på individniveau... 6 Valg af den kommunale frokostordning i dagtilbud med én afdeling:... 6 Valg af den kommunale frokostordning i dagtilbud med flere afdelinger:... 6 Specielt for aldersopdelt fravalg... 7 Retningslinjer ved fravalg af frokostordningen i nye og fusionerede dagtilbudsafdelinger.... 7 Procedure omkring valg af det kommunale frokostmåltid... 8 Afstemning om fravalg af det kommunale frokostmåltid... 9 Specielt for aldersopdelt fravalg... 10 Tidsplan... 11 Udbudsregler for den kommunale frokostordning ved levering ude fra.... 12 Hvem skal med i udbud?... 12 Fællesudbuddet... 12 Hvad skal dagtilbuddet gøre, hvis leverandøren af det kommunale frokostmåltid ikke lever op til kravene, eller af andre grunde ikke kan levere frokostmåltidet mere?... 13 Forældrearrangeret frokost- og madordninger... 14 Forældrearrangeret frokostordning... 14 Forældrearrangeret madordning.... 14 Retningslinjer og forpligtelser for de forældrearrangerede frokost- og madordninger.... 15 Den maksimale pris på en forældrearrangeret frokostordning... 15 Den maksimale pris på en forældrearrangeret madordning... 16 Økonomi... 16 Kommunens tilbud om udsendelse af opkrævning... 16 Administrativ procedure for forældrearrangerede frokostordninger i forbindelse med fripladstilskud... 17 Hvad skal man tænke på før oprettelse af en forældrearrangeret frokost- eller madordning? 17 2

Det kommunale tilbud om et sundt frokostmåltid Baggrund Med udgangspunkt i en lovændring af Dagtilbudsloven d. 4. juni 2010, vedtog Aarhus Byråd d. 22. september 2010, en indstilling som omhandler principperne for den fremtidige organisering af frokostmåltidet og andre madordninger fra 1. januar 2011. Udgangspunktet i Dagtilbudsloven er, at alle børn i kommunale, selvejende daginstitutioner og privatinstitutioner skal tilbydes et sundt frokostmåltid. Byrådet har besluttet at tilbyde det sunde frokostmåltid udenfor dagtilbudsydelsen mod en særskilt betaling ud over den normale forældrebetaling, en frokosttakst. I Aarhus Kommune finansieres frokostordningen således via frokosttaksten. Hvert andet år er der mulighed for fravalg af frokostordningen. Fravalget kan foretages på afdelingsniveau, men ikke på individniveau. I dagtilbud med én afdeling har dagtilbudsbestyrelsen kompetencen til at beslutte om frokostmåltidet skal tilbydes eller fravælges. I dagtilbud med flere afdelinger foretages der afstemning om fravalg af frokostmåltidet blandt forældrene. Fravælges den kommunale frokostordning skal forældrene selv sørge for frokost til deres barn. Hvis der ikke foretages et fravalg, beholdes, eller genindføres den kommunale frokostordning. Endvidere er der mulighed for aldersopdelte fravalg i aldersintegrerede afdelinger. Byrådet har vedtaget, at skovbørnehaver og permanente udegrupper fritages for pligten til at tilbyde frokostmåltidet. Forældrebestyrelser eller forældre i de enkelte afdelinger, der har fravalgt det sunde kommunale frokostmåltid, kan beslutte at oprette en frivillig forældrearrangeret frokostordning med en fastsat maksimumtakst, som svarer til frokosttaksten for det kommunale frokostmåltid. Uafhængigt af frokostordningen kan forældre, som hidtil, beslutte, at oprette en valgfri forældrearrangeret madordning for måltider udover frokosten. Her er også fastsat en maksimumtakst (se side 16). Frokostmåltidet Som udgangspunkt skal alle børn i dagtilbud tilbydes et sundt frokostmåltid hver dag, dog ikke 5. juni og 24. december. Dette gælder, hvad enten de går i en kommunal, en selvejende eller en privat institution, undtaget er skovbørnehaver og permanente udegrupper. 3

Frokosten bliver i Aarhus Kommune organiseret i de enkelte dagtilbud ud fra de rammer, der er sat af lovgivning og Byrådet. Typen af frokostmåltid afhænger blandt andet af de principper dagtilbudsbestyrelsen har sat og de fysiske forhold, der hersker i institutionen. Det betyder, at der kan være store forskelle på, hvilken type frokost, der tilbydes i forskellige dagtilbud. Der er eksempler på dagtilbud, som har egenproduktion med stort set udelukkende økologiske fødevarer, og der er dagtilbud, som udelukkende får maden leveret af en privat leverandør. Indenfor hvert enkelt dagtilbud, kan der være forskel på, hvad der bliver tilbudt i de forskellige afdelinger. Den mad der tilbydes i den kommunale frokostordning, skal følge Aarhus Kommunes kostpolitik og Fødevarestyrelsens anbefalinger for et sundt frokostmåltid til den pågældende aldersgruppe. Anbefalingerne kan findes via nedenstående link. Aarhus Kommunes kostpolitik: http://www.aarhus.dk/~/media/dokumenter/mbu/st/kost/aarhus-kommune-kostpolitik- 2004.pdf Fødevarestyrelsens anbefalinger: http://www.aarhus.dk/~/media/dokumenter/mbu/st/kost/det-faelles-frokostmaltid.pdf Er man i tvivl om måltidet lever op til anbefalingerne, kan dagtilbudslederen tage kontakt til Børn og Unge, Pædagogisk Afdeling, Sundhed og Trivsel, som kan vurdere den tilbudte frokost ernæringsmæssigt. Det gælder både den mad der produceres internt, og den mad der leveres ude fra. Prisen for den kommunale frokostordning I de dagtilbud og afdelinger hvor forældrene ikke fravælger frokostordningen, skal forældrene, udover den almindelige forældrebetaling, betale en såkaldt frokosttakst. Frokosttaksten er 385 kr. pr. barn pr. måned i 11 betalingsmåneder i 2014. Den endelige takst for 2015 forventes at blive 392 kr. pr. barn pr. måned i 11 betalingsmåneder, og ligger klar ved vedtagelsen af budgettet for 2015. Af dette beløb får dagtilbuddene, som er med i ordningen, tildelt ca. 325 kr. pr. barn pr. måned i 12 måneder. Grunden til, at beløbet er mindre end det forældrene betaler pr. barn, er, at taksten ifølge lovgivningen skal beregnes inklusive moms. Dette betyder, at der skal budgetlægges med et gennemsnitligt momstillæg i taksten. De forældre, som er berettiget til friplads- og søskendetilskud, vil også modtage tilskud til frokosttaksten. Taksten for den kommunale frokostordning er i 2014 sat til 385 kr. i 11 mdr., under forudsætning af, at 60 pct. af dagtilbuddene vil benytte den kommunale frokostordning, og at 75 pct. af disse har egenproduktion, og de resterende har ekstern levering. 4

