DL-møde 26.08 2013 DL-møde 26.08 2013... 1 1. Status, input og opdatering af årshjul....3 2. Status på økonomi... 5 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte.... 6 4. Status på LF... 6 6. Bordet rundt og status på aktiviteter... 7 7. Status på udvalgsarbejde... 7 8. Nyt fra international... 7 9. Akutte problemer og andre beslutninger... 8
Mandag d. 26. august kl. 18.00 Tilstede DL: Jesper Lykking, Claus Warmdahl, Natascha Wermuth Iermiin, Emilie Hellesøe, Mette Liebst-Olsen, Nanna Beiter. Kontor: Stefan Wachmann Referent: Line Bloch Kretzschmar.
1. Status, input og opdatering af årshjul. Status på Stormødet Stormødet bliver kort gennemgået for at sørge for, at der er styr på alting på forhånd. Følgende punkter bliver vendt: Selve stormødet Det anerkendes, at invitationen til stormødet er sendt ud, og at den er godt udarbejdet. Tilmelding foregår gennem medlemssystemet, der nu er åben til trods for lidt besvær i starten. Det besluttes, at Stefan lægger Stormødeannonce op på forsiden af hjemmesiden. Natascha og Emilie står for den brasilianske temafest, der afslutter stormødet, og der er indtil videre ikke nogen problemer på den front. Vestsjælland afholder mødet på en skole, hvor der er mulighed for overnatning, men der er endnu ingen tilmeldte til overnatningen og stadig kun få tilmeldte til selve arrangementet. Der er dog en del tilmeldinger til udvalgsmøderne. Helene Kristensen står for paneldebat med frivillige og frivillighed, som foregår fra 14-15. DL vægter, at paneldebatten bliver afholdt med et konstruktivt og fremadrettet fokus, hvilket er kommunikeret til Helene. Det bliver nævnt, at Human Rights Educators holder oplæg. Fra 12.30-13.00 er der sat tid af til KomUd. Simon planlægger at bruge tiden til at fremlægge status for udvalget og vise en række promotion videoer, som han har fået til en fordelagtig pris. Formandsvalg overvejelser og beslutninger Det noteres, at udvalgsformænd vælges om morgenen for at de kan deltage i udvalgene resten af dagen. Hvad angår posten som Risk Manager har DL modtaget to opstillinger, og der opstår derfor muligvis kampvalg. Susanne, der siden sidste HB-møde i maj har arbejdet i en task force med henblik på at skabe et køkkenudvalg, ser ikke et behov for, at taskforcen skal blive til et udvalg, og stiller derfor ikke op som formand. Der er ikke modtaget nogen opstilling til formandsskabet for Mosaik-udvalget, så der opfordres til, at alle leder efter mulige kandidater. Nanna informerer desuden udvalget om, at de opfordres til at sørge for overlevering, så det gode arbejde i udvalget kan fortsættes. Næste HB-møde Det næste HB-møde foregår søndag d. 15. september. Følgende overvejelser bliver taget op i den forbindelse:
Invitation og dagsorden skal udarbejdes og sendes ud. Sekretær sammensætter dagsordenen ud fra Der bliver stillet spørgsmålstegn ved, om CISV DK i højere grad bør bruge pengene mere målrettet mod DK kan betale for rejsepuljer til børnebyerne. Der er pt. underskud på alle programmer, men de reelle udgifter ligger hovedsagligt ved egen afholdelse af programmerne. Det noteres, at det kan være relevant for budgetteringen for næste år at diskutere hvor stort et underskud vi vil acceptere. Best Practice skal afholdes på det kommende Hovedbestyrelsesmøde, og det er Hareskov/Værløse og Aarhus, der står for det. Det bemærkes, at det på det internationale område bliver diskuteret hvordan Trustee-rollen fremadrettet skal defineres, men det besluttes, at diskussionen må vente til Hovedbestyrelsesmødet i november. der skal ske af transition i CISV Danmark. DL ønsker at åbne op for en kreativ proces. Det bemærkes i den forbindelse, at det nationale transition team vil tage sig af