Boligselskabet DFB Dagsorden til organisationsbestyrelsesmøde nr. 69 10. marts 2014 kl. 17.00 Hos Domea, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Orientering fra formandsskabet... 2 4 Orientering fra administrationen... 2 5 Boligselskabet DFB... 2 5.1 Boligselskabets årsregnskab... 2 5.2 Revisionsprotokol... 3 5.3 Bestyrelsens årsberetning... 3 5.4 Boligselskabets budget... 3 5.5 Afdelingernes årsregnskaber... 3 5.6 Repræsentantskabsmøde d. 20. marts 2014... 4 5.7 Tilslutning til lokalt servicecenter og samdrift i Servicecenter Frederikssund 4 5.8 Digitalt syn i DFB afdelinger tilknyttet Servicecenter Frederikssund... 7 5.9 Materialegård i Slangerup... 8 5.10 Sommerlyst Nybyggeri på Amager... 8 5.11 Rådhusgrunden i Allerød nybyggeri... 9 5.12 Orientering om den 3. revle... 9 5.13 Revideret servicecenteraftale vedr. Servicecenter København... 9 5.14 Bestyrelsesmedlemmernes ipads... 9 5.15 Opsamling på stormødet... 10 5.16 Intern flyttepolitik ved gæld... 10 6 Afdelinger i drift... 10 6.1 9352 Navrvej, Kirsebærstien og Blommestien - huslejetilskud... 10 6.2 9350 Bryggergården budgettvist... 11 6.3 Charlottegården Projekt Råderum... 11 6.4 9370 Købmandsgården... 12 6.5 Lukket punkt... 13 6.6 Lukket punkt... 13 7 Mødeplanlægning... 13 8 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Poul Erik Jensen Ercan Ceylan Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Michael H. Jørgensen, Domea Kirsten Malinovsky Petina Larsen Susanne Pia Hansen Tanja Hornehøj Carsten Pedersen, Domea Anja Herringsø, Domea Domea Boligcenter København, den 6. marts 2014
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Referatet fra mødet d. 20. januar 2014 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver referatet. 3 Orientering fra formandsskabet Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 4 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2012 til 30. september 2013 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet: Regnskabet udviser et underskud på kr. 30.609. Underskuddet er overført til arbejdskapitalen. Der er i året anvendt 866.557 kr. fra arbejdskapitalen, således at den disponible del ved regnskabets afslutning udgør kr. 2.836.848. Den disponible del af dispositionsfonden er i regnskabsårets løb formindsket med kr. 570.358. Den disponible del af dispositionsfonden udgør kr. 4.778.179. Saldo på egen trækningsret udviser ved regnskabsårets afslutning en saldo på kr. 534.048. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 2 af 13
5.2 Revisionsprotokol Revisionsprotokollatet er uden anmærkninger, men der henledes opmærksomhed på det opsamlede underskud og likviditetsmæssige problemer i 9313 Markedspladsen, væsentlige udlejningsvanskeligheder med heraf følgende økonomiske problemer i 9356 Kongensgade. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 5.3 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens økonomiske årsberetning er anført i regnskabet s. 13-25. Den supplerende beretning fremlægges på bestyrelsesmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 5.4 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Der henledes opmærksomhed på posten tab ved fraflytning i afdelingerne, hvor der på baggrund af sidste års tal er afsat kr. 4.483.335 om året fremadrettet. Der søges, som aftalt, dispensation herfor. Herudover henledes der opmærksomhed på, at der på budgetlægningstidspunkt er 5 ansøgninger i Landsbyggefonden om renoveringer med samlet ansøgt anlægssum på kr. 295.000.000. Disse sager vil når den endelige økonomi forhandles på plads med Landsbyggefonden påvirke indbetalingerne fra de udamortiserede lån i de berørte afdelinger, ligesom der efter alt at dømme vil blive behov for yderligere tilskud fra organisationen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges repræsentantskabet til orientering. 5.5 Afdelingernes årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. For afdelingerne 9318 Rosenvænget, 9354 Nybrovænge Ældre, 9355 Nybrovænge Almen, 9356 Kongensgade og 9375 Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse i afdelingerne. Side 3 af 13
