Quick Guide til RejsUd Rejseafregning (rejser over 24 timer) Velkommen til RejsUd - vores nye system til Rejseafregninger og Udgiftshåndtering. Du kommer ind i systemet fra din webbrowser ved at vælge adressen https://rejsud.oes.dk For at logge på systemet skal du have et Bruger-ID og et Adgangsord. Dit Bruger-ID er dine initialer. Første gang du logger ind, er dit Adgangsord SbRejsud2010 (uden anførselstegn). Du vil blive bedt om at konstruere dit eget adgangsord. I feltet Institution vælger du Statsbiblioteket Klik på Husk bruger-id så husker systemet dit bruger-id samt institution. Når du er kommet ind i systemet, får du et velkomstbillede. På billedet står der bl. a. antallet af dokumenter, der er ikke afsluttet dvs. påbegyndte dokumenter eller åbne købstransaktioner (rejser fra CWT eller MasterCard transaktioner). Hvis du er godkender (personaleansvarlig) vil der være et felt mere, hvor du kan se hvor mange dokumenter du har til godkendelse. Skal du oprette en ny rejseafregning, vælger du Opret nyt dokument. Vær opmærksom på at din rejse allerede kan være oprettet i systemet, hvis Rejsebestillingen har bestilt en rejse til dig igennem Statens rejsebureau Carlson Wagonlit Travel (CWT). I det tilfælde klikker du bare på rejsen og færdiggør den med dine oplysninger. Side 1
Hvis du gerne vil se dine uafsluttede opgaver, så klikker du bare på knappen (ikke afsluttede). Nu kan du se alle dine åbne MasterCard transaktioner og dine evt. oprettede rejser fra CWT. Trin 1 På det næste billede vælger du Rejseafregning. For Udgiftsafregning se vejledning for udgifter. Rejser under 24 timer må gerne afregnes som udgiftsafregning. Side 2
Trin 2 Dette er rejsens basisoplysninger (destination, rejseregel, rejseformål og periode samt anledningen til rejsen). Der er også mulighed for at anføre en uddybende forklaring. Du anfører destinationen som Land og By. Hvis Land ikke umiddelbart findes på drop-down listen, så tryk Alle lande, hvorefter du kan vælge fra drop-down listen. Det samme gælder for by. Hvis byen heller ikke findes under Alle destinationer, vælges other city. I forklaringsfeltet skriver du Aftalt flex, hvis du forud for rejsen har aftalt med din leder, at du kan få godtgørelse af flextid udover normal arbejdstid. Skriv også her din start- og sluttider for hver dag på tjenesterejser over flere dage. Hvis udgifter i forbindelse med rejsen skal viderefaktureres skrives det også her. Alle oplysninger vedr. viderefakturering skal påføres. I RejsUd er du oprettet med en bestemt kontering. Det er denne kontering du kan se i kontostrengen nederst på denne side. Denne kontering kan tilrettes, hvis det er aftalt med din leder. Konteringen gælder for alle udgifter, hvis ikke andet angives under den enkelte udgift. Side 3
Tryk på kontostrengen. Afregningstype vælges i drop-down listen, vælg udland ved en udenlandsk rejse og Indland for en indenlandsk rejse. Hvis standard konteringen skal ændres gøres det nu ved at vælge fra drop-down listerne. Tryk Opdater samt Gem og fortsæt for at komme videre til næste billede. Her kommer så den rå rejseafregning. I højre side kan du følge med i, hvad systemet er kommet frem til, at du skal have i refusion. Side 4
Hvis måltider er til rådighed så skal de afkrydses på de enkelte rejsedage. Gå ned til linierne med de enkelte rejsedage og tryk på den første dag. Som du kan se er det forudsat af systemet, at morgenmad og frokost er stillet til rådighed. Hvis det ikke er tilfældet, fjerner du fluebenene ud for det pågældende måltid. Dernæst går du videre til næste rejsedag. Når du færdig med at registrere måltiderne trykkes på Opdater, og afregningsbeløbene ændres. Tryk så på Gem og fortsæt for at komme videre. Nedenunder er der en række faneblade, der anvendes til kørsel og udgifter i øvrigt. Kørsel Hvis du f. eks. har kørt i egen bil til lufthavnen, aktiveres fanebladet Kørsel, og der trykkes Ny tur. Side 5
Første gang du kører en given tur, vælger du Anden rute og skriver ruten og tilføjer kilometerantallet. Næste gang du kører samme tur, kan du vælge ruten fra drop-down listen, og systemet kender så også kilometerantallet. Husk at angive i forklaringsfeltet hvis der er tale om samkørsel eller hvis du i bilen har transporteret materialer eller udstyr for SB, da det giver mulighed for høj sats. Ved valg af høj sats skal der altid angives en forklaring. Hvis der er andre udgifter, trykker du på fanebladet Udgifter og herefter på Hent kreditkorttransaktioner. Systemet vil herefter automatisk hente de transaktioner, der ligger og venter. Kreditkort transaktioner indeholder både Master- Card transaktioner og rejsetransaktioner fra CWT. Her vinger du af hvad du vil afregne og udgiftstypen påføres. Hvis du har kontante udlæg, trykker du på Ny udgift. Side 6
Under Udgiftstyper vælger du fra drop-down listen eller tryk på Alle og herefter vælg fra drop-down listen. Resten af oplysningerne giver sig selv. Husk at scanne og vedhæfte en fil med kopi af bilag. Husk at anføre bilagsnummer. ALLE UDGIFTER SKAL DOKUMENTERES! Som noget nyt skal man fremover scanne alle udgiftsbilag, og filen der indeholder scanningen skal vedhæftes under Vedhæft fil. Scan dog gerne flere bilag i samme fil. Kun udgifter, hvortil der er en vedhæftet fil, vil blive betragtet som dokumenterede. Dankortkvittering accepteres ikke. Hvor udgifter dækker flere personer, skal navne skrives i forklaringsfeltet. Hvis der er mere end én udgift, trykker du Ny udgift og fortsætter derfra. Endelig trykker du på Opdater samt Gem og fortsæt og dernæst Næste trin. Trin 3 Du er nu færdig med afregningen, så her kan du udskrive til eget brug, hvis du vil. Tryk på Næste trin for at komme videre. Side 7
Trin 4 Her kan du se hvem der kontrollerer rejsen og hvem der er din godkender. Rejseafregningen sendes nu til kontrol på personalekontoret, inden den videresendes til din personaleansvarlige til godkendelse. En eventuel udbetaling finder sted senest fem dage efter godkendelsen. Egne bilag kan følges under Mine Opgaver Her kan du følge med i hvor dine dokumenter befinder sig i godkendelsesflowet. Afsluttede rejseafregninger kan ses i Dokumentarkivet. Hvis du har problemer med din afregning er du meget velkommen til at kontakte personalekontoret og få hjælp til at komme videre. Kig eventuel på medarbejderinfo R:\Medarbejderinfo\Personalepolitik og øvrige blanketter\forplejning tjenesterejser 2010.doc Held og lykke. Side 8