VEJLEDNING TIL APV-GRUPPEN Lokal APV-proces i UCL 2014 Udarbejdet af HR og Kommunikation
Indledning Arbejdsmiljøloven kræver, at der gennemføres en arbejdspladsvurdering (APV) af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø hvert 3. år. Den næste ordinære APV i UCL skal gennemføres senest med udgangen af november 2014. Direktionen har besluttet, at anvende følgende metode for APV en: APV af det fysiske arbejdsmiljø. Gennemføres som hidtil i form af en spørgeskemaundersøgelse APV af det psykiske arbejdsmiljø. Udføres dialogbaseret i enhederne Formålet med at implementere en dialogbaseret APV er, at få en større værdi af de ressourcer der anvendes ved APV en, samt at skabe et gensidigt ejerskab til udviklingen af det fælles arbejdsmiljø. Desuden ønsker direktionen at sætte fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Al forskning peger på, at det kræver kvalitative undersøgelser at afdække det. I arbejdstilsynet s APV-vejledning og arbejdsmiljølovens 15 findes lovhjemmel for metodevalget. Forud for gennemførelsen af APV en har været en udviklingsfase, hvor medarbejdere og ledere har kvalificeret den APV-metode, som HR og Kommunikation har udviklet i samarbejde med en ekstern konsulent. Det har været en konstruktiv og lærerig dialog, der har resulteret i flere justeringer af metoden og processen. Dette er en vejledning til APV-grupperne om, hvordan den lokale APV-proces for medarbejderne tilrettelægges og understøttes bedst muligt til gavn for det fælles arbejdsmiljø. Indledningsvis præsenteres den overordnede proces og tidsplan. Dernæst foldes processens faser ud. I hvert afsnit beskrives fasen, formålet med fasen, og hvordan den understøttes centralt fra. Hvis du har spørgsmål til vejledningen eller APV-processen er du velkommen til at Kontakte Carsten Vikkelsøe, HR og Kommunikationschef, cavi2@ucl.dk Kontakte Signe Nancke, HR-konsulent, svna@ucl.dk Jeg ser frem til en APV-proces med særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø og initiativer, der gør en forskel i hverdagen for både medarbejdere og ledere. Carsten Vikkelsøe HR og Kommunikationschef side 2
1. Det lokale, centrale og administrative ansvar Formålet med APV en er at sikre, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne kan arbejde systematisk med at forebygge og løse udfordringer omkring det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. APV en skal være et resultat af et samspil mellem medarbejdere, samarbejdsorganisation, arbejdsmiljøorganisation, ledere samt HR og Kommunikation. Fase Udvikling Planlægning Forberedelse Gennemførelse Opfølgning og evaluering Kvalificere APV-proces og metode. Bidrag til planlægning af enhedens dialogmøde i samarbejde med HR og Kommunikation. Medarbejdergruppen forberedes på APVprocessen. Dokumenterer dialogmødet. Evaluering af APVprocessen. Løbende opfølgning på APV en. Den centrale proces Udvikling af metode og proces i samarbejde med medarbejdere, ledere samt ekstern konsulent Planlæg APV af fysisk og psykisk arbejdsmiljø (Sidstnævnte i samarbejde med APVgrupperne). Forbered organisationen (Information og kvalificering). Gennemfør APV af fysisk og psykisk arbejdsmiljø Central dokumentering og evaluering af APVprocessen. Den administrative proces HR og Kommunikation er ansvarlig for det praktiske i forbindelse med kvalificeringsmøderne. APV-gruppen udpeges lokalt. HR og Kommunikation udarbejder vejledning til den lokale APV-proces. APV-gruppen indkalder HR og Kommunikation til et planlægningsmøde af 2 timers varighed. HR og Kommunikation er ansvarlig for dagsorden og afvikling af mødet, mens APV-gruppen er ansvarlig for det praktiske vedrørende mødet. APV-gruppen forbereder medarbejdergruppen på APV-processen. HR og Kommunikation sender link til APV af fysisk arbejdsmiljø til alle medarbejdere samt link til rapportskabelon til lederne. APV-gruppen indkalder HR og Kommunikation til et 4 timers dialogmøde. HR og Kommunikation er ansvarlig for dagsorden og afvikling af dialogmødet, mens APV-gruppen er ansvarlig for det praktiske vedrørende mødet. APV-gruppen er ansvarlig for, at dokumenterer dialogmødet skriftligt i en skabelon, som HR og Kommunikation stiller til rådighed. HR og Kommunikation er ansvarlig for at overføre resultatet af APV en af det fysiske arbejdsmiljø til rapporten. APV-gruppen indkalder HR og Kommunikation til et opfølgningsmøde af 2 timers varighed, hvor handleplanen udarbejdes. APV-gruppen er ansvarlig for, at drøfte handleplanen med hele medarbejdergruppen. HR og Kommunikation genererer den endelige rapport, når APV-gruppen giver besked om, at handleplanen er færdig og underskrevet af arbejdsmiljørepræsentant og leder. De lokale arbejdsmiljøudvalg/ de sammenlagte udvalg drøfter handleplaner for de enheder de repræsenterer mhp. at igangsætte generelle initiativer side 3