Efter aftale med bestyrelsen fremsendes kun regnskaber på de afdelinger, hvor regnskabet vurderes at kræve en nærmere drøftelse. Dette drejer sig om: 9314 Markedspladsen, 9319 Sølvkær, 9356 Kongensgade og 9532 Blommestien, Kirsebærstien og Navrvej Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber under forudsætning af afdelingernes godkendelse. 5.6 Repræsentantskabsmøde d. 20. marts 2014 Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2014 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2015 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Kirsten Malinovsky Medlem Repræsentantskabet 2014 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Ercan Ceylan Medlem Repræsentantskabet 2014 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2014 Tanja Hornehøj Medlem Ansatte 2014 Med Domea som forretningsfører. Afgangsordenen indebærer, at Susanne Pia Hansen, Kirsten Malinovsky og Ercan Ceylan foruden formand John Adelsteen Andersen på valg. Der skal ligeledes vælges 2 suppleanter til bestyrelsen. I øjeblikket er der en suppleant, og det er Kirsten Mouritzen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5.7 Tilslutning til lokalt servicecenter og samdrift i Servicecenter Frederikssund Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en stor del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentre. En samlet planlægning og styring af arbejdet i de deltagende afdelinger, organisering af arbejdet i teams, specialisering i blåt eller grønt arbejde, deling af maskiner samt fælles indkøb giver mulighed for at bruge ressourcerne bedre. Denne effektivisering og den deraf følgende besparelse på afdelingernes driftskonti kan tages som en besparelse eller bruges til at sikre mere service for pengene. De opgaver, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale Side 4 af 13
Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser, renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder Sikring af tryghed for beboerne Rekvirering af håndværkere og tilsynsopgaver Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger Servicering af beboerdemokratiet på organisationsniveau, herunder afholdelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder efter aftale med markedschefen Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af afdelingsmøder DV-planer inklusiv markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn m.m. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto 114-119 Personlig ekspedition Markedsføring af fx åbent-hus-arrangementer Fremvisning af boliger og udlejning af fælleslokaler Indkaldelser, udsendelser af breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Behandling af simple beboerklager Dette indebærer, at servicecenteret vil varetage en lang række opgaver, som boligorganisationerne og afdelingerne hidtil har købt hos Domea. Det skal understreges, at ledelsesretten forbliver hos Domea. Servicecenter Frederikssund skal betjene følgende DFB-afdelinger 93-13 Morelhaven 93-18 Rosenhaven 93-19 Sølvkær 93-54 Nybrovænge Ældre 93-55 Nybrovænge, almen 93-56 Kongensgade 93-70 Købmandsgården 93-73 Klostergården 93-99 Klostergården, etape 2 I alt 251 af DFBs boliger Servicecenter Frederiksund servicerer herudover Boligselskabet Rosenvænget og Halsnæs Ny Boligselskab. Hvis DFB tilslutter sig med ovennævnte afdelinger er i alt 2.405 lejemålsenheder tilsluttet servicecenteret. Servicecenter Frederikssund er placeret Heimdalsvej 7C, 3600 Frederikssund i Boligselskabets Rosenvængets lokaler. Rosenvænget har selv bekostet indretningen af servicecenteret, og der er derfor ikke etableringsomkostninger forbundet med tilslutningen for DFB. Ansættelsesforhold Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligorganisationen/-erne. Boligorganisationen vil derved opnå en Side 5 af 13
