Notat Forvaltning: Byrådssekretariatet Dato: J.nr.: Br.nr.: 12. november 2012 Udfærdiget af: Ulla Marcus Vedrørende: Overgang til obligatorisk digital ansøgning fra 1. december 2012 Notatet sendes/sendt til: Digitaliseringsstyregruppen Indledning Lovforslaget om overgang til obligatorisk digital selvbetjening træder i kraft 1. december 2012. Loven giver hjemmel til at borgere skal ansøge digitalt på 4 ansøgningsområder: Anmeldelse om flytning efter CPR loven Ansøgning om optagelse af plads i dagtilbud efter dagtilbudsloven Ansøgning om indskrivning af børn i folkeskolen og om optagelse af børn i skolefritidsordning efter folkeskoleloven Ansøgning om sundhedskort og EU- sygesikringskort Ansøgninger der modtages fra 1. december 2012 på sagsområderne nævnt ovenfor skal herefter behandles således: Hovedreglen er, at ansøgninger, der ikke indgives ved digital selvbetjening, skal afvises af kommunen. Der redegøres nedenfor i notatet om, at der inden afvisning skal ske vejledning. Hvis kommunen finder, at der foreligger særlige forhold, der gør, at borgeren ikke må forventes at kunne anvende den digitale selvbetjeningsløsning, skal kommunen tilbyde, at ansøgningen kan indgives på anden måde end ved digital selvbetjening. Kommunen bestemmer herefter, hvordan en ansøgning skal indgives, herunder om den skal indgives mundtligt eller skriftligt. Kommunen kan helt ekstraordinært ud over de nævnte tilfælde om særlige forhold undlade at afvise en anmeldelse, der ikke er indgivet ved digital selvbetjening, hvis der ud fra en samlet økonomisk vurdering er klare økonomiske fordele for kommunen ved at behandle anmeldelsen på anden vis end digitalt.
- 2 - I dette notat behandles følgende emner: 1. Inden ansøgning indsendes 2. Ansøger kan ikke eller må forventes ikke at kunne anvende den digitale løsning (Særlige forhold) 3. Ansøgning indgår uden anvendelse af den digitale løsning 4. Ekstraordinære situationer 5. Opsamlede anbefalinger 1. Inden ansøgning indsendes Vejledning/information om ordningen Kommunen skal kunne tilbyde en bestemt digital selvbetjeningsløsning, som er den løsning borgeren skal anvende for at kunne sende en behørig ansøgning. Kommunen har efter forvaltningslovens 7 vejledningspligt. Der er derfor pligt at informere klart og bredt om, hvilken konkret digital løsning der skal anvendes på det konkrete ansøgningsområde. Der skal ikke være tvivl om, hvordan der korrekt ansøges på det enkelte område. På hjemmesiden m.v. skal derfor informeres om ordningen og hvordan vejledning opnås. Der henvises til bilag 1 til notatet. Vejledning i hvordan den digitale løsning skal anvendes Kommunen skal hjælpe borgere, der har svært ved eller ikke mulighed for at ansøge på den måde, som kommunen generelt anviser, på samme måde som kommunen har pligt til det i dag: En borger, der ikke selv har en PC eller lignende digital platform, bør f.eks. kunne møde op på Borgerservice og her udfylde en flytteanmeldelse eller skrive sit barn op til skolestart digitalt m.v. på kommunens PC eller lignende digitale platform. En borger, der ikke er it-kyndig bør f.eks. kunne møde op i Borgerservice og få hjælp til at udfylde en flytteanmeldelse ved en PC eller lignende digital platform på stedet. Et tredje eksempel på, hvilken hjælp, der vil kunne tilbydes, er, hvor en borger hjemmefra er i færd med at opskrive sit barn til en vuggestueplads, men bliver i tvivl om, hvordan et punkt i udfyldelsen skal forstås. Hvis der ikke er tilstrækkelig elektronisk hjælp at hente på kommunens hjemmeside, bør borgeren kunne få telefonisk hjælp til selv at færdigudfylde opskrivningen.
