Rapportering for 3. kvartal 2015 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Udarbejdet d. 6. november 2015
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Kortfattet status... 3 3 Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 5 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 1... 6 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2... 7 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3... 8 3.2 Projektets økonomi... 9 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1... 9 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2... 10 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3... 10 3.3 Risikovurdering... 11 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår... 12 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning... 12 3.3.3 Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning... 13 3.3.4. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående... 13 3.3.5 Koordination i forbindelse med helikopterlandeplads... 14 3.3.6 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen... 14 Omlægning af hovedforsyningsveje, Ny Sengebygning... 15 3.4 Kvalitet og indhold... 15 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1... 15 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2... 15 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3... 16 4. Generelle principper... 16 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 17 2
1 Indledning Udbygningen af Esbjerg Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering og udvidelse af intensivstuer, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består primært af nybygning af sengebygning. Indeholder diverse renoveringer og ombygninger, herunder ombygning af administrationsbygningen og etablering af ambulatorier i eksisterende bygninger indeholdende sengedrift. Formålet med generalplanen for Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg er at omdanne det fra et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus kvartalsrapport for generalplanen. 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Forbedret Forbedret Uændret Uændret Kvalitet Forbedret Forbedret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sansynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau Samlet set fastholdes den overordnede økonomiske vurdering for projektet ift. de igangværende projekter, som fortsat har et realistisk rådighedsrum for at nå i mål. Fase 1: Fælles Akut Modtagelse (FAM) projektet forløber tilfredsstillende. Projektets 2. etape overdrages til sygehuset primo december 2015 og sygehusdriften igangsættes endeligt i dette areal 2. februar 2016, hvilket er en forbedring ift. tidligere rapportering. Det samlede projekt inklusiv udvidelse af FAM sengeantal afleveres april 2016. Vilkårene for indflytning i etape 2 og 3 er nu aftalt mellem sygehus- og byggeridrift. 3
I forbindelse med udførelsen af FAM-projektets etape 2 er det lykkedes at få rettet planlægningen til, således der er opnået et mere smidigt udførelsesforløb. Hovedentreprenøren har herved kunnet opnå en bedre ressourcestyring mellem de udførende parter. Parterne har efterfølgende foranlediget et tilsvarende fælles planlægnings- og koordinationsforløb for afslutningen af projektet med afsæt i erfaringen opnået ved foregående etaper. Fase 2: Planlægningen af forprojektet er under udførelse, men har haft en lidt træg opstart, hvilket er meddelt entreprenøren. Der er i perioden frem til nu etableret en fysisk kopi (Mock Up) af en ny sengestue for den nye sengebygning. Denne er benyttet til test og afprøvning af især adgangs- og pladsforholdene ved totalentreprenørens indretningsforslag. Møderækken mellem totalentreprenør og projektorganisationen, som dels har været afholdt, dels fortsat afholdes, sikrer parterne en vedligeholdelse af den fælles forståelse af opgaven og dets omfang, forventningen til kvalitetsniveau og hvorledes tidsplanen fremadrettet skal overholdes. Totalentreprenørens afklaring af snitfladerne mellem de eksisterende rammer i forhold til det kommende byggeri og klargøringsarbejde for byggeriet pågår. Koordinationen ift. renoveringen af facaderne på den eksisterende sengebygning 02 pågår. Metoden for renoveringen skal i den kommende periode afklares