Notat Emne Arbejdsmiljødrøftelse: arbejdsmiljøredegørelse og ledelsens evaluering Til HMU Kopi til Aarhus Kommune Den Indledning En gang årlig skal ledelsen udarbejde en evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet og arbejdsmiljøindsatsen i det forgangne år. Jægergården Værkmestergade 15 8100 Aarhus C Sagsnummer: Evalueringen forelægges det øverste MED-udvalg (HMU), der på baggrund af en drøftelse fastsætter delmål for arbejdsmiljøarbejdet 2013, årshjulet for det kommende års samarbejde, samt fastsættelse af kompetenceudviklingsplan for arbejdsmiljøorganisationen. Evalueringen er opdelt i følgende hovedafsnit: Sagsbehandler: Annette Degn Telefon: 8940 2000 Telefon direkte: 8713 3002 Arbejdsmiljøredegørelse 2012 Ledelsens evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet Status på tilsyn fra Arbejdstilsynet Indstilling vedrørende delmål og årshjul for 2013 1. Arbejdsmiljøredegørelse 2012 Arbejdsmiljøstrategien 2010-2014 og delmål for 2012 Arbejdsmiljøstrategien for blev tiltrådt i januar 2010 og supplerende blev der i december 2011 fastsat delmål for arbejdsmiljøarbejdet 2012. Arbejdsmiljøstrategiens mål er, at: Side 1 af 13
Styrke og understøtte et dagligt arbejdsmiljøfokus på den enkelte arbejdsplads Reducere belastninger og risici i arbejdet Skabe grundlag for en systematisk og kvalificeret arbejdsmiljøindsats Sikre at arbejdsmiljøet indgår som et integreret element i arbejdet med Den Attraktive Arbejdsplads Skabe klarhed over roller og ansvar med henblik på at sikre en effektiv indsats Mål i arbejdsmiljøstrategien afspejler HMUs ønske om lokalt forankret og løbende indsats til fremme af et godt arbejdsmiljø. HMU tiltrådte ved sidste arbejdsmiljødrøftelse december 2011 en videreførelse af delmålene i 2012. Videreførelsen var blandt anden i erkendelse af, at perioden fra marts til november 2011 ikke var tilstrækkeligt for en implementering og målopfyldelse. Som følge af store organisatoriske og strukturelle forandringer i Sociale Forhold og Beskæftigelse har etablering af nye strukturer for arbejdsmiljøorganisationen været en hel overordnet opgave i 2012. Etablering af den nye struktur er et nødvendigt og vigtigt afsæt for arbejdet med arbejdsmiljøstrategiens mål. HMU har på mødet i februar drøftet processen omkring personaletilpasningerne som konsekvens af besparelser i budgettet for 2012. Processen og implementering af udviklingspolitikken er løbende blevet drøftet i HMU gennem 2012. Status på delmål for 2012 Delmålene for 2012 har fokus på udvikling af arbejdsmiljøet i Sociale Forhold og Beskæftigelse med afsæt i særlige belastningsfaktorer som psykisk arbejdsmiljø, arbejdsulykker og sygefravær. Forebyggelse af arbejdsulykker med fokus på episoder med vold og trusler om vold: antallet af alvorlige ulykker reduceres med 5 % i forhold til antal episoder i 2010. Side 2 af 13
Reducerer belastninger og risici i arbejdet. - Sygefraværet i perioden 2011-2014 skal reduceres med gennemsnitligt ca. 0,4 dag pr. fuldtidsansat. Psykisk arbejdsmiljø styrkes med fokus på følelsesmæssige belastninger og kvantitative krav i arbejdet samt sundhed blandt medarbejderne og måles ved arbejdsklimamålingen i 2012. Kompetenceudvikling inden for arbejdsmiljøområdet som udløber af ny arbejdsmiljølov og arbejdsmiljøcertificeringen. Styrket arbejde omkring Attraktive arbejdspladser med særlig fokus på information og inddragelse samt klarhed over roller og ansvar. Som indsatser til implementering af delmål for 2012, besluttede HMU at arbejde med konkrete arbejdsmiljøtemaer og opgaver: o o o o Halv temadag om arbejdsmiljø i forandringsprocesser