Åbent Referat til Ledelsessekretariatet MEDudvalg Mødedato: Mandag den 18. august Mødetidspunkt: 8:30-10:00 Mødested: Deltagere: Fraværende: Referent: Titan - Kom/Ud stuen Frants Bilde Kjeldsen, Anette P. Lund, Lars Peter Mosgaard, Vibeke Jensen, Pia Brasch Jørgensen, Jørgen Nielbæk, Gitte Kiel Jonna Melvej, Anna Ellesgaard Ingen
18-08- Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af dagsorden...2 2. Generelle personalemæssige ændringer i Ledelsessekretariatet...3 3. Forslag til fremtidig organisering af de centrale stabe...4 4. Overordnet fysisk placering på Varde Rådhus - orientering...6 5. Varde 2030 - processen der skal føre til Varde kommunes nye vision...8 6. Arbejdsmiljøkonference...10 7. APV afrapportering til Hoved MED-udvalget...11 8. Gensidig orientering...12 Bilagsliste...13 Underskriftsblad...14 Side 1
18-08- 1. Godkendelse af dagsorden Dok.nr.: 5825 Sagsid.: Initialer: anel Beslutning den 18-08- Godkendt. Side 2
18-08- 2. Generelle personalemæssige ændringer i Ledelsessekretariatet Dok.nr.: 5855 Sagsid.: 14/3798 Initialer: frbk Sagsfremstilling Orientering om generelle personalemæssige ændringer i Ledelsessekretariatet. v/anna Ellesgaard. v/jørgen Nielbæk. v/lars Peter Mosgaard. v/frants Bilde Kjeldsen. Anbefaling At orienteringen tages til efterretning. Beslutning den 18-08- v/anna Ellesgaard. (Frants Bilde Kjeldsen) Stine Sørensen er startet som barselsvikar for Dzenana Causevic. v/jørgen Nielbæk. Direktionen har besluttet, at anbefale overfor Økonomiudvalget, at den ledige midlertidige stilling som journalist for Den gode historie opslås som en fast stilling, og at stillingen som bosætningskoordinator forlænges til udgangen af 2015. v/lars Peter Mosgaard. Flemming Hougaard, skole IT er stoppet med udgangen af juli. v/frants Bilde Kjeldsen. Ingen bemærkninger. Side 3
18-08- 3. Forslag til fremtidig organisering af de centrale stabe Dok.nr.: 5893 Sagsid.: 14/3798 Initialer: frbk Sagsfremstilling Direktionen har på sit møde torsdag den 14. august behandlet et forslag udarbejdet af Kommunaldirektøren om den fremtidige organisering af stabene ved Varde Kommune. Det overordnede formål med forslaget er et ønske om at styrke stabene i Centralforvaltningen i Varde Kommune, så de bedst muligt kan understøtte kommunens udvikling i de kommende år, herunder håndtere de udfordringer, der også vil påvirke rammerne for kommunens virksomhed. Forslaget til fremtidig organisering af stabene behandler ikke overvejelser i forhold til funktioner uden for Centralforvaltningen. Med Centralforvaltningen menes de stabe, som refererer direkte til Kommunaldirektøren Økonomi, Personale og Ledelsessekretariatet. Direktionen besluttede at sende forslaget i høring fra den 14. august i MED systemet i de 3 stabe. Det er Direktionens ønske, at den endelige stillingtagen til organisationsændringen afklares relativt hurtigt, hvorfor høringsperioden udløber den 31. august. På baggrund af høringssvarene tager Direktionen endelig stilling til de foreslåede ændringer primo september. Det forventes, at den ændrede organisering træder i kraft den 1. november. Bilag: 1 Åben Forslag til fremtidig organisering af de centrale stabe ved Varde Kommune. 103315/14 Anbefaling Sekretariatschefen anbefaler, At oplægget drøftes, og udkast til høringssvar behandles på et ekstraordinært møde inden høringsfristens udløb. Beslutning den 18-08- Blev indledningsvis drøftet. Punktet tages op på et ekstraordinært møde i MED udvalget med henblik på udarbejdelse af et høringssvar. Der er arrangeret et orienteringsmøde for personalet i Ledelsessekretariatet torsdag den 21. august, hvor Kommunaldirektør Mogens Pedersen nærmere vil redegør for forslaget til ændringerne i de centrale stabe, ligesom der vil blive mulighed for opklarende spørgsmål. Side 4
