Indførelse af årshjul til arbejdsmiljøarbejdet i Kriminalforsorgen

Indførelse af årshjul til arbejdsmiljøarbejdet i Kriminalforsorgen Direktoratet for Kriminalforsorgen har udarbejdet en fremadrettet strategi for arbejdsmiljøarbejdet i Kriminalforsorgen. Denne indbefatter et årshjul og medfølgende tekstmateriale, der tilsammen skal støtte op om arbejdsmiljøarbejdet både centralt og på de lokale tjenestesteder. Det vil fortsat være muligt at arbejde med lokale årshjul eller andre former for systematisering og organisering af arbejdsmiljøarbejdet lokalt. Hensigten med det nye årshjul er også at etablere en tættere relation mellem Direktoratet og tjenstestederne. Derfor er der visse krav, der ikke kan tilpasses lokalt, men nødvendigvis må efterkommes af alle, for at sikre den systematik årshjulet skal afstedkomme. I tekstmaterialet, der kan læses på de følgende sider, vil det fremgå hvilken systematik, der skal efterkommes. Årshjulet er planlagt til opstart det fjerde kvartal i 2012, dvs. d. 1. oktober 2012. Med udgangen af 2013 evaluerer Direktoratet arbejdet med årshjulet. Der vil således være mulighed for tilretninger efterfølgende. Vi ser frem til samarbejdet om det nye årshjul. Med venlig hilsen Vicedirektør Ole Hansen & CAU pg. 1

Vigtige forkortelser AMO: Betyder arbejdsmiljøorganisationen. AMO omfatter alle ansatte. Vi kan både tale om Kriminalforsorgens AMO, hvilket inkluderer os alle, og vi kan tale om den lokale AMO, der kun omfatter det lokale tjenestested. I dette tekstmateriale betyder AMO hele Kriminalforsorgen. I virksomheder med 35 eller flere ansatte skal arbejdsgiveren etablere en arbejdsmiljøorganisation i 2 niveauer bestående af 1. Et niveau med en eller flere arbejdsmiljøgrupper og 2. Et niveau med et eller flere arbejdsmiljøudvalg Virksomheden må gerne oprette flere niveauer end de to nævnte. AMG: Betyder arbejdsmiljøgruppe. En arbejdsmiljøgruppe består af en udpeget arbejdsleder og en valgt arbejdsmiljørepræsentant. Der tages stilling til, inden for hvilken del af virksomheden arbejdsmiljøgruppen skal varetage sine opgaver. Virksomhedens arbejdsmiljøgrupper skal tilsammen omfatte alle ansatte i hele virksomheden. AMU: Betyder arbejdsmiljøudvalg. På større institutioner kan man have flere lokale AMU er og ét overordnet AMU, der fx kaldes Hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU). AMU består af arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra en eller flere arbejdsmiljøgrupper med arbejdsgiveren eller dennes repræsentant som formand. Formanden skal kunne handle på arbejdsgiverens vegne vedrørende arbejdsmiljøspørgsmål. CAU: Betyder det Centrale Arbejdsmiljøudvalg. Formanden i CAU er vicedirektøren fra Direktoratet for Kriminalforsorgen. Derudover består CAU af arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra flere AMU Herudover deltager en medarbejderrepræsentant fra CSU (Det Centrale SamarbejdsUdvalg) som observatør i CAU. CAU mødes fire gange om året. pg. 2