- 3-2. Ansøger kan ikke eller må forventes ikke at kunne anvende den digitale løsning (Særlige forhold) Hvis kommunen under vejledningen vurderer, at der er særlige forhold, der gør, at borgeren ikke kan eller ikke må forventes at kunne ansøge digitalt, skal kommunen anvise en anden måde at ansøge på. Det er kommunen der vurderer, ud fra et konkret skøn, om der foreligger særlige forhold. Der skal lægges vægt på borgerens beskrivelse af egne evner og muligheder for at anvende it-værktøjer og eventuelle problemer med at søge om hjælp. Særlige forhold kan for eksempel foreligge i følgende situationer: borgere med særlige handicap, såvel kognitiv som fysisk funktionsnedsættelse og demens borgere, der mangler digitale kompetencer visse socialt udsatte borgere borgere med psykiske lidelser hjemløse borgere med sprogvanskeligheder, ordblindhed m.v., hvor hjælp eller medbetjening fra kommunens side konkret vurderes ikke at være en egnet løsning. Der vil være borgere fra de nævnte grupper, der kan ansøge digitalt, og derfor skal ansøge digitalt. Ved anvisning af alternativ kommunikationskanal skal der tages hensyn til den enkelte borgers vansk e- ligheder, herunder årsagen til at borgeren ikke kan ansøge digitalt. FN's Handicapkonvention indebærer blandt andet, at hvor kravet om digital selvbetjening fraviges, skal den offentlige myndighed sikre, at borgere med handicap skal kunne kommunikere med det offentlige i formater, som passer til den enk elte. Ifølge FN's Handicapkonvention er handicappet defineret som personer med langvarig fysisk, psykisk, intellektuel eller sensorisk funktionsnedsættelse. Særligt om manglende NemID: Borgere der ikke har, men kan få udstedt NemID, og dette er en forudsætning for anvendelse af den digitale løsning, skal anmodes om at anskaffe sig NemID. Hvis det vurderes, at der foreligger særlige forhold, kan kommunen vælge ikke at kræve anskaffelse af NemID, men lade borgeren ansøge på anden vis. Følgende tilfælde må undtages som særlige forhold : borgere, der ikke kan få udstedt NemID, fordi borgeren ikke har et personnummer eller ikke kan legitimere sig borgere, der ikke er registret i CPR med bopæl eller fast opholdssted i Danmark, herunder en hjemløs eller en borger bosat i udlandet. (Her stilles der særlige identifikationskrav, der kan vanskeliggøre erhvervelse af NemID.) En sådan borger vil derfor som udgangspunkt ikke kunne anvende den digitale selvbetjeningsløsning og skal, hvor det er relevant, betjenes på anden vis. I de tilfælde, hvor den digitale selvbetjeningsløsning endnu ikke muliggør at afgive eller anvende en ful d- magt digitalt, må afgivelsen af fuldmagten og eventuelt selve ansøgningen, anmeldelse eller indberetning mv. ske på anden måde,
- 4 - Udover særlige forhold hos borgeren kan der også være særlige situationer, hvor omstændighederne ved anmeldelsen eller kommunens forhold gør, at der ikke kan ansøges digitalt. Der kan f.eks. være tale om, at kommunens digitale selvbetjeningssystem ikke er indrettet til at håndtere en bestemt situation. Procedure En beslutning om at undtage borgeren fra kravet om digital ansøgning er ikke en afgørelse i formel forstand, men et procesledende sagsbehandlingsskridt. Der skal derfor ikke partshøres eller gives klagevejledning, når det besluttes at en borger på grund af særlige forhold tilbydes en anden ansøgningsmåde. Området er dog undergivet de almindelige retsgrundsætninger som lighedsprincippet og saglighedsprincippet samt proportionalitetsprincippet, hvorfor der skal fastlægges en ensartet praksis på området. Der er krav om notatpligt af alle væsentlige ekspeditioner i en sag, hvorfor det skal noteres i sagen, hvorfor ansøgeren har fået fritagelse. Da der er tale om en konkret vurdering af borgerens konkrete ansøgning, kan det ikke besluttes, at en borger som har fået fritagelse fra den digitale løsning på et område også automatisk skal have fritagelse på et af de andre ansøgningsområder. Det kan anbefales, at der sikres oplysninger om, hvor mange borgere der har opnået fritagelse for kravet om digital ansøgning, og at sagerne kan genfindes ved en konkret kode på sagen med henblik på evaluering af området. 3. Ansøgning indsendes uden anvendelse af den digitale løsning Når kommunen modtager en ansøgning som ikke opfylder formkravene f.eks. ansøgning ved mail eller brev skal følgende procedure følges: Borgeren skal vejledes om, hvordan manglerne kan afhjælpes. Dokumentation skal sikres, for at vejledning er sket ved journalnotat eller journaliseret brev. Hvis borgeren gør gældende, at være omfattet af de særlige forhold jfr. pkt. 2. ovenfor skal kommunen træffe beslutning om dette. Hvis borgeren er omfattet, skal dette noteres på sagen og ansøgningen godkendes som indkommet. Hvis borgeren ikke er omfattet af de særlige forhold skal ansøgningen afvises jfr. nedenfor. Ansøgningen afvises En afvisning af at tage en sag under realitetsbehandling er en afgørelse. I afgørelsen skal indgå: At formkrav til ansøgningen ikke er overholdt (ansøgningen skal indgives digitalt) At der er sket vejledning om den digitale løsning At manglen ikke er afhjulpet At det på baggrund af de oplyste fakta er vurderet, at der ikke foreligger særlige forhold som medfører, at der kan ansøges på anden måde og At der er administrativ klageadgang, skal der gives klagevejledning.