18-08- Det planlagte ekstraordinære MED-møde onsdag den 20. august flyttes til tirsdag den 26. august kl. 08.30 til kl. 09.30. Side 5
18-08- 4. Overordnet fysisk placering på Varde Rådhus - orientering Dok.nr.: 5827 Sagsid.: 14/3552 Initialer: anel Sagsfremstilling Følgende er modtaget den 30. juni : Kære formænd i MED-udvalgene I forbindelse med den overordnede fysiske placering af Jeres afdeling på Varde Rådhus, har vi brug for Jeres medvirken. Vi havde i maj 2012 et kickoff-arrangement, hvor vi drøftede en del forskellige forhold flere af disse ting er indarbejdet i byggeprogrammet, ligesom vi løbende har skelet hertil undervejs. Nu er vi så nået dertil, hvor vi gerne hen over efteråret skal have fordelt pladsen på den mest hensigtsmæssige måde i f.t. opgaver og relationer. I den forbindelse lavede vi på baggrund af kickoff-arrangementet en ovesigt over relationer se vedlagte dok.nr. 542814/12 I bedes inden 15.9. og sammen med Jeres MED-udvalg eller blot næstformand, forholde Jer til 1) om der er sket ændringer i disse relationer i f.t. vedlagte beskrivelse 2) om der sker ændringer i Jeres opgaver, der har betydning for den fysiske placering (f.eks. eksterne samarbejdspartnere og borgernærhed) I bedes også oplyse, om I har særlige ønsker i f.t. afdelingen internt herunder om I har ønske om at alle teams i afdelingen skal sidde samlet, eller om dette vægtes mindre højt i f.t. øvrige relationer. Uanset om I har ændringer eller ej, bedes I maile svar herpå til Martin H. Jensen - mahj@varde.dk - inden fristens udløb. Bemærk at dokumentet med relationer er 2-delt øverst er vist de relationer, der i 2012 er oplyst af de enkelte afdelinger, og længere nede i regnearket er der sket sammensmeltning, således at det kun er vist de relationer, hvor der mellem 2 afdelinger er gensidig enhed om en væsentlig relation. Er der spørgsmål til opgaven, så tøv ikke med at kontakte mig! For den videre proces henvises der til dok. 72785/14 med kortfattet tids- og handleplan for indretning/seating, der også tidligere skulle være udsendt til Jer alle. Venlig hilsen Martin Højgaard Jensen Teamleder Side 6
18-08- Forvaltningens vurdering Det er formandens og næstformandens vurdering, at der ikke er sket nævneværdige ændringer i Ledelsessekretariatets samarbejdsrelationer/opgaver siden Kickoff 2012, hvilket er meddelt til Martin H. Jensen. Bilag: 1 Åben Kopi af Opsamling fra KickOff 24 5 2012 vedr samarbejdsrelationer.xls 2 Åben VS: Oplysning om medarbejderantal til brug for indretningsplan for Varde Rådhus - SU senest 30.6.. - Tidsplan og hovedpunkter i proces for indretning-seating-tilbageflytning - kort version.docx 3 Åben Ledelsessekretariatets verificering af oplysninger vedr. placering og relationer. 100330/14 81783/14 104065/14 Anbefaling Det anbefales, at MED-udvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutning den 18-08- Orienteringen blev taget til efterretning. Med baggrund i det offentliggjorte oplæg til organisationsændringerne af de centrale stabe, er det MED-udvalgets opfattelse, at det bør præciseres overfor Martin Jensen, at der fremadrettet også vil være tætte relationer til Økonomi og Personale. Dette meddeler Frants Bilde Kjeldsen til Martin Jensen som supplement til tidligere fremsendt mail. Side 7
