Appendix. Student House RUC. Board meeting 8th of April, 16:15 o clock

Appendix Student House RUC Board meeting 8th of April, 16:15 o clock

Messages: Orientation from the chairmanship concerning the agreements with RUC s management: The chairmanship have establish contact with RUC s management and planned meetings Tuesday (with RUC s chief legal advisor) and Friday (with RUC s financial manager) both meetings this week (week 15). The agendas are to clarify demands concerning the operations agreement (driftsaftale) and to start the negotiations concerning cooperation and subsidies agreements. Meeting with architect The chairmanship have attended a short introducing meeting with the new architect. She has been hired has project manager on the student house and will be our link between the architectural firm that make the reconstruction. She has a background working in educational spaces, such as libraries and study halls, but in a more dynamic and lively way. She seems very inspired and open minded, and are looking forward to working with us. All in all a very good impression.

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 Referat: Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 Resumé: På det konstituerende bestyrelsesmøde blev det enstemmigt afgjort, at Theis fungerer som formand, Jonas som næstformand og Ziyad som kasser. Astrid og Mads vil fungere som backup-gruppe i forhold til økonomien. Der blev nedsat 6 udvalg, der straks påbegynder arbejdet mod at skabe et nyt studenterhus på RUC. Udvalgene er følgende: Communication Strategy, Organizational Structure, Negotiations with RUC s management, Interior Strategy, Economy og Fredagsbaren. Det blev diskuteret, hvorvidt Studenterhuset skal videregive deres driftaftale af oprettelsen af en bar på RUC til foreningen Fredagsbaren. Det blev besluttet, at det pågældende udvalg skal skabe indsigt i driftaftalens facetter og derefter udarbejde et forslag til videre handling, som vil blive diskuteret på næste bestyrelsesmøde. Til stede: - Bestyrelsesmedlemmer: Ziyad, Asger, Anders, Signe, Elisabeth, Natascha, Jonas, Mads, Astrid, Theis, Signe. - Suppleant: Sidsel. - Repræsentanter for Fredagsbaren: Josef og Rasmus. 1) Formalities I: Theis som ordstyrer. II: Signe G som referent. III: Referat fra generalforsamlingen er vedtaget: - Note til punkt 4.1.1: Det omtalte ændringsforslag skal indsættes. IV: Forretningsordenen er vedtaget med nedenstående noter: - Paragraf 5 blev diskuteret, og det blev vedtaget, at der også er mødepligt for suppleanterne. 1

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 - Det blev endvidere vedtaget, at der skal være en forklaring af vedtægtsregler på et senere møde. - Paragraf 7 skal uddybes, så det gøres klart, at suppleanterne har en stemme, hvis et bestyrelsesmedlem ikke møder op til bestyrelsesmøde. V: Dagsordenen vedtaget. 2) Presentation of board members I: Hvert bestyrelsesmedlem og suppleant berettede lidt om sig selv. Det er nødvendigt at få udfyldt en telefonliste. Pågældende personer mangler at blive skrevet på: Anders, Asger, Astrid, Mads, Signe R. 3) The constituent of the board Formandsskabet og kasserens rolle blev kort uddybet af Theis: - Formandskabet har det samlede overblik, og deres opgave er at indkalde til møder, udarbejde dagsordener, have overblik over foreningens prioriteter og retning m.m. Det er hovedsageligt formandskabet, der er i kontakt med ledelsen. - Kasseren er økonomiansvarlig og står for opbygningen af det administrative system. Diskussion af forholdet mellem bestyrelse og formandskab. Hvilke rettigheder har formandskabet uafhængigt af bestyrelsen? Det blev vedtaget, at vi bør tilstræbe, at formanden ikke har mulighed for blot at foretage en beslutning uden bestyrelsens opbakning. Hvis det sker, kan beslutningen tilbagetrækkes efterfølgende, hvis ikke bestyrelsen godkender denne. Nedsættelse af udvalg, der varetager forskellige områder/opgaver. Der skal være en backup group, der kan støtte kassereren, selvom han/hun er hovedansvarlig. Vi vil tilstræbe at skabe en politisk uafhængig bestyrelse, hvor vores forskellige (studenter)politiske præferencer ikke påvirker bestyrelsens beslutninger. Vi skal fremstå som en ny bestyrelse med nye ansigter. 2