processen. DL vægter, at punktet ikke bliver opfattet som en vision om at oversætte den internationale rapport, men at det i stedet skal ses som en diskussion af, hvad det betyder i en dansk kontekst. Det foreslås, at der under dette punkt lægges tid ind til spørgsmål i forbindelse med indberetningen. Nanna spørger Bitten om lov til dette. Natascha og Emilie har et punkt til nationale aktivitetsplan, hvilket vil kræve at det samlede budget øges med 2000 kr., hvilket ikke afvises af DL. Sekretær bliver i forbindelse med udarbejdning af dagsordenen bedt om at tydeliggøre hvornår udvalgsformændene skal være til stede. Status paa opdatering af vedtaegter Vedtægterne er fortsat ved at blive opdateret. Optimering af administrative opgaver Kontorets status vendes kort. Sommeren har været mindre struktureret, men det er generelt gået fint. Derudover bemærkes følgende: Der har været mange børneattester, der skulle indhentes, men efter afslutningen af sommerens programmer er det mindsket drastigt. Elektronikken på kontoret er efterhånden ved at fungere. Der er på det seneste oprettet eksterne skriveborde, serveren er lagt op i skyen og printeren er blevet repareret. Sekretær efterspørger underskrift til oprettelse af offentlig mail-indboks, der bliver et lovmæssigt krav fra november, hvilket der gives. Status på Train The Trainer
Den nationale TTT har fået fem ansøgninger gennem daglig ledelse. Da NUDD har reserveret 12-14 pladser, og det maksimale deltagerantal er 25 personer, besluttes det, at tilmeldingen fra nu af er åben og fungerer efter førsttil-mølle-princippet. Nanna giver besked til de fem ansøgere. Projekt m. Maria Hedegaard vedrørende supervision Nanna fremlægger idé om tilbud om frivillig supervision fra psykolog-studerende. Nanna har kontakt med Maria Hedegaard, der er psykologstuderende på kandidaten, og har hørt om positive erfaringer fra en anden organisation. Maria har lige været til et kursus i samtaleteknik, hvor der er mange psykolog-studerende, der ønsker praktisk erfaring. Der er i den forbindelse flere, der har vist interesse for det. Supervision skal forstås som en service til de frivillige, så man på den måde får aflastet dem. Man kan også bruge supervision til ledere, der kommer hjem fra programmer. Det bliver diskuteret, om supervisionen skal ske i CISV Danmarks navn, eller om det er mere hensigtsmæssigt, at se det som en form for frivillig coaching. Erfaringer fra andre organisationer siger, at det kan være rigtig godt for motivation og engagement. Nanna og Maria går videre med projektet, og finder supervisere, der kan coache de frivillige. Kursuskatalog Nanna har bedt NUDD om at lave kursuskatalog med eksterne træninger. NUDDs input er overordnet og spændende, men det kræver, at der bliver afsat nogle penge til at sende frivillige på ledertræninger. Punktet udskydes til budgetplanlægningen, da beslutningen ikke kan tages isoleret. 2. Status på økonomi Budget 2013 Claus har over mail stillet spørgsmålstegn ved, om der er budgetteret korrekt for 2013. Claus fremlægger, at der i budgettet mangler en IPP og en Seminar Camp, og at der derfor kommer et underskud på omtrent 80 000 i regnskabsåret 2013. CISV Danmarks pengestrøms-balance udviser pt. en halv million i underskud, men bogføringen mangler stadig at indregne udgifter/indtægter fra flere forskellige poster, så det er ikke pålidelig data. Hvad angår CISV butikken, er der ingen der har modtaget statusopdateringer siden, at forretningen blev udliciteret til Tryk På Tøj. Stefan kontakter firmaet og spørger til status. Understående punkter udskydes til et senere møde: C5, status på kontoplan og faktura indtastning. Skal vi tilbyde C5 løsningen til vores lokalforeninger?