De 385 kr. svarer til de forventede gennemsnitlige udgifter inkl. moms, idet der forudsættes at være moms på 100 pct. på den eksterne leverance, medens der er moms på godt 10 pct. af udgifterne ved intern produktion. Eftersom forudsætningerne kan ændre sig, vil taksterne også blive revurderet årligt. Beslutning omkring hvilken type frokost, der skal tilbydes i dagtilbuddet. Det er dagtilbudsbestyrelsen i de kommunale dagtilbud, der fastsætter principperne for frokostmåltidet, og dagtilbudslederen som organiserer frokostmåltidet. Dagtilbudsbestyrelsen Dagtilbudsbestyrelsens kompetence i forhold til det kommunale frokostmåltid svarer til de kompetencer, som dagtilbudsbestyrelsen har i forhold til dagtilbuddets kerneopgaver. Det vil sige, at fastsætte principper for dagtilbuddets arbejde og at fastsætte principper for anvendelsen af dagtilbuddets samlede budgetramme. Det betyder, at dagtilbudsbestyrelsen for eksempel kan fastsætte et princip om, at det kommunale frokostmåltid skal være økologisk, at tilberedningen skal være en del af det pædagogiske miljø, eller at det kommunale frokostmåltid skal være forbundet med færrest mulige omkostninger. Dagtilbudsbestyrelsen i selvejende institutioner kan, alt afhængigt af deres overenskomst, have andre kompetencer. Dagtilbudslederen Dagtilbudslederen har samme opgave i forhold til det kommunale frokostmåltid som i forhold til dagtilbuddets kerneydelser. Det vil sige i praksis at udmønte principperne, som dagtilbudsbestyrelsen har besluttet, samt at være ansvarlig for dagtilbuddets drift og træffe alle konkrete beslutninger vedrørende det pædagogiske arbejde, personaleforhold, arbejdsmiljø, økonomiske dispositioner, sundhed, hygiejne med videre. For eksempel er det dagtilbudslederen, som på baggrund af dagtilbudsbestyrelsens principper for frokostmåltidet træffer beslutning om, hvorvidt det kommunale frokostmåltid skal tilbydes på samme måde i alle afdelinger i dagtilbuddet, om frokostmåltidet ud fra principperne skal være eksternt leveret eller produceret i eget køkken mv. 5

Valg af den kommunale frokostordning Afstemning for forældre Der er mulighed for fravalg af det kommunale frokostmåltid på afdelingsniveau, men ikke på individniveau. Fravalg af frokostordningen på individniveau Frokostordningen kan ikke fravælges på individniveau, men børn der har en lægeordineret diæt, som dagtilbudslederen vurderer ikke kan efterleves i frokostordningen, kan undtages for ordningen. Proceduren er, at forældrene til det pågældende barn skal indhente en lægeudtalelse om den ordinerede diæt, som skal fremvises til dagtilbudslederen. Dagtilbudslederen vurderer herefter, om dagtilbuddet kan efterleve den ordinerede diæt i frokostmåltidet, eller om barnet kan undtages frokostordningen. Skal barnet undtages frokostordningen, giver dagtilbudslederen besked til pladsanvisningen, og forældrene fritages for betaling af frokosttaksten. Valg af den kommunale frokostordning i dagtilbud med én afdeling: I dagtilbud med én afdeling er det dagtilbudsbestyrelsen, der har kompetencen til at beslutte, om det kommunale frokostmåltid skal fravælges. Det anbefales, at dagtilbudsbestyrelsen inddrager de øvrige forældre i denne beslutning, for størst mulig opbakning. Dagtilbudsbestyrelsen kan også beslutte, at der skal være et aldersdifferentieret fravalg, hvis afdelingen er aldersintegreret. Det kan eksempelvis betyde, at der er kommunalt frokostmåltid for de 0-2-årige, men ikke for de 3-6-årige i afdelingen. Valg af den kommunale frokostordning i dagtilbud med flere afdelinger: I dagtilbud med flere fysisk adskilte afdelinger, er det forældrene i de enkelte afdelinger, som træffer beslutning om eventuelt fravalg af det kommunale frokostmåltid. Der skal foretages en afstemning i hver afdeling, der er én stemme pr. barn i hver afdeling. Lovgivningen beskriver, at et simpelt flertal afgør, om der skal ske et fravalg. Med simpelt flertal menes der, at over halvdelen af de mulige stemmer skal være FOR et fravalg af det kommunale frokostmåltid, før dette er fravalgt. Hvis der eksempelvis er 40 stemmer i en afdeling, SKAL der være over 20, der har stemt FOR et fravalg, før dette er gældende. Hvis der eksempelvis kun er 30, der har stemt, og de 17 af 6