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 I: Alle bestyrelsesmedlemmer stemte på Theis som formand. II: 11 stemmer på Jonas. III: 11 stemmer på Ziyad. Mads og Astrid som backup-gruppe. 4) The Fridays Bar Studenterhuset har drifttilladelse til at drive bar på RUC (salg af alkohol). Det er Studenterhusets ansvar at få det op at køre. Det er uvist, hvad en overtrædelse af driftaftalen får af konsekvenser (møde med ledelsen er nødvendig diskussion af ansvarsområder). Der var stor diskussion af Studenterhusets videre handlinger i forbindelse med skabelsen af en bar. Der var dog konsensus om at inddrage Fredagsbaren, da denne forening tidligere har stået for driften af en fredagsbar på RUC. Repræsentanter for Fredagsbaren var til stede og repræsenterede således denne forenings visioner og holdninger. Det blev besluttet, at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal erhverve sig indsigt i forhold til driftaftalen (minimumskrav, regler for åbning af baren m.m.). Gruppen skal ligeledes udarbejde et udkast, der rummer forslag til Studenterhusets videre handlinger. Til næste bestyrelsesmøde fremlægges dette, og visioner diskuteres af bestyrelsen. Arbejdsgruppen består af Anders, Asger, Astrid og Sidsel. Holdninger repræsenteret i diskussionen: - Det er vigtigt at skabe indsigt i forbindelse med driftaftalen, før vi beslutter det videre forløb (regler, minimumskrav). Hvad forpligter Studenterhuset sig på? Det er endvidere vigtigt at skabe indsigt i forbindelse med den tidligere bar, styret af Fredagsbaren. Hvordan er Fredagsbaren hidtil blevet drevet? - Det er dog vigtigt at arbejde hurtigt, da oprettelsen af en bar på RUC er en langsommelig proces (fx i forbindelse med alkoholbevilling). - Der skal hurtigst muligt træffes en midlertidig løsning, hvorefter der på længere sigt (fx til august) kan træffes en permanent løsning. - Vi skal diskutere, hvorvidt der skal være to barer på RUC (i kantinen og i studenterhuset). Ledelsen ser gerne, at baren på lang sigt placeres i Studenterhuset. 3

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 Det blev pointeret, at to barer sagtens kan drives af et enkelt organ. Der kunne eksempelvist afholdes torsdagsbar i studenterhuset og fredagsbar i kantinen. - Det vil være fordelagtigt at samarbejde med Fredagsbaren, da de allerede har indsigt i at drive en bar på RUC. Desuden repræsenterer de et brand, som de studerende på RUC allerede har kendskab til. - Baren bør være selvkørende, hvorfor det vil være fordelagtigt at videregive driftaftalen til en ekstern forening. Det vil være oplagt at videregive aftalen til Fredagsbaren, men før dette besluttes, skal vi have indsigt i krav og regler i forbindelse med driftaftalen. - Et nedsat udvalg skal udarbejde et forslag. Når bestyrelsen har godtaget dette, kan forhandlinger med foreningen Fredagsbaren begynde potentielt en udarbejdelse af kontrakt til videregivelse af driftaftalen. - Det blev diskuteret, hvorvidt Studenterhuset skal have del i barens profit. Der var dog et flertal der udtalte, at barens overskud ikke skal gå til Studenterhuset. Vi må finde alternative indtjeningsmuligheder fx fra cafe eller ølautomat. Josef fra Fredagsbaren berettede om deres forslag til det videre samarbejde mellem Studenterhuset og Fredagsbaren. Der blev gennemgået 2 forslag (disse to forslag findes på skrift i en mail sendt til bestyrelsen af Fredagsbaren). Fredagsbaren er umiddelbart af den mening, at det er mest fordelagtigt at starte en ny bar op med en ny ledelse. Derfor er Fredagsbaren i høj grad villig til at indgå et dynamisk samarbejde med Studenterhuset. 5. Appointment of members to various areas of responsibilities and a small discussion to each point Nedsættelse af udvalg, der kan effektivisere bestyrelsens arbejde. Der skal først udarbejdes strategier til bestyrelsens videre arbejde. Derefter vil vi påbegynde det praktiske arbejde. Frivillige inddrages senere, når vi har en ide om, hvad der mangler hænder til at udføre. I: Communication Strategy: Indebærer en udarbejdelse af hjemmeside, facebook-side, navn, logo. Vi skal være synlige og vores arbejde gennemsigtigt. 4

