Udkast til. Politik og strategi for de sociale medier i Struer Kommune

Transkript

1 Udkast til Politik og strategi for de sociale medier i Struer Kommune

2 POLITIK FOR DE SOCIALE MEDIER Der sker i disse år en skelsættende udvikling i mediebillet, hvor sociale medier spiller en stadig større rolle ikke mindst i kraft af udbredelsen af internetopkoblede mobiltelefoner og tablets. Sammenholder vi udviklingen i mediebilledet med borgernes stigende forventning til at være i dialog med de institutioner, som er en del af deres hverdag, ligger der her et potentiale for skabelsen af en konstruktiv dialog mellem borgere og kommune (også omkring udvikling af kommunens serviceydelser etc). Det en udvikling, som styrker demokratiet, samskabelsen og medborgerskabet. Når Struer Kommune får mulighed for at åbne sig mere op via de sociale medier, vil kommunen fremstå ikke blot som myndighed, men også som aktiv medspiller. Tilstedeværelsen på de sociale medier styrker kommunens troværdighed og legitimitet samt understøtter processen med at brande sig som en attraktiv kommune overfor såvel borgere, potentielle tilflyttere som omverdenen generelt. Struer Kommune vil være aktivt til stede på de sociale medier og til stadighed have fokus på, hvordan mulighederne kan bruges positivt og proaktivt. 1. Formålet med politik for sociale medier Politik for sociale medier udstikker de værdier og retningslinjer, som medarbejdere og politikere i Struer Kommune skal overholde, når de kommunikerer på de sociale medier og skaber sammenhæng mellem ord og handling. Formålet med Struer Kommunes tilstedeværelse på de sociale medier er at brande og markedsføre kommunen understøtte bosætningsindsatsen understøtte strategiske projekter som Lydens By og Turistområdet etc. lede borgerne ind på kommunens hjemmeside, hvor de kan anvende de kommunale selvbetjeningsløsninger formidle nyheder Opsamle viden og ideer fra borgerne bringe kommunen i øjenhøjde med borgerne og styrke relationerne med borgerne styrke samskabelse med borgere, virksomheder, foreninger og andre interessenter 2. En del af noget større Politik for de sociale medier er en delpolitik under den overordnede kommunikationspolitik og er derfor underlagt de overordnede værdier, leveregler og retningslinjer, der fremgår heraf. Sociale medier er åbne kommunikationsfora. Det er derfor vigtigt, at både politikere og medarbejdere i Struer Kommune anvender de sociale medier med omtanke og følger de overordnede retningslinjer og specifikke leveregler, der er angivet. 3. Leveregler og retningslinjer for brug af de sociale medier De sociale medier er vigtige kommunikationsplatforme for Struer kommunen og er med til at tegne ansigtet ud mod borgerne og omverdenen. Derfor gælder der særlige leveregler og retningslinjer for god adfærd på nettet For alle brugere af de sociale medier Hold en god tone. Struer Kommune har mulighed for at slette kommentarer, såfremt disse ikke er i overensstemmelse med god tone etc For Borgere Drøft ikke personsager på nettet Skriv ikke spørgsmål til politikere her må der henvises til politikernes egne sites

3 3.3. For politikere Siderne må ikke bruges til partipolitiske indlæg eller reklame Siderne må ikke bruges til at diskutere politiske spørgsmål mellem politikere og fagområder Hvis en borger indleder en dialog med kommunen omkring en given sag/spørgsmål, må politikerne ikke blande sig i debatten, men i stedet lade xxxx stå for kommunens officielle svar For medarbejdere Medarbejdere ved Struer Kommune må ikke bruge siderne til personlige eller politiske kommentarer Medarbejdere i Struer Kommune må ikke udtale sig om spørgsmål stillet på de sociale sider.

