Kontraktbilag 1 - Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Sagsnummer: 1-23-4-72-16 Udbud af vaskeriydelser Nr. Dato for Spørgsmål Dokument som spørgsmålet vedrører Spørgsmål Svar Dato for offentliggørelse 1 24-05-2017 Kontraktbilag 2 Kravspecifikation konkurrenceparametre Ordregiver er blevet opmærksom på, at der er sket en fejl i forbindelse med fordelingen af den procentvise vægtning af konkurrenceparametrene på underkriteriet "Kvalitet". Derfor er der lagt en ny udgave af "Kontraktbilag 2 Kravspecifikation konkurrenceparametre" på hjemmesiden. Det er udelukkende de angivne vægtninger af konkurrenceparametrene, som er ændret i dokumentet. 24-05-2017 2 31-05-2017 3 31-05-2017 4 31-05-2017 Hvis et datterselskab udfører opgaven og det er moderselskaber der afgiver tilbud, skal begge så udarbejde ESPD? Hvis et datterselskab selv opfylder minimumskravene for udvælgelse, kan de så afgive tilbud selvstændigt og uden moderselskabet? Såfremt der sker en fusion mellem to koncernforbundne selskaber i perioden, skal der så vedlægges ESPD fra begge virksomheder? 5 31-05-2017 Er det muligt, at vare- og vaskeprøverne anonymiseres? Situationen vil være omfattet af pkt. 6.4 i udbudsetingelserne, og begge selskaber skal derfor udarbejde ESPD og vedlægge det ansøgningen. Ligeledes skal der udfyldes en støtteerklæring i forbindelse med ansøgningen. Ja Hvis der er tale om en egentlig selskabsretlig fusion, er der ikke behov for at vedlægge ESPD for det selskab, som ansøger/tilbudsgiver vil fusionere med, medmindre ansøger/tilbudsgiver ønsker at basere sig på det pågældende selskabs kapacitet (i relation til opfyldelse af minimumskrav for deltagelse og/eller udvælgelse til prækvalifikation) i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation. Region Midtjylland mener ikke, det er nødvendigt at anonymisere vare- og vaskeprøver og ønsker derfor ikke at bruge ressourcer herpå. Region Midtjylland er dog meget opmærksom på at sikre lighedsprincippet for alle tilbudsgivere i forbindelse med evalueringen og sørger naturligvis for, at dette sker, selvom prøverne ikke er anonymiserede.
6 31-05-2017 Kan man bruge vaskeprøverne som referenceprøve, når brugen af tøjet vil påvirke tøjet udseende og tilstand? 7 31-05-2017 Udbudsbekendtgørelsen Hvad skal der til, før I slår til på det indledende tilbud? 8 9 10 11 31-05-2017 Kan man tage en ekstra runde, hvor de prækvalificerede leverandører og midtvask kigger artiklerne på tilbudslisten? 31-05-2017 Udkast til kontrakt Hvad er definitionen på underleverandører? 31-05-2017 Udbudsbekendtgørelsen Fremgår det hvad kontraktbeløbet størrelse er? 31-05-2017 Hvad er helt præcist skalkrav i udbuddet, og kan de frafaldes? Region Midtjylland vurderer, at regionen vil have gavn af, at have en referenceprøve, hvis det skulle vise sig, at kvaliteten i det leverende fra leverandøren bliver mærkbart ringere end det tilbudte. Referenceprøven vil danne udgangspunkt for den dialog, Region Midtjylland vil have med leverandøren, hvor leverandøren vil blive bedt om at forklare, hvorfor de leverede artikler i givet fald ikke har samme kvalitet som i referenceprøven. Region Midtjylland frafalder muligheden for at slå til på det indledende tilbud. Region Midtjylland finder det ikke nødvendigt at afholde en runde med de prækvalificerede leverandører og midtvask. I stedet bliver tilbudslisten præciseret. Derudover kan Region Midtjylland drøfte tilbudslisten i forbindelse med forhandlingsrunderne med de prækvalificerede leverandører. Region Midtjylland forstår underleverandører i forhold til pkt. 6.1 i kontrakten som alle underleverandører af såvel tjenesteydelser som varer. Region Midtjylland vil dog ved håndhævelse af bestemmelsen inddrage i vurderingen, i hvilket omfang det er realistisk at indhente valid dokumentation fra underleverandører i tredjelande, herunder med hvilken tidsfrist. Endvidere kan Region Midtjylland i sådanne tilfælde vælge i stedet at lade sig betrygge af øvrige foranstaltninger, som Leverandøren kan påvise at have udført til sikring af arbejdstagerrettigheder hos underleverandørkæden i udlandet. Nej. Det er overordentlig vanskeligt at estimere kontraktværdien, dels fordi opgaven ikke er identisk med den, som varetages pt., dels fordi forbrug nemt vil kunne ændre sig, og dels fordi kontrakten ikke tidligere har været konkurrenceudsat, og priserne derfor må forventes at falde, uden at omfanget af faldet dog kan forudses mere præcist. Region Midtjylland har derfor valgt at afholde sig fra at komme med et gæt på en kontraktværdi. I udbudsmaterialet er alt skalkrav, hvis det ikke står anført som et mindstekrav eller et konkurrenceparametre. Dermed har f.eks. kontrakten og tilbudslisten også status som skalkrav.