Forebyggelse af arbejdsulykker Attraktive arbejdspladser innovation og godt omdømme Sygefraværsindsats Mål, temaer og opgaver indgår i årshjulet for HMU s arbejdsmiljøarbejde 2012. Den halve temadag gennemføres i november 2012. Status vedrørende forebyggelse af arbejdsulykker og sygefraværsindsats fremgår af nedenstående. Forebyggelse af arbejdsulykker med fokus på episoder med vold og trusler om vold: antallet af alvorlige ulykker reduceres med 5 % i forhold til antal episoder i 2010. HMU havde teamdrøftelse om vold og trusler på mødet i august 2012. Redegørelsen, der lå til grund for drøftelsen, viste, at der har været en stigning i antallet af registrerede voldsepisoder i Socialforvaltningen. Der har ikke været en tilsvarende stigning i andre parametre som f.x. omfanget af rekvireret psykologbistand, det tages som udtryk for at antallet af alvorlige episoder ikke er steget. For Beskæftigelsesforvaltningen viste redegørelsen, at der ikke havde været tilfælde af vold i det forløbne år mod 3 tilfælde i 2011. Side 3 af 13
Redegørelsen viste i øvrigt en stor forskel mellem antal registrerede episoder og antal anmeldelser både til politiet og som arbejdsskade. Der arbejdes videre lokalt med styrkelse af indsats vedrørende registrering og anmeldelse. HMU fortsætter arbejdet med henblik på en handlingsplan, der bygger videre på HMUs drøftelse af redegørelsen. Grundet lukning af KMD-systemerne i forbindelse med overgang til nyt lønsystem er det aktuelt ikke muligt at få adgang til at udarbejde oversigt over anmeldelser af arbejdsulykker i 2012. Opfølgning på ovenstående mål drøftes i HMU på mødet 1. kvartal 2013. Eksempler fra lokale indsatser i 2012: Med henblik på at forebygge episoder med vold og trusler er der på tværs af Udførerafdelingen og Socialpsykiatri og Udsatte Voksne arbejdet med håndtering af vold og trusler, hvor medarbejdere fra de to søjler indgår i varetagelse af fælles funktioner og opgaver. For Socialpsykiatri og Udsatte Voksne er der desuden arbejdet målrettet med forebyggelse af arbejdsulykker med fokus på at reducere antallet af episoder med vold og trusler, og der har været et markant fald i antal registrerede episode over det seneste år. Reducerer belastninger og risici i arbejdet. - Sygefraværet i perioden 2011-2014 skal reduceres med gennemsnitligt 0,4 dag pr. fuldtidsansat pr. år. Sygefravær 2012 forventes at udgøre ca. 14,5 dage pr. medarbejder pr. året. I 2011 var det gennemsnitlige sygefravær 16,48 dage pr medarbejder. Sygefraværet forventes altså nedbragt med ca. 2 dage i perioden 2010-2012, og målet for perioden 2011-2014 vurderes på nuværende tidspunkt at blive opfyldt. HMU har på mødet i marts 2012 haft en temadrøftelse af sygefravær i. Der er generelt opbakning til metoder, redskaber og politik på sygefraværsområdet med yderligere fokus på lokal drøftelse af fraværskulturen samt fokus på langtidsfriske. Bedre referater og handlingsplaner er et udviklingsfelt i forhold til sy- Side 4 af 13
gefraværsindsatsen. HMU er løbende blevet orienteret om udviklingen i sygefraværet. En række arbejdspladser har deltaget i dialogmøder arrangeret af Personale og Organisation. Dialogmøderne sætter gennem halvdagsarrangementer for ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter fokus på håndtering og opfølgning på fravær. Psykisk arbejdsmiljø styrkes med fokus på følelsesmæssige belastninger og kvantitative krav i arbejdet samt sundhed blandt medarbejderne og måles ved arbejdsklimamålingen i 2012. Det psykiske arbejdsmiljø har været udfordret blandt andet som konsekvens af omorganisering, besparelser, medarbejderreduktioner