FACEBOOK I BUF - RETNINGSLINJER, VEJLEDNING OG ANBEFALINGER Juni 2017 Denne vejledning beskriver, hvordan vi i BUF bruger Facebook som kommunikationskanal. Det vil sige, at du her finder retningslinjer for - og vejledning til, hvordan enheder i BUF kan bruge Facebook. Kontakt Kommunikation, hvis der er uklarheder eller tvivl: kommunikation@buf.kk.dk eller ring på telefon 24 62 24 38. Indhold Københavns Kommune på facebook... 2 Beredskabsinformation... 2 Forskellige typer af facebook-sider... 3 Før I går i gang... 4 Formål... 4 Målgruppe og markedsføring... 4 Ressourceforbrug... 4 Stil og tone... 5 Retningslinjer... 7 Tavshedspligt... 7 Håndtering af personhenførbare oplysninger... 7 Journalisering... 7 Anbefalinger... 7 Sådan opretter I en virksomhedsprofil... 9 Forældre- og skolebestyrelser... 10 Brug af sociale medier i arbejdstiden... 10 Guide: Facebook på jobbet... 10 For den, som vil i dybden... 10 1
Københavns Kommune på Facebook I BUF har vi ikke vores egen profil på Facebook, men føder ind til kommunes fælles facebookside. Den fælles side har mere end 70.000 følgere og kan dermed være en god kanal til også at fortælle gode BUF-historier. Fx: Interessante billeder fra arrangementer Historier om medarbejdere, der gør en særlig forskel eller som har et usædvanligt job Åbning af nye faciliteter Interessante billeder fra arrangementer Overraskende historier fra jeres skole/institution Nyheder, der har betydning for borgernes hverdag Invitationer til gratis aktiviteter Har I en (ide til en) historie til Facebook, så send skriv til socialemedier@kff.kk.dk og vedlæg meget gerne et billede. Vi i BUF bruger den fælles facebookside i forbindelse med større kampagner som fx indskrivning, madvalg, skole- forældrebestyrelsesvalg m.m., og vi henviser til kommunens høringsportal, når vi vil gøre borgerne i København opmærksom på høringer. Beredskabsinformation Kommunens facebookside bliver også brugt som en effektiv og hurtig informationskanal i tilfælde af ulykker og kritiske hændelser. I disse tilfælde skal kommunikationsteamet i BUF altid tages med på råd. Kampagne- og høringssider oprettes altid i samråd med kommunikationsteamet i BUF. 2
Forskellige typer af facebooksider Man kan oprette forskellige typer af sider på Facebook: Profil Denne sidetype er en helt almindelig personprofil, hvor man anmoder om venskab. Vi anbefaler ikke denne type side til skoler og institutioner. Virksomhedsprofil (like-side) Denne sidetype er den mest oplagte til en borgerrettet side. Her liker folk siden. Man vælger selv, om man vil godkende medlemmer, eller om alle kan blive medlem. På denne type side har I mulighed for at angive spilleregler for siden, angive kontaktdetaljer på stedet og poste indlæg. I har også mulighed for at booste indlæg, hvis I vil have det ud til flere - denne service koster dog penge. Eksempel på profil: Ungdomsskolens facebookside Gruppe (både åben og lukket) Denne sidetype kan være god i forlængelse af holdundervisning, eller hvis en gruppe medarbejdere har brug for et sted at dele beskeder med hinanden (lukkede). Vær dog opmærksom på ikke at dele personfølsomme oplysninger eller lignende på disse sider (Læs mere på side 7). 3
Før I går i gang Vær opmærksom på, at: I kun når ud til de forældre, der vælger at følge jer. Altså, ikke nødvendigvis alle forældre. Være tydelige om, hvordan I bruger Facebook, så der ikke opstår forvirring om, hvor I kommunikerer hvad. Afsætte tid til at overvåge og skrive indlæg. Beskriv derfor: Hvad er formålet med jeres facebookside? Hvem er målgruppen, og hvordan markedsfører I siden? Hvilke ressourcer har I til at overvåge og skrive indlæg til siden? Hvilken stil/tone passer til jer? Hvilke spilleregler ønsker I, og hvordan håndterer I kritiske indlæg? Formål Facebook er velegnet til at understøtte en fortælling om, hvem I er dvs. hvad jeres institution står for. I understøtter jeres samlede fortælling med opslag med små videoer og historier fra hverdagen, som tilsammen er med til at tegne et billede af, hvem I er. Men formålet kan også