disse har stemt FOR fravalg, er dette altså ikke nok til, at frokosten er fravalgt, og det kommunale frokostmåltid skal således tilbydes det efterfølgende år. Det betyder altså rent praktisk, at ikke afgivne stemmer gælder som stemmer imod fravalg af frokostmåltidet. Valget skal træffes på et oplyst grundlag, hvilket er dagtilbudslederens ansvar. Såfremt forældrene i en afdeling fravælger frokostmåltidet, vil det være udgangspunktet, at de fra d. 1. juli det efterfølgende år selv skal sørge for, at deres barn har mad med hjemmefra til frokost. I dagtilbud med flere afdelinger, skal der i aldersintegrerede afdelinger som udgangspunkt foretages et aldersopdelt valg, såfremt dette ønskes af et flertal af forældre til 0-2-årige i afdelingen, eller et flertal af forældre til 3-6-årige i afdelingen. Ønskes dette ikke af flertallet af forældrene til børnene i en af de to aldersgrupper, foretages valget for hele afdelingen. Specielt for aldersopdelt fravalg Der skal gøres opmærksom på, at tilbuddet om frokostmåltidet i aldersintegrerede afdelinger med aldersopdelt fravalg af frokostmåltidet ikke altid vil følge barnets alder, men afhænger af den afdeling, barnet er indskrevet i. Det vil sige, at såfremt et vuggestuebarn i en integreret afdeling rykker op til børnehavebørnene, der ikke modtager kommunens frokostordning, har barnet ikke længere krav på at modtage kommunens frokostmåltid, ligesom forældrene ikke skal betale frokosttaksten. Retningslinjer ved fravalg af frokostordningen i nye og fusionerede dagtilbudsafdelinger. De følgende retningslinjer er lavet for at præcisere rammer og retningslinjer for fravalg af frokostordningen i nye og fusionerede dagtilbudsafdelinger udenfor den normale to-årige kadence. Retningslinjer for fravalg af frokostmåltidet Ved oprettelsen af nye afdelinger i et dagtilbud, eller hvis afdelinger fusionerer, gives forældrene mulighed for at fravælge frokostmåltidet udenfor den normale to-årige kadence. Dagtilbudslederen skal præsentere forældrene for hvilken type frokost, der tilbydes i afdelingen, hvor meget forældrene skal betale for måltidet, samt hvor lang tid beslutningen gælder. 7

Kommunikationen omkring afstemningen om fravalg af frokostmåltidet foregår på samme måde, som ved den ordinære afstemning. Afstemningen følger i øvrigt de allerede fastlagte retningslinjer. Særligt for nye afdelinger Afstemningen i nye dagtilbudsafdelinger skal være foretaget senest 3 måneder efter åbningsdagen. Herefter skal et eventuelt fravalg træde i kraft senest en måned efter. Særligt for fusionerede afdelinger Afstemningen i fusionerede dagtilbudsafdelinger skal være foretaget inden fusionsdatoen. Herefter skal et eventuelt fravalg træde i kraft senest en måned efter. Efter denne første afstemning følger afdelingen de ordinære retningslinjer og den ordinære kadence for fravalg af frokostmåltidet. I perioden indtil der er foretaget afstemning og før selve afgørelsen af afstemningen træder i kraft skal dagtilbudsafdelingen tilbyde et dagligt frokostmåltid. De afdelinger, der fusionerer eller opsplittes skal være opmærksomme på at overholde de opsigelsesvarsler som eventuelle kontrakter med eksterne leverandører omfatter. Procedure omkring valg af det kommunale frokostmåltid Hvad end beslutning om fravalg af det kommunale frokostmåltid skal ske i et dagtilbud med én afdeling, eller i et dagtilbud med flere fysisk adskilte afdelinger, skal beslutningen tages på et oplyst grundlag. Det er dagtilbudslederen, der er ansvarlig for, at afstemningen i hver enkelt afdeling i dagtilbuddet foregår på oplyst grundlag, samt at afstemningen finder sted inden 31. december, og at der sker tilbagemelding herom til Børn og Unge senest 31. december. Oplyst grundlag At afstemningen foregår på oplyst grundlag, betyder, at dagtilbudslederen skal oplyse forældrene om: hvilken type frokostmåltid det forventes, at dagtilbuddet kan tilbyde børnene i de enkelte afdelinger d. 1. juli, det efterfølgende år. prisen på frokosttaksten d. 1. juli det efterfølgende år. hvornår forældrene igen har mulighed for at tage stilling til et eventuelt fravalg af det kommunale frokostmåltid Dagtilbudslederen skal ud fra de principper, som bestyrelsen har fastsat for frokostmåltidet, og ud fra det økonomiske råderum, finde ud af, hvad børnene kan tilbydes efter 1. juli det efterfølgende år. Såfremt der sker ændring i bestyrelsens principper, skal disse være på plads forinden. Følgende kan være eksempler på, hvad dagtilbuddet kan tilbyde til frokost, og det er derfor langt fra udtømmende: 8

