HANDLINGSPLAN 2017 RETTEN I HOLSTEBRO

HANDLINGSPLAN 2017 RETTEN I HOLSTEBRO

Danmarks Domstole har frem til 2018 fastlagt fire overordnede/strategiske mål: Korte sagsbehandlingstider Mere ensartethed i opgaveløsningen Tidssvarende kommunikation Fortsat være en attraktiv arbejdsplads Domstolsstyrelsens bestyrelse har efter drøftelse med Domstolenes Ledelsesforum fastlagt 4 særlige fokusområder indenfor de overordnede mål: Digitalisering af Danmarks Domstole (2014-2017) Sikkerhed (2015-2017) Forkyndelse (2017-2018) Ledelsesudvikling (2017-2019) Denne handlingsplan beskriver, hvilke indsatser Retten i Holstebro vil sætte i gang som bidrag til, at Danmarks Domstole når de overordnede mål. De fire fastlagte overordnede/strategiske mål er ikke medtaget som selvstændige fokusområder i årets handlingsplan. Fokus vil også i 2017 være at fastholde den nuværende målopfyldelse indenfor alle sagsområder således, at sagsbehandlingstiderne også opfylder målene i 2016.

Bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Digitalisering af Danmarks Domstole (2014-2017) 1 a. Digitaliseringen af de civile sager Pilotdrift og systemet færdiggøres Der stilles ressourcer til rådighed til test som gennemføres inden pilottest Retten har bidraget med ressourcer til testforløb Implementering Alle superbrugerne og afdelingsleder deltager i den tilrettelagte undervisning Datoerne for implementeringen efter plan A, B og C reserveres i relevante kalendere Den af styrelsen udarbejdede implementeringspakke anvendes som støttebilag i forbindelse med implementeringen Der skal frigives de nødvendige ressourcer ved implementeringen af civilsystemet Alle medarbejdere, der arbejder med civilsystem deltager i den tilrettelagte undervisning Retningslinjer for opgavefordeling udarbejdes Superbrugerne og afdelingsleder er efter undervisning klædt på til at støtte rettens øvrige medarbejdere under implementeringen af det nye system Inden udgangen af 1. kvartal er alle datoerne reserveret i relevante kalendere Implementeringspakken har været anvendt, hvor det har været hensigtsmæssigt under og efter implementeringen Øverste ledelse har i samarbejde med mellemlederne frigjort de nødvendige ressourcer i forbindelse med implementeringen Efter implementeringen har alle kendskab til de ændrede arbejdsgange Efter implementeringen er roller og opgavefordeling afklaret mellem kontormedarbejdere/dommere/jurister Kommunikation til de professionelle brugere Vejledninger og andet informationsmateriale kommunikeres ud til de professionelle brugere Inden implementeringen af civilsystemet har der været afholdt et gå-hjem møde med de professionelle brugere af portalen

Tilpasning af supportorganisation 1 b. Digital behandling af straffesager, herunder digitale retsmøder Kortlægning af den interne digitale straffesagsbehandling Undervisning af dommere og øvrige jurister Der uddannes mindst 2 superbrugere til support overfor borgere og professionelle brugere Der opstilles en borger PC er Arbejdsgangsbeskrivelserne udarbejdet som bilag til samarbejdsaftalen om afvikling af digitale hovedforhandlinger i straffesager anvendes i forbindelse med kortlægning af arbejdsgangene Der skal være ensartethed i sagsgangene i digitale straffesager Det vurderes, om der er behov for udarbejdelse af lokale aftaler med anklagemyndigheden Superbruger i digitale straffesager deltager i undervisning Dommere og øvrige jurister deltager i undervisningen, der afholdes lokalt Dommere og øvrige jurister kender listen over tips & tricks og forudsætningskriterierne inden undervisningen den 20. marts 2017 Anklagemyndigheden får tilbud om, at deltage i en del af undervisningen, der foregår lokalt Efter implementeringen af civilsystemet er superbrugerne klædt på til vejledning og support overfor borgere og de professionelle brugere Inden 1. maj 2017 er alle medarbejdere, der arbejder med digitale straffesager bekendt med arbejdsgangsbeskrivelserne Kortlægningen af sagsgangene har medvirket til en ensartethed i sagsgangene i forbindelse med implementeringen Der er afklaret med anklagemyndigheden, om der er behov for en lokal aftale Superbrugere har gennemført undervisning og har bidraget til implementeringen Dommere og øvrige jurister har gennemført undervisningen den 20. og 21. marts 2017 Anklagemyndigheden har deltaget i undervisning den 20. marts 2017 Digitale retssale Der udarbejdes vejledning til betjening af digitalt udstyr til alle retssale Der udarbejdes en oversigt over, hvilke sagstyper der er bedst egnet til udstyret i de 8 retssale Vejledning er udarbejdet og er tilgængelig i alle retssale Oversigten giver de medarbejdere, der berammer i retssalene et klart overbliv over, hvilke retssale, de skal beramme i