besparelse ved ansættelse af medarbejderne, idet boligorganisationen ikke skal afholde moms på lønningerne. Hidtil er lønningerne blevet betalt over administrationsbidraget til Domea hvorpå der er tillagt moms. Administrationsbidraget, som boligorganisationen betaler til Domea, vil blive nedsat med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser) pr. deltagende lejemålsenhed. Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i det lokale servicecenter. Boligorganisationen og den/de enkelte afdelinger vil således ikke opleve en ændring herved. Etablering af samdrift Sammen med etablering af det lokale servicecenter kan der etableres samdrift. Samdrift indebærer, at ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer i en eller flere boligorganisationer er fælles om at løse afdelingernes opgaver som fx beboerservice og pleje af udearealerne. I stedet for at have hjemsted på hvert sit ejendomskontor, bliver ejendomspersonalet overordnet ledet og fordelt fra det lokale servicecenter. Arbejdsopgaver, materiel, indkøb, udbud af håndværkeropgaver og de administrative opgaver i forbindelse med ejendomsdriften koordineres fra det lokale servicecenter, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til mere praktisk arbejde. Med samdrift sikres samtidig en større fleksibilitet i forhold til personalefordelingen, og driften bliver mindre sårbar overfor sygdom, ferie og øvrigt fravær. Der kan opnås en større ekspertviden, og medarbejderne bliver i højere grad specialister. Derudover kan samdrift medføre effektiviseret brug af maskinel, standardisering af leverandørydelser og udbud på håndværkeropgaver. Specialisering af personalet og specialisering i brugen af maskinel vil derudover kunne mindske brugen af eksperter udefra, fx eksterne håndværkere. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobiltelefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Økonomi i servicecenteret Der er som sagt ingen etableringsomkostninger forbundet med tilslutning til Servicecenter Frederiksund, men de deltagende afdelinger vil skulle betale en andel af driftsomkostningerne for servicecenteret svarende til den relative lejemålsandel. Det vil konkret sige, at DFBs afdelinger skal betale (251/2405) 10,4% af udgifterne. I Servicecenter Frederiksund er ansat 1 kundechef, 3 driftsledere og 3 servicekoordinatorer, foruden ejendomsfunktionærgruppen. Ejendomsfunktionærernes løn betales direkte af de afdelinger hvori de arbejder, og denne udgift er således ikke en del af servicecenterets udgifter. Herudover er der en række IT-udgifterne til styring af de driftsmæssige opgaver samt udgifter til husleje og forbrug. I alt løber DFBs afdelingers andel af disse udgifter op i kr. 440.236 om året (tal fra budgettet for 1/10 2014 30/9 2015). Modsvarende er der en direkte besparelse på kr. 173.802 på de hidtidige udgifter til driftschef og koordinerende sekretær. Endeligt forventes en besparelse på kr. 343.765 via effektivisering af driften. Hovedkilden til denne beregnede besparelse er, at der frigives kontortid for ejendomsfunktionærerne, således at disse kan påtage sig en række af de opgaver, som eksterne håndværkere hidtil har varetaget. Alt i alt medfører dette en samlet forventet nettobesparelse på kr. 77.331 på driften i budgetår 2014/15. Besparelsen formodes at Side 6 af 13