og omplaceringer. Der har på alle niveauer i MEDsystemet løbende været drøftelse af processerne og håndtering af de belastninger, medarbejdertilpasningerne medfører for arbejdspladserne og de berørte medarbejdere. HMU har ved temadrøftelse om sygefravær sat fokus på trivsel og arbejdspladskultur i relation til sygefravær. Trivsel og medarbejdertilfredshed belyses gennem arbejdsklimamålingen som gennemføres november 2012. Informationsindsatsen er styrket i forbindelse med arbejdsklimamålingen. Der er der etableret en temaside om arbejdsklimamålingen på MSB-Intra. Her kan alle i finde relevante informationer og vejledninger om arbejdsklimamålingen. Desuden er der adgang til løbende at følge udviklingen i svarprocenterne centralt og lokalt samt hente inspiration til de forskellige faser i processen. Opfølgning på ovenstående mål drøftes i HMU på mødet 1. kvartal 2013. Side 5 af 13
Eksempler på lokale indsatser i 2012 For at imødekomme negative effekter af organisatoriske forandringer arbejder FBU med temamøder for arbejdsmiljørepræsentanter og ledere i søjlen. Ungdomscenteret arbejder med dialog og løbende målinger af Social Kapital som redskab for dialog og udvikling af det psykiske arbejdsmiljø. Ungdomscenterets arbejde med Social Kapital indgår som et element i en fire leddet helhedsindsats for udvikling af Ungdomscenteret. Ydelsescenter Aarhus har i forbindelse med organisationsforandringer nedsat arbejdsgrupper tværgående og lokalt. Det skal sikre fokus på kultur og arbejdsmiljø for den nye organisation og dialog med medarbejdere gennem processen. Voksenhandicap har som indsatsområde 2012 arbejdet med trivsel i forandringsprocesser blandt andet med en temadag om Coping, stress og trivselsfremme med brug af Videnscenter for Arbejdsmiljøs Rejsehold. Jobcenter Aarhus har til håndtering af arbejdsmiljø i forandringsprocessen ved organisationsændringerne etableret en samarbejdsmodel. Samarbejdsmodellen skal sikre inddragelse af medarbejderne, samt sikrer gensidig information. Der er udarbejdet faglige kollegiale sparringsfora for medarbejdere. Der er ligeledes etableret teams og faglig sparring i forhold til afdelingslederne som følge af vurderinger af belastninger i forhold til de ledelsesmæssige opgaver. Servicecenter for IT har arbejdet med styrkelse af information, dialog og trivsel gennem implementering af Gruppe-Udviklings-Samtaler (GRUS) som supplement til de individuelle medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Der er ligeledes arbejdet med mødestruktur og mødekultur i nogle af Servicecentrets afdelinger. Servicecenter for Økonomi har udviklet velkomstpakke til introduktion for nye medarbejdere. Desuden arbejdes løbende med udvikling af Side 6 af 13
kommunikation og information mellem medarbejdere og arbejdsmiljøorganisation. Eksempel på mål for udvikling af psykisk arbejdsmiljø 2013: Fælles for bliver udvikling af mål og indsatser som følge af arbejdsklimamålingen 2012. Der er fortsat brug for størst mulig åbenhed og dialog samt inddragelse af arbejdsmiljøorganisationen som følge af besparelser, omorganiseringer mv. Lokale mål er eksempelvis Servicecenter for Økonomi med fokus på, hvordan serviceniveauet kan reformuleres samtidig med en reduktion i antal medarbejdere herunder fokus på effektivisering og risiko for stress. Kompetenceudvikling inden for arbejdsmiljøområdet som udløber af ny arbejdsmiljølov og arbejdsmiljøcertificeringen. Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse for nye medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen udbydes af Aarhus Kommune centralt via MSB-Intra. Det lovpligtige tilbud om 2 dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse udbydes af. Uddannelsestilbuddet er i 2012 åbnet op for alle medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen, da kurset er anvendelig også som opdateringskursus for ældre medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen. Uddannelsen udbydes på MSB-Intra. Der er gennemført 5 uddannelsesforløb i 2012. Desuden er der gennemført to kurser i Anmeldelse af arbejdsskader med som kursusarrangør. har gennem 2012 afviklet tre kursusforløb bestående af 4 moduler målrettet arbejdspladser, der skal arbejdsmiljøcertificeres. Temaer for de fire moduler er formelle krav, arbejdsmil- Side 7 af 13
jøledelse, procedurer og retningslinjer samt arbejdsmiljøhandlingsplanen. Til styrkelse af kommunikation og dialog på tværs i Sociale Forhold og Beskæftigelse er der på MSB Intra etableret et fælles registreringssystem for medlemmer af MEDsystem og arbejdsmiljøorganisationen. Listen rummer oplysninger om navn, telefonnummer og mailadresse samt organisatoriske placering og funktion. Listen skaber et hurtigt overblik over medlemmer af MEDsystemet og arbejdsmiljøorganisationen og der er mulighed for at lave forskellige afgrænsninger eksempelvis til en oversigt over medlemmer af MEDudvalg for et enkelt center eller en søjle. Søjlerne har ansvar for tilbud om 1½ uddannelsesdag om året til arbejdsmiljøorganisationens medlemmer. Voksen handicap og Familier, Børn og Unge har i 2012 tilrettelagt centrale forløb i form af temamøder for arbejdsmiljøorganisationens medlemmer. Jobcenter Aarhus har gennemført et uddannelsesforløb om arbejdsmiljøorganisationens arbejde og arbejdsmiljøledelsessystem for alle medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen i form af de fire minimoduler. Eksempel på lokale mål for uddannelse 2013 Servicecenter for Økonomi har kursus i formidling af arbejdsmiljø kultur som kompetenceudviklingsindsats for arbejdsmiljøgruppen. Styrket arbejde omkring Attraktive arbejdspladser med særlig fokus på information og inddragelse samt klarhed over roller og ansvar. Arbejdsmiljøstrategien for 2010 2014 har som mål at styrke og understøtte et dagligt arbejdsmiljøfokus på den enkelte arbejdsplads, herunder at sikre at arbejdsmiljøet indgår som et integreret element i arbejdet med den attraktive arbejdsplads. Side 8 af 13
har inviteret søjle-, sekretariats- og servicecenterchefer samt auditkonsulenterne til temamøde om arbejdsmiljøledelse som den fremtidige arbejdsmiljøtilgang i forbindelse med afslutning af den formelle arbejdsmiljøcertificering. Der er i øvrigt arbejdet med at skabe klarhed over opgavefordelingen i organisationen samt beskrivelse af roller og ansvar. HMU har i den forbindelse på sin temadrøftelse i marts 2012 fastsat retningslinjer for valg af arbejdsmiljørepræsentanter og retningslinjer for opgavefordeling mellem HMU, forvaltninger og søjler. Eksempel på lokale mål for den attraktive arbejdsplads 2013 Servicecenter IT viderefører arbejdet med - Gennem information og dialog med medarbejderne at skabe trivsel på arbejdspladsen med udgangspunkt i arbejdsmiljøhandlingsplanen. 