Formål med årshjulet Formålet med at etablere et årshjul for samarbejdet om arbejdsmiljø i Kriminalforsorgen er at sikre: At arbejdsmiljøarbejdet systematiseres på tværs af organisationen og erfaringer udveksles At der opstilles mål for arbejdsmiljøarbejdet med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet for de ansatte kontinuerligt. At ansvar og opgaver for AMG, AMU og CAU er klart defineret. At målene indfries via gennemførsel af fastlagte handleplaner og aktiviteter. Udover ovenstående vil der være ad hoc opgaver i arbejdsmiljøarbejdet, der ikke nødvendigvis kan afspejles i dette tekstmateriale. Dette materiale er en skabelon til arbejdsmiljøarbejdet, der ikke favner ad hoc opgaver, der som altid skal løses, når de viser sig. Løsning og finansiering af tjenestestedernes arbejdsmiljøudfordringer, er et lokalt anliggende. Møder i AMO De regelmæssige møder i arbejdsmiljøorganisationen er fundamentet i arbejdsmiljøarbejdet. Der afholdes 4 årlige møder i AMU og CAU. Det er formændene for AMU/CAU der er ansvarlige for, at der indkaldes til og afholdes møde. Antallet af møder i AMG aftales lokalt, men det er AMGs ansvar at sikre, at der gives input til AMU vedr. væsentlige arbejdsmiljøforhold. På møder i AMU/CAU behandles altid: Arbejdsmiljødata (års- og/eller kvartalsstatistikker over fravær, ulykker, handleplaner og aktiviteter mv.) Status på målsætninger for året og tilbagemelding til CAU. Status på gennemførelse af kompetenceplaner, herunder såvel obligatorisk som supplerende arbejdsmiljøuddannelse. pg. 3

Ansvarsfordelingen af obligatoriske opgaver for arbejdsmiljøarbejdet for henholdsvis AMG, AMU og CAU: AMG AMU CAU Aftaler lokalt, hvor mange møder der afholdes årligt. Giver input til AMU mht. medlemmers deltagelse i obligatorisk og supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Leverer input til AMU kompetenceplaner Er nøglepersoner i forhold til APV. APV igangsættes hvert tredje år. Efter APV-gennemførelse udarbejder AMG handleplaner, der efterfølgende sendes til AMU. Justerer handleplanerne efter trivselsmålingen, og sender dem til AMU. Sender én gang årligt input til den årlige arbejdsmiljødrøftelse i AMU. Udarbejder en kompetenceplan én gang årligt. Fastlægger arbejdsmiljømål og dertil knyttede handlinger på baggrund af CAUs overordnede arbejdsmiljøplan. Sikrer at der afholdes valg hvert andet år til AMG og AMU. Indsender én gang årligt handleplaner til CAU. Handleplanerne baserer sig på input fra AMGs handleplaner, målinger i form af APV, trivsel samt diverse statistikker og anden væsentlig arbejdmiljøviden. Sender input til CAU til den årlige arbejdsmiljødrøftelse i CAU på baggrund af input fra AMG. Sikrer og udmønter medlemmernes deltagelse i obligatorisk og supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Samler dernæst én overordnet kompetenceplan for hele AMU. Sender den overordnede kompetenceplan til CAU én gang årligt. Afholder arbejdsmiljødrøftelse én gang årligt. Udsender på baggrund af den årlige arbejdsmiljødrøftelse de strategiske arbejdsmiljømål for det kommende år. Sikrer skriftliggørelse af arbejdsmiljødrøftelsen. Sikrer at der afholdes valg til CAU hvert andet år. Samler og behandler de fra AMU indsendte handleplaner hvert år. Udbyder supplerende arbejdsmiljøuddannelse i overensstemmelse med de overordnede kompetenceplaner. Modtager løbende arbejdsmiljødata fra tjenestestederne, via Direktoratet. Disse data behandles på alle CAU møder. Kan, på baggrund af de indsendte handleplaner, indstille til ledelsen, at resultatkontrakterne indbefatter mål vedrørende arbejdsmiljø. pg. 4

Følgende emner behandles, afhængig af hvilket kvartal mødet afholdes i: Forum 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal AMG Aftaler antallet af årlige møder Arbejdsmiljømål og handleplan for året fastlægges i overensstemmelse med planerne fra CAU og AMU. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter gennemføres (hvert 2. år). Nye AMG-medlemmer tilmeldes obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse. APV-kortlægning i gangsættes (hvert 3. år). Gennemført obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse for nye AMG-medlemmer registreres i Personalesystemet. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse gennemføres. Handleplaner justeres på baggrund af eventuelle målinger (APV,trivsel mv. udarbejdes og sendes til AMU. Status på fremdriften i handleplanen for året Supplerende arbejdsmiljøuddannelse gennemføres. Status på fremdriften i handleplanen for året Input til årlig arbejdsmiljødrøftelse i AMU formuleres på grundlag af årets arbejdsmiljømål, eventuelle målinger (APV,trivsel mv.) og handleplan Kompetenceplan for AMGmedlemmerne fastlægges på grundlag AMGmedlemmernes arbejdsmiljøkompetencer og AMGs arbejdsmiljømål og handleplaner. Kompetenceplanen sendes til AMU. pg. 5