- 5-4. Ekstraordinære situationer I det vedtagne lovforslag er vedtaget en kattelem, som ikke bør anvendes, medmindre der foreligger en helt ekstraordinær situation, som ikke er omfattet af undtagelsen Særlige forhold : Kommunen kan helt ekstraordinært ud over de i 3. pkt. nævnte tilfælde (særlige forhold) undlade at afvise en anmeldelse, der ikke er indgivet ved digital selvbetjening, hvis der ud fra en samlet økonomisk vurdering er klare økonomiske fordele for kommunen ved at behandle anmeldelsen på anden vis end digitalt. I lovforslagets bemærkninger er anført, at muligheden ikke forudsættes brugt til at udskyde implementeringen af velfungerende selvbetjeningsløsninger. Bestemmelsen forudsættes endvidere ikke brugt til at fravige borgernes mulighed for at få hjælp til digital selvbetjening. Muligheden skal imødekomme, at der kan være situationer, hvor det ud fra en samlet vurdering kan være mere økonomisk hensigtsmæssigt for kommunen at behandle sådanne sager på anden vis end digitalt. Herunder i tilfælde, hvor krav om digital selvbetjening indebærer en uforholdsmæssigt omkostningskrævende omlægning af kommunens selvbetjeningssystemer for at imødegå særlige situationer. 5. Opsamlede anbefalinger og konsekvenser Der skal være borgervenlige sikre selvbetjeningsløsninger klar på de fire ansøgningsområder. Der skal informeres på hjemmeside og andre medier om anvendelsen af de konkrete selvbetjeningsmuligheder. Se eksempel bilag 1. Der skal foreligge beslutning om ansøgningsform, når der er særlige forhold for de 4 ansøgningsområder. Skal ansøgning afgives i mail eller brev, som kommunen journaliserer på sagen, eller kan ansøgning indgå telefonisk, hvilket kræver journalnotat. Det kan også besluttes at alle tre ansøgningsformer godkendes. Der skal fordeles opgaver imellem Borgerservice og de forvaltningsdele som ansøgningerne vedrører, herunder skal aftales hvilken afdeling, som vurderer om der foreligger særlige forhold og hvilken afdeling der forventeligt sjældent afviser en ansøgning som mangelfuld. Der skal udarbejdes følgende dokumenter: a. Brevskabelon til udsendelse i brev eller mail, når borgeren har ansøgt pr. brev eller mail. Skal være konkret målrettet de fire forskellige ansøgningsområder. Der skal knyttes juridiske retsvirkninger til brevet. b. Sagsgang ved beslutning om fritagelse grundet særlige forhold: Notatpligt om de særlige forhold samt evt. sikring af dokumentation for, hvilke sager der er sket fritagelse i til brug for opfølgning og statistik. c. Sagsgang og skabelon ved afgørelse om afvisning. Er i korthed beskrevet under pkt. 3 men kan udarbejdes af Byrådssekretariatet som skabelon. Det skal besluttes, om der skal forelægges sag for direktion og evt. økonomiudvalget med orientering om den vedtagne lov. Det vurderes, at sagen ikke kræver politisk godkendelse, da der er alene er t a- le om gennemførelse af administration af ny lovgivning,
- 6 - Bilag 1. Eksempel på overordnet information om overgang til obligatorisk selvbetjening Det er fra 1. december 2012 lovpligtigt at indsende ansøgning på 4 lovområder digitalt ved hjælp af en digital selvbetjeningsløsning. De 4 ansøgningsområder er: Anmeldelse om flytning Ansøgning om optagelse af plads i dagtilbud Ansøgning om indskrivning af børn i folkeskolen og optagelse af børn i skolefritidsordning Ansøgning om sundhedskort og EU- sygesikringskort Ansøgning skal derfor indsendes digitalt ved hjælp af kommunens selvbetjeningsløsning. Kommunen vejleder om indgivelse af ansøgning. Vejledning kan fås ved klik på XXX. Hvis du ikke gennem den elektroniske vejledningsguide får tilstrækkelig hjælp til at ansøge kan du kontakte Borgerservice på eller.. på.. Hvis ikke ansøgningen indsendes ved hjælp af den digitale løsning anses ansøgningen for ikke korrekt indgivet, og ansøgningen kan afvises af kommunen. Hvis der er særlige forhold, der gør, at du ikke kan ansøge digitalt, skal kommunen anvise en anden måde at ansøge på. De særlige forhold som der kan være tale om er f.eks. hvis du har et særligt handicap, hvis du mangler digitale kompetencer, hvis du er socialt udsat, har sprogvanskeligheder, er ordblind m.v. Hvis du mener du er omfattet af disse regler skal du kontakte... med henblik på vurdering af, om kommunen kan vejlede dig igennem den digitale løsning, eller om ansøgning skal indgives på anden måde.