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 Gruppen består af 2x Signe og Sidsel. II: Organizational Structure: Hvordan skal organisationen køres? Hvilke områder skal Studenterhuset fokusere på? Hvilke udvalg skal der nedsættes? Hvad er visionen for Studenterhuset? Hvordan skaffer vi frivillige? Inddragelse af brainstorm for workshoppen efter generalforsamlingen. Signe G, Asger, Ziyad, Astrid. III: Negotiations with RUC s management: Theis, Jonas og et skiftende medlem alt efter omstændigheden. Diskussion af samarbejdsaftalen (appendix V): Paragraf 1: Slette sætning efter bindestreg eller gøre den mere åben. Paragraf 2, stk. 2: Som nævnt under paragraf 1. Paragraf 2, stk. 3: Det indebærer: Hvis vi kommer med nogle klare krav om, hvad vi vil have, kan det dækkes. Paragraf 4, stk. 3: Udbygning af fordeling. Paragraf 6, stk. 2 (high lightet): Vi vil først modtage vores endelige budget, når RUC s regnskab opgøres i januar 2014. Paragraf 5, stk. 5: Vi skal være opmærksomme på, at denne paragraf skal stemme overens med punkt 5 i Subsidies agreement, appendix VI (afholdelse af aktiviteter ). Diskussion af Subsidies Agreement (appendix VI): - I punkt 1, Facilitering af husets aktiviteter, skal det klargøres, at det også er sociale aktiviteter. - Eventuelle lønomkostninger går under drift driften skal være så åben som overhovedet muligt. - Ledelsen kan ansøge om, at vi kan facilitere et arrangement for de ansatte. De kan dog ikke kræve det. - Vi har 2,4 mio. kr. til renovering af bygning 13. Vi ved dog endnu ikke, hvad vi helt præcist må bruge dem til. 5

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 - Vi formoder at have 200.000 kr. til den årlige drift af studenterhuset, selvom dette ikke er endeligt fastlagt. Dette vil være et beløb til årlig udbetaling. IV: Interior Strategy: RUC har hyret en ny arkitekt, som skal være ansvarlig for hele rekonstruktionen af campus. Theis har et møde med hende torsdag d. 21.03.13 kl. 11. Overordnet møde hvad kan vi ændre, hvad ønsker vi? Denne gruppe skal blandt andet afgøre, hvor mange rum, der er til rådighed til at give væk. Vi skal skabe et overblik over, hvor mange organisationer, der ønsker at erhverve sig et lokale i studenterhuset, og hvor mange lokaler vi kan udlove. Vi skal hurtigst muligt skabe rammerne for en ansøgning. Det er vigtigt at være opmærksom på, at det ikke kun er organisationers Studenterhus, men også almindelige studerendes studenterhus. Skabe en plan: Hvad er forholdet mellem organisationers rum og almindelige studerendes færden. Hvad skal størrelsesforholdet være? Mads, Astrid, Natascha, Elisabeth, Anders, Ziyad ca. 2 mennesker til mødet torsdag. V: Økonomigruppe: Økonomiske systemer, lønprogrammer, hvor skal pengene placeres? Oprettelse af bankkonto. Ziyad, Mads, Astrid. VI: Fredagsbargruppe: Anders, Astrid, Asger og Sidsel. 6) Internal Communication I: Language: Primært engelsk, dansk hvis nødvendigt. Kort opsummering på engelsk og dansk. Referat på dansk og engelsk. 6