12 31-05-2017 Kontraktbilag 2 Kravspecifikation konkurrenceparametre Er der et misforhold i vægtningen af konkurrenceparametrene? Region Midtjylland har lavet en række delkriterier og konkurrenceparametre. Det kan godt anføres, at de eventuelt burde have en anden vægtning. Vægtningen skal dog også ses i forhold til, at der i udbuddet er oplistet en række minimumskrav til bestemte forhold vedrørende vaskeriydelsen, samt at der i kontrakten indgår bodsbestemmelser, der har til formål at sikre blandt andet det nødvendige kvalitetsniveau og leveringsopfyldelse. 13 31-05-2017 Kontraktbilag 2 Kravspecifikation konkurrenceparametre Kan der skrives i et andet format og kan der henvises til bilag, når der skal svares på konkurrenceparametrene? Ja. Det kan man godt. Region Midtjylland vil gerne, at leverandøren i den forbindelse har en tydelig struktur i det afleverede materiale, så det f.eks. er nemt at se, hvilke bilag der hører til hvilken besvarelse. 14 15 31-05-2017 31-05-2017 Kontraktbilag 2A Krav til vask af RM uniformer Kontraktbilag 2C Beskrivelse af vogne (inkl. option) Det står lidt uklart i forhold til t-shirts i kontraktbilag 2A Er det eksakte mål for de vogne, der er beskrevet i kontraktbilag 2C, eller er der en tolerance? Region Midtjylland præciserer teksten om t-shirts og uploader en ny version af kontraktbilag 2A. Vognene skal passe ind i hospitalernes fysiske rammer. De angivne mål skal ses som mål for de vogne, der i dag er på hospitalerne. Region Midtjylland har opdateret en ny version af Kontraktbilag 2C, hvor det står beskrevet, at vognene kan variere op til 10 cm på længde og bredde i forhold til det angivne. Vognene må ikke være højere end det angivne af hensyn til arbejdsmiljøkrav. 16 31-05-2017 Kontraktbilag 2E Fakturaeksempel Skal I bruge oplysningen om "efterbehandling" i fakturaeksemplet? Region Midtjylland fjerner den pågældende kolonne vedrørende "efterbehandling" og uploader en ny version af kontraktbilag 2E.
17 Tilbudslisten er uklar. Er det muligt at få udleveret regionalt design og få en prøve på artiklerne? Og er der en tolerance for størrelserne? Region Midtjylland har præciseret tilbudslisten, så den er mere gennemsigtig for tilbudsgiverne. Region Midtjylland anerkender, at der er skrevet en række interne betegnelser, som kan forvirre. F.eks. er multilagen grundlæggende blot er et almindeligt hvidt lagen, men fordi det har flere anvendelsesmuligheder på hospitalerne, så er den artikel blevet navngivet på den måde. Region Midtjylland uploader en ny tilbudsliste, hvor der er beskrevet yderligere, og hvor der er angivet tolerance for størrelser og kvalitet. Samtidig fremsendes artiklerne til vaskeprøverne tidligere og således ikke kun til de prækvalificerede leverandører. Tilbudsgiverne skal til Region Midtjyllands kontaktperson fremsende oplysninger om, hvor prøverne skal sendes til. Det regionale design vil fremgå af den fremsendte kombidyne. Ligeledes vil det regionale design blive uploadet som en fil på www.udbud.rm.dk sammen med det øvrige udbudsmateriale. 18 19 20 21 Er det muligt at præcisere, hvor logoet skal være placeret henne? Hvordan ser transfers ud? Skal de anførte mopper i tilbudslisten passe til et bestemt rengøringssystem? Region Midtjyllands ensretning af linned vil betyde, at det bliver dyrere. Samtidig er der en bekymring for, at linned ikke kommer retur til vaskeriet, når Region Midtjylland ikke ønsker logo på tøjet. Ja. Region Midtjylland vil naturligvis gerne oplyse, hvor det skal være placeret. Det vil fremgå af de fremsendte vaskeprøver. Transfers vil fremgå af de artikler, der fremsendes til vasketest. Der er ikke et bestemt rengøringssystem på de pågældende enheder. Mopperne skal passe til de anførte mål i tilbudslisten. Tilbudslisten er blevet udvidet, således at leverandørerne har mulighed for at tilbyde alternative mopper udover de moppetyper, der er oplistet. Region Midtjylland har i forbindelse med Spar1519 besluttet af ensrette sit sortiment og lave færre artikler. Region Midtjylland er opmærksom på, at der hvor der kræves specialartikler, så vil der være dyrere, end hvis der kan bydes ind med hyldevarer. I forhold til logo fra leverandøren, så skal det bemærkes, at det primært handler om, at logoet ikke er for tydeligt/dominerende. Det handler således primært om, hvor tydeligt og hvilken fremtrædende plads logoet har på f.eks. patienttøjet. 22 De produkter, hvor Region Midtjylland forventer at overgå til engangsartikler, kan leverandøren der byde ind med andre artikler? Region Midtjylland vil gerne imødekomme, at ved artikler markeret med (note 3) i tilbudslisten, er det muligt at levere noget, der i forvejen er i leverandørens sortiment, men det skal have samme funktionalitet som det beskrevne i tilbudslisten.