kunne blive endnu større i de følgende år, når værdien af de forbedrede og rationaliserede arbejdsgange for alvor slår igennem. De nævnte beregninger fremgår af vedlagte bilag. Foruden de økonomiske besparelser sker der også en serviceforbedring. Fremadrettet forøges åbningstiden for personlig og telefonisk betjening fra ½ time til 4 timer dagligt foruden en 24 timers vagtordning. Servicecenteraftale og fordeling af omkostninger i det lokale servicecenter Det lokale servicecenter oprettes som en særskilt afdeling i selskabet. Det bliver en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på de deltagende afdelinger. Det administrative personale på det lokale servicecenter, kontorholdsudgifter, husleje for servicecenter mv. fordeles efter antal lejemålsenheder. Omkostningerne til blåt og grønt arbejde fordeles efter afdelingernes registrerede timeforbrug hertil. Etableringen af det lokale servicecenter betyder som ovenfor beskrevet, at personale og opgaver flyttes ud lokalt. Som følge af dette nedsættes administrationsbidraget pr. deltagende lejemålsenhed med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser). Der er derfor behov for et tillæg til den gældende forretningsføreraftale Servicecenteraftale og tillæg til forretningsføreraftale er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at ovennævnte afdelinger under DFB indtræder i Servicecenter Frederikssund pr. 1. april 2014. Det indstilles, at bestyrelsen godkender etablering af samdrift for de omfattede afdelinger med de øvrige aktører i Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver servicecenteraftalens generelle og specifikke del samt tillæg til forretningsføreraftale. 5.8 Digitalt syn i DFB afdelinger tilknyttet Servicecenter Frederikssund I forbindelse med samarbejdet med Servicecenter Frederikssund er der mulighed for digitalt syn. Servicecenter Frederikssund foretager i dag digitalt syn og synsteamet er således rustet til denne opgave. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Domea har indgået en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter, hvor opmålingen af hver boligenhed koster 689 kr. inklusiv moms. Det indstilles til bestyrelsen at bevillige en ramme på kr. 175.000 til digitalsyn for afdelingerne tilknyttet Servicecenter Frederiksund. Side 7 af 13
5.9 Materialegård i Slangerup I forbindelse med samdrift i områderne er der opstået et behov for en samlet materialegård, hvor alle maskiner kan samles og vedligeholdes. I dag står en enkelt maskine i en lejet garage og alle andre maskiner står udenfor. Det er naturligvis ikke hensigtsmæssigt, at maskiner ikke kan stå indenfor eller i læ. Det er heller ikke sikkert arbejdstilsynet vil godkende de nuværende arbejdsforhold, når der ses på hvorledes maskiner vedligeholdes og dermed kan vi frygte, at maskinernes vedligeholdelse skal laves af eksterne håndværkere. Det vil være mere hensigtsmæssigt for driften, at alle maskiner er samlet et sted således reparation selv kan udføres, og der er et klart overblik over materialet og dets stand. Der er modtaget et tilbud på opførelse af materialegården på en grund i Klostergårdengård (se bilag), og det samlede budget for opførelsen fremgår nedenfor. Materielgård (budget) Pris iflg. tilbud 318.650 Belægning foran port 20.000 Indv indretning 10.000 348.650 Diverse, 15% 52.298 Rådgiver, 10% 40.095 I alt 441.042 Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om bevilling af kr. 450.000 til opførelse af materialegården. 5.10 Sommerlyst Nybyggeri på Amager På adressen Holmbladsgade 24-28/Geislers Gade 2-6 har DFB en mulighed for at bygge 28 familieboliger. Adressen er meget attraktiv beliggende først på Amager og kun 100 meter fra DFBs bebyggelse på Prags Boulevard. Projektet tager udspring i vinderforslaget fra en konkurrence, som Københavns Kommune udskrev i 2008/2009, og er beskrevet i vedlagte bilag. For en god ordens skyld skal der henledes opmærksomhed på, at erhverv/detailhandel-arealet opføres af privat investor, hvorfor det alene er de 28 boliger, som skal opføres af et alment boligselskab. Byggeriet er budgetteret til en samlet anskaffelsessum på 69 mio. kr. og en husleje på 1122 kr./kvm. Forventet påbegyndelse af byggeriet er februar 2015 med aflevering maj 2016. Side 8 af 13
Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, at Sommerlyst opføres af DFB. 5.11 Rådhusgrunden i Allerød nybyggeri Domea har modtaget en henvendelse fra Allerød Kommune om opførelse af 30 3 og 4 rums familieboliger på Rådhusgrunden i Allerød. Domea vurderer, at Allerød er et fremtidigt vækstområde generelt og for alment byggeri. Rådhusgrunden kan derfor være et element i en vækststrategi for DFB. Byggeriet opføres i lavenergiklasse 2020 og er budgetteret til en samlet anskaffelsessum på 64 mio. kr. og en husleje på 1052 kr./kvm. Som bilag er vedlagt en projektskitse. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, at byggeriet på Rådhusgrunden opføres af DFB. 5.12 Orientering om den 3. revle På mødet d. 26. november 2013 godkendte bestyrelsen den betingede købsaftale for Den 3. revle. På mødets orienteres om sagens stadie. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5.13 Revideret servicecenteraftale vedr. Servicecenter København På bestyrelsesmødet d. 26. november blev det besluttet, at Prags Boulevard og Harsdorffsvej skulle tilslutte sig Servicecenter København. I denne aftale fordeles udgifterne hovedsageligt efter lejemålsenheder det første år, hvorefter man fra 2015 fordeler efter forbrug. Det har efterfølgende vist sig, at fordelingen efter lejemålsenheder er problematisk for flere af Domea Københavns afdelinger, idet dette vil medføre en stor stigning i driftsudgifterne i forhold til forbruget de senere år. Det vurderes derfor at give en mere forbrugsmæssig retvisende fordeling af udgifterne ved at fordele dem det første år (2014) med udgangspunkt i regnskabstallene for 2013. Det indstilles til bestyrelsen at godkende og underskrive det reviderede tillæg til forretningsføreraftalen angående Servicecenter København 5.14 Bestyrelsesmedlemmernes ipads På sidste bestyrelsesmøde blev det aftalt, at det på dette møde skal besluttes, hvad der skal ske med ipads, der tilhører bestyrelsesmedlemmer, der ikke måtte blive genvalgt på repræsentantskabsmødet. Der blev i alt indkøb 9 ipads inklusiv smartcover til kr. 51.885 kr. i april 2013. Dvs at hver ipad har kostet Kr. 5.765 Der foreslås i dette tilfælde og fremadrettet at anvende en model, hvor ipadsne afskrives progressivt over 4 år. Købstidspunkt År 1 År 2 År 3 År 4 Side 9 af 13
Afskrivning 0% 40% 30% 15% 15% Ipad-værdi 5.756 3.454 1.727 863 0 Denne model indebærer, at bestyrelsens ipads i dag værdisættes til kr. 3.454. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om hvad der skal ske med evt. afgående bestyrelsesmedlemmers ipads 5.15 Opsamling på stormødet Vedlagt som bilag er en opsamling på stormødet afholdt d. 24. januar 2014. Det indstilles at bestyrelsen evaluerer stormødet. 5.16 Intern flyttepolitik ved gæld Organisationsbestyrelsen har tidligere bedt Domea om at undersøge mulighederne for at forhindre flytning mellem 2 DFB afdelinger, hvis den pågældende lejer har gæld til DFB. Domea kan i den forbindelse oplyse, at det allerede er en gældende forretningsgang i Domea, at folk på venteliste, der har gæld til et selskab, afvises til en anden bolig i selskabet dog ikke: 1) hvis den forfaldne gæld skønnes at være af uvæsentlig betydning 2) hvis kravet er forældet 3) hvis der er indgået en afdragsordning eller en akkord, som er overholdt af skyldneren 4) hvis den pågældende har opnået en gældssanering, som ligeledes er overholdt da det er mulighederne inden for lovgivningens rammer. I praksis kan der dog være enkelte tilfælde, hvor en person på ventelisten, der på den baggrund burde afvises, slipper igennem systemet, da det kan være en udfordring at identificere enkelte skyldnere. Der kan fx være foretaget et navneskifte, eller andet. Dette smuthul bliver dog løbende lukket, derved at alle lejekontrakter, der fremadrettet indgås i et Domea administreret selskab baserer sig på CPR-nr. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 6 Afdelinger i drift 6.1 9352 Navrvej, Kirsebærstien og Blommestien - huslejetilskud På organisationsbestyrelsesmøde d. 1. november 2011 blev det besluttet at give et huslejetilskud fra dispositionsfonden på 126.000 kr. til afdelingen for at afhjælpe udfordringerne med at udleje de store boliger i afdelingen. Konkret blev der i alt givet 500 kr./md. svarende til 126.000,-kr/år til de 24 boliger på 90 m2. Tilskuddet udløber ved udgangen af det indeværende regnskabsår. Trods huslejetilskuddet har afdelingen svært ved at leje boligerne ud. Siden april sidst år har der igen været ledige boliger i afdelingen, som det fremgår af nedenstående tabel. Afdelingen tabte i sidste regnskabsår i 121.000 kr. ved Side 10 af 13
tomgang, som i henhold til lovgivningen dækkes af dispositionsfonden. Får afdelingen ikke yderligere huslejetilskud vil huslejen i gennemsnit stige med 8,82%, hvilket må formodes at føre til yderligere tomgang. Ledige boliger i afdelingen mar-13 0 apr-13 1 maj-13 1 jun-13 2 jul-13 3 aug-13 4 sep-13 3 okt-13 2 nov-13 1 dec-13 2 jan-14 3 feb-14 4 I den almene sektor generelt stiger huslejen typisk 3% om året. Skal afdelingen have en stigning på 3%, er der behov for et tilskud på yderligere kr. 120.000. Administrationen vil undersøge, hvilke langsigtede løsningsmuligheder der er for afdelingen, men som en midlertidig løsning anbefaler administrationen, at tilskuddet til afdelingen forlænges og udvides til: 126.000 kr. i huslejetilskud i de 24 store afdelinger 120.000 kr. i generel driftsstøtte til afdelingen i regnskabsårene 2014/15 og 2015/16. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om yderligere tilskud til 9352 6.2 9350 Bryggergården budgettvist Organisationsbestyrelsen er tidligere blevet orienteret om at budgettet for 2013/2014 blev forkastet af det ordinære afdelingsmøde. I forlængelse af budgettes godkendelse af organisationsbestyrelsen blev det sendt til administrativ afgørelse i Glostrup Kommune. Glostrup Kommune har godkendt budgettet og pålagt Domea at iværksætte den foreslåede huslejestigning. Det vil medføre huslejestigninger på op til kr. 1.500,-/mdr. Fra administrationen side er det vurderingen, at dette vil medføre store udfordringer med indbetaling af huslejen. En del af det oparbejdede underskud vil derfor bliver overført til næste budgetår. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om iværksættelse af huslejestigningen og eventuelt oparbejdelse af underskud 6.3 Charlottegården Projekt Råderum Landsbyggefonden (LBF) har i perioden 2012-2016 afsat midler til infrastrukturforbedringer i boligområder, der er på listen over særligt udsatte. Udover et kvalifice- Side 11 af 13
ret projekt er det en forudsætning, at 25% af den samlede finansiering kommer fra andre bidragsydere. LBF har givet et tilsagn på 33 mill. kr. til projektet Råderum i Charlottekvarteret med en samlet finansiering på 44 mill. kr. under denne forudsætning. Det har været forsøgt at tilvejebringe medfinansiering på 25% uden om boligorganisationerne. Det er kun delvist lykkedes, Realdania bidrager med 7 mill. kr. (16 %) og Høje Tåstrup Kommune (HTK) med 2 mill. kr. (4,5%). Den resterende medfinansiering er således nede på 2 mill. kr. (4,5%). Uden disse 2 mill. kr. reduceres den samlede finansiering med i alt 8 mill. kr. og det vil være nødvendigt at genforhandle projektet med henholdsvis LBF, HTK og Realdania, og det vil være en udfordring at leve op til de mål, der er blevet stillet i sigte. VIBO s organisationsbestyrelse er positivt indstillet overfor et medfinansieringsbidrag på 1 mill. kr. (2,25%) under forudsætning af, at DBF bidrager med et tilsvarende beløb. En medfinansiering