blanding mellem kolde og varme måltider lavet i hver enkelt afdeling pædagogisk personale der fremstiller rugbrødsmåltider varm mad leveret fra nabo-dagtilbuddet, fra en skole eller et plejehjem kold mad fra ekstern leverandør som dagtilbuddet allerede har kontrakt med kold og varm mad fra ekstern leverandør, dagtilbuddet skal være med i fællesudbuddet Det skal nævnes, at der selvfølgelig er mulighed for at tilpasse tilbuddet til de enkelte afdelinger, afhængigt af køkkenkapacitet med videre. Det kan altså være forskelligt, hvad der kan tilbydes i de enkelte afdelinger. Der kan være flere andre forhold, som det er relevant at oplyse om, såsom økonomiske og personalemæssige konsekvenser hvis måltidet fravælges/ikke fravælges, eller de konsekvenser det kan få, for det daglige pædagogiske arbejde. Det skal pointeres, at det er type af frokostmåltid, der FORVENTES tilbudt, men at ændringer i forskellige forhold kan gøre, at det forventede alligevel ikke kan tilbydes. I en sådan situation bliver dagtilbudslederen nødt til at finde en anden løsning, som eventuelt kan være meget anderledes. Forhold kan også ændre sig, så dagtilbudslederen midt i en periode bliver nødt til at ændre tilbuddet. I tilfælde, hvor ændrede forhold resulterer i en anden type frokost end forventet, vil forældre muligvis ønske fornyet mulighed for afstemning. Imidlertid giver lovgivningen ikke mulighed for omvalg. Beslutningen der træffes er gældende pr. 1. juli det efterfølgende år, og to år frem. Det vil sige, at den beslutning der træffes inden 31. december 2014, gælder fra 1. juli 2015 og ind til 1. juni 2017. Dagtilbudslederen skal igangsætte arbejdet i løbet af efteråret, således at bestyrelse eller forældre i god tid forinden beslutningen skal træffes, er orienteret om den type frokostmåltid, der kan forventes at blive tilbudt (ændring af forhold kan gøre, at det forventede tilbud alligevel ikke kan oprettes, eller at det er nødvendigt at ændre på det i perioden), om prisen for frokostmåltidet (frokosttaksten), samt for hvor lang tid beslutningen gælder. For dagtilbud med flere fysisk adskilte enheder, har Børn og Unge udarbejdet et vejledende materiale til, hvordan afstemningen praktisk kan udføres. Dette materiale er ment som inspiration, og skal derfor ikke følges slavisk. Materialet kan findes på Kommunens hjemmeside: http://www.aarhus.dk/kost Afstemning om fravalg af det kommunale frokostmåltid Følgende er et forslag til procedure for afstemning, hvilket betyder, at der lokalt kan tages beslutning om at informere og foretage afstemningen på anden måde, eller lave en anden 9

tidsplan. Der kan altså lokalt være forhold der gør, at det ikke skønnes nødvendigt med eksempelvis et spørgemøde. Information til forældre Det foreslås at dagtilbudslederen ved det årlige fælles forældremøde, giver den første information om den kommende afstemning, så forældrene er orienterede i god tid. Når selve afstemningen skal i gang, foreslås det, at orientere forældrene skriftligt i alle afdelinger, med de oplysninger der er nødvendige, for at de kan foretage et valg på oplyst grundlag. Skabelon til inspiration findes i slutningen af dette materiale. Det kan eventuelt være en idé at afholde et fyraftensmøde for interesserede forældre, for hele dagtilbuddet eller for de enkelte afdelinger, så forældrene kan få svar på eventuelle spørgsmål. Når afstemningen i dagtilbuddet er afsluttet, foreslås det at forældrene orienteres skriftligt i de enkelte afdelinger, med oplysninger om resultatet af afstemningen. Afstemningen Selve afstemningen sker afdelingsvist. Det foreslås, at alle afdelinger gør det på samme tid. Dette for at sikre, at informationer og materiale når ud til alle forældre, og at flest muligt forældre får afgivet stemme. Der skal sættes en dato for fristen for afgivelse af stemmer. Dette kan eksempelvis være 14 dage. Efter en uge, kan man så lave en reminder om afstemningen. Stemmer, der først foretages efter fristens udløb, betragtes ikke som afgivne. Stemmerne afgives anonymt, og stemmerne må ikke tælles op før fristens udløb. Efter fristens udløb, optælles stemmerne, og resultatet formidles til forældrene i afdelingerne, samt til Børn og Unge, Pædagogisk Afdeling, Sundhed og trivsel. Dette skal være sket senest d. 31. december. Husk at tilmelding til det fælles udbud af frokostmåltidet, skal ske samtidig. Herefter har dagtilbuddet 6 måneder til at effektuere valget. Specielt for aldersopdelt fravalg Der er mulighed for aldersopdelte fravalg i aldersintegrerede afdelinger. Dagtilbudslederen kan derfor foretage en afstemning blandt forældrene i de pågældende institutioner, om de ønsker et aldersopdelt fravalg. Da en eventuel aldersopdelt afstemning kan have indflydelse på typen af måltid, der tilbydes, er det vigtigt at denne afstemning foregår inden, så dagtilbudslederen kan tilpasse typen af frokost, der kan tilbydes i forhold til de forskellige scenarier. Det foreslås, at dagtilbudslederen informerer forældrene skriftligt om, at de skal stemme, om der skal være aldersopdelt afstemning om fravalg. I skrivelsen kan der stå noget om, hvilke 10

konsekvenser for typen af frokostmåltid et eventuelt aldersopdelt fravalg af frokostmåltidet kan få. Det foreslås, at denne afstemning foregår i en periode på 14 dage, med reminder midt i perioden, samt at der skal være over halvdelen af mulige stemmer, der skal være FOR aldersopdelt afstemning pr. aldersgruppe, før der skal være aldersopdelt afstemning om fravalg. Således at her er ikke afgivne stemmer at regne for stemmer, der ikke er FOR aldersopdelt fravalgsafstemning. Ligesom for den egentlige afstemning om fravalg. Hvis der i ingen af de to aldersgrupper er flertal for aldersopdelt afstemning om fravalg, foretages valget for hele afdelingen. Skabelon til inspiration findes i slutningen af dette materiale. Tidsplan Det foreslås, at proceduren starter op så hurtigt som muligt efter sommeren i de lige år, hvor beslutningen skal træffes. Efterfølgende er forslag til tidsplan: August: Dagtilbudslederen undersøger, om der skal ske ændringer i bestyrelsens principper for frokostmåltidet. Hvis dette er tilfældet, skal disse foretages hurtigst muligt. September: Dagtilbudslederen finder frem til den type frokostmåltid, der kan tilbydes forældrene fra 1. juli det efterfølgende år i de enkelte afdelinger. Inddragelse af bestyrelse, forældreråd og personale. September/ Oktober: Dagtilbudslederen orienterer forældrene om det kommende valg ved forældremøde. Herunder hvilken type frokost der kan tilbydes, frokosttakst og periodens længde (2 år), samt hvordan valget kommer til at foregå, og hvornår det skal være afsluttet. November: Dagtilbudslederen orienterer forældrene skriftligt i alle afdelingerne med informationer og stemmemulighed, så de kan foretage valg på oplyst grundlag. Dagtilbudslederen eller den pædagogiske leder kan evt. afholde et spørgemøde for interesserede forældre. December: Afstemning foretaget, og dagtilbudsleder indsender beslutningen for samtlige afdelinger i dagtilbuddet til Børn og unge. Senest d. 31. december. Skal nogen af afdelingerne med i det fælles udbud, skal dette meddeles samtidig. 11

