22. december 2014 Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 13. november 2014 kl. 18:30-21:30 i eget mødelokale i Grøndal MultiCenter Hvidkildevej 64, 2400 Kbh. NV Til stede: Helle Dahlslund Buus, Katia Abbondio (fra ca. kl. 20:35), Birgitte Hvid, Martin Lotz, Lin Solvang (til ca. 19:00), Jacob Dahlslund Buus og Ellen Margrethe Pedersen. Som gæst under pkt. 0 Jens Peter Wikke Hallund (kl. 18:30-20:00). 0. Møde med Jens Peter Wikke Hallund. 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden 2. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 6. oktober 2014. 3. Tidsrammer evt. afskaffelse af dette punkt som fast punkt på dagsordenen. 4. Trænermøde? Mats Mejdevi. 5. Eliteudvalg drøftelse evt. nedsættelse af udvalg. 6. Fastsættelse af dato for opvisningen 2015. 7. DM Trin 4-6 hos os d. 22.-23. november 2014. Orientering. 8. Drøftelse af en gymnast. 9. Ønsker om ekstra træningstid. 10. Evaluering af forældres brug af klublokalet under deres børns træning. 11. Tilbagemelding fra DGF s Rep-møde d. 25.-26. oktober. 12. Afsluttende vurdering af MIG Elites træningslejr i Barcelona. 13. Fastsættelse af dato for generalforsamling marts 2015. 14. Norsk træningslejr i august 2015 forespørgsel. 15. Kort økonomisk oversigt. 16. Kort nyt om hold og udvalg. a. MIG b. KIG c. BG d. Spring e. GLH f. Svømning g. Støttehold h. Hal- og materialeudvalg i. Forældreudvalg j. Sponsorudvalg k. Uddannelse- og coachingudvalg 17. Tjek af fordelte opgaver. 18. Næste bestyrelsesmøde. (forslag tirsdag d. 9. december) 19. Eventuelt.
Side 2 af 5 Ad p. 0 Møde med Jens Peter Wikke Hallund. Jens Peter (JP) forelagde sine tanker om et kommende elitearbejde. Jens Peter har tidligere været med i bestyrelsen i Hermes, hvor hans dreng Christoffer også gik, til han skiftede til Gefion. JP betonede, at han ikke har tid til at gå ind i bestyrelsesarbejde, men at han gerne vil støtte Gefions Elite. Derefter kommenterede han konceptet Dannebrog til Tops, som han fandt godt på det idémæssige plan, men knap så godt på det praktiske plan. JP pointerede, at det er meget dyrt at dyrke Idrætsgymnastik på højt plan. Derfor ønskede han at skaffe så gode rammer for idrætten, så gymnasterne ikke skal tænke på penge. Desuden ønskede han at støtte Marian i hans arbejde med Eliten. Det umiddelbare bud på støtte til finansiering er efter JP s mening at genoptage kontakten til Team Copenhagen (TCph). JP foreslog, at der nedsættes et Eliteudvalg, som kan/skal varetage en række opgaver i samarbejde med foreningens bestyrelse og trænere samt udefrakommende ressource personer: Kostvejledning Mentaltræning Daglig træning Områder, der skal satses på Støtte til Marian Administration Uddannelse af trænere og ledere Træneransættelser Årsplanlægning i samarbejde med Marian JP foreslog, at Eliteudvalget bør bestå af gymnast(er), trænere, bestyrelsesmedlem(mer) og JP selv. Det må være et krav, at der er opbakning fra Marian og gymnasterne. Med hensyn til økonomi foreslog JP, at der laves budget for sæsonens konkurrencer og for økonomisk støtte til gymnasterne. JP foreslog, at der gøres en stor indsats for at skaffe Sponsorstøtte. Det kan for eks. gøres ved at sælge gymnasterne til forskellige begivenheder m.m. Desuden er der muligheder i fundraising, hvor der søges om støtte til særlige opgaver. Med i arbejdet hører, at der stilles krav til de involverede gymnaster. En videre plan for dette er, at bestyrelsen debatterer JP s indlæg. Hvis der er opbakning til tankerne, skal bestyrelsen vurdere, hvem der skal inviteres til at deltage. Derefter besluttes en første mødedato, hvorefter arbejdet kan gå i gang. Denne del af bestyrelsesmødet sluttede kl. 20:00, hvorefter de øvrige dagsordenpunkter blev behandlet i den udstrækning, det var muligt at nå. Da Lin ikke deltog i denne del af mødet, valgte Helle at være ordstyrer. Ad p. 1 Godkendelse af dagsorden. Jacob havde via en mail samme dag bedt om yderligere to punkter på dagsordenen: 1. Forslag om nye navne til MIG hold. 2. Serbientur. Pkt. 1 udskydes til et kommende møde. Pkt. 2 indgår i dagsordenen som et pkt. 6. Øvrige punkter skydes et nummer. Ad p. 2 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde d. 6. oktober 2014. Referatet blev godkendt. Ad p. 3 Ad p. 4 Tidsrammer evt. afskaffelse af dette punkt som fast punkt på dagsordenen. Det blev besluttet, at punktet afskaffes. Trænermøde? Mats Mejdevi. Da det ikke er lykkedes at få en aftale med Mats, afholdes der ikke noget trænermøde. Måske kan der blive tale om et møde ved sæsonafslutning.