18-08- 5. Varde 2030 - processen der skal føre til Varde kommunes nye vision Dok.nr.: 5824 Sagsid.: 14/3552 Initialer: anel Sagsfremstilling Følgende er modtaget den 16. juni : Kære formænd for MED-udvalg i Varde Kommune MED-udvalgene er en vigtig og integreret del af Varde Kommunes drift og udvikling. Derfor er det afgørende for os, at informationsniveauet omkring den igangsatte visionsproces er så høj i MED-organisationen, at der bliver kendskab hertil i hele Varde Kommunes organisation. Byrådet besluttede tidligt på året, at firmaet Stagis skal hjælpe os med at skabe Varde kommunes nye vision. Det er en proces, der bygger på et solidt fundament, hvor Varde kommunes autentiske styrker er fastlagt. Styrkerne, der blev præsenteret for Byrådet den 14. maj, er som følger: Styrke 1; Tryghed og indre ro Styrke 2; Fællesskab og foreningsliv Styrke 3; Vesterhavet den rå og aktive natur Styrke 4; Turisme ved Vesterhavet Styrke 5; Sundhed og trivsel (det gode liv). Disse 5 styrker har resulteret i, at Stagis har lavet 3 fremtidsscenarier der er; Aktiv natur, Vores sundhed og Andelsbevægelsen 2.0. Byrådet arbejdede sammen med 75 repræsentanter fra erhvervslivet, foreninger, udviklingsråd mm. videre med de 3 scenarier onsdag den 4. juni. Det var en spændende aften med mange gode synspunkter og snakke. Vi fik helt klart kvalificeret fremtidsscenarierne hvordan Varde kommune skal se ud i 2030. Det næste skridt sker efter sommerferien, hvor alle borgere får mulighed for at ytre sig til de 3 fremtidsscenarier. Det er vigtigt for os og det samlede Byråd, at der er fællesskab og ejerskab om vores nye vision. Inddragelsen af borgerne sker på et visionsforum den 27. august på Fritidscenteret i Varde. Derefter følger en politisk behandling og færdiggørelse af visionen, således den kan godkendes af Byrådet i slutningen af oktober måned. Det er mit håb, at I vil tage emnet på jeres MED-møder. I kan finde mere på www.facebook.com/varde2030 eller http://www.vardekommune.dk/demokrati-ogpolitik/varde-2030.aspx. Hvis I har spørgsmål eller andet til visionsprocessen, så skal I også være velkomne til at kontakte udviklingschef Jørgen Nielbæk på mail joni@varde.dk eller telefon 30 590 595. Med venlig hilsen Erik Buhl Mogens Pedersen Side 8
18-08- Borgmester Kommunaldirektør Anbefaling Det anbefales, at MED-udvalget drøfter emnet. Beslutning den 18-08- MED-udvalget drøftede emnet blandt andet på baggrund af orientering fra Jørgen Nielbæk omkring betydningen for det fremtidige arbejde i Varde Kommune i forhold til de skitserede fremtidsscenarier herunder vigtigheden af og betydningen af det planlagte visionsforum den 27. august. Med-udvalget opfordrer alle medarbejdere i Ledelsessekretariatet, der har mulighed for det, til at deltage i Varde Kommunes Visionsforum onsdag den 27. august kl. 17.00 til kl. 21.00 på Varde Kasserne. Side 9
18-08- 6. Arbejdsmiljøkonference Dok.nr.: 5834 Sagsid.: 14/3552 Initialer: anel Sagsfremstilling Det er besluttet, at Arbejdsmiljøkonferencen afholdes den 22. oktober i Helle Hallen. Arbejdstitlen er Arbejdsmiljøindsatsen med udgangspunkt i kerneopgaven. Tage Søndergård Kristensen og Bo Vestergård bliver de bærende kræfter på konferencen. Bo Vestergård, ledelses- og organisationskonsulent ansat på UCN og forfatter til bogen Fair Proces Tage Søndergård Kristensen har forsket i psykisk arbejdsmiljø i 30 år, og var frem til 2008 professor på NFA (Det Nationale Forskningscenter for arbejdsmiljø), og har siden 2008 drevet sit eget firma Task-Consult. Arbejdsmiljøkonferencen kan være en del af den supplerende arbejdsmiljøuddannelse, som skal tilbydes arbejdsmiljøgruppen. Målgruppen for konferencen er arbejdsmiljøorganisationen (arbejdsmiljøgrupper og MEDudvalg). Sæt allerede nu kryds i kalenderen, og husk tilmelding i kursuskataloget. Anbefaling Sekretariatschefen anbefaler, at hele MED-udvalget tilmelder sig dagen. Beslutning den 18-08- Det blev besluttet, at MED udvalgets medlemmer deltager i Arbejdsmiljøkonferencen onsdag den 22. oktober. Den enkelte er ansvarlig for tilmelding via kursuskataloget på nedenstående link: https://web.docas.dk/kom/varde/hold.aspx?skoleid=3a63a6f9-4b2c-4356-b2c2- a341c209208a&kategoriid=29fea17a-bed1-4c5e-8c54- a35000d74e7c&refcust=&holdid=c41f063a-94d8-4c2b-ab2e-a35000d31a95. Side 10
