Temaer for HSU Godkendt af HSU 24. marts 2014 Revideret februar 2017
Temaer for HSU Indhold 1. Indledning... 3 2. Temaer... 3 2.1 Mål, strategi og økonomi... 3 2.2 Arbejds- og personaleforhold... 4 2.3 Tillid, samarbejde og trivsel... 4 3. Mødeplan... 4 3.1 Faste dagsordenspunkter... 4 3.2 Punkter fra HSU s liste over emner, der skal behandles... 5 3.3 Temadrøftelser... 6 4. HSU-møder... 6 4.1 Forberedelsen til mødet... 6 4.2 Afvikling af mødet... 7 4.3 Opsamling og opfølgning... 7 4.4 Kommunikation... 7
1. Indledning På HSU-mødet den 9. december 2013 blev der vedtaget en ny forretningsorden. Her står, at HSU skal fokusere på at drøfte de tværgående og overordnede problemstillinger, der berører hele institutionen og samtlige medarbejdere. I forretningsordenen fremgår ligeledes de værdier, der skal være gældende for HSU s arbejde: tillid, respekt, åbenhed og engagement. Som ledestjerne for arbejdsgruppens oplæg har været: Hvordan sikres det, at HSU får indflydelse på de valgte temaer? Hvordan HSU-møderne kan tilrettelægges, så de lever op til de nævnte værdier for HSU s arbejde. 2. Temaer Samarbejdsudvalgets arbejde skal ske under hensyntagen til Samarbejdsaftalen 2013. HSU s arbejdsområde er afgrænset til forhold, der hører under ledelsesretten. Det vil sige, at HSU skal behandle relevante emner indenfor arbejds- og personaleforhold. Det er derfor nødvendigt, at HSU har et helhedsperspektiv i sit arbejde. Formålet med at udvælge særlige temaer for HSU er at skabe et dialogforum, hvor beslutninger og nye ideer kan drøftes og udvikles i fællesskab mellem ledelse og medarbejdere. For at få et dialogforum kræves tillid og åbenhed og ikke mindst engagement fra alle i HSU. Disse værdier lever desuden op til principperne fra Tillidsreformen, der blev vedtaget af Folketinget i juni 2013. Arbejdsgruppen fremhæver, at arbejdet i HSU overordnet skal tilrettelægges, så HSU får reel indflydelse på beslutningerne. Det er derfor nødvendigt, at HSU diskuterer holdninger til de temaer, som er på dagsorden, evt. med henblik på at der efterfølgende udarbejdes administrative retningslinjer. Rektor holder på årets første HSU-møde et oplæg, der redegør for UCL s status og fremadrettede udfordringer. Dette oplæg vil danne rammen for at planlægge, hvilke temaer HSU vil arbejde med på møderne i årets løb. Der udvælges et tema pr. møde. Forslag til temaer ses nedenfor. 2.1 Mål, strategi og økonomi Sammenhæng mellem Strategi 2020 og Udviklingskontrakten, herunder omsætning og implementering. Økonomi budget og regnskab. Vækst, effektiviserings- og besparelsesinitiativer Organisationsændringer Rektors resultatkontrakt. 3
2.2 Arbejds- og personaleforhold Arbejdstilrettelæggelse. Personalepolitik, herunder lov om forskelsbehandling og ligestilling. Lønpolitik. Balance mellem arbejds- og privatliv. Medarbejderudvikling og kompetenceudvikling 2.3 Tillid, samarbejde og trivsel Opfølgning på sygefravær. Indflydelse på eget arbejde - herunder det fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt forebyggelse af arbejdsrelateret stress. Samarbejde mellem ledelse og medarbejder herunder kommunikation, samarbejde om arbejdsplanlægning og datagrundlag. 3. Mødeplan Der afholdes fire ordinære møder samt en temadag med afkortet møde (i marts). I forbindelse med fremlæggelse af rektors oplæg gennemgår formandskabet temaerne og indplacerer de særlig relevante temaer på årets møder. Arbejdsgruppen anbefaler at HSU-dagsorden sammensættes af 3 typer af punkter: 1. Faste dagsordenspunkter. 2. Faste punkter fra HSU s liste over emner, der skal behandles. 3. Ad hoc punkter, der knytter sig til HSU s emneområder 4. Temadrøftelser. 3.1 Faste dagsordenspunkter Godkendelse af dagsorden. Nye/reviderede politikker/retningslinjer. Dokumenter udsendes til orientering inden mødet. På mødet drøftes eventuelle opklarende spørgsmål. Opfølgning fra sidste møde. Nyt fra arbejdsmiljøudvalget (skriftligt). Korte punkter. Næste møde, inkl. foreløbige punkter. Eventuelt. 4