2. Ledelsens evaluering af arbejdsmiljøledelsessystemet Ledelsen skal evaluere arbejdsmiljøledelsessystemets kvalitet og tilstrækkelighed. Som grundlag for ledelsens evaluering indgår resultaterne fra de interne og eksterne audits, samt vurdering af aktiviteter der understøtter implementering af arbejdsmiljøledelsesstrategi 2010-2014 og delmålene for 2012. Arbejdsmiljøledelsessystemet er under løbende revision i forhold til at skabe tydelighed om opgaver og ansvar (jf. drøftelsen i HMU) samt øget enkelhed og funktionalitet. MSB har som mål, at hele organisationen er arbejdsmiljøcertificeret med udgangen af 2012. Dette mål er kun delvist opfyldt. For Jobcenter Aarhus og Familier, Børn og Unge har direktionen givet dispensation til henholdsvis 2 og 1 center. For Voksenhandicap og Psykiatri og Udsatte Voksne er der enkelte enheder, hvor det ikke har været muligt at nå igennem arbejdsmiljøcertificeringen indenfor perioden. For de nævnte centre og enheder gennemføres arbejdsmiljøcertificeringen i foråret 2013. Side 9 af 13
Intern audit er en generel prøvning af kendskab til arbejdsmiljøledelsessystemet og anvendelse af systemet i det daglige arbejdsmiljøarbejde. Intern audit er gennemført for de certificerede enheder, og viser generelt, at der i stigende grad er kendskab til arbejdsmiljøledelsessystemet, således at centrale elementer som risikovurderinger, handleplaner og årshjul anvendes aktivt. Søjlernes tilbagemelding viser en generel tilfredshed med arbejdsmiljøledelsessystemet, der ses som et godt redskab for tilrettelæggelse og styring af arbejdsmiljøarbejdet. Fra søjlerne gøres dog opmærksom på vigtigheden af at holde det enkelt og overskueligt, især i forhold til at orientere sig i de lokale dokumenter. Gennem en stigende anvendelse af Intra til formidling af informationer om arbejdsmiljøledelse i de forskellige magistratsafdelinger samt gennem et tværmagistratsligt samarbejde, arbejdes der med en højere grad af videndeling om løsninger af arbejdsmiljøopgaver på tværs af magistratsafdelingerne. I er auditkonsulenternes koordinering og videndeling et vigtigt led i udvikling af arbejdsmiljøledelse. Etablering af medlemsoversigt for Medudvalgene understøtter ligeledes videndeling og kommunikation på tværs i organisationen. Intern audit De interne audits viser en overvægt af afvigelser vedrørende arbejdsmiljøgennemgang og ledelsens evaluering. Desuden en del afvigelser vedrørende arbejdsmiljøhandlingsplanerne og enkelte vedrørende manglende driftsstyring, uddannelse og kompetenceuddannelsesplan. Generelt viser de interne audits, at der fortsat skal være fokus på at få implementeret og forankret tankesættet omkring en aktiv arbejdsmiljøindsats med arbejdsmiljøledelsessystemet som omdrejningspunkt og arbejdsmiljøledelse som en ledelsesopgave på linje med faglig, økonomisk og personalemæssig ledelse. Side 10 af 13
Etablering af centerstruktur i søjlerne vurderes at have skabt et mere bæredygtigt grundlag for arbejdsmiljøledelse. Arbejdsmiljøledelse på centerniveau giver mulighed for synergi og vidensdeling indenfor et funktionsområde samt opbygning af arbejdsmiljøfaglige kompetencer og effektiv brug af arbejdsmiljøorganisationens ressourcer blandt andet i forbindelse med dokumentations- og vedligeholdelsesopgaver. Strukturen er i flere centerområder under opbygning, og det giver udfordringer i forhold til kommunikation og klarhed over ansvar og opgaveplacering på centerniveau. Arbejdsmiljøledelse på centerniveau stiller imidlertid også driftsmæssige krav til centerledelsen i forhold til varetagelse af arbejdsmiljøledelse og tilrettelæggelse af ledelsesopgaven så den favner hele organisationen, hvilket i et vist omfang fordrer understøttelse fra søjlen. Ekstern audit Overordnet er DS-Certificerings konklusion i forbindelse med ekstern audt, at systemet overholder kravdokumentation, at systemet stort set er implementeret i tilfredsstillende omfang, og at det generelt virker egnet og effektivt i forhold til virksomhedens forhold og anvendte processer. Der er et generelt godt arbejdsmiljø på arbejdspladserne og gode kompetencer