være at annoncere begivenheder, møder, at komme i dialog med forældre, børn og andre interessenter eller noget helt tredje. Det er vigtigt, at I er tydelige om jeres formål, og om hvordan siden spiller sammen med jeres øvrige information. Vil den erstatte eller supplere noget, I allerede gør på en anden kanal? Når I kender formålet, er det lettere at bygge siden op og finde de rigtige historier. På mitbuf.kk.dk finder I værktøjet Kanaloversigt, som kan give jer et overblik over, hvilke kanaler, der egner sig til hvad. I kan tage udgangspunkt i oversigten, når I skal formidle (både internt og eksternt), hvordan I bruger de enkelte kanaler. Målgruppe og markedsføring Det kan også være en god ide at beskrive, hvem der er jeres primære målgruppe: Er det nuværende forældre, kommende forældre, elever, tidligere elever eller andre? Når I er enige om, hvem det er I primært kommunikerer med, bliver det nemmere at tage stilling til, om et indlæg hører hjemme på Facebook, og hvordan historien skal fortælles. Når I har taget stilling til, hvem jeres målgruppe(r) er, skal I finde ud af, hvordan I får gjort målgruppen opmærksom på siden. Overvej derfor, hvordan I bedst formidler, at siden findes. Ressourceforbrug Det kræver systematiske arbejdsgange og daglige ressourcer at vedligeholde en facebookside. Hvis jeres side skal leve, anbefaler vi i gennemsnit tre opdateringer/posts om ugen. Overvej jeres ambitionsniveau og udpeg én, der har ansvaret for informationsflowet. 4
Vær også opmærksom på, at henvendelser på Facebook kan sammenlignes med et brev eller et telefonopkald. Derfor skal det besvares hurtigst muligt, og facebooksiden bør besøges dagligt. Så sørg for at beskrive, hvem der har ansvar for at svare, og hvor lang tid der må gå, inden der ligger et svar. Udnævn evt. 2-4 administratorer, som deler ansvaret for siden. Husk at finde en ny administrator, hvis en medarbejder stopper. OBS: Vi anbefaler altid, at I opretter professionelle profiler til sidens administratorer, så de ikke skal bruge deres private. Se vejledning under anbefalinger nedenfor. Stil og tone Når I skriver indlæg til siden, så forsøg at ramme en stil, der viser, hvem I er, og som egner sig til både medie og målgruppe. Et par gode råd er fx: Skriv lige ud ad landevejen og giv jer selv til kende, så man kan se, hvem som skriver hvad (fx hilsen Maria ) Skriv korte tekster men link fx gerne til jeres hjemmeside eller et andet sted, med mere info. Vær kreativ, sjov og modig Brug ikke kun kanalen til at pushe budskaber og info om arrangementer. Tænk også i at vise hvem I er, og hvad I laver. Skriv indlæggene, så det bliver klart for læseren, hvad hun får ud af det/hvorfor hun skal vide det. Spilleregler Der skal være mulighed for at håndtere stødende kommentarer, fx ved at skjule dem eller blokere brugeren. Derfor anbefaler vi, at I udarbejder og offentliggør jeres egne spilleregler for indlæg. I kan også med fordel skrive, hvad jeres brugere kan forvente sig på siden. Eksempler på spilleregler: Vi giver plads til, at andre frit kan kommentere, og vi udøver ikke censur eller fordrejende redigering af andres indlæg og kommentarer, men vi forbeholder os ret til at slette et indlæg, hvis vi mener, at det: chikanerer navngivne medarbejdere, børn eller forældre indeholder eller omtaler personlige oplysninger eller personsager har kommerciel karakter strider mod gældende lovgivning for eksempel ved at være injurierende eller racistisk ikke skønnes relevant i forhold til denne sides formål eller på anden måde skønnes upassende I debatter vil vi fremme fairplay og sørge for lige forhold for alle deltagere. [Uddrag fra Odder Kommune] 5