3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. Medlemstallet og medlemsportalen fungerer generelt rigtig fint for tiden. Følgende bliver kort vendt i den forbindelse: Det konkluderes, at 1099 medlemsskaber er betalt, og at der dermed opnås den forventede takst hos DUF. Muligheden for spørgeskema-tilmelding tages op, da det er en effektiv måde at få nye medlemmer på. Der har den seneste tid været en række tilmeldinger over medlemsportalen, og det går bedre og bedre. CFA-tilmeldingen trækkes frem som eksempel på hvor godt systemet virker efterhånden, da pladserne blev udsolgt i løbet af et halvt døgn. Emilie spørger, om hun kan tilmelde personer til JB-weekend, men da det kun er administratorer af cisvportalen der har adgang til at tilmelde andre, henvises hun til at skrive til enten Claus eller sekretær. 4. Status på LF Fyns lokalforening Der er nye, engagerede kræfter på Fyn, og udviklingen er generelt positiv. Følgende punkter blev gennemgået: Claus, Bitten og Sune har motiveret 6-8 frivillige på Fyn, der efter i morgen formentlig indtræder i en ny CISV Fyn bestyrelse. De er alle meget engagerede, og hertil kommer, at der er 10 andre, der gerne vil hjælpe. Mange af dem er unge. Der har været problemer med et lager på Fyn, hvilket de aktive på Fyn vil tage sig af fremadrettet. Hvad angår den JB-weekend, som Fyns lokalforening skulle stå for, så har Lars meldt ud, at han ønsker at stå for den. Der er dog indtil videre kun kommet 18 tilmeldinger, og da forhåbningen ligger omkring 45, så har Hareskov/Værløse tilbudt at overtage weekenden, hvis der ikke er kræfter nok at hente på Fyn. Fyns lokalforening opfordres til at fokusere på at øge medlemsantal og engagement de næste år. De opfordres der udover til at søge mosaik-puljen, og til at de sende de unge på JB- træning. Youth Meeting på Fyn er aflyst i år. I den opdaterede aktivitetsplan står der opført tre Youth Meetings i 2014, men det konkluderes, at der grundet aflysningen kun afholdes to. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. Kommunikationskonsulent opfordres til at kommunikere historier fra sommerens programmer ud. Amager lokalforening har skrevet et par artikler og AIM-rapporten fremlægges på stormødet. Det har i år ikke været muligt, at bruge såkaldte CISV-journalister, da det kræver et større forarbejde, end det var muligt. Der blev stillet et forslag om, at udarbejde et nationalt nyhedsbrev, der kan sendes ud over mail. Der er nogle lokalforeninger, der ønsker at have deres eget nyhedsbrev, men DL ser også konsekvenser ved at have mange små nyhedsbreve. DL vælger at fastholde kvartalsmæssige nyhedsbreve, som Stefan sender
ud i slutningen af september/starten af oktober. Der diskuteres om det skal sendes ud elektronisk eller på tryk Stefan tager en snak med Simon og KomUd, og vender tilbage med info på næste DL-møde. 6. Bordet rundt og status på aktiviteter Det bemærkes, at punktet giver mere mening at starte ud med, og det tager sekretær med i overvejelser i fht. Fremtidige dagsordener. Følgende punkter Mette må ikke genopstille (som det er nu), og hun ønsker ikke at fortsætte. Hun deltager dog gerne på regionalt møde og kører overlevering i et par måneder. Jesper er på valg, men har ikke besluttet sig endeligt endnu. Nanna tager på højskole i Sønderjylland i et halvt år i foråret. Hun deltager derfor ikke i møder i den periode. Jesper foreslår at DL får en temporary replacement. Det tages op på HB sammen med spørgsmålet om, hvad DL skal være i fremtiden. Der er behov for, at det overvejes, om DL fortsat skal have samme struktur. Emilie genopstiller ikke, og trækker sig således første weekend i november. 7. Status på udvalgsarbejde Hvad angår Interchange i 2014, så er status ifølge Mette Thomsen, at Danmark fra start af i år har bedt om 6 Interchange camps. Region 1 har bedt om 3, hvoraf vi indtil videre har fået de to; 1 A/kort til Østrig, en B/kort til Frankrig. Vi leder stadig efter en C/lang oversøisk. Falster har bedt om, og fået 1; B/kort til Italien. Aalborg har bedt om, og fået 2; B/kort til Canada og C/lang til Brasilien. Køkkenudvalget bliver ikke oprettet, og Susanne stiller ikke op som formand. Kommunikationsudvalget har haft travlt med at udvikle plakater og nye brochurer, og det bærer nu frugt. Plakater er printet, og de deles ud på stormødet. Der er to forskellige en til deltagere og en til ledere. Udvalget har desuden arbejdet med promotion videoer, som tidligere omtalt. 8. Nyt fra international AIM På AIM blev det vedtaget, at man fremover skal være Risk Management-trænet for at blive Risk Manager. Det gælder også lokalforeningernes Risk Manager. Det foreslås, at der bliver arrangeret en national træning, hvilket diskuteres på et Hovedbestyrelsesmøde inden 2015. RTF 2013 RTF er i Slovenien 30/10-3/11 med deadline for tilmelding 30/9. CISV Danmark sender ingen afsted - Mette svarer de ansvarlige.
9. Akutte problemer og andre beslutninger DUF DUF har stillet tre opklarende spørgsmål, som sekretær sørger for besvares rettidigt. NUDD Helene Kristensen har i en mail spurgt til, om CISV Danmark har mulighed for at betale konsulent Mette Wybrandt for, at være med til at facilitere projekter om medborgerskab. DL beslutter, at Helene bedes specificere hvor mange penge det konkret drejer sig om, samt hvad pengene skal bruges på. Helene opfordres til at søge idépuljen, hvor der stadig er penge. Emilie svarer Helene. DL DL weekenden har frafald af formanden, og aflyses derfor. DL finder i stedet en weekend-dag i november Jesper skriver en doodle ud.