Procesbeskrivelser vedr. fraværsadministration på AU Denne vejledning beskriver kort den overordnede proces vedr. fraværsadministration på AU. 1 Registrering af fravær Medarbejders fravær registreres på følgende typer. Fraværstype Sygdom Barns første sygedag Barns anden sygedag Sygefravær med straks refusion Delvis syg nedsat tid Beskrivelse Sygefravær generelt, på alm. refusion vilkår. Fravær i forbindelse med barns første sygedag. Forældre kan på skift holde barns første og barns anden sygedag, dvs. den ene første dag og den anden anden dag. Barns sygedage er en hel sygedag. Fravær i forbindelse med barns anden sygedag. Forældre kan på skift holde barns første og barns anden sygedag, dvs. den ene første dag og den anden anden dag. Barns sygedage er en hel sygedag. Alt sygefravær, hvor der er mulighed for at få refusion fra første dag. Herunder paragraf 56 og flexjob Sygdom, hvor der er aftale en periode med nedsat tid En periode, hvor visse opgaver ikke varetages, det kan være af fysisk eller Delvis syg opgavefritagelse psykisk karakter. Er en del af en behandling. Graviditetsbetinget sygdom Sygdom i forbindelse med gaviditet, refusion fra første dag. Arbejdsskade Ferie Særlige feriedage Barselsorlov Adoption Omsorgsdage Arbejdsskader er en fælles betegnelse for de skader, man pådrager sig i sit arbejde, dvs. både arbejdsulykker og arbejdsbetingede lidelser. Ordinær ferie Særlige feriedage Fravær i forbindelse med barsel. Fravær i forbindelse med adoption. Omsorgsdage ny ordning Omsorgsdage gamle regler Seniordage Omsorgsdage der bruger af omsorgsdage tildelt efter en gamle ordning Fravær vedrørende senioraftale indgået med arbejdsgiver Procesbeskrivelse vedr. fraværsadministration 1.0 1
1.1 Registrering af sygdom m.m. Registrering af fravær af kategorien sygdom m.m. Institut/vdområde HR Front Office Medarbejder Itunderstøttelse AUHRA 1) Meddeler sygefravær 2) Modtager sygemelding Anmeldelse i VIRK.DK Ja Slutdato kendt? Nej 3) Registrerer sygemelding 4) Registrerer åben sygemelding Initiering af sygefraværssamtale 5) Behov for refusion konstateret Søge refusion i VIRK.DK Alarm 6) Stadig syg? Ja Nej Hjemtage refusion løbende 8) Modtager Afslutte refusion 7) Meddeler 9) Registrerer Journalisering Løbende kontrol af refusion ved mdr.afslutning Medarbejderens rolle. Medarbejderen skal meddele instituttet når denne er fraværende pga. sygdom mm. Medarbejderen skal tilsvarende raskmelde sig til instituttet første dag arbejdet genoptages. Instituttet kan vælge at medarbejderen skal anvender kendte formularer til sygemelding/, men kan også vælge at sygemelding/ sker via mail eller telefon. Medarbejderen skal i øvrigt overholde de personalepolitiske retningslinjer vedr. sygefravær, herunder meddelelse til om sygdom. Instituttets/vd områdets rolle. Instituttets rolle i denne proces varetages af en eller flere fraværsadministratorer. Denne modtager sygemelding/ fra medarbejder og registrerer dette løbende i AUHRA. Hvis fraværet er 1 eller 2 dage kan administratoren registrere sygemelding og i AUHRA samtidigt. Er fraværet af længere varighed skal første sygedag registreres inden for 2 dage og umiddelbart efter modtagelse. Instituttet vil modtage en mail fra AUHRA såfremt, der skal søges refusion vedr. langvarigt sygdom. Når instituttet modtager denne mail undersøger fraværsadministratoren, hvorvidt medarbejderen rent faktisk stadig er syg. Hvis medarbejderen stadig er syg igangsættes refusionsansøgningen ved henvendelse til front office. I modsat fald registreres i AUHRA. Hvis der er tale om sygdom, der medfører straksrefusion anvendes fraværstypen Sygefravær med straks refusion. Der vil herefter tilgå front office mail fra AUHRA om at starte refusionansøgning. HR front office rolle. Varetager refusionsopgaven og initierer evt. sygefraværssamtalen. Procesbeskrivelse vedr. fraværsadministration 1.0 2