ift. driftsvilkårene i de berørte kliniske afdelinger og udførelsen af fase 2 i generalplanen. Arbejdet pågår planmæssigt. Samlet set vurderes det, at de opsatte kvalitetsmål for de igangværende projekter kan fastholdes. I sygehusdriften er der afledt et behov for at se på især kælderarealerne, som fremadrettet primært skal benyttes til den supporterende logistik og personalefaciliteter. Arbejdsgangene her skal belyses bedre i den kommende periode for at sikre sammenhængen til intentionerne i projekterne. Risikovurderingen for projekterne i fase 1 er faldende med afsæt i, at afhængighederne mellem sygehusdrift, facaderenovering og fælles akutmodtagelse stort set er afdækkede. Fase 2 rummer fortsat en del afklaringer, som planlægningsprocessen skal afdække i de kommende måneder frem til april 2016. Omfanget er fortsat overskueligt. Samlet set vurderes det, at risikoomfanget er på niveau med foregående rapportering, og at det kan håndteres indenfor projektets afsatte rammer. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit imellem 2 færdiggørelsestidspunkter: 1. Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret og entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. 2. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 4
3.1 Byggeriets fremdrift Forbruget følger den reviderede investeringsprofil. Fase 1: Etableringen af den fælles akutmodtagelse er under udførelse fordelt på tre hovedetaper: etape 1 er afsluttet., etape 2 forventes byggerimæssigt afsluttet primo december 2015 og ibrugtaget 2. februar 2016, etape 3 afsluttes byggerimæssigt 18. april 2016 og driftsmæssigt ibrugtagning gennemføres 18. maj 2016. Intensivprojektet er i planlægningsfasen og forventes fortsat udført i forlængelse af FAM-projektet. Projekterne Laboratoriehus, Dialyse, Nuklearmedicinsk Enhed er afsluttede og 1. årsgennemgange er udført for dem alle. Fase 2: Planlægningen af den nye sengebygning er nu påbegyndt og første faseovergang mellem projektforslag og forprojekt gennemføres ultimo 2015. Detailplanlægningen forventes fortsat at påbegyndes fra primo 2016 og afsluttes sommeren 2016. Herefter påbegyndes den fysiske opførelse af den nye sengebygning. Projektet forventes færdigt medio 2019. 5
Forberedende arbejder for rydning af byggefeltet i form af flytninger og rokader af funktioner pågår. Omlægning af hovedinstallationer er igangsat fra maj 2015, således byggefeltet er klar til totalentreprenøren i forsommeren 2016. Kunstneren, Leonard Forslund, er ved konkurrence blevet valgt af Innovationsudvalget og tilknyttes nu projektet fremadrettet. Fase 3: Renoveringen af administrationsbygningen er gennemført. Øvrige arbejder inkluderet i generalplanens fase 3 afventer regionens muligheder herfor. Facaderenovering: Etape 1, som rummer facaderne på behandlerbygning 01N er udført. Etape 2, som rummer facaderne i stueplan på bygning 02 er gennemført og renoveret i takt med FAM byggeriet indenfor den bevilgede ramme. Etape 3 omfatter renovering af den eksisterende sengebygning 02 nord og gennemføres i et samarbejde med generalplanens fase 2, ny sengebygning. Planlægningen af etape 3 har været i udbud og kontrahering med totalrådgiver er gennemført. Anmodning omkring frigivelse for udførelsen af etape 3a er under forberedelse. 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 1 Forhøjelse af den samlede investeringsramme i fase 1 skyldes primært fremrykning af FAM projektets etape 2 vedrørende traumeområdet samt udvidelsen af nuklearmedicinsk afdeling, etape 2. De forøgede arbejder omkring især FAM-projektet har betydet, at projektets samlede anlægstidsplan for etape 1 er forlænget, men udgår i stedet helt fra fase 3. 6