23 Hvad gør Region Midtjylland i forhold til vaskesække? Region Midtjylland vil overgå til engangsplastiksække. Det vil være regionens forskellige enheders ansvar at indkøbe de nødvendige plastiksække, som stilles tilrådighed for leverandøren. 24 På baggrund af ovenstående ændringer forlænges ansøgningsfristen til den 7. juli 2017 kl. 12.00, og der uploades en ny og uddybet version af tilbudslisten, en ny version af kontraktbilag 2A, 2C og 2E, en fil med det regionale design, en ændringsbekendtgørelse samt en ny version af udbudsbetingelserne. I udbudsbetingelserne er der gennemført følgende ændringer: N/A Punkt 4: Tidsplanen er opdateret. Punkt 7.2 og 7.3: Opdateret med ny ansøgningsfrist og ny adresse og kontaktperson for aflevering bemærk at ansøgning nu skal indleveres i Aarhus. Punkt 8.2: Er slettet. Punkt 8.1 Sidste sætning fra det tidligere punkt 8.2 er tilføjet i første afsnit 25 07-06-2017 26 07-06-2017 27 07-06-2017 28 07-06-2017 N/A Kontraktbilag 3 Tilbudsliste Er det på nogen måde muligt at få en e-mail advisering, hvis/når der kommer spørgsmål/ændringer mv. til udbuddet omkring vaskeriydelser til Region Midtjylland? Vil oplægget fra informationsmødet blive oploadet på www.udbud.rm.dk? Rettelse til svaret på spørgsmål 17. Når Region Midtjylland under pkt. 17 i spørgsmål-svar, nævnes, at Region Midtjylland fremsender vaskeprøverne inden prækvalifikationen er afklaret. Når Region Midtjylland nævne vaskeprøver i denne sammenhæng, menes der så de i udbuddet benævnte vareprøver og det Region Midtjylland benævner vaskeprøver, eller er det kun vaskeprøver der menes? Region Midtjyllands system kan desværre ikke levere en e-mail advisering, når der kommer nyt på hjemmesiden vedr. vaskeriudbuddet. Oplægget er uploadet til www.udbud.rm.dk. Det bemærkes, at datoer for ansøgningsfrist og spørgefrist er ændret i overensstemmelse med den nye tidsplan for ikke at risikere at forvirre. Der er ikke i øvrigt foretaget ændringer i oplægget. I svaret på spørgsmål 17 fremgår bl.a. følgende: "Region Midtjylland uploader en ny tilbudsliste, hvor der er beskrevet yderligere, og hvor der er angivet tolerance for størrelser og kvalitet." Det er imidlertid en fejl, at der står "og kvalitet", da de angivne tolerancer alene vedrører størrelser. Region Midtjylland fremsender udelukkende de i udbudsbilag 2 oplistede vaskeprøver (som tilbudsgiver skal vaske 25 gange). Efter at have præciseret tilbudslisten er det Region Midtjyllands vurdering, at det ikke er nødvendigt at sende vareprøver på yderligere dele af det udbudte sortiment. 07-06-2017 07-06-2017 07-06-2017 09-06-2017