Referat Studenterhuset Konstituerende bestyrelsesmøde, 19.03.13 24.03.13 Efter hvert møde aftales, hvem der oversætter referatet. Appendix på engelsk og dansk. Agenda på engelsk. Mails, facebook: Skriv for så vidt muligt på engelsk. II: Facebook vs. Mail: Facebook anvendes til små diskussioner. Den skal holdes ren (relevant). Mail anvendes til vigtige papirer. III: Mail policy: Keep it relevant! Skriv i emnefeltet. Start med SH:emne. Theis har ansvaret for besvarelse af mails. Cc altid. IV: Others: Signe R og Sidsel laver en præsentation af podio på et fremtidigt møde. 7 Meeting Schedule Alle møder rykkes til 16.15. Theis udarbejder en doodle. 7

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 Minute: Constituent board meeting, 19.03.13 Summary: At the constituent board meeting it was unanimously decided that Theis will be the chairman of the board, Jonas the deputy chairman and Ziyad the cashier. Six different committees were set up, being the following: Communication Strategy, Organizational Structure, Negotiations with RUC s management, Interior Strategy, Economy and the Fridays Bar. It was discussed whether the student house should pass on their operation permit to run a bar at RUC to the Friday Bar. It was decided that the concerning committee will gather insight in the operation permit and work out a proposition for further action. Present: - Board members: Ziyad, Asger, Anders, Signe, Elisabeth, Natascha, Jonas, Mads, Astrid, Theis, Signe. - Alternate: Sidsel. - Representatives from the Friday Bar: Josef og Rasmus. 1) Formalities I: Theis as moderator. II: Signe G as minute taker. III: Minute from General Assembly is approved: - Note to paragraph 4.1.1: The amendment that is referred to has to be inserted. IV: The rules of procedure are approved with these changes: - Paragraph 5: The alternates are obligated to attend the meetings. - The rules of procedure will be further explained at a later meeting. - Paragraph 7 has to be specified, so it is clear that the alternates have a vote if one or two of the board members are not attending a board meeting. 1

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 V: The agenda was approved. 2) Presentation of board members I: Each board member made a presentation. It is necessary to fill out a list of telephone numbers. Persons who need to fill out are: Anders, Asger, Astrid, Mads, Signe R. 3) The constituent of the board Theis specified the role of the chairmanship and the cashier: - Duties of the chairmanship: overview of the different committees, the priorities of the board etc. The chairmanship is responsible for summon meetings and work out the meeting agenda. It is primary the chairmanship which is in contact with the management. - The cashier is responsible for the economy and the building of an administrative system. Discussion of the relationship between the chairmanship and the board: It was decided that the chairman cannot make decisions without the agreement of the board. If a decision is made and the board cannot support it, the decision can be overruled. We will try to create a board, which is politically independent. We will appear as a new board with new faces. I: 11 votes on Theis as chairman. II: 11 votes on Jonas as deputy chairman. III: 11 votes on Ziyad as cashier. Mads ans Astrid as backup group. 4) The Friday Bar The Student House has an operating permit to run a bar at RUC. The Student House is responsible to make it work. It was agreed to involve the Friday Bar. Representatives from the Friday Bar were present at the meeting and were involved in the discussion. 2