Forum 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal AMU Arbejdsmiljømål og handlingsplan for året fastlægges i overensstemmelse med planen fra CAU og sendes til AMG. Handleplaner fra AMG samles, behandles og koordineres, hvorefter resultatet sendes til CAU. Når den supplerende arbejdsmiljøuddannelse er afsluttet, evalueres udbyttet i forhold til kompetenceplanerne. Input til årlig arbejdsmiljødrøftelse i CAU formuleres på grundlag af input fra AMG og sendes til CAU. Valg til AMU og AMG gennemføres (hvert 2. år). Status på fremdriften i handleplanen for året Når den obligatoriske uddannelse er afsluttet evalueres udbyttet på møde i AMU. Status på fremdriften i handleplanen for året Kompetenceplan for hele AMU's område fastlægges på grundlag af kompetenceplanerne fra AMG og sendes efterfølgende til CAU. pg. 6

Forum 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal CAU Den årlige arbejdsmiljødrøftelse gennemføres på grundlag af input fra AMU og handleplanerne, og resultatet i form af overordnede arbejdsmiljømål og handleplan for året sendes til AMU. Valg til CAU gennemføres (hvert 2. år). Udbuddet af supplerende arbejdsmiljøuddannelse fra centralt hold fastlægges.fastlæggelsen sker på baggrund af diverse input fra AMU Status på fremdriften i handleplanen for året Handleplanerne fra AMU samles og behandles. Status på fremdriften i handleplanen for året CAU kan indstille til, at der ved tjenestestedernes resultatkontrakter skal aftales mål for arbejdsmiljø. Status på fremdriften i handleplanen for året Kompetenceplan for hele CAUs område fastlægges på grundlag af kompetenceplanerne fra AMU og den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Resultatet sendes til AMU. pg. 7

Supportfunktion Direktoratet har ansvaret for (a) at supportere CAU samt de to koordinerende AMU er for Kif og Pensionsområdet i afholdelsen af møder og (b) at deltage i forberedelsen af den årlige arbejdsmiljødrøftelse samt (c) at udarbejde statistikker til brug for opfølgning på mål. Direktoratet sikrer desuden gennem forskellige værktøjer et kommunikationsmæssigt bindeled mellem AMU og CAU. Direktoratet leverer løbende relevante arbejdsmiljødata til CAU og sikrer således, at CAU er opdateret, samt at CAU dermed har mulighed for at støtte op omkring arbejdsmiljøarbejdet på tjenestestederne. CAU har mulighed for at lave en indstilling til ledelsen om, at arbejdsmiljø inkluderes i resultatkontraktforhandlingerne, d0er afvikles i 4. kvartal. pg. 8

Oversigt over de lovpligtige arbejdsmiljøindsatser og forvaltning heraf Lovkrav Vejledning Forvaltning af lovkrav i Kriminalforsorgen Årlig arbejdsmiljødrøftelse: Ifølge Arbejdsmiljøloven skal arbejdsgiveren i samarbejde med medarbejderne en gang årligt drøfte virksomhedens arbejdsmiljø. De skal sammen tilrettelægge det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. De skal også vurdere, om det foregående års mål er nået og sætte mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal der lægges en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. AT vejledning: F.3.3 - Samarbejde om arbejdsmiljø i virksomheder med mindst 35 ansatte Direktoratet 1 beder i 4. kvartal om en evaluering af årets indsatser fra AMU samt input til næste års fokuspunkter. Således melder AMG ind til AMU, der melder tilbage til Direktoratet. Evalueringens resultater fungerer også som input til kompetenceplan for AMO. De enkelte AMG gennemgår deres handleplaner og vurderer dem i forhold til indsatserne. Det udgør evalueringen. Det efterfølgende handleplansarbejde for det kommende år bør tage afsæt i evalueringens resultater. 1. kvartal melder Direktoratet ud til hele AMO om evalueringen af det forgangne års fokuspunkter samt det kommende års vedtagne fokuspunkter. Fokuspunkterne samkøres i institutionerne med handleplanerne. 1 På Kriminalforsorgens hjemmeside kan man se, hvortil man skal indsende diverse dokumenter, samt hvor man kan henvende sig i Direktoratet vedrørende diverse arbejdsmiljøspørgsmål. pg. 9

