Dagsorden: Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Vejlby Strand den 28. januar 2017 hos Kaj Jensen, Vejle Pkt. 1: Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde Pkt. 2: Bordet rundt/siden sidst Pkt. 3: Økonomi herunder årsregnskabet, samt budgetforslag 2018 Pkt. 4: Opdatering af honoraraftalen til generalforsamlingen Pkt. 5: Opdatering af forretningsordenen til generalforsamlingen Pkt. 6: Stier/grønne områder - status på det nye renoverede stykke af hovedstien Pkt. 7: Fornyelse/opdatering af kontrakten med Karsten Bjerg om græsklipning m.m. Pkt. 8: Indkøb af mål/net stormskade på mål bord bænkesæt m.m. Pkt. 9: Status på udviklingsplanen Beskrivelse/fastholdelse af hvad vi prioriterer til generalforsamlingen Pkt. 10: Status på underskrevet aftale om legepladsinspektion/vedligeholdelsen af legepladser Pkt. 11: Drøftelse af evt. henvendelse til Kystdirektoratet Pkt. 12: Hjemmesiden status Pkt. 13: Diverse mail/informationer Pkt. 14: Oplæg fra Lemvig Kommune (Jens Hedevang) om shelters ved det gamle fiskerleje Pkt. 15: Opgaveliste til arbejdsdagen i 2017. - Oprydning i området, maling, mål/net, mad og drikke Pkt. 16: Forberedelse til generalforsamlingen 2017 Pkt. 17: Eventuelt Deltagere: Formand Carsten Johansen (CJ), næstformand Evald Christensen (EC), kasserer Kaj Jensen (KJ), Ellen Burkarl (EB), referent Erik Skibsted (ES) Referat: Pkt. 1: Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde Godkendt. Pkt. 2: Bordet rundt / siden sidst Ingen bemærkninger. Pkt. 3: Økonomi herunder årsregnskabet, samt budgetforslag 2018 1
Posten kontorartikler ændres til det mere forståelige: Hjemmeside og drift. Udgiftsposten administration omdøbes til honorar og godtgørelser. Legepladser bliver til legepladser, inventar og udstyr. Veje, stier og grønne områder deles i 2 poster veje og stier samt grønne områder. Kaj justerer teksten på de nye poster, så den bedre dækker de udgifter, som afholdes via posten. Drøftelse af hvordan regnskabet fremlægges på generalforsamlingen. Følgende poster får særlige bemærkninger med på vejen: 1) Veje, stier og grønne områder. 2) Afvandingskanaler. 3) Nye investeringer og 4) Forsikringer. Budget for 2018 blev gennemgået og tilrettet med henblik på fremlæggelse på generalforsamlingen. Drøftelse af, at der skal afsættes et beløb, så vi kan fortsætte udviklingen af området. Kaj kommer med endeligt forslag til næste bestyrelsesmøde. Pkt. 4: Opdatering af honoraraftalen til generalforsamlingen Aftalen blev gennemgået og justeret. Endelig og opdateret honoraraftale fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen. Pkt. 5: Opdatering af bestyrelsens forretningsordenen til generalforsamlingen Der laves små justeringer i forretningsordenen omkring årstal m.m. Den fremlægges og godkendes på generalforsamlingen. Pkt. 6: Stier/grønne områder status på det nye renoverede stykke af hovedstien Der reageres overfor Lemvig Vand og Spildevand (LVS) på manglende opgravning ved dæksler på foreningens renoverede forsøgsstrækning. CJ og ES retter henvendelse til LVS. JC indhenter tilbud på fortsættelse af stirenovering af hovedstien mod syd frem til stiadgang mellem 255 og 257 på Vejlby Klit. Der indhentes tilbud på sti i fuld bredde og på sti, hvor der kun laves ny sti i 2 meters bredde, så to kan gå ved siden af hinanden på en tur. Der laves et hul i fodhegn på 80-100 cm i stien fra fællesarealet ved Neerlandiavej 288. CJ aftaler med Holstebro Graderservice. Pkt. 7: Fornyelse/opdatering af kontrakten med Karsten Bjerg om græsklip m.m. Kontrakten blev gennemgået. Der laves mindre justeringer og bestyrelsen søger indgået fornyet aftale for den kommende 3-årig periode vedr. klipning af græs, stier m.m. Pkt. 8: Indkøb af mål/net stormskade på mål bord bænkesæt m.m. KJ bestiller 6 nye net, samt evt. nye målhjørner til vore fodboldmål, så vi har materialerne til montering på arbejdsdagen 2017. EC har indkøbt materialer og opsætter 2 nye bænke stien oven på diget. Pkt. 9: Status på udviklingsplanen en beskrivelse/fastholdelse af hvad vi prioriterer til generalforsamlingen Bestyrelsen ønsker i 2018 at arbejder med udviklingsplanen fra 2016 med følgende prioriteringer: 1. Færdiggørelse af hovedstien. 2. Belægning med stenmel på tilslutningsstier for enden af stikvejene 2