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 A committee will work together to achieve the necessary information about the operating permit (minimum demands, rules etc.). The committee have to create a draft for further actions in the matter, which will be discussed at the next meeting. The committee consists of Anders, Asger, Astrid og Sidsel. Opinions represented in the discussion: It is important to gather insight within the operating permit before we decide the ongoing process. What does the Student House bind itself on? It is furthermore important to gather insight on how Fridays Bar previously was run. It is nevertheless important to work fast, because establishing a bar on RUC is a slow going process. (e.g. alcohol permission). We need to make a temporary decision as soon as possible, whereas we can make a permanent solution (e.g. in August). We need to discuss whether there needs to be two bars at RUC (in the canteen and in the student house). The management would prefer the bar on long term to be placed in the student house. It was pointed out that the same organ could drive two bars. It could be organized as a Thursday s bar at the student house and a Friday s bar in the canteen. It would be to our advantage to cooperate with the Friday Bar, when they already have insight on how to run a bar at RUC. Besides, they do already represent a brand, which the students at RUC have knowledge of. The bar should be self-dependant. It would be to our advantage to pass on the operating permit to an extern business. It would be obvious to pass on the agreement to the Friday bar, but before this is decided, we need to gather insight on the rules and demands within the operating permit. 3

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 A committee needs to work out a proposition. When the board has accepted this, the negotiations with the Friday bar can commence potentially we will work out a contract on the passing on of the operating permit. It was discussed whether the Student House should have a share in the bars profit. The majority agreed that the profit of the bar should not go to the Student House. We need to find alternate ways of making money (e.g. café, beer-machine). Josef from the Friday bar announced their propositions on a continued cooperation between the Student House and the Friday bar. There were two propositions (these can be found in the e-mail sent to the board by the Friday bar). The Friday bar thinks that it would be best to start a new bar with a new management. This is why the Friday bar is more than happy to establish a dynamic cooperation with the Student House. 5. Appointment of members to various areas of responsibilities and a small discussion to each point We will set up different committees for efficiency. We will set up a strategy for the board, before we will involve volunteers. I: Communication Strategy: Involves a homepage, facebook site, name and logo. We will be visible and transparent in our work. The committee consists of 2x Signe and Sidsel. II: Organizational Structure: How is the organization to be run? Which areas will the Student House focus on? Which committees are to be set up? What is our vision? How do we get volunteers? The committee will use the brainstorm from the workshop (General assembly). Signe G, Asger, Ziyad, Astrid. III: Negotiations with RUC s management: 4

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 Theis, Jonas and a changing member from the board. Discussion of the cooperation deal (appendix V): Paragraph 1: Delete sentence after the dash (-) or make the sentence more open. Paragraph 2, stk. 2: As referred to under paragraph 1. Paragraph 2, stk. 3: It means: If we present clear demands on what we want, it is possible that the management can/will meet our commands. Paragraph 4, stk. 3: Specify the allocation. Paragraph 6, stk. 2: We will receive the final budget when the budget of RUC is calculated in January 2014. Paragraph 5, stk. 5: We have to pay attention to the fact that this paragraph has to match pkt. 5 in the Subsidies Agreement, appendix VI (organizing activities). Discussion of the Subsidies Agreement (appendix VI): - In pkt. 1 it has to be clarified that it also involves social activities. - Potential labour costs fits under operation. The operation has to be as open as possible. - The management can request to borrow the house, but they cannot demand it. - We own 2.4 mil. kr. to renovate building 13. We are still not certain what this means exactly. - We properly have 200.000 kr. for the yearly operation of the student house, even though it is not decided yet. This amount will be paid every year. IV: Interior Strategy: RUC has hired a new architect who is responsible of the reconstruction of campus. There will be held a meeting with her at Thursday, 21.03.13 at 11 o clock. This group will be in charge of the room allocation. They have to create an overview of the amount of room requested and the amount of room available. We have to create an application as fast as possible. Creation of a plan: What is the relationship between the rooms of the organizations and the rooms of the students? What is the aspect ratio? 5

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 Mads, Astrid, Natacha, Elisabeth, Anders, Ziyad. V: Economy: In charge of developing the economic system, wage programs etc. as well as a creation of a bank account. Ziyad, Mads, Astrid. VI: Fridays Bar: Anders, Astrid, Asger and Sidsel. 6) Internal Communication I: Language: Primarily English. Danish if necessary. Short summary in Danish and English. Appendix in English and Danish. Agenda in English. Mails, facebook: English. II: Facebook vs. Mail: Facebook is used for small discussions. It has to be relevant. Mail is used for more important issues. III: Mail policy: Keep it relevant! Write in the subject field: SH and then the subject. Theis is responsible for replying emails. Always Cc. IV: Others: Signe R and Sidsel will make a presentation of podio at a later meeting. 6