Lovkrav Vejledning Forvaltning af lovkrav i Kriminalforsorgen Statistikker: AMU skal en gang årligt udarbejde en samlet oversigt over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader i virksomheden. Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1181 af 15. oktober 2010 Arbejdsmiljødata (statistikker vedrørende ulykker, sygefravær, vold og trusler) indsamles hver tredje måned af Direktoratet. Når data er opgjort gøres de tilgængelige for AMU mhp. benchmarking. Valg til AMG, AMU og CAU: Det er lovpligtigt, at de ansatte i en virksomhed skal vælge en eller flere arbejdsmiljørepræsentanter, som skal repræsentere dem i AMO. Det er arbejdsgiveren, der er ansvarlig for, at der bliver afholdt valg af arbejdsmiljørepræsentanter. Derudover har arbejdsgiveren ikke noget at gøre med selve valget. AT vejledning: F.3.3 - Samarbejde om arbejdsmiljø i virksomheder med mindst 35 ansatte Valget til arbejdsmiljørepræsentant foregår i februar i lige år. Direktoratet melder ud, når det er tid til valg. Institutionerne forestår selv valgene.valget til AMU foregår blandt AMG medlemmer. Valg til CAU foregår ligeledes i februar i lige år. De valgte i AMU kan stille op til valg i CAU. Arbejdsmiljøledere kan også udpeges mhp. at indgå i CAU. pg. 10

Lovkrav Vejledning Forvaltning af lovkrav i Kriminalforsorgen Obligatorisk uddannelse: Det er arbejdsgiverens pligt at sørge for, at medlemmerne af AMO gennemgår den obligato-riske arbejdsmiljøuddannelse. Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO har ret og pligt til at deltage i uddannelsen. Uddannelsen varer 22 timer og gennemføres over tre dage. Senest tre måneder efter valg til AMO skal arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO gennemføre uddannelsen. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse: Arbejdsgiver skal tilbyde supplerende arbejdsmiljøuddannelse til arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO. Den supplerende arbejdsmiljøuddannelse er et supplement til den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse. Formålet er, at arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i AMO får et løbende kompetenceløft i deres arbejdsmiljøarbejde. Den supplerende arbejdsmiljøuddannelse skal give viden og kompetencer, der er relevante for arbejdsmiljøarbejdet i virksomheden. Det første valgår skal der tilbydes 2 dages uddannelse, de følgende år 1½ dags uddannelse pr. år pr. medlem. AT vejledning: F.3.7, Maj 2011 AT vejledning: F.3.7, Maj 2011 Når Direktoratet melder ud om valg til CAU samt de to koordinerende AMU for Kif og pensionsområdet meldes ligeledes ud om formalia vedrørende obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse til samtlige tjeneststeder. Når den obligatoriske uddannelse er afsluttet deles viden om udbyttet på kommende møde i AMU. Arbejdsgiver tilbyder uddannelse i henhold til de udarbejdede kompetenceplaner. Den supplerende arbejdsmiljøuddannelse skal afspejle de behov, den enkelte institution har for at forbedre arbejdsmiljøet. Uddannelsesdage, der er arrangeret i samarbejde med de faglige organisationer, kan indgå i den supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Når den supplerende arbejdsmiljøuddannelse er afsluttet, evalueres udbyttet i forhold til kompetenceplanerne på et møde i AMU. pg. 11