Fremdriften af byggeriet for fase 1 følger stort set den reviderede investeringsprofil og konkluderes derfor tilfredsstillende. Der har været en mindre pause i FAM-projektet for at få flyttet sygehusdriften (den kirurgiske del af FAM/skadessporet og modtagelse). Laboratoriehuset Projektet er idriftsat. Tidligere mangler vedrørende indeklima og støj er afhjulpet. Tilfredsstillende indeklimamålinger er modtaget for så vidt angår den kliniske drift og arbejdsmiljø. Eksterne støjgrænser ift. gældende lokalplan overholdes jf. gennemført lydmåling. Fælles Akut Modtagelse (FAM) FAM projektet følger den aftalte tidsplan. Etape 1 er overdraget til sygehusdriften. For at opnå tilstrækkelig interimssengekapacitet under bygningen af etape 2 vil 12 af pladserne i en periode være dobbeltstuer. Etape 2 overdrages til sygehusdriften primo 2016. Herefter resterer tilpasningen af dobbeltstuerne benyttet af sygehusdriften under udførelsen af etape 2 i etape 3, således projektet april 2016 slutteligt overdrager i alt 63 enkeltsengs behandlerenheder. Optionen har hidtil indgået i projektet som en tilkøbsoption indenfor den bevilgede ramme, men accepteres først nu endeligt overfor hovedentreprenøren, hvor økonomien i projektet sikkert udviser tilstrækkeligt rådighedsrum. Intensiv-/Intermediær Planlægningen af projektet er efter aftale med Styregruppen for Generalplanen besluttet igangsat. Projektet er efter aftale med styregruppen blevet opdelt i etaperne 2a og 2b. Anmodning omkring anlægsfrigivelse for etape 2a er godkendt af regionsrådet den 26. oktober 2015. Projektets etape 2b udskydes til senere i generalplanen. Dialysen Indflytning i Dialysen er i overensstemmelse med tidsplanen gennemført den 8. juni 2013. Intet nyt. Nuklearmedicinsk Enhed Projektet er overleveret til sygehusdriften og indflytning er sket. Afhjælpningstiltag er tilendebragt. Intet nyt. Facaderenovering Projektets etape 1 og 2 er gennemført. Koordinationen mellem FAM projektet og sygehusdriften er forløbet tilfredsstillende. Etape 3 er under forberedelse og rådgivningen for etapen er kontraheret og omfatter facaderenoveringer fra 1. sal og opefter i bygning 02. Indstilling til regionsrådet med henblik på opnåelse af bevilling for udførelse af deletape 3a gennemføres ultimo 2015. Etape 3a forventes at omfatte renovering af hhv. den nordlige halvdel af øst- og vest-facaderne på den eksisterende sengebygning. Projektet koordineres tidsmæssigt ift. både byggeriet af den nye sengebygning og FAM som den interne sygehusdrift. 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2 Klargøringen af byggefeltet for den nye sengebygning er næsten afsluttet. Tilbage resterer fjernelsen af de tidligere kælderarealer for bygningerne 05, 06 og 22. Disse arealer fjernes først umiddel- 7
bart inden totalentreprenøren for den nye sengebygning skal påbegynde opførelsen af den nye sengebygning. Processen for at sikre gode forhold mellem projektet, sygehuset, naboer, eksterne myndigheder som politi, kommune og beredskaber pågår fortsat. Projektet vil påvirke omgivelserne over en lang periode og konsekvensen heraf er derfor grundigt belyst og i det omfang det har været muligt minimeret. Esbjerg Kommune har i denne forbindelse valgt at undersøge muligheden for at fremskynde vedligeholdelsen af ledningsforholdene i Haraldsgade. Herved vil generne for områdets brugere søges minimeret med afsæt i koordinationen mellem de enkelte ledningsejere. Koordinationen varetages i samarbejde mellem kommune og projekt. Information overfor interessenterne omkring byggeriet er under planlægning. Innovationsudvalget har den 17. september 2015 valgt kunstneren Leonard Forslund som vinder af kunstkonkurrencen, som blev gennemført i perioden juni - september 2015. Kunstneren tilknyttes nu den planlægningsproces, der pågår i samarbejde med totalentreprenørens rådgivere. Den tidlige involvering muliggør en samlet bedre æstetisk helhed for projektet. De dele af kunsten, som forudsættes bygningsintegreret, indgår herefter koordineret og integreret i forhold til den øvrige udførelse af den nye sengebygning. Tidsplanen for projektet ser i hovedtræk ud som følgende: Rydning og klargøring af byggefelt gennemføres i perioden medio 2015 til medio 2016. Fysisk etablering af ny sengebygning påbegyndes medio 2016 og projektet vil med den nuværende finansiering/likviditet afsluttes medio 2019 med indflytning umiddelbart herefter. 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3 Renovering af eksisterende bygning 00, Laksen (Administrationsbygning) I forbindelse med klargøring af byggeareal for den nye sengebygning nedrives bygningerne 22, 05 og 06, som i dag rummer kontorafsnit for dele af sygehusadministrationen. For ikke at bruge penge på interimsløsninger, blev det besluttet at øge kapaciteten og udnyttelsesgraden i den eksisterende administrationsbygning 00 (Laksen). Projektet er afleveret til tiden og er overdraget til sygehuset intet nyt siden sidste rapportering. Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der er ikke opstået nye forhold vedr. bygning 02, 11 og 12 siden sidste kvartalsrapportering. 8