særligt vedrørende psykiske arbejdsmiljø. Resultaterne af den interne audit giver tillid til at systemet er i overensstemmelse med kravene i standarden. De eksterne audits viste dog afvigelser på en række af de samme områder som de interne audits. Yderligere er påvist 2 særlige opmærksomhedsfelter: Mangler vedrørende arbejdsmiljøhandlingsplaner og risikovurderinger ved forandringsprocesser, hvor organisationen kan og bør være mere proaktiv med inddragelse af arbejdsmiljøorganisationen i forbindelse med omflytninger, omorganiseringer etc. Andre forhold er vedrørende sikkerhedskrav på værksteder og i brug af maskiner. Afvigelser omkring bygningsmæssige forhold hvor ansvarsforholdende ikke er klare. har efterfølgende indledt en Side 11 af 13
drøftelse med Bygningskontoret med henblik på at håndtere lovkrav og andre krav vedrørende bygningsmæssige forhold, med betydning for arbejdsmiljøet. Forholdene drejer sig blandt andet om ventilation, udsugning og sikkerhedsforhold på trapper. DS-Certificering fandt ved ekstern audit to mindre afvigelser vedrørende gennemførelse af lovpligtig uddannelse indenfor fastsat tidsfrist samt vedrørende procedurer for fremsendelse af AT-påbud til arbejdssteder. På HMU s møde i juni drøftedes en status på arbejdsmiljøcertificeringen. En af konklusionerne var et ønske om at arbejde sig fra det formelle til at fokusere mere på det reelle, herunder at arbejdsmiljøledelsessystemet løbende retænkes og forenkles, hvilket ligger fint i tråd med tilbagemeldinger fra søjlerne og igangværende aktiviteter. Samtidig vil sparring og vejledning få en større rolle end den formelle kontrol. Tre mål for det fremtidige arbejde med arbejdsmiljøcertificering blev opstillet i forbindelse med HMU s drøftelse: Gøre arbejdsmiljøet en naturlig del af hverdagen Indtænke arbejdsmiljø i øvrige indsatser Agere proaktivt Altså initiativer med henblik på overgang fra fokus på arbejdsmiljøcertificering til arbejdsmiljøledelse. 3. Status på tilsyn fra Arbejdstilsynet Der har gennem 2012 været 8 verserende sager med Arbejdstilsynet. Påbuddene har primært handlet om håndtering af forhold i det psykiske arbejdsmiljø, blandt andet manglende forebyggelse af følelsesmæssige belastninger og forebyggelse af vold og trusler om vold. Tre sager er ikke afsluttede pt. Med afslutning af arbejdsmiljøcertificering foråret 2013, forventes antal sager med Arbejdstilsynet at blive 0. Side 12 af 13
4. Indstilling vedrørende delmål og årshjul 2013 Delmål 2013: Reducerer belastninger og risici i arbejdet. - Sygefraværet i perioden 2011-2014 skal reduceres med gennemsnitligt ca. 0,4 dag pr. fuldtidsansat. (videreført) Styrke forankring af arbejdsmiljøledelse i daglig drift gennem systematisk arbejde med arbejdsmiljøgennemgang og arbejdsmiljøhandlingsplanen og ledelsens evaluering på alle organisationsniveauer. Indsatsen skal reducere antal afvigelser på disse områder ved auditforløbende i 2013 (NYT) Styrke vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser i ledelsessystemets beslutninger. Vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser indarbejdes som fast punkt i indstillinger til direktion og rådmand på linje med vurdering af faglige, økonomiske og personalemæssige konsekvenser. Målopfyldelse vurderes på antal beslutninger med gennemført vurdering af arbejdsmiljøkonsekvenser (NYT) Mål for trivsel og udvikling af arbejdsmiljø på det psykiske område fastsættes ved HMUs drøftelse af rapport for arbejdsklimamålingen 2012 (1. kvartal 2013) Det indstilles at: HMUs Årshjul for 2013 (se bilag 1) godkendes Ovenstående delmål for 2013 godkendes Side 13 af 13