Bedste praksis Retten identificerer bedste praksis for afvikling af digitale retsmøder Alle der arbejder med digitale retssager kender materialet udarbejdet af bedste praksis Samarbejdsaftalen om afvikling af digitale hovedforhandlinger i straffesager Retten bidrager aktivt til at sikre implementeringen af Samarbejdsaftalen Retten sikrer, at vi er klar til at modtage digitale sager 1. maj 2017 Retten følger op på om samarbejdsaftalen overholdes Inden udgangen af 1. kvartal 2017 er der gennemført et vist antal digitale straffesager Retten har indgået aftale med anklagemyndigheden om, at større sager skal gennemføres digitalt Ved udgangen af 3. kvartal 2017 har alle dommere/jurister gennemført flere digitale hovedforhandlinger 2. Sikkerhed (2015-2017) Sikkerhedstiltag for fogeder Vejledning om det gode telefonmøde og vejledning om udkørende fogedforretninger implementeres for de relevante medarbejdere Risikovurdering af retsbygningen Den 16. maj 2017 foretager Domstolsstyrelsen med eksterne bistand sikkerhedsgennemgang af retsbygningen samt interview med en medarbejdergruppe og en brugergruppe Efter modtagelse af de udarbejdede vejledninger, er alle medarbejdere, der afholder disse møder, bekendte med de udarbejdede vejledninger Retten har bidraget til gennemførelse af sikkerhedsgennemgangen Beredskabsplanen Beredskabsplanen gennemgås løbende på fredagsmorgenmøder og afdelingsmøder Inden udgangen af året har alle et godt kendskab til indholdet af beredskabsplanen 3. Forkyndelse (2017-2018) Etablering af overfaldsalarmer Der etableres overfaldsalarmer i alle retssale og mødelokaler for at øge sikkerheden i retsbygningen Implementering af samarbejdsaftale om forkyndelse i straffesager Der etableres et forkyndelseskontor, hvor der oprettes, berammes og forkyndes i alle straffesager I forbindelse med overtagelsen af forkyndelsesopgaven i domsmandssager og nævningesager følges inspirationsnotat udarbejdet af bedste praksis Det overvejes om andre sagstyper også skal implementeres i det oprettede forkyndelseskontor Det opleves, at sikkerheden i retsbygningen er væsentligt forbedret, hvilket giver større tryghed ved afholdelse af møder Inden udgangen af april 2017 er forkyndelseskontoret etableret Etableringen af forkyndelseskontoret har medvirket til mere arbejdsro i retsafdelingen Forkyndelseskontoret er indrettet efter anbefalingerne fra bedste praksis

4. Ledelsesudvikling (2017-2019) Analyse og interviewrunde Der stilles ressourcer til rådighed til analyse og interviewrunde Retten har bidraget

Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 1.Trivsels- og ledelsesevaluering Retten er testembede Retten stiller ressourcer til rådighed ved test af koncepter i forbindelse trivsels- og ledelsesevaluering Testforløbet er gennemført i det aftalte tidsrum 2.Attraktiv arbejdsplads Der afholdes fælles temadag Der nedsættes et udvalg til at arrangere og gennemføre en temadag En styrkelse af sammenholdet på tværs af afdelinger og medarbejdergrupper 3. Udvikling i ledergruppen 4. Kontorpersonalets fremtidige roller og arbejdsopgaver Effektfuld samarbejde i fællesskabet Rapporten om kontormedarbejdernes fremtidige arbejdsopgaver og roller Der gennemføres seminar i ledelsesgruppen om opfølgning på workshops gennemført i 2016 Videreudvikling af LUS koncept Videreudvikling af MUS og LUS herunder indarbejdelse af employability Der arrangeres et møde med en repræsentant fra HK, der holder et oplæg med udgangspunkt i rapporten Der udarbejdes strategi for snitfladerne mellem kontormedarbejderes og juristers fremtidige arbejdsopgaver Det fremgår af den personlige udviklingsplan/handlingsplan, hvilke kompetencer, der skal styrkes for den enkelte medarbejder Alle er digitalt kompetent til at løse de digitale arbejdsgange Der har været afholdt er møde med en repræsentant fra HK 5. 6. 7. 8.

Øvrige indsatser ved retten (fortsat) Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.