3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til Disponeret Forventet forbrug til resterende Forventet samlet budget budget 30.09.15 30.09.15 forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 296,9 248,0 13,4 35,7 297,0 0,0 83,5% 83,5% Fase 2 330,1 345,9 17,1 239,2 89,5 345,8 0,0 4,9% 4,9% Fase 3 124,4 68,0 1,3 0,0 66,6 68,0 0,0 2,0% 2,0% Projektorganisationen 0,0 21,6 9,6 0,0 11,9 21,6 0,0 44,4% 44,4% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 732,4 276,0 252,6 203,7 732,4 0,0 37,7% 37,7% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse 2020. 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1 Udførte projekter Nyt Dialyseafsnit - og nuklearmedicinsk enhed: Projekterne er afleveret og i fuld drift. Intet nyt. Igangværende projekter Laboratoriehuset Mangelafhjælpningen er næsten tilendebragt. Det vurderes, at projektet ender på et samlet forbrug på ca. 96 mio. kr., hvilket stadig er indenfor den af regionsrådet bevilgede ramme på kr. 98,2 mio. kr. Støjproblemet fra et af kølesystemerne placeret på tag er afhjulpet af leverandør. Fælles Akutmodtagelse, FAM Etape 1 er afsluttet og overdraget til sygehusdriften 28. april 2015. Der har i forbindelse med gennemførelsen af etape 1 været modtaget mange ekstrakrav fra hovedentreprenøren. Kravene er nu handlet af og af en størrelse, som forventes at kunne rummes indenfor den bevilgede projektramme uden at skulle reducere i det resterende projekt. For at få overblik over kommende etapers potentielle ekstrakrav er der derfor gennemført en supplerende granskning af såvel det foreliggende planlægningsmateriale for etape 2 suppleret med den 9
erfaring, som ekstrakravene gav i etape 1. Med afsæt heri er der nu indgået en fast prisaftale med hovedentreprenøren for etape 2 og 3. Der resterer visse mangler i etape 1 omkring indeklima, som fortsat udfordrer den endelig afslutning. Der er afsat økonomi internt i projektet til løsning af forholdet. Intensiv I perioden 2010 og 2011 er der forbrugt 6,188 mio. kr. til etape 1. Samlet set resterer der derfor et beløb på 20,328 mio. kr. (indeks 133,9) fordelt på anlægsårene 2015 og 2016. Projektets resterende anlægsprojekt er nu blevet opdelt i to deletaper 2a og 2b. Deletape 2a, 7,3 millioner er nu frigivet af regionsrådet den 26. oktober 2015. 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2 Ny Sengebygning Projektet er nu kontraheret med totalentreprenøren. Hovedparten af projektets samlede omfang er nu afdækket. Der er i forbindelse med projektet oprettet en change-/request-pulje på kr. 21.2 mio. kr. (besparelsesmuligheder), som suppleret med en pulje til dækning af uforudsigelige udgifter på kr. 31. mio. udgør en samlet fleksibilitet på ca. 18,3 % af håndværkerudgifterne. Arbejder hidrørende etablering af helikopterankomst er ikke inkluderet i budgettet og afventer derfor særskilt bevilling herfor. Imidlertid er det efter aftale med styregruppen besluttet, at projektet skal have afklaret afhængighederne ift. en eventuel fremtidig helikopterankomst. Derfor bliver der igangsat en yderligere planlægningsmæssig detaljering omkring helikopterankomsten. I 2015 vil der primært blive et forbrug til forberedende arbejder for det kommende byggeri samt planlægningen, som primært gennemføres af totalentreprenørens rådgivere samt sekundært af bygherrerådgivere. Den afsatte likviditet over årene frem til 2018 vurderes fortsat til at være knap. Likviditeten vil derfor vise sig at være styrende for byggeriets realiseringshastighed. 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der er ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02, 11 og 12. Derfor foreligger der fortsat ikke nogen konkret redegørelse om forventninger til projektets økonomi på nuværende tidspunkt. Ombygning 00, Laksen Arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, Laksen, er forløbet tilfredsstillende og den samlede anlægsramme er overholdt. Intet nyt siden sidste rapportering. 10