Minute Student House Constituent board meeting, 19.03.13 24.03.2013 7 Meeting Schedule Every meeting I being held from 16.15 pm. Theis will make a doodle. 7

Visions exercise Please reflect on following questions as in your dream scenario: Which three activities do you imagine are the most practiced in the Student House? What form of service -offers do you imagine at the Student House. What do they sell, when are they open, how many guest are present, is it personal service or slot machines etc.? Name three academic and three social activities that on a regular basis are hosted at the Student House: What are the two most important facilities that the Student House should offer the students? How many volunteers do you think are linked to the Student House, and what are they doing?

Indstilling til Studenterhusets bestyrelse Administrationsaftale med Det Administrative Fællesskab (DAF) DAF er en organisation, som er startet af tidligere studenterpolitiske aktive med det formål at levere billige administrative løsninger til organisationer og foreninger på landets universiteter. Økonomiudvalget har undersøgt muligheden for at Studenterhus RUC bliver en del af fællesskabet. Beskrivelse: DAF har til opgave at samle den administrative opgaveløsning, der i dag foregår lokalt i en række mindre frivillige organisationer i det studenterpolitiske miljø omkring landets uddannelsesinstitutioner. Den administrative opgave løsning vedrører primært bogføring, økonomistyring, lønstyring og regnskabsaflæggelse. Opgaveløsning kan efter omstændighederne udvides med tilknyttede opgaver i form af eksempelvis drift af ITsystemer, mødeservicering, kontingentopkrævning samt øvrige administrationsydelser. Som udgangspunkt ville den administrative løsning fra DAF koste Studenterhus RUC 6000 kr. om måneden, og heri ligger alle administrative opgaver i forbindelse med økonomien, såsom: Kontering og bogføring finans Bank Betalinger af regninger Afstemning af diverse konti Løn, herunder overenskomster Klargøre materiale til revisor ved årsregnskab. Derudover ville DAF, i perioden optil åbningen af studenterhuset, kunne bistå i opbygningen af administrative og økonomiske programmer og systemer, som vil kunne bærer driften af et studenterhus. Indstilling Det indstilles at studenterhusets formandskab og økonomiudvalg går videre med at undersøge muligheden for at RUC bevilliger et tilskud til den administrative opgave løsning, samt at gå videre med at undersøge mulighederne for at indgå i det administrative Fællesskab.

Interior: Studerterhuset RUC Main working goals (Assignments) 1. Process to identify the concept and, function, use of space 2. System to allocate rooms 3. Fitting the redecoration within the 2.4 budget 4. Framework to involve students 5. Timeline for the process of reconstruction a. Strategy b. Deadline Our Job 1. Create framework to facilitate students' creative space design 2. Arrange workshop 3. Create fundamental proposals to build on 4. Identify necessary physical elements 5. Create framework for dynamic space 6. Classify between immediate tasks and student led Tasks: 1. Create process for students to apply/submit ideas for rooms a. Preliminary applications b. Identify/Set criterion for permanent room and joint office c. Create student design group d. Workshop for interior design Studenterhuset elements (Big Basic Things) 1. Social a. Cafe/Bar (Discussion with board regarding Fridaybar moving, big/small cafe?) b. Industry kitchen c. Terrace 2. Academic a. Study Room/Group Room/Brainstorm room b. Networking area c. Presentation/conference room d. Cinema e. Computer station f. Mini-library g. More focus on academic needed 3. Leisure a. Activity room = (Music/Art) b. Multi-use rooms (Work & Sleep) c. Workshop f. Sleeping space (integrating beds in rooms) g. Beer, coffee, food automats h. Parking station for Morten i. Cycle parking 5. Vision a. Lit area (Glass) b. Flexible c. Dynamic d. Open e. Sound isolation Delegation of tasks 1. Mads - Preliminary application draft 2. Structure group - Presentation to board 3. Elisabeth & Anders - Student design workshop 4. Mads (?) - Architect communication a. Information for the whole board b. Construction deadline 4. Administrative/Practical a. Offices/Organisation Room b. Storage c. Lockers d. Meeting Rooms e. Copy room