Side 3 af 5 22. december 2014 Ellers må der satses på, at der afholdes trænermøde i starten af næste sæson. Flere beklagede, at vi ikke har kunnet drage fordel af den indgåede aftale med Mats, om at han skulle rådgive vore trænere i form af kursus og anden vejledning. Ad p. 5 Eliteudvalg drøftelse evt. nedsættelse af udvalg. Der var almindelig opbakning til, at der oprettes et Eliteudvalg. Følgende betragtes fra starten som medlemmer: Jens Peter Wikke Hallund (JP) og Jacob Dahlslund Buus. Desuden vil Helle gerne være med, men uden forpligtelse til at deltage i alle møder. Herudover skal enkelte navngivne forældre til Elitegymnaster spørges, ligesom de to Elitetrænere skal spørges. JP og Jacob er ansvarlige for at starte processen. Ad p. 6 (nyt) Serbientur. Helle forelagde en ansøgning om tilskud til en tur til Serbien i tiden 5.12.-8.12. 2014. Der søges om 10.000 kr., som skal dække Marians, Sidsels og Katias(dommer) rejseomkostninger. (Flyrejse, overnatning under konkurrencen samt overnatning under mellemlanding.) Følgende gymnaster deltager i turen: Ida Holst, Simone Abbondio, Christian Riisbjerg, Luca la Pia og Christoffer Wikke Hallund. Der blev bevilliget 6.000 kr. svarende til 2.000 kr. pr. mand. Dette beløb dækker flybilletter (1.672 kr.) plus lidt mere. Ad p. 7 (6) Fastsættelse af dato for opvisningen 2015. Ad p. 8 (7) DM Trin 4-6 hos os d. 22.-23. november 2014. Orientering. Der blev kort refereret fra et møde, som blev afholdt d. 10.11. med deltagelse af Lin, Martin, Helle, Katia og Ellen Margrethe vedrørende den praktiske tilrettelæggelse. Martin har undersøgt, om der findes instruks fra brandmyndighederne mht. antal mennesker i salen. Der er ikke kommet noget svar fra GMC. Hele forløbet vedrørende planlægningen af konkurrencen blev debatteret. Der opkræves betaling for program -25 kr.- for alle voksne (over 16 år). Konkurrenceplanlægning skal på dagsordenen på næste møde. Ad p. 9 (8) Drøftelse af en gymnast. Da der er tale om en personsag refereres der ikke fra sagsbehandlingen. Der aftaltes, at udvalgte personer fra bestyrelsen skal mødes med gymnasten og dennes forældre. Der vil altid blive stillet følgende krav til vore gymnaster: - Træner man i en forening, deltager man på hold for foreningen. - Man stiller op for den forening, som man har licens til og er medlem af. - Man betaler kontingent til tiden. Ad p. 10(9) Ønsker om ekstra træningstid. Caroline Rose ønsker ekstratræning om søndagen kl. 10-12 for 5 udvalgte piger fra KIG Trin 1b. Det oprettes som et ekstra hold, og Birgitte beregner et fornuftigt kontingent. Jacob har ønsket at udvide træningen på MIG Hold 2-3 med en træning om fredagen kl. 15:30-17:00. Der er kun 3 gymnaster på holdet, men Jacob arbejder på, at der kommer omkring 8-10 gymnaster på holdet. Denne udvidelse er startet pr. 1. november. Godkendt. Marcus har ønsket at udvide træningen om lørdagen på MIG Hold 3-4 med en time, så der fremover trænes lørdag kl. 14:00-16:30. Denne udvidelse er startet pr. 1. november. Godkendt. Mathias V. Nielsen har ønsket at tilbyde Seniorholdet træning alle ugens dage undtagen fredag uden yderligere løn. Samtidig har han ønsket, at gymnasternes kontingent sættes ned fra 375 kr. til 250 kr. om måneden. Der har hersket nogen usikkerhed om gymnasternes kontingentbetaling, hvilket dog efterfølgende har vist sig at være mindre problematisk end først vurderet. Bestyrelsen fandt dog, at kontingentet kun skulle nedsættes til 325 kr. om måneden.