29 07-06-2017 30 08-06-2017 31 08-06-2017 Hvorvidt kan kontrolbuddet fra midtvask medføre, at en eller begge delaftaler tildeles MidtVask? Pkt 11 i spørgsmål/svar stilles 2 spørgsmål, nemlig en præcisering af skalkrav samt en stillingtagen til om disse kan frafaldes, det sidste svares der ikke på. Ved gennemgangen af de fremsendte slide fra mødet d. 31 maj, mangler den slide fra præ kvalifikations gennemgangen der beskrev vigtigheden af ansøgernes erfaring med leverancer til hospitaler og lignende, dette må være en fejl? Regionsrådet har besluttet, at der ikke kun må være én vaskerileverandør i Region Midtjylland. Kontrolbuddet fra midtvask kan dermed højest resultere i, at midtvask tildeles én af de to delaftaler, der udbydes i denne omgang. Region Midtjylland kan vælge at frafalde skalkrav, hvis det i forbindelse med forhandlinger skulle vise sig, at en eller flere leverandører kan komme med gode argumenter for, hvorfor dette skulle ske. Region Midtjylland har ikke fjernet plancher i forhold til det oplæg, der blev fremlagt på informationsmødet den 31. maj 2017. På slide 10 har Region Midtjylland skrevet, at "Referencer med levering til hospitaler vægtes højt". 09-06-2017 09-06-2017 09-06-2017 32 09-06-2017 Er de opgivne størrelser(produktets mål) på tilbudslisten Kontraktbilag 3 Tilbudsliste konsekvent efter eller før vask? 33 09-06-2017 Vores leverandører forbeholder sig ret til +/- udsving, derfor er det ikke muligt at opfylde tilladt udsving + 5%. Kontraktbilag 3 Tilbudsliste Størrelserne er efter vask. Region Midtjylland har indarbejdet tolerancer i tilbudslisten, og på nuværende tidspunkt ser Region Midtjylland det ikke som hensigtsmæssigt at fravige de angivne tolerancer. Det bemærkes, at der er tale om skalkrav, jf. svar på spørgsmål 30. Dog skal det endelige tilbud leve op til de endelige specifikationer. 35 09-06-2017 36 09-06-2017 N/A Udkast til kontrakt Kan vi få oplyst midtvask leverandører på produkterne (tilbudslisten), og har vi adgang til at indkøbe på samme vilkår? Vil man tillade at vi går til andre leverandører og beder disse kopiere det Regionale dessin (midtvask Duvet)? Spørgsmålet er under afklaring, og besvarelse følger snarest. Ja, i overensstemmelse med pkt. 15.1.1 i udkast til kontrakt erhverver leverandøren ved kontraktindgåelsen en brugsret til designet. Denne brugsret kan også udnyttes via en underleverandør. Bemærk dog, at det følger af bestemmelsen, at brugsretten alene gælder til opfyldelse af denne kontrakt. Designet må således ikke kopieres til brug for andre end Region Midtjylland. 37 09-06-2017 Udkast til kontrakt 38 12-06-2017 Kontraktbilag 2C Beskrivelse af vogne (inkl. option) Vil regionen efter evt. kontraktudløb, tilbagekøbe den cirkulerende pulje af tekstiler der fremgår med Region Midt logo? Nej, Region Midtjylland kan ikke på nuværende tidspunkt forpligte sig til at tilbagekøbe artikler ved kontraktudløb. Region Midtjylland er blevet opmærksom på, at der er behov for, at leverandørerne leverer en beskrivelse og et billede af det træksystem, der er på de vogne, som leverandørerne tilbyder. Det er for at sikre, at vognene har det korrekte træksystem, som beskrevet i kontraktbilag 2C. Tilbudsgiverne bedes således inkludere en sådan beskrivelse og billede i deres tilbud.