Udbudsregler for den kommunale frokostordning ved levering ude fra. Ønsker et kommunalt dagtilbud, at maden skal leveres af en anden kommunal institution, eksempelvis et andet dagtilbud, et plejehjem eller en skole, kan dagtilbuddet roligt indgå en aftale, uden at skulle med i et udbud. Hvem skal med i udbud? Har det kommunale dagtilbud ikke en anden kommunal leverandør af frokostmåltidet, men ønsker ekstern levering, skal det med i fællesudbuddet, som afholdes mindst hvert andet år. Det samme er gældende, hvis man ønsker et grundlæggende andet tilbud, evt. fra anden leverandør. Man skal dog ikke med i udbuddet, hvis dagtilbuddet allerede har en kontrakt, som er gældende, eller som kan forlænges. Grunden til at dagtilbuddene skal indgå i udbud, skyldes EU s udbudsregler. Det er kun de relevante afdelinger i dagtilbuddet, som ønsker ekstern levering, der skal med i udbuddet. Selvejende dagtilbud får tilbud om at deltage i fællesudbuddet, men de er ikke forpligtet til at deltage i det. De selvejende dagtilbud kan lave egen annoncering i stedet. Det anbefales, at der i de kontrakter, der indgås, er mulighed for forlængelse, mulighed for rimelige opsigelsesfrister, mulighed for at komme ud af samarbejdet ved mislighold mm. Selvejende dagtilbud kan ikke umiddelbart indgå aftaler med kommunale institutioner. Fællesudbuddet Fællesudbuddet afholdes fra centralt hold. Børn og Unge sørger for at udfærdige udbudsmaterialet og afholde udbuddet, så det er juridisk holdbart, så ernæringen i måltidet sikres, og så dagtilbuddene sikres den bedst mulige pris, i forhold til de ønsker, de har til måltidet og leveringen af dette. Der sættes nogle overordnede krav til leveringen, og de deltagende dagtilbud får mulighed for at sætte en maksimumpris, samt komme med rimelige og specifikke ønsker. Kontrakten, der indgås efter udbud, vil løbe i to år, med mulighed for forlængelse og med mulighed for opsigelse med rimeligt varsel. Udbuddet bliver afholdt i forlængelse af, at forældrene har taget stilling til, om de vil tage imod frokosttilbuddet eller fravælge dette. Det vil sige, at dagtilbudslederen senest 31. december, skal give melding om, hvilke (hvis nogen) af afdelingerne i dagtilbuddet, der skal indgå i fællesudbuddet. 12

En måned senere skal Børn og Unge have de dagtilbudsspecifikke krav til måltidet i hænde. Herefter afholdes udbuddet, så kontrakterne er indgået og træder i kraft d. 1. juli det efterfølgende år. Det er vigtigt at være opmærksom på, at kontrakten indgås mellem dagtilbuddet og leverandøren, og det derfor er dagtilbuddet, der skal håndtere al kommunikation, opsigelser mv. i forhold til leverandøren. Det er dagtilbudslederen, der er kontraktholder. Dagtilbudslederen har således ansvaret for, at den overholdes fra dagtilbuddets side, ligesom det er dagtilbudslederen, der skal lave en eventuel opsigelse indenfor rammerne. Sidste gang udbuddet blev afholdt, fik alle de deltagende dagtilbud en leverandør, og til en pris der var under den maksimale, som dagtilbuddet havde besluttet. Tidsfrister, procedurer og relevant materiale sendes forud for udbuddet til dagtilbudslederen i løbet af efteråret, eller efter henvendelse. Børn og Unge vil tilbyde orienteringsmøder for dagtilbudslederne inden udbuddet. Hvad skal dagtilbuddet gøre, hvis leverandøren af det kommunale frokostmåltid ikke lever op til kravene, eller af andre grunde ikke kan levere frokostmåltidet mere? Som udgangspunkt skal dagtilbudslederen og leverandøren gå i dialog for at få løst problemet, men det kan blive aktuelt at opsige kontrakten. Bliver et kommunalt dagtilbud nødt til at opsige en kontrakt med en ekstern leverandør af frokostmåltidet, og ønsker det ikke egenproduktion eller levering fra anden kommunal institution, kan dagtilbuddet indgå en midlertidig aftale med en anden leverandør ind til det næste fællesudbud afholdes. Dagtilbuddet kan også selv lave et nyt udbud af frokostmåltidet. Det er her nødvendigt, at gå i gang med arbejdet med udbuddet inden samarbejdet med leverandøren ophører, så børnene er sikret deres frokostmåltid. Ophører leverancen pludseligt, eksempel pga. konkurs, skal dagtilbudslederen i første omgang sørge for, at børnene alligevel får deres daglige frokostmåltid. Én mulighed er at personalet en overgang selv smører rugbrød, eller dagtilbuddet kan indgå en midlertidig aftale med en anden leverandør. Dagtilbudslederen kan henvende sig til Børn og Unge, Pædagogisk Afdeling, Sundhed og Trivsel, såfremt det bliver aktuelt. 13