18-08- 7. APV afrapportering til Hoved MED-udvalget Dok.nr.: 5833 Sagsid.: 14/3552 Initialer: anel Sagsfremstilling I henhold til Hoved MED-udvalgets beslutning skal de tre Fælles MED-udvalg hvert år indsamle oplysning om APV fra de lokale MED-udvalg behandle oplysningerne på et Fælles MED-udvalgsmøde og fremsende en afrapportering/sagsbehandling til Hoved MED-udvalget til behandling på deres møde i december måned. MED-udvalg, der ikke er omfattet af et Fælles MED-udvalg behandler afrapporteringen på det lokale MED-udvalgsmøde og sender afrapporteringen direkte til Hoved MED-udvalget. Til brug for indhentning af oplysninger er vedhæftet et dokument, hvoraf fremgår, hvilke oplysninger, der helt konkret ønskes indeholdt i afrapporteringen (dok. 90077-14). Til orientering er der ikke udarbejdet APV i indeværende år i Ledelsessekretariatet. Der er løbende taget hånd om de enkelte arbejdsmiljømæssige udfordringer hos henholdsvis Husrådet på Titan og i IT på Vesterbækvej. (eksempelvis varme/kulde lys ventilation o.l.) Deadline for fremsendelse af oplysninger til Hoved MED-udvalget (rasi@varde.dk), er den 10. november. Bilag: 1 Åben Skema til brug ved tilbagemelding APV - 90077/14 Anbefaling Det anbefales, at MED-udvalget drøfter sagen og udarbejder udkast til svar. Beslutning den 18-08- MED udvalget i Ledelsessekretariatet er bevidst om, at der ikke er udarbejdet APV i indeværende år i Ledelsessekretariatet blandt andet med baggrund i, at det er et midlertidigt lejemål vi pt. anvender. Der er efter MED udvalgets opfattelse løbende taget hånd om de enkelte arbejdsmiljømæssige udfordringer på Titan via blandt andet det nedsatte Husråd og i IT på Vesterbækvej i Sig, Kantinen på BCV og posten på Bytoften ved eksempelvis varme/kulde, lys, ventilation, baggrundsstøj o.l. MED udvalget ser frem til udarbejdelse af den kommende fælles APV- og trivselsundersøgelse. Side 11
18-08- 8. Gensidig orientering Dok.nr.: 5826 Sagsid.: Initialer: anel Beslutning den 18-08- Frants Bilde Kjeldsen orienterede blandt andet om: Stadet for byggeriet af Ny Bytoften. De budgetmæssige overvejelser for 2015 og overslagsårene. Der var enighed om, at MED-udvalget skal inddrages i budgetprocessen så tidligt som muligt. Side 12
18-08- Bilagsliste 3. Forslag til fremtidig organisering af de centrale stabe 1. Forslag til fremtidig organisering af de centrale stabe ved Varde Kommune. (103315/14) 4. Overordnet fysisk placering på Varde Rådhus - orientering 1. Kopi af Opsamling fra KickOff 24 5 2012 vedr samarbejdsrelationer.xls (100330/14) 2. VS: Oplysning om medarbejderantal til brug for indretningsplan for Varde Rådhus - SU senest 30.6.. - Tidsplan og hovedpunkter i proces for indretning-seatingtilbageflytning - kort version.docx (81783/14) 3. Ledelsessekretariatets verificering af oplysninger vedr. placering og relationer. (104065/14) 7. APV afrapportering til Hoved MED-udvalget 1. Skema til brug ved tilbagemelding APV - (90077/14) Side 13
18-08- Underskriftsblad Frants Bilde Kjeldsen Anette P. Lund Lars Peter Mosgaard Vibeke Jensen Jonna Melvej Pia Brasch Jørgensen Jørgen Nielbæk Anna Ellesgaard Gitte Kiel Side 14