på 1 mill. kr. fra DFB vil sikre, at projektet kan realiseres i sin helhed. Uddrag fra ansøgningen: Charlottekvarteret opleves i dag som meget lukket og isoleret i forhold til resten af byen. Det er med til at fastholde Charlottekvarterets dårlige image og karakter som et udsat boligområde. Lige nu er der et potentiale for at skabe større sammenhæng mellem Charlottekvarteret og den øvrige by, ved at etablere forbindelse der kobler sig på den igangværende områdefornyelse af det centrale Hedehusene og den kommende byudvikling syd for kvarteret, Nærheden. Vedr. vejen og matrikel Det er af afgørende betydning, at der sker et ejerskifte af det stykke vej, der bliver tilovers, når vejen der følger DFB charlottegårdens nederste plateau indsnævres. Landsbyggefondens midler til infrastrukturforbedringer kan kun benyttes inden for boligselskabernes matrikler, hvorfor dette ejerskifte muliggør, at midler i Råderumsprojektet kan bruges til at etablere parkeringspladser m.m. på dette stykke vej. Ifølge beboerne og afdelingsbestyrelsen er der et behov for flere parkeringspladser i Charlottegården. Beboere er ofte henvist til at benytte plejehjemmets parkeringsplads på den anden side af vejen. Der opnås 24 nye parkeringspladser med den i Råderum skitserede plan. Høje Tåstrup Kommune er villige til at frasælge vejen til Charlottegården. Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om selskabet skal bidrage til projekt råderum med 1 mio. kr. fra dispositionsfonden 6.4 9370 Købmandsgården På organisationsbestyrelsesmødet d. 26. november 2013 blev det besluttede at undersøge om sagen om renovering af taget på ejendommen Kirketorvet 5 kunne anmeldes som en skade til Byggeskadefonden. Domeas byggeafdeling har efterfølgende undersøgt sagen og vurderer, at sagen ikke vil kunne oppebære en erstatning fra Byggeskadefonden. Side 12 af 13
Som tidligere oplyst har Teytaud Rådgivende Ingeniører sammen med ejendomsmester Tanja Hornehøj foretaget en gennemgang af tagbelægningen på ejendommen Kirketorvet 5. Det skete i forlængelse af, at en tømrer har vurderet, at der var problemer med tagkonstruktionen. Blandt andet trænger der vand ind i bygningen under snevejr. Rådgiveren konkluderede, at taget ikke er konstrueret korrekt. Rådgiveren anbefaler at taget, på trods af at det har en restlevetid på 5-10 år, udskiftes helt. På dette tidspunkt vurderes det, at en udskiftning vil kunne koste op til kr. 1,5 mill. Efterfølgende har Servicecenter Frederikssund indhentet et forhåndsbud, og det vurderes nu, at sagen inklusiv rådgiverhonorar kan laves for kr. 800.000. Købmandsgården har pt. en husleje på 1.001 kr./kvm svarende til, at en bolig på 80 kvm. koster 6.700 kr. pr. måned eksklusiv forbrug. Afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse udgør 545.197 kr. svarende til 25.962 kr. pr. lejemål. Henlæggelserne dækker de planlagte arbejder, men generelt anbefales det, at henlæggelserne udgør 35.000 kr. pr. lejemål. Afdelingens udlejningssituation er stabil, idet der i sidste regnskabsår alene var 2 fraflytninger og der pt. er 74 aktive på ventelisten. Men huslejen vurderes at være høj for området og afdelingen risikere at komme i vanskeligheder, hvis der ikke er fokus på en stabil huslejeudvikling. Et 20 årigt fastforrentet realkredit lån på 800.000 kr. vil koste 4.800 kr. om måneden svarende til en gennemsnitlig huslejestigning på ca. 250 kr. pr. måned. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om støtte til tagrenoveringen fra dispositionsfonden 6.5 Lukket punkt 6.6 Lukket punkt 7 Mødeplanlægning Der er repræsentantskabsmøde d. 20. marts kl. 18. Bestyrelsen holder et forberedelsesmøde fra kl. 17. Møderne foregår hos Domea på Oldenburg Alle 3 i Høje Tåstrup. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om fastlagte møder til efterretning. 8 Eventuelt Side 13 af 13