Fredagsbar Formålet med dokumentet er at formulere krav og forventninger til samarbejdet med fredagsbaren. Dokumentet kan benyttes som afsæt til den kontrakt der bør indgås mellem Studenterhuset og Foreningen Fredagsbaren. De enkelte punker er naturligvis blot forslag, men vi har forsøgt at tage højde for de problemstillinger der blev nævnt på sidste møde. God læsning. Udkast til indhold for kontrakt/samarbejdsaftale med Foreningen Fredagsbaren Krav til økonomi Foreningen skal betale moms Foreningen skal have alkoholbevilling Foreningen skal fremlægge kvartals-, halvårs- eller årsregnskab. (hvad mener bestyrelsen?) Foreningens regnskab skal revideres (hvis der ikke er lovgivningsmæssigt krav om autoriseret revisor, mener jeg at intern revision bør være tilstrækkelig). Foreningen forpligter sig til at sikre almindelig gennemsigtighed i regnskaber og budgetter. Foreningen har pligt til at minimere svind (svind kan aldrig udelukkes totalt, men vi bør måske definere en maksimum procent-sats, eller formulere det således, at et uforholdsmæssigt stort svind er uacceptabelt). Foreningens overskud skal gå til studentersociale formål (eksklusivt de penge der går til vedligeholdelse og modernisering af baren, samt forplejning af foreningens frivillige). Ved benyttelse af studenterhuset lokaler til drift af bar, kan et mindre vedligeholdelsesbeløb gå til dette. Foreningen skal i øvrigt leve op til de almindelige krav til økonomisk ansvarlighed ift. RUC s ledelse og dansk lovgivning. Krav til vedtægter Fredagsbaren skal være ansvarlig for egen drift. Fredagsbaren skal være ansvarlig for egen økonomi. Fredagsbarens overskud skal gå til studentersociale formål. Fredagsbarens vedtægter skal i øvrigt leve op til indholdet i nærværende aftale, eventuelle krav stillet af RUC s ledelse og almindelig dansk lovgivning. Ophør af kontrakt Kontrakten kan ophæves af begge parter med 6 måneders varsel. Lever Fredagsbaren ikke op til kontrakten/kravene kan Studenterhuset ophæve aftalen øjeblikkeligt. Kontrakten løber indtil 2017(hvor studenterhusets aftale ligeledes skal genforhandles). Studenterhusets ansvar Studenterhusets ansvar består i, at indgå kontrakt med tredjepart (Foreningen Fredagsbaren) omkring videregivelse af RUC s salgstilladelse, samt indgå aftale omkring driften af torsdags- og fredagsbar, og eventuelle enkeltstående arrangementer. Studenterhuset har ikke ansvar for den daglige drift af baren, og er ikke økonomisk ansvarlig i tilfælde af underskud, svind eller lignende økonomiske problemer i Foreningen Fredagsbaren.

Petitions from Chairmanship The chairmanship recommend that point 6) act as an orientation, since new knowledge concerning the official demands has not yet been obtained. The discussion will therefore be postponed. Instead the chairmanship recommend that the board respond to the situation of the fridaysbar this semester. As the chairmanship sees it, there are two possibilities: 1) the fridaysbar are closed the rest of the semester due to the fact that the intensive period are beginning and the customer base therefore are low. Or 2) the fridaysbar obtain 2 or 3 occasional licenses (lejlighedsbevillinger), to facilitate 2 or 3 minor parties such as the St. Patricks day party etc. This last option cannot be verified before a clarification concerning Student House RUCs responsibility in such an occasional licenses, which the chairmanship will urge to obtain as fast as possible.