3.2 Punkter knyttet til HSU s liste over emner, der skal behandles Der er indskrevet en generel anbefaling i forhold til behandling af punkterne i nedenstående oversigt. Formandsskabet kan aftale anden behandling, hvis det er hensigtsmæssigt. Januar/februar Status på institutionen og udfordringer i det kommende år ved formanden. Årshjul, inkl. temadrøftelser formandskabets oplæg. Endeligt budget for indeværende år - orientering. Marts temadag Årsregnskab fra sidste år drøftes ud fra oplæg er der særlige forhold, der giver anledning til overvejelser. Fordeling af kompetencemidler til drøftelse, hvis der på forhånd er kommentarer til det. Ellers godkendt. Opfølgning på APV (ulige år). Kønsopdelt lønstatistik fra sidste år Statistikken udsendes i begyndelsen af året til LSU hvis de giver anledning til bemærkninger kan de drøftes i HSU på dette møde. Juni Budgetopfølgning efter årets første 4 måneder. Drøftes ud fra oplæg, der udpeger særligt fokusområde. Konstituering af HSU (lige år). Sygefraværsstatistik fra sidste år. Statistikken udsendes i begyndelsen af året til LSU hvis de giver anledning til bemærkninger kan de drøftes i HSU på dette møde. Udviklingskontrakten afrapportering drøftelse af udvalgte områder. Evaluering af MUS. September Budgetopfølgning efter årets første 8 måneder. Drøftes ud fra oplæg, der udpeger særligt fokusområde. Budget for det kommende år (procedure, proces og udfordringer) med forslag til særligt fokus. Optag orientering. Evt. særligt fokus. December Behandling af budget for det kommende år kommentering. Særlige fokuspunkter. Job på særlige vilkår (fleksjob). 5
Orientering om det kommende års lokale lønforhandlinger. Evaluering af mobbe- og chikanepolitikken (lige år). 3.3 Temadrøftelser På årets første HSU møde identificeres temaer til de kommende fire HSU møder. 4. HSU-møder Generelt skal sager til drøftelse på dagsorden i HSU så tidligt, at der kan ske en reel medinddragelse i beslutningsprocessen. Disse tre modeller for drøftelser skal overvejes ved udarbejdelse af dagsorden. Kaskade model: HSU-drøftelse, som sendes videre til LSU erne, eller LSU-drøftelse, som sendes videre til HSU. Kun drøftelse i HSU: det overordnede, som vedrører hele institutionen. Punkter, som HSU vurderer alene bør ligge i LSU. Behandling af regnskab og budget skal ske ud fra en kort sammenfatning samt præsentation af nøgletal, som gør det lettere at overskue UCL s økonomiske udvikling. Som forberedelse til behandling af fx budget kan udpeges to tillidsrepræsentanter, som får særlig gennemgang og derfor kan have en særlig rolle ved behandlingen af punktet på mødet. 4.1 Forberedelsen til mødet Formand og næstformand har ansvaret for følgende ved forberedelse af møderne: Sikre klare formål og resultatforventninger til de enkelte punkter. Det skal fremgå klart, hvad HSU skal på det enkelte punkt. Sikre relevant bilagsmateriale. Det nødvendige, men begrænsede antal sider. (som udgangspunkt ingen bilag over 5 sider gerne sat op som Powerpoint, der giver hurtigt overblik). Sikre sammenhæng mellem punktets indhold og den afsatte tid til behandling af punktet. Prioritere i punkterne så det sikres, der ikke er flere punkter på dagsordenen, end at de kan undergå en reel og fornøden behandling på mødet. Afklare hvordan et emne skal behandles, jf. de tre nævnte modeller. På foranledning af HR og Kommunikation drøfte, hvad der i form af highlights vil være relevant at kommunikere nærmere ud om efter mødet. 6
4.2 Afvikling af mødet HR-chef er fast mødeleder delegeret fra formanden, som er mødeleder som udgangspunkt, jf. Forretningsordenens 5, stk. 2. På de enkelte punkter kan ligeledes uddelegeres roller ledelsesside og medarbejdere har ansvar for, at flere inddrages i drøftelserne, og der er enighed om, at de ansvarlige for punkterne, dvs. oplæg til drøftelsen, ikke kun er lederside. Hold tidsplanen afsæt tid på punkterne i dagsorden Opsummér og konkludér løbende på konkrete beslutninger (Formanden). Der afsættes to minutter hertil efter hvert punkt. Afklar opfølgningen hvem, hvad og hvornår, så det fremgår af referatet (Mødeleder) Udarbejdelse af referatet sker i fællesskab på mødet (Sekretariatsbistand) 4.3 Opsamling og opfølgning Formandskabet holder en halv times møde efter hvert HSU-møde, hvor referatteksten tilstræbes endeligt formuleret og godkendt. Desuden genovervejes det, hvorvidt de forud udvalgte highlights fortsat er relevante at kommunikere HR og Kommunikation får til opgave at lave highlight til udsendelse efter mødet. Tekst til udsendelse godkendes af formandsskabet inden udsendelse. På mit.ucl.dk findes overblik over HSU s opgaver, beslutninger, nyheder m.v.. 4.4 Kommunikation Direkte efter mødet pinpointes highlights fra mødet til mit.ucl.dk jf. 4.3. HR og Kommunikation udsender tekst om highligts efter godkendelse af formandsskabet. Referat og dagsorden tilgængeligt på mit.ucl.dk senest dagen efter mødet. 7