2. Tidsplan Herunder er den overordnede tidsplan for processen præsenteret. Aktivitet Tidspunkt Drøftelse af metoden på temadag for arbejdsmiljøorganisationen 12. november 2013 Behandling af APV-metoden i HAU 3. december 2013 Kvalificeringsmøde 13. marts 2014 Behandling af APV-metoden i HSU 24. marts 2014 Udpegning af APV-grupperne Deadline 2. maj 2014 Fysisk APV gennemføres løbende i forlængelse af dialogmøderne Løbende Løbende gennemførelse, evaluering og opfølgning på dialogmøderne Midt august-november 2014 De lokale arbejdsmiljøudvalg/sammenlagte udvalg drøfter handleplanerne mhp. at igangsætte centrale initiativer December 2014 3. Ressourceforbrug Herunder er enhedernes ressourcetræk vist: 3.1 Forberedelsesmøde Inden dialogmødet afholder APV-gruppen et planlægningsmøde på 2 timer. 3.2 Dialogmøde Et 4 timers dialogmøde som afløser et afdelingsmøde. 3.3 Opfølgningsmøde Efter dialogmødet afholder APV-gruppen et opfølgningsmøde af ca. 2 timers varighed. Der vil være en mindre forberedelse til møderne samt praktisk opfølgning, men HR og Kommunikation bestræber sig på at minimerer tidsforbruget. 3.4 Ressourceforbrug for resterende kolleger ½ time til den skriftlige APV vedrørende det fysiske arbejdsmiljø ½ times forberedelse til dialogmødet 4 timer til dialogmødet side 4
4. De ansvarliges rollefordeling 4.1 Lederens rolle Lederen er ansvarlig for, at APV-processen igangsættes lokalt. Lederen deltager i APV-gruppen og er vært samt observator ved dialogmødet. 4.2 APV-gruppens rolle APV-gruppen planlægger dialogmødet og er ansvarlige for opfølgningen på APV-arbejdet i samarbejde med HR og Kommunikation. Ved dialogmødet er gruppens medlemmer deltagere, dog er APV-gruppen ansvarlig for det praktiske før, under og efter mødet. Det aftales ved forberedelsesmødet, hvorvidt ledelsen deltager i dialogmødets gruppedrøftelser. 4.3 Arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanternes roller Hvis arbejdsmiljø- og/eller tillidsrepræsentant er tilknyttet den pågældende enhed, så bidrager de til APV-processen, på lige fod med andre medarbejdere i enheden. HR og Kommunikation anbefaler som tidligere nævnt, at repræsentanterne deltager i APV-gruppen, hvis de er ansat i den pågældende enhed. 4.4 Medarbejdernes rolle Medarbejderne forventes at være aktive medspillere i dialogmødet, og bidrage til udførelsen af de konkrete punkter i handleplanen. 4.5 HR og Kommunikation s rolle HR og Kommunikations afvikler forberedelses-, dialog- og opfølgningsmøderne, og understøtter metoden og processen herunder: Teknisk understøttelse af APV en. Dagsorden og afvikling af møderne. Udarbejde skriftligt materiale. side 5
5. Processens faser 5.1 Planlægning Formålet er at sikre et velovervejet og resultatorienteret dialogmøde. HR og Kommunikation leder planlægningsmødet og forbereder APV-gruppens medlemmer på rollerne i dialogmødet APV en af det fysiske arbejdsmiljø forankres centralt i HR og Kommunikation. APV en af de psykiske arbejdsmiljø forankres centralt, men planlægning af dialogmødet sker i tæt samarbejde med enhedens APV-gruppe. Centrale temaer i planlægningen af dialogmødet er: Plan for forløb herunder det praktiske. Formål og succeskriterier. Rammen for indholdet af drøftelserne herunder emner, materiale, output og roller. Gruppesammensætning. Forberedelse af APV-gruppen på dens rolle på dialogmødet, herunder lederens rolle. Medarbejdergruppens rolle og ansvar. Regler for deltagelse. 5.2 Forberedelse Formålet er, at skabe gennemsigtighed og tryghed omkring processen. HR og Kommunikation vejleder om forberedelsen. APV-gruppen er ansvarlig for at forberede enhedens medarbejdere på APV-forløbet. Medarbejderne skal informeres om: Metode og forløb af den lovpligtige APV. Rammen for mødet herunder emner for drøftelserne, håndtering af oplysninger og regler for deltagelse Den individuelle forberedelse Informationen kan gives skriftligt eller mundtligt på et personalemøde. side 6