Indlæggene skal holdes i en god tone. Indlæg, der indeholder chikane, mobning, nedladende kommentarer, personfølsomme oplysninger eller links til kommercielle sider samt politisk agitation, slettes. [Uddrag fra Randers Kommune] Ved overtrædelse af retningslinjer for siden Brug muligheden for at sanktionere, når personer overtræder retningslinjer og spilleregler. Ved en enkelt overtrædelse af spilleregler (fx indlæg/kommentarer i grim tone): Giv en advarsel. Ved grov eller gentagen overtrædelse af spilleregler (fx racistiske indlæg/kommentar): Fjern indlæg eller kommentarer fra siden. Ved gentagne grove overtrædelser af spilleregler (fx racistiske indlæg eller grim tone): Blokér brugeren fra siden. Vær opmærksom på, at I har pligt til at gemme slettede indlæg samt baggrunden for, at I slettede det. Og at det skal journaliseres helt som en klagesag. Det samme gælder, hvis I vælger at blokere nogen. I har også pligt til at sende en besked til vedkommende med baggrunden for sletning og/eller blokering. 6
Retningslinjer Når I benytter jer af Facebook eller andre sociale medier, skal I være opmærksomme på følgende forhold: Tavshedspligt Hvis I opretter en facebookside eller gruppe, skal alle regler for tavshedspligt opretholdes. Håndtering af personhenførbare oplysninger Som offentlig myndighed må vi ikke opfordre borgere til at oplyse personhenførbare oplysninger på kanaler, der ikke er sikre, herunder Facebook. Derfor skal beskedfunktionen på alle kommunens borgerrettede facebooksider være slået fra. Hvis I bringer billeder, skal I have tilladelser fra dem på billedet. Hvis der er børn under 15 år, skal I have tilladelse fra forældrene eller værgen. Mange vælger at gøre det i en generel fototilladelse. Hvis I anvender portrætbilleder SKAL I have særlig tilladelse fra den, der er på billedet. Her er det ikke nok med en generel tilladelse. I skal søge om tilladelse ved at bruge en fototilladelse, som skal journaliseres/opbevares. Læs mere om brug af billeder på mitbuf.kk.dk. Her finder I også skabelon til hhv. generel og særlig tilladelse. Journalisering Et indlæg fra en borger på en offentlig facebookside skal betragtes som en borgerhenvendelse, og journaliseringspligten gælder derfor også for indlæg på Facebook og andre sociale medier. Indlæg af generel karakter er dog ikke omfattet af journaliseringspligten. Enheder med egne facebooksider eller offentlige profiler på andre sociale medier har selv ansvar for at journalisere efter reglerne. Personsager: Sagsbehandling må ikke foregå på Facebook. Hvis der i et indlæg er personfølsomme oplysninger, skal indlægget slettes, og borgeren skal henvises til den rette kanal. Håndtering af trolling, sabotage og shitstorms: Kritik, der får karakter af kyniske, sarkastiske kommentarer til uskyldige indlæg, kan skjules med henvisning til facebooksidens spilleregler. Hvis I oplever en shitstorm, hvor et stort antal brugere kritiserer institutionen eller navngivne medarbejdere, så søg råd hos Kommunikationsteamet: kommunikation@buf.kk.dk. Gå ikke ind i diskussionen, anerkend henvendelsen og forsøg at lede kritikken hen til en en-til-enkommunikation på brugerens profil eller mail. Anbefalinger Hvis I gerne vil have/oprette en facebookside, så anbefaler vi i BUF Kommunikation udover ovenstående følgende: Opret en særlig medarbejderprofil: Som offentlig ansat/embedsmand, giver Facebook mulighed for at oprette en offentlig profil, herunder en lærerprofil. Se hvordan her. Hvis 7
medarbejdere skal være venner/have kontakt med børn, elever og/eller forældre via sociale tjenester fx Facebook, så opret en særlig medarbejderprofil til formålet. Medarbejderprofilen bør ikke indeholde private oplysninger udover navn, alder og profession. Undlad på denne profil at melde dig ind i grupper og lignende, der ikke har direkte sammenhæng med den faglige profil. Brug ikke skolens/institutionens officielle facebookside til særlig gruppe- eller temarelateret dialog, fx med en klasse, om et fag. Opret i stedet en gruppe eller særligt dialogforum til dette. Læs mere om oprettelse af grupper på Facebook. Al kommunikation med børn/elever skal overholde jeres egne retningslinjer og værdisæt. Det er medarbejderens ansvar at sikre sig, at der fx i grupper oprettet i undervisningsregi (af læreren) ikke er stødende indhold (mobning, diskriminerende sprogbrug etc.) eller stødende kommentarer i gruppen. Opretter man en gruppe på nettet for et fag, projekt eller en afdeling, er det den enkelte medarbejders ansvar at sikre, at dette forum ikke forsømmes, men altid fremstår med opdateret information. En uopdateret gruppe på Facebook er et ligeså dårligt visitkort som en uopdateret hjemmeside. 8