Forældrearrangeret frokost- og madordninger Forældrearrangeret frokostordning Ved tilfælde af fravalg af det kommunale frokostmåltid gælder det som udgangspunkt, at forældrene hver især har ansvaret for at sikre, at deres barn medbringer mad til frokost. Forældrebestyrelsen eller forældrene i en afdeling har efter et eventuelt fravalg af det kommunale frokostmåltid, mulighed for selv at oprette en forældrearrangeret frokostordning. Som udgangspunkt må en sådan ordning ikke medføre meromkostninger for kommunen. Når den forældrearrangerede frokostordning er oprettet, er det de enkelte forældre, der beslutter, om de vil benytte den. Det er altså frivilligt for den enkelte. Dagtilbudsleder eller anden ledelse eller personale kan ikke inddrages i styring, økonomi, opkrævning eller andet. Frokostordningen skal arrangeres inden for de rammer, byrådet har vedtaget. Det betyder, at indenfor rammerne er det forældrene i ordningen, der beslutter, hvilken mad der skal tilbydes, hvor mange dage den skal tilbydes, til- og frameldingsfrister, samt prisen. En forældrearrangeret frokostordning skal kunne organiseres indenfor de fysiske rammer, der er i den pågældende afdeling, hvilket betyder, at forældrene i den forældrearrangerede frokostordning ikke kan stille krav om eksempelvis ombygning af køkken mv. Forældrearrangeret madordning. Alle afdelinger har mulighed for at oprette en forældrearrangeret madordning, som omfatter et eller flere måltider udover frokostmåltidet. Det er forældrebestyrelsen eller forældrene i en enhed, der har mulighed for at oprette en forældrearrangeret madordning. Som udgangspunkt må en sådan ordning ikke medføre meromkostninger for kommunen. Når den forældrearrangerede madordning er oprettet, er det de enkelte forældre, der beslutter, om de vil benytte en sådan ordning. Det er altså frivilligt for den enkelte. Det er bestyrelsen eller forældrene, der beslutter, hvilken mad der skal tilbydes, hvor mange dage om ugen eller måneden den skal tilbydes, til- og frameldingsfrister, samt prisen. Dagtilbudsleder eller anden ledelse eller personale kan ikke inddrages i styring, økonomi, opkrævning eller andet. Madordningen skal dog holdes inden for de rammer, byrådet har vedtaget. 14

Retningslinjer og forpligtelser for de forældrearrangerede frokost- og madordninger. Overordnede rammer Jævnfør loven har byrådet fastsat rammer for de forældrearrangerede frokost- og madordninger. Som udgangspunkt må en sådan ordning ikke medføre meromkostninger for kommunen. Måltiderne skal være sunde og følge Aarhus Kommunes kostpolitik for børn i dagtilbud. Det er også vedtaget, at der ikke kan ansættes køkkenpersonale i de forældrearrangerede frokost- og madordninger, der medfører, at kommunen får arbejdsgiveransvaret. Dette betyder at forældrene ikke kan ansætte køkkenpersonale i dagtilbuddenes køkkener. Dog gælder det specielt for de afdelinger, der har ansat køkkenpersonale til den kommunale frokostordning, at afdelingen, mod betaling, også kan levere eftermiddagsmad til en forældrearrangeret madordning, som er lavet af køkkenlederen. Her er det op til den enkelte dagtilbudsleder, om dette skal være en mulighed. Der er blandt andet personalemæssige hensyn, der skal tages, så forældrene vil ikke alene kunne bestemme af- og tilmeldingsfrister og lignende. For både forældrearrangerede frokost- og madordninger, gælder det, jf. loven, at udgifterne til forældrearrangerede madordninger betales af forældrene til de børn, der benytter ordningen. Børn og Unge tilbyder at fremsende opkrævning af betaling for disse ordninger, og ifølge lovens bestemmelser skal de deltagende forældre afholde udgifterne forbundet med denne administration. De forældrearrangerede frokost- og madordninger baserer sig på et privatretligt grundlag, hvor forældrene indgår en aftale med en ekstern leverandør af mad. Dette vil sige, at såfremt forældrene opretter en forældrearrangeret frokost- eller madordning, med mad leveret af privat leverandør, er det forældrene, der er kontraktansvarlige. Eventuelle tvister mellem parterne skal afgøres efter almindelige aftaleretlige regler ved domstolene. I den forbindelse med dette, skal det påpeges, at kommunen ikke har nogen forpligtelse, og at det er forældrene, der skal afholde udgiften hertil. Den maksimale pris på en forældrearrangeret frokostordning For den forældrearrangerede frokostordning er den maksimale pris 385 kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder (inkl. moms) i 2014. Det forventes, at den vil være 392 kr. pr. barn i 2015. Denne maksimalpris gælder, såfremt der tilbydes frokost på alle hverdage. Organiseres den forældrearrangerede frokostordning således, at måltidet ikke tilbydes alle hverdage, reduceres det maksimale beløb tilsvarende. Hvis der i en forældrearrangeret 15