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Årets priser 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Andel af total, pct. Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,1 137,1 137,1 137,1 137,1 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,55 12,64 51,50 99,90 46,96 52,61 15,43 0,00 0,00 14,33 0,00 296,93 274,7 41,5% Fase 2 0,00 0,00 0,00 0,00 4,74 18,91 57,03 56,31 127,99 80,88 0,00 345,9 307,5 46,4% Fase 3 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1,80 0,00 0,00 18,43 47,82 0,00 68,0 60,4 9,1% Projektorganisation 0,00 0,00 0,00 2,90 3,91 3,21 3,30 3,30 2,47 2,47 0,00 21,6 19,4 2,9% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 76,5 75,8 59,6 148,9 145,5 0,0 732,4 662,0 100,0% 3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projektets problemstillinger. Imidlertid afdækker overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Derfor vil tidligere emner være udgået som følge af de er løst eller minimeret så meget, de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Imidlertid er der fortsat kontinuert behov for fokus på risikostyring lige fra den indledende planlægningsfase og helt ud på byggepladsen. Projektets samlede risikoprofil er dalende som følge af, at flere afhjælpningstiltag på risici nu enten er udført eller godt undervejs. Projektets samlede økonomiske og kvalitetsmæssige risikostade vurderes stabilt. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens. 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehus drift i forhold til de mange byggerier som pågår 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning 3.3.3 Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning 3.3.4 Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående 3.3.5 Koordination ifm. helikopterlandeplads 3.3.6 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen 11
3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske drift. Tiltag: Projektafdelingen varetager koordineringen af byggeriet og sikrer involveringen af sygehusdriftsorganisationen. Der er oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interessenterne i fællesskab afdækker og synliggør risici og derefter prioriterer passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Endvidere søges byggeri- og sygehusdriften fortsat af hensyn til personsikkerhed isoleret mest muligt i egne driftsområder. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risici indtræffer, fastholdes til ca. 1,5 mio. kr., hvilket er lig forrige rapportering. Fastholdelsen skyldes, at tiltag for færdiggørelsen af den fælles akutmodtagelse er nedadgående, mens klargøring af byggefeltet for bygningen af Ny Sengebygning samt facaderenoveringen af eksisterende sengebygning nu er under planlægning og opadgående. Byggerierne har hver for sig brug for anvendelse af tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod 2019. Omkostningerne afholdes primært til enten forcering, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. Status er, at tiltagene gennemføres tilfredsstillende indenfor en rummelig tidsramme, hvor afhængighederne ift. hovedtidsplanen realistisk kan overholdes. Risikoen på tid er derfor faldende. 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning I forbindelse med den kommende brugerinvolvering i udarbejdelsen af projektforslaget vil der kunne blive afdækket et behov for nødvendige ændringer. Ændringerne vil kunne belaste det samlede økonomiske råderum. Tiltag: Totalentreprenøren skal jf. kontrakt løbende udarbejde økonomiske redegørelser for konsekvensen af givne ændringsønsker. Prioritering sker derfor også løbende af projektorganisationen. Der er derfor et gensidigt stærkt fokus på kvalitet og omfang, økonomi og tid, som presser parterne løbende til at forholde sig til emnet. Økonomi: I budgettet er der for håndværkerudgifter inklusiv fast inventar indarbejdet en fleksibilitet i form af en change/requestpulje, som giver besparelsesmuligheder for op til 21,2 mio. kr. Herudover er der afsat en risikopulje på 31 mio. kr. Status er, at der må forventes et træk på risikopuljen i forbindelse med den kommende lukning af projektforslagsfasen, som afsluttes ultimo 2015. Afklaringsniveauet vil dog også reducere projektets rådighedsbehov i takt med at projektet bliver mere afklaret. Projektet vurderes fortsat realiserbart indenfor den bevilligede ramme uden anvendelse af change requestpuljen og risikoen vurderes derfor uændret. 12