Sådan opretter I en virksomhedsprofil 1. Gå ind på www.facebook.dk. 2. Opret en medarbejderprofil til sidens administrator(er): Som offentlig ansat/embedsmand, giver Facebook mulighed for at oprette en offentlig profil, herunder en lærerprofil. Se hvordan her. 3. Gå derefter ind på Facebook igen. Hvis du ikke er logget ind, finder du nederst til højre på siden opret en side for en kendis, et band eller en virksomhed. Klik på den. Hvis du er logget ind, trykker du på pilen i højre hjørne, hvorefter du vælger den øverste Lav side. 4. Vælg virksomhed, organisation eller institution. 5. Vælg offentlig organisation og skriv navnet på jeres skole/institution. 6. Tryk på kom godt i gang. 7. Tilføj spilleregler for jeres side. Bud på tekst: Du er velkommen til at kommentere vores indlæg, men læs vores spilleregler først. Vi behandler ikke personlige sager på vores facebookside. Har du et spørgsmål i relation til en konkret sag, anbefaler vi dig derfor, at du ringer til os på tlf. XX XX XX XX. Her på siden deler vi billeder, gode historier og nyheder fra XX. Du er selv ansvarlig for det indlæg, du lægger op, og eventuelle ophavsretslige konsekvenser et indlæg måtte have. Vores spilleregler er lige til og lavet med tanke på, at der skal være plads til os alle. Derfor: Hold altid en høflig, venlig, hensynsfuld og passende tone. Skriv ikke kommentarer eller indlæg, der er injurierende, racistiske eller på anden vis i strid med lovgivningen. Reklamer og kommercielle indlæg vil blive slettet uden varsel. Skriv ikke personlige oplysninger om hverken dig selv eller andre. Indlæg, der indeholder personfølsomme oplysninger, vil blive fjernet uden varsel. Hvis du ikke overholder vores retningslinjer, forbeholder vi os retten til: At give dig en advarsel At fjerne indlæg eller kommentarer fra siden og blokere brugere fra siden. 8. Indsæt evt. link til jeres hjemmeside. 9. Vælg en unik facebook-adresse fx facebook.com/xxskolen (det gør det lettere at finde jer). 10. Upload et billede til jeres virksomhedsprofil. Vælg ikke et billede af en person. 11. Tilføj siden til dine favoritter, hvis du vil have let ved at finde tilbage til siden. 12. Angiv målgruppe for siden. Siden vil være synlig for alle men vil være lettere at finde for de personer, du angiver til at være i din målgruppe. Jeres side er nu oprettet og klar til brug. Facebook tilbyder dig en tur rundt i de muligheder, du har, når du skal bruge siden. Det er en god idé at kigge det igennem. 9
Forældre- og skolebestyrelser Hvis en forældre- eller skolebestyrelse ønsker at oprette en gruppe eller en profilside i skolens/institutionens regi som en del af bestyrelsesarbejdet, så vil siden være omfattet af Børneog Ungdomsforvaltningens retningslinjer, som fremgår ovenfor. Det skyldes, at skole- og forældrebestyrelser træffer beslutninger i kommunalt regi. Brug af sociale medier i arbejdstiden I Københavns Kommune er det tilladt at bruge chat og sociale medier i det omfang, at tjenesterne er godkendte og det er foreneligt med medarbejderens varetagelse af sit daglige arbejde i kommunen. Der må dog ikke via disse tjenester udveksles fortrolige oplysninger, herunder person- og værdioplysninger vedrørende kommunens forhold eller sager. Guide: Facebook på jobbet Som supplement til denne vejledning har vi udarbejdet guiden: Facebook på jobbet, der beskriver retningslinjer og rammer for medarbejdernes private brug af Facebook og andre sociale medier i arbejdstiden. Guiden er tænkt som inspiration, og kan bruges som afsæt til at udarbejde en kommunikationspolitik/mediepolitik på skolen eller i klyngen. For den, som vil i dybden Se også kommunens Strategi for sociale medier 2016-18. Strategien udstikker rammerne for hele Københavns Kommunes brug af de sociale medier og ligger til grund for denne vejledning. 10