Side 4 af 5 Det blev endvidere besluttet, at Mathias tilbydes en fast månedsløn beregnet ud fra 20 månedlige træningstimer. Martin kontakter Mathias med henblik på at lave en aftale. Ad p. 11 (10) Evaluering af forældres brug af klublokalet under deres børns træning. Helle meddelte, at der er kommet en del henvendelser fra trænerne om, at ordningen ikke fungerer tilfredsstillende. Marian har ligeledes fortalt om voksende utilfredshed med beslutningen, men han forventer, at en tilbageførsel til den gamle ordning vil give megen utilfredshed hos forældrene. Flere bestyrelsesmedlemmer udtrykte modsat deres tilfredshed med åbningen af klublokalet. Marian har tilsluttet videoskærmen på væggen til en boks, så der kan vises små optagelser af gymnastøvelser m.m., ligesom der kan vises tegnefilm til underholdning for mindre søskende. Der blev ikke truffet nogen konklusion. Punktet genoptages på næste møde. Ad p. 12 (11) Tilbagemelding fra DGF s Rep-møde d. 25.-26. oktober. Ad p. 13(12) Fastsættelse af dato for generalforsamling marts 2015. Ad p. 14 (13) Afsluttende vurdering af MIG Elites træningslejr i Barcelona. Ad p. 15 (14) Norsk træningslejr i august 2015 forespørgsel. Der udtryktes positiv holdning til at gå videre med sagen. Lin har tilbudt at stå for nærmere kontakt, hvilket blev godkendt. Ellen Margrethe kontakter Lin og giver besked. Ad p. 16 (15) Kort økonomisk oversigt. Der blev på grund af tidsnøden ikke orienteret yderligere fra Birgittes side. Det blev konkluderet, at der ikke var noget at bemærke. Ad p. 17 (16) Kort nyt om hold og udvalg. Ad p. 18 (17) Tjek af fordelte opgaver. Ad p. 19 (18) Næste bestyrelsesmøde. Næste møde afholdes mandag d. 8. december 2014. Ad p. 20 (19) Eventuelt. Der afholdes reception for Lisa Køhler fredag d. 21. november. Ellen Margrethe møder op med en gave fra Gefion. En ung mand har henvendt sig om springgymnastik. Vi har ikke hold for ham, men Ellen Margrethe spurgte, om han kunne tænke sig at være træner på vore to børnehold. Han har dyrket springgymnastik på efterskole. Da han var positiv, overtager Helle kontakten med ham. Birgitte omdelte en oversigt over redskabsindkøb siden maj 2013. (Medsendt som bilag.) Der kom derved fokus på ting, som ikke er indkøbt trods godkendelse. Jacob går videre med denne sag. Jacob nævnte, at Zahles folk tilsyneladende flytter nogle af vore redskaber til andre steder i centret. Der mangler bl.a. skumredskaber. Der efterlyses bedre rengøring af vore måtter. Katia forespurgte om Niels Steensens Gymnasium kunne låne hallen på et tidspunkt. Det kan godt lade sig gøre. Prisen for to timer for en hel skoleklasse bør være 1.000 kr. Birgitte efterlyste til sidst hjælp til kassererarbejdet. Der er langt mere arbejde, end hun havde forestillet sig, da hun påtog sig posten. Birgitte skal prøve at opregne, hvilke opgaver hun forestiller sig, at en anden person skal kunne hjælpe med. Mødet sluttede kl. 22:25
Side 5 af 5 22. december 2014 Ellen Margrethe Pedersen Liste over gamle besluttede opgaver: (Der er fjernet gamle opgaver, som er åbenlyst forældede.) (EMP) Nils laver regneark over de redskaber, som er indkøbt i denne sæson. Nils køber det ekstra drengespringbræt og slaskemåtter. Jacob påtager sig at undersøge mulighederne for indkøb af musikanlæg og forelægge dem for bestyrelsen. Helle spørger igen Robert om muligheden for indgang til klublokalet direkte fra gangen (er i gang). Jacob påtager sig at komme med en liste over hvilke MIG og KIG hold, som ønsker at træne i ferierne. Jacob skal sørge for, at billedmaterialet udstyres med forklarende tekst. Martin og Lin skal udarbejde en plan for deres ønsker med hensyn til mødelokalet. EMP skal kontakte Danni og bede ham sende ordlyden til det opslag, som han satte op på Institut for Idræt vedrørende en springtræner. Lin og Jacob skal fremskaffe ID til banken sendes til Birgitte. Liste over nye opgaver: JP og Jacob er ansvarlige for at starte processen med et Eliteudvalg. Martin kontakter Mathias med henblik på at lave en aftale om Seniorholdet (kontingent og træneraflønning). Ellen Margrethe giver besked om, at Lin meget gerne må kontakte den norske klub. Helle kontakter en mulig springtræner. Jacob går videre med at finde ud af, hvorfor der stadig mangler nogle indkøb af redskaber. Birgitte skal opregne, hvilke opgaver hun forestiller sig, at en anden person skal kunne hjælpe med.