3.3.3 Flytning af sygehusdrift fra byggefelt for ny sengebygning I forbindelse med rydningen af byggefeltet for ny sengebygning, er der afhængigheder ift. andre interne sygehusprojekter. Eksempler her er 1. overgang fra analog til digital telefoni, 2. udvidelse og flytning af personaleomklædningsfaciliteter, 3. flytning af omklædningsrum og skabe i det kommende sengebygningsareal, 4. omlægning af hovedforsyningskorridorer og 5. medicinfremføringssystem. Det vurderes, at der er risiko for overskridelse af tidsplaner og økonomi ifbm. flere af projekterne. Endvidere er den meget fraktionerede projektopdeling udfordrende for den samlede koordinationsopgave. Tiltag: For at sikre overblik over omfang og koordination tilknyttes ressourcer fra projektorganisationen til sammen med driftsorganisationen at afdække den samlede opgave ift. tid, økonomi og omfang. Redegørelse er forelagt sygehusets ledelse, som har prioriteret tiltagene. Den samlede økonomiske risiko vurderes til at være 0,5 mio. kr. Status: Overgangen fra analog til digital telefoni (1) er gennemført. Udvidelse og flytning af personaleomklædningsfaciliteter (2) er gennemført. Flytning af omklædningsrum og skabe (3) i det kommende sengebygningsareal er gennemført, men der er et opfølgningsbehov ift. den leverede kvalitet. Omlægning af hovedforsyningskorridorer til resterende sygehus (4) er gennemført. Medicinfremføringssystemet (5), som skal forbinde sygehusapoteket og det øvrige sygehus, er nu tæt på færdiggørelse og er placeret udenfor byggefeltet for ny Sengebygning, men under byggeriets byggeplads. Den samlede risikovurdering af dette punkt vurderes med afsæt i den øgede realisering siden sidste rapportering faldende. 3.3.4. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02) i indeklimaet. Begge bygninger indgår i flere af generalplanens projekter herunder eksempelvis udvidelse af intensivområdet samt fjernelse af bygninger i forbindelse med den kommende nye sengebygning. Saneringen involverer nedbrydningsarbejder, som potentielt rummer behov for enten fjernelse eller indkapsling af eksempelvis PCB. Tiltag: Kortlægning af forureningsomfang for både PCB, asbest og bly er gennemført for FAM og byggefeltet for ny sengebygning. Koordinering ift. renovering af facader og generalplanens projekter gennemføres i et samarbejde med regionens bygningskontor, således sygehusdriften påvirkes mindst muligt. 13
Økonomi: Den økonomiske konsekvens for Intensivafdelingen skal undersøges, inden projektet igangsættes. Omkostningerne vil primært anvendes til øget omfang af interimsforanstaltninger for at miljøsanere i berørte områder. Omfanget vurderes til ca. 2,50 mio. kr., som bør håndteres i takt med renoveringen af facaderne i 2016. Status: FAM projektet samt forberedelsesarbejderne ift. miljøsaneringen for klargøring af byggefeltet for Ny Sengebygning er afsluttet. Projekterne udvidelse af intensiv (fase I) samt øvrige ombygningsarbejder i nuværende sengebygning (fase III) vil i lighed med øvrige projekter blive belastet af økonomien hidrørende saneringsarbejder. Omfanget her er endnu ikke afdækket yderligere siden sidste rapportering, hvorfor status for risikoniveau er uændret. 3.3.5 Koordination i forbindelse med helikopterlandeplads I forbindelse med udskiftningen af eksisterende facader på nuværende sengebygning og opførelsen af den nye sengebygning er der en risiko for, at planlægningen ikke er tilstrækkeligt imødekommende overfor muligheden for på sigt at etablere en helikopterlandeplads på Sydvestjysk Sygehus. Tiltag: Planlægningen gennemført i forbindelse med udarbejdelse af VVM-redegørelsen samt det efterfølgende tillæg af lokalplanen detaljeres. Den øgede detaljering skal afklare snitfladerne og forberedelsesbehovet i de igangværende aktiviteter for på sigt at kunne etablere en helikopterlandeplads uden væsentligt forøgede meromkostninger Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er vurderet til ca. 8 mio. kr. Status: Rådgivning for afdækningen er under forhandling. 3.3.6 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres i takt med generalplanen. Dette vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdrift samt koordineringsrisici i forhold til generalplanen. Tiltag: Det er valgt at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordinationen mellem projektet, sygehusdriften og generalplanen. Den økonomiske konsekvens, hvis risikoen indtræffer, er for facadeetaperne 1, 2 og 3 vurderet til ca. 2 mio. kr. Omkostningerne skal primært anvendes til afdækning af problemernes omfang samt styring og koordinering. Status: Facadeetaperne 1 og 2 er nu afleverede. Deletape 3 er under planlægning. Koordineringen sker i et 14