4 STRATEGI FOR DE SOCIALE MEDIER 4. Formålet med strategi for de sociale medier Strategien skal ses dels som et overordnet værktøj, der skal sikre kvalitet og ensartethed i Struer Kommunes tilstedeværelse på de sociale medier, og dels som en plan for, hvorledes kommunen kan udvikle relationerne til borgerne og det omgivende samfund. 5. Valg af sociale medier Hvilke sociale medier er det relevant at være på? Faktiske tal fra 2015 viser, at de sociale medier har vundet indpas i danskernes hverdag. 74 % af danskerne er på Facebook, 32 % er på LinkedIn, 18 % er på Snapchat, 17 % er på Instagram og 12 % er på Twitter. Baseret på flere andre kommuners erfaringer koncentrerer Struer Kommune i første omgang sin tilstedeværelse på henholdsvis Facebook og LinkedIn. Det er disse to platforme, som har den største udbredelse i befolkningen, og det er her, at man har høstet de fleste brugbare erfaringer. Der kan i det omfang de ikke allerede eksisterer oprettes Facebookprofiler i decentralt regi. Aktuelt findes der blandt andet profiler hos Struer Bibliotek, Europe Direct Struer, Struer Musikskole etc. 6. Strategi 6.1. Strategi for Struer Kommune på Facebook Overordnet formål Hensigten med Struer Kommunes tilstedeværelse på Facebook er at fungere som platform for Branding og imagepleje At gøre kommunen kendt som en synlig, kompetent og innovativ kommune både over for borgere, potentielle tilflyttere og kommunens mange ansatte At give borgerne en god oplevelse med kommunen som nærværende og let at komme i kontakt med At etablere et fællesskab om det at leve i og være en del af Struer Kommune samt at øge bevidstheden om muligheden for at deltage i demokratiet og fungere som aktiv medborger Service At hjælpe borgerne videre til rette afdeling, medarbejder eller selvbetjening på hjemmesiden At forbedre og udvikle kommunens service gennem input fra borgerne At understøtte Struer Kommunes digitaliseringsproces, hvor borgerbetjeningen ændres fra personlig betjening til selvbetjening via nettet Informationsdeling At formidle kendskab til og viden om kommunens tilbud, service og nyheder At skabe åbenhed og gennemsigtighed om kommunens aktiviteter At skabe rammer for videndeling og udveksling af ideer eksempelvis mellem Struer Kommune og borgerne eller borgerne indbyrdes At opfordre og involvere borgere og virksomheder til at komme med nye ideer, løsninger og udvikling af kommunale serviceydelser Målsætninger Inden udgangen af 2017 har denne profil 4000 følgere Målgrupper Målgruppe 1 er borgere +25 år o Børnefamilier o Stærke seniorborgere Målgruppe 2 er borgere år Indhold Erfaringer fra andre kommuner viser, at det indhold, der har borgernes største interesse er:

5 Gode historier fra kommunen Nyheder fra eks. byrådet eller udvalg Service og lokale tilbud Underholdning og profiler af kommunens medarbejdere Organisering og monitorering xxx er ansvarlig for at At udarbejde indholdsplan for den overordnede facebookprofil for Struer Kommune At udarbejde guidelines for det gode indhold. o Disse guidelines kan bruges i forhold til de mange eksisterende facebookprofiler, der findes i kommunen. At opdatere den overordnede Facebook-profil for Struer Kommune At Struer Kommunes facebookprofil monitorere siden indenfor normal åbningstid fra mandag til fredag At en henvendelse videresendes til det relevante medarbejder/fagområde/udvalg. o Fagpersonalet udarbejder et kort informativt svar (ikke sagsbehandling, men henviser hvis nødvendigt til videre telefonisk eller personlig henvendelse) og sender svaret tilbage til facebookansvarlig medarbejdere. At borgere indenfor 24 timer får en bekræftelse på, at kommunen har modtaget deres henvendelse samt det informative svar At de facebookansvarlige medarbejdere poster svaret, så spørgeren og andre kan se det. Den enhed eller medarbejder der besvarer spørgsmål fra borgerne har også journaliseringspligten. Centercheferne er ansvarlige for de Facebook-profiler, der ligger under deres respektive ressortområder, herunder for at de decentrale profiler monitoreres af de decentrale enheder i overensstemmelse med de overordnede retningslinjer og guidelines at spørgsmål der ikke vedrører det decentrale område videreformidles til xxx 6.2. Strategi for Struer Kommune på LinkedIn LinkedIn er Danmarks største faglige netværk med ca. 1.8 millioner brugere. Vi ser derfor LikedIn som en attraktiv platform for at brande Struer overfor erhvervslivet og jobsøgende Overordnet formål Hensigten med Struer Kommunes tilstedeværelse på LinkedIn er. Employer-branding At brande Struer overfor virksomheder, jobsøgende etc. At brande Struer Kommune som en god arbejdsplads At rekruttere og tiltrække nye medarbejdere til området Generel branding At understøtte ønsket om, at Stuer bliver kendt og anerkendt som kompetent og innovativ At markedsføre Struer som et godt sted at bo, arbejde, drive virksomhed og besøge Målsætninger At Struer Kommune LinkedIn-profil har følgere ved udgangen af Målgrupper Medarbejdere Potentielle medarbejdere Virksomheder og samarbejdspartnere Indhold Jobopslag, arrangementer, projekter og nyheder, der har målgruppernes interesse Visioner og udvikling

6 Branding af kommunen som arbejdsplads og som et område, hvor der er gode job- og karrieremuligheder Branding af kommune som et godt sted at bo, arbejde og drive virksomhed Organisering og monitorering xxx er ansvarlig for at varetage overvågningen af siden sørge for at lægge opslag ud på siden udarbejde en indholdsplan for kommunens LinkedIn-profil fremfinde og udvælge relevant indhold for vores målgrupper integration mellem kommunens LinkedIn-profil og kommunens hjemmeside 7. Fra holdning til handling For at sikre aktivitet og tilstedeværelse på de sociale medier, skal der være fokus på drift og udvikling såvel centralt som decentralt og på en stadig opfølgning herpå Mobilisering af medarbejdere LinkedIn er et netværk og de bedste ambassadører er vores egne medarbejdere. En aktivering af medarbejderne vil således give stor synlighed. Derfor vil xxx tage initiativ til At udarbejde en vejledning til udarbejdelse af en LinkedIn-profil, herunder grundig udfyldelse af beskæftigelse og erhvervserfaring, så det fremgår at de er ansat ved Struer Kommune og hvad de beskæftiger sig med At afholde kurser/oplæg for ledergrupper/afdelinger og støtte til oprettelse/ajourføring af decentrale profiler At opfordre ledere og medarbejdere til at dele opslag/statusopdateringerne fra kommunens LinkedIn-profiler og selv skrive opslag med gode eksempler fra deres arbejdspladser Overordnet ansvar for udvikling og drift xxx er ansvarlig for udarbejdelse af politikker og strategier for de sociale medier og for formidling og implementering heraf. xxx skal varetage udvikling og drift af kommunens officielle kanaler og profiler samt til at vejlede i forhold til indhold, decentrale kanaler og aktiviteter. xxx har det overordnede ansvar for udvikling og drift af kommunens officielle kanaler og profiler og skal sikre aktivitet og tilstedeværelse på de 2 overordnede sociale profiler på Facebook og LinkedIn i Struer Kommune. xxx har kompetencer og ressourcer til at vejlede i forhold til retningslinjer, decentrale kanaler, indhold og aktiviteter Decentralt ansvar Centercheferne er ansvarlige for Facebookprofiler aktivitet og tilstedeværelse indenfor eget ressortområde og på at profilerne anvendes i overensstemmelse med retningslinjerne i denne politik herunder svartider, indhold etc.