Lovkrav Vejledning Forvaltning af lovkrav i Kriminalforsorgen APV, trivselsmåling samt handleplan: Alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en skriftlig APV. APV en er, udover at være lovpligtig, også et værktøj, der kan anvendes til at sætte arbejdet med arbejdsmiljøet i system, og som kan bidrage til et godt arbejdsmiljø. Der er følgende krav til APV'en: Der skal gennemføres APV minimum hvert tredje år. APV'en skal revideres, hvis der sker ændringer i arbejdet eller måden arbejdet udføres på, hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. APV en skal være skriftlig. APV en skal være tilgængelig på virksomheden, så både ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet kan læse den. Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde om hele APV-processen. AMO skal inddrages i APV-arbejdet, dvs. planlægning, gennemførelse, opfølgning og revision af APV en. APV-processen skal indeholde følgende fem delelementer: Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø AT vejledning: D.1.1. Juli 2009-2.udg. 2010. Tjenestestederne kan selv vælge de metoder og redskaber, som de vil bruge til at gennemføre APV en. Det kan fx være spørgeskemaundersøgelse og/eller dialogmøde. Det vil ofte være en god idé at anvende spørgeskemaundersøgelse og afholde dialoger omkring det psykiske arbejdsmiljø efterfølgende. Dialogerne kan fx foregå i mindre grupper med ansatte, hvor der føres en dialog om det psykiske arbejdsmiljø. AMG sender udfyldte handleplaner til AMU. AMU reflekterer over handleplaner og mulige fremadrettede handlinger. Resultatet heraf sendes til Direktoratet. Der er udarbejdet en skabelon til handleplan, som tjenestestederne kan anvende. Hvert andet år gennemføres Kriminalforsorgens trivselsmåling, der primært kortlægger det psykiske arbejdsmiljø. Direktoratet forestår selve kortlægningen. Direktoratet udsender resultatet af trivselsmålingen til tjenestestedet. AMG prioriterer og opdaterer/supplerer sin handleplan på baggrund af trivselsmålingens resultater. Opdateringen indsendes til AMU, der videresender til CAU mhp. orientering, styrket videndeling og generelt forbedringer og sammenhæng i arbejdsmiljøarbejdet i hele Kriminalforsorgen. pg. 12

Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer Inddragelse af virksomhedens sygefravær Prioritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handleplan Retningslinjer for opfølgning på handleplanen. pg. 13

Lovkrav Vejledning Forvaltning af lovkrav i Kriminalforsorgen Kompetenceplan i forhold til efteruddannelse af arbejdsmiljørepræsentanter: Arbejdsgiveren er forpligtiget til at sørge for, at der i sammenhæng med virksomhedens arbejdsmiljøbehov laves en kompetenceudviklingsplan for supplerende uddannelse for såvel arbejdsmiljørepræsentanter som arbejdsledere i AMO. Det gælder for de to dages supplerende uddannelse det første år, de er valgt eller udpeget, og for de 1½ dag i den efterfølgende periode, de er valgt eller udpeget. Kompetenceplanen kan være én samlet for medlemmerne af hele AMO eller én for hvert medlem. Planen skal sikre løbende målrettet opdatering af viden, som kan styrke kompetencerne hos medlemmerne af AMO. AT vejledning: F.3.7, Maj 2011 Jf. afsnittet om den årlige arbejdsmiljødrøftelse indtænkes kompetenceplanerne allerede ved den årlige arbejdsmiljødrøftelse, ved dialog mellem ledelse og medarbejdere. Kompetenceplanerne skal afspejle de udfordringer, der har vist sig at være på det lokale tjenestested i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Derudover skal AMG forholde sig til både den obligatoriske og supplerende arbejdsmiljøuddannelse ved udarbejdelse af kompetenceplanerne. Kompetencerne kortlægges i forhold til de behov, handleplanerne medfører. AMG melder sine kompetenceplaner ind til AMU, der vurderer sammenhæng mellem kompetenceplan og handleplan. AMU udarbejder én overordnet kompetenceplan, der sendes til CAU. pg. 14