kostordning tilbydes mad fire hverdage om ugen, reduceres det maksimale beløb altså med 20 pct. Maksimaltaksten svarer til frokosttaksten for det kommunale frokostmåltid, og der vil således ikke være nogen forskelsbehandling i forhold til fripladstilskud for henholdsvis den kommunale og den forældrearrangerede frokostordning. Dog ydes der ikke søskendetilskud til den forældrearrangerede frokostordning. Aarhus Kommune skal yde fripladstilskud til de forældre, der er berettiget hertil samt administrere og afholde udgiften til administration ved tildeling af fripladstilskuddene. Den maksimale pris på en forældrearrangeret madordning For den forældrearrangerede madordning er den maksimale pris 172 kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder (inkl. moms) i 2014. Det forventes, at den vil være 176 kr. pr. barn i 2015. Økonomi Der er fastsat et maksimalt beløb, der må opkræves for henholdsvis forældrearrangeret frokostordning og madordning. Det følger af lovændringen, at det er forældrene til de børn, der deltager i en forældrearrangeret frokost- eller madordning, der skal betale udgiften dertil. Ordningen skal holdes fuldstændigt adskilt fra dagtilbuddets budget. Da ordningen er frivillig at deltage i, kan dagtilbuddet således ikke give midler til en forældrearrangeret frokost- eller madordning, da dette kunne resultere i forskelsbehandling af de børn, der ikke deltager i en sådan ordning. Dog kan det pædagogiske personale inden for rimelighedens grænser, og efter aftale med dagtilbudslederen, anrette maden i de forældrearrangerede frokost- og madordninger for de børn, der deltager i ordningen. Kommunens tilbud om udsendelse af opkrævning Børn og Unge tilbyder at fremsende opkrævningen af forældrebetalingen med udgangspunkt i den allerede eksisterende model vedr. administration af forældrearrangerede madordninger. Det er forældrene, hvis de tager imod tilbuddet, der betaler de dermed forbundne udgifter. Dette udgør et gebyr på 6 kr. pr. barn pr. opkrævning pr. måned i 11 måneder. Beløbet gælder både for forældrearrangerede frokostordninger og de forældrearrangerede madordninger. Deltager man i begge typer af ordninger, og har forældrene i begge tilfælde taget i mod tilbuddet om at kommunen udsender opkrævning, vil det omfatte 2 opkrævninger, og dermed 2xgebyrer af 6 kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder. 16

De forældrearrangerede frokost- og madordninger som beskrevet er baseret på et privatretsligt grundlag, og selvom kommunen kan fremsende opkrævninger, har kommunen intet lovmæssigt grundlag for at inddrive restancer ved manglende betaling. Ansvaret for dette påhviler alene forældrene i ordningen, ligesom udgiften til opkrævning skal dækkes af de deltagende forældre. Administrativ procedure for forældrearrangerede frokostordninger i forbindelse med fripladstilskud Børn og Unge skal udbetale fripladstilskud til berettigede forældre med børn, der deltager i en forældrearrangeret frokostordning. I den forbindelse skal der udvikles en enkel og effektiv administrativ procedure for de forældrearrangerede frokostordninger. Den skal sikre fleksibilitet, og forhindre uretmæssig udbetaling af fripladstilskud i de tilfælde, hvor forældrene ikke betaler deres andel af frokostordningen. Det forventes, at de deltagende forældre vil vælge en repræsentant (kasserer) til blandt andet at følge op på eventuelle restancer. For at det praktisk kan lade sig gøre i Pladsanvisningen, skal der være to måneders varsel forud for oprettelse af en forældrearrangeret frokostordning, ligesom der skal være to måneders frist for af- og tilmelding for det enkelte barn. Det forventes, at den, for ordningen, ansvarlige forælder skal indsende en liste hver tredje måned, med opgørelse over deltagende børn, og registrerede indbetalinger, herunder beløb. Derudover skal der sandsynligvis fremvises årligt revisionspåtegnet regnskab. Såfremt der i en afdeling, som har fravalgt det kommunale frokostmåltid, er forældre, der ønsker at oprette en forældrearrangeret frokostordning, bedes disse via dagtilbudslederen rette henvendelse til Børn og Unge, Pædagogisk Afdeling, Sundhed og Trivsel. Hvad skal man tænke på før oprettelse af en forældrearrangeret frokost- eller madordning? Overvejelser Typisk kan det være et par forældre i en afdeling, der begynder snakken om at få oprettet en forældrearrangeret frokost- eller/og madordning. En forældrearrangeret madordning kan være så simpel, som at der hver dag leveres frugt og boller til eftermiddagsmad. Eller at forældrene skiftes til at medbringe frugt og brød. Uanset hvilken ordning man når frem til, er det vigtigt at hygiejnen lever op til Fødevarestyrelsens forskrifter. Inden man tager beslutning om oprettelse, er der flere ting, der bør overvejes og diskuteres: 17

Hvorfor vil vi gerne have en forældrebetalt kostordning fordele og ulemper? Hvem målrettes ordningen vuggestuebørn, børnehavebørn, alle børn? Hvor mange børn skal der være med, før ordningen kan løbe rundt? Hvilke måltider vil vi have morgenmad, formiddagsmad, frokost, eftermiddagsmad? Hvor mange gange om ugen skal det serveres? Skal maden være konventionel, økologisk, vegetarisk eller? Hvor meget kan/vil forældrene betale til en kostordning? Hvem skal repræsentere forældregruppen og være ansvarlig for økonomi, kontakt til leverandør, regnskab, indsendelse af bilag til Børn og Unge mv.? Skal Børn og Unge udsende opkrævning for ordningen? Hvor lang opsigelsesfrist skal der være for det enkelte barn? Skal forældrene selv medbringe mad? Skal maden købes af ekstern leverandør? Der kan være mange flere forhold, der skal afklares, og da dette er en ny ordning i Aarhus Kommune, hører vi gerne om jeres erfaringer med oprettelse af frokost- og madordninger. Ekstern levering Da de forældrearrangerede frokost- og madordninger skal imødekomme lov og byrådsbeslutninger, er den mest oplagte mulighed, at få maden leveret af ekstern leverandør. Forældrene kan indgå en aftale med et firma om levering af eksempelvis mad pakket i madkasser til levering hver dag. På den måde er der ikke mere håndtering fra personalets side, end der er for de børn, der ikke deltager i ordningen. Forældrene kan evt. indgå aftale om levering af både frokost og eftermiddagsmad, for at få mængderabat. Ligesom der muligvis kan opnås mængderabat hos ekstern leverandør, hvis forældrene på tværs af afdelinger, og eventuelt dagtilbud, går sammen om at lave en aftale. Indgår man aftale med en ekstern leverandør, er det vigtigt at kontrakten er gennemtænkt, og giver mulighed for fleksibilitet i antal leveringer pr. dag, fornuftige opsigelsesfrister, mulighed for at komme ud af kontrakten ved mislighold med videre. Den forældrearrangerede frokost- eller madordning baserer sig på privatretligt grundlag, så tvister vil i sidste instans skulle afgøres ved domstol. I den forbindelse med dette, skal det påpeges, at kommunen ikke har nogen forpligtelse, og at det er forældrene, der skal afholde udgiften hertil. 18