tæt samarbejde mellem byggeriets parter og sygehusets driftsorganisation koordineret af projektafdelingen. Det samlede risikoniveau vurderes med afsæt i ovennævnte uændret siden sidste rapportering. Risici afklaret siden sidste rapportering Omlægning af hovedforsyningsveje, Ny Sengebygning I udførelsen af projektet Ny Sengebygning, vil der blive arbejdet med de fælles forsyningsveje og installationer. Risikoen herved er, at arbejderne kan påvirke sygehusdriften i hele sygehuset, såfremt der sker fejl i enten planlægning eller udførelse i forbindelse med omlægningsarbejder. Tiltag: Koordinering og afdækning af forudsætninger mellem de involverede parter og projekter gennemføres ved involvering af teknisk afdeling, relevante kliniske afdelinger, projektafdelingen samt totalrådgivere fra de givne projekter. Status: Tiltagene er gennemført og punktet er lukket og udgår herefter fremadrettet ved kommende rapporteringer. 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 20. januar 2014. Revision heraf indeholdende administrative rettelser er i overensstemmelse med styringsmanual godkendt af Region Syddanmarks økonomidirektør Mogens Sehested Kristensen den 24. juni 2015. 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1 Laboratoriet forventes fortsat, med et øget udstyrsniveau, at kunne øge kvaliteten og bredden af ydelserne. Der er ikke tilføjet noget siden sidste rapportering. FAM-projektet opfylder i forhold til bevillingen et samlet antal behandlingspladser (sengestuer) på 61-63 stk. Differencen udgøres i form af en option, som nu aktiveres så det samlede antal stuer bliver 63. I forhold til generalplanen er det lykkedes at etablere toilet- og badeforhold i umiddelbar tilknytning til sengestuerne, således patienterne ikke skal ud af stuen for at komme i bad eller på toilettet. Endvidere er det i projektforslaget lykkedes at etablere gode forhold for de pårørende inde på stuerne. Endvidere er den interne radiologi etableret tilfredsstillende i projektet. 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Muligheder for bedre adgangs- og tilkørselsforhold for både privat som kollektiv trafik er afklaret i forbindelse med den indledende planlægning. Endvidere bliver bygningens fremtidige funktioner og logistiske afhængigheder afklaret mere detaljeret i forbindelse med udarbejdelsen af projektforslaget. 15
Behandlerstuekonceptet fra FAM fastholdes. Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne kan derfor følge med i hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres der pårørendeforhold, hvor der eksempelvis er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer en mulighed for en mere dynamisk tilgang til hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3 Fase 3 forventes fortsat opført med det forudsatte areal og kvalitet. Bedre og mere effektive forhold for administrationen etableres i bygning 00, Laksen, for at sikre plads og organisatorisk sammenhæng i forhold til det øvrige sygehus. 4. Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Sygehusbyggeri er inkluderet i generalplanens budget og forbrug. 16
Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram Udbud Projektering Udførelse Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fase 3 Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny sengebygning Ombygning af administrationsbygning (2014/15) Intensiv afdeling Diverse renoveringer og ombygninger Øvrige projekter i fase 1 er: Ny- og ombygning af Laboratoriehus Nybygning af Dialyse Udvidelse af Nuklearnedicinsk afdeling Flytning af Terapifunktion og Kardiologisk ambulatorium Ombygning af Kæbekirugisk afd. 17