1.2 Registrering af ferie m.m. Medarbejderens rolle. Medarbejderen meddeler instituttets fraværsadministrator perioder for afholdelse af påtænkt ferie og særlige feriedage, samt evt. omsorgsdage. Dette vil automatisk blive håndteret i systemet som faktisk afholdte dage med mindre, der rettes i registreringen efterfølgende. AU s personalepolitiske retningslinjer skal overholdes såvel som eventuel særlig praksis på instituttet og hovedområdet. Medarbejder kan meddele ferie, særlige feriedage og omsorgsdage til fraværsadministrator på de kendte blanketter eller på mail. Indtil der etableres selvbetjening vedr. fravær i AUHRA kan medarbejderen kontakte fraværsadministrator for information om feriesaldi. Instituttets/vd områdets rolle. Fraværsadministratoren for enheden registrer medarbejderes ferie, særlige feriadage og omsorgsdage i AUHRA. På de institutter og enheder, hvor man ønsker at registrere planlagt ferie for en gruppe af medarbejdere registrerer fraværsadministratoren dette i fraværsregistreringsbilledet. Ved behov for registrering af et større antal medarbejdere med samme ferieperiode kontakt evt. auhra@adm.au.dk for rådgivning om uploadmulighed. Procesbeskrivelse vedr. fraværsadministration 1.0 3
AUHRA vil først nedskrive saldoen for optjent ferie med løn fra AU. Når AU ferien med løn er brugt vil AUHRA nedskrive saldoen for optjent ferie uden løn op til 25 dage. Når fraværsadministratoren registrerer en ferieperiode, som ligger udover saldoen for optjent ferie med løn fra AU vil AUHRA gøre fraværsadministratoren opmærksom på at ferieperioden vil medføre løntræk for ikke AU optjent ferie. Fraværsadministratoren kan vælge enten at godkende løntrækket eller annullere registreringen i tilfælde af fejlregistrering. Hvis fraværsadministratoren godkender ferietrækket vil der udløses en alarm mail der sendes til lønkontoret, som foretager løntrækket. Særlige feriedage registreres på samme måde som ferie. I de tilfælde hvor der ikke er optjente særlige feriedag er det ikke muligt for fraværsadministratoren at registrere afholdt særlig ferie. Fraværsadministratoren registrerer afholdte omsorgsdage for medarbejderen. Såfremt, der ikke er optjente omsorgsdage viser systemet en fejlmeddelelse. Fraværsadministratoren skal herefter kontakte front office, som på baggrund af dokumentation i oplysningsskemaet eller barselsskemaet tildeler omsorgsdage i systemet. Herefter kan registreres omsorgsdage for medarbejderen. Rettelse eller sletning af registreringer. Registrerede perioder kan rettes ved at rette direkte i de registrerede perioder. Fraværsadministratoren foretager på Ferieforespørgselsbilledet registreringer i fbm. aftalt overførsel af ferie mellem ferieår og udbetalt ferie. HR Front office rolle Front office foretager registreringer af medarbejderes børn a.h.t. systemets beregning af omsorgsdage. Desuden registrerer front office medarbejdernes bevilgede seniordage. Front office har desuden adgang til opslag på alle oplysninger om alle typer fravær. Procesbeskrivelse vedr. fraværsadministration 1.0 4
1.3 Registrering af barsel Bemærk denne beskrivelse indeholder udelukkende den del af arbejdsprocessen vedr. barsel som vedrører fraværsregistrering i AUHRA. Dvs. registrering i VIRK.dk og refusionsprocessen er ikke medtaget. Registrering af fravær af kategorien barsel AUHRA Itunderstøttelse Institut/vdområde HR Front Office (Fraværsadministrator) Medarbejder Meddelelse om fødsel. Skema 2 Barselsskema 2 modtages Registrering af barselsperiode Barsel registreres i AUHRA af hensyn til Moderniseringsstyrelsens fraværsstatistik. Alt fravær indberettes kvartalsvis til Moderniseringsstyrelsen fra AUHRA. Procesbeskrivelse vedr. fraværsadministration 1.0 5