3. Bro over afvandingskanal på Bjergehusvej, så vi får lavet en ny stisløjfe. 4. Stien på diget ønskes forbedret/jævnet ud evt. suppleret. Men arbejdet kan først udføres efter meddelt tilladelse fra Lemvig Kommune m.fl. Tilladelse søges allerede nu. ES udarbejder ansøgning. 5. Vendeplads på Bjergehusvej. Opgaven søges løst af entreprenør i forbindelse med udførelse af en de øvrige entreprenøropgaver, som beskrevet ovenfor. Pkt. 10: Status på underskrevet aftale om legepladsinspektion/vedligeholdelsen af legepladser Aftale om årligt inspektion indgået med firmaet Dalpin. JC gemmer aftale m.m. og ES følger op på henvendelser i forbindelse med de årlige tilsyn. Pkt. 11: Drøftelse af evt. henvendelse til Kystdirektoratet EC fremsender brev Kystdirektoratet om fremadrettet drift og vedligeholdelse af kyststrækningen efter seneste storme m.m. så bestyrelsen får vished for, at der fortsat er fokus på sandfodring af stranden m.m. Mødet søges afholdt under en besigtigelse af forholdene. Pkt. 12: Hjemmesiden status CJ arbejder fortsat på de forbedringer, som bestyrelsen tidligere har drøftet for at forny, forenkle og forbedre foreningens hjemmeside, som er omdrejningspunktet for informationer til og fra medlemmerne. Opgaven kræver lidt ekstern konsulentbistand. Der laves en testside, som bestyrelsen i første omgang får adgang til at kommentere i løbet af 14. dage, inden opgaven gøres færdig. Pkt. 13: Diverse mail/informationer Formanden modtager løbende henvendelser fra interesserede købere af de sommerhuse som er til salg. Bestyrelsen har en formodning om, at det er blevet lidt bedre tider for salg af huse. Pkt. 14: Oplæg fra Lemvig Kommune (Jens Hedevang) om shelters ved det gamle fiskerleje Oplægget gennemgået. Et flertal i bestyrelsen er enige om, at bestyrelsen vil være positive, men samtidig overfor Lemvig Kommune stille vilkår om, at shelters ikke laves om hytter med høj rejsning. Det vil dels tage noget af udsigten og dels syne meget markant og forstyrrende i et fladt naturområde tæt på Ferring Sø. Vi kan som grundejere overfor generalforsamlingen godkende forslaget på betingelse af: - At de 2 shelters laves som lave, traditionelle shelters med ensidigt og fladt tag pålagt græstørv, som nedgraves en smule i terrænet. Det opgravede jord bruges til en lav vold rundt om de to shelters, som bidrager til at afgrænse pladsen og sløre den i landskabet, så det samlede anlæg landskabeligt virker mindre markant. - Og at forslaget ikke møder væsentligt modstand ved fremlæggelse og drøftelse på generalforsamlingen i foråret 2017. 3
Pkt. 15: Opgaveliste til arbejdsdagen i 2017 EC laver detaljeret liste over de opgaver, som laves på arbejdsdagen, og har styr på værktøj og materialer, som vi skal bruge på dagen, herunder indkøb. EB sørger for det praktiske omkring lidt mad og drikke i forbindelse med arbejdsdagen, som er Store Bededag den 12. maj 2017. Indkøb lokalt hos Axel. - Oprydning i området, maling, mål/net, mad og drikke. Pkt. 16: Forberedelse til generalforsamlingen 2017 a. Dirigent: Bestyrelsen ønsker valgt suppleant til bestyrelsen involveret i arbejdet. Derfor er der et ønske om, at suppleant Mogens Bentzen får opgaven som dirigent på mødet. b. Indkomne forslag: Hvis der er forslag til generalforsamlingen, sendes dette til bestyrelsen. CJ lægger dette ud på hjemmesiden, så medlemmerne har mulighed for at komme med forslag. c. Indlægsholder: Bestyrelsen søger at få naturvejleder m.m. Jens Hedevang, Lemvig Kommune, som har lavet Ferring Sø-stien, cykelstien m.m. Jens får lejlighed til at fremlægge ønske om lejrplads ved fiskerlejet. CJ laver aftale med Jens. Den øvrige del af mødet, afvikler bestyrelsen selv med oplæg m.m. e. Valg af medlemmer til bestyrelsen Kaj Jensen, Evald Christensen og Erik Skibsted. - Der søges fundet en afløser for Kaj Jensen til posten som kasserer. CJ arbejder videre med en henvendelse og en evt. mulig afløser. Dette søges afklaret inden der træffes endelig beslutning om, Kaj genopstiller eller ej. - EC og ES er villig til genvalg for endnu en 2-årig periode. Bestyrelsen tilretter breve og indkaldelse til generalforsamlingen den 13. maj 2017 på næste bestyrelsesmøde. Pkt. 17: Eventuelt Bekæmpelse af hybenroser, der breder sig som invasive og uønskede arter i den naturlige klit. Bestyrelsen er opmærksomme på, at enkeltplanter og partier med hybenroser, bør bekæmpes, så vi også på lang sigt, kan fast holde den originale klit med tilhørende vegetation i arealerne syd for Klitgården. ES laver udkast til brev. CJ fremsender kort som viser, som grundejerforeningen ejer syd for Klitgården. Drøftes på et kommende møde. EB har rykket for manglende opfølgning på møde afholdt hos Nomi4S. Endnu ikke løst, så EB retter fornyet henvendelse til firmaet. Udkast til folder om færdsel i klitter arbejder EB fortsat på. Men udkast endnu ikke færdig. EC sender foto af skilte og mål på disse til ES, som bestiller supplerende skilte hos P. E. Andreasen. Næste møde afholdes hos Ellen Burkarl tlf. nr. 22 32 61 26. Adresse: Øster Hjermvej 20, 7560 Hjerm. 4
5