5.3 Dialogmøde - APV af det psykiske arbejdsmiljø Formålet er at afdække det psykiske arbejdsmiljø i enheden, og prioritere indsatsen med at udvikle det. HR og Kommunikation leder mødet og sørger for indholdet. Dialogmødets forløb: Herunder er dagsordenen for dialogmødet. Trin 1: Velkomst og information herunder opdeling af deltagerne i grupper. Trin 2: Gruppedrøftelse Grupperne drøfter det psykiske arbejdsmiljø. - Hvad fungerer godt i hverdagen, og hvad spænder ben for et godt samarbejde og arbejdsmiljø. Hvad spænder ben for et godt arbejdsmiljø Trin 3: Plenum Grupperne fremlægger de vigtigste af de problemstillinger, deltagerne har fundet frem til. Deltagerne stemmer herefter om, hvilke 3 temaer, det er vigtigst at få løst. Den enkelte medarbejder beslutter, hvilket af de 3 temaer, han/hun ønsker at arbejde med. Trin 4: Prioriteret tema drøftes i selvvalgt gruppe. Brainstorm for at finde løsninger i forhold til IGLO-modellen. Læs mere om IGLO-modellen i bilag 1. Trin 5: Plenum De selvvalgte grupper præsenterer deres løsningsforslag. Trin 6: Opsamling Opsamling, og afrunding. - Herunder aftale om den videre proces. Mere information om modellen bag dialogmødet i bilag 2. 5.4 Opfølgning Formålet er, at sikre den lovpligtige dokumentation af og opfølgning på APV en. Endvidere er formålet, at indsamle erfaringer, så enheden i fællesskab med HR og Kommunikation kan udvikle APV-processen. HR og Kommunikation leder et opfølgningsmøde, hvor meget af den skriftlige dokumentation færdiggøres. HR og Kommunikation er ansvarlig for den tekniske understøttelse af dokumenteringen samt opbevaring af data. 5.4.1 Dokumentation af APV en APV-gruppen udformer en handlingsplan på baggrund af APV erne af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. side 7
Handleplanen drøftes i hele personalegruppen og underskrives af arbejdsmiljørepræsentant og leder. 5.4.2 Løbende opfølgning APV-handleplanen tages op løbende i personalegruppen. Nye temaer fra dialogmødet tages op i den prioriterede rækkefølge, efterhånden som de foregående er færdigbehandlede. Når handleplanen er udtømt eller er blevet uaktuel anbefaler HR og Kommunikation, at processen gentages med et nyt dialogmøde. 5.4.3 Evaluering APV-gruppen identificerer læringspointer til brug for fremtidige APV-processer, og tilføjer dem i rapportskabelonen. Den løbende APV-proces evalueres i medarbejdergruppen på et aftalt tidspunkt. side 8
Bilag 1 - IGLO-modellen IGLO står for: Individet - Den enkelte medarbejder Gruppen - Teamet/afdelingen Ledelsen - Mellemledelsen Organisationen - Det øverste ledelsesniveau, organisering IGLO handler om, at det er et fælles ansvar for hele arbejdspladsen at sikre, at det psykiske arbejdsmiljø udvikles og forbedres. Hvert niveau har sine muligheder for at støtte op om arbejdspladsens trivsel, og begrebet IGLO'en gør det lidt nemmere at huske. Formelt set er det ledelsen der har ansvaret for at skabe arbejdspladser, hvor de ansatte trives. Men der sker kun reelle forandringer i det psykiske arbejdsmiljø hvis alle bakker op, og gør det de kan for at bidrage. IGLO-modellen kan bruges i APV-arbejdet når der skal prioriteres og planlægges handling. Her hjælper IGLOen med at sætte fokus på hvad de enkelte dele af arbejdspladsen kan bidrage med for at skabe øget trivsel. side 9
Bilag 2 - Vækstmodellen Vækstmodellen anvendes til at skabe rammen om en god dialog. Modellen kan anvendes til at tale om det der er svært, på en god og anerkendende måde. -Grundlæggende er modellen delt op i 5 faser. Fase 1 styrkerne hvad går godt? Her fokuseres på det der virker, vores succeser og vores ressourcer. Fase 2 udfordringer Her fokuseres på det, der kan blive bedre og de udfordringer, der er. I fællesskab skal vi nu vælge de udfordringer, som der skal arbejdes videre med. Fase 3 muligheder eller handlinger Alle muligheder eller handlinger som kan hjælpe med at løse den udfordring der er arbejdet videre med. Fase 4 Aftaler Alle udvælger mindst en af mulighederne/handlingerne og gør den til en aftale. Fase 5 det bedste ved i dag De deltagere, der ønsker det, fortæller hvad de synes har været det bedste ved dialogmødet. side 10
Blangstedgårdsvej 4. 5250 Odense SØ Telefon 6318 3000 ucl@ucl.dk. ucl.dk