Tirsdag den 20. juni 2017, kl. 16.30 KAB, mødelokale 2, Studiestræde 38-2. sal, København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Mikkel Warming, Daniel A. Mangold, Helle Marianne Rasmussen, Henning Andersen, Jette Bergenholz Bautrup, Mikkel Warming, Omar Abachri, Rasmus Riley og Simone Bille KAB Gæst fra KAB Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Jonas M. Cohen, chefkonsulent Ulrik Hjort og chefkonsulent Morten Hellsten Konsulent Christina Lundbye 1/6
Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 30. maj 2017, udsendt den 13. juni 2017... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Meddelelser... 3 4. Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen... 3 SAGER TIL BESLUTNING... 3 Administration... 3 5. Revision af mødekalender A... 3 6. Konstituering af organisationsbestyrelsen med fordeling af poster A... 3 7. Trivselsmåling for AKB, København FORTROLIGT - A... 3 SAGER TIL DISKUSSION... 4 Målsætning... 4 8. Pas På Huslejen - A... 4 SAGER TIL ORIENTERING... 6 Administration... 6 9. Ny teamfordeling i Kundecenter D - A... 6 OB-Bloggen... 6 10. Emner til næste blog A... 6 Bilag 1: Tidslinje for Pas på huslejen og bevar den gode service... 5 2/6
1. Protokollat fra møde den 30. maj 2017, udsendt den 13. juni 2017 2. Revisionsprotokol 3. Meddelelser 4. Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen SAGER TIL BESLUTNING Administration 5. Revision af mødekalender A KAB foreslår, at datoerne for de næstkommende organisationsbestyrelsesmøder ændres, således at mødet den 5. september 2017 flyttes til den 21. august 2017, og at der afholdes organisationsbestyrelsesmøde forud for det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 26. september 2017. Mødeplanen for resten af året fremstår herefter således: Onsdag den 21. juni 2017 Temaaften #3 Mandag den 21. august 2017 Tirsdag den 26. september 2017 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Tirsdag den 26. september 2017 (budget) Tirsdag den 31. oktober 2017 Tirsdag den 5. december 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender den reviderede mødeplan. 6. Konstituering af organisationsbestyrelsen med fordeling af poster A Den nye organisationsbestyrelse vil på mødet fordele de forskellige poster til indsatsområder, udvalg, ejerforeninger og følgegrupper. En oversigt over den nuværende fordeling af poster vil blive fremlagt på mødet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med fordeling af posterne. 7. Trivselsmåling for AKB, København FORTROLIGT - A På mødet vil resultaterne fra trivselsmålingen for AKB, København blive fremlagt. 3/6
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. SAGER TIL DISKUSSION Målsætning 8. Pas På Huslejen - A Proces frem til ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Frem mod det ekstraordinære repræsentantskabsmøde den 26. september skal der udarbejdes et oplæg, som danner grundlag for repræsentantskabets beslutning. Repræsentantskabsmødet behandler oplæg på baggrund af organisationsbestyrelsens indstilling. Oplægget kaldes AKB, Københavns Handleplan 2025. Tidligere har materialet været omtalt som målsætninger, men for at undgå overlap til AKB, Københavns målsætningsprogram 2013-2020 kaldes det handleplan. Derudover er det et mere proaktivt ord, og det viser, at der skal handling bag intentionerne i Pas på huslejen og bevar den gode service. Proces Efter sidste temaaften bliver alle input fra beboere, KAB og 360 rapporterne sammenfattet til handleplanen, der skal behandles på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Procesplan: 21. juni 2017 Afholdelse af sidste temaaften Juni/juli Produktion af handleplan Medio august med drøftelse af handleplan Primo september Handleplan og dagsorden udsendes 26. september 2017 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Efterfølgende påbegyndes den konkrete analyse og implementeringsfase i henhold til den originale tidsplan jf. bilag 1. Handleplan Materialet skal være let tilgængeligt, og det er samtidigt afgørende, at det åbner op for en vis handlefrihed til den efterfølgende implementeringsproces. Formen på produktet vil være efter samme skabelon som målsætningsprogrammet. Det er selve handlingsplanen, der skal vedtages på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Tiltag Handleplanen består af overordnet fem tiltag. De fem tiltag svarer til de temaer, som har været drøftet på temaaftnerne og alle anbefalingerne fra selskabets 360 rapporter. Hvert tiltag 4/6
har mellem 2-4 målbare handlinger under sig. Handlingerne er en konkretisering af, hvordan tiltaget kan realiseres, og de skal være mål- og realiserbare. De fem tiltag er: - Lokale servicefællesskaber - Fællesindkøb - Service ved hoveddøren - Styrket renovation - Fokus på planlægning (henlæggelser) Praksisbeskrivelse Handleplanen suppleres med en praksisbeskrivelse for hvert af de enkelte tiltag, som giver let forståelige eksempler på, hvordan og hvorfor hvert enkelt tiltag kan fungere i praksis. Herunder yderligere præcisering af hvilke økonomiske og servicemæssige fordele de enkelte handlinger medfører. Implementeringsprincipper Alle tiltag og handlinger vil kræve, at der laves konkrete lokale analyser, hvor f.eks. processen for implementering, budgetlægning og rollebeskrivelser konkretiseres. Dette kan ikke gøres, før det politiske mandat er givet fra det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Derfor præsenteres repræsentantskabet for en række implementeringsprincipper, som skal sikre, at den konkrete implementering er fair, og tager de nødvendige hensyn til både drift og beboerdemokrati. Bilag 1: Tidslinje for Pas på huslejen og bevar den gode service Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender oplægget om proces og struktur for færdiggørelse af produkter til fremlæggelse på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Temaaften #3, den 21. juni 2017 Den nedsatte arbejdsgruppe fra organisationsbestyrelsen fremlægger de fokusområder, der skal drøftes på temaaften #3. Derudover vil det endelige program for temaaften #3 blive gennemgået. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5/6
SAGER TIL ORIENTERING Administration 9. Ny teamfordeling i Kundecenter D - A Orientering om den nye teamfordeling - herunder ny fordeling af ansvarsområder for kundechef og chefkonsulenter. De berørte afdelingsbestyrelser vil efterfølgende bliver orienteret om den nye teamfordeling. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. OB-Bloggen 10. Emner til næste blog A Under dette punkt besluttes hvilke emner, der skal på OB-bloggen. 6/6