39 14-06-2017 Kontraktbilag 3 Tilbudsliste For at sikre den korrekte vaskeproces vil vi gerne have udleveret datablade for hver model, der skal gennemgå vasketest. Der sidder desværre ikke labels i tøjet, hvor vi kan se metersammensætningen for de enkelte modeller. Indholdet af artiklerne til vasketesten fremgår af tilbudslisten under kolonnen "krav til materiale". Leverandørerne har metodefrihed i forhold til vask af artiklerne blot at det sikres, at artiklerne til vasketesten vaskes 25 gange, og der kun anvendes svanemærkede produkter jf. kontraktbilag 2: Kravspecifikation mindstekrav og skalkrav (pk 5.1). 40 15-06-2017 41 15-06-2017 42 15-06-2017 Ordregiver beder om dokumentation for Ansøgers relevante erfaring og skal fremsende underskrevet referenceliste. Ønsker Ordregiver, at tilbudsgivers referencer skal underskrive listen? På informationsmødet fremgik det, at vi sammen med ansøgning til præ-kvalifikationen skal fremsende serviceattest. Ønsker Ordregiver, at vi ligeledes fremsender årsregnskab sammen med de øvrige bilag til Prækvalifikationsansøgningen? Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at rekvirere flere vareprøver og vaskeprøver hvis det er nødvendigt for processen: Er det muligt at Region Midt vil forberede os på om hvornår dette kan komme på tale, hvor mange styk det vil dreje sig om og kan det være fra hele tilbudslisten. Nej, referencelisten skal blot underskrives af en person, som er tegningsberettiget for ansøger, således at ansøger indestår for, at oplysningerne i referencelisten er korrekte. Årsregnskab behøver ikke at blive fremsendt sammen med prækvalifikationsansøgningen, det er særligt serviceattesten, ordregiver gerne vil have på dette tidspunkt. Men hvis ansøger foretrækker at sende det hele samlet sammen med prækvalifikationsansøgningen, er det helt ok at gøre det. Det er ikke muligt at konkretisere, hvornår yderligere vare- og vaskeprøver kan komme på tale og for hvilke positioner. Det er dog forventningen, at det ikke vil blive aktuelt at indhente yderligere vareprøver og vaskeprøver, men det kan vise sig mod forventning at blive nødvendigt. 43 15-06-2017 44 15-06-2017 Udbudsbilag 2 Fortegnelse over vareprøver Vareprøver og vaskeprøver skal stemme overens med det tilbudte og således være påført logo hvor dette kræves, samt have gennemført det krævede antal vaske (efter påførsel af logo). Derfor vil vi spørge om at få disse transfers tilsendt sammen med anvisning om rette placering. Vi modtog kun 5 stk. hvid og 5 stk. farvede transfers sammen med vaskeprøverne. Er det her også i orden at sætte vores ejermærke på prøverne. Hvordan ønsker Regionen at størrelsen af prøverne skal fremstå, med tryk? Transfers er alene medsendt, for at ansøgerne kan se, hvordan de ser ud. Prøverne behøver således ikke være påført ordregivers logo. Derimod skal prøverne have tilbudsgivers logo påført, hvis tilbudsgiver ønsker at have logo på i en eventuel kontraktperiode. Det er ikke helt klart, hvad der spørges til. Størrelsen af prøverne skal stemme overens med specifikationerne i tilbudslisten. 45 15-06-2017 Udbudsbilag 2 Fortegnelse over vareprøver 46 15-06-2017 Udbudsbilag 2 Fortegnelse over vareprøver 47 15-06-2017 Udbudsbilag 2 Fortegnelse over vareprøver Vedr. nr. 30. Svøb. Vaskeriernes leverandør af svøb(b6) oplyser at mål er 75 x 75 cm og kvalitet 200 g/m2, vil disse kunne accepteres? Vedr. nr. 32 & 68. Fiberklude, kan kvalitet 30% polyamid, 70 % polyester accepteres, da det er det de såkaldte mikrofiber klude der bruges i dag indeholder. Vedr. nr.33 & 69. Fiber vægmopper, kan 30 cm accepteres øverst og 25 cm nederst, leverandøren kalder dem 25 cm, fordi de er trompet formede. Ordregiver ønsker som udgangspunkt, at angivne mål, materialesammensætninger etc. overholdes. Dog er ordregiver villig til i forhandlingsfasen at se på mulighederne for at imødekomme ønsker om alternativer, hvor dette kan give mening. Se svar på spørgsmål 45. Se svar på spørgsmål 45.
48 15-06-2017 Kontraktbilag 2 Kravspecifikation mindstekrav og skalkrav Kan Oeko-tex Standard 100 krav til materialer fraviges på Rengørings-artiklerne? 49 15-06-2017 Kontraktbilag 3 Tilbudsliste Vedr. nr. 17. Undertrøjer med korte ærmer, vil kvalitet 50% bomuld, 50% polyester kunne accepteres. Den kvalitet som tilbudslisten beskriver er ikke et standard garn og det vil tage min. 8 uger at få vævet stof. 50 15-06-2017 Kontraktbilag 3 Tilbudsliste Vedr. de 2 dyner som vi har modtaget til vaskeprøver, så er de forsynet med en produktbeskrivelse som ikke er i overensstemmelse med det oplyste i tilbudslisten. På dynerne står: g/m2 weight: 2x200 g/m2, Filling weight: 2x590g. Er det det udbudte produkt som vi vasketester? Se svar på spørgsmål 45. Se svar på spørgsmål 45. Spørgsmålet er under afklaring, og besvarelse følger snarest.