Afstemning om det kommunale frokostmåltid Kære Forældre til børn i [Afdelingens navn] [sted, dato, år] Hvert andet år, i lige år, skal dagtilbuddene træffe beslutning om tilbuddet om det kommunale frokostmåltid. Da vores dagtilbud består af flere afdelinger, skal vi ifølge loven lave afstemning i hver enkelt afdeling om valget af frokostmåltidet. Det er denne afstemning, der er afgørende for om afdelingen tilbyder frokost eller ej. Resultatet af afstemningen gælder [alle børn i hele afdelingen/0-2-årige i afdelingen/3-6-årige i afdelingen]. Der er én stemme pr. barn. Der skal (jf. lovgivning) være et absolut flertal, mere end halvdelen af mulige stemmer, der IKKE ønsker det kommunale frokostmåltid, før det er fravalgt. Det vil sige, at ikke afgivne stemmer reelt er stemmer, der ønsker det kommunale frokostmåltid. Beslutningen får virkning fra d. 1. juli [2015], og gælder ind til 1. juli [2017]. I denne periode er der ikke mulighed for at vælge den kommunale frokostordning til eller fra. Taksten for frokostmåltidet er for [2015 sat til 392] kr. pr. barn pr. måned i 11 måneder (juli er betalingsfri). Den type frokost dagtilbuddet kan tilbyde i [afdelingens navn] i perioden 1. juli [2015] til 1. juli [2017], forventes at være [mad fra ekstern leverandør/mad fra eget køkken]. [Her kan evt. indsættes yderligere informationer, konsekvenser, pædagogiske og økonomiske overvejelser.] Afstemningen løber i perioden fra [d. til d. 20xx], og stemmesedler der indkommer efter denne dato betragtes som ugyldige. Resultatet offentliggøres umiddelbart efter. Afstemningen er anonym, og stemmesedlen afleveres [indsæt hvor]. [Afdelingen inviterer til spørgemøde d. xx i lokale y kl. z.] Med venlig hilsen [Navn på Dagtilbudsleder] 19

Afstemning om frokostmåltidet i [afdelingens navn] SÆT KRYDS Vi ønsker det kommunale frokostmåltid Vi ønsker IKKE det kommunale frokostmåltid 20

Afstemning om aldersopdelt afstemning i forbindelse med valg af det kommunale frokostmåltid Kære Forældre til børn i [Afdelingens navn] [sted, dato, år] Hvert andet år, i lige år, skal dagtilbuddene træffe beslutning om tilbuddet om det kommunale frokostmåltid. Da vores dagtilbud består af flere fysisk adskilte afdelinger, skal vi ifølge loven lave afstemning i hver enkelt afdeling om frokostmåltidet. Endvidere skal der i aldersintegrerede afdelinger forud for afstemning om frokostmåltidet, foretages endnu en afstemning. Dette er for at finde ud af, om selve afstemningen af frokostmåltidet skal foretages aldersopdelt eller ikke. Det vil sige, at hvis et flertal af forældre i enten [0-2 års-afdelingen], eller et flertal i [3-6 årsafdelingen] ønsker at foretage en aldersopdelt afstemning af frokostmåltidet, skal dette ske. Ellers foretages afstemningen for hele afdelingen. Den vedlagte stemmeseddel gælder altså en afstemning om aldersopdelt afstemning af frokostmåltidet. Der er én stemme pr. barn. Der skal være et absolut flertal, mere end halvdelen af mulige stemmer FOR en aldersopdelt afstemning i en aldersgruppe, før dette sker aldersopdelt. Det vil sige, at ikke afgivne stemmer reelt er stemmer imod en aldersopdelt afstemning af det kommunale frokostmåltid. Resultatet af nærværende afstemning kan påvirke typen af det tilbudte frokostmåltid i afdelingen. [kun hvis relevant]. Såfremt resultatet bliver, at der skal foretages aldersopdelt afstemning, kan det efterfølgende resultere i, at det udelukkende er enten børnene i [0-2 årsafdelingen], eller børnene i [3-6 års-afdelingen], der fra 1. juli [20xx] skal modtage det kommunale frokostmåltid. [Indsæt beskrivelse af, hvilke konsekvenser for tilbuddet, hvis nogen, eksempelvis at der i tilfælde af at der kun er lille børnegruppe der skal have måltidet, ikke længere kan tilbydes egenproduktion, grundet økonomi, eller at I muligvis skal skifte leverandør, da vedkommende muligvis ikke længere ønsker at levere til så få børn, eller at det kan blive svært at få en ekstern leverandør til at levere, det kan både være positive og negative konsekvenser, økonomiske eller pædagogiske.] Afstemning løber i perioden fra [d. til d. 20xx], og stemmesedler der indkommer efter denne dato, betragtes som ugyldige. Resultatet offentliggøres umiddelbart efter. Afstemningen er anonym, og stemmesedlen afleveres [indsæt hvor]. Med venlig hilsen [Navn på Dagtilbudsleder] 21

Afstemning om aldersopdelt valg af frokostmåltid i [afdelingens navn] [0-2-årige børn eller 3-6-årige børn] SÆT KRYDS Vi ønsker aldersopdelt afstemning om valg af det kommunale frokostmåltid Vi ønsker IKKE aldersopdelt afstemning om valg af det kommunale frokostmåltid 22